140 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 V Krajnski gori v hotelu Larix je od 24. do 26. septembra 2008 potekalo 17. posvetovanje DOK_SIS_2008: Sistemi za upravljanje z dokumenti. DOK_SIS je specializirano posvetovanje, namenjeno obravnavi sistemov za e-uprav- ljanje z dokumenti – SEUD. Organizator posvetovanja je društvo MEDIA.SI [1]. Namen letošnjega posvetovanja je bila predstavitev inovacij in novih informacijskih reši- tev v SEUD, ki jih omogoča in zahteva nova zakonodaja, ter vpliv zakonodaje na izboljševanje učinkovitosti in uspešnosti procesov v gospodarskih družbah, organizaci- jah javnega značaja ter državni in javni upravi. OTVORITVENA PREDAVANJA Dušan Kričej je predstavil novosti na področju e-uprave v prispevku Strategija E-uprave. Med novosti sodijo: izpopolnjen državni portal, spletne aplikacije s področja vozil, e-opomnik, e-vem (vse na enem mestu za samo- stojne podjetnike), izmenjava podatkov med institucijami javne uprave in kontaktni center za državljane (24 ur). V prihodnje pa bodo vpeljane še naslednje novosti: čez- mejne storitve (VIZA-VEM), integracija med procesi, e-uprava 3D, e-demokracija, e-vključenost (novi portal za starejše), konsolidacija strežniške infrastrukture, SPIS in učinkovito pisarniško poslovanje, e-arhiviranje, promocija. Slovenija je še vedno na zavidljivem 2. mestu med 31 državami v Evropi glede razpoložljivih online storitev. Tatjana Hajtnik (Projekt vzpostavitve e-arhiva v Arhivu RS) [2] je orisala smernice, kako se lotiti odbiranja, izlo- čanja in hrambe arhivskega gradiva, ter izhodišča (pravno podlago) za dolgoročno hrambo. Andrej Kovačič (Vloga dokumentnih sistemov (DMS) in celovitih programskih rešitev (ERP) pri prenovi in infor- matizaciji poslovanja) je izpostavil dejstvo, da je večina dokumentnih sistemov neprilagodljivih, ker zahtevajo preveč reda in vzdrževanja, in da je povezanih sistemov zelo malo. Stane Štefančič (Sodobno delovno mesto povečuje pro- duktivnost in spodbuja inovacije) je govoril o združljivo- sti tehnologije, procesov in upravljavskih zmožnosti za boljšo učinkovitost in produktivnost v podjetju. Branko Godec (Zagotavljanje integritete in avtentičnosti z naprednimi tehnološkimi ukrepi) je nakazal smernice za pravno veljavno dokazovanje tako integritete kot avten- tičnosti z uporabo naprednih kriptografskih mehanizmov in storitveno usmerjenih rešitev (SOA). Peter Jermol (UDIS-upravljanje dokumentov v informa- cijskem sistemu Državnega zbora) je na primeru iz prakse prikazal dosedanje izkušnje na področju upravljanja do- kumentov od sprejetja ZVDAGA1 leta 2006 do danes. UDIS omogoča vpogled v vhodne, izhodne in notranje dokumente, vodenje in upravljanje procesov ter spre- minjanje vlog. Podpira kadrovske zadeve, likvidacijo računov, vloge in pritožbe. Povezljiv je z drugimi sistemi, ohranja revizijsko sled in omogoča podporo celotnemu življenjskemu ciklu dokumentov. Je fleksibilen, procesni koraki so sledljivi na nivoju dokumenta. Sledile so kratke predstavitve pokroviteljev posvetova- nja, ki so predstavili svoje rešitve na področju elektron- skega dokumentiranja in arhiviranja: • IMAGING SYSTEM [3] –razvoj lastnega program- skega produkta IMiS,2 (pod)sistema za računalniško upodabljanje in arhiviranje dokumentov in projekt digitalno delovno mesto, ki naj bi ga zaključili v letu 2009; • SRC.SI [4] – programske rešitve e-Uprava, ki so po- stale učinkovite in uporabniku prijazne ter so referen- ca v svetovnem merilu; • GENIS [5] – inovativnost na področju razvoja siste- mov za upravljanje z dokumenti, kot sta e-Računi in e-Arhivar, s katerimi so slovensko e-Upravo pripeljali na 2. mesto v Evropi glede online razpoložljivosti sto- ritev, načrti za prihodnost (e-Vrtci – vloga za znižanje plačila vrtcev); • LIKO PRIS [6] – dokumentacijski sistem Meridio (konzorcij podjetij LIKO PRIS in ADD so edini part- ner in distributer Meridia za Slovenijo); • GAMA SYSTEM [7] – celovit sistem za upravljanje elektronskih dokumentov Gama System eDocs in pra- POSVETOVANJE DOK_SIS_2008 doi:10.3359/oz0803140 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI M 141ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 vno veljavno shranjevanje elektronskih dokumentov z Gama System E-Arhiv; • POŠTA SLOVENIJE [8] – video o lastnih tradicional- nih rešitvah in vabilo na predavanja v Panelu 2. PANELI PANEL 1: Dolgoro~na hramba gradiva in e- Arhivi (moderator Miroslav Novak) • Dejan Blatnik (Pričakovanja uporabnikov od po- nudnikov storitev varne e-hrambe) je predstavil nekaj pogledov, vprašanj, odgovorov in priporočil glede iz- bire ponudnika storitev e-hrambe in kakšna naj bi bila pričakovanja uporabnikov storitev e-hrambe. • Tatjana Hajtnik (Dve leti po ZVDAGA) je izpostavila dejstvo, da je zaradi hitrega tehnološkega razvoja in s tem spreminjajočih se formatov zapisa treba nameniti posebno pozornost vpeljavi dodatnih ukrepov za za- gotavljanje celovitosti, avtentičnosti, trajnosti in upo- rabnosti dokumentov. • Tadej Pukl (Do optimizacije poslovanja z lastno infrastrukturo – primer Si.mobil eArhiv) je na pri- meru Si.mobil predstavil uvedbo sistema elektronske hrambe eArhiv na osnovi obstoječe infrastrukture pri ponudnikih mobilnih storitev. • Alenka Kavčič-Čolić (Razvoj digitalnega repozitori- ja v NUK) je prikazala dosedanje izkušnje in rezultate NUK-a pri uporabi odprtokodnega sistema FEDORA,3 ki upošteva funkcije, pomembne za trajno ohranjanje digitalnih virov oz. omogoča enostavno nadgradnjo obstoječih procesov. • Miroslav Novak (Digitalizacija dokumentov v kontekstu preslikav podatkov arhivske vrednosti) je opredelil digitalizacijo v kontekstu splošne komunika- cijske sheme ter poudaril, da je pri digitalizaciji treba upoštevati veljavno zakonodajo s področja dolgoročne hrambe e-dokumentov, arhivske strokovne standarde ter priporočila za oblikovanje potrebnega kontekstne- ga okolja. • Jožica Šparavec in Irena Uršič (Digitalizacija mu- zejskega gradiva v Muzeju novejše zgodovine Sloveni- je) sta predstavili projekte, dosedanjo prakso, izkušnje in težave pri digitalizaciji muzejskega gradiva v Mu- zeju novejše zgodovine Slovenije. PANEL 2: Po{ta Slovenije in elektronsko arhi- viranje (moderator Branko Godec) • Matevž Gačnik (Zagotavljanje avtentičnosti z na- prednimi tehnološkimi ukrepi) je izpostavil namene zagotavljanja avtentičnosti dokumenta s stališča raz- ličnih akterjev (avtorjev, izdelovalcev in podpisnikov) in možne rešitve ter podal smernice za pravno veljav- no dokazovanje integritete in avtentičnosti z uporabo naprednih kriptografskih mehanizmov in storitveno usmerjenih rešitev (SOA). • Branko Godec ( Storitev elektronskega arhiviranja) je pokazal, da E-Arhiv Pošte Slovenije zagotavlja var- no hrambo digitalno podpisanih, kriptiranih ter drugih digitalnih dokumentov z uporabo lastne infrastrukture in v neodvisnosti od formatov vhodnih dokumentov ter samostojnim preverjanjem časovnega žiga in digi- talnega podpisa. • Smiljan Švarc (Infrastruktura E-Arhiva Pošte Slove- nije) je povedal, da se v Sloveniji zaradi neustrezne infrastrukture zgodi 27 odstotkov okvar, zato se je Pošta Slovenije resno lotila ureditve lastne infrastruk- ture. Demonstriral je sistem arhiviranja na treh lokaci- jah (2 v Mariboru in 1 v Ljubljani) in poudaril, da se vedno hrani istočasno na 2 hitra medija in 1 počasni. • Silvij Vodopija (Uvajanje e-poslovanja v poslovni sistem) je povedal, da na Pošti Slovenije lastno po- slovanje izvajajo na zakonsko skladen način, tako da so na področju zajema in upravljanja z digitalnimi dokumenti sprejeli in pri Arhivu RS potrdili notranja pravila, varno hrambo pa izvajajo preko storitve E- Arhiv Pošte Slovenije, za katero so notranja pravila že potrjena in na voljo tudi drugim strankam. Za kva- lificirana digitalna potrdila in varne časovne žige pa uporabljajo storitve overitelja POŠTA®CA. PANEL 3: Sistemi za upravljanje z dokumenti (moderator Denis Bolan~a) • Samo Božič (Odprtokodni dokumentni sistemi) je povedal, da mora biti intelektualna lastnina shranjena v formatih, ki so odprti, standardizirani in brezplačni in da je zato ODF4 edini standardizirani in brezplačni format ISO, ki je v svetu uveljavljen kot alternativa. • Rado Gašperšič (E-arhiviranje v Merkur Zavaroval- nici z uporabo arhivskega sistema Easy Software) je prikazal praktični vidik uvajanja sistema v tesnem so- delovanju z zunanjim partnerjem ter tehnični in orga- nizacijski del projekta z zakonodajnimi zahtevami. • Jernej Koretič (Kako z DMS do učinkovitejših po- slovnih procesov) je opozoril, da je uvedba rešitve za upravljanje z vsebinami nujna naložba v prihodnost organizacije, saj le tako pridemo do stabilnih, urejenih in učinkovitejših poslovnih procesov. • Damjana Pirnar (Nadgradnja akreditirane programske opreme Easy za podporo procesom) je povedala, da ima programska oprema Easy ustrezno akreditacijo pri Ar- hivu RS in omogoča enostavno pripravo poslovnih pro- cesov ter njihovo izvajanje na uporabniku prijazen način. Ustrezna programska oprema je zanesljiva pot do uspeha in do skladnosti z veljavno zakonodajo na področju elektronske hrambe in upravljanja dokumentacije. • Zlatko Suzić (Od zajema do hrambe z Oracle UCM)5 je na praktičnem primeru pokazal, kako poteka zajem POROČILO 142 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 papirnih dokumentov, obdelava (pretvorba v elektron- sko obliko) ter elektronska hramba s programsko opremo Oracle UCM. PANEL 4: Od ideje do implementacije celo- vitega prehoda na e-poslovanje (moderatorka Zdenka Frigelj) • Klemen Možina (Vpliv papirja na okolje) je povedal, da kljub razvoju in željam po udobju ostaja papir pri- marni medij sporočanja, saj je preživel že vse oblike sodobnega zapisovanja podatkov in je navkljub času ohranil vodilni položaj v zanesljivosti in berljivosti. Danes lahko brez večjih težav prebiramo zapise, sta- re preko tisoč let in več, kar pa ne moremo trditi za elektronske zapise. • Boštjan Robežnik (Uvedba dokumentnih sistemov v družbi Mobitel, d. d.) je predstavil izzive, s katerimi so se soočili pri uvedbi projekta vpeljave dokument- nega sistema v poslovanje družbe z rešitvami EMC Captiva, EMC Documentum in siHramba.eu. • Robert Sraka (E-poslovanje – druge poti ni več) je na primeru Vzajemne zdravstvene zavarovalnice pri- kazal elektronski način poslovanja s skoraj tisoč part- nerji. Naslednji izziv vidijo v razširitvi e-poslovanja še na druge partnerje in na vse zavarovance, saj v tem vidijo racionalnejše poslovanje in možnost za obliko- vanje novih storitev. • Igor Kleva (Z malimi koraki do velikega cilja) je predstavil projekt vpeljave sistema za upravljanje dokumentov Bussines Connect v podjetju Istrabenz, s katerim so postali njihovi tokovi preglednejši, do- kumentacija pa urejena in hitro dostopna tudi od zunaj (ko nisi na delovnem mestu). Ta projekt se nadaljuje z vpeljavo elektronske hrambe (sihramba.eu), ki je učinkovita in varna, ter s prenosom papirnega arhiva v elektronski arhiv. Delavnica: Integracija sistema za upravljanje in e-arhiviranje dokumentov “MERIDIO” s po- slovnimi aplikacijami in SPIS za DU Na začetku je Stanislav Gomboc iz Fitosanitarne uprave RS povedal, da so se pred ZVDAGA zgledovali po medna- rodnih standardih. Z vpeljavo centralnega informacijskega sistema je poslovanje postalo poenoteno, kar pomeni: cen- tralno skladišče, poenotenje uporabnikov, navezanost apli- kacij na izvorne registre ipd. Imajo spletne portale z ome- jitvijo ter poslovne portale in zaradi poslovanja navzven so leta 2007 povezali registre v enoten register, kar pomeni integracijo vseh aplikacij v enotno platformo: • SPIS (aplikacija za vhodno in izhodno pošto), • MERIDIO (lastni informacijski načrt), • poslovne aplikacije. Poenotili so poslovno strukturo in šifrante skladno s po- slovno logiko upravljanja podatkov. Podatki se izmenju- jejo preko baze SQL, spletnega strežnika in tako deluje poslovna logika izmenjave podatkov. Zajem podatkov poteka tako, da se v vhodne dokumente vnesejo metapodatki, ki te dokumente opišejo. S tem se za dokument najprej pripravi klasifikacijski načrt, nato se poenotijo pravice za njegovo uporabo (uporabniške skupine, kjer je ključ varnost dokumenta) in nato se po- enoti struktura metapodatkov, da se lahko do dokumenta dostopa skozi več poslovnih aplikacij (MERIDIO, SPIS). Vse to dokumentom omogoča veliko fleksibilnost, kar je bilo dokazano na praktičnem primeru zajema in obdelave podatkov ter nastavitve profila uporabnika. Videli smo zgled modula odprtih zadev in sinhronizacijo vhodne pošte (v praksi to zaradi obremenitve strežnika poteka ponoči). Uporabnik dokumenta sploh ne ve, da je v oza- dju elektronski arhiv. Sledil je prikaz praktičnega primera kreiranja nove zadeve in prenos dokumenta v SPIS do glavne pisarne. Dodanih je bilo nekaj dokumentov (do- pisi, vhodni dokumenti) in nato shranjenih z metapodatki. Prikazano je bilo iskanje takega dokumenta, ki se je pre- nesel iz osebnega računalnika v centralni sistem ME- RIDIO in je v elektronskem arhivu, integriranem v MS Outlook. Klasifikacijski načrt je ločen po letih, do njega lahko pridemo iz različnih aplikacij in v njem je zapisano, kdo dela z njim. Do istega dokumenta smo dostopali sko- zi MERIDIO, kjer se je videlo več podatkov kot v Out- looku in verzije dokumenta so bile vidne. Ko dokument dobi status končan, ga ni možno več spreminjati. Skratka, dokument lahko poiščemo v vsakem izmed sistemov po različnih parametrih. Takšna integracija aplikacij v enotno aplikacijsko okolje uporabniku prihrani veliko časa, a še vedno ne nadomesti papirne, vidne sledljivosti. Originalni papir je še vedno le eden, a vsi, ki imajo pravice, lahko do njega dostopajo. Struktura metapodatkov v E-Arhivu mora biti standardizirana za mednarodno izmenjavo. Sledila je razprava o obojestranski sinhronizaciji in usklajevanju dokumentov med programoma MERIDIO in SPIS. Aplikacijski vmesnik so naredili sami, saj je ME- RIDIO le shranjevalec tega sistema in je tako fleksibilen, da uporabnik sploh ne ve, da “teče” v ozadju. Na vpraša- nje o usposabljanju uporabnikov so povedali, da poteka sproti, da organizirajo individualne tečaje in enodnevne delavnice, saj tudi aplikacije sproti vpeljujejo. Glede ver- zioniranja dokumentov so povedali, da se vedno vidi, kdo kaj dela z dokumentom, saj ima sistem svoj pregledoval- nik skozi vmesnik e-Arhiv. Vsak, ki ima pravice do do- kumenta, vidi vse izpise in filtre, prav tako so možni vsi prehodi (če je npr. delavec premeščen z enega delovnega mesta na drugega). Papirni dokumenti se pri njih hranijo v SPIS, na koncu jih premaknejo v trajni arhiv, po preteku 10 let se dokument sam uniči, če je tako določeno. POROČILO M T 143ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 Roberta Gogala iz podjetja LIKO PRIS [6] je predstavil projekt celovite rešitve na področju dokumentiranja v podjetju TUŠ Telekom. Namen projekta je povezati tehno- logijo in poslovni vidik v podjetju, sprejeti notranja pra- vila, organizacijsko strukturo in procese. MERIDIO jim služi za končno skladiščenje, ko povežejo aplikacije za- jema in obdelave dokumentov. Spletni MERIDIO-MOST jim služi za prehajanje dokumentov med aplikacijami. MS CRM predstavlja centralno bazo za podjetje, drugi sistemi in aplikacije pa morajo znati to prebrati. Izpeljali so si- stemsko analizo dokumentarnega gradiva in optimizacije poslovnih procesov ter interaktivno delavnico o zahtevah za dokumentiranje v podjetju, kar je bila osnova za delo. Nato so oblikovali klasifikacijski načrt o poslovnih pro- cesih, izdelali matriko pravil za vse, pri tem pa naleteli na težave zaradi naglega naraščanja števila zaposlenih v nji- hovem podjetju. Izdelali so predlog za osnutke notranjih pravil, kjer je CRM osnova za generiranje dokumentov, zato so izdelali predloge za shranjevanje v MERIDIO. Prikazali so delo v sprejemni pisarni: generiranje v CRM, vpis novega naročnika, generiranje skozi avtomatsko predlogo, pošiljanje uporabniku, ki podpiše in pošlje na- zaj, nato skeniranje, avtomatsko opremo dokumenta z metapodatki, istočasno prenos podatka v bazo vhodne in izhodne pošte ter CRM. V celoti gre za avtomatiziran del. Neobdelani dokumenti (priloge, dopisi, pritožbe ipd.) se po skeniranju in opremi z metapodatki ter pregledu in potrditvi v sprejemni pisarni dajo v klasifikacijski načrt v dokumentni sistem ter nato v CRM v nadaljnjo obdelavo. Vsi dokumenti so dostopni iz ERP in CRM z MERIDIO ter z OFFICE. Shranjujejo se v formatu pdf kot zapisi v dokumentnem sistemu, kar pomeni, da se jih ne da več spremeniti. Ko se sistem zaključi, so dokumenti že var- no shranjeni v MERIDIO, nato pa preidejo v sprejemno pisarno, kjer se lahko po potrebi izvede prekvalifikacija. V MERIDIO se tudi določi, kam bo shranjen, v ozadju pa “teče” nadaljnja komunikacija v informacijski sistem CRM. PANEL 6: Informacijska varnost in neprekinje- no poslovanje (moderator Marjan Anton~i~) • Marjan Antončič (Varovanje e-gradiv) je poudaril, da varovanje e-gradiva obsega tako izvajanje ukrepov in postopkov, določenih v ZVDAGA, kot izvajanje predpisov, ukrepov in postopkov, ki urejajo obdelavo, zajem in hrambo posameznih vrst gradiva. • Miha Ozimek (ISO/IEC 27001– najboljše prakse varovanja informacijskih sistemov in informacij) je povedal, da standard predstavlja zahteve za vpeljavo sistema vodenja varovanja informacij v sistemih orga- nizacij. • Nejc Palir (nokVAULT) je prikazal demo verzijo ino- vativnega orodja na področju enkripcije in varovanja datotek za poslovno in osebno rabo z delovanjem na lastnem sistemu Kernel 3 zunaj operacijskega sistema. Je dokazano edini “nezlomljivi” izdelek pri enkripciji datotek v okolju Windows. Na spletni strani www. nokvault.com lahko program skopiramo in brezplačno preizkusimo (za 30 dni). • Vinko Šlibar (Vzpostavitev varovanih oz. varnostnih območij) je podal glavne organizacijske, kadrovske, fizične in tehnične zahteve, ki jih določajo posamezni predpisi in jih je treba upoštevati pri projektu izgrad- nje varovanega oz. varnostnega območja. Predstavil je tudi modelni pristop k izvedbi tega. • Dario Mohorič (Elektromagnetno sevanje v infor- matiki – TEMPEST) je opozoril, da elektromagnetno sevanje v informacijskih in komunikacijskih sistemih predstavlja nevarnost za podatke, ki se v njih obde- lujejo, shranjujejo in preko njih izmenjujejo. Zato je treba uvesti določen sklop ukrepov, ki te podatke na primeren način ščitijo. PANEL 7: E-demokracija in novosti e-uprave (moderatorki Tatjana M. Zupan in Maja Zu- pan~i~) • Maja Zupančič (Državni portal e-uprava: nove možnosti in novi izzivi) je prikazala novosti, katerih razvoj je sofinanciran iz Evropskega socialnega sklada ter izpostavila nekatere nove storitve in možnosti e- uprave za naprej (npr. širitev delovanja e-uprave v JV Evropo). • Tamara Hainz (Oglasna deska in podportal Inšpekci- je in inšpekcijske službe na enotnem državnem portalu e-uprave) je predstavila pravno podlago za objavo in tehnično izvedbo elektronske oglasne deske. Predsta- vila je tudi podportal Inšpekcije in inšpekcijske službe in možnosti oddaje spletne prijave. • Simon Delakorda (Zakaj e-demokracija v javni upravi: družboslovni pogled) je pogledal na potrjeno domnevo, da ima e-participacija javnosti pozitiven učinek na krepitev javne legitimnosti, pravne in vse- binske kakovosti ter trajnostne implementacijske spo- sobnosti zakonodaje. • Irma Mežnarič (Sodelovanje javnosti v procesih odločanja – vladni in nevladni vidik) je govorila o vidiku demokratičnega odločanja, kjer predstavniško demokracijo dopolnjuje participatorna demokracija. • Suzana Muljavec (E-demokracija) je prikazala stanje e-demokracije v Sloveniji tako z ožjega vidika sprem- ljanja zakonodajnega postopka kot s širšega vidika drugih možnosti elektronske participacije državljanov v demokratičnih procesih. • Andraž Permar (Klicni center “Halo uprava” in “Halo inšpekcija”) je predstavil cilje in namene no- voustanovljenega klicnega centra na Ministrstvu za javno upravo z namenom zmanjšati digitalno ločnico, saj je to v pomoč vsem državljanom, ne glede na to, POROČILO 144 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 ali uporabljajo internet ali ne. • Kristina Valenčič (Kako e-upravo in elektronsko po- slovanje občutimo javni uslužbenci) je povedala, kako uvedba e-uprave in elektronskega poslovanja vpliva na čas, zahtevnost in obseg izvajanja nalog, obreme- njenost javnih uslužbencev, število napak pri delu ipd. • Rok Primožič (Elektronsko pisarniško poslovanje in e-storitve lokalne samouprave) je predstavil program- sko rešitev za elektronsko in pisarniško poslovanje – EPP, ki je enostavno, varno, zanesljivo, pregledno, logično in modularno zasnovano. Pri načrtovanju sistema EPP so si zastavili cilje: enoten dokumentacij- ski sistem za sprejem, obdelavo, izdajo in arhiviranje dokumentov; učinkovito vodenje opravil in spremlja- nje ter priprava poročil; povezljivost z drugimi sistemi (z državnim portalom E-uprava). • Davorin Ivančič (Oblikovanje dokumentov upravne- ga poslovanja in celostna podoba državne uprave) je povedal, da s pravilnikom še ni urejeno oblikovanje tipičnih dokumentov za upravno poslovanje v javni upravi in tako ni enotne prepoznavnosti dokumentov organov javne uprave v javnosti. PANEL 8: Sistemske zadeve – zakonodaja, standardizacija, organizacija, ekonomija (mo- derator Tomislav Iskra) • Ljupčo Krstov (Sistemi za e-upravljanje dokumen- tov: debirokratizacija ali še bolj močna birokracija) je osvetlil dilemo, ali lahko sistemi za upravljanje doku- mentov “debirokratizirajo” organizacijske strukture in funkcioniranje ali pa še močneje podpirajo uveljavitev birokracije kot obliko organiziranosti in funkcionira- nja. • Mateja Izlakar (Metodologija izdelave notranjih pravil) je povedala, da je podjetje Mikrocop prvi po- nudnik elektronske hrambe in spremljevalnih storitev, ki mu je Arhiv RS potrdil notranja pravila, ki se nana- šajo na izvajanje storitev zajema in pretvorbe v digi- talno obliko ter elektronske hrambe v digitalni obliki za dokumentarno in arhivsko gradivo. Izdelava no- tranjih pravil je projekt, ki ga Mikrocop za naročnika izvede v dveh fazah: v prvi fazi opravi pregled stanja in izdela načrt za pripravo notranjih pravil, v drugi pa skupaj z naročnikom pripravi vsebino notranjih pravil samih. • Jože Škofijanec (Moreq2 in ZVDAGA) je predstavil razloge za prenovo prve verzije ETZ6 in kako so se tega lotili v Arhivu RS. • Tadej Drmaž (Nižanje stroškov hrambe elektronskih dokumentov v informacijskih sistemih) je povedal, da se veliko podjetij odloča za nižanje stroškov hrambe z uporabo storitev zunanjih izvajalcev, saj poleg cenov- ne prednosti zunanji izvajalec razpolaga z ustrezno strojno in programsko opremo, s tehnološkim in orga- nizacijskim znanjem ter s strokovno usposobljenimi kadri. • Iztok Sirnik (Zakonodajni in organizacijski pogled na sedanjo katastrsko ureditev v RS in v Kraljevini Španiji in pogled v prihodnost) je primerjal uvajanje in uporabo novih tehnologij v merjenju katastra (GIS, GPS …) med RS in Kraljevino Španijo ter razmišljal o prihodnosti katastra. OKROGLA MIZA: Problematika na~rtovanja in vzpostavitve osrednjega slovenskega e-arhiva (moderator Miroslav Novak) Novak je v uvodu predstavil projekt Arhivi v Sloveniji in tri možne modele: • več arhivov (arhiv v vsak kraj), • javna arhivska služba, • arhivske službe zunaj javne. Arhiv RS se je odločil za aktivnosti, s katerimi se bodo na podlagi rezultatov odločili za najboljšo rešitev. Izpostavili so dileme glede interakcije med uporabnikom in arhivi- stom in kako zagotoviti uporabniku dostop do arhiva kadar koli in od koder koli. Tukaj je moderator pohvalil COBISS kot referenco za odlično delujoči sistem, ki je uporabniku dostopen 24 ur na dan vsak dan v letu in v katerem si on kot uporabnik lahko kadar koli in od koder koli v trenutku izpiše bibliografijo, ob tem pa v ozadju ni potrebna fizična prisotnost osebe, ampak le dobro nastavljeni in delujoči viri. Obstaja bojazen, da zaradi komunikacijskih in še kakšnih drugih problemov na tak način ne bo mogoče do- stopati do arhivskega gradiva. Zgled jim je tudi Vida, ki odgovarja na vprašanja na spletni strani www.durs.gov.si. Sledila je razprava o težavah zaradi neenoličnosti vprašanj uporabnikov in o univerzalnem zajemanju arhivskega elektronskega gradiva. Kratkoročno gradivo se hrani 5 let, pri dolgoročnem gre za predpisane postopke za nosilce. Pereče je vprašanje glede stroškov in odgovornosti, ali jih upoštevati ob nastanku, po predaji ali na koncu. Sledilo je vprašanje s tehničnega vidika glede uvoza podatkov v ar- hiv. Problem je namreč pri pretvorbi starih elektronskih do- kumentov, npr. iz starejših računalnikov in starejših progra- mov na novejšo strojno in predvsem programsko opremo. V diskusiji so strokovnjaki s tega področja povedali, da je najboljša rešitev pretvorba v magnetno obliko. Tudi mikro- filme je treba pretvoriti in digitalizirati za trajno ohranjanje. Dogovorili so se, da je potreben univerzalni protokol na- čina prevzemanja gradiva za e-Arhiv, saj bo le tako jasno proizvajalcem in končnim arhivistom, kako je treba to izvesti. Večina se je strinjala, da potrebujemo samostojno strokovno službo oz. inštitut. Treba bo organizirati zadeve z vzpostavitvijo normativne kontrole, potreben bi bil le en center, ki pa se ga ne da vzpostaviti, če so zadeve preveč razslojene. Treba je razmišljati o spletnih servisih, ki bi bili POROČILO M T 145ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 3 osnovni način za zajem elektronskega gradiva za arhiv in bi predstavljali neki univerzalni vmesnik. Okroglo mizo smo sklenili z ugotovitvami, da zaenkrat še nimamo “začetka” in da ga sami tudi ne moremo za- gotoviti, ampak je potrebna podpora države. Pogrešamo državno strategijo na tem področju, saj bo tudi e-uprava za svoje potrebe to potrebovala in pravzaprav bo država glavni nosilec e-Arhiva. Skrb je treba posvetiti dokumen- tom, ki so v osnovi v elektronski obliki, saj ni izvorne papirne oblike in tako ni kopije (backupa). Skratka, problem vzpostavitve e-Arhiva RS je treba reševati na ravni države, definirati je treba probleme, cilje, poiskati sponzorje, financerje za te rešitve in tudi muzeje je treba povezati in vključiti v ta projekt. Opombe 1 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhi- vih. 2 Imaging, Made in Slovenia. 3 Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture. 4 Open Document format. 5 Universal Content Management. 6 ET2 - enotne tehnološke zahteve. Reference [1] Spletni naslov: http://media-doc.si/en/. [2] Spletni naslov: http://www.arhiv.gov.si/. [3] Spletni naslov: http://www.imaging-systems.si/Web/IMiSSLO. nsf/content.htm. [4] Spletni naslov: http://www.src.si/. [5] Spletni naslov: http://www.genis.si/genisweb/. [6] Spletni naslov: http://www.likopris.si/. [7] Spletni naslov: http://www.gama-system.si/References. aspx?groupID=26. [8] Spletni naslov: http://www.posta.si/index.aspx. Breda Emeršič POROČILO