114 Les/Wood, Vol. 72, No. 2, December 2023 Les/Wood Novice/News Urška Kovačič je prejela priznanje strokovnim sodelavkam Univerze v Ljubljani Urška Kovačič received the Award for the Associates of the University of Ljubljana Leon Oblak, Katarina Čufar Urška Kovačič, vodja Referata za študijske in študentske zadeve na Oddelku za lesarstvo Bioteh- niške fakultete Univerze v Ljubljani (OL BF UL), je dobila priznanje, ki ga podeljujejo strokovnim so- delavkam in sodelavcem za pomemben prispevek k izboljšanju delovnih procesov in pozitivni klimi na članicah in rektoratu UL. Priznanje ji je za izkazane rezultate dela, ki močno presegajo običajne okvire in zahteve delovnega mesta, 30. 11. 2023 podelil rektor UL prof. dr. Gregor Majdič (slika 1). Delo Ur- ške Kovačič opazno krepi pedagoški, znanstveni in strokovni ugled UL in BF v domačem in mednaro- dnem prostoru (Na univerzi …, 2023; Priznanja …, 2023). Urška Kovačič je strokovna sodelavka–vodja Referata za študijske in študentske zadeve na OL BF UL, kjer izvajamo dva prvostopenjska (univerzi- tetni študij lesarstva in visokošolski strokovni štu- dij Lesarsko inženirstvo) ter po en drugostopenjski (magistrski) in tretjestopenjski (doktorski) študijski program. Diplomirana organizatorka (UN) je zaključila prvostopenjski študij Fakultete za organizacijske Slika 1. Urška Kovačič s priznanjem, ki ji ga je podelil rektor UL prof. dr. Gregor Majdič (Foto: Bor Slana/ STA). Figure 1. Urška Kovačič with the award presented by the Rector of the University of Ljubljana, Prof. Dr. Gregor Majdič (photo: Bor Slana/STA). 115 Les/Wood, Vol. 72, No. 2, December 2023 Les/Wood Novice/News vede Univerze v Mariboru (UM). Trenutno se do- datno izobražuje na drugostopenjskem študiju »Or- ganizacija in management kadrovskih in izobraže- valnih sistemov« (UM). Zaposlena je kot strokovna delavka na mestu J017131–Strokovni delavec VII/1 v organizacijski enoti Skupne službe–Referat za štu- dijske in študentske zadeve OL BF. Na fakulteti se je zaposlila 1996 in do leta 2014 delala v tajništvu OL. Od leta 2015 dela kot vodja (in edina zaposlena) na referatu za študijske in študentske zadeve. Urška Kovačič vodi in izvaja vse potrebno za de- lovanje študijskega procesa, kar zajema vse aktiv- nosti, od razpisa študija, organizacije informativnih dni, vpisa študentk in študentov v posamezne letni- ke, obravnavanja prošenj za izjemni vpis, dela s štu- denti s posebnimi potrebami, tutorji in gostujočimi (tujimi) študenti. Skrbi za pripravo in usklajevanje urnikov, razpis izpitnih rokov in reševanje vprašanj v zvezi z delovanjem študentskega informacijskega sistema ŠIS, študentsko prakso, razpis naslovov zak- ljučnih del in vsa opravila v zvezi z njihovo oddajo ter razpisom zagovorov diplom in magisterijev do pridobitve listin o zaključku študija. Tisti, ki se prvič vpisujejo na programe OL, zato najprej spoznajo Urško Kovačič in imajo z njo stike pri reševanju vseh morebitnih posebnosti med štu- dijem. Z njo so v stiku med študijskim letom, v času izpitov in vpisov ter v kompleksnem procesu prijave in zagovora diplomskega ali magistrskega dela. Pri vseh aktivnostih se s študentkami in študenti odlič- no razume. S tutorji in predstavniki letnikov dobro rešujejo težave z urniki in učilnicami, tako da štu- dijski proces teče nemoteno. Pri delu je nenehno v stiku s pedagoškim osebjem ter povezuje študente in učitelje. Zaradi stika s študenti nudi odlično pod- poro klubu alumnov. Poleg opravil, ki jih vsi poznamo, mora za ne- moten potek študijskega procesa opraviti tudi veli- ko »skritega« dela. Tako pripravlja in ureja gradiva v zvezi z najavami obremenitev pedagoških delavcev, gradiva v zvezi z izvedbo anket, kjer študirajoči oce- njujejo pedagoški kader, postopke (re)akreditacije in (samo)evalvacije študijskih programov. Ureja in pripravlja poročila in podatke, potrebne za vodenje pedagoškega procesa na oddelku, pri čemer vzor- no sodeluje z vodstvom OL, Komisijo za študij 1. in 2. stopnje na BF in podpira delo ostalih komisij in senata OL in BF. Poleg tega dnevno rešuje zadrege v zvezi z izjemnimi dogodki sodelujočih v komple- ksnem pedagoškem procesu na omenjenih študij- skih programih. Eden prvih velikih izzivov, pred katerega je bila Urška Kovačič postavljena, je bil prevzem komple- ksnega dela vodje referata za študijske in študent- ske zadeve ob odhodu dolgoletne izkušene vodje. To je bilo v času, ko je bilo delo referata zaradi novih okoliščin potrebno tako rekoč na novo postaviti, vse delo in dokumentacijo pa prestaviti iz »papirne« v elektronsko obliko. To je med drugim pomenilo tudi pripravo prve najave pedagoških obremenitev za študijsko leto 2015/16 v novem kompleksnem programu. Delo je bilo posebej zahtevno zaradi iz- jemno velikega števila diplom v letih 2015 in 2016, ker se je iztekel zadnji rok za zaključek študija na predbolonjskih programih. Vsi, ki so želeli svoj štu- dij na teh programih zaključiti, ker so ga pred tem iz različnih razlogov prekinili, so morali diplomira- ti najkasneje do 30. 9. 2016. Urška Kovačič je bila tako že na samem začetku soočena z reševanjem številnih individualnih potreb tistih, ki so pred le- tom 2016 za dolga leta prekinili študij. V istem času pa je morala zaradi daljše bolezni tajnika oddelka prevzeti tudi delo tajnika. Slika 2. Nagrajenka na delovnem mestu (Foto: osebni arhiv Kovačič). Figure 2. The prize-winner in her office (photo: per- sonal archive Kovačič). 116 Les/Wood, Vol. 72, No. 2, December 2023 Les/Wood Novice/News Urška Kovačič poleg izzivov na referatu opra- vlja tudi dela, ki močno presegajo zahteve delov- nega mesta, ki ga zaseda. S svojim prizadevanjem omogoča, da organizacija študija poteka profesio- nalno in v zadovoljstvo študirajočih in zaposlenih, ki sodelujejo v izobraževalnih programih oddelka. Vodstvu nudi vsestransko podporo pri organizaciji študijskega procesa in reševanju težav zaradi izje- mnih dogodkov. Pri delu je temeljita, natančna, zanesljiva, komunikativna, odzivna in razumevajo- ča ter pripravljena pomagati v veliko zadovoljstvo vseh. Delovne zadolžitve vedno sprejme in delo dobro opravi v dogovorjenem roku ter ob tem išče optimalne rešitve za nastale nepredvidene situa- cije. Delo je tako vedno pravočasno in kakovostno opravljeno. Njen delovnik skoraj noben dan ne traja samo osem ur. Z vestnostjo in iznajdljivostjo ter razumeva- njem je v času epidemije covida predstavljala vez med študenti in pedagoškim osebjem ter veliko pripomogla k varni in uspešni izvedbi pedagoškega procesa. Ob tem je bila soočena z nenehno menja- vo urnikov zaradi menjav načina izvedbe študija, v predavalnici/laboratoriju, na daljavo in hibridno. Pri tem je morala usklajevati tudi potrebne spre- membe oz. prilagoditve učnih načrtov. Iz navedenega je razvidno, da delo, ki ga opra- vlja, močno presega običajne zahteve. Zavzema se tudi za pravice in interese študentk in študentov ter z razumevanjem rešuje tudi njihove težave in indi- vidualne potrebe. Vrata referata so zanje odprta tudi izven uradnih ur. S študirajočimi komunicira v skladu z načeli zaupnosti, spoštovanja, enkratnosti, individualnosti, še posebej s tistimi, ki imajo poseb- ne potrebe ali se znajdejo v stiski. Glede na vse njene kvalitete smo z veseljem predlagali, da Urška Kovačič dobi priznanje UL. Ve- seli smo, da so njene izjemne rezultate dela prepoz- nali tudi na UL in BF. Na slavnostni prireditvi v zbornični dvorani UL so priznanja prejeli tudi strokovni sodelavci in sodelavke rektorata in drugih članic univerze. Bio- Slika 3. Univerza v Ljubljani: nagrajeni strokovni sodelavci in sodelavke Univerze v Ljubljani (Foto: Bor Sla- na/STA). Figure 3. University of Ljubljana: awarded associates of the University of Ljubljana (photo: Bor Slana/STA). 117 Les/Wood, Vol. 72, No. 2, December 2023 Les/Wood Novice/News tehniška fakulteta je imela še dve nagrajenki, in si- cer Greto Sorta z Oddelka za agronomijo in Matejo Vidmar z Oddelka za živilstvo ter nagrajenca Darka Klobučarja, glavnega tajnika BF UL (slika 3). Urška Kovačič, Head of the Office for Academic and Student Affairs at the Department of Wood Sci- ence and Technology, Biotechnical Faculty, Univer- sity of Ljubljana (DWST BF UL), received the Award for the Associates of the University of Ljubljana for her significant contribution to improving work processes and the positive climate at the member institutions and the Rectorate of the University of Ljubljana. The award was presented to Urška Kovačič on 30 November 2023 by the Rector of UL, Prof. Dr. Gregor Majdič (Figure 1). Urška Kovačič received the award for the re- sults of her work, which go far beyond the normal scope and requirements of the position. Her work significantly enhances the pedagogical, scientific and professional reputation of UL and BF at the na- tional and international levels. Urška Kovačič manages and implements all the necessary activities at DWSL, where two first-cy- cle (Bachelor), one second-cycle (Master) and one third-cycle (PhD) study programme, all related to Wood Science and Technology, are running. Kovačič manages and implements all the activ- ities needed for the functioning of the study pro- cess, from the enrolment of students and organi- zation of information days, to work with students with special needs, tutors and guest students. She is responsible for the preparation and coordination of the timetables of lectures and exams, and the resolution of issues related to the Student Informa- tion System (SIS), student internships, confirmation of thesis titles and all tasks related to their submis- sion, as well as the announcement of diploma and Master’s defences up to the awarding of diplomas. Urška Kovačič is therefore the first person from the department that new students meet in per- son, and the first point of contact for any specific questions that may arise during their studies (Fig- ure 2). They will have contact with her during the academic year, during enrolment and examination, and during the complex process of applying for and defending a Bachelor’s or Master’s thesis. She gets on well with the students, and works well with the tutors and student representatives to resolve the many issues that arise and thus ensures that the programmes run smoothly. She is in constant contact with the teaching staff and liaises between students and lecturers. Through her contact with the students of different generations, she provides excellent support to the Alumni Club. It is clear from the above that Urška Kovačič’s work goes far beyond the normal duties and re- quirements of her position. She also stands up for the rights and interests of students and responds sympathetically to their problems and individual needs. The door of her office is open to students, both during and outside office hours. She commu- nicates with students according to the principles of confidentiality, respect, uniqueness and individual- ity, especially with those who have special needs or are in distress. In addition to the tasks we are all familiar with, Urška Kovačič also has a lot of “hidden” work to do, which is important for the smooth running of the faculty and study processes, and which is described in more detail in the Slovenian version of this article. During a ceremony at the UL, prizes were also presented to the staff of the Rectorate and oth- er faculties and academies of the UL. The BF had three other award winners: Greta Sorta from the Department of Agronomy and Mateja Vidmar from the Department of Food Science, as well as Darko Klobučar, the Chief Secretary of UL BF (Figure 3). As Chief Secretary, Darko Klobučar has been crucial to the continuity and smooth running of the BF and all its departments since 2008. He fulfils his duties in a professional, reliable and efficient manner, working with and supporting the BF management, staff and students. Sincere and deserved congratulations to all the award winners! VIRI REFERENCES Foto: Bor Slana/STA > Medijsko središče > Foto galerija > Teden Uni- verze > Teden Univerze 2023. URL: https://www.uni-lj.si/me- dijsko_sredisce/foto_galerija/teden_univerze/teden_univer- ze_2023/2023112911124890/ (3. 12. 2023) Na Univerzi v Ljubljani podelili priznanja strokovnim sodelavkam in sodelavcem. URL: https://www.uni-lj.si/tedenuniverze/tede- nuniverze_2023/priznanje_strokovnim_sodelavkam_in_sode- lavcem/ (8. 12. 2023) Priznanja strokovnim sodelavkam in sodelavcem. https://www.uni-lj. si/v_ospredju/2023113016201070/ (8. 12. 2023)