Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 165–168 165 stroka in praksa Konverzija knji`ni~nega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3 Conversion of library catalogue from WinKnj software into COBISS3 > Mateja Drnovšek Izvleček Na Osnovni šoli Polje smo prehod na program COBISS3 izvedli s pomočjo konverzije iz enega v drug program. To je bilo mogoče, saj so bili zapisi v bazi WinKnj dovolj kakovostni, da so se ohranili in pravilno prenesli. IZUM predhodno preveri bazo ter svetuje glede smiselnosti konverzije. Pozitivni vidik avtomatskega prenosa zapisov je gotovo v prihranku časa, hkrati pa lahko ohranimo tudi stare nalepke, saj se stare inventarne številke prenesejo v bazo COBISS in jih čitalnik ob izposoji zazna, čeprav v novi bazi enote stojijo pod novo inventarno številko. Pred samo konverzijo je treba dobro premisliti, kakšne bodo nove postavitve, in določiti nove signature. Ključne besede WinKnj, COBISS3, programska oprema, konverzija UDK 004.42:02 Abstract At Primary school Polje it was decided to perform the transition to COBISS3 software via conver- sion. This was possible because the records in the WinKnj database were of sufficient quality to be preserved and correctly converted. Prior to the conversion IZUM checked the existing database and gave advice on the conversion. One positive aspect of automatic conversion is certainly that it saves time, another is that we can keep the existing labels, since the existing inventory numbers are transferred to the new database thus being readable with a barcode reader, even if the units are given new inventory numbers in the new database. Prior to the conversion, it is necessary to think thoroughly about new arrangement of materials and to form new call numbers. Keywords WinKnj, COBISS3, software, conversion Uvod Med slovenskimi šolskimi knjižnicami je mnenje o tem, kateri program (WinKnj ali COBISS) je primernejši za delo šolske knjižnice, precej deljeno. Ko sem se v šolskem letu 2008/2009 zaposlila na Osnovni šoli Polje (dalje OŠ Polje), smo prešli z zasta- relega programskega paketa Šolska knjižnica na program WinKnj, za katerega se je odločila že moja predhodnica. Program pokriva potrebe šolskih knjižnic in je pre- prost za uporabo. Še vedno smo obdržali pridruženo članstvo COBISS.SI, ki nam je omogočalo prevzemanje ustreznih bibliografskih zapisov iz vzajemne baze podatkov (COBIB.SI). A kljub temu je bil pred nami izziv in hkrati možnost, da šolska knjižnica postane polnopravna članica sistema COBISS. Ob prvi omembi ideja pri vodstvu ni naletela na odobravanje in tako je začasno ostala na stranskem tiru. In vendar se je v šolskem letu 2012/2013 zgodil premik. Vse več so starši pov - praševali, kdaj se bo šolska knjižnica vključila v sistem COBISS, kdaj bodo lahko uporabljali storitve šolske knjižnice, kot to počno v splošni knjižnici. In ideja o polno- pravnem članstvu je ponovno oživela. Zakaj sprememba V šolskem letu 2010/2011 je Mestna občina Ljubljana (ustanoviteljica) OŠ Polje pre- oblikovala in podružnično šolo Kašelj z odlokom spremenila v samostojno Osnovno 166 Mateja Drnovšek: Konverzija knjižničnega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3 stroka in praksa šolo Kašelj. Ob tem je prišlo tudi do delitve osnovnih sredstev, zaloge učbeniškega sklada in v manjši meri tudi gradiva šolske knjižnice. S pregledom zaloge smo ugoto- vili, da je marsikatero enoto treba odpisati (zastarelo in poškodovano gradivo, precej gradiva starejših letnic ni bilo niti vpisanega), nekateremu gradivu je bilo smiselno določiti novo postavitev in urediti signaturo. Ob tem se je porodila ideja, da bi prešli na sistem COBISS3 1 in hkrati s tem preuredili postavitev gradiva ter izvedli inventuro (pregled celotne zbirke, odpis zastarelega gradiva). Ob tem bi se sama natančno seznanila s knjižnico (in gradivom), v kateri sem ravno dobro začela delati. Vendar je ostalo samo pri osnutku in načrtu. Dve leti pozneje je načrt o prehodu na COBISS3 vendarle dobil resnejši zagon, ko so mnogi starši, ki so poznali in uporabljali COBISS v splošni knjižnici, začeli spraševati ter se zanimati, kdaj bo tudi naša šola vključena v sistem. K odločitvi, da načrtovano izvedemo sta pripomogli tudi odkrito navdušenje kolegov šolskih knjižničarjev, ki so prehod v sistem COBISS3 že opravili, ter dejstvo, da je IZUM s cenami svoje storitve še bolj približal šolskim knjižnicam. Najpomembnejša sta bila seveda podpora in razumevanje vodstva. Kar nekaj nejasnosti smo razrešili že s pregledovanjem spletne strani, kjer IZUM objavlja odgovore na vprašanja o vključevanju šolskih knjižnic v sistem COBISS, 2 ter s prebiranjem objavljenih člankov 3 o konverziji in prehodu šolskih knjižnic na COBISS. Ob dokončni odločitvi, da se tega dejansko lotimo, smo bili postavljeni še pred en izziv, in sicer ali bo treba celotno zalogo na novo vpisovati ali se bomo odločili za brezplačno konverzijo lokalne baze (ki jo je ponujal IZUM). Največji strah pred opravljanjem konverzije je bil, da je v bazi morebiti veliko slabih bibliografskih zapisov, ki jih ne bo mogoče prenesti (v preteklosti niso bili vsi bibliografski zapisi prevzeti iz COBIB-a). To bi povzročilo dodatno zmedo in več naknadnega dela. Ob tem se je pojavila dilema, da se sproti ne bo opravilo tako obsežnega odpisa, kot je bilo načrtovano. Druga težava se je pokazala pri zalogi gradiva učbeniškega sklada (gradivo je bilo namreč zavedeno v bazi šolske knjižnice). Od prvega izobraževanja do konverzije Postopek priključitve je zelo hiter in vsa potrebna izobraževanja ter nabavo opreme smo lahko izpeljali izjemno hitro. Od začetnega povpraševanja do podpisa pogodbe o polnopravnem članstvu je preteklo le slabih 14 dni. Po podpisu pogodbe smo prejeli seznam opreme, ki je potrebna za nemoteno delovanje (računalnik, tiskalnik, čitalnik črtne kode …). Za delo s COBISS3 je treba opraviti tudi dva tečaja (tu ne gre za licenco oz. do- voljenje za kreiranje bibliografskih zapisov). Prvi tečaj je namenjen prevzemanju zapisov in zaloge, s katerim kandidat pridobi privilegije za delo z zalogo (v vseh tipih slovenskih knjižnic). Tečaj poteka tri dni in vključuje delo v poskusni bazi (spoznavan- je segmentov, ukazov in prevzemanje zapisov ter urejanje polj 996/997 idr.). Prvo izobraževanje je bilo brezplačno. 4 Naslednji tečaj je namenjen segmentu izposoje (pridobljena pooblastila za delo v izposoji). Na izobraževanju o prevzemanju zaloge smo posamezne šole dobile svoje skrbnike (kontaktne osebe), ki bdijo nad našim delom in nam pomagajo pri samostojnem delu s programom. 1 COBISS3 predstavlja tretjo generacijo programske opreme za avtomatizacijo knjižničnega poslovanja, ki jo razvija IZUM. 2 Spletna stran: http://home.izum.si/cobiss/faq/faq_solske.asp. 3 Članki so navedeni v virih. 4 Več o izobraževanjih dostopno v programu izobraževanj: http://home.izum.si/izum/program_izobrazevan- ja/program_izobrazevanja.pdf. Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 165–168 167 stroka in praksa V šolski knjižnici OŠ Polje smo se ponovnemu prevzemanju bibliografskih zapisov (vpisovanju vse zaloge) izognili, saj smo med izobraževanjem ugotovili, da je bila baza dovolj dobra in primerna za konverzijo. Celotno bazo WinKnj (s seboj sem jo pri- nesla na USB-ključku) so strokovnjaki na IZUM-u v času, ko je potekalo izobraževan- je, preverili. Uspešnost konverzije je sicer odvisna od kakovosti zapisov. Ugotovitve so presenetile tudi same zaposlene na IZUM-u, saj bi bila konverzija skoraj 80 %. Čeprav sem bila sama še vedno skeptična glede konverzije, sem si vseeno želela, da bi lahko čim hitreje začela delati s COBISS3. To mi je posledično omogočala ravno konverzija, saj gradiva ni bilo treba ponovno vnašati, ampak sem lahko takoj po opravljenih tečajih, začela delati s tem programom. Pred obiskom kontaktne osebe na šoli je bilo treba sprejeti še nekatere odločitve. Na IZUM je bilo treba posredovati pripravljene lokalne šifrante (podlokacije: K – knjižnica in US – učbeniški sklad, UDK-oznake za prosti pristop; oznake za oddelke; interne oznake idr.). Pomembno vlogo pri gradivu ima tudi videz nalepke, zato smo se odločili, da nalepko opremimo s šolskim logotipom (lažja identifikacija). Ob preho- du smo določili tudi nove postavitve UDK za prost pristop, zato je bilo treba določiti, kako se bodo pri konverziji starejše postavitve (signature) prenesle v nov program (združevanje postavitev in določevanje novih). Ob konverziji se je učbeniški sklad, ki smo ga v WinKnj označili ločeno, prenesel v podlokacijo US (učbeniški sklad), preostalo gradivo po področjih pa v podlokacijo K (knjižnica). Ob obisku kontaktne osebe smo imeli pripravljen pregled že obstoječih nalepk na knjigah. Kljub konverziji, prenosu baze iz WinKnj v COBISS3, smo tako lahko ohranili tudi obstoječe nalepke (ni jih bilo treba zamenjati z novimi). Program COBISS3 ob prebrani črtni kodi, ki je bila prenesena iz WinKnj, prepozna to črtno kodo in v sis- temu bere nov zapis. Zbirka šolske knjižnice je dostopna prek povezave do lokalne kataloga 5 šolske knjižnice OŠ Polje. Sklep Ob prebiranju strokovne literature, člankov, standardov sem zasledila, da so že pred leti v Narodni in univerzitetni knjižnici v centru za razvoj knjižničarstva načrtovali vključevanje čim več šolskih knjižnic v COBISS. Že Bahor (2009) je dejal, da so že pred leti stremeli k temu, da bi postopno in sistemsko vključevali šolske knjižnice v sistem COBISS. Zato je toliko bolj pomembno, da je bila konverzija iz programa WinKnj v COBISS na naši šoli zelo uspešna. Kljub začetnim pomislekom je bila od- ločitev za te vrste prehod zelo dobra. Ker so bili zapisi v bazi WinKnj in predhodno v programu Šolska knjižnica prevzeti iz COBIB-a (narejeni skladno s standardi), je bilo v COBISS3 uspešno prenesenih kar 78 % vseh bibliografskih zapisov. Zelo pomembno je bilo, da smo lahko na vseh prejšnjih enotah ohranili stare nalepke in s tem pri - hranili veliko časa ter se izognili dodatnim stroškom. Ker gre za avtomatski prenos zaloge, je kljub temu dobro, da tudi ročno prevzemamo zapise in urejamo lokalne podatke. Tako se ohrani pridobljeno znanje s tečajev za nemoteno nadaljnje delo. Moje mnenje o delu v programu COBISS3 se je spremenilo. Ugotovila sem, da predvsem zaradi nepoznavanja dela s COBISS in prednosti, ki jih nudi, nisem bila prepričana o uspehu. Z opravljenimi tečaji sem se usposobila in pridobila privilegije za delo s posameznimi segmenti COBISS3 in ob tem ni potrebna licenca (dovoljenje za vzajemno katalogizacijo). Kljub obsežnim tridnevnim tečajem, s koncentriranimi vajami (urjenje prevzemanja zapisov in urejanja lokalnih podatkov) so bila navodila jasna, napotki smotrni, pomoč je vedno na voljo in delo je zelo avtomatizirano. Tako 5 COBISS/OPAC: http://www.cobiss.si/scripts/cobiss?command=CONNECT&base=55375. 168 Mateja Drnovšek: Konverzija knjižničnega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3 stroka in praksa je šolska knjižnica OŠ Polje postala del slovenskega kooperativnega online biblio- grafskega sistema in servisov. Ob koncu je treba izpostaviti tudi dejstvo, da se pri izvajanju pouka v knjižnici v okvi- ru knjižničnih informacijskih znanj učenci zdaj učijo COBISS/OPAC na nivoju splošne knjižnice kot tudi na lokalnem nivoju šole. Šolski knjižničarji smo dejansko vpeti v pedagoško delo, toda treba je ostati v stiku s stroko. Poleg vsega strokovnega dela, poznavanja osnov in funkcij COBISS3 imam z vidika zaposlitve (s svojimi pridobljeni- mi pravicami ter znanjem) tudi možnost zaposlitve v drugih tipih slovenskih knjižnic. Viri Bahor, S. (2009). Šolske knjižnice. Pridobljeno 25. 8. 2010 s spletne strani: http://www.nuk.uni-lj. si/dokumenti/izobrazevanje/bahor-splosne.pdf. Škrlj, G. (2009). OŠ Prule in prehod na COBISS. Knjižničarske novice, let. 19 (4/5), str. 4–6. Žekar, D. (2007). Iz programa Šolska knjižnica v sistem COBISS. Kako smo se lotili prehoda iz enega sistema v drugega v šolski knjižnici Osnovne šole Hruševec. Šolska knjižnica, 17 (3/4), str. 155–156. > Mateja Drnovšek, univ. dipl. bibl., prof. zgod., je zaposlena kot šolska knjižničarka na OŠ Polje. Naslov: OŠ Polje, Polje 358, 1260 Ljubljana Polje Naslov e-pošte: mateja.drnovsek@ospolje.si