URN_NBN_SI_DOC-EB4NURX0

151 hranjenjem pridobljenih rezultatov ali pa osnova za pripravo projektov in nadaljnjih posegov ter njihovo izvajanje na ogroženem objektu. Postopke dokumentiranja moramo prilagoditi zahtevam in zmožnostim. Zajeti in ne- obdelani podatki so brez pravih spremljevalnih zaznamkov izgubljeni. Zaznamki so spremljajoči opisi o vseh uporabljenih orodjih, postopkih in končnih rezultatih. Le tako se lahko iz primerno hranjene in dostopne neobdelane dokumentacije in spremljeval- nih zaznamkov s poglobljeno analizo pridobijo uporabni podatki. Ti so lahko osnova za nadaljnjo nadgradnjo obstoječe dokumentacije, ki ne vodi v podvajanje podatkov ali celo nenamerno zavajanje uporabnika. Dokumentacija mora biti shranjena v obliki in na način, ki bo zadovoljil potrebe bodo- čih uporabnikov. Nepravilno hranjenje arhivskega gradiva lahko povzroči nepovratno škodo. Oblike zapisov, ki jih v bodoče ne bo mogoče prebrati, so neprimerne za hra- njenje. Poleg velikih zmožnosti digitalnih baz podatkov ne smemo pozabiti na dol- goročno hranjenje analognih oblik. Zavedati se moramo, da preteklost ohranjamo za bodočnost, vključno z različnimi načini hranjenja različnih arhivskih gradiv. 2  Priprava na dokumentiranje Kaj, zakaj in kako dokumentirati so prve misli v pripravi dokumentacije obstoječega stanja nekega objekta. Ko je znano, kaj dokumentirati, se v delovno skupino vključi- jo stroke, ki lahko s svojim poznavanjem dejstev in načinom razmišljanja v smeri pri- dobivanja novih podatkov pripomorejo k bolj temeljiti pripravi delovnega procesa in natančnejši opredelitvi želenih rezultatov. Zbiranje obstoječe dokumentacije je korak, ki lahko olajša in postavi temelje za nadaljnje delo. Pri pregledovanju obstoječe doku- mentacije in zbiranju podatkov je treba temeljito pregledati, ali obstajajo spremljajoči zaznamki in ali so dostopni. Ob poznavanju objekta dokumentiranja vemo tudi, zakaj dokumentirati: zaradi dopol- njevanja dokumentacije, spremembe stanja, načrtovanja novih posegov ali konstan- tnega spremljanja dogajanja na objektu. Za vsak namen se lahko izbere drugačen na- čin zajema podatkov, torej, kako bomo dosegli najboljši približek želenim rezultatom. S pravilno izbiro načina zajema podatkov zmanjšamo možnosti potrebnih vmesnih dopolnjevanj in pridobivanja nepotrebnih rezultatov. Preobsežno in nepotrebno pri- dobivanje odvečne dokumentacije in zbiranje nepotrebnih podatkov z več pogledov ni sprejemljivo. Poraba časa in sredstev zaradi neprimerno zastavljenega poteka doku- mentiranja je nedopustno. J. Grobovšek: Dokumentiranje kulturne dediščine: priprava, potek in rezultati, 149-159 Knjižnica, 56 (2012) 3