«774 Narodna in univerzitetna knjižnica v Ljubljani OBVESTILA republiške matične službe I9S0 št.l OBVESTILA Ljubljana, 1986 štev. 1 (41) VSEBINA: Uvod str. Vsebinsko kazalo: - Uvod................................................. 1 - Sistemska analiza ................................... 2 - Računalniki ......................................... 5 - Podatkovna struktura ................................ 8 - Datoteke ............................................ 9 - Sistem nabave .................................... 10 - Sistem serijskih publikacij ... 16 - Sistem kataloga ............................ 18 - Sistem evidence izposoje .... 20 - Zaključek............................................ 23 V prvi številki Obvestil republiške matične službe objavljamo prispevek Zlatke Rabzelj Avtomatizacija v knjižnicah. Prispevek je nastal na podlagi pre= davanj angleškega strokovnjaka prof.Johna Eyra namenjen pa je predvsem tistim knjižničnim delavcem, ki niso strokovnjaki na področju računalništva. V Obvestilih ga objavljamo predvsem zato, ker je pisan preprosto in razumljivo in bo nudil osnovno informacijo o uporabi računalnika v knjižnicah tistim knjižničnim delavcem, ki jim je zahtevnejša, strokovnjakom namenjena literatura težje dostopna. Miša Sepe AVTOMATIZACIJA V KNJIŽNICAH /Zlatka H.Rabzelj/ 1. UVOD Pričujoče delo skuša prikazati na čimbolj nazoren način avtomatizacijo v knjižnicah. Vsebinsko je razdeljeno na dva dela: v prvem delu obravnava računalniško tehnologijo, v drugem njeno uporabnost v knjižnicah. Strojno opremo sem poskusila razložiti na čimbolj razumljiv in preprost način, saj je to tisto področje, ki pri ljudeh vzbuja največ strahu pred neznanim. Kot osnova za to pisanje mi je služilo Poročilo s seminarja o uvajanju avtomatizacije v knjižničarstvu, ki je slovenski posnetek predavanj prof.Johna Eyra iz Velike Britanije. V njem je zapisano vse, kar je bilo na predavanjih povedanega. Izkazalo se je, da je v poročilu veliko podatkov, ki bralcu, nevajenemu računalniške literature, vzbudijo strah in ga tako odvrnejo od nadaljnega branja. Posledica tega je apri= orno zavračanje interesa v teoriji in praksi. Poleg navedenega poročila mi je pri pisanju pomagala tudi literatura o avtomatizaciji (navedena je na zadnji strani) nekaterih avtorjev, ki so svoja dela napisali na osnovi praktičnih izkušenj, saj so v Veliki Britaniji začeli knjiž= nice avtomatizirati že leta 19 65. Vendar nikoli poprej ni bilo o računalništvu napisanega toliko kot zadnje leto. Med vzroki za tako stanje je nedvomno čedalje nižja cena raču= nalniške opreme in spoznanje o njeni visoki uporabnosti: hiter odzivni čas, velik spominski potencial, možnosti po= vezav z drugimi računalniki, operacijski programi, ki so uporabni za najrazličnejše delovne postopke. 1.1.Nagibi za avtomatizacijo Knjižnice se za avtomatizacijo odločajo iz različnih vzrokov. Velikokrat jih vodi želja, da bi tako rešili kadrovsko vpra= šanje. Izkušnje kažejo, da računalniško podprta knjižnica stabilizira število kadrov, vendar ga ne zmanjša. Delavci opravijo enak obseg dela z manj truda oziroma z enakim na= porom več dela. S strokovnega , informacijskega stališča omogoča avtomatiza= cija boljše povezovanje med knjižnicami. Podatki o knjižnič= nem gradivu, ki jih hranijo različne knjižnice, postanejo z enega mesta dostopni vsakomur. Z avtomatizacijo si knjižnica zagotovi natančnejšo in hitrejšo evidenco knjižničnega poslo= vanja. Računalnik lahko izdeluje različne statistične analize: o knjižni zalogi, o letnem nakupu knjig, o številu izposojenih knjig po vsebini, o najbolj branih knjigah v preteklem letu itd. Informatorju nudi široko fleksibilnost uporabe s polnim ali selektivnim seznamom knjižničnega gradiva, ki ga knjižnica hrani, z vidika vsebine, avtorja, naslova, itd. Neresen in drag motiv za nakup računalnika je zgolj želja, da bi sledili modnim muham. Zavedati se moramo, da pomeni uvajanje računalnika določeno tveganje. Lahko se izkaže kot neprecenljivo dobra naložba, ali pa kot neuspešna, če stvari nismo domislili do kraja. 1.2. Za avtomatizacijo se ne bomo odločili, če bomo ugotovili, da bi z razpoložljivimi sredstvi zmogli avtomatizirati le delček nekega procesa, ostalo bi morali še naprej opravija= ti ročno. Tudi pri nerazvitem knjižničnem sistemu, (ko ima knjižnica le 10 obiskov na dan) računalnik ni smiseln. 2. Pred nakupom računalnika mora knjižnica opraviti sistemsko analizo ali drugače povedano analizo organizacije svojega dela. Končni cilj sistemske analize je informacija, kaj bo knjižnica z avtomatizacijo pridobila, zato mora biti skrbno izdelana. Vsebuje naj resnične podatke. 2.1. Sistemska analiza naj vsebuje pregled dogajanja v knjižnici kot študijo možnosti za avtomatizacijo. V njej naj bodo ocenjene operacije v knjižnici, npr. seštevek posameznih enot v knjižnični zalogi, število izposoje, število obiska, medknjižnična izposoja itd. Vsebuje naj opis delovnih nalog, ki bi jih računalnik opravljal (evidenco izposoje, nabave, itd.),pogoje delovanja (ali bo računalnik priključen 3 ure na dan, 2-krat tedensko, v celotnem času odprtosti; ali je vsa knjižna zaloga v enem prostoru, ali ima knjižnica iz= posojevališča, itd.), kdo vse bo v knjižnici usposobljen, da se bo ukvarjal z računalnikom, kdo bo prevzel odgovornost za računalniško podprta dela. Tem osnovnim podatkom naj sledi razprava o avtomatizaciji, v kateri naj sodelujejo vsi de= lavci knjižnice. Razprava naj se dotakne omejitvenih faktor= jev pri oblikovanju avtomatizacije (denarna sredstva, doseg= ljiva strojna oprema, čas za uvajanje)^ temeljito naj pretrese razloge za in proti avtomatizaciji in pri tem tudi navede ra= čunalniški sistem, ki bi najbolje ustrezal z vsemi znanimi alternativami, oceni naj stroške za uvajanje avtomatizacije in čas, v katerem bi uvedli avtomatizacijo. 2.2. Pregled delovanja knjižnice s pomočjo organogramov, iz kate= rih razberemo povezave med opravili knjižničnih delavcev. Po= datke o tem, kdo je kje, kdo opravlja katera dela, čas, ki ga porabi za ta dela itd., pridobimo z metodo intervjuja ali vprašalnika; oboje mora biti skrbno premišljeno sestavljeno (Skica 1). Pri izdelovanju sistemske analize moramo imeti nenehno v mislih, da bo to osnova za avtomatizacijo, zato morajo biti vključeni tudi navidez nepomembni podatki, ki niso nikjer dokumentirani. Skica 1. št. Opis naloge Čas, ki ga porabi za dol.nalogo na dan Kdo vse še dela pri tej nalogi Katere dokumente uporablja pri tej nalogi 1. 2. 3. 4. 2.3. Opredelitev sistema, ki ga knjižnica želi avtomatizirati, se nanaša na delovne operacije (nabava, katalogiziranje, izposoja itd.), sedež računalniške obdelave (samo centralna knjižnica, kjer so npr. podružnice premalo razvite ali pre= več oddaljene), geografsko osnovo (ali ima knjižnica regi= onalno, narodno, mednarodno razsežnost zaradi eventualne priključitve v druge knjižnične sisteme, npr. spojljivost z mednarodnim knjižničnim MARC formatom). Tu naj bo vklju= čen tudi načrt sistema (skica 2, 3), pri čemer naj načrto= valci upoštevajo možnosti povezovanja posameznih podsiste= mov v kompleksen, optimalno uporabljiv sistem. Tako naj bo sistem katalogizacije načrtovan tako, da bo omogočal poveza= vo z evidenco izposoje. Računi pri dobavi naj bodo podani v taki obliki, da bo možno povezovanje z dobaviteljem. Upravne informacije naj omogočajo povezavo s statistiko, ta z nabavo. Sistem naj upošteva tudi možnost izdelave katalognih listkov, priredbo teh v knjižne listke in v nalepke za knjige itd. V sistemski analizi naj se knjižnica odloči, ali bo avtoma= tizacijo izvedla v sodelovanju z drugimi knjižnicami ali sama zase. Pri prvem načinu mora biti knjižnica pripravljena na nenehno usklajevanje z drugimi knjižnicami, to je na kompromise. Prednost je ta, da se delo, tveganje in stroški porazdelijo. Knjižnica, ki bo avtomatizacijo sama izvedla, bo to opravila dosti hitreje kot v kooperaciji z ostalimi knjižnicami. Računalniški sistem bo prilagojen le za knjiž= nični sistem določene knjižnice. Kontrola nad delovanjem sistema bo boljša. Za decentraliziran sistem je značilna distribuirana obdelava podatkov, pri centraliziranem sistemu podatke obdelujemo na enem mestu za več uporabnikov (knjižnic). 2.4. Pri naslednji stopnji sistemske analize se knjižnica loti priprave na avtomatizacijo. Najprej se odloči za izstopne možnosti (output), ki jih želi, ali drugače povedano, kaj in kako bo knjižnica iz računalnika dobila: ali bo raču= nalnik izdeloval tudi specialne bibliografije, ali bodo datoteke (zbirke podatkov) tiskane s tiskalnikom, ali bodo shranjene na mikrofiših, kako dolge v DK vrstice želimo, ali bodo potrebni specialni naslovi, kako pogosto bo knjižnica potrebovala output, kje bo tiskalnik nameščen, itd. Na osnovi odločitev pri outputu, sledi odločitev za input (vhodne) možnosti. Nato sestavimo obdelovalne (pro= cesne) možnosti: koliko podatkovnih zbirk želimo ali po= trebujemo (centralna podatkovna zbirka z imeni in indenti= fikacijskimi številkami, podatkovna zbirka avtorjev), ko= likšna bo velikost datoteke (število knjižne zaloge, šte= vilo vpisanih članov), koliko dodatnih, novih vpisov pred= videvamo. Pri specifikaciji sistema knjižnica določi pri= oritete in pri tem upošteva potrebe in želje, katere opera= cije bo avtomatizirala: izposojo, nabavo, kataloge, statisti= ko (statistika je zelo koristna, toda ni neobhodna!). Ali bo obdelovanje potekalo na batch sistemu (=paketni sistem, ki ga ponavadi opravljajo računalniški centri; podatke je potrebno periodično nositi v računalniški center, kjer jih obdelajo) ali na ^on-line sistemu (=preko terminala omogoča direkten dostop do podatkov v računalniku), ali v kombina= ciji obeh. Katero opremo bomo potrebovali: terminal, tiskal= nik (koliko tiskalnikov), aparature za zajemanje podatkov (tiskalni znaki, palične kode; svetlobno pero ________), MODEM (=naprava, ki omogoča računalniku oddajanje in sprejemanje podatkov po telefonu, problem direktne telefonske linije do računalnika). Kam bomo postavili te aparature, da bodo naj= bolje služile svojemu namenu. Ali je električna in telefon= ska napeljava blizu? Ali bo terminal na mizi, za pultom itd.? Kje bomo hranili diskovne enote? Pri delu z monitorjem je potrebno skrbeti za tako postavitev, da ne odsevajo luči z ekrana, ker to škoduje očem. Poskrbeli bomo za varnostne ukrepe: komu bo dovoljen vstop k računalniku, kje bomo hra= nili diskovne enote s shranjenimi podatkovnimi zbirkami, kajti mikrodisku škoduje prah, cigaretni dim itd. Knjižnica se bo morala odločiti ali bo avtomatizirala celoten sistem ali le del sistema, ali bo to opravila postopoma, v kakšnem zaporedju in v kolikšnem časovnem obdobju (katalog: začetek, dne konec, dne ............._. ali bo poleg avtoma= tiziranega sistema obdržala še naprej klasičen sistem, kar ni priporočljivo zaradi dvojnega dela, vendar pri nekaterih operacijah pri nas neobhodno (katalog za bralce v listkovni obliki, ker pri nas še ni primerne oblike računalniško pod= prtega kataloga, ki bi bil dostopen za bralce). Že v sistem= ski analizi bomo sestavili načrt prestopa (prehoda) iz roč= nega sistema v avtomatizirani. Pripravili, tj. prilagodili bomo klasične zapise tako, da bodo primerni za vnos v računalnik: preverili bomo podrobnosti o vsakem uporabniku in jih po potrebi dopolnili, preverili bomo katalog (ali so vsi vpisi v istem standardu, ali se knjižna zaloga ujema s podatki - številčnimi in vsebinskimi - v katalogu, tj. opravili inventuro knjižnega gradiva), za računal= niško podprto evidenco izposoje bomo opremili knjige z nalepkami, na katerih bodo palične kode ali kateri drugi razpoznavni znak, enako bralčevo izkaznico, bralčev list. Odločimo se za dolžino zapisa (vsebino zapisa) bibliograf= skega opisa knjige (če bo avtomatizirana samo izposoja, potem zadostuje minimalen skrajšan bibliografski opis knjige: avtor + naslov v 10 znakih). Ko dosežemo to točko sistemske analize, poskrbimo za izo= braževanje delavcev - knjižničarjev. Vse zaposlene pismeno obvestimo o dogajanju v knjižnici in ga demonstriramo. Hkrati predložimo gradivo, ki bo lahko razumljivo in orga= niziramo uvajalni tečaj. Knjižničarje opozorimo na ravnanje pri delu z računalnikom. Prah in cigaretni dim ga poškodu= jeta, tekočina trajno uniči tipkovnico; ko pri gibkem disku nalepimo na ovitek nalepko z vsebino diska, pazimo, da jo najprej napišemo, šele nato zalepimo na ovitek, tako da se ne dotika okvirčka, kjer je direkten dostop do diska. Nato knjižničarje uvajamo v prakso s 30 zapisi za demonstracijo. 3. Računalnik sestoji iz strojne opreme (Hardware) in program= ske opreme (Software). 3.1. Že samo ime pove, da imamo pri strojni opremi opravka z otipljivo, aparaturno opremo. To je električna, elektronska in mehanska oprema, ki sestavlja računalnik. Računalnike delimo glede na velikost in zmogljivost na 3 tipe. Velike računalnike (Mainframe computers), ki zahtevajo posebne pro= store. Z njimi delajo posebej za to usposobljeni računalni= čarji. Taki računalniki imajo visoke zmogljivosti. Hkrati lahko išče podatke po spominu takega računalnika nekaj tisoč uporabnikov s preko sto terminali. Podatke hranijo na diskih ali na magnetnih trakovih. So zelo dragi, zato knjižnice takih računalnikov ne kupujejo, pač pa lahko najamejo njih uporabo. Mini računalniki zavzemajo neprimerno manj prostora, zadostuje zaposlitev enega računalničarja, tudi na tem lahko istočasno dela več uporabnikov, odzivni čas (čas od zahtevka do odgovora) je, podobno kot pri velikih računalnikih, v sorazmerju z obremenitvijo. Primerni so za vodenje manjših podjetij in za delo v knjižnicah. Najmanjši po videzu, vendar zmožen vseh zmogljivosti velikega računalnika (rezultat hitre= ga razvoja računalnika), je mikro računalnik (Microcomputer). Podatke shranjuje na kasetah ali na diskih. Pri delu z njim je uporaben tudi navaden televizijski sprejemnik (za dolgo= trajno delo ni priporočljiv). Srce vsakega računalnika je centralna procesna enota, ki je sestavljena iz treh delov: pomnilnika, ki služi shra= njevanju podatkov, aritmetične enote, ki opravlja raču= nalniške operacije in krmilne enote, ki bdi nad delovanjem celotnega računalnika in odvijanjem programa v računalniku. Najvažnejši in najdražji del je pomnilnik, ki ima omejene možnosti shranjevanja podatkov, zato po vsakodnevnem delu shranimo te podatke v zunanji pomnilnik. Najboljši raču= nalnik je tisti, ki ima nizko ceno, velike kapacitete, kratek dostopni čas, veliko hitrost in je prenosljiv. Kot zunanji pomnilnik lahko služi magnetni trak (tudi kaseta) ali pa magnetni disk. Značilnost magnetnega traku je ce= nenost in možnost shranjevanja velike količine podatkov (AIK katalog, naslovni katalog). Slabost magnetnega traku je, da je dostop do podatkov serijski (zapovrsten), tj. trak moramo zavrteti od začetka, da pridemo do podatka, ki ga želimo, zato je ta način počasen. Disk, (ki je zelo drag), je primeren za on-line in interaktivne sisteme (tj. za di= rekten dostop do podatkov), saj zmogljivost zunanjega pom= nilnika lahko povečujemo s povezovanjem več diskov skupaj. Prednost diskov je, da na njih računalnik zelo hitro "vpisuje" in z njih "bere" podatke. Omogoča trenuten dostop do želenih informacij. Seveda je odzivni čas odvisen tudi od razporeditve podatkov v disku. To je odvisno od računal= ničarja, ki sestavi program. Vnos podatkov v računalnik opravimo z opremo za zajemanje podatkov (Data capture equipment). Najpogosteje je to tip= kovnica z monitorjem. Lahko je bolj ali manj izpopolnjena (profesionalna kot pri pisalnem stroju). V sodobnejših knjižnicah uporabljajo še optični znakovni čitalec, optični palični čitalec, palične kode, magnetne črte, pri čemer po= trebujemo svetlobno ppro, ki z nalepke v knjigi ali bralčevi izkaznici "prebere"razpoznavno številko, napisano v obliki različno debelih paličic ali drugih znakov in jo shrani v svoj spomin. Razvoj te opreme gre v smeri zvoka. Računalniku bomo lahko preprosto narekovali podatke, ki naj jih shrani. Podatke, ki jih zahtevamo, lahko računalnik s pomočjo po= sebnega programa izpiše na papir s tiskalnikom. Le-ti so različnih kvalitet, tako glede hitrosti tiskanja kot pisave. Poznamo matrične tiskalnike, katerih črke so sestavljene iz pik in"marjetične tiskalnike", ki tiskajo zelo kvalitetno. Črke so razporejene po obodu okroglega nosilca, podobno kot cvetni listi pri marjetici. V knjižnici bi morda prišel v poštev tudi risalnik. Uporabljajo jih za izdelovanje dia= gramov, za izdelovanje ovitkov za knjige. 3.2. Programska oprema (Software) je tisti del računalniške opreme, ki je v razvitejšem svetu, kjer je cenjeno znanje, višje denarno vrednotena kot strojna oprema. Programe, ki so potrebni, da računalnik opravi delo, sestavljajo računalničarji. Osnovni program, ki je v računalnik že vgrajen, t.i. operacijski ali sistemski program, nadzoruje in usmerja osnovne funkcije, kot npr. "branje" z diska, pošiljanje informacij tiskalniku, ukaze za sortiranje podatkov, za urejanje tekstov, vidna sporo= čila ( -? itd.), s katerimi zahteva uporabnikovo pomoč. Vsi računalniki nimajo enakega operacijskega programa, zato so programi za posamezno področje pisani tako, da ustrezajo osnovnemu operacijskemu programu (temu rečemo kompatibilnost = spoljljivost nekega programa z računal= nikovim operacijskim programom). Navodila, kako uporab= ljati operacijski program nekega računalnika, dobimo hkrati z nakupom računalnika. Za dela, ki jih bo računal= nik opravljal, sestavi računalničar skupaj s strokovnja= kom tistega področja t.i. uporabniški program. Računalni= čar s sodelovanjem knjižničarja sestavi program, s pomočjo katerega bo računalnik opravil dogovorjena dela v knjiž= niči. Uporabnik lahko tudi kupi že gotove, paketne pro= grame specializiranih izdelovalcev programske opreme, ki pa se lahko uporabi samo z določenimi računalniki (primer: programski paket knjižničnega sistema INFOLIB, za delo z računalnikom Honeywell, programski paket INES za delo z mikroračunalnikom Spectrum 48K). Menu - program ali izbirni program poenostavlja dostop do funkcije ali programa, ki ga želimo uporabiti. Na zaslonu se prikaže splet možnosti programa ali delo programa. Uporabnik izbere program, ki ga želi. V program so vključe= na tudi sporočila o napakah, ki jih uporabnik naredi pri programiranju ali pri vnašanju podatkov. Računalnik napake ne sprejme, prekine potek programa in na zaslonu označi, za kakšno napako gre. Od razporeditve časovnega zaporedja v programu sta odvisna operativni čas (če je vloženih 50 000 zapisov, koliko časa bo računalnik potreboval, da bo po= iskal nek določen zapis) in odzivni čas, ki je odvisen tudi od tega, koliko uporabnikov je priključenih na sistem. (Skica 4) Skica 4. Programski paket v knjižnicah mora vsebovati tudi po= stopek za dnevno dopolnjevanje (ažuriranje) podatkov, kar pomeni, da obstoječi zbirki podatkov vsak dan doda= mo nove. V knjižnici vzemimo za primer nakup knjig: v datoteki nabave imamo npr. že vpisanih 500 knjig, nakupili pa smo še 20 novih knjig, katerih podatke (avtor, naslov, št. izvodov, cene, založba, popusti, nakup - subvencija ..........) vnesemo v rezervirano začasno območje v računalniku. Ob koncu dneva program za dopolnjevanje podatkov vse te po= datke razporedi k obstoječi zbirki 500 knjig. 4. Kako računalnik išče podatke? Podatki morajo biti v raču= nalnikovem pomnilniku razporejeni na strogo določen način. Način razporeditve imenujemo podatkovna struktura ali format zapisa. 1 zapis (record) je zaključena enota po= datkov o osebi ali stvari. Vsak zapis vključuje število podatkovnih enot, ki so razporejene v območja, znana pod imenom polja. Polja so lahko razdeljena v podpolja. Polje naslova v katalognem zapisu je lahko razdeljen v podpolja, npr. podnaslov, vzporedni naslov. Če želimo najti nekega avtorja, ga poiščemo s pomočjo indentifikatorja, ki pove, katero mesto v vsakem zapisu je določeno za avtorja. Ta identifikator se imenuje adresar. Adresar je ponavadi šte= vilka, ki določa, na katerem mestu v računalnikovem pom= nilniku je neki podatek. Pri vprašanju računalnik odloži podatek na adresi, ki si jo "zapomni" in ko ta podatek znova potrebujemo, ga računalnik s pomočjo adrese prikliče. 4.1. Za način razporeditve podatkov, ki se imenuje format fiks= nih polj, je značilno, da je dolžina zapisa vnaprej dolo= čena in je ne moreš spreminjati. Vsa polja morajo biti ved= no prisotna. Če npr. pri bibliografskem opisu knjige ni imena avtorja, moramo pustiti prostor (polje) prazen za toliko znakov, kolikor jih je bilo določeno za polje av= torja, šele nato preidemo v polje naslova. Zapisi si morajo vedno slediti v istem vrstnem redu. (Skica 6) Skica 6 ISBN AVTOR NASLOV IMPRESUM DATUM NASLOV ZBIRKE Primer: za zapis polja ISBN smemo uporabiti 10 znakov (znak = črka, številka, ločilo ...), za avtorja 40 znakov, za impresum 54 znakov, za naslov zbirke 46 znakov. Torej KATALOG NAROČILA NAROČILA SERIJSKA NESOUllRA NA DATOTEKA STARA CENTRAL* datoteka sinemo za zapis ene bibliografske enote porabiti skupaj 250 znakov; Števila ne smemo preseči in tudi v okviru posameznih polj določenih števil ne. Te vrste format je primeren za zapise iz evidence izposoje. Ni primeren za kataloge. 4.2. Pri formatu variabilnih polj dolžina zapisa ni omejena, kar pomeni, da lahko v zapis vložimo vse podatke, ki se nam zdijo potrebni. Ker pa računalnik mora vedeti, kje se polje začne in kje konča, da lahko poišče določen podatek, so v ta namen vključeni v zapis znaki: $ 1, $ 2, ..........; a, a/b .... V knjižničarstvu je kot standard sprejet MARC format. Uporabljajo ga za mednarodno izmenjavo podatkov (UNIMARC). Ker nekatere države določena polja MARC formata različno uporabljajo, so se razvili MARC formati pri posameznih državah: UKMARC V Veliki Britaniji, MAB 1 v Nemčiji, CANMARC V Kanadi itd. Dobre strani MARC formata so, da vzpodbuja izmenjavo bibliografskih podatkov, da je maksi= malno fleksibilen (različni načini iskanja podatkov so možni), da je najbolj primeren za katalogiziranje. Slabosti tega formata pa so, da je to zapleten format, za katerega je potrebno poznati množico pravil in zahteva precej časa za vnos podatkov in zavzame neprimerno več spominskega prostora v računalniku kot drugi formati. 4.3. Pri formatu variabilnih fiksnih polj vsota znakov za en zapis ne sme preseči npr. 1000, torej je to število fiksno, znotraj zapisa posameznih območij ali polj število znakov lahko variira. 5. Datoteka je zbirka zapisov v določenem zaporedju. Shranjena je v zunanjem polnilniku npr. magnetnem traku ali disku. Glede na to, na kakšen način so zapisi shranjeni v dato= teke, ločimo serijske, sekvenčne, invertirane in relacijske datoteke. V serijski datoteki (serial file) si zapisi vrsti= jo po vrstnem redu vnosa. Računalnik nato procesira, i(obdela) podatke iz serijske datoteke: najprej jih sortira, nato pa pridruži datotekam, kjer imajo svoje mesto. (Skica 7) Podatki v sekvenčni datoteki (sequential file) so razpore= jeni po določenem ključu (območju), npr. po evidenčni šte= vilki, avtorju, naslovu itd. lahko tudi po več območjih: naslovnih znotraj območja avtorja, avtorjih znotraj območja UDK itd. ONLINE. 'NTERNI JUNAKIH bibliografske: usluge dobaviteljeve, usluge I2LC.OB. \ ZAHTEVE > POTRDILA 0 PREJEMU SPREMEMBE NA&AVA DATOTEKA £QTENC1ALNJ Zahtev f' NAROČILA DATOTEKA INPUT UPORABNIKI WT0TLKA DOBAVI TE: Lil K/AROCILA NAPAKE OPOMNIKI obvestila SEZNAMI VJAWXIL, NABAVLJENI H VCNj \ G sTAiism JZR/&M DATOTEKA DOPOLNJEVANJE riSJCALNIK IZPLAČILA UPRAVNI PODATKI S* STATISTIKA DATUTEKA KATAL06 Tl dve datoteki sta uporabni za majhne (celotne) datoteke. Ta način je uporaben za pripravo tekočih bibliografskih beležk za izbrane profile uporabnikov; ali za tiskanje seznama zamud v datoteki izposoje. Razporejene so po za= porednih številkah. Katera od teh struktur datotek bo uporabna za določeno knjižnico? Odgovor na to vprašanje da računalniški anali= tik s pomočjo izračunov s posebnimi kazalci. 6. Sistem nabave 6.1. Okvirna struktura avtomatiziranega nabavnega sistema Centralni del tega sistema predstavlja datoteka zapisov knjig, ki so naročene ali v obdelavi. Datoteko shranimo na magnetnem traku, lahko pa jo za obdelovanje prenesemo na disk. Nove zapise knjig dodajamo datoteki, ko knjige naročamo, obstoječe zapise naročil prilagajamo in spre= minjamo, ko knjige prispejo, ali ko knjigarna sporoči, da so na razpolago. Med različnimi outputi, ki so izpeljani iz datoteke naročil, so opomniki za knjigarne, poročila za posamezne oddelke v knjižnici, statistične analize in računovodske informacije. Datoteko naročil lahko potem, ko je sortirana po zahtevnem vrstnem redu, natiskamo s tis= kalnikom. Datoteke so lahko tiskane po: datumu naročila, številki naročila, avtorju in naslovu. Potem ko so knjige strokovno obdelane in zasedejo svoja mesta po policah, je mogoče zapise iz naročil uporabiti za izdelavo delovnih listkov (robotov), knjižnih listkov, katalognih zapisov, seznama prirasta. (Skica 8) 6.2. Podrobna struktura avtomatiziranega nabavnega sistema 2.2.1. Nova naročila Predloge za nakup knjig in drugega gradiva, ki naj ga knjižnica kupi, sprejme naročniški in nabavni oddelek na mnogo različnih načinov. Zbirajo jih lahko v samem nabav= nem oddelku, lahko pridejo iz drugih oddelkov knjižnice, v mnogo primerih se predlogi oblikujejo popolnoma zunaj knjiž= nice. Bibliografski opis v teh predlogih za nakup novih knjig široko variira tako glede natančnosti kot popolnosti. Lahko je tiskan, natipkan ali ročno zapisan, velikokrat se nanaša na izvod (knjigo), ki že obstaja v zalogi knjižnice. Iz tega sledi, da je prva stopnja v procesu naročanja knjige prav gotovo verificiranje in kompletiranje bibliografske informacije v predlogu in preverjanje, ali je knjiga že vključena v zalogo knjižnice. Prvi del te stopnje zahteva visoko stopnjo strokovnega znanja in Izkušenj in je za sedaj zunaj okvirov procesov, ki so možni avtomatizacije. Drugi del, t.j. preverjanje, ali je knjiga že v knjižnici, je v bistvu pregled kataloga in je v principu možen za avtomatizacijo. Ker je to utrud= ljivo enolično delo, je zelo zaželeno, da bi bilo avtoma= tizirano. To je lahko izvedljivo z računalnikom. Z nači= nom operacije takojšnje primerjave predloga s katalognimi zapisi, pod pogojem, da je katalog v strojno berljivi obliki in če je gotovo, da je katalogni zapis popolnoma enak zapisu predloga. Tudi če bi bil primerjalni proces tako vpeljan, da bi vključeval avtorjevo ime, polni naslov in izdajo, postavlja velike zahteve glede natančnosti, po= polnosti in ustaljenosti knjižničnega kataloga. Noben knjiž= ničar ne more biti vedno za trdno gotov, da je zapisal av= torjevo ime neoporečno, popolno in natančno, da nikdar ne izpusti delček naslova iz katalognega zapisa, ali je dosleden pri zapisu izdaje. Računalniški program za kontrolo procesa primerjave je lahko napisan tako, da dovoljuje ne= katere nedoslednosti pri konstrukciji katalognih zapisov in tako razširi možnosti primerjave. To povečuje možnost napačnih primerjav in zahteva, da so rezultati računal= niške primerjave narejeni ročno. Zaradi takih težav ta del naročniškega procesa še ni avtomatiziran. Ker je to privlač= na možnost, bi lahko ustrezno rešitev morda našli tako, da bi se osredotočili na primerjave knjižnega nalova. Čeprav imajo knjige lahko tudi iste naslove, se popolni naslov vedno pojavi v knjigi in je s to natančnostjo lahko vključen v zapis kataloga. To pa ne drži pri avtorjevemu polnemu imenu. Ko pridobimo popolne bibliografske podrobnosti za knjigo in ko ugotovimo, da je v zalogi knjižnice še ni, potem poženemo v tek postopek naročanja knjige od ustrezne knjigarne, jo plačamo, katalogiziramo itd. Mediji, s katerimi podatke posredujemo računalniku so: luknjanje kartice, papirni trak, magnetni trak, tipkovnica. V tej fazi morajo biti specificirana vsa območja naročniškega zapisa (avtor, naslov, datum izdaje, založba, UDK itd.). Skratka format zapisa mora biti načrtovan tako, da dovoljuje vse možnosti. Vključeno mora biti dovolj podat= kov, da bodo omogočali vse željene outpute (odgovore). Tipični naročniški zapis naj bi vseboval naslednje informacije: številko naročila standardno številko knjige (ISBN) avtor, naslov, izdaja založba letnica izdaje država, kjer je knjiga izšla jezik število dvojnic približna (ocenjena) cena rednost dobave in ažurnost knj igarna stanje razpoložljivih finančnih sredstev za nabavo gradiva Ta struktura zapisa se ne razlikuje mnogo od katalognega zapisa, so pa nekatere pomembne razlike: v naročniškem zapisu zadostuje, da sta avtor in opisna oznaka skupaj kot ena enota, ni pa to mogoče v zapisu kataloga. Po drugi strani podatki, nepomembni v zapisu kataloga, postanejo v naročniškem postopku zelo pomembni. Taki primeri so cena knjige, knjigarna, knjižni proračun,iz katerega bomo knji= go kupili. 6.2.2. Druge informacije, ki jih želimo od sistema. Katere podatke potrebuje računalnik, da lahko opravi svoje delo? Če bomo naročila pošiljali knjigarni v obliki tiska= nega outputa, potem je koristno, da je na magnetnem traku shranjena datoteka naslovov knjigarn, s katerimi knjižnica sodeluje. Za vsako knjigarno določimo preprosto kodirano številko, ki jo uporabljamo pri vpisovanju originalnih na= ročniških zapisov in tako prihranimo čas. Obstajati morajo postopki za dodajanje novih in brisanje starih knjigarn v datoteko. Ker nekatere knjige kupujemo tudi iz neobičajnih virov, ki jih uporabimo le priložnostno, moramo poskrbeti za alternativni postopek, kjer bo polni naslov prodajalca zapisan v naročniškem zapisu, ne da bi bil vključen v da= toteko knjigarn. Ko knjiga prispe v knjižnico (kot posledica naročila), moramo sistemu to povedati, to pa zahteva nadaljnjo kate= gorijo input podatkov, kot npr. vključitev dejanske cene knjige. Ta je lahko različna od tiste v prvotnem naroč= niškem zapisu. V tej fazi bo morda potrebno prilagoditi (spremeniti) kakšen del bibliografskega opisa v naročniškem zapisu, čeprav se za to lahko odločimo tudi takrat, ko bo knjiga že katalogizirana. Pogosto knjigarna sporoči, da knjige iz določenih razlogov ni mogoče dobiti. To bo vplivalo na potek procesa, zato mora biti sporočilo knjigarne dodano ustreznemu naročniš= kemu zapisu. To lahko pomeni, da knjige nimajo ali da jo bodo poslali do določenega datuma. Ker računalnik pričakuje, da bo knjižnica določeno knjigo v določenem obdobju prido= bila, mu mora biti povedano, naj ne pričakuje knjige, za katere zamudo je bilo sporočeno. Za izdelavo vpisov v inventarno knjigo je treba povedati računalniku inventarno številko, ki je bila zapisana na vsako knjigo. Vključena je lahko skupaj z informacijo, da je knjiga prispela v knjižnico. Lahko pa računalnik tudi sam določi inventarne številke, ki jih sporoči knjiž= ničarjem ob tiskanju delovnih listkov. Končno, nujno bo potrebno napraviti popravek in spremembe obstoječih zapisov v naročniški datoteki. Računalnik lah= ko prestreza določene napake pri vseh navedenih tipih vno= sov podatkov in nam sporoči vsak napačen zapis in vrsto napake v njem. Napako popravi pri naslednji vključitvi ra= čunalnika. 6.2.3. Izhodne možnosti sistema Ko je računalnik navedel napake, ki jih je našel pri vna= šanju podatkov, potem natiska dejanske naročilnice, ki jih bomo poslali v knjigarne. Tiskane so v serijah. Vsaka serija vsebuje ime in naslov knjigarne. Pravilni naslov za vsako serijo pobere računalnik iz seznama naslovov knjigarn s pomočjo kod, ki so knjigarnam dodane pri novih naroč= niških zapisih. Številke naročilnic lahko določi v tej fazi računalnik. Zapisane bodo na tiskanih naročilnicah. Vpisane so tudi v zapisih v samem računalniku, kjer služijo identifikaciji zapisov. Glavna strojna datoteka zapisov naročenih knjig je razpo= rejena po številkah naročil. Nove naročilnice se tedensko dodajajo naročniški datoteki, kjer bodo razporejene v pra= vilnem zaporedju, kajti nove naročniške številke tečejo zapovrstno od prejšnje najvišje naročniške številke v datoteki. Poročila knjigarn so vnesena v računalnik. Preverjena je točnost, sortiranja so po naročniški številki in dodana ust= rezajočemu naročniškemu zapisu. Vsak zapis, ki se nanaša na knjigo v fazi naročanja, testiramo in tako vidimo ali bi knjiga že morala prispeti. To testiranje sloni na domnevi, da bodo knjige iz domačega kraja (Slovenije) dobavljene hit= reje kot tiste iz tujine, ali drugače povedano, čas za dostavo knjige je v sorazmerju z razdaljo dobavitelja. Ko odkrijemo, da knjiga "zamuja", je natiskan opomnik (chaser). Le-ta opomni knjigarno, da knjiga še ni prispela in prosi za po= jasnilo. Naročniški sistem mora biti načrtovan tako, da opomniki niso natiskani za tiste knjige, ki so prispele v knjižnico od zadnje vključitve računalnika. Informacije, ki so prispele od zadnjega obdelovalnega pogona, uporabimo za kompletiranje naročniškega zapisa. Če so bile inventarne številke že ročno dodane, je zdaj prava prilož= nost, da jih dodamo naročniškemu zapisu. Približna cena, ki je bila vključena v zapis ob prvem vpisu v datoteko, je sedaj zamenjana z natančno ceno, ki jo mora knjižnica plačati. Vključeni so tudi popusti in poštnina. Koristno je, da vnesemo v zapis tudi čas, ki je bil potreben za nabavo naročene knjige. Kasneje uporabimo te podatke za statistično analizo dejanskega časa dobave knjig in na tej osnovi določimo parametre, ki določijo, kdaj poslati opomnike. Knjižnica tako iz= boljša postopek nabave na osnovi izkušenj. Delovni listki prihranijo katalogizatorjev čas. To je njihova prednost. Prenesejo bibliografske podatke iz naročniškega sistema v proces katalogizacije. Isti re= zultat lahko dosežemo tako, da knjigarna vrne hkrati s knjigo kopijo originalne naročilnice. Ta vsebuje lahko polno bibliografsko informacijo, četudi je knjigarna mor= da ne bo potrebovala. Vse to sloni na domnevi, da je na= ročilniška informacija precej podobna katalogni informa= ciji, ki je, spremenjena v katalogni zapis, uporabna za katalogizatorja. Ali je vse to uresničljivo (tudi pri klasičnem sistemu), je odvisno od tega, v koliki meri so katalogizatorji pripravljeni sprejeti delo nabavnega od= delka, in od kvalitete bibliografske informacije v času naročanja. Pri avtomatizaciji nabave in klasifikacije se pojavi še neki pomemben dejavnik: če naročniške podatke lahko spre= menimo v katalogni zapis z minimalnim dodajanjem in spre= membami, je možno izdelati strojno čitljive delovne listke. Ce ima knjižnica že vpeljano računalniško podprto evidenco izposoje, ki vključuje mehanično zbiranje zahtevnih po= datkov, potem lahko knjižne listke, ki jih za to potrebu= jemo, izdelamo že v tej fazi in jih vložimo v knjigo sku= paj z delovnimi listki. Vsak knjižni listek mora biti označen z inventarno številko (identifikacijsko štev.) ter avtorjem in skrajšanim naslovom. Zelo koristno je, da že v fazi naročanja in nabave vklju= čimo izdelavo knjižničnega inventarnega registra. Pridobije= ne knjige, ki so razvrščene v inventarnem registru po ak= cesijski številki naročila, dodajamo tedensko v inventarni register. 0 vsakem naročilu je za inventarni register pri= poročljiva precej popolna informacija. Natančna in popolna kontrola knjižničnega računovodstva je še ena dragocenih strani avtomatiziranega naročniškega sistema. Ko vpišemo novo naročilo in ga je treba plačati, računalnik avtomatično bremeni račun za ustrezno vsoto, tj. zapiše, da se je knjižnica odločila potrošiti tisto vsoto. Ko pa knjiga res prispe, bremenitev nadomesti neto cena iz proračuna (pri novem vpisu cena ni nujno ista kot pri drugem). Računalnik zbira tudi periodična poročila, ki kažejo prelivanje sredstev različnih virov. Nadalje nudi koristne statistične analize. Knjižnična statistika služi dvema glavnima namenoma. V kvantitativni obliki lahko pokaže, kaj je knjižnica naredila in s tem izpolnjuje funkcijo pregleda dela knjižnic. Nudi strokovne informacije, da lahko knjižničarji izboljšajo svoje usluge. Ti dve funkciji se seveda do neke mere prepletata. Npr. natančno preštevanje števila knjig, ki so bile vsakoletno kupljene od nastanka knjižnice naprej, služi primerno kot dokument preteklosti, obenem je to zanimiva in koristna informacija zato, ker kaže stopnjo razvoja knjižnice in zato verjetnost, kako se bo knjižnica razvijala in spre= minjala v prihodnje. Pomembni so vsi končni seštevki: skupni seštevek v nabavi (posebej: seštevek monografij, brošur, darov, antikvarnega gradiva, neknjižnega gradiva). Zanimiv je tudi skupni sešte= vek knjig, ki so jih kupili iz različnih knjižničnih prora= čunskih virov. Tudi izračun povprečnih stroškov različnih vrst gradiv je lahko koristen. Npr.: če vemo, kako se je spreminjala pov= prečna cena monografij iz fizike, ki jih je knjižnica kupovala, bo to pomagalo pri odločitvi, koliko sredstev planirati za fiziko. Če se pokaže, da cena knjig iz fizike raste hitreje kot npr. cena knjig iz matematike, potem je proporcialno treba Odmeriti več sredstev za fiziko, da se obdrži želeno ravnovesje med predmetoma. Računalnik izdeluje tudi poročila za posamezne oddelke knjiž= nice. Le-ta so še posebej dragocena, če oddelki posredujejo poročila za nakup knjig. Poročila vsebujejo sezname knjig, ki so jih predlagali oddelki, ki so še vedno v fazi naročanja, ki jih ni dobiti, ki so pravkar prispele v knjižnico. Zadnji seznam lahko računalnik opravi z opisom za selektivno diseminacijo informacij, kar je boljše od golega seznama. Dragoceni so tudi podatki iz seznama "desiderata" = knjiga želja, o knjigah, ki jih v knjigarnah ni mogoče več kupiti in jih bo knjižnica poskusila dobiti iz "druge roke". "Knjiga želja" je koristen stranski produkt avtomatiziranega naročniš= kega sistema. Primer:: oddelek predlaga nakup neke knjige. Knjigo naročimo, naročniški zapis vnesemo v glavno datoteko naročil. Knjigarna sporoči, da knjige nima in da ne bo ponovne izdaje. Oddelek odloči, da je knjiga dovolj pomembna za do= datno iskanje drugje (antikvariat) in to sporoči nazaj v nabavo. Pri naslednjem pogonu računalnika je naročniški zapis odstranjen iz datoteke naročil in prenesen v datoteko "želje". Ko prispejo čez nekaj časa katalogi posrednikov, jih primerjamo za dato= teko "želja" in primerno ukrepamo (naročimo). V naročniškem sistemu na splošno zadostujejo paketne obde= lovalne operacije (Spectrum - kaseta). Potreba po on-line ponavadi vznikne znotraj integriranega on-line sistema. Povsem zadovoljivo je, da dodajamo podatke v naročniško datoteko v paketih (batch) in v intervalih preverjamo potek naročil in financ, seveda pod pogojem, da so časovni pre= sledki med obdelovanjem paketov razumno kratki. 7. Sistem serijskih publikacij Serijske publikacije nimajo vnaprej določenega obsega in je doba njihovega izhajanja načeloma neomejena. Delimo jih v periodika ( časnik, časopis, vrstna publikacija) in serije (Knjižna zbirka). Kontrolni sistem serijskih publi= kacij ima opraviti z manjšim številom naslovov, toda večina zapisov vsebuje večje število transakcij na naslov. Integriran kontrolni sistem serijskih publikacij vsebuje vse 3 podsisteme, ki se uporabljajo za monografije: 1. naročanje in nabavni sistem - kontrolira selekcijo, naročanje, prihajanje, plačevanje, opomnike, ko izvodi ne prispejo, 2. katalogiziranje in vzdrževanje zapisov o zalogi, 3. kontrola izposoje - vzdrževanje zapisov o razpoložlji= vosti serijskih publikacij. Integriran sistem, razširjen na vse tri podsisteme, ni nujno potreben. Zadovoljivo opravijo dela tudi podsistemi posa= mezno (primer: izdelovanje seznamov serijskih publikacij, ki jih ima knjižnica v svoji zalogi). Naslednja opravila se pojavijo samo pri kontroli serijskih publikacij: 1. posamezni izvodi prihajajo v rednih ali nerednih inter= valih. Pomembno je da izvodi zanesljivo pridejo, 2. vedno znova je potrebno obnavljati naročnino, 3. katalogni podatki opisujejo serijo in knjižnično tekočo nabavo serijskih publikacij, (zato je relativno razširjen), 4. serijske publikacije spreminjajo naslove, izdane so pod različnimi naslovi (primer: prevedeni naslovi) in spre= minjajo svojo pogostnost izhajanja. Med naslovi morajo biti vključene reference (vir, zveza, kazalka itd.), 5. sistem mora podpreti vezavo serijskih publikacij (navodila za vezavo). Ker mora biti za vsako serijsko publikacijo zapisana velika količina podatkov, so potrebna pogostna, ponavljajoča doda= janj a zapisov in sprememb. Zato pomeni avtomatizacija zado= voljivo rešitev za kontrolo serijskih publikacij. Kontrolni sistem serijskih publikacij je ponavadi autonomen, t.j. ne teče skupaj s sistemom za monografije. 7.1.Podsistemi kontrole serijskih publikacij 7.1.1. Naročanje in nabavni sistem Kot pri monografijah, tudi periodika zahteva pri naro= Čanju premostitev stopnje poizvedbe, potrditev, prever= janje, naročanje, in računovodska dela za vsak nov naslov. Težave nastanejo pri kontinuiteti naročnine za serijske publikacije. Obnavljanje mora biti opravljeno in odposlano o pravem času. Naročanje mora zato vsebovati zapise datu= mov obnavljanja in višine naročnin, obdelovanje pa mora vsebovati možnost opozarjanja pri preverjanju obnavljanja dokumentov. Ker prihajajo izvodi v več ali manj rednih presledkih, je akvizicija ena glavnih funkcij v vsakem kontrolnem sistemu serijske publikacije. Funkcija nabave je razdeljena v sprejem in terjatve. Prva vključuje veliko možnosti za preverjanje. Ob sprejemu izvod pregledamo, po potrebi spremenimo centralni zapis. Funkcija terjatev ni obsežna, je pa zato bolj kompleksna. S postopkom terjatve začnemo po strokovni presoji knjiž= ničarja. Računalnik lahko pri tem pomaga z izdelavo infor= macij, ki jih knjižničar potrebuje pri izpolnitvi te presoje. Tretja funkcija, ki je vezana na nabavo, je kontrola na= ročnin. Centralni zapis mora vsebovati natančne podatke o tem, kdaj je potrebno naročnino obnoviti. V rednih presled= kih natipkamo seznam naročnin, ki jih je potrebno obnoviti, nato računalnik natiska obnovitvena obvestila. Pri nabavi računalnik skrbi tudi za računovodska opravila. 7.1.2. Sistem kataloga Katalogni formati, obdelava, itd. so v svoji osnovi podobni kot pri monografijah. Iz centralne datoteke izdela računal= nik sezname različnih vrst; po naslovu, vsebini, lokaciji, dobavitelju. Vsebina in format serijskega bibliografskega zapisa sta med sistemi različna. Nekateri katalogi temeljijo na ISBD(S), drugi uporabljajo interne formate. 7.1.3. Kontrola kroženja Če periodiko redno posojamo, bo zadostil isti kontrolni sistem kroženja kot pri monografijah. Izkušnje kažejo, da so serijske publikacije pogosto rezervirane samo za refe= renčno uporabo (specialne knjižnice). Datoteke Kontrolni sistem serijskih publikacij mora vzdrževati za izpolnjevanje zgornjih funkcij vrsto shranjenih datotek. \ VHODNI DOK.UME.NT TtAMINAU DATDTLKf (£■ NABAVE DATOTEW POTENCI* NE Z-AHTEVEl AVTORSKA DATOTEKA K. LA SIPI* KACIJA PROCESIRANJE * AVTORSW j^DArOTEICfl TEZAVER SEZNAMI SOI ZA UPORA NIKE DATOTEKE TRAK. BIBLI06RAFSK.E sluIbe -o &IBLl06*AFSKA SLUŽAA Celoten sistem sloni na centralni serijski datoteki zapisov, vsak zapis v zaokroženem serijskem sistemu vključuje: 1. katalogne podatke - zapisi so lahko na osnovi MARC formata ali preprostih fiksnih polj , 2. naročniške podatke - obnovitveni datumi, naslovi za= ložb, kode prodajalcev, cene, 3. podatke o prihajanju - pogostnost izdajanja, nerednost, kriteriji za terjatev, 4. podatke o vezavi - barva in stil vezave, število izvodov na vezani volumen, tip vezave, 5. podatke o zalogi, 6. podatke o izposoji - imena in naslovi lokacij za izposojo. Večino kontrolnih sistemov serijskih publikacij obdelamo na paketni način, ker je obdelovanje podatkov v intervalih popolnoma zadovoljivo. 8. Sistem kataloga Avtomatizacija nudi priložnost, da knjižničarji ponovno pretehtajo vlogo Jcataloga kot organiziranega zapisa knjižne zaloge neke knjižnice ali knjižničnega sistema. Kot osnovni iskalni pripomoček nudijo katalogi dostop do knjižničnega gradiva preko več dostopnih poti. Ker so bibliografski pripomoček, morajo biti skrbno izdelani. Funkcije kataloga morajo biti ovrednotene z ozirom na zahteve uporabnikov in knjižničarjev. Katalogi služijo široki paleti potreb: bib= liografskemu preverjanju, urejanju gradiva, inventuri, službi bralcev, referenčnemu delu, izposoji, naročanju in vzdrževanju katalogov. (Skica 9) Katalogne zapise lahko pridobimo s pomočjo: - združene (centralne) datoteke zaloge večjega števila knjižnic, - datoteke zapisov, ki jo vzdržuje knjižnica (obstoječi knjižnični katalog), - interne katalogizacije. Bibliografski zapisi znotraj teh datotek so lahko zbrani ročno ali s pomočjo računalnika. Potem, ko zapise prilago= dimo internim zahtevam (dodatni vpisi, UDK, lokacija) , jih dodamo centralni datoteki katalognih zapisov. Če je obde= lovanje podatkov paketno (običajna varianta), katalogne zapise dodajamo in združujemo v centralno datoteko ali v zbirno datoteko (t.j. datoteko najnovejših zapisov) v paketih. Paketno obdelovanje je običajno za izdelovanje seznamov (npr. seznam naročil za knjigarne, katalogi). Zaradi popravljanja napak in ponovnih obdelovanj je on-line urejanje zapisov bolj zaželeno. Preverjene in urejene podatke paketno dodamo v centralno datoteko. Cilj raču= . nalnišKo podprtega sistema Katalogiziranja je on-line katalog, ki je dostopen tudi uporabnikom. 8.1. Dostopnost računalniško podprtega kataloga za uporabnike Na zaslonu mora biti stalno prikazan seznam funkcij, ki bodo uporabnika vodile, ne da bi moral imeti Kakršno= koli znanje o računalnikih (primerjaj: navodila za upo= rabo javnega telefona). Primer: 1. slika 1. AVTORSKI KATALOG 2. NASLOVNI 3. PREDMETNI 4. PERIODIKA 2. slika 1. AP - AŽ 2. B 3. C - CEP 4. CEP - CZ 3. slika 1. CANKAR,I, 2. ČAPEK 3. CELIN 4............ PROSIM NATIPKAJ ŠTEVILKO, KI JO ŽELIŠ 1. CANKAR, I.: ČRTICE .............82 -32 2. " HLAPEC JERNEJ 3. " KRPANOVA KOBILA 4. ................. V Angliji uporabljajo v knjižnicah, kjer imajo prost dostop do knjižne zaloge, t.i. Browsing facility ("pripo= moček za brskanje po Knjižni zalogi"), pri katerem se upo= rabnik s prstom le dotakne zaslona in tako pride po stop= njah do knjige, ki ga zanima. ProduKti avtomatiziranega Katalognega sistema so še kata= logni listki, katalog v knjižni obliki in COM Katalog (mikrofilm). Katalogni listki so kot standardna oblika priljubljeni, vendar ročno razvrščanje listkov, kjer je možnost napak velika, ostaja še vedno nujno zlo. V sodobnem knjižničarstvu vse več uporabljajo mikrofilme, ker nudijo: strnjeno shranjevanje podatkov, nizke materialne stroške (tudi za več izvodov), poceni reprodukcijo, možnost pogostega združevanja podatkov, enostavno in poceni distri= bučijo (po pošti ali kurirju). Proces računalnišKega katalogiziranja lahko strnemo v sedem stopenj: 1. Ob naročilu knjige je njena indentifikacija razpoznavna StevilKa na vhodni obrazec. Kontrolna številKa tvori osnovo večine računalniških poizvedb in je lahko ISBN, ENOTE. ZA ZAJE -MANJE PODAntOV DATOTEKA IZPOSOJE i PROCESIRANJE TERMINALI flSiCALKik RELERVNA l DATOTEKA OPOMINI OftVESTtLA terjatve ?OT*T*LA O H.AC4LU ZAHUDMIN POROČILO O STANJU KNJI«,BRALCEV STATISTIKA datoteka &RALCEV DATOTEKA REZERVACIJ SKLADlŠČtNJE POSEBNIH PODATKOV DATOTEKA CNJliNIČNEGA | GRADIVA interna kontrolna številka, itd. Težave lahko nasta= nejo pri iskanju zapisov za knjige z internimi kontrol= nimi številkami, ker soudeležene knjižnice po svoji presoji določijo knjigam lastne kontrolne številke. 2. Soudeležene knjižnice pošljejo svoje "vhodne dokumente" s katalognimi zapisi. Ce je zapis zabeležen v datoteki potencialnih zahtev, ga najprej prilagodimo, tako da ustreza zahtevam posameznih knjižnic, nato pa sprejmemo v centralno datoteko. 3. Za vsako knjigo, ki prispe v knjižnico, izpolnimo interni obrazec za vnos podatkov. Tu so vpisani podatki, ki so lastni posameznim knjižnicam, kot npr. interna UDK, inter= ne številke dvojnic, podružnične lokacije, posebej dodane značnice itd. Ti podatki bodo prikazani samo v internih seznamih. 4. Knjige, za katere knjižnica ne pridobi zapisov od zunaj, mora katalogizirati sama. Pri tem izpolni vhodni obrazec za katalogiziranje. Ta zapis s standardnimi bibliograf= skimi podatki je kasneje rapoložljiv tudi drugim knjižnicam. 5. Po opravljeni katalogizaciji knjige opremimo in jih vložimo v polico. 6. Ko so obrazci izpolnjeni, jih pred dokončnim vnosom v podatkovno zbirko katalogizatorji še enkrat preverijo. 7. Centralno katalogno datoteko dopolnjujemo tedensko. Različne interne kataloge za posamezne knjižnice izdelujejo v določenih domenjenih presledkih. 9, Sistem izposoie Kontrola izposoje se nanaša na primerno funkcijo knjižnice, t.i. na splošno dostopnost dokumentov. Knjižnična zaloqa, knjiqe in neknjižno gradivo, bi moralo biti dostopno vsem uporabnikom takoj ali kakor hitro se pojavi zahteva. Kontrola izposoje je zanimiva znotraj ene knjižnice ali knjižničnega sistema. (Skica 10,) 9.1. Osnove kontrole izposoje Da dosežejo maksimalno dostopnost gradiva, morajo knjižnice kontrolirati izposojo s tem, da vzdržujejo (hranijo) zapise, s katerimi specificirajo: - katero gradivo je v knjižnični zalogi ali dostopno preko drugih poti, - ikatero gradivo je izposojeno in od koga ter od kod ga lahko izterjamo, - kdaj bo izposojeno gradivo zopet dostopno v knjižnici za druge uporabnike. Dodatne funkcije so še; - prepoznati in po - možnosti ujeti rezervirane knjige ob vračanju izposojenega gradiva, - pripraviti (natiskati) obvestila o zamudah, - vzdrževati zapise števila izposojenih knjig individu= alnim uporabnikom, beležiti prekoračitev izposojevalnega roka in neredne uporabnike, - pospešiti računanje in izbiranje zamudnin - izbirati izposojevalno statistiko. Da ga lahko opravičimo, je za vgrajevanje tega sistema potrebna visoka frekventnost izposoje in obiska. Zatorej je vgrajevanje računalniške opreme za izposojo pogostno v splošnoizobraževalnih knj ižnicah. Pri presoji najprimernejšega sistema kontrole izposoje so pomembni naslednji dejavniki: - število enot, razpoložljivih za izposojo, - število enot, izposojenih in vrnjenih dnevno, - število dnevnih rezervacij, - število bralcev, - število podružnic in izposojevališč, - specifirani parametri, ki se nanašajo na izračunavanje, podaljševanje in zamude, - število izposojnin in podaljšanj dnevno, - število zamudnin, - dolžina obvestil za zamudnike, terjatve, obvestila o vrnitvi knjig itd. Vsi ti dejavniki skupaj bodo odločili osnovne značilnosti računalniškega sistema, kot so: zmogljivost centralnega procesorja, število terminalov, število zaposlenih za delo s sistemom, potrebe po telekomunikacijskih zvezah. Različno ovrednoteni parametri vodijo k široki raznovrstnosti sistema kontrole izposoje. 9.2. Komponente računalniškega sistema kontrole izposoje 9.2.1. Datoteke Srce sistema izposoje je datoteka izposoje. Datoteka vsebuje zapis o vsaki knjigi, ki je izposojena ali kako drugače ni dostopna, npr. rezervirana ali v podružnici. Datoteka iz= posoje vključuje serije zapisov. En zapis za vsako izposojo. Vsak zapis mora zato vsebovati najmanj naslednje podatke: - številko knjige, - številko bralca, - datum izposoje. Zaradi omejitve opreme za zajemanje podatkov je običajno, da so bibliografski podatki v ločeni datoteki. Brez datoteke knjig so bralci lahko obveščeni o zamudah itd., le s pomočjo knjižnih številk, ki pa bralcem ničesar ne pove= do. Mnogi integrirani sistemi se opirajo na datoteko kataloga, ki funkcionira kot datoteka knjig, saj je v principu to zadovoljiva rešitev. Vendar datoteka kataloga velikokrat ni popolna in vsebuje le novejšo zalogo. Če hočemo zajeti kompletno datoteko knjig, je to utrudljiv in časovno zahteven proces. Alternativna rešitev je pod= datoteka kataloga ali mini kataloga, ki vključuje za vsako knjigo npr. samo avtorja in naslov. Tretja datoteka vsebuje podatke o bralcih. Pri tiskanju zamud in drugih kontaktih z bralci je pomembno bralčevo ime in naslov. Za statistične namene je koristno vedeti nekaj več o bralcu, kot npr. zaposlitev, spol, izobrazba in starost. 9.2.2. Kontrolne številke knjig in bralcev Določene naj bodo na tak način, da takoj identificirajo knjigo in bralca. Številke za knjige, ki so uporabljive pri tem sistemu, so lahko: a) inventarna številka, kot jo določamo pri klasičnem sistemu, b) alfabetna koda ali naključna številka, ki je določena na osnovi vnaprej tiskanih nalepk, na katerih so zapi= sane številke. Te nalepke preprosto nalepimo na knjigo. c) ISBN knjižna številka, vendar morajo biti vse ISBN opremljene z dodatno številko za dvojnico, ker ISBN identificira naslov, ne pa dvojnic. Kot rezultat dobimo nepotrebno dolgo številko. Veliko knjig tudi nima ISBN, za te je potrebno postaviti ekvivalentno interno šte= vilko za ISBN. d) strukturirana številka, ki vključuje dodatne informa= cije o izvodu. Mnoge SIK uporabljajo sisteme, osnovane iz 9 ali 10 številk, ki določajo: inventarno številko, številko dvojnice in lokacijo. Take številke lahko po= vežemo z ISBN. Precej se uporabljajo pri sistemih kata= logov. Številke za bralce lahko vzamejo eno od naslednjih oblik: a) že določeno številko, ki jo uporabljajo v drugih usta= novah npr. številko indeksa študenta, šifro zaposlenega, matično številko občana itd. Uporaba takih številk pri= speva k integraciji vseh datotek o uporabnikih. b) originalna, naključna številka, ki jo je lahko določiti, c) strukturirana številka, ki vsebuje informacije kot npr. podružnica, v kateri je bralec včlanjen, bralčev status (npr. stalno bivališče, začasno bivališče, študent itd.). 9.2.3. Zbiranje podatkov in obdelovanje Posebej za uporabo v sistemu kontrole izposoje so bili razviti številni pripomočki za zbiranje podatkov in enot za zajemanje podatkov. Ti pripomočki sestavljajo vhodno opremo za paketno obdelovanje ali on-line sistem. On-line sistem dovoljuje najboljšo kontrolo nad zalogo. Izposoja je lahko beležna preko terminala, datoteke se sproti dopolnjujejo. Potrebni vpogledi v datoteke so takojšnji, datoteke pokažejo tekočo situacijo. Prekora= čitev izposojenega roka in problem bralca lahko indentifi= ciramo pri izposojene pultu. Zamudnine izračuna računalnik na našo zahtevo, rezervacije in druge spremembe v zapisih knjig opravimo takoj, ali takrat, ko čas to dovoljuje. Poleg stroškov on-line opreme, je ena od ovir za vgrajevanje on-line sistema tudi cena in dostopnost računalnikovega časa na velikem računalniku. ZAKLJUČEK Avtomatizacija v knjižničarstvu je po svetu že dognano in pre= izkušeno področje. Ponekod pokriva vsa področja knjižničnega poslovanja, drugje le posamezne postopke. Pri nas ni še nobena knjižnica v celoti avtomatizirana. Za naše gospodarske razmere je računalnik še razmeroma draga na= ložba, zato so skoraj vse knjižnice preko terminalov vezane na računalniške centre. Ponavadi imajo računalniško podprte sisteme katalogov monografij in serijskih publikacij, le mariborska uni= verzitetna knjižnica ima avtomatizirano evidenco izposoje. V zadnjem času prihajajo do vse večje veljave mikroračunalniki, ki čedalje bolj dosegajo sposobnosti velikih računalnikov. V Sloveniji pričakujemo v kratkem uvoz 19 različnih mikroraču= nalnikov, od katerih bo najmanj eden (Atari) primeren za delo v knjižnicah. V knjižničarstvu se je že sedaj zelo izkazal mikroračunalnik ZX Spectrum, za katerega je sestavljena programska oprema za sistem kataloga. S pomočjo Spectruma, ki pomeni za knjižnico relativno poceni investicijo, je mogoče vnesti podatke manjšega števila knjig in te podatke s programom INES do računalnika v ' računalniškem centru, ki podatkovno zbirko dokončno obdela. Navedena paketna obdelava pa ni mogoča pri sistemu evidence iz= posoje, ko morajo biti podatki sproti ažurirani. Zato je po= trebna direktna, takojšnja možnost dostopa do računalnikovega spomina. V mariborski univerzitetni knjižnici so to dosegli z direktno telefonsko linijo MODEM-om, ki je priključen k terminalu. Prednost računalništva je v tem, da je podatke potrebno vnesti v računalniški spomin le enkrat. Te podatke nato računalnik razporedi na različne načine. Zapis bibliografskega opisa knjige, ki je lahko zapisan v računalnik že v procesu nabave, uporabimo kot katalog, kot datoteko knjig, ki jo potrebujemo pri avtomatizirani evidenci izposoje, kot vir informacijski službi, kot osnovo za izdelavo seznama novitet, katalognih listkov, knjižnih listkov, nalepk pri obdelavi knjig itd. Računalnik nam pomaga, da delo v določenem knjižničnem pro= cesu hitreje in kvalitetneje opravimo: v kratkem času nam ponudi sliko finančnega stanja knjižnice, statistične podatke o bralcih, knjigah, izposoji, obisku, seznam SDI; opozarja nas na vrnjene knjige, ki jih imamo zabeležene pri rezervaci= jah, nato s tiskalnikom izdela sporočila bralcev. Delo v knjižnici s pomočjo računalnika ni v toliki meri od= visno od zmotljivega človeškega faktorja, ki se nemalokrat po= kaže pri vrsti opravil: pri vlaganju katalognih listkov v kataloge, zan^/ganje na knjižničarjev spomin, ko išče določeno knjigo, beleženje rezervacij, terjatve knjig od uporabnikov, kar vse vpliva na izkoriščenost knjižnega gradiva. Nemalokrat je med ljudmi čutiti bojazen, da računalništvo povzroča brezposelnost. V knjižničarstvu je dognano, da raču= nalnik ne povzroča zmanjševanja števila zaposlenih, temveč ga le ustali, hkrati pa knjižničarjem omogoči, da svoj čas in sposobnosti koristneje in bolj poglobljeno izkoristijo za tista opravila, kjer je potrebna kreativnost in človečnost. Nedvomno je koristneje, da knjižničar temeljiteje prisluhne bralcu, saj bo le tako lahko uspešno zadovoljil njegove želje, kar prispeva k večjemu zaupanju uporabnikov v učinkovitost in kvaliteto knjižnice in njene ponudbe. To za knjižnico pomeni v končni fazi dokaz o njeni potrebnosti in nujnosti delovanja in je ne nazadnje osnova za finančno ovrednotenje pri svobodni menjavi dela. LITERATURA Kimber, R.T.: Automation in libraries. - Oxford: Pergamon Press, (1970). Matthews, J.R«: Choosing an Automated Library System. A Planning Guide. - Chicago: American Library Association, (1982). Rowley, J.E.: Computers for libraries. - New York, London: K.G.Saur, Clive Bingley, 1980. - (Outlines of Modern Librarianship) BAJEC,J.: Slovenski časniki in časopisi 100 din 1937-1945. Ljubljana 1973 GLASBENI rokopisi in tiski na Slovenskem od 15 din leta 1800. Katalog. V Ljubljani 1967 GRAFIČNI list: Naslovnica Dalmatinove biblije 600 din Apokalipsa 600 din ISBD(M) Mednarodni standardni bibliografski 100 din opis zaključenih publikacij. Predelana prva izdaja. Ljubljana 1981. TSBD(S) Mednarodni standardni bibliografski 100 din opis tekočih publikacij. Prva standardna izdaja. Ljubljana 1981. ISBD(NBM) 200 din ISBD(CM) 230 din ISBD(PM) 300 din ISBD(A) 500 din JUGOSLOVANSKO posvetovanje o uporabi računal= 400 din nika v knjižnicah. Ljubljana, 9.-11. november 1981. Ljubljana 1982. KATALOG rokopisov Narodne in univerzitetne knjižnice v Ljubljani. 1., 2 ., 3 . snopič š. 100 din 4.snopič 200 din 5. in 6.snopič i. 150 din komplet 800 din LEPAK Zakladi NUK 40 din LEPAK 16.stoletje burno obdobje slovenske 100 din prebuje. NOVOSTI UDK s področja družbenih ved. 50 din OBVESTILA republiške matične službe. 20 din PLENIČAR,B.: Slovenska bibliotekarska 350 din bibliografija. Študentje in člani DBS 300 din POSTER /Stari zemljevid sveta iz leta 1649/ 400 din PROSTORSKO oblikovanje splošnoizobraževalnih 400 din knjižnic. Ljubljana 1984 RAZGLEDNICA J.D.Florjančiča 7 din RAZGLEDNICE koplet (12 kom.) 100 din RAZGLEDNICA posamezna 10 din RAZGLEDNICE starih zemljevidov 5 različnih 25 din SAMOUPRAVNI društveno-ekonomski statusni 550 din položaj nacionalnih univerzitetskih biblioteka u procesu stabilizacije. Ljubljana 1984. SLOVENSKA bibliografija za leto: 1959 25 din 1960,1961,1962,1963,1964 32 din 1965 36 din 1966,1967 44 din 1968 80 din 1969,1970 180 din 1971 200 din 1972 250 din 1973 800 din 1974 350 din 1975 1.250 din 1976 1.800 din 1977/1 5.000 din 1977/11 7.000 din 1978-1979 Serijske publikacije 3.000 din STANDARDI za javne knjižnice. Ljubljana 1975 20 din VODIČ kroz narodne biblioteke Jugoslavije, 200 din Beograd 1979 VESELJKO,V.: Bibliotečno-informacijski 900 din sistem v SFRJ-BIS; izdala ZJNB, 1986 VOBOVNIK AVSENAK,M.: Slovenci v svetu, 700 din Ljubljana 1986 ZAKLADI Narodne in univerzitetne knjižnice, 400 din Ljubljana, 1982 ZBORNIK Narodne in univerzitetne knjižnice 40 din I.del, Lj., 1974 za člane DBS 30 din II.del, Lj., 1978 100 din za člane DBS 50 din ZBORNIK III.-16.stoletje burno obdobje 400 din slovenske prebuje. SIGNALNE informacije iz bibliotekarske 335 din periodike, Ljubljana 1986 Izdala, založila in razmnožila Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana, Turjaška 1. Uredila Miša Sepe. Odgovarja Tomo Martelanc. Naklada 400 izvodov. YU ISSN 0350-3577 KNJIŽNIČNI bi3TEM NOTRANJI -RAČUNI -NAKUPI -KADER RAČUNI MABAVA UPRAVNE INFORMACIJE KATALOGI ZIRANJE INFORM. SLUŽBA + SOI EVIDENCA IZPOSOJE POVEZOVANJE ZUNANJI -DOBAVITELJI KNJIG - BIBLIOGRAFSKA SLUi&A -IZ.MENJAVA SPORA2-UMOV - KOOPERANTI Skica 3. Sistem poizvedbe v knjižnično zalogo NABAVA PODSISTE.M ISL K.ONTR.OLA K.ATAL0GA KATALOG PODSliTtM REZERVACIJE IZPOSOJA PODSISTtM STATISTIKA t POSLOVME IKirOR-MACIJt NAtUP K.ATAL06 NAR06lL -ZAMUDE, OPOMINI -TERJATVE ■R£ZE.e.VACIjE -CP02.0R.ILA POSLOVNO POROČILO J LVL .7) i_ o i: n r\ n u i l n. Ol_ 1 n . D . .,n 0 help 43 •f 36 V 129 U 172 r-* L 215 III /\ i i esc 44 I 87 u 130 e 173 ✓ c 216 ill p undo 45 - 88 X 131 g 174 0 217 J 3 insert 46 « 89 Y 132 a 175 A u 218 M 4 bacKsp 47 / 90 ■y L 133 a 176 H: 219 b >:< 5 enter 45 0 91 c 134 6 177 220 3 i 6 home 49 1 92 \ 135 ; 178 Fi 221 to p 7 tab 50 2 93 ] 136 e 179 h 222 / S left 51 3 94 A 137 e 180 U 223 a 0 9 right 52 4 95 138 \ e 181 u 224 6 \ 10 doun 53 5 96 s 139 ii 182 225 D 11 up 54 6 97 a 140 A 1 183 226 r K 12 delete 55 7 98 b 141 \ 1 184 227 fl C-D UE LE 13 double 56 8 99 c 142 R 185 — 228 e tl 14 -double 57 9 100 d 143 h 186 ♦ ♦ 229 e Ml* F M 15 conden 58 ■ ■ 101 e 144 t 187 1 230 IK 1 16 -conden 59 ■ 9 102 f 145 188 ■ 231 n 0 trt PH ni- 17 emphas 6Q < 103 g 146 A 189 0 232 H g *1- 18 -emphas 61 - 104 h 147 A 0 190 R 233 M ftl K E 19 strike 62 > 105 i 148 0 191 5 234 K il K E 20 -strike 63 7 106 j 149 \ 0 192 B 235 n UH DC F. L 21 underl 64 G 107 k 150 A u 193 r 236 M 1 22 -underl 65 fl 108 1 151 \ u 194 fl 237 H IT Hi n: 23 italic 66 B 109 m 152 y 195 E 238 □ 1 24 -italic 67 C 110 n 153 Q 196 E 239 n •U FE 25 supers 68 D 111 0 154 U 197 }« 240 P 1 26 -subsup 69 E 112 P 155 C 198 3 241 c 5 U e; •:f 27 subscr 70 F 113 q 156 § 199 H 242 T N L f' 28 nlq 71 G 114 r 157 J 200 M 243 y L* F: h FT 29 draft 72 H 115 s 158 13 201 K 244 o r 11 ! E 30 elite 73 I 116 t 159 j 202 n 245 X k TE 31 -elite 74 J 117 u 160 / a 203 n 246 u 32 75 K 118 V 161 / i 204 H 247 H 33 i 76 L 119 N 162 / 0 205 0 248 UJ 34 n 77 n 120 X 163 / u 206 n 249 UJ 35 « 78 N 121 y 164 A' n 207 p 250 •b 36 $ 79 0 122 z 165 •V H 208 c 251 hi 37 I 80 P 123 { 166 c 209 T 252 b 38 & 81 0 124 1 167 V C 210 y 253 3 39 i 82 R 125 } 168 Š 211 254 10 40 ( 83 S 126 rj 169 V s 212 \t A 255 51 41 ) 84 T 127 A 170 Ž 213 w 42 * 85 U 1.2* C 171 ~7 JU. 214 H