Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva
naloga?
Aida ŠKORO BABiČ, M.Phil.
counsellor-archivist, Archives of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, SI-1000 Ljubljana, Slovenia
e-mail: aida.skoro@gov.si
Successful and Effective Data Protection: a Myth or Achievable Task?
ABSTRACT
In the paper the author is addressing the issue of data protection by observing several points of the view. With the overview of diverse legislation in Europe and of definitions of personal data through different legal acts, the author is giving several starting points toward many questions, which arise on data protection issue. One of the most important points is protecting human rights and redressing the injustices. Next question, which arises, is the issue of data protection related to the same data in different archival records, in different archives and in different countries. The issue is discussed on the overview of the archival records of courts and military courts in the context of protecting human rights as well as on the archival records of former Yugoslavia.
Key words: data protection, archival records, archival law, succession, human rights, archives
Protezione dei dati: protezione dei dati riuscita ed efficace: un mito o un compito raggiungibile?
SINTESI
Nell'articolo l'autore affronta la problematica della protezione dei dati esaminandola da svariati punti di vista. Confrontando le diverse legislazioni europeee, le definizioni di dati personali attraverso differenti normative, l'aurote fornisce svariati punti di partenza riguardo a molte questioni riguardanti la tematica della protezione dei dati. Uno dei punti piu importanti riguarda la protezione dei diritti umani ed il porre rimedio alle ingiustizie. La questione successiva e quella della protezione dei dati in relazione agli stessi dati presenti nei vari documenti archivistici e nei diversi Stati. Attraverso una panoramica della problematica dei documenti archivistici dei tribunal civili e militari nel contesto della protezione dei diritti umani, l'autore fornisce alcune particolari osserva-zioni sulla problematica dei documenti archivistici dell'ex Jugoslavia.
Parole chiave: protezione dei dati, documenti archivistici, legislazione archivistica, successione, diritti umani, archivi
Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga?
IZV^LEČEK
V prispevku se avtorica osredotoča na vprašanje zaščite podatkov in pri tem preučuje več aspektov te problematike. S kratkim pregledom raznolike arhivske zakonodaje evropskih držav in pregledom definicij občutljivih osebnih podatkov podaja nekaj izhodišč za obravnavo mnogih vprašanj, ki se pojavljajo pri problematiki zaščite podatkov. Eden izmed teh je nedvomno zaščita človekovih pravic in poprava krivic. Naslednje vprašanje, ki se poraja, je vezano na podatek, ki se hrani v različnih arhivskih dokumentih, v različnih arhivih in nenazadnje v različnih državah. To vprašanje obravnava na primeru gradiva vojaških sodišč, z ozirom na zaščito človekovih pravic, ter arhivskega gradiva bivše jugoslovanske države
Ključne besede: varstvo podatkov, arhivsko gradivo, arhivska zakonodaja, sukcesija, človekove pravice, arhivi
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
1	Uvod
Zaščita podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo v javnih arhivih je pomembno vprašanje, ki je tesno povezan z vprašanjem dostopnosti do arhivskega gradiva kot tudi s strokovno obdeavo arhivskih dokumentov in predvsem s pridobivanjem arhivskega gradiva.
Po prevzemu gradiva v arhiv, to postane javno arhivsko gradivo in je dostopno v skladu z nacionalnim arhivskim zakonom posamezne države. Pogoji dostopnosti do arhivskega gradiva se po posameznih državah precej razlikujejo1, povsod pa je ključno vprašanje zaščita osebnih podatkov, ki so po svoji naravi posebej občutljivi z vidika temeljnih pravic. Skoraj v vseh evropskih državah velja določio, da gradivo postane dostopno 30 let od nastanka. V teh pregledih zakonodaj je opazno različno izrazoslovje, predvsem pa pomenska odstopanja. Seveda se tudi ureditev pisarniškega poslovanja razlikuje po posameznih državah, vendar so arhivska načela povsod enaka. V Sloveniji in vseh drugih državah naslednicah po bivši Socialistični federativni republiki Jugoslaviji (SFRJ) velja, da se dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega, preda pristojnemu arhivu 30 let od nastanka. V nekaterih državah je ta rok krajši, kot na primer na Nizozemskem, kjer morajo biti dokumenti izročeni pristojnemu arhivu 20 let od nastanka. (Jeraj, Melik, Škoro Babic, 2013a) To je časovni mejnik, kdaj dokumentarno gradivo postane javno arhivsko gradivo in dostopnost do tega gradiva se odd tega časovnega mejnika ureja v skladu z veljavnim arhivskim zakonom. V primeru prenehanja delovanja ustvarjalca javnopravnega gradiva, dokumentarno gradivo z dnem prenehanja delovanja gradivo mora biti predano pristojnemu arhivu kot javno arhivsko gradivo in zanj ne velja 30 letni rok, če to posebej ni predpisano. V drugih državah večinoma velja splošni rok nedostopnosti, in sicer 30 let od nastanka, med drugim tudi v Republiki Srbiji, ki hrani tudi gradivo skupne dediščine po nekdanji SFRJ. (Popovic, 2013) Za javno arhivsko gradivo veljajo določbe samo arhivskega zakona tiste države, kjer se to gradivo hrani.
2	Osebni podatki
Zakon o varstvu osebnih podatkov v Republiki Sloveniji v 4. členu zagotavlja varstvo osebnih podatkov vsakemu posamezniku ne glede na narodnost, raso, barvo, veroizpoved, etnični pripadnost, spol, jezik, politično ali drugo prepričanje, spolno usmerjenost, premoženjsko stanje, rojstvo, izobrazbo, družbeni položaj, državljanstvo, kraj oziroma vrsto prebivališča ali katerokoli drugo osebno okoliščino. V 19. točki 6. člena opredeljuje termin občutljivih osebnih podatkov, kjer določa, da so to podatki rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. (zvOP-1-UPB1; Uradni list Rs 94/2007, 16.10.2007) Po navedenem zakonu se osebni podatki lahko shranjujeo toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi tega namena se uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, niso opredeljeni kot arhivsko gradivo. (21. člen, ZVOP-1-UPB1; Uradni list Rs 94/2007, 16.10.2007).
Glede točne opredelitve, katere podatke je potrebno zaščititi, je nedvomno potrebno upoštevati predpise Evropske Unije na najvišji ravni.
Evropski parlament je sprejel zakonodajni sveženj, ki opredeljuje nov pravni okvir varstva in zaščite osebnih podatkov v Evropski Uniji. Tako sta 4.5.2016. v Uradnem listu Evropske unije objavljena dva zelo pomembna akta, s katero se je reformiral evropski zakonodajni okvir varstva osebnih podatkov. To sta: Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (Uradni list Evropske unije, L119/1, 4.5.2016) in Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega par amenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in
1. Primerjavo zakonodaj različnih držav in dostopnost do arhivskega gradiva so dostopnosti do arhivskega gradiva so opravile raziskovalke in arhivistke iz Arhiva Republike Slovenije dr. Jelka Melik, dr. Mateja Jeraj in mag. Aida Škoro Babic. Glej: Jeraj, Melik, Škoro Babic (2013a).
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (Uradni list Evropske unije, L 119/89, 4.5.2016).
Uredba je začela veljati 25.5.2016, njene določbe pa se bodo morale uporabljati v vseh državah članicah. Rok za prenos določb direktive v nacionalno zakonodajo ter rok za neposredno uporabljanje v državi članici je dve leti.
V 51. točki uredbe se navaja, da si posebno varstvo zaslužijo osebni podatki, ki so po svoji naravi posebej občutljivi z vidika temeljnih pravic in svoboščin, saj bi lahko okoliščine njihove obdelave resno ogrozile temeljne pravice in svoboščine. Ti osebni podatki bi morali vključevati osebne podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, pri čemer uporaba pojma „rasno poreklo" v tej uredbi ne pomeni, da Unija priznava teorije, ki poskušajo dokazati obstoj različnih človeških ras. (Uredba, 2016). V 10. členu direktive so opredeljene posebne vrste osebnih podatkov (Direktiva, 2016), ki se v definiciji popolnoma ujemajo z definicijo občutljivih osebnih podatkov v slovenskem zakonu o varstvu osebnih podatkov.
Slovenski arhivski zakon Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 65. členu določa roke nedostopnosti arhivskega gradiva. V tem členu opredeljuje osebne podatke, ki jih je potrebno ščititi, in sicer arhivsko gradivo, ki vsebuje te osebne podatke postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. (zYDAGA^, Uradni list Rs, št. 30/06 in 51/14) Ti osebni podatki, ki so opredeljeni v 65. členu ZVDAGA se nanašajo na: zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost. Pri dostopu do javnega arhivskega gradiva po prvem ali drugem odstavku tega člena se kot nedostopni oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, in ne širše enote gradiva. Kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen (2. odst. 65. č^ena Z^DA^GA).
Vidimo, da se definicije osebnih podatkov, ki jih je potrebno ščititi, ne ujemajo v celoti, saj arhivski zakon ne ščiti podatkov o rasnem, narodnem (verjetno mišljeno na državljansko pripadnost posameznika), političnem ali filozofskem prepričanju ter o članstvu v sindikatu. Na tem mestu lahko upravičeno postavimo vprašanje glede nespoštovanja ustavne človekove pravice do osebnega dostojanstva in varnosti (Ustava Rs, 34. člen) ter pravic zasebnosti in osebnostnih pravic (Ustava Rs, 35. člen).
3 Dostop do arhivskega gradiva ob upoštevanju zaščite podatkov
Dostop do arhivskega gradiva je v Evropi različno urejen. Večje razlike se pojavljajo med državami, ki svoje družbene ureditve niso spreminjale v zadnjih tridesetih letih in tistimi, ki so jih. Pri tej drugi skupini gre namreč za skupino držav tako imenovanega nekdanjega vzhodnega bloka, oziroma državami, ki so imele socialistično in komunistično družbeno ureditev in so jo v devetdesetih letih spremenile. Na tem mestu ne bomo obravnavali, kakšno gradivo je nastajalo pri delovanju teh držav, vsekakor pa ohranjeno arhivsko gradivo vsebuje veliko različnih osebnih podatkov, ki so jih različne službe socialističnih in komunističnih držav zbirale za svoje potrebe. S spremembo družbenega sistema so prenehale z delom posebne službe teh državnih ureditev, kot tudi družbeno politične organizacije, ki so imele glavno vlogo pri delovanju posamezne države. Poleg spremembe družbenega sistema so se ponekod oblikovale tudi nove države, kot je primer bivše SFRJ, kjer so države naslednice dejansko na novoustanovljene države z novimi državnimi organi.
Države, kjer ni bilo večjih družbenih sprememb in z dolgo tradicijo državnosti imajo dostop do arhivskega gradiva precej dobro urejen. Kot ilustrativen primer lahko brez dvoma navedemo Francijo in Avstrijo. Kateri del dokumentarnega gradiva je arhivsko gradivo, določa avstrijska zvezna vlada z uredbo. Zvezni minister za pravosodje izda v soglasju z zveznim kanclerjem uredbo s podrobnimi določili o odbiranju in uničenju gradiva sodnih postopkov. Dokumentarno gradivo, ki ni razglašeno za arhivsko gradivo, se najprej ponudi v prevzem deželnim arhivom in nato uniči. Odbrano arhivsko
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
gradivo se izroči državnemu arhivu. Gradivo je praviloma dostopno trideset let po zadnji obdelavi oziroma odložitvi dokumenta. To ne velja za gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke ("Bundesarchivgesetz", 5. čl.). (Jeraj, Melik, Škoro Babic, 2013b) Za razliko od Švedske, kjer je arhivsko in dokumentarno gradivo prosto dostopno in kjer se arhivsko gradivo državnih oblasti in organov preda pristojnemu arhivu takoj po prenehanju posamezne funkcije. Dostop do gradiva na Švedskem mora biti v skladu z Zakonom o osebnih podatkih, Zakonom o dostopnosti in tajnosti ter z Zakonom o svobodnem tisku. (Jeraj, Melik, Škoro Babic, 2013b) Francoska zakonodaja ščiti podatke zasebne narave posameznika najmanj 50 let od nastanka in največ 100 let od nastanka gradiva oziroma 120 let od rojstva osebe. Slednji rok velja za dokumente z zdravstvenimi podatki posameznikov, ki so dostopni tudi 25 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo. (Jeraj, Melik, Škoro Babic, 20l3a)
V državah, kjer je prišlo do sprememb družbenega sistema, med katerimi je tudi Slovenija, so dokumenti iz obdobja prejšnje politične ureditve dostopni z manj omejitvami, kot to velja za zgoraj omenjene države. Po slovenski arhivski zakonodaji arhivisti niso dolžni ščititi rojstnih podatkov ter podatkov o političnem ali filozofskem prepričanju, ne glede na posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
4 Dostopnost do gradiva Socialistične federativne republike Jugoslavije
Gradivo države Socialistične federativne republike Jugoslavije (SFRJ) se v po razpadu te zvezne države hrani v vseh javnih arhivih v vsaki državi naslednici. Ko govorimo o arhivskem gradivu SFRJ, govorimo o arhivskem gradivu, ki ga ustvarila ali prejela SFRJ, obenem pa v to gradivo štejemo tudi gradivo državnih institucij od 1. decembra 1918 do 30. julija 1991. (Zakon o ratifikaciji sporazuma o vprašanjih nasledstva, Priloga D, Uradni list št. 20, 8.8.2002) Dostop do arhivskega gradiva je v vsaki bivši jugoslovanski republiki urejen drugače, vendar je s podpisanim sporazumom o vprašanjih nasledstva, oziroma s Prilogo D, točno določen dostop za predstavnike držav naslednic2. V skladu s 7. členom Priloge D imajo zainteresirani predstavniki držav naslednic prost in neoviran dostop do državnih arhivov SFRJ z datumom do vključno 30. junija 1991. Tak dostop velja tudi za republiške in druge arhive z izjemo dokumentarnega gradiva. Države naslednice hranijo predvsem gradivo na nivoju republik oziroma gradivo republiških organov, medtem ko je gradivo zveznih organov skoraj celoti shranjeno v javnih arhivih Republike Srbije, in sicer v Arhivu Jugoslavije, Diplomatskem arhivu ministrstva za zunanje zadeve in Vojaškem arhivu Ministrstva za obrambo.
Gradivo skoraj vseh jugoslovanskih zveznih organov, razen za vojaške in zunanje zadeve, hrani Arhiv Jugoslavije, ki je pravzaprav ustanovljen kot Državni arhiv FLRJ (Federativne ljudske republike Jugoslavije) na podlagi Občega zakona o državnih arhivih iz leta 1950. S tem zakonom je arhivsko gradivo na celotnem področju FLRJ prišlo pod zaščito države, ne glede na to, kje se nahaja in ne glede na lastništvo. Z Zakonom o zveznih organih uprave leta 1956 je Državni arhiv FNRJ dobil status upravne ustanove pod nadzorom Sekretariata Izvršnega sveta za prosveto in kulturo. Z Zakonom o Arhivu Jugoslavije, ki ga je leta 1964 sprejela zvezna skupščina, je arhiv dobil naziv, kot ga nosi danes3. Tako je arhivsko gradivo, ki je predmet sukcesije, gradivo centralnih državnih organov, centralnih inštitucij in centralnih organov družbeno-političnih in drugih organizacij Kraljevine Jugoslavije, organov federacije, organizacij, ustanovljenih za izvajanje nalog iz pristojnosti federacije, zveznih organov, družbeno-političnih in drugih organizacij, kot tudi arhivsko gradivo posameznikov, katerih delovanje je bilo vsejugoslovanskega značaja.
Gradivo v Arhivu Jugoslavije je dostopno 30 let od nastanka, enak rok dostopnosti pa tudi velja za Diplomatski arhiv Ministrstva za zunanje zadeve Republike Srbije, kjer se hrani gradivo o zunanjepolitični dejavnosti jugoslovanske države. Gradivo v slednjem arhivu je dostopno v skladu s Pravilni-com o uporabi arhivskega gradiva (Uradni list sFRJ, št. 49).
Nekaj drugačen je dostop do gradiva, ki ga hrani Vojaški arhiv Ministrstva za obrambo Repu-
2.	Predstavniki držav naslednic nekdanje SFRJ so 25.5.2001 podpisali na Dunaju Sporazum o vprašanjih nasledstva. Začel je veljati 2.6.2004 in je edina mednarodna pogodba, ki so jo zaradi ureditve medsebojnih vprašanj po razpadu SFRJ sklenile vse države naslednice nekdanje SFRJ (sporazum je objavljen v Uradnem listu Republike Slovenije - Mednarodne pogodbe, št. 20/02 (Uradni list Rs, št. 71/02). Vprašanje skupnih arhivov obravnava Priloga D k sporazumu.
3.	Od leta 1964 arhiv nosi naziv Arhiv Jugoslavije, z izjemo obdobja od leta 2003 do leta 2009, ko je bil poimenovan Arhiv Srbije in Črne Gore. (op. avt.)
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
blike Srbije, kjer se hrani gradivo jugoslovanskih vojaških enot od leta 1918. Gradivo je dostopno 50 let od nastanka, če ni v nasprotju z interesi Ministrstva za obrambo Republike Srbije, Vojske Srbije in Zakonom o zaščiti osebnih podatkov (Službeni Glasnik RS, št. 97/08, 104/09, 58/10).
5	Gradivo vojaških sodišč od leta 1945 do 1991
Gradivo vojaških sodišč je v slovenskih arhivih ohranjeno le fragmentarno. S spremembo družbenega sistema v Sloveniji iz leta 1991 je nova slovenska država oblikovala pravne temelje za vračanje premoženja, ki je bilo od konca vojne do uveljavitve Ustave SFRJ iz leta 1963 krivično odvzeto v imenu t.i. revolucionarne preobrazbe takratne družbe ter obračuna z osebami, sovražnimi takratnemu režimu (Melik, Jeraj, 2011). Pomembno vlogo pri popravi teh krivic ima gradivo vojaških sodišč, ki pa se v največji meri hrani v Vojaškem arhivu v Republiki Srbiji.
Kazenske sankcije pri poslovanju vojaških sodišč so predvidevale poleg usmrtitve, kot najhujše kazni, tudi kazen odvzema premoženja in odvzema državljanskih pravic. Tako so podatki o posameznih postopkih nujno potrebni v pravne in upravne namene. Med temi postopki so tisti za pridobitev državljanstva kot predpogoja za druge upravne postopke, kot je postopek denacionalizacije na podlagi Zakona o denacionalizaciji (Uradni listrs, št. 27/1991), dedovanja ter popravo krivic, na podlagi Zakona o popravi krivic (Uradni list rs, št. 70/2005) in Zakona o žrtvah vojnega nasilja (Uradni listrs, št. 63/1995). Po ugotovitvah zahtev iz omenjenih zakonov je potrebno za pravne in upravne postopke poiskati podatke o posameznikih in jih sporočiti pristojnemu organu oziroma posamezniki želijo pridobiti podatke iz gradiva vojaških sodišč, da bi lahko uveljavljali posamezne pravice pri pristojnih organih. Zaradi veljavnega slovenskega arhivskega zakona je gradivo vojaških sodišč sicer dostopno, vendar z omejitvami o zaščiti občutljivih podatkov4. Tako je gradivo vojaških sodišč, predvsem iz obdobja neposredno po koncu druge svetovne vojne, precej pomembno za slovenske uporabnike.
Vendar se največ gradiva vojaških sodišč hrani v Vojaškem arhivu Republike Srbije. Gradivo vojaških sodišč je sicer odprto, vendar se ne more uporabljati v znanstveno-raziskovalne, publicistične ali druge namene posameznika. Pravico do vpogleda v to gradivo imajo pravosodni organi Republike Srbije v pravne namene, vendar vpogled ne sme biti v nasprotju z določili Zakona o zaščiti osebnih podatkov. Vojaški arhiv pa posreduje potrebne podatke, ki jih posamezniki potrebujejo za uveljavitev posameznih pravic.
Tako je gradivo vojaških sodišč iz obdobja SFRJ v skladu z zakonodajo Republike Srbije nedostopno za znanstvene in druge raziskave, razen v pravne namene. Ker govorimo o obdobju skupne države, je treba poudariti, da se posamezni podatki o določenem dogodku, osebi, dogajanju, nahajajo v različnih fondih in v različnih arhivih ter tudi v različnih državah. Nekaj gradiva vojaških sodišč, ki se hrani v Vojaškem arhivu v Republiki Srbiji je moč najti v drugih arhivih ostalih bivših jugoslovanskih republik. Na primer sodba vojaškega sodišča iz leta 1947, ki je ohranjena v Arhivu Republike Slovenije, je prosto dostopna za uporabnike in tudi za objavo, medtem ko ista sodba, ki je ohranjena v Vojaškem arhivu ni dostopna za znanstveno raziskovalne namene. Govorimo pa o gradivu, katerega lastnice so države naslednice, saj gre za gradivo najvišjih vojaških organov skupne države. Priloga D Sporazuma o nasledstvu določa prost dostop predstavnikov zainteresiranih držav za namen vprašanja sukcesije, ne ureja pa uporabe gradiva tudi v druge namene, kot je pravni ali znanstveno-raziskovalni interes.
Ker gre za gradivo, ki je predmet sukcesije, arhivska zakonodaja posameznih držav naslednic pa se med seboj razlikuje predvsem glede dostopa in uporabe gradiva, je nujno potrebno urediti to vprašanje skupne arhivske dediščine.
6	Sklepne ugotovitve
Primerjava slovenske arhivske zakonodaje z arhivskimi zakonodajami drugih evropskih držav nam daje jasno sliko o razlikah pri zaščiti osebnih podatkov. Pri tem vsekakor ne moremo mimo uredbe in direktive Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu osebnih podatkov posameznikov, kajti določila obeh aktov bo potrebno v roku dveh let od sprejetja vključiti v nacionalne zakonodaje, tudi v
4. Pristope in probleme pri uporabi arhivskega gradiva vojaških sodišč je avtorica obravnavala na arhivski konferenci Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja v Radencih leta 2016 (Škoro Babic, 2016).
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
arhivske.
Evropski prostor sestavljajo tudi države, ki še niso pridružene članice Evropske unije, vendar na primeru vprašanj nasledstva skupne dediščine bivše jugoslovanske države vidimo, da zaščita osebnih podatkov, predvsem pa uporaba arhivskega gradiva predstavlja pomembno vprašanje, ki bi ga bilo potrebno nujno in čim hitreje urediti.
Zavedati se moramo dejstva, da je vedno večja mobilnost ljudi med državami, tako tudi podatkov o njih. Podatki o posamezniku, vključno z občutljivimi osebnimi podatki, se tako hranijo na več različnih mestih, tudi v različnih državah. Kot primer lahko vzamemo storilca kaznivega dejanja, nedržavljana države, kjer je storil kaznivo dejanje. Podatki o storjenem kaznivem dejanju bodo ohranjeni tako v državi, kjer je dejanje storil, kot v njegovi matični državi, saj se podatki o kaznivih dejanjih morajo posredovati matični državi.
Vsekakor je prav, da so arhivi odprti, kot tudi, da je arhivsko gradivo prosto dostopno, vendar je tudi prav, da so varovani posamezni podatki, posamezne tajnosti in da je zasebnost posameznika zaščitena.
Evropskim arhivom, ne samo držav članic Evropske unije, mora postati prioritetna naloga, da se na mednarodni ravni združijo in dosežejo enotnejše zakone, ki bi temeljili na arhivskih načelih in načelih zaščite človekovih pravic in svoboščin, vključno z zaščito osebnosti.
Zaščita osebnih podatkov v arhivskem gradivu je tesno povezana s pridobivanjem arhivskega gradiva v arhive. Arhivi moramo zgraditi zaupanje širše javnosti, da ščitimo podatke posameznikov, da se zlorabe ne bi dogajale. Poleg tega pa moramo arhivi zgraditi zaupanje pri državnih organih, da naše delo sloni izključno na arhivski znanosti, arhivski stroki in arhivskih etičnih načelih. Primarna naloga arhivov je vsekakor hramba arhivskega gradiva, zelo pomembna naloga pa je vloga arhiva pri pridobivanju gradiva v arhiv in nadzor nad postopanjem z dokumentarnim gradivom, ki ima lastnosti arhivskega.
Politični sistemi in državne ureditve so se skozi zgodovino spreminjali. Kar je nekoč bilo prav, je pozneje bilo prepoznano kot krivično. Kar je bilo nekoč bilo kaznovano, je pozneje bilo prepoznano cot nedolžno. Arhivski dokument v nekem času in prostoru lahko bremeni, lahko pa osvobaja.
Arhiv, zlasti nacionalni arhiv, mora biti ustanova, ki hrani pomembne dokumente, ki so nastali v državi, s pravilno in pravično valorizacijo mora ustvarjati podatkovno bazo za različne namene. Arhivsko gradivo mora biti na razpolago raziskovalcem preteklosti, prav tako pa mora biti material za razkritje nepravilnosti in krivic ter temelj za njihovo popravo. Potrebno je urediti dostop do arhivskih dokumentov, preprečiti njihovo zlorabo ter nuditi urejeno bazo podatkov za dostop do gradiva, vsekakor z zanesljivo zaščito občutljivih osebnih podatkov.
Arhivsko gradivo mora čim bolj odražati značilnosti družbe v času in prostoru, obenem zagotoviti državi zanesljiv trezor, kjer bodo shranjeni najpomembnejši državni dokumenti, hkrati pa nuditi posamezniku varno zavetje, da so podatki o njem skrbno varovani in da se protipravno ne bodo uporabljali.
Danes so arhivi pomemben dejavnik pri podajanju podatkov in informacij, in sicer v zelo širokem obsegu. Arhivsko gradivo posamezne države je nacionalnega pomena, je pa tudi vseevropskega pomena. Posebno pomembno mesto pri tem zasedajo, ki jim pa še ni priznano, v boju zoper mednarodni kriminal, vojnih zločinih in terorizmu. Države se na mednarodni ravni povezujejo v skupnem boju zoper različne oblike mednarodnega kriminala.
Vzporedno z aktivnim zagovarjanjem potrebe po čim širšem sprejetju Rimskega statuta (mednarodnega kazenskega sodišča) na mednarodni ravni (univerzalnost Rimskega statuta) je Slovenija skupaj z Nizozemsko in Belgijo sprožila pobudo za vzpostavitev mednarodne pogodbe o medsebojni pravni pomoči in izročitvah za pregon najtežjih mednarodnih hudodelstev na državni ravni (genocid, hudodelstva zoper človečnost, vojna hudodelstva)5.
5. Na področju mednarodnopravne pomoči in izročitev obstaja pravna praznina, saj ne obstaja mednarodna konvencija, ki bi urejala to področje. Države morajo posledično v vsakem posamičnem primeru skleniti bilateralni sporazum med državama oziroma nasloviti t.i. rogatory letter z zaprosilom za mednarodnopravno pomoč v kazenskih zadevah, kar je
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
V okviru Evropske unije se razvija poseben režim sodelovanja med državami članicami na področju sodelovanja tako v kazenskih zadevah kot tudi v civilnih zadevah. Države članice EU so sprejele številne pravne akte s tega področja, ki se bodisi uporabljajo neposredno bodisi jih morajo države članice prenesti v notranjo zakonodajo. Mednarodna pravna pomoč pa predvideva tudi pridobivanje dokazov v civilnih in kazenskih zadevah ter zadevah prekrškov.
Predvsem v današnjem času, ko se godi vrsta krivic skupinam ljudi ali posameznikom (priča smo vojnim dogajanjem, begunskim valom, terorizmu, trgovini z ljudmi), tako mora biti arhivska znanost povzdignjena nad političnimi interesi, prav tako pa se morata vzpostaviti enotna arhivska zakonodaja in praksa. Potrebno je poenotiti arhivsko zakonodajo, posebno v državah članicah Evropske unije, ter zmanjšati politični vpliv posamezne države, kajti arhivsko gradivo, ki nastaja danes, bo zagotovo ključnega pomena pri dokazovanju določenih dejstev v prihodnosti. Različne vrste arhivskega gradiva služijo kot dokazno gradivo na sodobnih sodnih postopkih, bodisi v domovini ali na mednarodnem prizorišču, na arhivistih je naloga, da bo to gradivo ohranjeno in dostopno v te namene. Obenem pa mora biti varovano dostojanstvo posameznika s tem, da arhivska zakonodaja ščiti občutljive osebne podatke posameznikov. Med boljšimi primeri dobro urejenih rokov dostopnosti za gradivo, ki vsebuje podatke ki jih je potrebno varovati, je zagotovo francoska arhivska zakonodaja, saj s sicer precej dolgimi roki nedostopnosti zagotavlja varnost pred zlorabami.
Če poskusimo odgovoriti na vprašanje, ali je učinkovita zaščita podatkov v arhivskem gradivu možna, je odgovor seveda pritrdilen, vendar ob izpolnjenem pogoju, da se arhivske zakonodaje na mednarodni ravni poenotijo vsaj glede definicije občutljivih podatkov, ki jih je potrebno hraniti in glede rokov dostopnosti. Če ta dva pogoja nista izpolnjena, potem arhivi ne bomo mogli učinkoviti zagotavljati varstva podatkov, predvsem zato, ker se podatki o posamezniku ali dogodku nahajajo v različnih dokumentih, v različnih arhivih in predvsem različnih državah.
Arhivi so, oziroma bi morali biti varuhi človekovih pravic. To je celo ključen del njihovega poslanstva.
Viri in literatura
Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa sveta 2008/977/PNz (2016). Uradni list Evropske unije, L 119/89, 4.5.2016.
Jeraj, M., Melik, J., Škoro Babic, A. (2013a): Nekaj pogledov v arhivske zakone držav EU. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: arhivi in ustvarjalci gradiva - stanje in perspektive: zbornik mednarodne konference, E^adenci 10.-12. april 2013, str. 17-36. Maribor: Pokrajinski arhiv.
Jeraj, M., Melik J., Škoro Babic, A. (2013b): Putevi i razilaženja čuvanja evropske historije. V: Arhivska praksa 16, L. 16/2013, str. 157-173. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.
Melik, J., Jeraj, M. (2011). Arhivi v današnji družbi. V: Atlanti, 21, str. 319-327. Trieste-Maribor: International Institute for Archival Science.
Obči zakon o državnih arhivih. Službeni list FNRJ, št. 12/50, 11/51 in 46/51.
Popovic, J. (2013). Razvoj arhivskog zakonodavstva na prostorima bivše Socijalističke Federativne Republike Jugoslavije od 1950. do 2013. godine. V: Atlanti, 23, str. 181-195. Trieste-Maribor: International Institute for Archival Science.
Pravilnik o uporabi arhivskega gradiva (1987). Uradni list SFRJ, št. 49, 25.07.1987.
Škoro Babic, Aida (2016). Pristopi in problemi pri obdelavi arhivskega gradiva vojaških sodišč. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: popisovanje arhivskega gradiva : zbornik mednarodne konference, Ra^nci, 13.-15. april2016, str. 161-172. Maribor: Pokrajinski arhiv.
Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (2016). Uradni list Evropske unije, L119/1, 4.5.2016.
dolgotrajna in težka naloga - dokazi pa v tem času poniknejo (MZZ, http://www.mzz.gov.si/si/zunanja_politika_in_ mednarodno_pravo/mednarodno_pravo/dejavnosti_sektorja_za_mednarodno_pravo_po_podrocjih/mednarodno_ka-zensko_pravosodje/; pridobljeno 20.04.2016).
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
Zakon o denacionalizaciji. (1991). Uradni list RS, št. 27/1991 z dne 29.11.1991.
Zakon o popravi krivic. (2005). Uradni list RS, št. 70/2005 z dne 26.7.2005.
Zakon o ratifikaciji sporazuma o vprašanjih nasledstva, Priloga D. Uradni list št. 20, 8.8.2002.
Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - zv^A-GA-A (2014). Uradni list RS, št. 51/14.
zakon o ureditvi narodnih sodišč (1945). Uradni list DFJ, št. 67, z dne 4.9.1945.
zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - zYDA^GA (2006). Uradni list RS, št. 30/06.
zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo) (ZVOP-1-UPB1) (2007). Uradni list RS 94/2007, 16.10.2007, stran 12707.
zakonom o zaštitipodataka ličnosti. Službeni Glasnik RS, št. 97/08, 104/09, 58/10. zakon o žrtvah vojnega nasilja (1995). Uradni list RS, št. 63/1995 z dne 6.11.1995.
SUMMA^RY
With the comparison of Slovenian archival legislation to archival legislation in other European countries, the author gives a clear picture of the differences in protection of personal data. However, one cannot pass by the Regulation and a Directive of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals' personal data, since the provisions of the two acts will have to be included into national law within two years of the adoption. Europe also consists of countries that have not yet joined the European Union. In the case of succession issues of the common heritage of the former Yugoslav countries, we see that the protection of personal data and especially the use of archives are important issue, which should be regulated urgently and as quickly as possible. We must be aware of the increasing mobility of people between countries, as well as information about them. Information about an individual, including sensitive personal data, is stored in several different places, in different countries. As an example, we can take the offender and non-resident of the country where he committed the offense. Record about committing this offense, will be preserved in the country where the offense is committed, as in his home country, because the country of origin must be informed about the data on the offenses. It is right to open the archives, as well as the archives should be freely available, but it is also right that individual information is protected, as well as secrecy and the privacy of individuals. European archives, and not only of the Member States of the European Union, must become a priority to be at the international level together and achieve uniform laws based on archival principles and the principles of the protection of human rights and freedoms, including the protection of personality. Protection of personal data in archives is closely linked to the archival appraisal. Related to the protection of the data of individuals and about preventing abuses archives need to build the trust of the public. In addition, archives have to gain the trust of the state authorities, with showing them that archival work is based exclusively on archival science, archival profession and archival ethical principles. The primary task of the archives is certainly preservation of archives, but very important task is the role of archives in archival appraisal and control over the handling of current records, which will be preserved as archival records. Political systems and regulations of the state have changed throughout the history. What was once the right has subsequently been recognized as unfair. What was once a penalty has subsequently been recognized as innocence. Archival document in a given time and place may condemn a person, but in other time it can liberate it. Archives, especially the national archives, should be an institution that keeps the most important documents created within the state. With a proper and fair appraisal, they must create a database for a variety of purposes. Archival records should be made available to researchers of the past, but they also need to be the material for disclosure of irregularities and injustices and the foundation for their correction. It is necessary to regulate access to archival documents, to prevent their abuse and to provide proper database for access to documents, considering the reliable protection of sensitive personal data. Archives must as far as possible reflect the characteristics of the state in a specific time and space, while providing reliable repository, where the state has preserved the most important documents. At the same time, they have to ensure safe protection of data relating to individuals and above all to prevent the improper use of these data. Today, the archives are an important factor in delivering data and information, in a very broad range. Archival records of each country are of national as well as of pan-European interest. They have particularly important role, which is not yet recognized, in the fight against international crime, war crimes and terrorism. Countries are establishing the co-operation in the common fight against various forms of transnational crime at the international level. In parallel with the active advocacy of the need for the broadest possible adoption of the Rome Statute (International Criminal Court) at international level (the universality of the Rome Statute), Slovenia, together with the Netherlands and Belgium launched an initiative to establish an international treaty on mutual legal assistance and extradition for prosecution of serious international crimes at national level (genocide, crimes against humanity, war crimes). Within the European Union, a special regime of co-operation between Member
Aida ŠKORO BABIC: Uspešna in učinkovita zaščita podatkov: mit ali uresničljiva naloga, 177-185
States in the field of criminal matters as well as in civil matters is developing. Therefore, EU Member States have adopted a number of legal acts used either directly or by transposing them into national law of Member States. International legal assistance is meant to provide help and to gather the evidence in civil and criminal matters and minor offense cases. Especially in present time, when the series of injustices happen to groups of people or individuals (we are witnessing wartime events, refugee waves, terrorism, trafficking in human beings), the archival science should be raised above political interests. In addition, a unified archival legislation and practice should be established. It is necessary to unify the archival legislation, particularly within the Member States of the European Union, and to reduce the political influence of each country, as archival records, which are produced today, will play a key role in proving certain facts in the future. Different types of archival records serve as evidence in the contemporary judicial proceedings, either at national or at the international scene, and the task of archivists is to preserve those records and made them available for these purposes. At the same time, the dignity of the individual must be protected by archival legislation, which protects the sensitive personal data of individuals. Among the best examples of well-groomed limitations of the availability of material that contains the data to be protected, is certainly the French archival legislation. It provides considerably long periods of restricted access, which ensure security against abuse. If you try to answer the question whether effective protection of data in archives is possible, the answer of course is yes, but only if two conditions are fulfilled. Firstly the archival legislation at international level should be unified, at least with regard to the definition of sensitive data, which need to be kept and secondly in regard to the determination of time limitations. If these two conditions are not met, then archives will not be able to provide effective data protection, mainly because the information about an individual or an event is located in different documents in different archives and in different countries. Archives are, or should be custodians of human rights. It is actually a vital part of their mission.
Tipology: 1.02 Review Article Submitting date: 13.02.2016 Acceptance date: 20.02.2016