Uporaba mehanizacije v administraciji
V času, ko gradimo in sodobno oprem-ljamo našo industrijo, je treba organiza-ciji in mehanizaciji pisarniških del tako v upravi kakor v .gospodarstvu posvetiti inuogo več pozornosti kakor doslej. Danes po svetu veliko govorijo o mohaniziranju administracije na stopnjo avtomatizacije. Danes itnajo že elektronske možgane, ki odkrivajo koutradikcije v predpisib, ki dajejo vse prviue za rešitev najbolj za-pletenih primerov v upravi ali sodstvu, da o uporabi takih naprav v statistiki in visji matematiki niti ne govorimo. Tudi pri nas uporubljamo ponekod moderne stroje — posebno v statistiki, dejstvo pa jo, da je na splošno mehanizacija admi-nistracije na zelo uezavidni ravni. Pogo-sto kupujemo za milijonske vrednosti stroje, ki jih nc izkoristimo dovolj racio-
nalno,  na drugi strani pa  ne kupimo ti-stega, kar bi nam dejansko koristilo.
V nekaterih državah iniajo specializira-ne inštitute ali gospodarske organizacijc, ki proučujejo rentabilnost posameznih strojev in njihovo uporabnost za posa-mezue vrste del in v tem srnislu planirajo doniačo proizvodnjo ali uvoz. Pri* nas v večini primerov nakup strojev ni odvisen od gospodarskega računa, temveč od agil-nosti agenta prodajalca. Nekatera uaša podjetja ne čutijo potrebe, da bi pri pre-^vzeinanju, denimo pisalnih strojev, za-htcvtila preg-led po inehuniku ali da bi pri nakupu kompliciranega razmnoževal-nega sttoja zahtevala navodila o iavna-nju z ujiin v domačem jeziku. Zato se dogaja, da dobimo serije z napakami, a tudi modele, ki so jili v drugih državah ob standardizaciji izloeili.
Kakšne stroje kupujemo za pisarniške potrebe
Naj povenio nekaj besed tudi o tem, kaj pri nas neracionalno kupujerao, a česa ne kupujcmo, kar bi bilo racionalno.
Stroji s spremenljivim slogoni (»veritaj-perji«) so nekaterim ustanovam vsekakor potrebni. Dejstvo je, da imamo v naši državi približno 100 teb strojcv, nimamo pa izurjenih »veritajperistov«, kt bi znali te stroje uporabljati in tako leži večina teh strojev neizkoriščenih. Po drugi sira-ni nimajo niti naša največja podjetja, ki izdajo na stotine faktur nn dan, dodatno napravo na pisalnih strojih za tipkanjc faktur »iia traku«. Električne pisalne stro-je zelo redko uporabljamo, izjeina je le Narodua banka, čeprav je jasno, da ima električni stroj prihodnjost, ker manj utrudi strojepisca in je mogoee na njeru doseči približno 40 %> večji učinek, dopu-pušča ao 20 kopij in je najprimernej.ši za tipkanje vseh vcst matric, ker jih piše enakomerno.
Računski stroji z 10 tipkami so lahko ekonomični za številke, pri katerib je malo ničel — reciino za statistična dela. Za knjiženje dinarjev pa je mnoffo bolj praktičcn seštcvalni stroj s popolno ta-staturo, ker ni ireba tipkati uičel. Dej-stvo je, da pri nas tega ne upošievamo, čeprav je praksa v nekaterih konkretnih primerih pokazala. da se pri scštevalnem stroju z 10 tipkami doseže, cclo če iipka-mo na slepo, za 30 do 40 Vo manjši učinek kakor na seštevalnem stroju s popolno tastaturo.
Pri nas sedaj nianj uporabljamo knji-govodstvene stroje, ki so konstruirani na osnovi pisaliiih strojev, kakor pred vojno, čeprav doso/emo na njih zaradi avtoma-tične kontrole večjo točnost, lepši videz in   boljšo   čitljivost.
Ko pri nas kupujemo razmnoževalne stroje, ne upoštevamo vedno stroškov za material in rentabilnost glcde na nakJado. Nekatere ustanove uporabljajo za nakla-de nekaj 100 izvodor kovinske offsetnc matrice. dmge ustanove pa uporabljajo za večje naklade hetrografe z večkratnim tipkanjem matric.
Prav tako ne uporabljamo dovolj stro-jev za frankiranje pisem  (frankotip), če-
6stran 20. X. 1957
NASA SKUPNOSI
prav labJco z njimi izločimo vse manipu-lacije z znamkami in denarjem (in tudi uiožnost zlorab) ter zuatno povečamo eks-peditivnost (tako v ustanovi ali podjetju, kakor na pošti, ki se ji tako ni treba muditi  z  uničcvanjem znamk).
Stroje za adresiranje (adresografe, adre-me) uporabljajo pri nas nekatere velike organizacijc, in to večinoma vclike mo-dele na električni pogon. V zadnjem de-setletju so konstruirali celo vrsto malili ročnih aparatov te vrste. Bili bi ze]o ren-tabiJni za vsako ustanovo ali podjetje, ki ima stalno korespodente. Teh strojer, ki stanejo n&kaj tisoč dinarjev (brez carine). sploh ne uvažamo, ker se to verjetno uvoznim podjetjem ne splača.
Strojev ne izkoriščamo dovolj
Vprašanje neracionalnega uporabljanja razpoložljive mebanizacije je inorda še večji problem kakor neracionalni nakupi.
V noki elitni ustanovi v republiškem cen-tru niti eden izmed 18 sirojepiscev ni znal aporabljati decimalni tabulator, čeprav so mnogi izmed teb. strojepiscev pogosto sc-stavljali tabele. Skupni razmnoževalni stroji se pogosto pokvariio, ker se nihče ne potrudi, da bi tiste, ki mauipulirajo z njimi, poučil. kako je treba z njimi pravilno ravnati. Ce ni pri roki množil-nega stroja lahko množitno tudi na se-števalnem stroju, v nekatcrih primeriii pa tudi delimo (s tem da množimo z reci-pročno vrednostjo). Zelo redek primer pa je, da bi uporabniki teh strojev znali izkoristiti te prcdnosti. Bili so primeri. ko niti prodajalec računskega stroja ni 2nal pojasniti, zakaj služijo posamezne tipke. Pisarniške melianizacije torej ne samo niti minirmilno ne uporabljamo, tem-več tudi ne skrbimo za njo in jo nestro-kovno popravljamo in tako se doba nje-nega trajanja skrajšiije.
Ko je že govora o mehanizaciji, naj naglasimo, da smo pri nas že pred dvemi leti izvedli standardizacijo tastatur pi-salnih strojcv (Jus R. L 1001 — Službeni list FLR], št. 54/55) iu da doslej ta stau-dardizacija ni bila izvedena v vseh na-ših pisarnah. Znto neki strojepisec ne mo-re   oporabljati   stroja   svojega   tovariša.
strojepisec pa, ki piše ofrilico, ne more ipkati latinice iu obratno. Prihraniti ho-J-emo nekaj tisoč dinarjev, podjetje ali usianova pa ima večne probleme s stro-jepisjem.
Ce vse to upoštevamo, nam je jasno, da tudi tu gre za večjo škddo, ki jo trpi naša skupnost. Tudi če bi prezrli žkodo izraženo v dinarjih, pa bi«jnorali upo-števati, da iniamo škoclo, ki inia drugacno nierilo. Dejstvo je, da ostaja pri nas urad-ni spis vcasih tudi 30 diii pri nekeni upravnetn organu, čeprav bi dejansko de-lo v zvezi s tem prcdmetom tcrjalo lo nekaj desetin minut. Jasno je, da tehno-logija administracije ne funkcionira do-bro, v tej tehnologiji pa ima mehanizaciju zelo važno vlogo, saj je ena izmed glavnih sestavin racionalizacije. Celo več, pravil-no postavljena mehanizacija »potiska« ra-cionalizacijo. V nioderno pojmovani admi-nistraeiji predmet praviloma ne sme le-žati — ali ga obdeluje referent ali pa se nekaj drugega. dogaja z njim — kar je danes bolj ali manj mogoče melianizirati (tipkajo gar razmnožujejo, lačunsko kou-trolirajo, odpravljajo itd.). V sodobni pi-sarni izračunajo ruzinerje rned šlevilom referentov in Stevilom strojei)iscey (po vrsti poslov) in ustvarijo »tnehanizem«, ki mora funkcionirati. Razumljivo je, du mehanizacija ne pomeni vsega. Dclo je mogoce poenostaviti s prilagxlitviijo pred-pisov zantevam prakse, z izdelavo formu-iarjev za tipične rešitve, z izločitvijo od-večnih operacij, z izdelavo boljšega vrst-nega retfa poslov itd. Kljub vsemu temu pa ostaja dejstvo, da pravilna uporaba mehanizacije innogo pomeni in da danes v naših pisarnah ne moremo ostati pri zaostalih  oblikah dela.
Kje so jrlavne zavore msderaiziranja dela v našili pisarnah? Predvsem gre tu za premajhno popuiariziranjc dclovne or-gaaizactjc. ki je zasnovana na znanstve-nih načelih. Dejstvo je, da posebno stare-šinsko osebje na srednji in nižji ravni ni vedno dovolj seznanjeno, kako naj funkcionira delo v sodobni pisarni. ni pa tudi redek primer, ko mehanizacijo ka-kor iudi racionalizacijo sploh podcenju-jcjo.
Druga zavora je dejstvo, da so kadri, ki prinajajo iz naših šol v podjctja iu upravne organe, prcmalo sezaanjeni. Dej-stvo je. da se z redkimi izjanatni učpuci srednjih ekoaomskih šol, ki so končali študij, niso v času pouka sc/.naiiili s so-dobniini pisarniškimi sredsivi, še maoj pa z njihovo racionalno uporabo.
Pri nas pisarniško tehniko mnogo manj poučujemo kakor v nekaterih drugih državah. Na Češkoslovaškem je na pri-mer pisarniSka tehnika obvezcn predmet na ekonomskih in komercialnih šolah. vselv stopenj. Organizacija pisarniških poslov s pisarniško mehanizacijo je edcn izmcd najvažnejših predmptov na upravnih in administrativnih Šolah v ZDA. Veliki Bri-taniji in Nernčiji. Ce smo pii nas v 1em smislu tudi kaj napravili. je bilo to samo na ravni srednjih in višrih a:lministrativ-nih tečajev ter na dvoletni Administra-tivni šoli v Ljubljani. Vendar se to ome-jnje na sorazmerno majhno število kan-didatov za inesta uslužbencev v treh naj-večjik mestiE naše države.
Pri nas imamo 5e vedno ljurlske odbore, za katere se strankc pritožujejo, da ima-jo neekspeditivno administracijo. So pod-jetja, ki sama zavirajo svo'je delo prav s slnbosirni v administraciji. in dokler bodo taki primeri, bomo morali mnogo bolj popularizirati pomen racionalizacijc dela v našili pisarnali.
J. Rajman