URN_NBN_SI_DOC-HFZ7EW5E

20 M. Abe: Inventory of Library Collections: Introductory Overview , 13–39 Library, 58 (2014) 4 V naslednjih podpoglavjih so opisani organizacija in načrtovanje inventure, izvajanje in zaključek inventure. 5.1 Organizacija in načrtovanje inventure Pred inventuro si je treba vzeti čas za priprave. Tako kot se raziskovalci pripravijo na soočanje z določenim raziskovalnim izzivom, se morajo tudi bibliotekarji zavedati, da s pripravo na delovni proces pridobijo čas in se pripravijo na določene težave, ki jih poskušajo rešiti pred začetkom. Pri pripravi je treba upoštevati, da je treba še pred inventuro pregledati gradivo in neustrezno odpisati. Priprava knjižnice je izredno pomemben korak, saj se s tem, ko se množično odpisuje uničeno, poškodovano, zastarelo in neaktivno gradivo, naredi že pol dela, ki bi še čaka- lo v nasprotnem primeru. Naslednji korak je priprava kolektiva in uporabnikov – pri tem je treba upoštevati, da so najpogostejši izposojevalci gradiva prav zaposleni v knjižnici. Uporabnike je treba pripraviti, da bo nekaj časa potekala inventura ter da bo knjižnica nekaj časa zaprta (odvisno od knjižnice do knjižnice) oziroma del gradiva uporabnikov ne bo dostopen. Tretji korak je priprava komisije, saj po zakonu knjižničar ne sme biti član inventurne komisije, ampak le nadzornik. Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi štela, vključno s predsednikom komisije, tri člane (Pejanovič, 2005 in Kovačič, 2008). Še preden se inventura začne, je treba napisati, kako bo potekala, se pravi, da je treba inventuro prilagoditi postavitvi, vrsti in opremljenosti gradiva. Vse to bo v nadaljeva- nju predstavljeno na določenih študijah primerov. Ilze Swart (2006) je inventuro opisala kot umetnost, pri čemer je naštela posamezne faze izvedbe: • prva faza je določanje datuma inventurnega popisa; • druga faza je obvestilo o zaprtju knjižnice med izvajanjem inventure; • tretja faza je izločanje gradiva, še preden se začne sama inventura; • četrta faza je čiščenje prostorov od oken do polic in spreminjanje prostora, kjer so uporabniki (nove slike, nova preproga …); • peta faza se zdi izredno pomembna v današnji družbi, saj se s pomočjo inventure izboljšuje timsko delo – v delovnem procesu so namreč prisotni vsi zaposleni; • šesta faza je, da tudi takrat, ko je knjižnica zaprta, ohranja javno podobo (skrbi, kaj o njej menijo uporabniki); pri tem je najbolje, da je za uporabnike še vedno dosto- pni prek telefona, četudi je zaprta; • sedma faza je odčitavanje – priporočljiva je ekipa dveh oseb.