URN_NBN_SI_doc-HOC0FSTU

160 M. Novak, M. Horvat: Special Features of Digitization of Archival Materials and Professional Issues , 151–177 Library, 58 (2014) 1-2 praviloma najbolje odraža v informativnih pomagalih, npr. v delovodnikih. Znano je, da v urejenem pisarniškem poslovanju lahko sledimo zaporedju vpisov zadev v de- lovodnik in zaporedju njihovim pojavnim oblikam odloženega gradiva. Če se ti dve zaporedji ujemata, pravimo, da je gradivo urejeno in celovito. S pripravo in prevze- mom fizičnega arhivskega gradiva za prevzem pa se prvotno zaporedje spremeni. Iz urejenega pride v neurejeno obliko. Neurejeno zaporedje je praviloma le krajši čas, saj je treba že v postopku priprave na prevzem oz. predajo arhivskega gradiva spremeniti nazaj v urejeno, ki pa ima praviloma zaradi izločenega dokumentarnega gradiva dru- gačne zakonitosti kot predhodno urejeno zaporedje. Zaporedja, s katerimi upravljamo arhivsko gradivo so različna in nekatera so v ne- posrednih fizičnih, druga so v različnih logičnih soodvisnih odnosih. Pri nekaterih ce- lotah arhivskega gradiva pa iz različnih razlogov ni mogoče upoštevati prvotne uredi- tve. V teh primerih arhivist racionalno preuredi celoto gradiva po določenem merilu. Pomeni, da mu v načelu dodeli zaporedje, ki se razlikuje od prvotnega. Iz tega mora v nadaljevanju razviti zakonitosti drugih zaporedij in njihovih medsebojnih odnosov. Različna zaporedja zahtevajo od arhivskih strokovnih delavcev sposobnost razpozna- vanja vzorcev in njihovih soodvisnih razmerij. Neobvladovanje zaporedij pomeni grož- njo ne samo sistemu odlaganja in hrambe izvirnikov, ampak tudi upravljanju njihovih digitalizatov ter s tem povezanim vsebinskim, kontekstnim in drugim metapodatkom. Upravljanje digitalizatov, podobno kot pri drugih oblikah reprodukcij, kaže na za- konitost, da so zaporedja digitalizatov in njihovih izvirnih pojavnih oblik enaka le v primeru, ko so izvirne vsebine arhivskega gradiva v celoti digitalizirane po zaporedju, ki ima zakonitost n=n+1. Pri digitalizaciji arhivskega gradiva se pojavljajo tudi zapo- redja z drugimi zakonitostmi. Posebej naj omenim le zaporedja digitalizacije izvirnih dokumentov na podlagi zaporedij, katerih osnove so čas, kraj, osebe ali skupine oseb, vsebine, pojavne oblike arhivskega gradiva itd. Iz tega izhaja spoznanje, da digitali- zacija arhivskega gradiva že v osnovi povzroča težave pri obvladovanju zaporedij in s tem povezanih celotah in njihovih kontekstih. Podobne zakonitosti lahko najdemo na strani uporabe digitalizatov. Tudi v teh primerih se pojavljajo različna merila obli- kovanja zaporedij. Velja pa spoznanje, da mora biti vedno znana pozicija skenograma znotraj sleherne digitalizirane vsebine in s tem povezanih kontekstih podatkov, in to ne glede na vzpostavljeno zaporedje. Iz tega sledi, da mora biti sistem za upravljanje digitalizatov sposoben obravnavati digitalizirane celote arhivskega gradiva, kakor tudi zaporedja posameznih digitalizatov znotraj teh celot, vključno z opisi in odnosi med