URN_NBN_SI_doc-HOC0FSTU

158 M. Novak, M. Horvat: Special Features of Digitization of Archival Materials and Professional Issues , 151–177 Library, 58 (2014) 1-2 informacijskega sistema. To z arhivskega strokovnega vidika pomeni njihovo veliko ogroženost in potencialno izgubo digitalizatov. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj metodoloških rešitev, ki so povezane in vplivajo na izvedbo digitalizacije arhivskega gradiva, vključno s komplementarnimi arhivskimi strokovnimi aktivnostmi. Te so bile preizkušene ali jih še preizkušajo v praksi v Pokra- jinskem arhivu Maribor. 4.1 Koncept »uredi-popiši-digitaliziraj« Znano je, da je v profesionalnih arhivskih ustanovah razvitih mnogo praks izvajanja postopkov digitalizacije arhivskega gradiva. V Pokrajinskem arhivu Maribor na primer najdemo digitalizate, ki so bili izvedeni po vseh štirih konceptih. Na podlagi digita- lizatov, ki so izdelani po »ad hoc« uporabniškem konceptu, so se pokazale nekatere zakonitosti. Omenim naj le zakonitost, po kateri se z večanjem števila digitalizatov na medijih zmanjša njihova neposredna pregledanost in organiziranost. Druga zakoni- tost se nanaša na implementacijo daljših poimenovanj datotek. To je bilo sprva videti kot dobra rešitev, vendar so se pojavili problemi nekonsistentnega poimenovanja da- totek in s tem zagotavljanja dostopnosti do digitaliziranih vsebin. Še večji problemi so se pojavili pri obvladovanju njihove celovitosti in dolgoročne hrambe, še posebej pri izvajanju varnostnih kopij ali migracij datotek na druge medije, katerih sistemi niso podpirali dolgih imen datotek ali posebnih znakov. Na praktičnih primerih smo spoznali tudi, da digitalizacija neurejenega arhivskega gra- diva povzroči veliko strokovnih problemov, predvsem pa neracionalnih dodatnih del, ki jih ni mogoče računalniško podpreti. Vse to močno omeji ali v nekaterih segmentih paralizira zajem vsebinskih in s tem povezanih kontekstnih metapodatkov. Hkrati s tem povzroča težave pri obvladovanju celovitosti digitaliziranega arhivskega gradiva. Razloge za to je treba iskati v pomanjkanju vsebinskih in kontekstnih metapodatkov in podatkov o odnosih med fizičnim arhivskim gradivom in njegovimi digitalizati. Zato pri velikih količinah digitalizatov že nekaj let uveljavljamo paradigmo » u redi- p opiši- d igitaliziraj«. To pomeni, da je treba fizično arhivsko gradivo najprej urediti in mu tako opredeliti ustrezno fizično strukturo in s tem povezano zaporedje ohranjenih pojavnih oblik arhivskega gradiva. V drugi fazi je treba to urejeno gradivo popisati v skladu z arhivskim strokovnim standardom ISAD(g). Ta faza formalizira vzpostavljeno ureditev in omogoča vzpostavitev logičnih linearnih in hierarhičnih zaporedij popisnih enot, kar odraža tektoniko obravnavanega arhivskega gradiva. Šele ko so znane strukture, zaporedja in vrednosti zaporedij fizičnega arhivskega gradiva, je smotrno začeti po- stopke digitalizacije. V praksi so sicer možne tudi drugačne postopkovne rešitve in njihove izpeljanke. Te arhivski strokovni delavci uporabijo ob interventnih posegih na