Kazalo.pmd

Knjižnica 54(2010)4, 155–174 170 12 Kontrola rezultatov inventarizacije Zelo priporočljivo je sistemsko iskanje najpogostejših napak pri inventarizaciji v COBISS pred tiskom inventarne knjige. Zlato pravilo je, da mora knjižnica imeti v letnem poročilu toliko inventarnih enot, kolikor ima inventarnih številk. Nobena številka v tekočem letu ne sme biti neuporabljena, lahko je le odpisana ali in- tegrirana v neko celoto. Knjižnica lahko preveri v segmentu COBISS3/Zaloga, polje 996/997 z metodo »pokaži nezasedene številke«, če ima v nizu inventarnih številk kakšno neuporabljeno 15 . Če jo najde, jo ročno porabi pri naslednji inventar- ni enoti. Tudi datum inventarizacije je bistven element, ki vpliva na pravilen pri- kaz statističnih podatkov. Rezultat knjižnica dobi, če v katalogizaciji poišče vse inventarizirane enote po datumu inventarizacije in z ukazom find najde vse in- ventarne številke tekočega leta. Pogoj je, da je vse tekoče publikacije inventa- rizirala v istem letu. Nekatere knjižnice datume inventarizacije pri nakupih usk- lajujejo s prejetimi lanskimi računi še v januarju in jih vpisujejo v lanske in- ventarne knjige. Ker vsakemu računu vpišejo datum, ki ga prepišejo z računa, knjižnica lahko dobi finančni izračun letnega poslovanja na podlagi teh datumov 16 in ni potrebe, da bi prikazovali napačen datum inventarizacije. Datum inventa- rizacije je vedno tekoči datum in zamik pri inventarizaciji je upravičen dejavnik, ki nastopi kot posledica večjih nakupov konec leta. Priporočljivo je, da knjižnica preveri, koliko ima nakupov, koliko darov, koliko zamen in koliko obveznih izvodov. Vsota mora biti enaka številu letno inventa- riziranih enot, sicer mora poiskati napako in jo popraviti. Največkrat iz statis- tike prirasta izpadejo lastne izdaje in publikacije, pridobljene s kotizacijo, ker večina vprašalnikov sprašuje le po nakupih, zamenah, darovih in obveznih izvo- dih. Vsi nakupi morajo imeti cene, zato knjižnica preveri, če so v zalogi vse inventarne enote, ki so kupljene, opremljene s ceno in računom. Tako bo dobila knjižnica natančen izračun povprečne cene. 15 Enak postopek lahko izvede v segmentu COBISS2/Izpisi, pod »inventarne knjige« izbere postopek »priprava izpisov«, izbere »INV901 – neuporabljene inventarne številke« in izvede postopek. Ali ga pripravi kar v Katalogizaciji s pomočjo datuma inventarizacije in ukaza find o=2010* & f=* (datum inventarizacije in inventarna številka). 16 Iskalna zahteva v katalogizaciji je ND=q2010* (za račun, datiran v letu 2010), z ukazom find knjižnice lahko najdejo še podrobnejše podatke, ki se nanašajo na katerikoli podatek iz zaloge (način nabave, inventarno številko, …).