30 RSferati t. zborovania v Novi Gorici ARHIVI XVJ 1993 Razvoj sistemov poslovan»* s spL pri upravnih oblasteh do reforme pisarniškega poslovanja leta 1956 tBBSfm ^ajstarejSl sistemi Kronoloških serij Okol leta 1500 so začeli fflrmirati pole papirja, v pižamah pa narje pisati enakomerno, paralelno z orjo stranjo, tako di j' i ie biiO mogoče zlagati in brati kot strani v kir gi. To je bili tehnična osnova novega načina pLamiškega poslovanja, ki je omogočila, da so namesto prepisovanja odpcslar li uradnih pisanj v knjige začeli shranjevati koncepte kot dokazila za odposlano. Dotedani« uradne kn;;ge so pretvori i v pripomočke, "ci so omogočal azvid nad pranji. Spočetka so 12 stare na/ade vnašali vanj; Še marsikaj, toda sčasoma so podat« o pisanjn ¿akme ' in so nazadnie obstaali le 3c 1z datuma, navedbe posilj ltelja oziroma prejemnika ter vse-b. ie. Večinoma so poznali dve vrst protokolov, in sicer za preieta 111 odposlana pisanja Kot pre uradne knjige so tudi scdy protokole penekod delali na več glavnih sen . Tako ic obdobn lis 1 in uradnih knjig sledib obdobje sp*~ov 1 V nadaljevanju si bomo ogledali glavne faze v razvoju p;;am(škeya pos!ovan ppri upravnih oblasteh v Avstriji in po letu 1918 v Jugoslaviji (do leta 1956) s posebnim ozirom na poslovanj uradov na območju Slovenije. Dvoma komora na Dunaju :c vodila za prejeta uradna pisania t.i] Gedenekbuch (najs*arejša :e ohranjena iz leta 1531), v katero so vpisovali naiprei kronološko po menecih, kasnepet na vi iini, saj je "registratura duša vsakega urada"4 Iz piiiamiJkega reda notranjeavstrijske vlade v Grade- iz leta 1650 spoznamo njen način posloval i s spiii. Ekspe "itorjn so izročili rešena phanja, ki so uradno nastala ali so zadevala stranke, da ih je /p al v ekspedimo knjigo, ki so jo nastavili vsako leto znova. Na podlagi kratki'i vsel n rešitev (F,xped'tions Ratschlag), k i je zabeleŽ sekretar vlade, so koneip.sti i.delali koncepte ukazov, dekretov, pismen i pogodb, zapiskov in, drugih p sanj, ingrosioti in pi; ar pa na podlagi tega čistopise, ki jih je nato koncipirt kola-ionral. Kopije, pisanja in odpravke, ne glede na to, kako so se imenovali in so prnpeh registraturo, e moral registrator skrbno pregledal ter ih lastnoročno vpisati v registratumo knjifo po abeced in mesecih, leto za le»om, kot so si slec le. Mlajšim ali dnigim osebam ni smel pust . da bi vpisovale v registratumo knjigo Vse spise je ¡hranil na svoje mesto v oimrc itj skrinje. Pisma ! stvari, ki bi lahko služi a kot navooila pa je še _jtega dne, ko so prispela v registraturo, moral prepisati v knji- 2 (Islerrcichijclies Staaturehiv, Ahiciluriig in 1717- urvl llof-kattimcrirrhiv, W ctl. - opo7orilr ic dircVtoiju dr. (jotl-flicdtl Mrwu najiepl^ 7_ativa!juje ti . 3 Inventar ile« Kji'cjjsarchiv* Wien1 Invenlare Österreich 'scher -lUatlichen Archive V111, Wien I9S3. .ilr. 2, op. 3, 124 iL 4 Vnj.mik dvome Itomore v Gr.dcu, 14 10. 1691, Stcicr-mirlcisches Ijjit'iiarchiv, fiiu. ARHIVI XVI 1993 'tclcr^u z zborovanja v Novi Oorici 31 ijo resolrjpij (p-i icm mu je lahko pomagal 111-grosist), enako vse predpi ¡e (generahje) v za to določene, knjige, kot je bilo ua nekdaj običajno. Na kratko p j ve dano - tako zaključuje ta de pisarniškega reda - registrator in njegovi pristavi morajo vsa pir.ma, ukaze, kopiie in drugo vedno vzdrževati v redu tako, da je rttoc vsako stvar hitro najti na svojem mestu in kadarko'i je to potrebno Registrator je smel sprejema' v hrambo tudi uradna pisanja drugih, p.* tem pa je moral paziti, da so vs^ pisanja, ki so bil? ee'ota nekega opravila, ostala skupaj. Sicrbno i h iC moral registrirati ler zabeležiti leto ir dim, ko so mu bile -stvari dane v hrambo. Notranieavstnjnka vlada je bila tudi apelaeiisko sodišče; apela-eijsks zadeve so vpisali v registratur. v ape-laeijski register, ape Jtij.ikc. in proeesne spise pa položili na por.ebno mesto, da jih i e bilo mogoče h ro n *i: . V pisarm notranieavstrijske vlade v Graden so delili vse spise na 4 skupine ; i tako tudi vodili fäpjrtprije (1615-1749): za preietc ukaze v zadevah dvome komore (kronološkega po meseeih), za prejete stvari, za odposlana priporočila ter splošne kopije (abeeednega po mesc-eili) Pri abecednem so b la osnova mena oseb, pn stvarnih zadevah oznaka spisa al! vscbme. Krcnolojki rep^rtorii ie vseboval abecedno karalo, v katerega so pri posameznih geslih vpisovali tudi kraiko vsebine pisanja5 Gornjeavstrijska dvorna prarna pod nadvojvodo Ferdina nn II je v letih 1566 do 1595 za zadeve reg: i lenta n komere vodila prav tako d"a vpisnika, ločeno za prejeta in odposlana pihanja. Podobno je b !o urejeno po; lovanje gor-nieavstrijskc tajne dvome p: arne v InnsbrueKii v letih 1602 do 1618 Značilno za oba primera je, da so vpisi vodeni v obl;ki razpredeikov (rubrik) ¿n da vsebujejo kronološk; vp snik. ttid, abecedno kazalo Na podoben način se je razvijalo p!;amiško poslovanje tudi pri deželnih stanovih. Ko jo štajerski stanovi leta 1567 nasta ili registratorja so do leta 1792 vodili ločene vpi ,nike za prejeta uradna pisanja (ekspeditne knjige) t< i u^jete rešene pritožbe (ref Stratums kn je). Iz. smo-ma so v letih 158: do 1594 vo< li skupni inji-ge. Tudi kranjski deželni s*anov -.o nastav, gistratorja (leti 1589) in Čez ne^ij iesetlutij ie melo registratorja tudi mesto Ijubljana, k so 5 Cîoha/d Pfcmehy, Dir Kin 7.1 ei ordnung f>ir dr inner SVciieiehiiehe Reg!;ninß an* dem Jabie 16*0, Mitteilungen d' Steieiir.äfki&chcn LMufcMfchivj 25, GraJ IR75, itf. 31-69. Notranicav 'ti i>j: ca vlada, Stclcmiäiki.icbcs l.wdi larehii*. Giaz. 6 Inhuinci Ptpriti, Archivwinsen .ch.-iit, jlr.201. 7 Frili Posch, Gen ml inventar des Slchrmiiki chen 1-indc* arehivci, Graz 1959. 3ti. 91,107. mu na magistratu uredili poteone zavarovana prostore za registratnro." Iz slnžbenc instnikeije za koroškeg? deželnega registratorja Krištofa Poitnerja z ok ieta 1^99 izvemo, da je bila njegova naloga registrirani e uradnih pisanj. Potem ko so biia preieta picania rešena, h je registrator vpisal v posebno knjigo po meseeih i dnevih prejema ozi-rorm odpošiljat ve, .-i :;icer kdc jih e poslal, komu so biia udposlana 111 kaj je b a njihova vsebina. Končane spije je moral urejeno shraniti ter v knjigah oznaki vsa mesta, kamor i i: je odložil Poleg tega je moral sodelovali tnd- pri kol ne 10111 raniu ter paziti, da bodo odp is, ana p: lanja korektno n ortografsko napisana Obravmvrne vpisnike, registratume knj ge itd so vod li po letin ir meseeih n enako so odlagali po meseeih (v mesečnih snopičih) tudi prejeta j. .sanja :n koncepte rešitev; verjetno v 16. stoletju pri manjšem števiiu pisanj še po letih ter ločeno, kmalu pa so pričel konceptom rcSitc" priključevati pripad-ijoča preieta pisanja. Na to kažejo p- vpnih v rc'istratnrr j ti kn igali opombe "dabei" z navedbo prejetega pisanja. Drugo novost pr. so vpeljali v I'', stoletju, ko so zadel koneepte rešitev tekoče oitevilčevati (v oki ini mtseen), te številke pa vnašati v vpisnike, reg.stratnrne knjige ; Od tedaj imamo značilno označevanje spisov s številko, mese-eem 111 letom (npr No 65 ex Februar 1640). Za starejše odložene spise, za katere še niso obstajali vprsniKi, so občasno izdelovali inventarje. Tatco kot v avstrijsKih deželah je potekal razvoj tiid v drugi'j evropskih državah. Dvojne evidence, ločene za prejeta in odposlana pisanja, odlaganje pa rezano 11a eno evideneo, se ie ohranilo še v času po drugi svetovn. vojni (v Franciji npr'register d'enregistrement, na Nizozemskem agcndasistem).10 V f iimenavi z ostalo Evropo ie potekal razvoj poslovanj" s spi.si od 17. stole'ja ualj^ v Nemčiji nekol-ko drugače. Odločilno je bilo deistvo, da sta oba glavna elementa urejanja, čas in stvar, torej snov, na katero se nanaša vseb na, zamenjala svojo vlogo n je na prvo mesto stopila vsebina. V sp^se n.so združevali le konceptov odpravkov 1 pripadajoča preieta pisanja ter h razvršča kronološko, marveč so združevali v spise pisanja, ki so se nanašala na isto snov, seveda v ne ;m omejenem obsegu. Kronološki sistem e imel pn tem pomen za razvrščanje prc'ctih pijani in odgovorov v okviru spisa. Tako so v Ncnr. kronološke senjî spisov zamenjali spisi, ki so se nanašali na isto 8 Joîc ŽonUr-Scri;ij Vilfrji, Aihivi v Slo veruj). Ljubljana 1970, str. 2(i. 9 Kar! Dinklage, Uit Anfargc der Kimtnei l_jidc;vcrwilluri£: l)c> Aufbau "on Kiinzlci, Ducbhallung, Regiilralm und Arch' der l^andilän^r bis zut Adc'-ieraign ion von 1629 / Cirinthia I, 173, '981, j(i. 239-2B7, 10 Johinnei papritf.. Aicliivwij ien«chaft, ill. 198,201. 32 Referati zborov a ni a v Novi Gorici ARHIVI XVt 1993 snov Snov pa ne določa sima po seDi vrstnega reda, marveč : potrebno posebej določil vrstni red razvrščala spisov, npr. po abecedi začetnih črk oznak vreu ne ali po dcločenem sistematičnem zapored iu.11 Vpeljava registraturnih načrtov Nemški način urejanja spisov v avstrijskih deželah n ostal neznan. Posluževal so se i reg ztratorn pr. urejanju (preur ijanju) starejših "Sp L SOV. Na Kran skem se : v prvi polo^ ;i 18 stole a lotil takega dela stanovski regi itrator Karel Zajfrid PerLihnfTer (ro en 1693, umrl neznano kdai), zadnji iuncd regietratorjev te rod-b.iie Scl - kronološko ureienih spisov ure- 1 na novo v fasciMe po snovi n ih razmejil po omarah, razv J pa vodil nad tem, v katei, omar in pod katero številko je bila ra^porpicna določena snov (1722). >iev io spisov, V ih je ot -koval po snnv se je večalo, ker ic vedno do dajal nove sj Ise Kot pripomoček za ;skanje je sluz I repertonj. iz katerega je biia razvidna omar11 in številka, pod katero je b' shranjen spis.12 Po snovi, toda na bolj dovršen način, je Z -frid Perizhnffer, tedaj sekretar Reprezentance i komore v Ljubljani, s kupa s Kr ¡tij nom Viljemom Heilom v le ih 1754/55 preuret 1 registraturo ukin'=nega upra1 telja deželnoknež-jega premoženj na Kranjskem viecdoma. Vse spse sta razdeli^ na 4 skupine, te pa po kra ih in deloma po snoveh, predvsem na podlagi abecede. Kot p pomoČek za je spLov st< zdelala repertorij, to ¡e po snovnili skupinah in podskupinah sestavljen pregled spLov Bntveno novost pa so vpeljal pr' poslovanju s spni sredi 18. stoletja, ko n:so le preurejal do teda kronološko odlože h spisov po snovnih skupinah, marveč so zaceli tud sprot odlagat končane spise v registraturo po sno1 i. S takim načinom urejanja so dosegli, da so bili spisi v is j zadev odloženi v i:;i skupini, spis pa :e v tem Času obsegal pr« eto i pripadajoče odpo-slanfi pisanje Deželnoknej uradi za posamezne dežele, ki jih je začela ustanavljati Mari a Tere? a leta 174?, so "počet!; a uporab ;ali še t rad ni inalne metode pisarniškega poslovati i. Dezelnoknežja oblastva v Gradcu so v letih '49 do 1784 vodila repertor odposlanih uradnih pi anj (Lje-moma od novembra 1769 do oktobra 1770 re-pertorij p' speiih pisan,), spise pa odlagala v 11 Rudolf Scbab:, IjchorocjuchriflfTjL: Aktetibildunp, Aklcnvcr-Wilbing, \fehivirmrif / Sckrift:n de» linndc 'arehrv», 1961, 183 Jti. Brtho H rac iraann, Dic Schriftgutvcnvallung ira Ptaal und Wirt"-.baft, Berlin 1965. 12 lof.e Zontar-E«gij Vilfan, Arhivi v SI overi iji, »ti. 27 lat.e Žontar, Razi oi «ijler.iov prvotneg? urejanji v upravnih reg;Maturah, Arhivii* XX/1970, SC 2, atr. 1G2-103. registraturo kronološko, deloma že po snovi. Reprezentanca i komora v Ljubljani je poslovala na enak način kot smo omenil za kranj ske deželne stanove^ s tem da so koneepte rešitev v okviru meseca tekoče oštevilčili irl tako tudi označi n odlaga! sp.se v registraturi Deželno glLvarstvo za Kranjsko (1763-1782) pa ni Ic preuredilo kronološko odlože:1 h sp.sov u1..njene Reprezentance n komore po snovni i skupinah, marveč so od tedaj dalje tudi sproti odlagali končana pihanja v rcg stratnro po snovr Pri preurejanju so se poslužili -egistratumega načrta, ki ga je uporabhal dunajsk' Direktor in Public is et Cameralibus (1749 1760). in sicer delitev na 52 snovnih skupin (registratutrrih oddelkov), med seboj abecedno razvrŠčci h. Po vzoru regijtratiirc tržaške Komercialne glavne intendance pa jO leta 1769 sestav 1 nov registra-tun načrt, k: je mel za podlago sprva 9, kasneje pa 16 snovnih skup i (rubrik), te pa so vse-bovalr po abecednem redu razvrščene podskupine, Po tem načrtu so ured spi ;c Deželnega glavarstva tudi od začetka njegovega delovanja.13 Kako so se rcgi'*raiumi načrti uveljavi,i pri dunaiskih centralnih uradih? Pri direktoriju in put cii et camcralibu* so pričeli leta 1750 odlagati sp;sc po snovnih skupinah in od tega časa se pojavi jo pri vpisih v registratumin knjt^ah tud reg ttratume oznake Iz literature je znan podatek, I a so v reg" stra turi dvornega vodnega sveta leta 1776 del- sp sc na 40 snovnm skupir. Značilno za registratume načrte iz tega časa je, da so snovne skupine razvrščene po abe-eedi.'4 Vpeljava reg;stratur h načrtov sovpada s spremembo organizacije p'< amiškega poslovanja. Začeli so namreč v ok lru pisarne ustanavljati poseben urad vložišče (ekshibit) za delo s prej tim uradr ni pisan i preden so jih dobiii referenti v reševanje C. kr. Notranjeavstrijski inštančn koledar nav«ja vložišče pi dunajskem e.kr. Dirckto':ju in Publuis et Cameralibns (1749-1760) prvič leta 1754 Vpisnik o prejetih pisar h so odtlci vodili v vložišču in ga po njem tui'« poimenovali. Na Kranjskem se vk žišče (ekshibit) pr .£ pojavi pri Deželnem glavarstvu (1763-1782) n : od odpravništva (eks-pedita) prevzelo vpisnik prejetih pisanj.15 13 Citirani fondi v Arhivu Rcpthlike Slovenije. Slcjcrmirki-nehei l,andcjirehii, Grai J >?c ntar, K t:vo| riilcmov, nLr. 103-10'! Majdi Smole, DčJ.cInoknciji upravni organi /j Kranj ko v 18. «lolclju, Arhivi 11, it. 1-2, Ljubljana 19 ,"9, sle. 28-32. 14 Oiterrcichi tehe» SlaaL uuebrv, Ableiluni; Allgcmeine» Ver waltunE iarehiv, Wicr> Inventar dej Knegjirchiv«, itr. 44. 15 Arhivski fandi iz abnvnavanegi ia»r v Arhim Pcpuhllkr Slovenije Notran>av«trij;iki gubemij 1/1785, SI. 34340, Arbiv Rep ihlikc Slovcn i . ARHIVI XVI j 993 Re t erat i z zbcrovania v Novi Gene i 33 .IiijtcfinKku rcfurmii pisarniškega poslovanja v novopridobljcnih deželah Qalieijd preizkušeno pisarniško poslovanic, l mu je položil teoretično osnovo visj urr.dniK v dunajskih centralnih uradih Joseph von Sonnenfels, predstavlja pogosto spregledan ukrep med stcvi rumi reformami eesarja Jožefa 11.16 V sv t i h osnov-n h potezah je ostal sistem, katerega organizacijska oblika tcmcl-i prav tako na ser ii, v uporab do noveisega časa tudi pt, nas. Koncepte rešitev so začeli številčit v okviru 'eta. B st-veno novost pa je pomenila združitev razvidov o prejet h in odposlanih pihanjih. Temu odgovara vpc'java opravilnih vpisnikov, za katere se danes uporab i izraz dei vodnitt Novo p.samiško pcslovanjc ie pp deželnih oblasteh (gnbernijih) v vseh «v atrij škili deželah predpisala dvorna uredba z dne 26. maja 1786, samo poslovanie pa je razloženo v ncduiiranem uradnem navo< In o poslovat ju deželnih uradov, ki obravnava vložišče, odpravništvo (eks-peclit) tel registraturo.17 Uradno pisanje je naj-prei prispelo v vložišče, v odpravnistvu so jzgo-tov 1 to, kar jo bilo treba glede njega ukreniti, potem ko je b:lo delo končano, so ga odložili v registraturo, skupaj z vsem' pfflmjij k so bila v zvezi z n_ n odposlana. Zaradi vzdrževaj ,a in zagotavh mja reda re moralo i.i skozi vložišče vse, kar n; bi giibcrnij obravnaval, tud pisani a, ki jih je odpiral predsednik gnbcm a. V vložišču so vsa prejeta pisarja vpisal, v apra1 dni vpisrii, za katerega uporablja navo-d^o uraz vložni vpfsnik Vpisnik je bil ses-tavicn iz, tiskanih pol, ki so :-nclc nasledr e razpredelke: (obrazec 1) V vložišču so .¿polnili I do 4. razpredelek. v odpravn-!Stvu 5. iii 6 , v regij trat ur pa 7. raz-predelek. Za "zadelo" .lporablia navodilo izr«iz argument". Pole opravilnega vpisnica so v regi .tratun zveza1 ter opremi . s kazalom, k* -e služilo tako posloviinju v vložišču, odpravništvn kot regis-tratnr, Sestavljali so dvojna kazala, glavnega o vseh v registraturo oddanih spssih i i posebna kazala po snovi. Glavno kazalo so vodili na način, kot je bil do tedaj običajen; obstajal ■ iz glav.iih besed ter opra^J!p'h številk, ne glede ns snov in referate. Posebna kazala so sestavljali po različnih snovnih področjih, pn Čemer so morali paziti, da so si pr vsaki snovi sledile šte/ilke po redu, kot so tekle v oprav n*Dm vpis: .kn. Kct pripomoček za povezovanje spisov 'ste zadeve se je v p rak: s i pr ur;io i h z obscžncjJim poslovanjem uveljavil seznim (clenhus) opravilnih številk, pri katcrili se navajajo prejšnje n kasnejše Številke ...te zadeve fpi deželnih oblasteh v Ljubljani e naj stare ši ohranjen iz leta 179?.).'8 V odpravništvn je moral pristav voditi belež-no knjigo o vseh odpravkih n prepisih, ki so pr;šli v odpravništvo (opravilna Številka, d?tum prejema, datum odpošiljatve ter naslovnik). O poročilih, l so jih pošiljali na dvor so vodili posebno kn go (štcr ilka vložnega vpisnika, datum rešitve, datum odhoda poročila, številc poročil ter imena dvon-ib uradov, ki so jim bili namer:cni). Poštne pošiljke so v jdpravništvu vpisova v pošti register. Kdo je pisanje * ,clo, D.ituiu vložil, Mqscc, Dan Rcgistrr.lurai Številka prejema Referent Zadeva Dan res i Ive i zg oto vi t ve fas cikel (obrazce 1) Številka pomeni opravilno Štc ilko, ki jo ]c dobilo uradno pisai c ob prejemu v vložišče. Pisanja, zaradi kate .h bi lahko nastala deželi, srarju ali državi sploh škoda, če 1 postale ore igod znana, so prav tako vnesli v opravili i vpisniniso pa vpisali oznake zade^':. "aka p,' :anja je reševal predsednik urada ali njegov namestnik. 16 W»lter Goldmyci, Organi: ilromCormcn dei Sclnflgutci ) de. ö * erreich i ich en Vcrw illung, VeröflentlehunEcn d« Archiv obilic MaiVi'iij*-lnslilul lür Arehivwruen-chjifl, Nr. fl, Martiurg 1971, ej-chäil-slrl: l>ie etilen Gn-nrflmicn fuT .inßehcnrle oiteneic hi.ich c K anfiel l.camtcn. Wien 17H5. 17 ?attnthuch de Anno I7«(>, Nitrmilije 17*5-1736t Arhiv Kepublike Slovenije. - Notranjeavutrijjki guhernij 9. R. 1786, dvorni .Jredlri 26 5. I7K6, H. R. 17R6. Notran.eivitrr.iki ßuhernij, faiij. I, Arhiv Kepuhlike Slov^ni|C Na dospel, i uradnih pisarjih ie d. ektor vložišča označil datum pn ema (v pisarniškem jeziku: jih prezentiral), z začetn črkami imena o::nač.! referenta, ki jih bo reševal ter j n ošte-vnCil. Z oštevilčenjem se '3 zaznamoval vrstni red, pc katerem so pisanja prispela v urad ter stočasno vrstni red za vnaŠar v opravulr vpis k. Pisar e moral na zapisu označiti Se referentsko številko, in sicer pod Številko opravilnega vpisnika, kf .o ic ločevala poševna Črta. Konccptc rešitev so pisali na referatne liste, l so i označil' z nerom referenta ter tekočo številko piša~ a, k mu : bilo v teku leta dodeljeno v delo. Po scii gubern "skega sveta, na kateri so obravnaval rešitev, je predsednik guber-nija ali njegov namestnik na koneeptu označil, naj se odprav (expediatur), nakar so ga dostavili v odpravmštvo Tu so n ljpre vsak osnutek a, IR iJefclno glavarstvo za Kranjiko, Arhiv Republike Slovenije. 34 RSferati t. zborovania v Novi Gorici ARHIVI XVJ 1993 drug dopis označili levo na prvi strani z anem pre;"ma v odpravništvo. Pisjn 'ci mu je bu do-deij n koncept, je zapisal nanj svqje me, datum, ko je prejel odpravek ter danim, ko ga je prepisal in vmii. Pri izdelavi či^top.sov je moralo pisarniško osebje paz: ■ na pravopis ter na lepo, razločno ptsuvo Glede pravopisa so se morali ravn.-ti po prav .ih, ki so li nč 1 enotno v nemških šolah v vsej monarhiji. Vsak čistopi:,je moral met na začetku lista na desn, stran opravilno številko pisanja, zaradi katerega je bil izdan odpravek. Či utopi se so p" merjali s konceptom (t.j koiat lonirdi), na vsak kolacioninni Čistopis postavili znak kolacionirarja, na koncept pa znak kolacinn' an^i ter začetne Črki imena uradi .ka, ki jej opravil kolaeioniranje. ( iste-pise, ki so jim priložili moreb ne pr.ioge ( i instruirali), so predloži predsedn ku gubemija ter pristi jnemu svetniku al sekreta u v podpL;. Poročila na dvor je moral pred sdno podpirat turi'referent, k jih je pripra\ I. Ce : l 'lo p' log več, so ji'i označili s štev kami, črkztr jI znak. enako, kot so bile označene na glavnem | -sanju. Koncepte in druge zapi e, k so ostali v uradu, so na levi strani, na za to določenem mestu, označili z datumom, ko so jih s Čistopisom vrnil v odpravništvo ter z datumom, ko so ČL-topi; odposlan, do; ta al. izročil naslovniku, nakar so koncopt skupaj s pripadajočimi spisi šc istega dne oddmi ii registraturo. Do izročitve registraturi je bilo za pi: anje odgovorno odpravništvo. Zato e registrator, prav tako na nrv; ¡trari koncepta levo pod opombami odpravm itva in taksnega urada, dodal datum, ko mu '. odprav",štvo izročilo odpravek ter po potrebi Še druge opombe. V registraturi so urec 1 v spisu (spi so vnem konvolutu) vsebovana pipania tako, da so bile priloge pi sestavkih, k so um p padale, posamezna pisanja pa po kronološkem redu nadeve. Ko so bila ^sanja urt' ma, so na zunanjem listu pisanja ali pole, ki so jo uporah;li za povezavo pLanj, navetf'. kratko oznako pi-irnja (rubn o), k- so jo vnesi tudi v zadn razprcdelck oprav inegavpisr ;a. Kot je bilo do tedai v navaci, so morali spioc še nadalje odlagati v fascikle (fasc'kulira') po snov tako, da so bila v ist: :adev v registraturo prispela pisarna vložena v enem fasciklu, med seboj pa odložena po kronološkem redu, ki "e bil uloČen z vrstinm redom vpisa v opravilnem vpLn ku Odpravke in spisovne konvolutc. Iti so vseboval, različne snovi, so odložili v fascikle po glav 11 snovi, o osti lili snoveh pa so pripravil1 izvlečke ii jih vložili v ustrezne fasc ^le. Spise, ki so ih morali hraniti pojebno tajno, so zapečatili z deželnoknežjim pečatom, ki ni bil namenjen za splošno uporabo, ali pa s pečatom predsednika gubem a in označili z napisom:" Ta zavo se brez vednost predse dn ka ne sme odpreti" ter s številko : knjige zaznamkov, v katero so vpisovali zaupna pi ar'a. Vsaico pisan k so morali označiti s številko fjscikla, v katerega je sodile, da gaje bilo mogoče, če b. ga dvignili, brez težav 'iopet vložiti na svoje mesto. Na začetku vsakega faseikla so vloži1 seznam v katerem so zabeležili oznako (nibr.^o) vsakega pihanju, kot so si sledila po kronološkem ledu v fasciklu, kar je olajšalo iskanje v fasciklu. Na zunanji strar faseiklov so namestil napi,", z navedbo snov ter tekočo številko fascikla. Da bi hitreje nr.šli pred spise in ne b bilo treba vsako leto na novo sestavljati sezname, so fascikle zaključevali le vsakih 5 let. V parnem, če je nek faseikel preveč naraste lt so ga del i ,ri je vsak deljeni faseikel dol 1 svojo tekočo ste /ilko in seznam a rubrikami. Da se ne bi pisanja v registratui preveč na kop kila, so starejše spise prenesli J za to določen obokan prostor, in sicer najitnsneje po 10 i n-jprej po S letih, glede na prostorske možnosti regi-Jtrature. Preden bi odvečne spise uničili in odda i v stope za papir, ie moral oddati registrator seznam teh spisov predsedriku gubemin v potrditev. Poleg obravnavanega predp j v letu 1786 (14, avgusta) izšlo tudi uradno navodilo o pošlo var.iu okrožnih uradov, ve javno za Oal ""io,19 nasled e leto (12. 'anuarj^ 1787) pa tako navo-d 'o, veljavne! za vse avstrijske dežele 20 Zaradi raznih pomar Jcl; rest- l- so sc pojavljale pri uporabi navo^la, je Notranjeavstri^ki gubemij oktobra l'?87 poslal okrožnim uradom dodatna p ia3n'la.?l Nekateri okrožn' ura< i naj bi deli i regiitratume spise po letih, kar zelo otežuje iskanje predspisov, zato so lili morali cimpre' spraviti v red, karj; pomen: 5 ure<" po snovnih skup nah. Nadalje so morali opustiti razvr ščanje reghtratumih faseiklov po začetnih črkah snovi kar s preveč ločevalo zadeve un snov., k so bile povezane po vsebini. Na splošno lahko opaž no. da so prenehali uporablj it registra-tume načrte, sestavljene po abecedi oznak vsebine in du so uporabljal reg;strntume načrte, pi katerih so l.ile skupine razporejene na podlagi snovi.12 Nadalje govori pc isnilo o tem, da so nckatei. okrožt i uradi vodi več kazal, po pesa rneznih področjih S tem naj bi si povzročali povsem nepotrebno delo, kei je ^e glavno kazalo zadoščalo za vse pri lere. Centralni ura< na Dunaju so šele čez čas sledili opisanim refoinam. Do začetka 19. stoletja so Še nada je voddi vpisnike prejetiu piianj (vlozne vpisnike) in registratiirne protokole (z 19 Handbuch aller unter der Regierung dej Kaisers Jo icpli II für die K..K.. Iirblandcr cryznßcncn Verordnungen und Oejitfe, II Ban.;, Wien I78H, slr. R7un»j 22. 13 1785, Nolr.njeav:.tiv*ki gubemij iL34340, fasr 1, Aihiv Republike Slovenije - Čtjtcucicl wehe* Slaoifarehiv, Abteilung! Allgemeines Vcrw*ltunj;iarchi /, Wien 24 llamlhuch aller untrt dei Kepierung de* Kaiwi Jo'epb dej II. iui die K.K. I'iblaniler eißinnjenen Veroidnui gen und Gesetze, 9, Ibul, Wien 17B7, ili. 52S-584. Tudi mestni magistrati so pri svojcni poslo-vayiiii 7,ačeli uporablja ti opra Ine vpisnike (L ju-ia 1791, Celje 1 93).' Značilno je, daje Ljubljana uporabljala reg ¿traturni načrt, k ie bil zgrajen lia abcecdm osnovi se vso prvo polovico 19. stoletji. Za Koper je znan abecedni re-^.stiaturni načrt iz leta 1810/1 26 25 l'ririz Jc.icph Sehopf, Die lluirli ()nr in den inner 6 ■len eich i sehen PruvitiTcn, delen Wiikunflukiei» und Amtf-lianrllungcn mit b moti rt t rti Kickjiclil auf Steicrmaik, 1 Band, Griz 1H44, rti. 7-11. Prim. ludi 1. P. Ainiidl, An le''.uriß iru Errichtung dei Kc-irtJ "Imen und ArcZuve fiii bcrnchiilb;hc Amtikantlcycn, Wien 1823. 26 Kfvij V:lfan 'sodelovanjem ko ' kliv' n itAfivr), uD let Mestnega adiivi I ubMiuiikeg Puolikaciji M':tiicgi «biva Ljubljanske^., potoiila in piei'Jedi, Ljubljana 1959, rtr. 104105, - Annotiziom pei l'irchiv;(i 1810/11, Pokiajimki Pthiv K ipei 36 Rcterati z zborovanja v Novi Gortci ARHIVI XVI 1993 Vpeljava temeljne številke Pri dalj časa trajajočem postopku bilo treba pi: anja v lüti zadevi iskati na več mtst v zaporedju odložen in spi i d v. Rešitev za odpravo te pomanikliivosti so videl v tem, da se celotna zadeva odloži pod eno opr? ^Ino številku, in sii-sr ped 5te\ i ko, ki jo le dot o prvo pi lanje v zadev1. To številko so poimenoval tamt na številka Priložnost za urejanje pisarniškega pcslova-nja se je ponudila ob pričetku dela nov'h upravnih oblasti po ustavnih spremembah, ki h je sprožila marčna revoluciji leta 1848. V iniitruk-eiji za upravne oblasti z dne 7. 4. 1850 ,e bilo vsem namestni itvom naročeno, naj bo pisarniško poslovanje kolikor mogoče enostavno. Namestništvo na Kranjñkem je 27. 12. 1850 sporočilo vsem okra im glavarstvom (ta so tega leta pričela z delom), da že-i doseč b:st-vano olajšanje poslovar i s tem, da se vpelie pri namestništvu t okra_,_i.u glavarstvih enoten registratumi načrt in enake obrazce za poslovanj. Objavljen registratumi načrt za namestil iítv o m okrajna (lavarjtva na Kranjskem (z letnico 1851) je predvidel dt.itw na 38 regstra-turnih faseiklov, ki so obsegali manjše an večje število oddelkov (n?;nar' na 4 oddelke faieikel Državno državljanstvo ter fascikcl Statistični podati ■„ evidenca preb.valstva, največ 45 oddelkov faseikcl Policijske zadeve), te pa so lahko uradi po potrebi sami delili na pododdelke. Urad registraturnih faseiklov in oddelkov niso .smeli spren ir,ati, pozvali pa so jih, da ob koncu koledarskega ;ta sporočijo sekretar' itu namejt- vilncm vp.sniku (v zadevni razpredelek) ter v kazalu. Določanje obdob ko so začeli na novo odlagati spise v registratumi: fasdklc, so pre-pust i posameznim uradom.27 Uradna instrukca za mešane in upravne okrajne urade ter urzde sodnih stolov, k je t ila izdana z uredbo ministrov za notranje zadeve in sodstvo z dne M. 3. 1055, z veljavnostjo za vse kmnovinc z izjemo Lombardsko-bene:ikegaf kraljestva in V< ne krajine, prer pisy» n hovo notranjo urec'ev ter oprav li red R Vsak okrajni urad H moral voa ti opra ilni vpisnik, za katerega ; : bil predpisan naslednji obrazce, (obrazce 5) Leta 1858 so na podlapi odredbe notranjega ministrstva z dne 19 decembra Število razpredelkov opravilnega vpisnika zmanjšali od 10 na 8:2& (obr^ec 6) Oprav, na šte\ 'Ika je pomenila zaporedno štev iko v opravilnem vpisni :u in, tekla od 1. januarja do konca deccmbra neprekinjene Ob koneu leta so liste opravilnega vpisnika zvezali ter ga po rešitv ti izpisu vseh sanj odda ■ registratu . Pri vp'sovanju v oprav li vpisnik ^e moral vodj: opra, .Incga vp.snika pazi , da so b la v 4 razpredelku posebno poudarjena lastna imena oseb, na katera so se naniáalc zadeve, ali besede, Y so najbolje označevale zadevo. Na-dalj: je moral v vpis , ku navesti tudi uradnika, ki mu ¡c bilo dano pisan' 1 v oDdclavo. Ko je b-lo pitanje rešeno in e predstojnik urada označil na konceptu "n., sc odprav (expediatur), ic zpolnil 5. do 8. razpredelek in ko je bil spis odložen v registraturo še 9. razpredelek (regis-traturno enako). Ali, od Številka, Od koga Rfíilev. kojt« in pod katero prispel« k umu. ki so priporoči , da pri obsežnejših oddelkih na začetku fascikla vlož .o seznam spisov. Prvi oddelek vsakega fascikla so tvorile normalen zadevnega področja. Vsebovati je moral tudi kronološ :i seznam normalij v oblik vsebinskih rvlečkov (knjižica norma! ). Fascikle so označevali s Številkami, prav tako oddelke (ločeno s pomisljijem npr. Faso. 19-5). Na vsakem spisu so morali levo opoda' zabeležki štev ko fase: :la in oddelka, enako v opra- 27 28 29 Namnlnišlvo za Kran'¡s ko, 2 1, ti. 7191/1K JO, /uhiv K-publike Slovenije. - Renislralu i-Plar. für dir SLallhal'-crei und die Ueiirksjiauplmannschaften irr Kr n, Illbach 1851 - P [er Ribnikar, Arhivsko gradivo NamrstniSlva in l)-;Jclnc v lade v I.juhljani 1850-191«, Arhivi II, Fl. 1-2, LjuHjana 1979, jtr. 32-36. Ami jinslruet-on lur die gern' chlcn und polilirchen 1 lc7Jfkill no Sluhlriihterämter, Verordnung der Minister dej Innen, und der Ju itiz vom 17. Mär7 I85i, Rcichsge»e(2tila[t IK55, 11. XV-5 2 Rmsl Mayrhofens Uandhuch für den po lilije h cn Ver wallun£ idien: in der im Re'ehsrathe vertretenen König-rcV Ken und Land an, 1. Band, Wien IK95, ,ilr. 1202. ARHIVI XVI 1993 Referati z iK:;rovanja vNovi Gorici 37 V opravilni vpisnik so vpisab vloge ;tiank ak občinskih predstojnikov, dopise i odi. Jbc oblasti, uradov in javnih -Tiranov, komisijske operate in poročila, ki so h dostav U uradniki okrajnega urada o onravl :nil> uradnih obravnavali ter zapisnike, ki soji sesta1 lipi okrajnem uradu glede zahtevkov strank ali ustrii obvestil podrejenih organov. C zdinih ali pot-enih potnih listih in potni.i knjižicah ter potrii lih ?a pridotitev potnih listov, ki so jih izdajale \ isjc oblasti, o domov-nieah, soglasjih, potrebnih za sklenitev zakonske zveze ipd., nadalje o vojakih na d ipustu, vojakih v rezervi in invahJih so napravili le kratek zaznamek, niso pa tovrstnih uradn'b dejanj vpisovali v opravilni vpisnik, kolikor niso imela za osnovo neke posebne pismene viogc. Zapisniki, ki so h sesta ili v teku zc začete obravnave, nadalje urgcnec ti opoir;ni niso d< bih svoje opraviinc Številke, marveč so jih označili s številko, na katero so se nanašal ter z letni :om. Kadar so poročila, obvestila in podobno v isti zadevi zahtevali od več župnij, šol, občin ali podre;enih organov v oki ju (zbirna pisanja), so vnes'1 v opravilni vpisni' 'c prvo prejeto pisanj»:, osli a pisanja pa označi1' z opravila števil! i prvega Poročila, pisanja ali odredbe niso nastala v poveza /i z nekim pisanjem, K' je že imelo opravilno šte ,lko, npr. pcrirdicna naznanila okrajnega urada, >drcdbe o ustnili vlogah strank, odredbe o lastnih ugoto j tv?h okra -nega urada, so vnesli v oprav li vpisnik ir jih obravnavali kot koneepte, uradna pi anja poročila ali odredbe, terej ':oi pisanja i jih 'c prejelo vložišče. Uradnih in odredber h listov, uradnih časopisov in podobnega niso vnašali v opra' ln vpisnih. O vseh v enem registratumem obdobju odloženih spisih so vodili abcecdno karalo (indeks, repertorij): obstajalo je i? potrebnega Slev.la listov, ki so jih zvezali v knjigo. Kazalo |jt vsebovalo tri azpredelke: v prvem so morali \sako v registraturc odloženo pisanje označi (praviloma z najmanj dvema) gesloma, plasti z ■"■■■ni oseb, na katere se je nanašalo (strani občine, kcrporaeijc, ustanove itd.) in kjer bilo mogoče, tudi r zadevo. V drugem so mora navesti vse opravilne številke, ki so se nanašale n'. i;to zadsv > in so bile zato regist ra"e pot i^to temeljno številko. Tretji oddcluk ;e obsegal regi-strati no oznako, i jej niso mi li posebne^ i rcgistratnmcg ^ oddt: ca za norma ¡t, so mi ali v=ako pisa c, ki je predstavljalo n rn lijo, označiti v tretjem razprcdclku z besedo "nor-malija". Zarad' lažjega pregleda normalii so v kaz lu, ne glede .ja to ai. so obstajaj rc{ -stratumi od clki ali ne, nastav: gl; no geslo "Normalije" in tam navedli /se normalii k so se v reg. itratnmem obdob t p >jav s k"tko oznake zadeve, opravilno številko ter r ;istra-tumo oznako. Pri večjih uradih so lah o namesto t< ;a vodili ločeno posebno kazalo nor- malij ter po poirebi tuoi knugo normam v katero sn prepisali besedila normalij. Za zaupne, pri predrtojniku urada hran,ene spise, so moral voditi posebno kazalo Poleg navede-1 h so vodi i 3e nekatere posebne spisovne cvidence Pošiljke, ki so jih oddali pošti, so vpisali v poštni neT'iiik, ostale pa v dostavne knjiga Da bi olajšai poslovanji, je voo.l okrajni urad posebne sezname ,n reg.stre. npr. menske sezname izročenih ali potrjenih potnih listov, potnih knjiŽie, kroínjarskiii potnih listov itd,, o zahtevki!1 za zgon, o ¡¿ojSkih na dopustu, : ívahdib jn rezervintih, o izdanih do-mo/riicah, dovoljenjih za sklenitev zakona, glr^bcnih licencah, orožnih (isti* graabenih do-folien ih, obrtr i in trgovskih dovoljeniih, o polil.finih in dnicih društvih v okraju. Pri jkrainin uradih z več n obsegom opravil so vodil še kazalo opravilnih štcv.lk (elenhus). Opravilr red je na novo uredil delo z zaupnimi spi ;i. Predstojnik tirada je moral za pisan i kntefih vsebine niso smeli poznati vsi iirad-n. okr^ nega urada, ali jih je moral po vi.r;em naročilu reševati sam, vouiti poseben, zaupr ali predsedstvenr /pisnik, po obrazcu splošnega opravilnega vpisnika, končane zaupne spise pa e moral hrajiui pod ključem v svo i uradni sobi Kc je okrajni urad prejel uradno pisanje, je pre^sto-nik nnufc na njegovi zunanji strani označil dan n mesec prejema (prezentjranje), v nuj in pri .icr.h tudi uro prejema. Nato jih je vojdja vložnega vpisnika po časovnem redu, kot jih j prejel, pisal v ipravdn vpisnik, jih o^rnatii z opra1. i, jO številko ter navedel število pr-lop (tudi zaznamek o morebiti manjkajočih pr logah). Rešitve so moral1 sestaviti puno, te so se nanašale na ustne vlogc; o katerih so sestavili zapisnik n na pisne vloge, ki so ostale pri okrajnem uradu na njihov hrbtni strani, sicer pa na polo ¿ni pol1 to listu, ki je moral vsebovati v levem stolpsu opravilno številko pisarna ter kratko navedbo zadeve, v desnem stolpcu pa osnutek rešitve. Uradna pisanj j so moral sestavi ati v preprostem in pravilnem jeziku, jai.no i jedrnato. Na konceptu so morah spjse, k n j; bilo treba priključiti rešitvi, vidno označiti ter zabeležiti vsa navodila in opombe v zve; z odpravo Koncept rešitve je moral podpisati uradnik, ki ga ic sestavu Po prcg'cdu in oüohrit\i osnutka rešitve ic pre&stoj , urada označil "naj se odpravi (eks-pedi itur) ter dodal svoi podpis. Vod;a pižame je moral poi krbet za izdelavo čisto sov, i-gotov tev, dostavo, izpisovanje v opravilnem vpisri cu ter odložitev v regi jtraturo Odpravk so morali b 'i čisto, čitljivo - pravilno napi¿ar:, L »gibati so se moral okrajfav, ki ni«o bile splošno razumi, ve. Na vsakem odpravku so morali zgoraj ievo dodati številko, pis ija, ki ¡je fio rešeno, na koneu pa besede: "Od c. kr Okrajnega urada v ...". Okrajni uradi Pefcrar z zburovar'a v Novi Gorici ARHIV; XVf so morah predpostavi|cne deželne oblasti naslavljati s "preslavni ', dmgc oblasti in urade pa s "slavni", Osebe, ki so ;im bja pisanja namen ma, so morau ti'ul rati z blagorodni prccas-*iti, 'id., kol ic bilo običajno. V odredbah so morali straiike prav tako tituliratr, kot iim |je to pr -oidalo po rojr.tvu, družbenem položaju ali posebni Jredbi. častni besed' ""gospod" i "gospa" so morali uporabiti v vseh primenn, kot je bilo to v dežel', v običaju. Odredbe, s katerim so bili odklonjen;, odobren', vmiem v iopolr.ncv ali na drug način odločen' zahtevki in vloge strank, so bil Irhko :delai'i v obliki indorsata. Taje vseboval oznako oblarti, uradnega oigana ali stranke, k je oblasti, če je bu za osnovo poročilu ter Število prilog in me uradnika, ki jr pripravil rešitev Čistopi: so morali kolauor ral i ga dat predstc uiku urada v pcdpjs je b.. predstojnik urada zadržan, odsoten ali e b; o njegovo mesto nezasedeno, ga je podp.sal namestnik z dodatkom, iz katerega je bilo razvidno, da e bi' predrtojnik zadržant odsoten aii ker njegovo mesto n¡ bilo zasedeno. Na konceptu so označili, kdo ga e prepisal, kdo kolač iniral in kdaj ie b.I odpravljen. Osnutke rešitev oknjnega urada ter vsa pisan a |n priloge, k jih po odpravi niso poslal strankam ali oblastem, marveč so ostali v uradu, so shranili v registratun Na vsako pisanje so pi odložitvi v registraturo na levem stolpcu spjdai navedli regi. tratumo oznako, namreč črko fas-cikla in opravilno Številko, pod katero al uri kater: jC bilo pisanje odloženo ftcmcljna številka). Praviloma 30 uradne spise odložili v registraturo (registrirali) po oddelkih, ■menov-i -h fas-eikli, ki so jih obl 'coval: 30 snovi ter ih označili z velikimi latinskimi črkami (za razliko od sodr-3 reg'strature). V omenjeiili fasciklifi so mon.i 1 razvrstiti pripadajoče spise po oprav Inih številkah. V pi nem da se je več pisanj, vpisanih pod različnim šte\ Ikami, nanašalo na isto zadevo, so morali kasnejša p sanja t i ložu. k pisai u, s katerim se je v istem registratumem obdobju zadeva začela (s tem, da s< 1 pripeli h ♦emu pisanju ali povezali z o Mtkom).Na ta način se je uveljavilo odlaganje po tem ;ljni številki p okrain. 1 oblasteh. Glede na obreg opravil, so taseikle vsako leto, ali pa na dve, tri, ¿tir do pet let zaključevali (reg-stratMmc obdobje). Tc zaključevanje o imra'1 izvesti v vsnj registraturi za ista leta Če se je pojav.lo v naslednjem rc^istratumem obdobju pihanje, ki je sodno k vlog_ iz prejšnjega obdobja, ga niso smfili priključiti tej vlogi, marveč so ga morali obravnavati kot temeljno številko v novem obdobiu, na njem pa označiti registratumo oznako prejšnjega spisa. Za upravne spise so meraj v registratui' oblikovati 12 rcgistratu~iih oddelkov, oinaccmh z veliki črkan.i A - N. Če jq bilo treba zaradi velikega obsega faseikle deliti so označeval te kot pododdelke z dodatnimi malimi btinskir 11 Črkami, npr, N/a, NT), N/c. Z dovol|cnjcm deželne oblasti so smel. Število registratumih oddelkov zmanjšati ali z izločitvijo določenih snov j iz oddelka N (Mešane zadeve) povečati njihovo Število. Na fasciklih so morali vidno označiti črke oddelkov in pododdelkov ter letr kc spisov ,r> Z dovoljenjem deželnega urada so mogli, posebno pri manjših okrainib uradih, a 1 kier je bilo tc utcnK, ¿no, odlagal spise le po številčnem redu vlog ob upoštevanju povezave v okviru posameznm zadev, zaradi česar niso bili potreb registratumi oddelki po snovi. V takem p imeru je znašalo reg ^tratumo obdobje vedno ene leto. Oblikovali so toliko fasciklov, kot p to zahteval leti obseg spisov ter "h označili tekoče z li tin,:k mi črkami na faseiidih pa navedi letnik, črko fascikla ter najnižjo in najvišjo opra< ilno številko. Notranje r nnrstrstvo ie leta 1858 predpisalo deželnim oolastem, da ugodijo zahtevkom okraj.iih oblasti za prehod od odlaganja v registraturo po snovi k odlaganju po števili icm zaporedju, medtem ko naj dovolilo prehod od odlagan1" po Števlčncm zaporedju k odlaganju po snov le na pcdlagi temeljne presoje vseh okoliščin Opisane usmeritve so se odraz.Id tudi na fondih okrainih glavarstev, Iti so postopoma opustila odlaganje končanih spinov v re^ stra-turo po snov? Na številčni osnovi so urejale sveje spise tual jtčinsicc uprave.31 Šp se posebnega pomena, dragocene originalne lirtint ijid. so lahko hranili ločeno, ven< r so morali pri spisu v fa^efklu to označiti na liistu, k- so ga vložili na zadevno mesto. 30 PrcdpLjani regjJtratomi hajif ¿1. v Sploini pregled fondov Dif-avnepa arhiva I.RS itr. 90-97. Regijtiatumi naiit, ki «a je morabljilo rac »to Ljubljana gl. v Sergij Vilfan, 00 let Mritnega i h'v ,, .r 112-113. 31 Anton Cllobočnilc, Ni»iik "'over .kim J.upanjm kako jim ;c delal,, kjko opravlji > domaČega in izročenega področja dolinosti (na :1 oven slo jc/.ik preloi.il Fr. l.cvslik), Ljubljana 1880, piti. II 12, 17. ARHIVI XVi 1993 Referati z zborovanja v Novi Gorici 39 KomhEniruni opravilni vpisnik Proti koncu 19 stoletja je zatcl močno naraščati obseg upravnega poslovanja, sami po slovanje pa c vse bo nazadovalo. Pokaral? !*c je potreba po reform., ki so ir začel izvijat postopoma po posameznih de iclah. Najprej ao se tega lotili v Dolnji Avstrv T *araa česa c dcbila reforma ime po tamkL;šnjem namestniku Enchu grofu Kielmanceggu. S 1. januarj ;m 1906 so jO uveljavili tuc na Štajerskem ko ;e stopil nr podlagi odloka namesti"ka na Štaier-skem z dne 4. nov nbra 1905 v veliavo novi opravilni red za Štajersko namestništvo in Deželni šolski,svet.32 Bistvene novosti; ki jih ; prinese' ta red, so bile: 1) pregleden i sistematičen sestav celotnega cKlavnega področja namestništva ter deželnega šolskega sveta v enem opravilnem načrtu, ki naj služi ki osno" a zi razdelitev referatov, za načrt norma j, za zbirke vzorcev vrst tiskovin ter kot registratu a načrt, 2) rcTTganizaci' i pisarna in oblikovanje oddelkov pisarne pri oddcl' ih namestništva, -o morali skrbet za poslovanje ter del pisarniških in registratumih opravil, 3) vpeljava nekatcini novih predpisov glede načina c ;la s spisi, namreč pisanje v nadaljevanju ter Jpeniani in lira-njenje, ki naj zagotavjata, da bo vsak posamezni spis že od vsega začetka vedno urejen in p pravi, 'n za obdelavo, ter vpelji va novih predpisov za delo na konceptih, 4) ustano tev urada za normalije ter objava zbirke normalij za. uradno uporabo. Opravilni načrt je predstavljal sistematičen seznam vseh ladev, ki so socule v delevno področje namestništva in deželnega šolskega sveta. Obsegal je skupine, označene s črkami A do R, ki so se delile na odseke, označene rekoče ne glede na skupine, od 1 do 382; odseki so se po potrebi delili v dele, označene z malimi črkami a, b, e itd., ti pa po potrebi na točke i, 2, 3 itd. Opravilni načrt j- služil na -ne za določrtev obsega opravil vsakega odde." a namestni itva, poleg tega pa tudi kot registratumi načrt. Iz oprav aega račrta je bilo razvidno, v opravilnenm vpisi tu in kanalu katerega oddelka namestništva je bilo treba iskati neko zadevo, zaradi česa je moral biti opravilni načrt vedno na tekočem. Spremembe opravilnega načrta so bile možne e v primeru dt niske potrebe n jih : moral pisno odobr ti namestn k Pilimo namestništva so sestavljali vložišče, odpravništvo, arhiv m urad za norma ijs, k o bili ;'oipni za vse names.ništvo ter j._sa, le oddelkov. Pri velikih uradih e lahko centralno vodeno pisarniško poslovanje zamenjalo poslo- 12 GcschiiT -Ordnung iur die It.Li'eiemiSrki-cLc Stalthj'lerei lin d den ik. ileiermirlt;' chen Londr-icbulrU, Griz 1Q05. -Walter Goldm^r, Org nis »lioniformcn dei Scbrifigutrr, iti. 1J J. - 7j opozorili te duek*oiju dr. Gerhirdu Pfcrrcbyju tijjlq>ie zahvaJjuj -m van't po uddelkih, kar se je odražalo na strukturah ^..idov. Arhiv je predel tudi posle regis-ti ture, ki le kot posebno organizacijsko enoto obravnavan spravilni red ne po^na več. V pisarnah oddelkov so vpisali pisanj., v opra ln vpisnik, spisovne sezname ali zbirne liste še istega dner ko so ih prelij. Uradno izdana piianja so mora'i ooravnavati enako kot ostala pre ta pisanja. V novi obliki opravilnega vpisnika (oprav lni red ga 'men e v jžna kn -ga) ic dobila opravilno Številko vsaka zadeva, ne pa v,cako pisanje, !:i so ga pr_:eli, pač pa je dobilo v okviru zadeve vsako pranje svojo za- Eoredno številko. Pri vsaki spravih številki je il pred iden prostor za vpis 5 zaporednih številk; ob ser,ti prispeli vlogi, V ic dobila 7apo-redno Šte 'l!:o 6, so prenesli zadevo na novo opravilno Šieviikc, enako pri 11 , 16. prp :tem pranju ud. Pp'a opravilna številka je bila za celotno obravnavo zadeve, tu«■ j če se ic vlekla skozi več let, temeljna številka. Pri prenosu nadeve na novo opravilno številko so morali označir teme no števi ko, prejšnjo in naknadno tudi kasnejšo opravilno Številko. 7.aporeone Številke co se nadaljevale brez prek m "ve skozi vso zadevo, četudi se je obravnava vlekla skozi več let. V primeru. Ha se j: razvila v ča^u obravnave nova zadeva, ki jo e bilo treba ločeno reševati, zo norali za novo zadevo odpreti novo temeljno številk Povezavo med obema številkama so označili tako v opravilnem vpisniku kot v kazalu. ia razliko od dotedanjega (enostavnega) opravilnega vprnika bomo za novi opravilni piimk že od vsega začetka uporabljali ime kombi-irun- oprav vpi; nik, čeprav se oznaki enos'avm in konMni ani uporabljata Šele od let; J(v povezavi z nazivom delovodnik). Predmet obravnave so v opravilnem vpisniku označili z zadevo, ta e kratk...i, kolikor mogoče ičipnim pojasn lom vset ie; sestavljena je bua iz grnel i oznak nadeve, tudi v povezav, s kra-■ev imi in osebr.^i imeni. Imsna so morali v zadevi postaviti vedno na prvo mesto. Za zadeve, z z katere b bilo mogoče pred-v.rJcii da bodo zahtevale števil.ie vpire v opra-viln vp nik, so lahko nasta' ili spisovni seznam, s čemer so preprečili odpirai pe preste-vili h opravilnih številk za eno zadeve .ier ola;-šali prepled nad njin i Spisovni seznan e stoj. 1 na mcMo opravilnega vpisni lea in je dobil v vsakem letu po eno oprav * no štev. 1 ko, pri kateri so navedli da obstoji zanjo spicovr seznam.' V p. merih, ko je zadeva tekla skozi več let, je dobil spisovni seznam teme .jno številko iz prvega leta, v vsakem letu pa novo opravilno številko. Zaporedne številke so tekle neprekinjeno skoz vsa leta. Spisovne sezname za zadeve, ki so t e stalne, so zvezali v opra1 Ini vpisnik spreda. za zadeve, ki so se pojavljale občasno, pa zadaj. Spisovni seznami so se uveljavili za področja, kxr so v velikem Številu nastajali sp i, ki 40 Referati ? zborovanj-i . No«i Gonu ARHIVI XVI 1993 so v bistvu stalno cnaKi raziiKuiejo pa se predvsem {jlede oseb ' i datumov, Izven uprave so tak pi.nicr tudi spiri v pravosodju, kier se opravilne vpisnike zamer .ali /pisniki ki se vodi j o po načinu spisovnih seznamov 33 Enakovrrtne vloge, ki so ih skupno reševali, so obravnaval kot zb ma piranja; v ta namen so uporabi i al zbirni li.it, ki so ga vnes1' v op ra' ilni vpisnik, ko je f rispelo prvo zbirno pisanje. Po dodelitvi prcjci.h uradnih pihanj v delo referentom so |ih moral / pisarni koli'cor mogo-ce kmalu vnesti v kazalo. To na' 1 zadoščalo za 5ri letz in je obsta ¿lo iz shematičnega i abecednega dela. Prv e bil urejen za vpise po zadevah, v skladu z oprai "1n;m načrtom, abecedn del pa se je delil pr vsaki črki na stvarna gesla, kraj- vna imena in osebna imena Pri vsaki za-dei so morali vnesti temeljno in opravilno številko. Kadar e bilo zaradi lažiega ;skan«a sm -selno, so zadevo vpisali v oba dela kazala, neredko je bil potreben celo trojen vpis Na prednii notrau stmn: kazala so namestili .-vlccck iz opravilnega načrta, ki se je nanašal na oddelek namestni&tva. na nasprotnem listu oa abecedno ureiena gesla z tega dela načrta s pripadajočim regiotratum in oznakami Pir.ame oddelka so "odile poleg tega Še 11 drugih evidenc (dostavne knjige, zaznamke o rok i, beležnico o spisih priročnrga arhiva :d.). Delo z uradn ■•>• pisanji se ¡e začelo v vložišču Na vsa preieta pisanja so odtisnili pre-:mno Štampil..Lo namestništva oziiuma delnega šolskega sveta (opravilni red uporablja zar"0 izraz vložna Štan?i iljiia"). Kadar je bil da*um oddz : na pošte pomemben za obravnavo zadeve 'n g? ie dokazoval poštni ž'g, je bilo treba priložit kuverto. Na pitanju so zabeležili tekočo kontrolno Številke (vodili so jih enotno za vsa nihanja namesti Štva in deželnega Šolskega sveta sko2 vse leto), nate pa vpisali še v dostavno ki igo oddelka. V pisarni oddelka namestništva so vsako p -sanje levo poleg pre^mne štampiljke označili s Številko oddelka, v odtis prejemne štampiljke pa opijali opravilno Številko (nad črto) in zaporedno Štev ilko (pod črto) ter šte^ ilo p .log Novi način obdelave spisov je zahteval, da so mora vse koncepte n ivma pisan -1 p^ati v nadaljevanju. Pri tem so se morali dosledno držat- časovnega zapored'a pisnih sestavkov ter upoštevati, da bo mogoče vse pele in liste nekega*spisa tako speti al: prilepit:, da ne bo pisava FiiL ;r prekrita in bo mogoče spis odpirati i brat. kot knjigo. Vsako polarne ino p sanje na neki poli ,al listu : moralo predstav';ati zakl i -če no celoto Zato so bile dotedar e oznake i -sani (rubrum) moteč dodatek in so namtsto tega vpeljati "zadevo", v obliki gesel, ki naj čim kraj- 33 Geschäftsordnung für di' Gerichte er.ier und ¡¿weiter In tanz, Verordnung de* Ju.iüzmmi.tteri vom 5. Mu" 1897, Reichs-gei :tzbUtt 1897, it. XI. 1-112. še in natancn^ie oznaciju vsebino, ne da b se nanašala na stame obravnave V primeru, če vloga n: imela navedene zadele a pa jo h ilo treb" izboljiiafi jo ic moral označili reierent Še nadalje so morali pisati stvarna stanja, izjave iid. na levi, osnutke rešitev pa na desn polovici strani. Naslove so lahko pisal preko vse širine. Koncepti in izvirna pisan t so morala b naiisjna razločno, miselni potek so morala podaiati urejeno, s pravilnim ti ji^snim načinom frazama ter popolno Izogibat: so se morali bc„ed in fraz, !ci ;o bne zastarele, ki so piipadaie izključno pisarniškemu jeziku ali so žalile jezikovni čut, kot so b:lc dolgoveznosti, ncvsebin-ske fraze ali ponavliania. Nadal ¡p bilo naročeno, da se ne lotevajo stilističnih fines pri manj pomembnil. rešitvah, ker je to brez pomena, kljub temu pa prr.v..oma zahteva dali Časa ki naj ga v državnem interesu na drug način bol koristno porabijo. V primerih, ko n;j b dvoje ^li več ob las . in uradov istočasno in neposredno seznanili o neki rešitvi, so ¡men sestaviti enako rešitev za vse oblast' in urade, na koncu pa so navedli, katere oblasti prejmejo to rešitev kot originalno; tu so mogli p..pisati iuc"i kratke dodatke, namenjene posamezni1.1 uradom, Namesto npslova prcicm-ni^ajt b o treba v takih primerili v konceptu in Čistop.su navesti vse urade, k jim je bila namenjena originalna rešitev. Poznali so več načinov reševanja prejetih pihanj: z osnutkom, k' gaje referent napisal na poseben Kst (refčratni ll st) aii pa na prejeto pisanji., tei izvirno reševanje, kadar ]c rešitev stranki ali drugemu uradn, ki ie zanjo zaprosil, napisal v nida'jevanju prejetega p bani a, ne da bi izdelal izvod, ki bi ga odložil; v registraturo. Na koncu osnntkaje referent dodM zaznamke glede obdelave (ce h r vneiel v referata ) st) ter zaznamke glede dostave. Le/o spodaj pod datumom na koncu osnutka je dodal še zaznamek o izločar j, ki je obstajal iz črke S n lctr..ce izločanja če pa naj spisa ne bi izločali, pa iz črk N S Roici dočai a so znašali 10 ali 30 let. Spisov, ki bi 'h lahko potrebovali Še po 30 letil, ter spisov, k. so .meli arhivski pomen, niso smeU zločiti. V načelu so mora-i vsak s^ s, to je prianja, ki so bila povezana z isto temeljno Številko, od vsega začetka obravnavati tako, da so tvorila v seb ■ zaključeno urejeno celoto in da so ostala taka tudi potem, ko |c bila zadeva končana. Zato so morali že referenti paziti, d.T so posamezna pisar i sled a v časovnem zaporedju, kot jih : prej' Ki vložišče in da ¡e bilo najslabše pihanje oziroma najstarejša prejrmna ŠtLmpiljka vedno na prvem mestu. Za vsakin p sanjem so morale b i razvrščene pripadajoče pi ogo. Z naminom, da bi zagotovin urejenost spisov, je poslovni reu posegel tudi na tehnično področje. Pri polah ali listih večjega formata naj ARHIVI XVI 1993 Referati z zborovariia v Ncvi Gonti 41 bi s prepogibanicm ali obrezovanjem, če je jilo le mogoče, dosegli pravilen fonrat spisov M x 21 em. Po vzo.u pisarniškega poslo\anja v Nemčiji so tudi v opravilnem redu predvideli sistem spenjanja spisov Vrela in naCin uporab: pripomočkov za spenjanje se ic raz'ikrval glede na obseg spisov ter glede na to, koliko Časa j< bilo treba spis hraniti Manj obsežne spise naj bi list za listom po vsej dolžini zlepi'i n preden bi jih dohončne odložili v arh v, Se s snkanc-im spili ali sešili. Obsežnejše spise so moral: ob (evem robu preluknjat: n speti. Suknec s ta-terin so pisanja speli, je moral biti tako dolg, da je bile mogoče spis na kateremkoli mestu popolnoma odpreti, konce sukanca pa so mora.i trdno zavozlati. Ker naj nc b bili spisi debelejši od dveh centimetrov, je lahko posamezen spis spise pogosio uporabljali, so smeli predstojniki oddelkov odredil da v posameznih primerih, natančno določene spise te vrste pTame oddelkov stalne hran-.o v poročnem arhivu, pripravljene za uporabo. Tako so nastali izven splošne regislraturc spisi, oblikovani predvsem na podlag organizae-isko samosto-nih subjektov, raz-nir objektov, krajuv pd. (t.i. konvoluti ali specialni fascikli). Pri Namcstništvu v Gradcu in Deželni vlaHi v Ljubliani j i poznamo že pred letom 19C0.34 Na Kraijjslccm se Kilmanseggove reforme dc prve svetovne vojne mso Ion Ji. Dotcdanic oblike opravilnih vpisnikove srečujemo še nadalje tud pr m1 listrstvih na Dunajr '5 Leta 1910 so ta uporabljala naslednje oblike obrazcev Opravilni vpisa le Ime osebe ali oblasti, Opnvilna Sle Ika, dal um, številka Dan prejema o/.nakfi oddelka priloge Zadeva Dim dosinvc RcSilev Kazalo Geslo Opriivilnt številke Gesla so izbirali po sivareh (prime : AuiomoDilfiihrcr Abicnigting Adel Anerkennung Allerhöchste \mter Anstand) krajih oz osebah. Kazalo opravilnih številk (clcnhuš) Opmvilna štcvilkii O/.miku f? iciklf Opis spisa Prejšnja ilevilka Kasnejša Sievilka obsegal tudi več snopicev. Vcc,c i„ pomembnejše spise so lahko opremil z ovitki po prevzemu v arhiv so jih lahko tuc zvezali v obliki knjige. Dejansko pa lahko ugoto 'imo, da se v avstrijskem pisarniškem poslovanju metoda spenjanj? spisov n uvcljav a. Končane spise iz tekočega in preicklcga leta je morala pisarna oddelka namcstni,v;tva shraniti v priročni registratnri, ure, Ene po rc*islr?turncm načrtu in temeljnih Številkah. Pred odložitvij-t v registraturo jc ^odja piLarne na Jpru zabeli i I zaznamek o izločanju ter pr isul A (jbge tan. to jc končano). Isti žig jc moral vnesti ludi v opravilnem vpisniku pi> odgov »rjajoči opravilni Številki in / kazalu. Po preteku dveh let so oddali s isc iz priročne registratue v centralni arhiv, ki jc bil skupen za celotno n"mcstnistvo. V primerih, ko so po oddelkih starejše arhivske Pisarniško poslovanje v času rneo prvo In drugo svetovno vojno Domnevati je mogoče, da so pričela uporabljati novi, kemb ra . ipravilni vpisnik ok-p la glavarstva na Štajerskem že pred letom 1! ¡i. N'_gova uperaba se jc po svetovni vojni Sirila tudi na b;všo Kranjcko. Prvič srečamo 'ak opraviln /pisnik pri Okrajnem glavarstvu Ljub-liana-okoiiua leta 1923. V si adu s Kilman- 34 Seriji konvohiliv Deiitne vlarfr v I jubljani, Arhiv Repntlike Stovcn: . IS Oit;nei :hi!fhes Stm Taichiv, Abteitung Allcemeinei Ver-wj'tungiirchiv, W:cn trna Ume t, Gndivo ju zgc dovinc SI "vmeev v Spi j in t n upravnem arhivu na Dun-ju, Aitlivi 111, SL 1 2,1 ubij m i 1980, sli. 13-17. - i»ta, Gradivo v fondu c.ki ri lini nega miimlrutv» na Dur^ju, Arhivi IV, it 1-2, Ljubljana 1981, ilr. 119-120. 42 Referati z zborovanja v Novi Uorici ARHIVI XVI 1993 seggovo relormo je že pr Narodn- vladi centralno organizirano pisarniško poslovat je zamenjalo poslovanje po pcerjemštv ih. Na splošno Da so prenehali uporabljati naiin odlaganja končanih zadev po snovi f ¿jema je Mariborska oblastna skupščina v letih 1927 ido, 1929).3(i Obvezna je postala uporaba kombiniranega opravilnega vpisnika (označuje se kot vložni zapiini1' po t. i. Kilmanseg^ovem sistemu) za vse splošne upravne oblasti (velika županstva, sreska poglavarstva, itd.) na podlagi mvonil vehcih županov ljubljanske in marborske oblasti z dne 31. decem ra 924. Pr\ ;mel le opravilne, drug' pa se temeline številke. Na kombiniranem opravlnem vpisniku je temel"'o tud pisarniško poslovanju, k ga je za vse splošne upravne oblast v banovini oreapLal Poskvnik kra'ievske bamke uprave dravske banovine z dne 24. deccmbra 1930 in ki je bil z manišimi spremembami enak Poslovniku Velikega župana ma borske oblasti, objavljenim leta 1927.17 Tako se na območju dravske banovine pr splošnih lipravnih oblasteh ni uporabljala oblika opravilnega vp sn.ka iz Poslovnika za obča uprav na obla^tva z dne 23. oktobra 1931, l ga je predpisal ministrski svet in je bil enak vp sniku, kakršen je bil v uporabi pied Kilmanseggovo reformo.™ Z letom 1931 so b- uvedeni s Poslovnikom kraljevske banske uprave komb-ninni opravi In vpisni! u s temeljno števil ko. Izgleaa, da se uporaba temeljne številke n obnesla; po večini so vpisovanje teh številk pri src s* h nacclstvih kmalu opustili ttr so pr njih leta 1933 -sploh vpeljali obrazce opravilnih vpisnikov le z eno vrsto številk (opravilnih). Pomemben sestavi., del pisarniškega poslo-vania, ki ie deloval na prijicipu opravilnega vpisrka, -e bilo abecedno kazslo. Nanj so morali polagal posebno pokornost ker j»" bil os-novri pripomoček za iskanje sp'sov. Zadeve so vpisovali po i mer h oseb, na katere se je spis nanašal, oziroma po stvnm aznaki.3^ Pii uradih z manjšim 5tevi"om spisov (npr. pr* oblinah) so uporabljali še nada e enostavni opra11 ilr vpisna in po njem t Ji odlagali spiye. Zato je Samouprava, glasilo Županske zveze v 36 Sploini pregled fondov Davnega irhiv 1-KS, itr. 71-76. -Poslovni red odilclbi Hi -atranje zarlr vc pokr ijirske uprave za Slovenijo v 1 .iublj aHi, 3.1. 192/ 37 Porlovnik Velikega župm a M: rihori ke oblasti, Maribor 1927. - Poilovnik kraljevske buiske uprave driv>kc bnovine, Lj jbljana l°30, lian ika uprav» dravike b»novr*c 1. ft. 2581/113, 24. 12. 1930. - Vla/tiru.i Kololi. Ban.sLj upravi Dravi kc banovine in njeno gradivo, Arhivi II, IL 1.2, Ljubljani l'J79, «ti. 42-43. IS Poslovnik za obča upravna ob I a jI v ,-Sfu?.hcnc nov in e ki aljevine Jugoslavije 1931, IL 270 JfXXV/, 595 • Sltilbcni liat kraljevske banske uprave Dravi-ke banovine 1931, HL 79 -i98 Da-uka uprava draveke banovine 1, 2581/103 z dne 24. 12. 1930 39 JožcŽontar , Kazvij lislemov, (tr. 141 144. pomanjkanju preapisov, ki bi bil: namer :ni izključno abčinskim ta]niicom, leta 1937 priporočala, da si zaenkrat pomagajo s Poslovnikom za obča upravna oblastva iz leta 1931, k; imel za ofnovo enosta/n oprai lin vpisnik, naslednje leto pr. objavila Navodila za obcinskc pisarniško poslovanja, ki nai b. temeljilo na enostavnem opravilnem vp.sniku, priporočali pa so upo abo t.i. stranskih opraviln.h vpisnikov, v katere so vpisovali po posameznih vrstah spise, ki so se pojavlja1' v večjem številu (npr. domovi iice, gradben." dovoljeni a, zapisniki o mrliških ogledih itd.).40 PlsarnlSko poslovanje v ča. u po drugi svetovni vojni e nadalje se ic obdržal p'i organih oblast sistem pisarniškega poslovanja iz predvojnega časa, potrebni pa so b novi predpisi. Raz:im Ijivo da je bilo na;bol problematično pcslo-vanjc pri krajevnih ljudskih odboru. V uvodu Navodil za administracijo in notranje poslovanie krajevi h ljudskih odborov je oddelek za zakonodajo in izgradnjo lidske oblasti pri predsedstvu vlade LRS leta 1946 ugotavljal, da je med tedanjim stanjem, kakršno je vladalo v ad-ministraci i večine krajevnih ljudskih odborov, in pa tisum, kakršnega so določala tedij objavljena navodila, velika razln a, ki ;e ni mogoče i travnati.11 Dotedanja pri „jiivnost adm nistra-c je tis. marsik je ne bi ustrezala nitd najosnovnejšim zahtevam solidnega poslovanja. Navo d a so predpisala, da mora ) krajevni ljudsk odbori voditi glavr.. opra\Jn. vpisnik (z.m' uporabliijo izraz delovodnik, ki je od tega časa postal splošen izraz za opravilni vpisnik), besedica "glavni" pa je pomenila skupen vpisnik za vse poslovanja 1 udskega odbora, kar so sploh šte kot osnovni pogoi za urejeno poslovanje (z i;jemo zaupnih spisov). Opravilne vpisnike so lahko voc na enostaven al kombiniran način (ta dva i: ;raza srečamo prav tako sedaj prvič v nekem predpisu). Tud- p>i enostavnem opravilnim "pisniku p-1 so morali zlagati pranja v ist■ zadeli k so sicer imela različne opravilne (navodilo uporabljp izraz delovo&ne) štev Ikc, 40 Samouprav* 1,1930, itr. 154 Samoup. jiva, gl lilu Županske y.\c'c 1937, itr. 42.- A J., Občin iko pirarn'lkc. po.ilovanje, ■iamjuprav-, glajilo Ž-i- j ike zveze 1938, rtr. 12-14, 30-34, 4S-47, B3-K7. 110-112, 159-162. 41 Niivodilo za ,vtr iln'itracijo in notranje poilovanje krajevnih Ijud.ikil odborov, Idilelek za zakono.lajo in izgradnjo ljudske obluti pri pred cdstvu vlade I.RS, l.jubljan." I "46. - Pred ■sdstvo vlade LRSf oddelke za zakon idajc in izgradnjo ljudske oblasti, U. III-13"J/4 z dni 11. 12. 1946 Anton Kiij-lek, Administracija k ijevnih I ju- krh odborov, Ljudiki prav lik 11, 1947, lt. I -2, str. 22-32- loi.e Žonlar, Arhivi utrErn«kih ljudjkih odbfrov v 1,R Sloveniji, Arhivint IX, 1960, zv. 1, str. 3R. ARHIVI XVI 1993 Referan z zborovama v Tsovi Gorici 43 skupaj pod eno številko po vrstnem reau niiuo-vega nastanka. Z navodilom za administrativno poslovanj okrajnih (mestnih) izvrSilnih odborov z ane 31. decembra 1947 je oddelek za rrakonodijo n organizacijo državne uprave Ldal podoben prer1 pis tndi za omenjene ljudske odi,orc.4i Po načelu enotne administracije so bile poleg gla"nega do-voljeni posebni opraviln. vpisniki le on perso-nalnem referentu, v finančnem odseku, pri odsekih mestnega izvršilneigS adboia Ljubljane, sa-mostojnili ppdjgtjih aziroma direkcijah ter usta-novah okrajnih izvršilnih odborov, ki so ineii ločeno, lastno admn ii,tracijo. Isto je veljalo za zaupno pošto. O uporabi kombiniranega ali enostavnega opravilnega vpisnika je odločal tajniK izvršilnega odbora, vendar so moral, paz n, da so pisanj", dosledno združeval *ia podlag1, istega ali sorodnega predmeta pod isto Številko, pri kombiniranem opravilnem vpisniku na podlagi temeljne, p p enostavnem opi.ivjr. 'pikniku pa po zadnji opra/ifni Štev: Iki. Kadi so / zadevah nenačelnega pomena pi čakovali večje Število pisanj o istem predmetu (razni ajpjj polrdiln itd.), so uporabljali spisovne se name. Kazalo h glavnemu dolovodniJai so vi/din v v& zani kniigi oziroma v polali na podlagi apecode, lahko na tudi v obliki kartoteke, o ¿cmer i prav taKo odločal tajnik izvršilnega odbora. Kot ko riiiten pripomoček k delovodn' :u so priporočali uporabo kazala tujih opravilni Številk. Vled pomožne evidence so soi le dostavne kirige posameznih odsekov, v odse'cih pa razvidniki spisov. Neurejeno pisarniško posloval"' po vsej d -žavi je b lo povod za objavo navodila o uvedbi enotnega delovodnika za splosno administracijo, ki ga e predpisal Komite za zakon oda o in izgradnjo ljudske oblasl pri vladi FLRJ 24. januarja 1950 in ki je b namenjen vsem oblastem, ustanovam in podjetjem, Vi so za vodenje splošne administracije uporabljal opravilni vpisnik.43 Po svoji oblik' bil to kombininni opravilni vpisnik, ki pa se je nekoliko razlikoval od prej obravnava h vpisnikov. Svet vlade LRS za zakonodaje in izgradnjo ljudske oblasti je sprva predvidel oi' avo svoiega poslovnika 7a pisarniško poslovane v državnih arad.. .i ustanovah, nato pa se je zadovol il z obj; vrste navodil o prsarniskem poslovanju v Ljudski upravi (1950, 1951).4* 42 Navodilo m admin. »trativno po j!o vanje okrajni! f, mestni h) izvršilnih odborov, Picdredntvo vlade LRS, Odrfelek za 7Jkc-.lodajij in organizacij o dr?. ivne uprave, U. 111-109^/3* Al 7. dnr 31. 12. 1947. 4.1 Navodilc o uvedb' crotncf^a d 110 vodnika za sploino nd mini rt n>ciio, Uradni lintFI KJ, il. 5/10 44 11. T, Z? enotno pr-amiSko ponlovanje, I.judskr uprava 111, 1950.it. 11, str. 4i&-471; JI. 12, str. 524-525. 11. T. M(arija) !.(ul:k), Šc n kaj o pisamiikem poslovanju, 1 .jud 11 Vi upravi IV, 1951, iL I, atr. 3819; it. 4, ilr. 1PS-192; SI. i, str. 271- Ob ustanovuvi občin leía 1952 je Državni sekretariat za pioračun in državno administracijo LRS določil občinskim ijidskiirrodbo-rom, da uporabljajo za vsa navadna pisanja samo en, i it sicer kombn.irani apraviln vpisnik s temeljno številko, naslednje leto pa je údal Še Začasna navodila za pisarniško pošlo/anic ljudskih odbciov. k mimo omenjenega n =o prinesla nekih bistvenejših dopolnitev v pisarniškem poslovanju. Vzrok, da so uvedi temeljno številko, le bil v tem, ker so pri Državnem sekretariatu za abčo upravo in proračun ugotavljali, da manjka v arhivih udskili odborov pravzaprav vsaka druga opravilna številka. Uslužbenci so se s cer izgovarjali, da e to posledica prenosov Številk, ne pa nereda pri poslovanju. Dir bi to odpravili, so se odloči'i za sistem temeljnih Štc Ik, ki tecejc tekoče po vrsti in ki omogočajo preverjanje al. so v arhivu vsi spisi.43 Zarad: obsežnega poslovanja so dovolili naj rej Mestnemu ljudskemu odboni Ljub lj a ti a (leta 19ei4). nasledi je leto pa še mestnima ljudskima odboroma Celje in M lribor, da vodijo opravilne vpisnike in odlagajo spise ločeno po ta niSt< h (tajništvo ljudskega odbora, tajništvo za gospodarstvo, za prorveto in ktilturo, za socialno pol 'iko in zdravstveno varstvo ter za komunalne in stanovanjske zadeve). Uporaba izra za "zaeasnr na vodi'a za pisarniško poslovanje" v pi iročn:ku iz leta 1953 pa daje vedeti, da s nastop 'o spoznanje c potrebni spremembi sistem?. ki so ga prevzeli i? predvoinega ča^a (njegova korenine pa segajo še v avstri ski čas j red prvo svetovno vojno). Za sklep Se nek y pojasnil o terminologiji, uporiiû,;er. v tem prispe vjcu. Ker je treba razlikovati - kot srno vidf - pisanje (Schriftstiick) id kompozicij,' pisanj (Akt. to je spis), kar je sprvapredstavljalo prejeto ir odpusiano pisanje, kasnee pa vsa pisar, i v zadev in ker pod besedo dop.s ni mogoče razumeti npr. odločbe, pogodbe, zapon ka 'pc!, je bilo treba ostati pri Izrazu, ki zven morda nekoliko starinsko, vendar boij urtreznega izraza nimamo na voljo. Beseda dokument je zelo širok pojem in se v obravnavanem času v pisarniškem poslovanju ni uporabljala. 274; It. 6, j U. 332 334. Pisarmlko po «lov in je, Ljudski upmva IV, 1951, it. K-9, atr. 457-472. 45 Zaiasna navodila za pirarnilko pc ilovnnje [juii* h h odborov, Dri^vni sekretariat za pro1 iun n diiavno dminislrs LPS, L^ubljan i 1953 France Knvif, Kombinirani detovort-nik, Ljudrlia uprava IV, 1953, IL 1-2, atr. 88.91. - Zipisnik konference 1likov okj.-:nil in mestni h ljudskih o riba rt. v ter v ■ ikov Ijutiiklli odborov mestnih obiin j posebnimi pravicami, 2ft. 12. 1954. - Jo}.', Žnnlar, ArUvi o1i£i"skib ljudskih odbrtov, str. 38 39. 44 Referati z zborovanja v Novi tionci. ARHIVI XVI 1993 Za to, kar danes razumemo pod delovod-nikom, smo uporabili izraz opra 'ilni vpisnik, ki je hil na splošno uvel avl'en pred drugo sve-tovno voino v predpisih in strokovr1 'teraturi, p- avlja pa se od 18. stoletia dalje. Leta 1946 vpeljali ;ermin delovodnik ima gotovo svoj: Itoi -nine v ruski besedi "delovodstvo", kar po meni pripravo in odpravo uradi h pihanj ?nd tem časom beseda delovodn k p i na» ni b a znana in je tudi Slovenski pravopi iz lel i 1950 ne navaja. Od opravilnega vpi^niKa 'ivira tud opravilna številka, izraz, ki ga po7na,o Še Z^£asna navodila iz leta 1953, norma]» pa je v uporabi pri poslovanju i. spisi na sodiščih. ZUSAMMENFASSUNG Die Entwicklung der Schriftgut Verwaltung bcL der! vei wallungibchordcn Iii* zur Reform der kanzleigcs-chäfl-sfülirun^ im Jahre 1956 JO'/M fcONTAR Der Beitrag behandelt die ältesten Systeme dei ehro-n(il(i£.sclicn Se'irift^ulsrriun, d'e Einführung der Rcgis-tnuurplan^, Joseph in ische Reform der Kanzlcigesehaft stührung, dir; Einiühntng ('er Grundzahl im Geschäft ¡Protokoll, die Einführung des kornbiniertm Geschäft >Protokolls (KieLnuui'cfi'js Reform), die Kanzleiges eliäfUiuhnini; in der Zeit zwi'.chen dern ;rsten und zwe. ten Weltkrieg und in der 7j lI nach dem zweite Weltkrieg J3cr Beitrag bezi;ht rieh auf dir Entwicklung der Systeme in Ustcrrci-Ji und na^li dem Juhic 1318 in Jugoslawien m bei linderer Rü ;ksiclit uuf die Gcs ehaftsluhrun« der Kaiizleien im Cicbiet Sloweniens. Bi;;trski rokopis, Liber de Civitatc Dei saneti Augustini episeopi 1347 NUK Ms 2, ' >1. 2' in 3