ARHIVI XXV (2002), št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
133
razkladanje vodil avtor tega prispevka, delo pa je potekalo ob pomoči dveh zaposlenih in kakšnega študenta, največkrat pa so (predvsem dopoldne) na pomoč nesebično priskočili tudi drugi delavci.
Rad bi poudaril, da nam brez resnično vestnega in natančnega dela tako zaposlenih kot tudi dodatnih moči, ki smo jih s srečno roko izbrali prek študentskega servisa, selitev nikakor ne bi tako uspela.
Ob selitvi pa smo v duhu dobrega sodelovanja izvedli tudi že dolgo načrtovano izmenjavo arhivskega gradiva s Pokrajinskim arhivom Maribor.
Po uspešni selitvi arhivskega gradiva smo iz starih prostorov prepeljali še uporabne požarno-varne kovinske regale, lesene (v Gledališki ulici) pa smo prepustili lastniku stavbe. Tako smo kletne prostore v Gledališki ulici predali lastniku že 1. oktobra 2001, 15. oktobra pa smo predali še celotno pritličje Protasijevega dvorca. To je pomenilo tudi naše dokončno slovo od stare lokacije.
Sočasno smo začeli tudi selitev depoja Mrzlava vas pri Brežicah v Celje. Ker je bilo to gradivo po večini še neurejeno, smo ga selili počasi in postopno, tovornjak ali dva na teden. Gradivo je večinoma obsegalo novejše upravne fonde in nekaj gospodarskih. Iz Mrzlave vasi smo prepeljali tudi še uporabne kovinske regale z lesenimi policami ter jih postavili v pre-vzemnico in razpraševalnico gradiva ter v knjižnico. Prepeljali smo tudi nekaj še uporabnega pohištva ter seveda računalniško opremo. Prostore smo predali lastniku 15. novembra 2001. Selitev opreme, ljudi in približno 3,5 tekočega kilometra arhivskega gradiva je bila tako dokončno končana.
V prenovljeni stavbi smo poleg regalov v depoju v prvem nadstropju na novo opremili le najnujnejše prostore, najprej sprejemnico in čitalnico z dvajsetimi sedeži, z dostopom do priročne strokovne literature in interneta. Tako smo zagotovili boljše delovne razmere za naše stranke.
Občutno pa so se izboljšali delovni pogoji zaposlenim v naši hiši. Namesto prejšnjih zatohlih katakomb, kjer je en prostor moral zadostovati za dva ali celo tri arhiviste, smo s selitvijo pridobili lepo urejene delovne prostore. Najpomembnejše pa je, da je vsak od osemnajstih zaposlenih dobil svojo pisarno ali delavnico, kar vsekakor zelo ugodno vpliva na uspešno opravljanje delovnih nalog.
Nujno bo tudi zamenjati dotrajano opremo za knjigoveznico in restavratorsko delavnico, na novo kupiti opremo za knjižnico, ustrezno opremiti vse ostale delovne prostore in pisarne...
S 3300 t. m. novih polic in 1700 t. m. starih smo nekako zapolnili dve tretjini prostora v depoju v prvem nadstropju. To bo zadoščalo za nujne prevzeme. Nekatere izmed njih smo v teh nekaj mesecih že uspešno opravili, predvsem na področju gradiva gospodarstva, ki je v najbolj kritičnem stanju. Tu mislimo predvsem na podjetja, ki jih je po prehodu v samostojno državo in ob prestrukturiranju gospodarstva doletel stečaj. Tako smo na primer že prevzeli arhivsko gradivo tekstilne tovarne Metka Celje ter še nekaterih znanih celjskih industrijskih podjetij, katerih gradivo je vsa ta leta ležalo v prostorih stare Cinkarne, ki jih je zagotovila
Mestna občina Celje. Seveda pa nas čakajo še nujni prevzemi tudi na področju uprave in sodstva.
Kljub široko zastavljenim ciljem glede evidentiranja in prevzemanja arhivskega gradiva na terenu pa bomo tudi v prihodnje opravljali še preostale naloge, ki nam jih nalaga zakon. S pridobitvijo novih prostorov bomo veliko več pozornosti lahko namenili vzgojno-izobraževalnim projektom: organizirali bomo predstavitve dejavnosti arhiva za osnovne in srednje šole, okrepili razstavno dejavnost, prirejali izobraževanja za delavce, ki delajo z dokumentarnim gradivom v javnih ustanovah ter se z raznimi kulturnimi prireditvami skušali bolj vklopiti v bogat kulturni utrip mesta ob Savinji.
Na tem mestu bi se rad še enkrat zahvalil vsem, ki so v vseh teh dolgih letih na kakršen koli način pripomogli k rešitvi prostorske problematike celjskega arhiva. Na naših plečih in v naših dušah pa lahko leži le obljuba, da bomo svoje poslanstvo tudi v prihodnje izpolnjevali vestno in odgovorno.
Bojan Cvelfar
Selitev gradiva Zgodovinskega arhiva Ljubljana v letu 2001
Zgodovinski arhiv Ljubljana je eden tistih slovenskih arhivov, ki ga že dolga leta muči prostorska problematika. Arhiv je do leta 2001 deloval na petnajstih lokacijah, od tega jih je bilo deset skladiščnih prostorov. Vsa skladišča so bila za hrambo arhivskega gradiva neprimerna in to je v svojem inšpekcijskem zapisniku potrdil tudi višji inšpektor dr. Dragan Matic.
Že konec leta 1999 smo na pobudo Enote za Gorenjsko začeli reševati problematiko arhivskih skladišč na Jesenicah, v Tržiču, Radovljici in Predosljah. V vsakem kraju smo se srečevali s problemi za katere nismo bili pristojni (Jesenice denacionalizacija, Tržič ogroženost zaradi vode, Radovljica preselitev v druge, še manj primerne prostore, Predoslje neurejeno lastništvo stavbe).
Ob pomoči sodelavcev Enote za Gorenjsko smo začeli iskati nadomestne lokacije.
Od treh ponudb (Merkur Kranj, Tekstilindus Kranj in Iskra SSD Kranj) se je komisija v sestavi: mag. Brane Kozina, Žarko Bizjak in Marija Kos po ogledu le-teh odločila za Iskro SSD. Vse prostore so si ogledali tudi predstavniki Ministrstva za kulturo, Arhiva Republike Slovenije in Inšpektorata RS za področje kulturne dediščine in izrekli pozitivno mnenje k sprejeti lokaciji.
Na odločitev za najem prostorov Iskre SSD Kranj so vplivali predvsem ponujeni pogoji, saj ti ustrezajo minimalnim pogojem za hranjenje arhivskega gradiva na podlagi Pravilnika o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Ur. 1. RS, št. 59/99), ter ustrezne varnostne razmere (javljalci požarov, nepretrgano varovanje objekta, optimalna zračna vlaga in temperatura), optimalna nosilna konstrukcija,
138
O delu arhivov in zborovanjih
ARHIVI XXV (2002), št. 2
ugodna najemnina, dostop, bližina sedeža enote in drugo.
Zaradi negativnega mnenja Inšpektorata RS za področje kulturne dediščine glede skladiščnih prostorov obljubljanskega območja (Krumperk, Šmarje Sap, Blatna Brezovica, Komenda in Litija) smo bili primorani zapreti tudi omenjena skladišča in gradivo preseliti v nove prostore v Kranju, ker projekt obnove "domobranske kasarne" na Roški še ni končan.
Na ponudbi za izdelavo in montažo arhivskih polic v novih prostorih (Birostroj, TIM) smo se odločili za zadnjega, ker je bila cena ugodnejša, obenem pa je bilo podjetje pripravljeno stare police umestiti z dodatno opremo v regale. S tem smo kar najbolje izrabili prostor in uporabili vso obstoječo opremo.
Dve skladišči, ki jih imamo zdaj v najemu (skupaj 382 m2) sta večinoma polni, čeprav še ni preseljeno gradivo iz Predoselj. Le-to je pravzaprav največji količinski zalogaj, saj obsega približno 1500 t. m. gradiva Predvidevamo, da bomo gradivo preselili v letu 2002, če bomo imeli zagotovljena finančna sredstva.
Arhivski fondi so v novih skladiščih razvrščeni po signaturah fondov. To je sicer povzročilo povečano porabo kapacitet zaradi različnih formatov tehnične opreme in večjih dimenzij arhivskih škatel, ki jih je bilo treba vložiti v nove regale (prej v prostostoječih policah), vendar pa smo s to preureditvijo povečali enotnost in preglednost arhivskega gradiva v skladiščih.
. v. ...
A .	7.
...
Selitev arhivskega gradiva iz Drašičev v Novo mesto, 2000. ZAL, Fototeka
Selitev arhivskega gradiva v Zgodovinskem arhivu Ljubljana. ZAL, Fototeka
Ministrstvo za kulturo nam je za selitev odobrilo pet milijonov SIT iz postavke investicijskega vzdrževanja in tri milijone SIT za materialne stroške selitve, ker pa to seveda ni pokrilo vseh stroškov, smo del le-teh krili iz rednih materialnih sredstev.
Poleg zaposlenih so nam pri selitvi pomagali tudi študenti, saj smo v nekaterih primerih (Radovljica, Jesenice, Tržič, Ljubljana) za sistem "verige", ki se je pokazal za najustreznejšo rešitev, potrebovali trideset ljudi ali več. Povprečno smo lahko preselili od 1500 do 2500 škatel ali drugih tehničnih enot na dan, odvisno od razdalje in obstoječih prostih kapacitet v Kranju. Po vsaki preselitvi je bilo namreč treba podreti izpraznjene police v posameznih skladiščih in jih prepeljati v Kranj, tam pa so jih predstavniki TIM-a Maribor na novo montirali. Vsaki montaži je pred selitvijo gradiva sledilo čiščenje na novo postavljenih regalov. Celotno gradivo (vsako posamezno tehnično enoto) iz posameznih skladišč je bilo še pred selitvijo treba dodatno oštevilčiti, kar je zmanjšalo možnost, da se gradivo posameznih, pa tudi različnih fondov ne pomeša.
Za začetek selitve smo morali najprej razstaviti vse obstoječe proste police, da smo si zagotovili prostor za prvo selitev.
Da smo izvedli vse faze selitve: oštevilčenje, razstavitev polic, prevoz v Kranj in vnovična montaža, čiščenje polic, selitev gradiva, smo za posamezno preselitev gradiva s starega skladišča potrebovali od treh do pet dni, odvisno od količine gradiva in "prostih terminov" predstavnikov TIM-a.
območje	št. fondov	metri
Cerknica	76	125,5
Domžale	78	185,9
Grosuplje	107	126,0
Kamnik	123	233,1
Kočevje	83	183,3
Litija	42	47,8
Logatec	35	48,1
Ribnica	71	125,7
Vrhnika	63	102,8
Jesenice	76	382
Radovljica	92	424,7
Tržič	51	207,4
Kranj	1	155,0
skupaj:	898	2.347,3
ARHIVI XXV (2002), št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
133
Iz depojev za obljubljansko območje (Cerknica, Domžale, Grosuplje, Kamnik, Kočevje, Logatec, Ribnica, Vrhnika) in depojev Enote za Gorenjsko (Jesenice, Radovljica, Tržič) je bilo preseljeno okoli 2300 m arhivskega gradiva.
Brane Kozina
Večji prevzemi in selitve arhivskega gradiva v Arhivu RS v obdobju od leta 1985 do 2002
Za uvod naj najprej razložim nekaj pojmov, ki jih najpogosteje uporabljamo ob delu z arhivskim gradivom. Najpogostejši izrazi so: prevzem, namestitev, premiki in
selitve arhivskega gradiva
Prevzem arhivskega gradiva pomeni prevoz arhivskega gradiva od ustvarjalca, ki je lahko upravni ali kateri koli drug organ, oziroma od fizične osebe v arhiv. Po arhivski zakonodaji naj bi ustvarjalec urejeno in popisano arhivsko gradivo v ustrezni tehnični opremi dostavil v arhiv in skladiščna služba ga, navadno po kronološko tektonskem načelu, namesti na ustrezno mesto v skladišču. Ko je gradivo že v skladišču, lahko ugotovimo, da je ob dodatnem urejanju ali opremljanju ostalo premalo prostora. Del gradiva ali pa celotno gradivo tako premaknemo in imenujemo premiki, saj gre za premikanje gradiva v okviru skladišč na eni lokaciji. Kadar pa premaknemo gradivo iz skladišča ene lokacije v skladišče na drugi lokaciji, govorimo o selitvah arhivskega gradiva. Ob prevzemih, namestitvah, premikih in selitvah morata sporazumno sodelovati pristojni arhivist in skladiščna služba. Po mojih lastnih izkušnjah to ni vedno uspešno, ker vsak strokovni delavec želi imeti "svoje" gradivo čim bliže svoji pisarni. Toda vsem pač ni mogoče ustreči in takrat skladiščna služba poiskuša najti ustrezno rešitev, oziroma namesti gradivo po svoji presoji.
Na tem mestu se bom omejil samo na selitve gradiva, pri katerih sem sodeloval od septembra 1985 do novembra 2001.
Prva večja selitev arhivskega gradiva še v tedanjem Arhivu SRS je potekala poleti leta 1986, ker je takrat Arhiv dobil opremo za mikrofilmanje. Mikrofilmski laboratorij je dobil delovne prostore (slavnostno je bil odprt 23. decembra istega leta) in tako se je zaprlo skladišče v pritličju Gruberjeve palače. Gradivo smo s študend in z pokritim pettonskim kamionom selili na grad Lisičje nad Škofljico (Laniše 5). Ker gradivo že v prvotnem skladišču ni bilo urejeno, pri nakladanju in tudi pozneje pri namestitvi na police v skladišču ni bilo treba paziti na vrstni red. Iz Gruberjeve palače smo ga selili kar skozi okno, na Lisičjem pa je skladišče v prvem nadstropju in smo si delo olajšali tako, da smo naredili živi tekoči trak, verigo. Gradivo smo si ob pomoči lestve podajali v
prvo nadstropje skozi okno in nato z vozički po samem skladišču do polic. Tehnično je bilo to gradivo slabo opremljeno, saj je bilo z vrvico povezano v provizorične fascikle; ti so se večkrat razvezali in vnovično urejanje je zahtevalo kar precej časa. Gradivo je bilo približno urejeno šele ob inventurnem popisu Oddelka za arhivsko gradivo uprave po letu 1945 ob pripravah na Vodnik. Ob prvi večji selitvi arhivskega gradiva sem ugotovil dvoje: fascikli niso primerni za selitev in tudi količina gradiva, ki jo lahko prepelje pettonski kamion je prevelika • tako za ekipo, ki z gradivom rokuje, kot tudi za varnost gradiva ali njegove tehnične opreme, le-to se zaradi prevelike teže ob transportu lahko poškoduje.
Te izkušnje sem upošteval pri drugih večjih prevzemih in selitvah, ki sem jih vodil sam, v ledh 1997 in 1998, ko je Arhiv RS dobil v uporabo skladišča na Dunajski 48 v Ljubljani. Omejil sem se samo na štiri primere. Že pred samo selitvijo gradiva Republiškega komiteja socialistične zveze delovnega ljudstva iz Ko-menskega 5 (nad 200 t.m.), Centralnega komiteja Zveze komunistov Slovenije iz Tomšičeve 5 (984 t.m.), Vlade RS iz Prešernove 8 (254 t.m.), dela Zgodovinskega arhiva nekdanjega Sekretariata za notranje zadeve iz Trdinove 8 (300 t.m.) sem zahteval, da je vse gradivo v ustrezno označenih tako imenovanih arhivskih škadah. Ker pa nekaj gradiva še ni bilo ustrezno opremljenega smo le tega selili v večjih kartonastih škatlah ali v plastičnih selitvenih zabojih, zaprtega tako, da je bilo onemogočeno kakršno koli razsutje. V vseh primerih je bilo gradivo v visokem pritličju, v nadstropju, v kleti, skratka, povsod so bile stopnice. Tako smo ga znosili na notranje dvorišče, ga razvrstili po zaporednih številkah v vrsto, kačo, in ga v nasprotnem vrstnem redu, s preseki po štirideset enot nalagali v kombi, vendar ne kaj dosti več kot tristo enot. Ekipa štirih delavcev je na prvi lokaciji nosila gradivo in ga nalagala v kombi, drugi štirje delavci pa so gradivo na Petrolu zlagali iz kombija na vozičke, na vsakega po štirideset enot, ga s tovornim dvigalom vozili v^ skladišče v drugi kleti ter ga namestili na police. Če so se vsi držali tega načela se vrstni red ni podrl in gradivo je šlo brez kakršnega koli dodatnega urejanja na police. Da smo delavce polno izrabili, smo prevoze opravljali z dvema kombijema hkrati (na enega so nalagali; drugega pa razlagali). V drugih primerih, ko nismo mogli uporabljati notranjih dvorišč in je kombi stal na pločniku ali celo na cesti, smo uporabljali samo en kombi in ga naložili čim hitreje, to pa je dostikrat pomenilo tudi pomešan vrstni red gradiva. Pravilni vrstni red smo potem v skladišču zopet vzpostavili preprosto tako, da smo gradivo najprej razvrstili po vrstnem redu, v kačo in ga šele potem namestili na police.
Če torej povzamem moje dosedanje izkušnje ob selitvah, lahko trdim, da mora biti seljeno gradivo v označenih arhivskih škatlah ali pač taki opremi, da se ne more razsuti, da je najprimernejša količina približno tristo arhivskih škatel hkrati, za kar zadostuje klasičen kombi, in daje gradivo vedno treba nalagati v nasprotnem vrstnem redu s preseki po toliko enot, kolikor jih lahko gre na voziček. Naj celotno zadevo