Projektna mreža Slovenije September 2009 28 Informacijska podpora projektnemu managementu Marko Nemec Pečjak TPV d.d., Kandijska cesta 60, 8000 Novo mesto, Slovenija e-pošta: m.burgar-makovec@tpv.si; k.sajtl@tpv.si Povzetek Na spletu bomo našli vsaj 280 aktualnih ponudb programskih paketov za podporo projektnemu managementu. V članku je podan pregled stotih tovrstnih paketov z navedbo, katere vrste podpore omogočajo (»klasična« podpora projektom, sistem sledenja problemom, obvladovanje nabora projektov, obvladovanje virov, obvladovanje dokumentacije). Podrobneje je prikazano deset izbranih programskih paketov po programskih namembnostih, v katere je razvrščeno vseh sto paketov (odprto-kodni paketi za osebne računalnike, odprto-kodni spletni paketi, paketi za osebne računalnike in spletni paketi). Poleg aktualnih splošno namenskih programskih paketov so v članku opredelitve za: integrirane projektne informacijske pakete, spletne rešitve in projektne portale. Ključne besede: programski paketi za podporo projektom; podpora skupinskemu delu; sistem sledenja problemom; obvladovanje nabora projektov; obvladovanje virov; obvladovanje dokumentacije; odprto-kodni paketi za osebne računalnike; odprto-kodni spletni paketi; paketi za osebne računalnike; spletni paketi; integrirana programska oprema za projektni management; projektni portali 1. Projektni informacijski in komunikacijski sistem Projektni informacijski sistem (PIS) se v osnovnih opredelitvah ne razlikuje od poslovnega informacijskega sistema. V podjetjih in združbah, v katerih se vsaj del procesov odvija na projektni način, je PIS podsistem poslovnega informacijskega sistema. Informacije (vednost, sporočila) so potrebne za sodelujoče znotraj projekta, kot tudi za projektno okolje. Podatki morajo postati usmerjena poročila. To velja tako za informacije znotraj projektne skupine, kot za informacije za vplivne dejavnike. Seveda je sodoben PIS podprt z ustrezno informacijsko tehnologijo. Poseben del informacijskega sistema je projektni dokumentacijski sistem, saj je potrebno velik del informacij oblikovati v obliki dokumentov in trajno (npr. tudi za življenjski cikel 50 let) dokumentirati. Za komunikacije (sporazumevanje) je potrebno vzpostaviti projektni komunikacijski sistem, ki v navezavi s PIS omogoča sporazumevanje med udeleženci projekta. Upoštevati je potrebno naravo sporazumevanja. V odnosih je pomembno tako besedno, kot nebesedno sporazumevanje. Zato so za sistem pomembni tako osebni stiki in projektni sestanki – kakor tudi učinkovito sporazumevanje v najkrajšem možnem času, podprto z najnovejšo komunikacijsko tehnologijo. Informacijsko tehnologijo za podporo celovitega obvladovanja projektov na sedanji stopnji razvoja delimo predvsem na: ■ splošno namenske programske pakete, ■ integrirane sisteme in uporabniške prilagoditve organizaciji-uporabniku, ■ rešitve in storitve na spletu v obliki projektnih portalov z uporabo, večpredstavnih oblik informacij. Komunikacijska tehnologija, ki je najpogosteje v rabi v sodobnih projektnih komunikacijskih sistemih, obsega: ■ telefonijo – posebno še mobilno (GSM in še novejši načini prenosa digitalnih zapisov vseh vrst); ■ elektronsko pošto in njene nadgradnje za skupinsko delo in sporazumevanje; ■ splet oziroma svetovno medomrežje, kjer koristimo enake tehnologije za sporazumevanje iz sobo v sobo – kot za medcelinsko komuniciranje. 2. Splošno namenski programski paketi Obširno ponudbo bi lahko opredelili po naslednjih skupinah: ■ odprto-kodni paketi za osebne računalnike, ■ odprto-kodni spletni paketi, ■ paketi za osebne računalnike (v zadnjih različicah so večinoma že spletni paketi), ■ spletni paketi (tri-nivojska računalniška arhitektura). V dodani tabeli stotih programskih paketov je skromen prikaz, katere prvine projektne podpore pokrivajo našteti proizvodi. Prvine projektne podpore v prikazu so naslednje: ■ Podpora projektnemu managementu (Project management software) – večkrat govorimo kar o podpori projektnemu vodenju - obsega »projektni Triglav«. To je podpora za analizo časa, analizo virov Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije September 2009 29 in analizo stroškov projekta. Od tovrstne programske opreme pričakujemo uspešno modeliranje, ali lahko projekt izvedemo v danem času, z razpoložljivimi viri in za določen denar. ■ Podpora skupinskemu delu (Collaborative software) je pomembna za sodoben projektni informacijski in komunikacijski sistem. Večkrat slišimo za »virtualne projekte« - ki niso nič drugega kot stvarni projekti podprti s spletno tehnologijo. To omogoča tudi globalizacijo udeležencev v izvedbi projektov. ■ Sistem sledenja problemom (Issue tracking system) je pravzaprav posebna, usmerjena oblika skupinskega dela. Ta oblika je seveda podprta z enako tehnologija kot za skupinsko delo. ■ Obvladovanje nabora projektov (Project portfolio management) ali portfeljski management je podpora za obvladovanje velikih skupin ali vseh projektov podjetja ali združbe. ■ Obvladovanje virov (Resource management) je v osnovi dodano že skoraj vsakemu programskemu paketu za podporo vodenja. Tu je mišljena nadgradnja, ki omogoča optimiranje potrebnih in razpoložljivih virov. Tovrstna podpora ni pomembna le projektni management, ampak še bolj za proizvodni management, ki tudi kupuje tovrstno programsko opremo. ■ Obvladovanje dokumentacije (Document management) je sicer del projektnega informacijskega sistema. Nekateri programski paketi omogočajo še več. Pri bolj kompleksnih projektih je potrebna zelo pestra dokumentacija – od poslovne (pogodbe, naročila, računi) do tehnične (načrti, geografske podloge, multi-medijski zapisi). Vso to pestrost pokriva kar veliko paketov, naštetih v spodnji tabeli. 2.1 Odprto-kodni paketi za osebne računalnike in za splet Brezplačni programski paketi so gotovo privlačna izbira, a velja tudi reklo: »Podarjenemu konju ne glej na zobe«. Kljub temu se v zadnjem času širi nabor ponudbe odprto kodnih proizvodov. Najbolj priljubljen je Open Workbench, korporacije Niku. V pregledni tabeli je prikazanih kar 17 tovrstnih programskih paketov. Od dosegljive brezplačne programske opreme pričakujemo najmanj podporo, našteto pod prvo točko. Vendar tudi v tej skupini večina izdelkov že daje podlago za obvladovanje virov. Brezplačna programska oprema, ki temelji na spletni tehnologiji pa običajno, poleg že naštetega, nudi izrazito podporo skupinskemu delu. Uporabniki, ki so vajeni dela z MS Projectom, bodo takoj spoznali, da je npr. odprto-kodni OpenProject Serena okleščena kopija najbolj razširjenega programskega paketa za podporo projektom. 2.2 Kupljivi paketi za podporo projektnemu managementu Najznačilnejša predstavnika splošno programskih paketov za osebne računalnike v “spodnjem” cenovnem razredu do 500 $ za licenco po delovnem mestu sta: ■ Microsoft Office Project 2007 Standard (Napovedana je že nova različica – ki se bo imenovala MS Office Project 2010.) ■ Primavera Sure Trak Project Manager. To sta najbolj razširjena programska paketa, med katerimi visoko vodi Microsoft Project 2000/2002/2003/2007, ki se ponaša v vseh različicah z več kot 20.000.000 prodanih licenc. Za čuda se MS Projectu in Primaverinemu namizniku približuje po odlični uporabnosti predvsem ruski Spider, ki ga uporabljajo na vzhodu in v Braziliji – pa tudi na zahodu. Pojavljajo pa se novi programski proizvodi, ki so dopolnilo za vnos podatkov ali pa izboljšana poročila iz Microsoft Office Projecta ter proizvodi, ki temeljijo na Microsoftovem Excelu in Outlooku. Ta cenovni razred programske opreme temelji na domeni, da je vložek do 500 USD (1%) v primerjavi s poprečnim letnim vložkom 50.000 USD (100%) v poprečno delovno mesto v ZDA tako majhen, da ni težko sprejeti odločitve o nabavi. Zato so programski paketi nad to mejo navadno bistveno dražji. Med dražjimi paketi, ne smem pozabiti omembe Fasttrack Schedule, ki ima zelo lepe prikaze in je seveda namenjen strojni opremi z znamenjem obgrizenega jabolka. Auego5 velja za popolnoma evropski paket, ki pa je že je namenjen predvsem portfeljskemu managementu. Slovenskega drevesa list pa je Intrix Project, podjetja Intera. 3. Integrirani projektni informacijski paketi V tej kategoriji so praktično vsi kupljivi spletni paketi in so vsaj podatkovno povezani s poslovnim informacijskim sistemom. Le tako je omogočeno projektno poslovanje. Integrirani sistemi v splošnem zagotavljajo informacijsko podporo izbranim poslovnim procesom in zagotavljajo povezavo različnih računalniških rešitev v poenoten sistem (glede baz podatkov, uporabniškega dostopa in mrežnega okolja - lahko tudi drugih prvin informacijskega sistema). Integrirani PIS mora omogočati poleg podpore projektnim procesom običajno še programska orodja za skupinsko delo in navezavo na poslovni sistem (posebno kadar gre za ne-projektno organizacijo). Najbolj tipični predstavniki tovrstne globalne ponudbe so: ■ Microsoft Office Project Server 2007 - v sistemu vsebuje še posebni strežnik za portfeljsko modeliranje in analize – MS Office Portfolio Server. Letos je prišla »na svetlo« nova različica Microsoftove »pisarne Office 14 beta1. Na trgu bo spomladi 2010. Imenovala Microsoft Office 2010. V tem sestavu bo seveda tudi nova različica Microsoft Office Project 2010. ■ Primavera – najnovejša različica 6.0 - s strani uporabnikov je visoko cenjen sistem, ki res predstavlja učinkovito integracijo vseh programskih rešitev za projektno podjetje. Vrhunec portfeljske podpore pa predstavlja Primavera ProSight. Kako bo z nadaljnjim razvojem tega odličnega proizvoda lahko le ugibamo. Novembra 2008 je namreč podjetje PRIMAVERO kupil softwerski gigant ORACLE. Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije September 2009 30 Žal pa vsaka integracijska rešitev zahteva primerno kadrovsko zasedbo za prilagoditev uporabnikom v projektnem podjetju. Splošno namenski paket za projektno podporo lahko uporablja vsak, ki obvlada osebni računalnik. Za instalacijo in vzdrževanje integriranega paketa, posebno še za vzdrževanje baz podatkov, potrebujemo strokovnjake, ki obvladujejo integrirano podporo, relacijske baze podatkov in poznajo tudi metode ter tehnike obvladovanja projektov. Če takih strokovnjakov ni znotraj projektnega podjetja, jih moramo dobiti preko zunanjih storitev. Uporabniško podporo vodjem projektov in managementu pa lahko zagotavlja le usposobljena projektna pisarna. Slovensko ponudbo na področju integracije sistemov predstavljajo predvsem programski proizvodi in namenske rešitve kar nekaj ponudnikov - podjetij s področja informacijskega in komunikacijskega inženiringa (z dobrimi referencami za namenske projektne rešitve za posamezna podjetja). 4. Splet in projektni portali Sodobna informacijska in komunikacijska tehnologija ponujata projektno podporo, ki pa jo omejujemo uporabniki, ki nimamo dovolj interdisciplinarnih znanj za razvoj, uvedbo in uporabo vedno novih in še novejših rešitev. Zaradi teh kadrovskih omejitev se vedno bolj uveljavljajo rešitve, ki temeljijo: ■ na uporabi projektnih portalov, saj postaja uporaba spletne tehnologije in dostopa preko portalov prevladujoča tehnika na najrazličnejših področjih (Zato načeloma niso potrebna posebna usposabljanja za vsako programsko aplikacijo posebej.); ■ na medmrežju, ki nam omogoča globalne komunikacije in zagotavlja enake rešitve za komunikacije preko zidu iz sobe v sobo, kot preko oceanov s celine na celino. Projektni portali so za najbolj razvita projektna podjetja že dejstvo. Ostali se šele pripravljamo na ta tehnološki skok. Kaj nam nudi tako zasnovan projektni portal? Poleg tega, da je možna uporaba praktično brez vnaprejšnjega usposabljanja, je poglaviten čar takih rešitev v ažurni večpredstavni obliki. Nadaljnji korak za uporabnike projektnih portalov je, da informacijsko in komunikacijsko podporo za tak portal ne razvijamo v projektnem podjetju, ampak nam jo nudi kot celovito storitev podjetje, specializirano za informacijsko-komunikacijsko podporo. To je smer tako imenovanih vitkih projektnih združb (bodisi posameznih podjetij ali projektne mreže poslovnih partnerjev). Uporabniki se lahko ukvarjajo le z vsebino projektnih procesov – ni pa se potrebno ukvarjati z implementacijo informatike in telekomunikacij. Seveda take rešitve v svetu že nekaj časa obstojajo, pri nas pa so tudi že uveljavljajo prve tovrstne rešitve. »WebProject« je bila ena prva takih prodajljivih rešitev. Danes pa je to pojem, ki ga vedno bolj pogosto slišimo - torej projektni model na spletu (seveda na Internetu le omejen dostop, nato pa z dovoljenji in gesli uporabniški dostop do intraneta projektnega podjetja – oziroma do extraneta projektne mreže sodelujočih podjetij). V tej veji programske opreme so zanimive ASP (Aplication Service Provider) rešitve. Na tem področju ocenjujejo kot najboljši proizvod Daptiv eProject . Med ASP je zanimiv in gotovo z najvišjim količnikom učinkov in vlaganj proizvod BaseCamp. 5. Kaj izbrati? Za možno izbiro ustrezne informacijske podpore poglejmo dva značilna primera: 1. za podjetja, kjer so projekti le del poslovanja; 2. za (projektna) podjetja s prevladujočimi projektnimi procesi. V prvem primeru so značilnice: ■ projekti so le del poslovanja organizacije - npr. le do 30 % vseh poslovnih procesov, ■ organiziranost funkcionalna ali šibka matrična organizacija, ■ projektni vodja / koordinator – začasno imenovan. Priporočilo: ■ INFORMACIJSKA PODPORA: splošno namenski programski paket, ki ga uporablja tudi večina poslovnih partnerjev; ■ KOMUNIKACIJSKA PODPORA: e-pošta in čim bolj standardna in razširjena programska nadgradnja; ■ BODOČNOST: uporaba spleta Intranet / extranet B2B ter storitev ponudnikov PIS (projektni portali). V drugem primeru - za projektna podjetja - pa so značilnice: ■ projekti so bistven del poslovanja podjetja (30% - 100 %); ■ organiziranost je uravnotežena matrična organizacija ali projektna organizacija; ■ projektni vodja / projektni manager / programski manager, direktor projektov – so polno zaposleni. V tem primeru veljajo naslednja priporočila: ■ INFORMACIJSKA PODPORA: integrirani paket + splošno namenski programski paket, po zahtevah naročnikov; ■ KOMUNIKACIJSKA PODPORA: projektni komunikacijski sistem, podpora za programski in portfeljski management do ravni celote za podjetje ali mrežo sodelujočih podjetij; ■ BODOČNOST: splet intranet / extranet B2B , storitve ponudnikov PIS preko projektnih portalov. V nadaljevanju prispevka navajam pregled programskih paketov za podporo projektom. Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije September 2009 31 LEGENDA: PM Podpora projektnemu vodenju (Project management software) C Podpora skupinskemu delu (Collaborative software) IT Sistem sledenja problemom (Issue tracking system) PPM Obvladovanje nabora projektov (Project portfolio management) RM Obvladovanje virov (Resource management) DM Obvladovanje dokumentacije (Document management) Odprto-kodni paketi za osebne računalnike (Open-Source desktop application) PM C IT PPM RM DM 1 GanttProject PM RM 2 GanttPV (Brian C. Christensen) PM RM 3 KPlato PM RM 4 OpenProj PM RM 5 Open Workbench (Niku Corporation) PM C RM 6 Power Angle Software CPM PS PM 7 TaskJuggler PM Odprto-kodni spletni paketi (Open-Source web-based applications) PM C IT PPM RM DM 8 Bugzila IT 9 Codendi PM C IT DM 10 eGroupWare PM 11 dotProject PM C IT PPM RM DM 12 Mantis Bug Tracker IT 13 Project.net PM C IT PPM RM DM 14 ProjectPier PM C 15 Redmine PM C IT 16 Trac PM C IT 17 SharpForge PM C IT Paketi za osebne računalnike (C/S) (Proprietary desktop applications) PM C IT PPM RM DM 18 Adaptive Planning Tools; Multi-Project Planner PM C IT RM 19 AMS Realtime 7.0 PM C IT RM 20 Artemis ProjectView PM C IT PPM RM 21 Asta Powerproject PM RM 22 Asta Teamplan PM C 23 CCPM+ Advanced Projects Inc. (dodatek za MS Project) PM 24 cc-Pulse Spherical Angle PM 25 Collanos Workplace C 26 Contactizer PM C RM 27 Deltek Open Plan PM C 28 Dekker Trakker PM C 29 EasyProject Plan (V MS Excel – interface za MS Project/Outlook) PM RM 30 FastTrack Schedule (ACE SW) PM RM 31 Inloox PM C IT RM DM 32 IBM Ratinal Portfolio Manager PPM 33 KIDASA Milestones Pro PM C 34 LisaProject PM RM 35 MacProject PM RM 36 MicroPlanner X-Pert PM C IT PPM RM 37 Microsoft Office Project Standard PM RM Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije September 2009 32 Strokovni Prispevek 38 O3spaces PM C IT PPM RM DM 39 Omni Plan PM RM 40 OpenMind Business PM PPM RM 41 Paragon ViaNovus PM C RM DM 42 Planner Suite PM PPM RM DM 43 Planisware 5 PM C IT PPM RM DM 44 Plantrac Outlook (Computerline Ltd) PM 45 Primavera Project Manager, Primavera ProSight PM C IT PPM RM DM 46 Project KickStart PM RM 47 RationalPlan PM C PPM RM DM 48 RiskyProject PM RM 49 Safran Planner (Safran SW S) PM C PPM RM 50 Safran for MS Project (Safran SW S) PM C 51 Safran Project (Safran SW S) PM C 52 SharedPlan (SharedPlan SW, Inc.) PM C PPM 53 Task Merlin PM C 54 Spider Project (Spider Management Technologies) PM C IT PPM RM DM 55 Teamcenter PM C IT PPM RM 56 Tracker Suite PM C IT PPM Spletni paketi (3-nivojska arhitektura) (Proprietary web-based applications) PM C IT PPM RM DM 57 @task PM C IT PPM RM DM 58 24SevenOffice PM C 59 AceProject (Websystems Inc.) PM C DM 60 AlterFiction – ISES PM C 61 Augeo5 PM C IT PPM RM DM 62 BaseCamp PM C IT PPM RM 63 Central Desktop PM C 64 Cerebrum Project Room PM C 65 Clarity (Niku Corp.) PM C IT PPM RM DM 66 Clarizen PM C IT PPM RM 67 Copper Project PM C IT PPM RM DM 68 CreationFlow C IT DM 69 Daptiv eProject PM C IT PPM RM DM 70 EPM Live PM C IT PPM RM DM 71 Easy Projects .NET PM C IT RM DM 72 EnterPlicity PM C IT PPM 73 eTaskMaker InterPlan Systems (generator planov za Artemis, Microsoft in Primavero) PM C 74 eVisioner MetaTeam PM C RM 75 Gatherspace PM C 76 Genius Inside PM C PPM RM DM 77 Intellisys Enterprise Project PM C PPM 78 Instant Business Network PM C IT PPM RM 79 Intrix Project (www.intera.si ) PM C 80 LiquidPlanner PM C PPM RM 81 Microsoft Office Project Server PM C IT PPM RM DM 82 Mingle PM C IT 83 OpenAir PM C IT PPM RM DM 84 Oracle Projects PM C IT PPM RM 85 Pacific Timesheet PM C IT PPM RM DM Projektna mreža Slovenije September 2009 33 86 Planisware OPX2/Planisware 5 PM C IT PPM RM DM 87 Project Insight PM C IT PPM RM 88 ProjectPartner PM C PPM RM 89 Projectplace PM C IT PPM DM 90 Prolog (Meridian Project Systems) PM PPM 91 Santexq PM C 92 SmartWorks Project Planner (Accord Software) PM C RM 93 Teamwork PM C IT PPM RM DM 94 Track+ PM IT RM 95 ValleySpeak Project Server PM C IT PPM RM DM 96 Viewpath PM C IT PPM DM 97 VPMi PM C IT PPM RM 98 WorkLenz PM C PPM RM DM 99 Wrike PM C IT 100 Zoho Projects PM C RM DM Viri in literatura Avison D. E. (2009): Information systems project management, Palgrave Sage, ISBN 9781412957021 McLeod R., Schell G.P (2007): Management information systems, Prentice Hall, ISBN 0-13-188918 Moss L. T., Atre S. (2007): Business intelligence roadmap: The complete project lifecycle for decision-support applications, Boston, Addison-Wesley, ISBN 0-201-78420-3 Remenyi D., Bannister F., Money A. H. (2007): The effective measurement and management of ICT costs and benefits, Oxford, Burlington, CIMA, ISBN 978-0-7506- 8328-9 Spletni naslovi ponudnikov projektne informacijske podpore (120 naslovov…) februar 2009. Marko Nemec Pečjak Strokovni Prispevek