URN_NBN_SI_DOC-EB4NURX0

152 Način zajema podatkov, se pravi kako doseči želene rezultate, pogojuje delovni po- stopek in obliko surovih podatkov. Na izbrani način vplivajo lastnosti obravnavane- ga objekta, okolje, v katerem se nahaja, in pogoji dela. Najprimernejši način zajema podatkov glede na lastnosti obravnavanega objekta lahko izključijo pogoji v okolju. Zato je vedno treba proučiti vse faktorje in na osnovi tega izbrati najprimernejši način. Ekonomski faktor v primeru dokumentiranja kulturne dediščine ne sme biti na prvem mestu, kar se danes pogosto dogaja. Pomembnejši je rezultat, ki je uporaben danes, takoj, in se ga po možnosti s pomočjo surovih podatkov v bodoče ponovno obdela, interpretira in oblikuje. 3  Obstoječa dokumentacija Raziskave v smeri pridobivanja obstoječe dokumentacije in njena analiza je del priprav na dokumentiranje. Dostop do obstoječe dokumentacije je oviran v primeru nedosto- pnosti zasebnih arhivov, neurejenosti gradiva, pomanjkanja spremljajočih podatkov dokumentov in neberljivih zapisov. Nemogoče je evidentirati vso obstoječo dokumen- tacijo za preprost dostop v primeru zbiranja podatkov. Ustanove, ki se ukvarjajo z iz- delavo in zbiranjem dokumentacije, sprejemajo v svoje zbirke in arhive tudi podarjene zasebne dokumente, ki jih v primeru velikih količin ne uspejo evidentirati in urediti. Takšna dokumentacija je sicer shranjena, a težko uporabna. Pojavljajo se tudi težave s pravilnim hranjenjem in stalnim posodabljanjem dokumentov. Največji problem se je pojavil pri zapisu digitalnih podatkov na novejših medijih (zgoščenke). Slaba kva- liteta nosilca, slab zapis in nepravilno hranjenje so vzroki za izgubo velikega števila podatkov. Če ne bi bilo izvodov v analogni, papirnati obliki, bi bili ti podatki za vedno izgubljeni. Pomembno je tudi hranjenje celotne dokumentacije, ki je nastajala vzpore- dno, ob izvajanju del. Zaznamki postopkov, čas dokumentiranja, skice in zapiski; vse to lahko bodočemu uporabniku prihrani čas, sredstva in omogoči morebitno nadgradnjo obstoječe dokumentacije. Zgodi se, da je obstoječa dokumentacija pripravljena s specifičnim namenom in je po- gojno uporabna za nadaljnje delo le kot del mozaika, ki ustvari celotno sliko razvoja dokumentacije nekega objekta. Primer takšne specifične, namenske dokumentacije so v INDOK Centru Ministrstva za izobraževanje, znanost, kulturo in šport Republike Slovenije shranjeni načrti izbranih gotskih cerkva v Sloveniji (Slika 1), ki so bili pred- stavljeni na razstavi in objavljeni v katalogu razstave Gotika v Sloveniji (Balažic, 1995). Omenjeni načrti so bili izdelani enotno in z namenom predstavitve tlorisnih zasnov cerkva v enotni in zato primerljivi grafični podobi. Izdelani so bili na osnovah iz različ- nih virov, ki so jih posredovali in predlagali avtorji razstave. Nekdo, ki hoče uporabiti to dokumentacijo in se ne posveti izvoru ter ni seznanjen z njenim namenom, je ne- J. Grobovšek: Documentation of Cultural Heritage Objects , 149-159 Library, 56 (2012) 3