Žepni arhiv
Bežigrajska občinska uprava namerava uvesti mikrofilm za svojo dokumentacijo
Odbor za proučitev družbene režije pri bežigrajskem izvršnem svetu se je letos odločil, da bo konkretno racionaliziral delo državne uprave v naši občini. Lanska analiza pravnih predpisov ni naletela natako veiik odziv, kot so pričakovali. Zato so se letos lotili stvari z bolj praktične plati. Upravno-administrativno in pisarniško poslovanje nameravajo racionali-zirati z uvedbo mikrofilmske tehnologije.
V Sloveniji je uporabljala do zdaj mikrofilm pri svojem delu samo Ijubljanska občina Vič-Rudnik. Čeprav je njegova uporaba šele na za-četku, je vendarle že pokazala vzpodbudne rezultate. Od začetka letoš-njega leta izpisujejo na Viču naravnost na mikrofilm analitske kartice davčnega knjigovodstva in register davčnih zavezancev. Stroški izpisa so se jim v tem času zmanjšali za tretjino. Še letos nameravajo prenesti na mikrofilm tudi šifrant organizacij združenega dela, registracijo raču-nov obrtnikov in davčne rezporede.
Najbrž ni treba posebej poudarjati, da se s prenosom dokumentacije in arhiva na mikrofilm močno skrči prostor za arhiviranje. Pri mikrofilmanju se velikost dokumentov zmanjša od 24 do 42-krat. To pomeni, da se stran papirja formata A4 skrčt na približno en kvadratni centimeter. Za primerjavo povejmo še to, da zda) meri taka papirnata stran 620 kvadrat-nih centimetrov in da pomeni mikrofilmanje 98 odstotni prihranek na prostoru. Ali Se preprosteje: podatki spravljeni v debelih mapah, ki bi jih (ahko merili na kilograme, gredo zdaj kar v žep. Za najrazličnejše evi-dence kmalu ne bodo več potrebne velike omare in arhivske police Svoje mesto tjodo našle kar v predalu pisalne mize. Mikrofilm pa ima tudi vrsto drugih pomembnih lastnosti. Je negorljiv, oziroma se sam ugasne, - ni občutljiv za vlago in je odporen proti mikroorganizmom.
Praktičnemu preizkusu uporabe mikrofilma in njegovi predstavitvi bomo predvidoma priča že oktobra letos, ko bo občinski sekretariat za občo upravo proračun in skupne zadeve poskusno posnel na mikrofilm evidenco o vojnih invalidih, civilnih vojnih invalidih in žrtvah fašističnega nasilja za Bežigradom.