Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 75 UN/EDIFACT, BEMIS IN EDI SPOROČILA V ETI ELEKTROELEMENT D.O.O. Avtor: Matic Pirš Visoka šola za poslovne vede Povzetek V podjetju Eti Elektroelement d.o.o. uporabljamo elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) za hitro in učinkovito izmenjavo med hčerinskimi podjetji in poslovnimi partnerji. Izmenjava podatkov poteka avtomatsko in brez napak, ki so posledica človeškega dela. Uporaba standardnih sporočil pa zagotavlja skupen jezik med različnimi informacijskimi sistemi, ki jih uporabljajo poslovni partnerji. Ključne besede: Eti Elektroelement d.o.o., EDI, BEMIS, UN/EDIFACT Uvod V seminarski nalogi bom predstavil uporabo standarda UN/EDIFACT, BEMIS in EDI sporočila, ki nam olajšajo poslovanje v skupini Eti Elektroelement d.o.o.. V skupini je 16 podjetij, ki niso vsa na enakem ERP sistemu. V matičnem podjetju in vseh proizvodnih hčerkah uporabljamo ERP sistem INFOR. V INFOR-ju je interni standard BEMIS, v katerega se pretvorijo standardi, ki pridejo v ERP ali pa obratno. Eksterno poslujemo tudi z e-računi, carinskimi dokumenti in naročili kupca JEAN MÜLLER. EDI tako nadomešča papirna sporočila in naročila preko e-mailov, ki so čitljiva za ljudi, z dokumenti, ki so berljivi programsko, torej z dokumenti v standardizirani elektronski obliki. Ta vsebujejo enake podatke kot običajni papirni dokumenti, le da so ta v predpisani obliki. Teoretična izhodišča UN/EDIFACT Pomen kratice UN/EDIFACT je United Nations / Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport in je mednarodni EDI standard, ki je bil razvit s strani združenih narodov. Mednarodna organizacije je sprejela EDIFACT standard v ISO, in sicer je to standard ISO 9735. EDIFACT je formalen jezik znotraj EDI formata. Format se uporablja v B2B poslovanju pri transakcijah, ki vključujejo oz. omogočajo strojno branje opisov elektronskih dokumentov. EDIFACT sporočila uporabljajo sistemi, ki znajo brati xml datoteke, ki so zapisane, razvite in vzdrževane v EDIFACT standardu. Nadzor nad razvijanjem in vzdrževanjem tega standarda ima organizacija UN/CEFACT, kar je kratica za United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business, ki je pod organizacijo UNECE - UN Economic Commission for Europe. Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 76 Razvoj različnih standardov Slika 24: Razvoj različnih standardov (vir: Internet). UN/EDIFACT standard Slika 25: UN/EDIFACT standard (vir: UN/EDIFACT, 2019). Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 77 UN/EDIFACT temelji na tako imenovanih štirih blazinah (UN/EDIFACT, 2019): • Sintaksa: definira točno določena pravila za strukturiranje sporočila in tudi znake za ločevanje individualnega segmenta sporočila in elementov. • Podatkovni elementi: so najmanjša enota v EDIFACT datoteki. • Segmenti: so skupina podobnih podatkovnih elementov. • Sporočila: predstavljajo naročeno sekvenco segmenta. BEMIS Baan Electronic Message Interchange System (BEMIS) je interni LN standard, v katerega so pretvorjeni ostali standardi. Za pretvorbo med BEMIS in ostalimi standardi skrbi EDI prevajalnik. Pretvorba gre v obe smeri. Če elektronski dokument pride v naš ERP, je pred tem pretvorjen v BEMIS, in obratno, če gre takšen dokument ven, je iz BEMIS-a pretvorjen v EDIFACT. EDI sporočila EDI nadomešča (papirna) sporočila, ki so čitljiva za ljudi, z dokumenti, ki so berljivi programsko, torej z dokumenti v elektronski obliki. Ta vsebujejo enake podatke kot običajni papirni dokumenti. V ERP sistemih je možno postopke avtomatizirati, če uporabljamo standarde. Tudi v Eti Elektroelement d.o.o. s pomočjo standardov obvladujemo poslovanje z elektronskimi dokumenti, in sicer naročilnice, e-računi, carinski dokumenti... EDI sporočila so torej sporočila poslana med partnerji, ki medsebojno poslujejo. BEMIS podpira sledeča EDI sporočila (EDI BAAN, 2019): • naročilo (ORD), • RMA – potrditev naročila/odziv (ORS), • sprememba naročila (ORC), • sprememba naročila RMA – potrditev naročila/odziv (OCA), • račun (INV), • sporočilo ob napaki (ERN), • status sporočila (STATUS), • ... Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 78 Primer poslovanja brez EDI Prodaja mimo hiše V sistemu je bilo možno speljati ta proces, ampak so bili vsi koraki ročni in zamudni. Poleg tega je bilo potrebno veliko komunikacije preko e-mailov in telefonov, da so zaposleni izpeljali svoj del procesa. Slika 26: Postopek prodaje mimo hiše (vir: lasten, 2019). Proces prodaje je bil sledeč. Kupec je naročil izdelke, ki jih je izdelalo naše hčerinsko podjetje npr. ETI Polam. V Eti Elektroelement d.o.o. so nato naše prodajne referentke vnesle naročilo v ERP sistem Infor. To prodajno naročilo tipa prodaje (txt 111) je lahko tudi prišlo v elektronski obliki. Nato je prodajna referentka poslala potrditev naročila kupcu. Ker te izdelke, ki jih je naročil kupec proizvaja hčerinsko podjetje ETI Polam, jih je bilo potrebno naročiti. To so naredili v nabavi nabavni referenti, ki so kreirali nabavni nalog. Potrebna je bila zopet komunikacija s hčerinskim podjetjem, da so vnesli prodajni nalog in s tem sprožili procese v njihovem ERP okolju. V ETI Polam so potrdili prodajni nalog in ga lansirali v njihovo skladišče, kjer so pripravili in odpremili pošiljko v ETI Elektroelement d.o.o.. Ko je prispela pošiljka v ETI Elektroelement d.o.o., so naši zaposleni v skladišču pošiljko prevzeli in jo pospravili na določeno mesto v skladišču. Nato so pripravili pošiljko za kupca in jo odposlali. Ko je kupec potrdil prejem pošiljke, so naše prodajne referentke izdelale zaračunavanje in izdale kupcu račun, ETI Polam pa je izdal račun do ETI Elektroelement d.o.o.. Primer internega EDI poslovanja Uporabili smo interni EDI za generiranje sporočila v ETI Elektroelement d.o.o. v ERP sistemu in nato se je to sporočilo poslalo v ERP ETI Polam, kjer se je avtomatično generiral njihov prodajni nalog, ki je imel referenco za našega nabavnega. Ko so naredili vse potrebne korake na ETI Polam in odpremili artikel direktno kupcu, so se izvedli koraki tudi na našem Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 79 nabavnem nalogu, ki se je zaključil in opozoril prodajnega referenta, da mora za dotični prodajni nalog izdati fakturo. Slika 27: Prodaja mimo hiše (vir: lasten, 2019). Slika 28: Diagram procesa prodaje mimo hiše (vir: lasten, 2019). Primeri nastavitev v ERP sistemu za EDI sporočila Poslovni partnerji in naslov mreže Na spodnji slike je primer, kako se nastavi povezeva med poslovnim partnerjem, mrežo in naslovom mreže. Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 80 Slika 29: ERP Infor (ETI, ETI d.o.o., 2019). EDI sporočila podprta od poslovnega partnerja Spodnja slika prikazuje, kateri partnerji podpirajo katera EDI sporočila in v katero smer. Slika 30: Infor EDI sporočila (ETI, ETI d.o.o., 2019). EDI sporočila (napaka pri prenosu) Če pride do napake pri prenosu EDI sporočila, lahko v seji vidimo kodo napake in katero polje se ni uspelo prenesti. Na primer pogosto pride do napake, ker v drugem okolju ni odprte točke prehoda in jo je nato potrebno odpreti, če hočemo, da je ponoven prenos Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 81 sporočila uspešen. Nato se ponovi prenos EDI sporočila, ki prenese sporočilo v drugo okolje. Ker trenutno nismo imeli v sistemu nobene napake, so polja na spodnji sliki prazna. Slika 31: Napaka pri prenosu EDI sporočila (ETI, ETI d.o.o., 2019). Generiranje EDI sporočil Pri prodaji mimo hiše sem ročno generiral EDI sporočila in jih tudi prenesel na drugo okolje. Za nemoteno avtomatsko izvajanje procesov, smo nastavili »job«, ki sam poganja generiranje EDI sporočil s pravilnimi parametri. Spodnji primer je za interno EDI poslovanje. Slika 32: EDI sporočilo generiranje (ETI, ETI d.o.o., 2019). Diagram Pri iskanju, po katerem kanalu gre sporočilo (oftp ...), nisem našel nastavitev oziroma podatka. Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 82 Slika 33: Diagram poti (vir: lasten, 2019). Zaključek Pri raziskovanju, kako na katerih področjih in po katerih standardih poteka elektronska komunikacija oziroma pošiljanje/prejemanje sporočil, sem naletel, da uporabljamo več standardov in sistemov za različne potrebe. Na primer za e-račune e-slog, pri interni uporabi EDI v ERP sistemu BEMIS in EDIFACT. Največ se uporablja interni EDI, in sicer za naročanje med hčerinskimi podjetji, kjer se generirajo EP nalogi na podlagi planskih podatkov in potreb podjetij. Tudi prodaja mimo hiše gre preko internega EDI. Prav tako tudi naročanje hčerinskih podjetij, ki nimajo Infor ERP sistema kot tudi nekaj največjih kupcev naročajo preko EDI. Kot sem že pred tem omenil, je največkrat težava nekonsistentnost podatkov na različnih ERP sistemih. Posledice so nato pri pretvorbi, ker pride do napak, ki jih je potrebno pregledati in urediti podatke v tabelah, da se lahko izvede prenos in pretvorba EDI sporočil. Viri in literatura EDI BAAN. (2019). Pridobljeno iz http://edi.baan.com/Download%20Area/Documents/InforERPLN/PDF%20Files/u8912us /u8912bus.pdf%2520Files%2Fu8912us%2Fu8912bus.pdf&usg=AOvVaw3HeThfASR1JF 1m2 ETI. (2019). ETI d.o.o. Pridobljeno iz https://www.eti.si Lasten. (2019). UN/EDIFACT. (2019). Pridobljeno iz https://ecosio.com/en/blog/edi-standards-overview- structure-of-an-edifact-file/ http://edi.infor.com/ (Dosegljivo - Oktober 2019) Informacijsko poslovna revija Digitalizacija spreminja svet © VŠPV, 2020 83 https://www.edistaffing.com/resources/unedifact-standards/ (Dosegljivo - Oktober 2019) http://www.genis.si/genisweb/MainControler?template=pageb&id=0D9F107AC4B0A95E C12572C900259A98 Poslovanje z e-računi https://ecosio.com/en/blog/edi-standards-overview-structure-of-an-edifact-file/ (Dosegljivo - Oktober 2019) https://docs.infor.com/ln/10.6/en-us/lnolh/help/ec/onlinemanual/000075.html (Oktober 2019) https://docs.infor.com/ln/10.6/en-us/lnolh/help/ec/onlinemanual/000054.html (Oktober 2019)