VISOKA EKONOMSKO KOMERCIALNA ŠOLA V PODIPLOMSKI ŠTUDIJ MARKETINGA dr„ Ivan Turk POSLOVNE INFORMACIJE IN INFORMACIJSKI SISTEM MARIBORU MARIBOR 1973 tl ut m '* 252243 dr. Ivan Turk, redni profesor Ekonomske fakultete ;■ . : x) POSLOVNE INFORMACIJE IN INFORMACIJSKI SISTEM 1 POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEM' 10 POJEM POSLOVNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA Informacije so namensko usmerjeno in na nekoga naslovljeno spo¬ ročilo. Predno pridemo do informacij, moramo zbrati ustrezne podatke, jih urediti in obdelati. Podatke je seveda treba tudi shranjevati. Da bi bila omogočena pretvorba začetnih podatkov v zaželjene informacije in hramba podatkov, pa potrebujemo: a) delovna sredstva, ki so povezana z oblikovanjem informacij; b) delovne predmete, ki so povezani z oblikovanjem informacij; c) storitve, ki so povezane z oblikovanjem informacij; č) delovno silo oziroma ljudi, ki so povezani z obliko¬ vanjem informacij. To so prvine informacijskega procesa, ki jih je treba tako orga¬ nizirati, da ob njihovem delovanju ostvarimo zaželjeni cilj. Organiziranje teh prvin med drugim obsega določitev metod, teh¬ nik in postopkov v navodilih za izvedbo informacijskega proce- sa. Poslovni informacijski sistem je organizacijska ce lota mc-d seboj povezanih prvin, ki ima namen oblikovati informacije o , poslovanju in shranjevati podatke . Informacije je treba osvetljevati predvsem glede na njihov pomen za odločanje pri načrtovanju, ostvarjanju in nadziranju, čeprav lahko najdejo kakega uporabnika tudi izven samega podjetja, za x) Odlomki iz rokopisa knjige: "Izgradnja sistema poslovnih informacij". - 2 - katerega ne bodo imele takšnega pomena. Informacije lahko delimo na tiste, ki so potrebne pri upravljanju, in na tiste, ki so potrebne pri izvajanju. Če informacijski sistem usmerimo k obli¬ kovanju informacij za upravljanje, lahko govorimo o upravljalnem informacijskem sistemu. Upravljalni informacijski sist e m je orga¬ ni zacijska celota med seboj povezanih prvin, ki ima nam en obli¬ kovati informacije za potrebe upravljanja . Upravljalni informacij ski sistem je potemtakem prvi hip nekoliko ožji od poslovnega in¬ formacijskega sistema, saj pri njem ni dane posebne pozornosti niti drugim informacijam mimo tistih za potrebe upravljanja, niti skrbi za hrambo podatkov. Vendar pri upravljalnem informacijskem sistemu ne gre za zanemarjanje tistega, kar sicer zajema poslovni informacijski sistem, temveč le za poudarjanje tistega, kar je pri sodobnem informacijskem sistemu bistveno. V tem smislu bi lahko govorili o upravljalnem informacijskem sistemu kot o poseb¬ nem vidiku poslovnega informacijskega sistema. Res pa lahko ob¬ staja poslovni informacijski sistem, ki nima pravih oznak uprav¬ ljalnega informacijskega sistema. Zato je mogoče v upravljalnem informacijskem sistemu videti tudi višjo stopnjo poslovnega in¬ formacijskega sistema. V literaturi še zdaleč ne najdemo enotnega gledanja na poslovni informacijski sistem ali na upravljalni informacijski sisten. Ne nameravamo navajati različnih opredelitev iz literature, že¬ limo le opozoriti na dejstvo, da takrat, kadar govorimo o infor¬ macijskem sistemu, ne smemo misliti samo na sredstva za obdelavo podatkov, še manj pa seveda samo na računalniško obdelavo podat¬ kov. Informacijski sistem mora reševati že vprašanja zajemanja izvirnih podatkov in tudi še vprašanja sestavljanja poročil s potrebnimi informacijami. Njegovo izhodišče so vsebinska, tj. ekonomsko-organizacijska in ne tehnična vprašanja. Če splošno razvrščanje sistemov uporabimo sedaj pri poslovnem infornacijsken sistemu, lahko rečeno, da je ta dinaničen, ume¬ ten, odprt in največkrat nepopolen sistem. Poslovni informacijski sistem je dinaničen in ne statičen sistem, ker se s časom in krajen, v kakovosti in količini, namerno ali pod vplivom okolja spreminjajo njegove prvine in njihova orga¬ nizacijska . povezava, s tem pa tudi sistem kot celota. Poslovni informacijski sistem je umeten in ne naraven sistem, saj je posledica človekovih prizadevanj; lahko bi ga označili tudi kot organizacijski sistem in v večji ali manjši meri še kot tehnič¬ ni sistem. Poslovni informacijski sistem.je odprt in ne zaprt sistem, saj je povezan s svojin okoljem na določenih točkah in v določenem obsegu. Poslovni informacijski sistem je večkrat nepopolen kot popolen sistem, ker ne obravnava vseh poslovnih stanj in procesov v gospodarski celoti, zlasti pa ne vseh njenih vezi z okoljem. Če govorimo o poslovnem informacijskem sistemu v okviru podjet¬ ja, pa še ne smemo pozabiti na njegovo povezavo navzven in na njegovo razčlembo navznoter. Podjetje kot sistem je lahko del kake višje tvorbe, prav tako. je tudi njegov poslovni informa¬ cijski sistem lahko le del ustreznega nadsistema. Po drugi stra¬ ni pa je poslovni informacijski sistem kakega podjetja lahko razčlenjen po funkcijskih področjih ali po značaju podatkov na več podsistemov. Vsak izmed njih v takšnem primeru obravnava le določena poslovna stanja in procese ter vezi gospodarske celote z okoljem. Toda takšne podsisteme je mnogokrat bolje označiti kot delne sisteme, ker so. največkrat vzpostavljeni brez medse¬ bojne povezanosti. Sestavljen informacijski sistem, ki obsega več takšnih delnih sistemov torej največkrat ni racionalna ce- - 4 - 11 RAZČLEMBA POSLOVNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA PO POSLOVNIH FUNKCIJAH če naj informacije služijo odločanju v zvezi s posamezno po¬ slovno funkcijo, je normalno, če je tudi poslovni informacij¬ ski sistem vzpostavljen tako, da je skladen s potrebami pri posamezni poslovni funkciji. Brž ko poslovni informacijski sistem razčlenimo po poslovnih funkcijah, lahko govorimo o naslednjih delnih informacijskih ; sistemih: a) investicijskem informacijskem sistemu; b) kadrovskem informacijskem sistemu; c) nakupnem informacijskem sistemu; 6) proizvodnem informacijskem sistemu; d) prodajnem informacijskem sistenu; e) finančnem informacijskem sistemu. V vsakem primeru imamo opravka z zbiranjem za posamezno funkcij¬ sko področje pomembnih podatkov, ki jih je nato treioa v končni stopnji spremeniti v informacije za odločanje pri njegovem na¬ črtovanju, ostvarjanju in nadziranju. V vsakem primeru imamo tu¬ di opravka.s 'prvinami informacijskega procesa, ki jih je treba tako organizirati, da ob njihovem delovanju ostvarimo zaželjeni cilj . K izgradnji vsakega takega delnega informacijskega sistema je treba pristopiti tako, da najprej proučimo potrebe po informaci¬ jah;.nato možnosti za zbiranje podatkov in končno razpoložljiva in potrebna delovna sredstva, delovne predmete in ljudi za pretvorbo začetnih podatkov v zaželjene informacije. Metode, tehnike in postopki se utegnejo bistveno razlikovati pri obli¬ kovanju informacij na različnih funkcijskih področjih, a tudi na posameznem funkcijskem področju, kadar imamo pred ocni infor¬ macije za tamkajšnje odločanje pri načrtovanju, informacije za - 5 - odločanje pri ostvarjanju ali informacije za odločanje pri j nadziranju. Na ten mestu ne bcno podrobneje pojasnjevali vsakega izned navedenih delnih informacijskih sistenov. Onenino naj le, da ločeno vzpos-tavl j an j e takšnih delnih infornaci jskih sistenov utegne dati zelo dobro podlago za odločanje pri poslovnih funk¬ cijah. Ina pa dvoje bistvenih pomanjkljivosti: a) ne upošteva v zadostni meri ustaljene organizacije pri pretvarjanju izhodiščnih podatkov v ustrezne inf ormacij e; b) ne upošteva v zadostni neri.potrebe po enakih izho¬ diščnih podatkih pri oblikovanju infornacij za raz¬ lična funkcijska področja. Prvo pomeni, da ne upošteva dejstva, da obstaja npr. knjigovod¬ stvo kot posebni in najstarejši informacijski sistem, ki nika - kor ne bi smel biti usmerjen le k potrebam finančne funkcije, temveč k potrebam vseh poslovnih funkcij. Drugo pa povzroča, da posamezen izvirni podatek lahko vstopa povsem ločeno v več delnih informacijskih sistenov, ker so ti vzpostavljeni ločeno drug od drugega. Sestavljeni informacijski sistem, ki obsega več takšnih delnih informacijskih sistemov, je nato ob drugih nespremenjenih okoliščinah, drag, ker vključuje podvajanje in¬ formacij . 12 VPLIV ZNAČAJA PODATKOV NA VZPOSTAVLJANJE POSLOVNEGA.INFOR¬ MACIJSKEGA SISTEMA Ni si mogoče predstavljati podjetja, v katerem bi shajali brez informacij za načrtovanje, ostvarjanje in nadziranje poslovnih funkcij. Zato lahko rečemo, da ima tudi vsako podjetje boljše ali slabše urejen poslovni informacijski sistem, tj. organiza¬ cijsko celoto ned seboj povezanih prvin, ki ina namen z zbira¬ njem, urejevanjem in obdelovanjem podatkov oblikovati informa¬ cije o poslovanju in shranjevati podatke. Poslovni informacij¬ ski sistem torej ni nekaj, kar je šele v nastajanju in česar v preteklosti ni bilo. Res pa je obstoječi poslovni informa¬ cijski sistem ali bolje, delne poslovne informacijske sisteme mogoče dvigniti na povsem novo kakovostna raven. Eden izmed najstarejših poslovnih informacijskih sistemov, ki je po svojem bistvu spet delni sistem, lahko vidimo v knjigo¬ vodstvu. Knjigovodstvo je na popolnem zbiranju ter ustaljenem kronološkem in stvarnem urejevanju podatkov zasnovana dokumen¬ tirana in strogo formalna evidenca vseh nastalih individualizi¬ ranih poslovnih procesov in stanj, k.i zaradi izražanja v denar¬ ni enoti mere omogočajo prikazati sliko o celotnem poslovanju podjetja. V knjigovodstvu so sistematično zbrani, urejeni in ob¬ delani vsi podatki, ki spreminjajo kako sredstvo, vir sredstev, prihodke ali odhodke in ki omogočajo kadarkoli sestaviti bilan¬ co in izkaz uspeha. Poleg informacij sintetičnega značaja, ki so pomembne zlasti za finančno funkcijo, pa daje knjigovodstvo tudi številne informacije analitičnega značaja za potrebe vseh poslov¬ nih -funkcij v podjetju. To, kar je značilno za vsebinsko zaokro¬ ženi knjigovodski informacijski sistem, pa je vrednostni značaj podatkov. Zaradi svoje vsebinske zaokroženosti pa je knjigovodski informa¬ cijski sistem največkrat le premalo usmerjen k reševanju potreb pri posameznih poslovnih funkcijah. Njegova hioa pa ni samo v tem, da izhaja iz vrednostnih podatkov in omogoča vrednostne in¬ formacije, temveč tudi v tem, da je očitno usmerjen le v pretek¬ lost. Zato je za potrebe posameznih poslovnih funkcij že davno bilo potrebno vzpostaviti še druge delne informacijske sisteme. 7 V tej zvezi naj opozorimo na operativno in statistično evidenco. Operativna evidenca je na popolnem zbiranju ter vsakokrat u- strezajočen urejevanju podatkov zasnovana izvirna in hitro raz¬ položljiva evidenca tistih že nastalih ali predvidenih indivi¬ dualiziranih poslovnih procesov in stanj, ki onogocajo prika - zati sliko o določenih straneh .poslovanja podjetja. Takšna evi¬ denca je vzpostavljena v okviru posamezne, poslovne funkcije in služi navadno izključno njenim potrebam. Kadrovska evidenca j : e npr. povsem ločena od evidence izrabe zmogljivosti strojev. Medtem ko je knjigovodstvo zlasti primerno kot tvorec informa¬ cij za nadziranje, posega operativna evidenca v večji meri na področje informacij: za ostvarjanje in načrtovanje. Ves sistem, dokumentacije v zvezi s proizvodnim nalogom npr. lahko obravna¬ vano kot posebno pojavno obliko operativne evidence. Podobno velja za. računsko-tehnično stran načrtovanja. .Toda medtem ko o knjigovodstvu lahko govorimo kot o zaokroženem informacijsk-en sistemu, ki je lahko razčlenjen na več podsistemov, npr. knjigo¬ vodstvo materiala, osnovnih sredstev, proizvodnje, terjatev itd., tega ne moreno več reči za operativno evidenco. Operativ¬ na evidenca je le skupen naziv za več nepovezanih delnih opera¬ tivnih informacijskih sistemov. Zanjo vrednostni značaj podatkov, ki v končni stopnji omogoča sintetiziranje najrazličnejših stra¬ ni poslovnega procesa, sploh ni bistven, čeprav se mu v 'določe¬ nih primerih ne odreka. Največkrat pa se zadovoljuje kar s koli¬ činskimi podatki, iz katerih izhajajo navadno informacije, ki niso vrednostne. Statistična" evidenca je na popolnem ali reprezentativnem zbira¬ nju ter vsakokrat ustrezajočem urejevanju podatkov zasnovana e- videnca že nastalih množičnih poslovnih procesov in stanj, ki kot skupnost ne glede na njihove individualne posebnosti pri¬ kazujejo sliko določene strani poslovanja podjetja. Marsikaj, kar smo preje ugotovili za operativno evidenco, velja sedaj tudi 8 za statistično, s to izjemo, da inano pri njenem izhodišču o- pravka le s podatki iz preteklosti in z oblikovanjem informa¬ cij, ki izhajajo -iz proučevanja množičnih pojavov. Statistič¬ ne informacije so lahko koristne tako pri nadziranju kot na - črtovanju, medtem ko imajo manjši pomen za ostvarjanje. Stati¬ stična evidenca je največkrat spet vzpostavljena v okviru posa¬ mezne poslovne funkcije in služi izključno njenim potrebam. Zato je le skupen naziv za več nepovezanih delnih statistič¬ nih informativnih sistemov. V prejšnji točki smo delne informacijske sisteme predstavili po funkcijskih področjih, sedaj pa po takšnih celotah, ki iz¬ hajajo iz podatkov z enakim značajem. Toda tudi sedaj lahko u- gotavljano pomanjkljivosti takšnih delnih informacijskih siste¬ mov, ki so v ten, da ne upoštevajo v zadostni meri dejstva, da posamezni izvirni podatek lahko vstopa v več delnih informacij¬ skih sistemov, ker so ti vzpostavljeni ločeno drug od drugega. 13 VRSTE POSLOVNIH INFORMACIJSKIH SISTEMOV GLEDE NA NJIHOVO USMERJENOST, INTEGRIRANOST IN TEHNIČNO OPREMLJENOST Poslovne informacijske sisteme, razvršča literatura na različne načine. Vendar menimo, da v .osnovi vsebinskega razvrščanja le nastopata dve razsežnosti: usmerjenost in.integriranost (zdru- ženost) teh sistemov. Glede na usmerjenost moremo razlikovati: aa) običajni informacijski sistem; ab) upravljalni informacijski sistem. Glede na integriranost pa:moremo razlikovati: ba) neintegrirani informacijski sistem; bb) integrirani informacijski sistem. 9 Značilnost običajnega infornacijskega sistena je, da je pretež¬ no usmerjen v pretekla dogajanja brez posebnega poudarka na po¬ trebah pri upravljanju. Oznacino ga lahko tudi kot klasični infornacijski' sisten. Pri njen se rutinsko zbirajo podatki o preteklih poslovnih procesih in stanjih ter oblikujejo infor¬ macije o njih. V običajni informacijski sisten niso vgrajene načrtovane velikosti, ki bi onogočale preučevanje odmikov ost- varjenega od načrtovanega, zato tudi niso poznane takoinenova- ne povratne infornacije, ki bi olajšale popravljalne odločitve. Običajni infornacijski sisten ni mogoče istovetiti s knjigovod¬ stvom. Iz izvajanj v prejšnji točki nam je že poznano, da se s preteklostjo ukvarjata lahko tudi operativna in statistična evidenca. Po drugi strani pa je tudi te evidence že mogoče pri¬ lagoditi tako, da jih moreno obravnavati kot sestavni del u - pravijalnega informacijskega sistena. Značilnost upravljalnega informacijskega sistena je, da je z vidika potreb pri upravljanju usmerjen tako v pretekla : kot v sedanja in prihodnja dogajanja. Upravljalni informacijski si¬ sten je zasnovan tako, da ima svoje izhodišče v potrebah po poslovnih informacijah za načrtovanje, ostvarjanje in nadzira¬ nje ob pravem času in na praven kraju. Za upravijalni informa¬ cijski sisten je celo pomembnejša prihodnost kot preteklost; preteklost daje le podlago za usmerjanje prihodnosti. V ta si¬ stem so zato neizbežno vgrajene načrtovane Velikosti, ki omogo¬ čajo proučevanje odmikov ostvarjenega od načrtovanega, zato so tudi poznane povratne informacije, ki omogočajo upravljanje na podlagi izjen. Kot sestavni del upravljalnega infornacijskega sistena je .mogoče obravnavati tudi računovodstvo, ki ga sestav¬ lja računovodsko načrtovanje, knjigovodstvo, računovodski nad¬ zor in'računovodska analiza. Vendar nima nujno vsako računo - vodstvo že vseh oznak upravljalnega informacijskega sistema, čeprav ima nekaj njegovih zasnov. Računovodstvo, ki je grajeno smotrno v povezavi s potrebami pri upravljanju, je v literaturi 10 - navadno predstavljeno kot upravljalno računovodstvo. Seveda pa to še zdaleč po vsebinski strani ne izčrpa vsega, kar spada, v okvir upravljalnega informacijskega sistema kot celote. Zna,čilnost neintegriranega informacijskega sistema je, da je vzpostavljen ločeno po posameznih poslovnih funkcijah ali loče¬ no glede na značaj podatkov ter ne upošteva njihove medsebojne povezanosti. Zato tudi posamezni podatek lahko nastopa ločeno v več delnih informacijskih sistemih. Neintegriran informacij¬ ski sistem je pravzaprav drugo ime za sestavljen informacijski sistem, ki obsega več samostojnih delnih informacijskih siste¬ mov. Zaradi nepovezanosti delnih informacijskih sistemov tudi ni mogoče o njih govoriti kot o podsistemih v pravem smislu. Prav tako je dvomljivo, ali lahko neintegrirani informacijski sistem predstavljamo kot sistem v smislu celote. Kljub vsem ten pomislekom o izrazoslovju pa je neintegrirani informacij¬ ski sistem’le najbolj podest. Celo v samem knjigovodstvu more¬ no zaznamovati nekatere njegove poteze. Če je hpr. oddajnica materiala posebej obravnavana v'okviru materialnega knjigo¬ vodstva, nato pa še posebej v okviru knjigovodstva proizvodnje in ne le v okviru enega podsistema za potrebe vseh drugih, mo¬ reno še vedno govoriti o nezadostni integraciji posameznih de- loV knjigovodstva. Da ne bi prišlo v neintegriranem informacij¬ skem sistemu do prevelikega podvajanja ali do prevelikega obse¬ ga ločenega oblikovanja informacij na podlagi istih' izhodiščnih podatkov, najdeno včasih rešitve v prostorskem premeščanju do¬ ločenega dela. evidence. Tako je npr. lahko knjigovodstvo kup¬ cev prostorsko premeščeno v prodajni oddelek, da bi lahko bolje koristilo potrebam prodajne funkcije, ali v finančni oddelek, da, bi lahko bolje koristilo potrebam finančne funkcije, čeprav ostane po svoji vsebini še vedno sestavni del knjigovodskega informacijskega sistema. j Značilnost integriranega informacijskega sistema pa je, da 11 upošteva medsebojno povezanost vseh poslovnih funkcij, zato je tudi grajen, z vidika celotnega podjetja, vendar tako, da upošte¬ va potrebe pri vsaki poslovni funkciji posebej. V njen so izvir¬ ni podatki sprejeti za potrebe vseh prejemnikov kasnejših po¬ slovnih, informacij hkrati. Takšen informacijski sistem je lah¬ ko sestavljen iz več podsistemov, vendar ge izvirni podatek, ki vstopa v posamezni podsistem, ne pojavlja več na isti način tudi pri kakem drugem podsistemu. Običajni informacijski sistem je praviloma neintegrirani infor¬ macijski sistem, upravljalni informacijski sistem pa integrira¬ ni informacijski sistem. Vendar takšna povezava ni vedno nujna. Zamisliti si je mogoče tudi upravljalni informacijski sistem, ki je po svojem bistvu še vedno neintegrirani informacijski .si¬ stem, ali pa integrirani informacijski sistem, ki je zaradi svo¬ je usmeritve v preteklost še vedno soroden z običajnim informa¬ cijskim sistemom. Do sedaj smo govorili, o vsebinskem razvrščanju poslovnih infor¬ macijskih sistemov. Ge sedaj upoštevano še njihovo razvrščanje glede na tehnično opremljenost, pridemo do tretje razsežnosti celotnega razvrščanja. Razlikovati moremo: ca) ročno zasnovani informacijski sistem; cb) računalniško zasnovani informacijski sistem. Ko smo opredeljevali poslovni informacijski sistem nasploh, smo govorili 6’ ten, da v organizacijsko celoto povezuje de¬ lovna sredstva, delovne predmete, storitve in delovno silo o- zirona ljudi, tj. prvine informacijskega procesa, ki omogočajo oblikovanje informacij o poslovanju in shranjevanje podatkov. Ročno zasnovani informacijski sistem se razlikuje od računal¬ niško zasnovanega predvsem po delovnih sredstvih, od njih so pa nato odvisne tudi druge prvine in njihova^organizacija« 12 - Značilnost ročno zasnovanega informacijskega sistema je, da se pri njen v vlogi delovnih sredstev, ki so povezana z obli¬ kovanjem informacij, pojavljajo v najboljšem primeru računski in knjižni stroji, v vlogi delovnih predmetov, ki so povezani s shranjevanjem podatkov in oblikovanjem informacij, večinoma kartoteke, da se pri njem urejevanje in obdelovanje podatkov začne na podlagi navedb v ročno sestavljenih obrazcih, organi¬ zacija prvin informacijskega procesa pa je zagotovljena z de¬ lovnimi navodili. Značilnost računalniško zasnovanega informa¬ cijskega sistema je nasprotno, da' se pri njem v vlogi delovnih sredstev, ki so povezana z oblikovanjem informacij, pojavlja v večji ali manjši meri računalnik, v vlogi delovnih predmetov, ki so povezani s shranjevanjem podatkov in oblikovanjem infor¬ macij, datoteke na magnetnih trakovih ali magnetnih ploščah, da se pri njem urejevanje in obdelovanje podatkov začne šele potem, ko so podatki preneseni na luknjane kartice, trakove a- li podobne nosilce, organizacija prvin informacijskega procesa pa je zagotovljena s programi. Nikakor ni nujno, da pri tako za¬ snovanem informacijskem sistemu obstaja v okviru samega podjetja vsa potrebna oprema. Manjkajoče zmogljivosti'lahko podjetje na¬ domesti z vključitvijo v ustrezni računalniški center, nakar je med prvinami informacijskega procesa treba posebej obrav¬ navati še-storitve takšnega centra. Če računalnik omogoča samo hitrejšo razpoložljivost informacij, je s- ten že bistveno izboljšan poslovni informacijski sistem, kajti pri odločanju se lahko opiramo le na informacije, ki so pravočasne. Prepozno dana informacija pravzaprav ni več informa¬ cija, saj ne koristi več svojemu namenu. Toda .z računalnikom lahko pridemo tudi do informacij, ki bi nam sicer bile nepoznane. Prav tako nam šele računalnik v celoti omogoča integracijo del¬ nih informacijskih sistemov in s ten njihovo pretvorbo v prave podsisteme, posamezni podatek pa je mogoče z enkratnim vstopom 13 - v sisten obdelovati skladno s potrebami pri katerikoli poslov¬ ni funkciji. Zato si integriranega informacijskega sistema sko¬ rajda ni mogoče zamisliti brez računalnika. A tudi upravljalni informacijski sistem je mogoče v celoti uresničevati šele po¬ ten, ko vključimo vanj računalnik. Toda nikakor ni nujno, da bi računalnik uporabljali vsestransko. Lahko ga omejujemo zgolj na določena področja. Povsem možen je tudi računalniško zasnovan heintegrirani informacijski sisten. Prav tako pa še ni rečeno, da vključitev računalnika v poslov¬ ni informacijski sisten že sama po sebi pomeni prehod od obi¬ čajnega na upravljalni informacijski sisten. 14 - 2 PROCES UVAJANJA RAČUNALNIŠKO ZASNOVANEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA 20 OKOLIŠČINE, KI POSPEŠUJEJO UVAJANJE RAČUNALNIŠKO ZASNOVA¬ NEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA Da bi spoznali okoliščine, ki pospešujejo uvajanje računalnika v poslovni informacijski sistem, je'koristno najprej opozoriti na sposobnosti računalnika, ki so v: - opravljanju nekaj temeljnih aritmetičnih operacij in logičnih primerjav - skladno z vrsto navodil, ki so shranjena v njegovem pomnilniku'(računalniški program) - z veliko natančnostjo in hitrostjo. Medtem ko značilnosti računalnika nakazujejo naloge, ki jih je mogoče avtomatizirati, je 'od ekonomike odvisno, kaj tudi bo av¬ tomatizirano, zlasti če je računalnik vpeljan samo v delne in - formacijske procese in torej ni razpravljanja o integriranem in formacijskem sistemu. Okoliščine, ki pospešujejo uvajanje raču¬ nalnika in ki v marsičem izhajajo že iz njegovih pravkar navede nih značilnosti, so naslednje: a) obsežnost dela pri oblikovanju informacij; b) pogostnost operacij pri oblikovanju informacij; c) razumljivost operacij pri oblikovanju informacij; š) številčnost odločevalnih točk ob zahtevi po koor¬ diniranem odločanju; d) pravočasnost ukrepanja na podlagi informacij; e) posledice odločitev brez potrebnih informacij. Čim večje je število podatkov,ki jih je treba urediti ih obde¬ lati, da bi prišli do potrebnih informacij v zvezi z načrtova¬ njem, ostvarjanjem ali nadziranjem, tem bolj je potreben raču¬ nalnik (pod a). 15 - Čin bolj se ponavljajo operacije, ki so potrebne pri obliko¬ vanju ustreznih, infornacij, ten bolj je mogoče načtonestiti ročno delo z računalniškim- '(pod. b) . Čin bolj razumljive in rutinske so operacije, ki so potrebne pri oblikovanju infornacij, ten lažje je sestaviti računalniš¬ ki program in s ten preiti od ročnega dela na računalniško (pod c). Čin večje je število organov, ki odločajo o nežen, kar nora biti koordinirano, ten bolj je potreben računalnik, ki za vsak organ lahko posebej pripravlja ustrezne informacije (pod č). Čin hitrejše nora biti ukrepanje, 'ten bolj pride do^poudarka prednost računalnika, saj le ta omogoča hitro razpoložljivost infornacij (pod d). Čin težje so posledice .odločitev, ki so sprejete v odsotnosti potrebnih infornacij, ten večjo vrednost imajo informacije, ki jih omogoča računalnik (pod e). 21 POGOJI ZA USPEŠNO UVEDBO RAČUNALNIŠKO ZASNOVANEGA INFOR¬ MACIJSKEGA SISTEMA Uvedbo računalniško zasnovanega informacijskega sistema moreno sicer osvetljevati z dveh vidikov: kot uvedbo nove vrste poslov¬ il e ga infornacijskega ..sistema,, v kateri ima svojo vlogo tudi računalnik, ali kot uvedbo računalnika v poslovni informacij¬ ski sistem. Toda računalniško zasnovani informacijski sisten ne bi snel biti sano. preprost seštevek obstoječega poslovnega infornacijskega sistema in računalnika kot tehničnega sredstva, temveč nekaj več. Računalnik pride do polne veljave šele tedaj, kadar glede na nove možnosti urejevanja, obdelovanja in shranje¬ vanja podatkov spremenimo tudi druge strani poslovnega informa¬ cijskega sistema. 16 Pojasniti pogoje za uspešno uvedbo računalniško zasnovanega infornacijskega sistema nikakor ni lahka naloga. Zato tudi na¬ ša izvajanja v tem pogledu ne bodo izčrpala vseh pogojev. Ome¬ jila se bodo le na naslednje: 1. Opredelitev procesov odločanja, pri katerih so po¬ trebne informacije s pomočjo računalnika 2. Opredelitev relevantnih informacij, ki naj jih daje računalnik za procese odločanja 3. Določitev načina uporabe relevantnih informacij, ki jih daje računalnik 4. Zagotovitev vseh potrebnih podatkov za oblikovanje relevantnih informacij s pomočjo računalnika 5. Usposobitev uporabnikov informacij za razumevanje vloge računalnika 6. Obstoj skupine sistemskih analitikov in programer¬ jev, ki je seznanjena' s podjetjem 7. Prizadevanje organov upravljanja in vodstva za uved¬ bo računalnika 8. Pripravljenost v podjetju za spremembe, ki jih povzro¬ ča uvedba računalnika. Oglejmo si sedaj podrobneje vsakega izmed navedenih pogojev! Deber računalniško zasnovani informacijski sistem ni mogoče iz¬ grajevati tako, da bi v začetku preprosto spraševali organe u- pravljanja in vodstvo, katere informacije želijo imeti. Domneva, da ti že sami vedo, katere informacije potrebujejo in zaradi tega želijo, ni vedno pravilna. Znano je, da tisti, ki manj razume kak pojav, zahteva več informacij, ki naj bi ga pomagale pojasni¬ ti. Kdor ne razume kakega pojava, o katerem bi moral odločati, zahteva informacije o "vsem”, da bi bil bolj "varen". To pa po- 17 vzroča, da že :.b samem začetku ne poskrbimo za prave informa¬ cije. Začetek izgradnje računalniško zasnovanega informacijske¬ ga sistema mora biti drugačen. "Ni mogoče našteti informacij, ki so potrebne za odločanje, dokler ni postavljen in preizkušen pojasnjevalni model procesa odločanja in z njim povezani sistem. Informacijski sistemi so podsistemi upravljanih sistemov." (R. L. Ackoff: Management Misinformation Systems. V knjigi: D.H.Sanders: Computers and Management, Mc Graw-Hill, New York 1970, str. 22). Tako pridemo do našega prvega pogoja, po katerem je najprej treba opredeliti procese odločanja, pri katerih so po¬ trebne informacije s pomočjo računalnika. Uvedba računalniško zasnovanega informacijskega sistema naj bi iz¬ boljšala informacije, ki so potrebne pri odločanju. Toda domneva, da tistim, ki odločajo, pred uvedbo računalniško zasnovanega informacijskega sistema, manjkajo relevantne informacije, prav tako ni vedno pravilna. Zanimivo je spoznanje, da je mnogokrat tisto, zaradi česar "trpijo” odločevalci, le - "preobilje ire¬ levantnih informacij" (R.L.Ackoff, cit. delo, str. 20). Organi upravljanja in vodstvo mnogokrat prejemajo ali povsem neobdela¬ ne podatke ali pa.množico najrazličnejših informacij, ki jih ne morejo absorbirati. Njim je prepuščeno, da ob velikem naporu in ob izgubi časa ločijo relevantne informacije od irelevantnih, namesto da bi ta naloga bila rešena že v okviru samega poslovne¬ ga. informacijskega sistema. Informacije bi morale biti precejene (filtrirane) in zgoščene (kondenzirane), torej izbrane, predno dospejo na mesta, kjer je na njihovi podlagi treba odločati. Če ob uvedbi računalniško zasnovanega informacijskega sistema ni zmanjšan obseg irelevantnih informacij, s katerimi se ubadajo njihovi uporabniki, bodo tudi dodatne informacije, ki jih omogo¬ ča računalnik, povsem neuspešne. Tako rideno do našega drugega 18 pogoja, po katerem je treba opredeliti relevantne informacije, ki naj jih daje računalnik za procese odločanja. Ne zadošča samo, da tisti, ki o nečem odločajo, dobivajo za odločitev relevantne informacije, temveč je potrebno tudi, da so osveščeni o njihovi uporabi. V načelu morajo poznati tako nežnosti, ki jih daje operacijsko raziskovanje kot. upoštevanje verjetnosti. V podrobnostih se pa morajo zavedati svojega mesta v organizacijski shemi'podjetja in posledic svoje odločitve. Da bi lahko pravilno oblikovali svojo odločitev, morajo upošte¬ vati najrazličnejše vidike' in okoliščine, skozi katere se prebi¬ jajo le, če razpolagajo z ustreznimi vodili. Tako pridemo do 'našega tretjega pogoja, po katerem je treba določiti način upo¬ rabe relevantnih informacij, ki jih daje računalnik. Če želimo z računalniško zasnovanim informacijskim sistemom pri¬ ti do novih informacij, nam ne bodo več v celoti zadoščali že obstoječi izvirni podatki. Poskrbeti bo treba za kanale, po ka¬ terih bodo trajno pritekale nove vrste-podatkov, ki jih bo raču¬ nalnik povezoval z že razpoložljivimi. Zlasti odločanje pri na¬ črtovanju pa zahteva tudi nekatere'eksterne informacije, ki bo¬ do horda tudi v prihodnje zaobšli računalnik. Tako pridemo do našeha četrtega pogoja, po katerem je treba zagotoviti vse po¬ trebne podatke za oblikovanje relevantnih informacij s pomočjo računalnika. Računalniško zasnovan informacijski sistem omogoča uporabnikom lahek 'dostop do informacij. Toda tisti, ki pridejo š pomočjo računalnika do informacij, morajo poznati ne le uporabnost in¬ formacij, temveč tudi uporabnost računalnika. Le v takšnem pri¬ meru lahko ravnajo z njim, ne da bi imeli občutek, da so pod nje¬ govim vplivom. Ta zahteva seveda povezuje organe upravljanja in vodstvo s strokovnjaki za računalnik, v skupino, ki naj omogoča 19 prenašanje znanja in izkušenj v obeh smereh, tj. od uporabni¬ ka informacij k strokovnjakom za računalnik in od strokovnja¬ kov za računalnik k uporabnikom. Kot morajo strokovnjaki za računalnik poznati probleme odločanja, morajo organi upravljanja in vodstvo vedeti nekaj o računalniku. Izkušnje kažejo, da je bolje dati uporabnikom dovolj znanja, da lahko odločajo tudi na področju uporabe računalnika kot da prepustijo celo odloča¬ nje o informacijah za upravljanje strokovnjakom za računalnik. Interesi strokovnjakov za računalnik morajo biti podrejeni inte¬ resom uporabnikov informacij, ki jih daje računalnik. Tako srno pa prišli do našega petega pogoja, po katerem je treba usposobi¬ ti uporabnike informacij za razumevanje vloge računalnika. Računalniško zasnovani informacijski sistemi, ki bi imeli splo¬ šen značaj, ne obstajajo. Ti sistemi so le enkratni, vzpostavi¬ ti jih je treba za vsako podjetje posebej in prilagojeni morajo biti tamkajšnjim potrebam. Prav tako v okviru danega podjetja vzpostavljen poslovni informacijski sistem, ki vključuje raču¬ nalnik, ni. dokončen. Njegova uspešnost .je odvisna od nenehnega razvoja. Razvijati se mora vzporedno s spoznanji tistih, ki u- porabl.jajp informacije. Zato. ni mogoče preprosto kupiti kakih že obstoječih organizacijskih rešitev in po njih vzpostaviti računalniško, zasnovani informacijski sistem. Obstajati pora sku¬ pina strokovnjakov, ki proučuje razmere v danem okolju, da bi bil računalnik čin bolj uspešen. Tako smo prišli do našega še¬ stega pogoja: obstojati mora 3ku.pina sistemskih analitikov in programerjev, ki je seznanjena s podjetjem. 1 Računalnik je brez dvoma drag in tudi računalniško, zasnovan informacijski sistem zahteva precejšnjo vsoto denarja predno lahko pokaže bistveni napredek ob primerjavi s prejšnjim, infor¬ macijskim sistemom. Po drugi strani računalniško zasnovani in¬ formacijski sistem prekoračuje tradicionalne meje ned posamez¬ nimi organizacijskimi enotami ter jih ^ovezuje v' sistem na višji 20 - ravni. Da bi bil uresničen, je zato treba upoštevati sedni pogoj: prizadevanje organov upravljanja in vodstva za uvedbo računalnika. Končno je treba računati- še s ten, da bo uporaba računalnika v poslovnen infornacijsken sistenu narsikaj sprenenila v usta¬ ljenih organizacijskih rešitvah. Če se ne bono sprijaznili s *ten, pač ne bo nogel v celoti zaživeti zanišljeni infornacij- ski sisten. Zato srno kot osni pogoj navedli pripravljenost v podjetju za spremembe, ki jih povzroča uvedba računalnika. 22 STOPNJE PRI PRESOJANJU UVEDBE RAČUNALNIŠKO ZASNOVANEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA Ni tako redek primer, da podjetja skupaj kupijo računalnik in šele nato proučujejo, kje in kako ga bodo uporabljala, v takš- nen primeru seveda ni nogoče z zanesljivostjo pričakovati, da bodo izpolnitve obstoječega informacijskega sistema vredne in¬ vesticij in stroškov, ki jih povzročajo. Zato tudi ni nič čud¬ nega, če mnoga podjetja, ki so uvedla računalnik v svoj infor¬ macijski sistem, z njim niso dosegla takšnih ekonomskih kori- sti, ki bi bile v sorazmerju s stroški. V tej zvezi navajajo nekateri avtorji, da je takšnih podjetij celo okoli 40 % od celotnega števila podjetij, ki uporabljajo računalnik (gl. D.H.Sanders: Computers and Management, str. 205). Zato je k uvajanju računalnika v poslovni informacijski sistem treba pristopiti šele potem, ko so opravljene številne analize. Stopnje pri presojanju uvedbe računalniško zasnovanega infor¬ macijskega sistema so npr. naslednje: 1. Opredelitev ciljev, ki jih želimo doseči s spremembo obstoječega poslovnega informacijskega sistema 2. Snemanje rešitev v obstoječem poslovnen informacij¬ skem sistenu 3. Analiza obstoječih rešitev in iskanje boljših raz¬ ličic pri poslovnem informacijskem sistemu 4. Izbiranje rešitev v pogledu računalnika 5. Odločitev ‘o uvedbi računalnika in njeno izvajanje. Uvedba računalnika pride v poštev samo, če je v skladu s cilji, ki jih želimo doseči ob spremembi obstoječega poslovnega infor¬ macijskega sistema (pod 1). Vendar je obstoječi poslovni infor¬ macijski sistem mogoče izboljšati' tudi brez računalnika. Zato je razglabljanje o računalniku v zaporedju naših stopenj uvrš¬ čeno šele na 4. mesto. Cilji, ki jih želimo doseči ob spremembi obstoječega poslovnega informacijskega sistema, so lahko: a) vrednostno merljivi cilji, ki vplivajo na finančni izid;. b) vrednostno večinoma nemerljivi cilji, za katere pa domnevano, da vplivajo na finančni izid; c) drugi cilji. V skupino pod a) npr. spada zmanjšanje števila zappslenih in njihovega osebnega dohodka ali zmanjšanje drugih splošnih stroš¬ kov. V skupino pod ..b) npr. spada hitrejše, zanesljivejše in pri¬ mernejše oblikovanje informacij v zvezi z načrtovanjem, ostvar- janjen in nadziranjem. V skupino pod c) pa npr. spada večji u- gled podjetja zaradi uporabe sodobnejših prijemov ali premago¬ vanje pomanjkanja strokovnih delavcev pri obstoječih rešitvah. t Prodno je mogoče predlagati izboljšave pri obstoječem poslov¬ nem informacijskem sistemu, ga je treba poznati v vseh podrob¬ nostih. Odtod potreba po .snemanju rešitev v obstoječem poslov- 22 nen informacijskem sistemu (pod 2). Pri ten je treba spoznati sredstva in postopke, ki so v zvezi z: a) zbiranjem izvirnih podatkov; b) urejevanjem, obdelovanjem in shranjevanjem podatkov c) sestavljanjem poročil, ki vsebujejo informacije. V zvezi z zbiranjem izvirnih.podatkov (pod a) je treba navesti prejete listine, njihov izvor, pogostnost njihovega prihajanja, njihovo številčnost itd. V zvezi z njihovim urejevanjem, obdelo¬ vanjem in shranjevanjem (pod b) je treba navesti vrsto kartotek, delovne operacije, uporabljeno opremo, število ljudi in njihov delovni čas itd. V zvezi .s, ses.tavljanj.em poročil (pod c) pa je treba navesti njihove vrste, namen, uporabnika, točnost, pogost¬ nost itd. Ko so poznane obstoječe rešitve pri poslovnem informacijskem sistemu, jih je tre.ba. analizirati in poiskati boljše različice (pod 3). Pri tem : ni koristno tako,j pomisliti na uporabo računal¬ nika, temveč najprej zgolj na preprosto izboljšavo obstoječih re¬ šitev. Brez vključevanja računalnika je npr. mogoče odpraviti za¬ starela poročila ali kaka podvajanja, kar takoj zmanjšuje sicer¬ šnje stroške. Po drugi strani pa pravilneje izstopi ekonomska prednost računalnika šele tedaj, kadar ne primerjano to različi¬ co s prvotno in zastarelo, temveč z že izboljšano. Ne bomo v podrobnostih navajali najrazličnejših smeri, v katerih je korist¬ no proučevanje. Zadošča, če opozorimo, da je potrebna: a) presoja obstoječih in možnih postopkov; b) presoja posledic, ki bi jih povzročile spre¬ membe . Uvedba računalnika v poslovni informacijski sistem je upravičena. 23 če je večja hitrost pri oblikovanju informacij zaželjena in po¬ trebna, če zamotanost obdelave izvirnih podatkov zahteva upora¬ bo računalnika, predvsem pa, če so stroški, ki so povezani z računalnikom kompenzirani z večjimi ekonomskimi koristmi, ki jih nudi. Za računalnik se bomo torej odločili le, če so eko¬ nomske koristi, ki jih z njim pridobimo, večje kot primerjalne koristi, ki nam jih daj e jo .drugačne različice.. Brž ko se v načelu odločimo za vključitev računalnika v poslovni informacijski sistem, se srečujemo še z novimi nalogami in nji¬ hovim reševanjem (pod 4). Naj navedemo samo: a) presojo razpoložljivih vrst računalnikov; b) presojo načina pridobitve računalnika. Pri izbiri vrste računalnika (pod a) je treba upoštevati eko¬ nomske dejavnike, npr. ceno in sedanjo vrednost investicije, dejavnike v zvezi s samo računalniško opremo (hardware), kot npr. njeno zmogljivost in lastnosti, dejavnike v zvezi z upora¬ bo te opreme (software),'kot npr. programske jezike in razpolož¬ ljive programske pakete, a tudi dejavnike v zvezi z najrazlič¬ nejšimi storitvami, ki jih nudi proizvajalec, npr, pomoč pri programiranju, vzgoji kadrov in vzdrževanju naprav. Sam računal¬ nik pa'je mogoče pridobiti (pod b) ali z nakupom ali z najemom, pri čemer -ima vsaka oblika pridobitve svoje prednosti, a tudi pomanjkljivosti. Ko je odločitev o uvedbi računalnika in s tem o vzpostavitvi ra¬ čunalniški' zasnovanega informacijskega sistema sprejeta, je treba poskrbeti za njeno izvedbo (pod 5). Mnogokrat je korist¬ no, da poleg novega informacijskega sistema vsaj nekaj časa ob¬ staja še stari. Računati je namreč treba z začetnimi težavami, ... .. ..j . f ' ■ ki utegnejo povzročiti napake. Te pa je mogoče v miru odstrani¬ ti le, če medtem deluje še stari informacijski sistem. 24 - 3 PREHAJANJE RAČUNALNIŠKO ZASNOVANEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA V UPRAVLJALNI SISTEM 30 RAZVOJNE STOPNJE UPORABE RAČUNALNIKA Ne da bi se spuščali v tehnično-organizacijske podrobnosti, lahko osvetlimo ekononsko-organizacijski ponen računalnika poenostavljeno najmanj z dveh povsem različnih strani. Raču¬ nalnik omogoča: a) autonatizacijo določenih nalog pri oblikovanju inf ormacij; . b) autonatizacijo določenih nalog pri upravljanju. To sta ; pa tudi dve stopnji v razvoju uporabe računalnika, saj stopnja pod b) šele sledi stopnji pod a). Podjetje v za¬ četku npr. uporablja računalnik le pri izvedbi evidence o ma¬ terialu,, proizvodnih ali o osebnih dohodkih. Računalnik obra¬ čunava stroške materiala po vrstah, stroškovnih mestih in no¬ silcih, obračunava osebne dohodke tako, da so poznani po delav¬ cih, stroškovnih mestih in nosilcih, obračunava stroške proda¬ nih proizvodov, a tudi njihovo prodajno vrednost z raznih vidi¬ kov, izstavlja fakture itd. Računalnik torej v začetku pre¬ vzema urejevanje in obdelovanje izvirnih podatkov, pri čemer morda informacije v dobljenih poročilih niti niso spremenje¬ ne v primerjavi z dotedanjim stanjem, čeprav so hitreje doseg¬ ljive. Lahko pa z računalnikom pridemo tudi do novih informa¬ cij in s ten do poročil, ki preje niso bila dosegljiva. Ne smemo pozabiti, da je obdelovanje podatkov lahke tudi sestav¬ ni del analize ali načrtovanja. Mnoge analize, tako tiste, ki po vzrokih razčlenjujejo odmike ostvarj enega od načrtovane¬ ga ali standardnega, kakor tiste, ki že spadajo v okvir -cako- 25 - imenovanega operacijskega raziskovanja, zaradi obsežnih izra¬ čunov skorajda niso izvedljive brez računalnika. A tudi v teni primeru računalnik le avtomatizira določena opravila pri obli¬ kovanju informacij in prevzema delo, ki bi ga opravljali sicer uradniki in ki ga lahko označimo kot pisarniško delo. Automa- tizacija takšnih opravil je možna, ker imajo računsko-tehnič¬ ni značaj in so po svojem bistvu rutinska opravila. Zato je pri njih mogoče vzpostaviti algoritme. Z algoritmom razumemo navodilo za delo, ki pojasnjuje logični vrstni red opravil pri reševanju določene naloge. Algoritem je pogoj za programi¬ ranje in s tem za avtomatizirano e naloge. Lahko ga izrazimo v obliki odločitvenih preglednic ali blok diagramov. Do sedaj smo govorili o računalniku v povezavi z avtomatizaci¬ jo določenih nalog pri oblikovanju informacij (pod a). Toda računalnik omogoča tudi avtomatizacijo določenih upravljalnih nalog (pod b). Ali z drugimi besedami, računalnik lahko prevza¬ me tudi določen del odločanja, kadar so na razpolago ustrezne informacije. Za odločanje vemo, da je potrebno tako pri načrto¬ vanju kot pri ostvarjanju in nadziranju. Zato se seveda lahko sprašujemo, katero odločanje je mogoče prepuščati računalniku. Brez dvoma je to spet le odločanje, ki ga je mogoče programira¬ ti. Če programiranje odločitev povezujemo z izdelavo odločitve¬ nih modelov, potem moremo razlikovati tri različice samih odlo¬ čitev; 1. Odločitve, za katere je mogoče izdelati ustrezne mode¬ le, s katerimi pridemo do optimalnih odločitev. 2. pdločit.ve, za katere je mogoče- izdelati ustrezne mo¬ dele, vendar z njimi ni mogoče priti do optimalnih odločitev. 3. Odločitve, za katere ni mogoče izdelati ustreznih modelov. 26 - (Prin. D.H.Sanders: Computers and Management. MC Graw-Hill, New York, 1970,. str. 27). Računalnik kot sredstvo za oblikovanje potrebnih informacij je mogoče uporabiti pri vseh treh primerih. Toda računalnik je mo¬ goče vplesti v samo odločanje le v dveh primerih. A tudi v teh dveh primerih obstajajo bistvene razlike v pogledu avtomatiza¬ cije odločanja pri načrtovanju, pri ostvarjanju in pri nadzi - ranju« Še najprej je mogoče prepustiti računalniku odločanje v zvezi z ostvarjanjem. Brž ko so iz načrtov poznani cilji v krajšem razdobju, po drugi strani pa sredstva za njihovo iz¬ vedbo, je mogoče programirati nekatere odločitve v zvezi z na¬ ročanjem q^,teriala, izstavljanjem proizvodnih nalogov, odpoši- 1j avo proizvodov, izterjavo terjatev, poravnavanjem obveznosti itd« Mišljene so rutinske odločitve, pci katerih je mogoče vzpostaviti algoritme. Medtem ko je računalniku mogoče prepusti¬ ti standardne primere, je za posebne primere še vedno potrebno ostati pri neprogramiranem odločanju, pri katerem odigrajo bist¬ veno vlogo ljudje. Podobno je z odločanjem v zvezi z nadziranjem. Dokler se odmiki ostvarj enega od načrtovanega oziroma standard¬ nega gibljejo v določenih okvirih, je mogoče odločanje za njihovo odpravo programirati, medtem ko je o posebnih primerih še vedno treba odločati posebej. Še najmanj pa je možnosti za avtomatiza¬ cijo; odločanja v zvezi z načrtovanjem, zlasti tistim, ki ga o- značujemo kot strateško načrtovanje. Če povezujemo klasično od¬ ločanje z organi, pridemo do sklepa, da so odločitve, za katere so pristojni organi samoupravljanja, očitno neprogramirane odlo¬ čitve, pri katerih ni mogoče ničesar prepustiti računalniku. Drugače pa je z odločitvami, ki pripadajo poslovodnim organom. Določen del teh odločitev lahko prepustimo računalniku. Vidimo,- da je samo del upravljanja mogoče avtomatizirati in pri njem račuf¥&ti z vlogo računalnika. Ze to spoznanje pa terja, da spregovorimo nekaj besed še o poslovni kibernetiki. 31. POSLOVNA KIBERNETIKA IN RAČUNALNIK Različni avtorji opredeljujejo kibernetiko na različne načine. Za.naš namen pa povsem zadošča, če se naslonimo na Flechtner- jevo opredelitev, po kateri je "kibernetika splošna in formal¬ na znanost o strukturah, razmerjih in obnašanju dinamičnih si¬ stemov" (gl. E. Schneider: Organisationskybernetik. V knjigi: A. Degelnann: Organisationsleiter-Handbuch. Verlag Moderne Industrie 1972, str. 683). Pri ten je sistem treba razumeti kot od svojega okolja razmejeno in smiselno celoto, sestoječo iz delov, ki so v medsebojni odvisnosti in medsebojno vplivajo drug na drugega. Dinamični sistem je tisti, ki se spreminja bo¬ disi kot celota ali v svojih delih zaradi upravijanja ali zara¬ di vplivanja okolja. Smotrno obnašanje sistema je opredeljeno z njegovim namenom, uresničuje se pa z njegovim upravljanjem. Pravzaprav vsak sistem sestoji'iz dveh podsistemov: upravljal¬ nega ali upravljajočega (krmilnega in uravnajočega) podsiste¬ ma in izvajalnega ali izvajajočega (upravljanega oziroma krmi¬ ljenega in uravnavanega)podsistena. Pri prvem podsistemu je vsaj po nemški literaturi mogoče razlikovati usmerjanje (krmiljenje) in uravnavanje (reguliranje). Usmerjanje ali krmiljenje (nemško "Steuerung") pomeni dajanje navodil sistemu, da se obnaša na določen način. ..Uravnavanje (nemško "Regelung") pa pomeni vskla- jevanje dejanskih velikosti .s postavljenimi velikostmi; zato je zanj bistvena povratna zveza ("feedback"). Pri tehničnih siste¬ mih je v večji ali manjši meri mogoče vzpostaviti samodejno u- ravnavanje, ne pa tudi samodejnega usmerjanja (krmiljenja). Samodejno uravnavanje je mogoče vzpostaviti, če so točno ugo¬ tovljeni vzroki odstopanj in postavljena jasna pravila za od¬ stranjevanje motenj. Toda kadar nastopajo nepredvidene motnje ali motnje nepredvidenih velikosti, samodejno uravnavanje od¬ pove . Pri poslovni kibernetiki se ukvarjamo s podjetjem kot organiza- 28 - ci jslcim sistemom. Tudi pri njen razlikujemo upravljalni ali upravljajoči in izvajalni ali izvajajoči podsistem. Usmerjanje (krmiljenje) v prveD .podsistemu moremo v marsičem primerjati z upravljanjem v ožjem smislu (v družbeno - gospodarskem smislu), uravnavanje, uravnavanje (reguliranje) v njem pa z ravnanjem ali vodenjem. Vendar takšna primerjava za nas sedaj ni bistve¬ na. Bistveno je pa spoznanje, da v podjetju kot organizacijskem sistemu lahko prevzema do. določene mere vlogo servomehanizma računalnik«, Z njim pa je spet mogoče vzpostaviti v določeni meri le samodejno uravnavanje, nikakor pa ne samodejnega usmer¬ janja (krmiljenja). A.tudi obseg samodejnega uravnavanja je pri organizacijskih sistemih precej bolj omejen kot pri tehničnih sistemih. Pri tehničnih sistemih vedno lahko upoštevamo, da so vse informacije, ki so potrebne za. uravnavanje, na razpolago, in da je mogoče obnašanje sistemov točno predvideti. Pri orga¬ nizacijskih . sistemih pa ni nikoli mogoče pri-ti do vseh potreb¬ nih informacij, niti ni zaradi številnih motenj mogoče .točno predvideti obnašanja sistemov. Po Steinbuchu ima kibernetika dve .pojavni obliki: 1. zbirko modelov razmišljanja in 2. njihovo uporabo s tehničnimi sredstvi. (Gl. M.P.Wahl: Osnove upravijačkog infornacionog sistema. Infor¬ mator, Zagreb, 1971,-str. 19.) Če se v zvezi s podjetjem kot or¬ ganizacijskim sistemom zavedamo omejitev uporabe računalnika pri upravljanju (pod 2.), lahko prikažemo razmerja med upravljalnim (upravljajočim) in izvajalnim (izvajajočim) podsistemom s sliko 1. (gl. tudi J. Kralj: Politika samoupravnega podjetja. Založba Obzorja Maribor 1973, str. 38), 29 Upravljalni 'podsistem / Usmerjanje f (krmiljenje) /• poslovanja /N Informaci j-a. T : f o ciljih ustvarjanju ciljev Al , Usmerjenje "V (Reguliranje) poslovanja /; Infor, o Infor o o programih A .rutinskih odločitvah A Infor.j o izvajanju programov Uravnavanje (reguliranje) poslovanja z računalnikom In f o r. o odrnikih izvaj\anja preko ,■ doloc. mej / Infor . o /rutinskih odločit, Inzer. o odnosih izvajanja v določ. mejah a A Vložki v poslovni proces (prvine itd.) Izvajalni podsistem Tz 1 o tki i z p osi.. 'k procesa (učihki, izidi itd.) Motilni'vplivi Slika 1: Upravljalni in izvajalni podsistem v podjetju kot organizacijskem sistemu 30 - Ne glede na to, ali vključimo računalnik v upravljalni podsi- sten kot samostojnega sodelavca, ali ga uporabljano sano kot tehnično ponagalo pri oblikovanju infornacij, ki povezujejo u- pravljalni in izvajalni podsisten, pa je o podjetju kot organi- zacijsken sistenu koristno razmišljati na kibernetski način (pod 1.). Tenu vprašanju je posvečena naslednja točka: 32. KIBERNETSKI NAČIN RAZMIŠLJANJA 0 PODJETJU Kot sledi že iz podane opredelitve kibernetike, je njen predmet proučevanja: a) dinamični sistem s svojimi strukturami in razmerji; b) potek upravljanja z razdelitvijo na usmerjanje (kr¬ miljenje) in uravnavanje (reguliranje); c) gibanje infornacij, ki omogočajo delovanje celotnega sistema ali njegovih posameznih podsistemov. V takšni luči je tudi treba osvetljevati podjetje. Procesi v pod¬ jetju so dojeti kot sodelovanje akcijskih enot po vnaprej danih pravilih, da bi bili doseženi specifično postavljeni cilji. Ta pravila so lahko pravila ravnanja, ki opredeljujejo potek procesa, po drugi strani pa so tudi načrtovane velikosti, ki npr. izražajo določene proizvodne ali prodajne cilje. Če se dejanske velikosti odmikajo od načrtovanih, morajo stopiti v delovanje mehanizmi, ki jih lahko pojasnjujejo s postopkom uravnavanja (reguliranja). (H.Fuchs: Basiskonzept komplexer Infornationssysteme. V knjigi Grochla-Szyperski: Management-Informationssysteme, Gabler, VViesbaden, 1971, str. 76). Če naj bodo podjetniški cilji ostvar- jeni, morajo vsi podsistemi ali delni sistemi, funkcijski procesi in oddelki delovati tako, kot narekujejo njihovi popolnoma vskla- jeni ožji cilji. Ce obstaja več krogov uravnavanja (reguliranja), morajo biti ti med seboj povezani, kar nazorno prikazuje slika 2 (povzeto po H. Fuchs, cit. delo, str. 77): 31 - r n (t) HCt) 1 ft). o 1 (t) j Wp(t) Op(t) z’ (t) z ? 2 (t) o,(t) i = vložek (input) o = izložek.(output) z = motnje"(Storgrosse) W = informacije o ciljih izvajanja nalog (Fiihrungsgrosse) x = informacije o izvedbi nalog (RegelgrSsse) Y = informacije za izvedbo nalog (Stellgrosse) Slika 2: Kibernetska povezava podsistemov 32 - Gotovo ni lahka naloga na ta način predstaviti podjetje in nje¬ govo poslovanje. Toda ker "je kibernetski razvoj označen z ne¬ pretrganim proceson učenja, ni za vzpostavitev pravil uravnava¬ nja (reguliranja) odločilna organizacijska stopnja sistema in struktura njegovih podsistemov, dokler je le sistemu priznana svoboda za nadaljnji razvoj". (E. Schneider: Organisationskyber- netik. V knjigi A. Degelnann: Organisationsleiter Handbuch. Ver- lag Moderne Industrie, Miinchen 1972, str. 683). Predvsem pa ni nujno, da bi pri kibernetskem načinu razmišljanja potrebovali hierarhično zgradbo, ki obstaja v sedanjih podjetjih. Podsiste¬ me ali delne sisteme je treba prestrukturirati v odvisnost od razvoja okolja, jih razcepiti ali združevati, v nje vključevati nove prvine ali iz njih izločevati stare, da bi prišli do takih organizacijskih oblik, ki bi najbolj ustrezale smotru podjetja in njegovim ciljen. 33. RAZMEJEVANJE RAČUNALNIŠKO ZASNOVANEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA OD UPRAVLJALNEGA SISTEMA Pri dosedanjih izvajanjih smo smiselno povsem razlikovali infor¬ macijski sistem od upravljalnega sistema. Informacijski sistem služi upravljalnemu sistemu, upravljalni sistem pa je izhodišče za vzpostavljanje informacijskega sistema. Res smo že ze„čeli na¬ kazovati, da lahko računalnik prevzame tudi določene naloge pri upravljanju poleg nalog pri oblikovanju informacij. Toda v takš¬ nih primerih se ne pojavlja samo vprašanje razdelitve celotnega upravljalnega sistema na del, ki ga je mogoče avtomatizirati in na del, ki ga ni mogoče. Pojavlja se tudi vprašanje, kje se prav¬ zaprav neha informacijski sistem in kje začne upravljalni. Vzemimo, da razlikujemo pri informacijskem in upravljalnem siste¬ mu med drugim noslednje: 33 - 1. Na podlagi poznavanja podjetja kot organizacijske¬ ga sistema vzpostavljeno rutinsko zbiranje, ureje¬ vanje, obdelovanje, a tudi shranjevanje podatkov ter dajanje iz njih izvedenih informacij. 2. Na podlagi modelov, ki upoštevajo vzročno poveza¬ nost pojavov, vzpostavljeno prikazovanje različnih nožnih različic prihodnjega delovanja. 3. Na podlagi poznanih ciljev in na njih zasnovanih odločitvenih pravil izdelano priporočilo za pri¬ hodnje delovanje. 4. Na podlagi sprejete odločitve o prihodnjem delovanju sprožena izvedba. 'V primeru pod 1) imamo očitno opravka z informacijskim sistemom, v primeru pod 4) pa z upravljalnim sistemom. Primera-pod 2) in 3) lahko obravnavamo v okviru informacijskega ali v okviru u- pravljalnega•sistema. Ce se informacijski-sistem konča- s primerom pod 1), je naloga ljudi, ki-nastopajo v okviru upravljalnega sistema, da interpre¬ tirajo dobljene informacije in iščejo možne različice prihodnje¬ ga delovanja, da se o njih odločijo in sprožijo izvedbo. Če se informacijski sistem konča s primerom pod 2), je naloga ljudi, ki nastopajo v okviru upravljalnega sistema, da sprejmejo odločitev o prihodnjem delovanju in da sprožijo izvedbo. Če se informacijski sistem konča s primerom pod 3), je naloga ljudi, ki nastopajo v okviru upravljalnega sistema, da na podla¬ gi usvojenega priporočila o optimalnem prihodnjem delovanju spro¬ žijo izvedbo. ,v .U . . , • NARODNA IN UNIVERZITETNA KNJIŽNICA 00000523655 - 34 - ■> Toda če ljudje, ki nastopajo v okviru upravljalnega sistena, že vnaprej soglašajo z izbranimi odločitvenimi pravili in modeli optiniranja, je lahko v računalniško zasnovani informacijski sistem vključen tudi primer pod 4). Ta primer smo pravzaprav nakazovali že v točki 30, medtefiko smo v točki 31 opozarjali, da se lahko nanaša le na del uravnavahja (reguliranja) in ne na celotno upravljanje. Informacijske sisteme, ki imajo različen obseg v prej navedenem smislu, lahko tudi različno pojmujemo. Informacijski sistem, ki izčrpa od zgornjih 4 primerov le pri¬ mer pod 1), b i lahko imenovali npr. datotečni informacijski si¬ stem. Informacijski sistem, ki obsega poleg primera pod 1) še primer pod 2), bi lahko imenovali npr. napovedovalni informacij¬ ski sistem. Informacijski sistem, ki obsega poleg primerov pod 1) in 2) še primer pod 3')., bi lahko imenovali npr. predlagalni informacijski sistem (Decision ffiaking Information Systen). In¬ formacijski sistem, ki obsega poleg primerov pod 1), 2) in 3) še primer pod 4), pa bi lahko imenovali npr. odločevalni infor¬ macijski sistem (Decision Taking Information System). To so pravzaprav že spet ne samo vrste, temveč tudi stopnje razvo¬ ja informacijskih sistemov. "Pregled obsežne literature z obeta¬ jočimi napisi v zvezi z besedo Management Infornations-Systen kaže, da so izvajanja posvečena skoraj izključno datotečnemu in¬ formacijskemu sistemu... Banka podatkov služi večini avtorjev sa¬ mo kot generator podatkov ali dejstev, ki omogoča, da so informa¬ cije na razpolago takoj ali po transformaciji določenih zgodovin¬ skih in/ali aktualnih podatkov iz različnih območij podjetja. Da bi dosegli takšen učinek, pa niso potrebna s pojmom MTS povezana mistika in pričakovanja. V takšni obliki je MTS samo elektronska verzija notranjega sistema poročanja. To pa ne more in ne sme biti edina naloga MTS. Zanjo ni brezpogojno treba uvesti dragi računal¬ nik..." (H.Meyhak: Entwicklung eines Unternehnens-Simulators. V knjigi Grochla-Szypersky: Managenent-Infornationssystene, str.514). 09 . % if?8