Kazalo.pmd

Knjižnica 54(2010)4, 155–174 156 ever, COBISS (Cooperative Online Bibliographic System and Services) Holdings soft- ware module includes some additional methods of acquisition which causes problems in gathering and presenting statistical data on local holdings. The article explains how to record holdings of different types of library materials and how to record retrospec- tive collections. It describes necessary procedures in case the codes that define the publication pattern of the holdings are changed with special attention to integrating resources. Procedures of accession and circulation of bound materials, supplementa- ry materials, teaching sets, multi parts, multimedia and collection level catalogue records are described. The attention is given to errors in recording lost item replace- ments and to the problems of circulation of certain types of library materials. The author also suggests how to record remote electronic resources. It is recommended to verify holdings data before the accession register is generated. The relevant and credible statistical data on collection development can only be created by librarians with suffi- cient acquisition and cataloguing skills. Key words : accessions, management of holdings data, library statistics, circulation, COBISS Holding 1 Uvod Knjižnice pridobivajo knjižnično gradivo v skladu z ustanovitvenimi akti, knjižničarskimi predpisi in priporočili, ustrezno zakonodajo, opredeljenimi cilji in usmeritvami ter temu ustrezno nabavno politiko. Vsaj enkrat na leto morajo predstaviti delovanje svojim ustanoviteljem in opravičiti finančne izdatke v let- nih poročilih. V skladu z računovodskimi zahtevami morajo knjižnice vsako leto pripraviti inventurni popis, ki ga izdelajo inventurne komisije na podlagi obsega zbirke in letnega prirasta, ki ga finančno ovrednotijo. Knjižnično gradivo z in- ventarizacijo formalno postane last zbirke in del osnovnih sredstev, s katerimi knjižnica razpolaga. Podatke za inventuro knjižnice najdejo v inventarni knjigi (Kodrič-Dačić, 2007, str. 109). Pri oblikovanju in vodenju inventarne knjige se knjižnice opirajo na uveljavlje- na strokovna izhodišča; institucije pa imajo lahko vsebino inventarne knjige določeno celo z internim pravilnikom. Za knjižnice je lahko zanimiv tudi Pravil- nik o vodenju inventarne knjige premične kulturne dediščine (2004, 2. čl.) 1 , ki inventar- no knjigo opiše kot »uradna, temeljna, trajna in obvezujoča evidenca za vsako zbirko premične kulturne dediščine v Republiki Sloveniji, iz katere je razviden celotni fond z osnovnimi podatki …«. 1 Pravilnik se nanaša predvsem na muzeje, velja pa tudi za knjižnice, saj večina knjižnic hrani kulturno dediščino.