89 1.04 Strokovni članek Razvoj, implementacija in uporaba informacijske podatkovne baze Kronos v Muzeju in galerijah mesta Ljubljane © Metka Štrajhar Samozaposlena v kulturi, arheologinja; metkastrajhar@yahoo.com © Matija Skrt Muzej in galerije mesta Ljubljane; matija.skrt@mgml.si DOI: 10.5281/zenodo.14380970 Izvleček: V članku so predstavljeni 30-letni razvoj, uveljavljanje in uporaba informacijsko-dokumentacijskih podatkovnih zbirk v Muzeju in galerijah mesta Ljubljane s poudarkom na podatkovni bazi Kronos za vodenje muzejskih dejavnosti in dokumentacije. Implementacija skrbno izbranih programskih orodij ter nosilcev in formatov zapisov dolgoročno omogoča varovanje in trajno hrambo digitalnih podatkov ter dostopnost, uporabnost, celovitost in Uvod Dokumentiranje je ena poglavitnih nalog javne službe muzejev, zato ima dobra, urejena in pregledna dokumen- tacija eno ključnih vlog pri muzejskem delu. Uporaba računalniških informacijsko-dokumentacijskih sistemov je povečala možnosti dokumentiranja, zaradi povečane- ga obsega podatkovnih baz pa je bilo nujno vzpostaviti kriterije, standardizirano terminologijo in hierarhijo po- datkov, da so podatki obvladljivi in celoviti ter da so in- formacije sledljivo povezane z določenim predmetom ali zbirko predmetov. Muzeji upravljajo z različnimi zbirka- mi predmetov in podatki, zato je izdelava in implemen- tacija baz ena zahtevnejših in kompleksnejših nalog mu- zejev, ki bo postala še pomembnejša po zagonu registra premične kulturne dediščine pri Ministrstvu za kulturo. Razvoj in uporaba muzejskega informacijsko- dokumentacijskega sistema v 80. in 90. letih prejšnjega tisočletja Muzej in galerije mesta Ljubljane (v nadaljevanju: MGML; od ustanovitve 1935 do leta 2008 deloval kot Mestni muzej Ljubljana in posamezne mestne galerije) od leta 1988 razvija sodoben hibriden sistem dokumen- tiranja, ki s pomočjo prilagoditev in uskladitev delovnih procesov ter računalniške relacijske baze podatkov zdru- žuje klasičen dokumentacijski arhivski sistem in računal- niško aplikacijo Kronos. Informacijsko-dokumentacijski sistem je vsebinsko in strokovno zasnoval Martin Horvat (kustos, muzejski Arheo 41, 2024, 89–95 svetnik in vodja Dokumentacijske službe MGML) v so- delovanju z Ireno Šinkovec (muzejska svetnica, kustosi- nja za prazgodovino v MGML) za potrebe arheoloških izkopavanj na Ljubljanskem gradu v drugi polovici 80. let (Horvat 1995). Pri večletnih kontinuiranih raziskavah so se arheologi soočali z veliko količino gradiva (okvirno 150.000 predmetov) in podatkov, ki so jih beležili roč- no in fizično hranili na papirju. To je za muzej pomenilo veliko obremenitev in odgovornost. Izkopavanja so bila zahtevna, zaradi kombinacije sistematičnih in zaščitnih raziskav se je pogosto menjala lokacija izkopnega po- lja na najdišču, zato je bil pri klasični obdelavi gradiva in dokumentacije velikokrat oviran nemoten potek del (Horvat 1995). Problem so skušali rešiti s prenosno ra- čunalniško opremo, zato je bilo nujno vzpostaviti raču- nalniški sistem beleženja podatkov in dokumentiranja na mestu izkopavanj. Sistem je bil zasnovan tako, da je v osnovi zajemal tri sklope podatkov. Glavni sklop je omo- gočal zajemanje in posredovanje informacij o zgodovin- skih virih in analogijah za odkrite strukture, jedro druge- ga sklopa je tvorila podatkovna baza z informacijami o stratigrafskih enotah, tretji sklop pa so sestavljale infor- macije o predmetih, ki so imele v kontekstu stratigrafske enote poseben pomen (Horvat 1991). Martin Horvat je za pripravo baze uporabil prvi splošno dostopni sistem za računalniško zajemanje večje količine podatkov dBase III. Sistem dBase je bil eden prvih sis- temov za upravljanje podatkovnih baz in najuspešnejši v svojem času. avtentičnost dokumentov. S sistematičnim in celovitim pristopom je MGML pripravljen na nadaljnje širjenje in transparentno upravljanje digitalnih vsebin v skladu s strateškimi usmeritvami Nacionalne strategije za muzeje in galerije za obdobje 2024–2028. Ključne besede: razvoj in uporaba podatkovnih zbirk, Kronos, trajnostna hramba in celovita dostopnost podatkov 90 Slika 1. Shema muzejskih dejavnosti pri obdelavi gradiva v Muzeju in galerijah mesta Ljubljane (avtor: M. Horvat 2022). Slika 2. Shema avtomatizacije muzejskih procesov s pomočjo računalniške aplikacije (avtor: M. Horvat 2022). Razvoj, implementacija in uporaba informacijske podatkovne baze Kronos v MGML 91 Muzejska podatkovna zbirka je delovala na osebnih raču- nalnikih z operacijskim sistemom DOS. Preprosta, trenu- tnim potrebam arheološke ekipe na Ljubljanskem gradu prilagojena aplikacija je bila v uporabi med letoma 1987 in 1992 (leta 1991 je bila podatkovna zbirka nadgrajena s sistemom dBase IV). Programsko orodje je imelo ome- jene možnosti pri manipuliranju s slikovnim in fotograf- skim gradivom. Zato je bil leta 1992 pripravljen poseben elaborat, s ka- terim je muzej za vzpostavitev novega informacijsko-do- kumentacijskega sistema (IN-DOK) v sodelovanju s pod- jetjem za računalniški inženiring in consulting Abraxas, d. o. o., izbral MS Windows tehnologijo (verzija 3.0) in v tem kontekstu program SuperBase 4 (proizvajalec Preci- sion Software), ki je omogočil vključevanje fotografij. K izdelavi aplikacije je tako muzej prvič povabil informa- tike, ki pa so kmalu ugotovili, da je »tržišče« za prodajo takega produkta premajhno, zato so od projekta odstopili. Muzej je leta 1993 prevzel dokumentacijski sistem z aplikacijo MODES (Museum Object Data Entry System) (Splet 1), ki so jo razvili v Veliki Britaniji (Museum Do- cumentation Association – MDA) leta 1987. Sistem je pomenil korak k bolj organiziranemu delu, saj je pred tem vsa dokumentacija temeljila na vodenju fizične inventar- ne knjige, katalogizaciji, reverzih posojenih predmetov ter akcesijski evidenci, kustosi pa so za svoje zbirke skr- beli individualno in neodvisno. Kot partner Spectruma, enega najbolj razširjenih standardov za upravljanje mu- zejskih zbirk, je MODES pomagal muzejem aplicirati te standarde v praksi. Vendar MODES ni podpiral vseh mu- zejskih procesov, sama aplikacija pa ni sledila modernim trendom v računalniški tehnologiji. Zato je strokovna ekipa muzeja pripravila izhodišča za vzpostavitev novega IN-DOK sistema, v pripravo kate- rega so bile vključene izkušnje iz omenjene aplikacije, izdelane v programu SuperBase, in osnovne ravni vno- sov iz muzejskega dokumentacijskega paketa MODES. Sistem IN-DOK je bil predstavljen na mednarodnem kongresu Mednarodnega komiteja za dokumentacijo pri ICOM, CIDOC leta 1993 v Ljubljani (Zdravič Polič 1993). Zaradi suboptimalnih izkušenj z informatiki se je muzej odločil, da podatkovno zbirko izdela z lastnimi zmogljivostmi. Tako je leta 1995 kustos Martin Horvat začel razvijati re- lacijsko bazo podatkov z imenom Muzejske zbirke (Hor- vat 2000), ki je bila že v osnovi namenjena avtomatizaciji muzejskih aktivnosti pri obdelavi gradiva (slika 3), od evidentiranja, inventarizacije, konservacije in populari- zacije (sliki 4 in 5). Za uporabniški vmesnik je bil izbran Slika 3. Baza podatkov Muzejske zbirke – Izbirne maske (leto izdelave 1995). Slika 4. Baza podatkov Muzejske zbirke – primer podatkovna zbirka MUZEALIJE (zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o inventariziranih predmetih) (leto izdelave 1995). Slika 5. Baza podatkov Muzejske zbirke – primer podatkovna zbirka KONSERV ACIJA (zbirka podatkov, v kateri so shranjene informacije o konservatorskih posegih in konserviranih predmetih) (leto izdelave 1995). Arheo 41, 2024, 89–95 92 MS Access (sestavni del standardnega paketa Microsoft Office), za programski jezik pa Visual Basic for Appli- cations (VBA). Podatkovna zbirka je bila nameščena na strežniku, uporabniki pa so do nje dostopali prek delovnih postaj. Kompleksen informacijsko-dokumen- tacijski sistem je bil zaradi velike količine podatkov in vedno bolj zahtevnih povezav z grafičnimi datotekami nadgrajen z zmogljivejšim orodjem za obdelavo podat- kov, strežnikom MS SQL (Structured Query Language). Zaradi dodatnih stroškov z licenčninami in lažje imple- mentacije podatkovne zbirke Mestnega muzeja na stre- žnike v drugih ustanovah (Tehnični muzej Slovenije) ga je kmalu zamenjalo odprtokodno orodje MySQL. Apli- kacija Muzejske zbirke je bila za uporabnike iz drugih ustanov brezplačna. Mestni muzej Ljubljana je nudil tudi osnovno svetovanje in organiziral izobraževanja za uporabnike. Martin Horvat je za uporabnike infor- macijsko-dokumentacijskega sistema Muzejske zbirke pripravil osnovno shemo muzejskih dejavnosti pri ob- delavi gradiva v Mestnem muzeju Ljubljana (slika 1) in shemo avtomatizacije muzejskih procesov s pomočjo računalniške aplikacije (slika 2) (Horvat 2022). Kot je zapisala Martina Orehovec, so bile na prehodu v novo tisočletje med najnaprednejšimi pionirskimi raču- nalniškimi bazami za dokumentiranje muzejskih zbirk v slovenskih muzejih prav Muzejske zbirke Mestnega muzeja Ljubljana. Pomenljivo je, da je bazo vsebin- sko zasnoval in računalniško sprogramiral muzealec, pri čemer je strokovno znanje muzejske stroke združil z lastnim znanjem informatike in računalniškega pro- gramiranja (Orehovec 2010). Pri koncipiranju baze je Horvat upošteval aktualno slovensko zakonodajo s področja dediščine ter uporabil dva najbolj razširjena mednarodna standarda za obdelavo muzejskih predme- tov: SPECTRUM, strokovni standard za dokumentacijo in upravljanje s podatki v muzejski in arhivski stroki, ter Object ID, mednarodno priznani dokumentacijski standard, zasnovan za identifikacijo in beleženje kultur- nih dobrin. Podatkovna baza Kronos Hiter razvoj in vse večji vpliv globalnih informacijskih sistemov, predvsem svetovnega spleta, sta konec 90. let Slika 6. Kronos – Obrazec za vnos v podatkovno zbirko Evidentirane lokacije, Podatkovna baza Kronos2. Razvoj, implementacija in uporaba informacijske podatkovne baze Kronos v MGML 93 zahtevala ustrezne spremembe tudi pri aplikaciji Muzej- ske zbirke. Tokrat je Mestni muzej k sodelovanju povabil informatike oz. programerje iz podjetja Dimenzija, d. o. o. Glavni namen sodelovanja je bil nadgradnja obstoječe muzejske aplikacije v spletno okolje. Sistem se je sprva imenoval Dimenzija Museums in je z imenom Kronos zaživel leta 2005. Mestni muzej je za aplikacijo odkupil materialne avtorske pravice, sistem pa je brez licenčnin poleg Tehničnega muzeja Slovenije za- čel uporabljati tudi Dolenjski muzej Novo mesto. Obstoječim uporabnikom sta se pridružila še Muzej za arhitekturo in oblikovanje ter Moderna galerija. Informa- cijsko-dokumentacijski sistem je bil izdelan v spletnem okolju, za tehnično podporo in razvoj je skrbelo podjetje Dimenzija, d. o. o., Mestni muzej pa je pokrival vsebinski del projekta ter svetovanje in izobraževanje za uporabnike. Kronos je poleg avtomatizacije muzejskih procesov, sprotnega sledenja statusu gradiva in zmanjševanja po- treb po fizičnem manipuliranju s predmeti omogočal hi- trejši, lažji in stalni dostop do vseh vrst digitalnega oz. digitaliziranega gradiva v hrambi muzeja. Uporaba je bila določena z obrazci za vnos, ki so pred- pisovali standardizirano oblikovane posamezne kora- ke procesa (slika 6), uporaba šifrantov pa je olajšala in standardizirala vnose ter omogočila lažji nadzor in kla- sifikacijo zapisov. Iskanje gradiva je bilo enostavno po poljubno nastavljivih iskalnih kriterijih. Informacijsko- -dokumentacijski sistem Kronos je zajemal celotno de- javnost muzeja, kot je razvidno iz shematičnega prikaza muzejskih dejavnosti, in sicer evidentiranje, pridobiva- nje, muzealizacijo, dokumentiranje, izposojo, konserva- cijo, hrambo, komunikacijo in drugo (slika 1). Leta 2023 je bil vpeljan nov program Kronos2, pri če- mer Kronos še vedno ostaja na voljo za branje in dostop do podatkov kot pomoč pri uporabi Kronosa2. Naročnik Kronosa2 je MGML, vsebinsko in strokovno je projekt vodil Martin Horvat, izdelala pa sta ga Uroš Kristan iz podjetja Urosk.NET – informacijski inženiring in Tine Kump iz podjetja ACME informatika. Nov sistem uporabnikom zagotavlja prijazno in intuitivno zasnovano digitalno okolje, ki ne zahteva kompleksnih ra- čunalniških znanj, celotna uporaba pa poteka prek spletne- ga vmesnika, ki je domač večini uporabnikov. Prednosti Slika 7. Kronos2 – pregled aktivnih modulov (leto izdelave 2024). Arheo 41, 2024, 89–95 94 programa so obvladovanje vseh muzejskih procesov, več kot 150 šifrantov olajša in standardizira vnose ter omo- goča lažji nadzor in klasifikacijo zapisov. Ponuja hkraten dostop neomejenemu številu uporabnikov in enostavno iskanje gradiva po zbirkah, označujejo pa ga nezahtevna integracija v obstoječe računalniško omrežje, varna, nad- zorovana in hitra hramba dokumentacijskega gradiva prek sistema Didss (Defense Intelligens Data Standard System) ter modul za direktno objavo gradiva na spletu, v spletnih galerijah ipd. (MGML Priročnik 2024). Vse spremembe posameznih zapisov vodimo v t. i. historiatu, kar izloči možnost izgube podatkov zaradi morebitne nepazljivosti. Sistem podpira shranjevanje neomejenega števila vseh vrst datotek. Aktivni moduli so Aktivnosti, Analize, Analogije, Avtor- ske pravice, Depo, Dogodki, Dokumentacija, Dokumen- tacijska naročila, Evidenca, Evidentirane lokacije, GDPR – vodenje pregleda osebnih podatkov, Inventarna knjiga, Izkopavanja, Izposoje, Javni programi, Konservatorski posegi, Lokacije, Muzejske zbirke, Naslovi, Pomembne osebe, Pooblaščenci, Predlog za pridobitev, Predmeti, Pri- dobivanje, Razstave, Skupine in Ustanove (sliki 7 in 8). Dodatni moduli programskega okolja Kronos2 so: • Modul za objavljanje predmetov Publisher (Digi- talne zbirke), ki podpira objavo gradiva v različnih digitalnih zbirkah, saj omogoča urejanje in spremi- njanje podatkov o predmetih, ki so namenjeni za izvoz iz baze, in tako ne posega v osnovne podatke v zbirkah. • Modul za galerijski pregled predmetov omogo- ča pregled vseh predmetov, ki imajo fotografijo. Omogočena sta iskanje in pregled posameznega predmeta. • Modul za galerijski pregled dokumentacije omogo- ča pregled vse dokumentacije, ki ima fotografijo. Omogočena sta iskanje in pregled posameznega zapisa. • Modul za spletni prenos datotek omogoča nepo- sredni prenos datotek prek Kronosa. Prenos prek datotečnega sistema ni potreben. Uporabnik vse opravi prek integriranega brskalnika. • Globalni iskalnik po vseh poljih. Slika 8. Kronos2 – Obrazec za vnos v zavihek Evidentirane lokacije (leto izdelave 2024). Razvoj, implementacija in uporaba informacijske podatkovne baze Kronos v MGML 95 • Modul za vodenje depojev s QR kodami, QR kode za razstavljene predmete. • Modul za pregled predmetov za zunanje uporabnike. Digitalni zapisi so shranjeni na prenosnih diskih, lastnem strežniku v matični hiši in mrežnih diskih na oddaljeni lokaciji. Izvajamo varnostno kopiranje vseh podatkov (ang. full back up) v dnevnih intervalih, ki jih zagotavlja- jo zunanji vzdrževalci informacijskega sistema MGML. Izdelani sta dve varnostni kopiji, od katerih je ena na oddaljeni lokaciji. Posebno varnostno kopijo sistema za muzejsko dokumentacijo zagotavljajo še vzdrževalci sis- tema Kronos. Na gradivu potekajo procesi identifikacije, segmentacije, vnosa, digitalizacije, fizične obdelave, digitalne obdelave fizične hrambe gradiva po ISO standardih (18902, 18911, 18918, 18919, 18920, 18928) in digitalne hrambe (DAS) po ISO standardih** ISO/IEC 27040. Implementacija potrebnih programskih orodij ter no- silcev in formatov zapisov dolgoročno omogoča do- stopnost, uporabnost, celovitost ter avtentičnost dokumentov. Sklep Kot ustanova s sistematičnim in celovitim pristopom je MGML pripravljen na neovirano širjenje in transparen- tno upravljanje muzejskih zbirk za izboljšanje njihove fizične in digitalne dostopnosti v skladu s strateškimi usmeritvami Nacionalne strategije za muzeje in galerije za obdobje 2024–2028 (Splet 2). V skladu z Resolucijo o nacionalnem programu za kultu- ro 2024–2031 (ReNPK24–31) (Splet 3) bo MGML krepil in si še naprej prizadeval za digitalni prehod ter razširi- tev in večjo uporabo e-storitev na vseh področjih varstva premične dediščine. Prednostni nalogi sta prilagajanje na izzive razvoja novih tehnologij (AI) in digitalizacije ter skrb za široko dostopnost formatov in vsebin. Literatura HORV AT, M. 1991, Računalniška obdelava gradiva iz arheoloških raziskav na Ljubljanskem gradu. – Arheo 13, 21–25. HORV AT, M. 1995, Računalnik v muzeju - nov medij ali muzealija? (Neobjavljeno predavanje na Računalniškem sejmu – INFOS). – Ljubljana. HORV AT, M. 2000, Računalniška aplikacija Muzejske zbirke podatkov (Neobjavljeno predavanje Sekciji za dokumentacijo pri Slovenskem muzejskem društvu). – Ljubljana. HORV AT, M. 2022, Od artefakta do muzejskega predme- ta (Neobjavljeno predavanje za študente 1. letnika Od- delka za Arheologijo FF). – Ljubljana, Arheološki center MGML. MGML Priročnik 2024: MGML Priročnik o delovanju Kronosa (Neobjavljen interni dokument Muzeja in gale- rij mesta Ljubljane). – Ljubljana, Muzej in galerije mesta Ljubljane. OREHOVEC, M. 2010, Dokumentiranje in informacij- ski dokumentacijski sistem v Tehniškem muzeju Slove- nije. – V: Knez, D. (ur.), Zborovanje Slovenskega muzej- skega društva, Bela krajina 1.–2. 10. 2010. – Ljubljana, Slovensko muzejsko društvo, 68–81. ZDRA VIČ POLIČ, N. 1993, Muzejska dokumentacija. – Etnolog 3, 301–303. Spletni viri SPLET 1: https://www.modes.org.uk/about-us/the-mo- des-story/ (8. 8. 2024). SPLET 2: https://www.gov.si/novice/2024-05-15-na- cionalna-strategija-za-muzeje-in-galerije-za-obdo- bje-20242028/ (8. 8. 2024). SPLET 3: https://www.uradni-list.si/_pdf/2024/Ur/ u2024061.pdf/ (8. 8. 2024). Arheo 41, 2024, 89–95