Peter Pavel KLASINC*
* Znanstveni in arhivski svetnik, direktor Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst in Maribor. Scientific and archival councillor, director of the International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor
Safety and Security in Archives: Many Questions, and Even More Answers
KLASINC, Peter Pavel, Safety and Security in Archives: Many Questions, and Even More Answers. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 53-74.
Original in English, Italian and Slovenian
KLASINC, Peter Pavel, Sicurezza e pro-tezione negli archivi: molte domande, piu risposte. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 53-74.
KLASINC, Peter Pavel, Varnost in varovanje v arhivih. Veliko vprašanj, še več odgovorov. Atlanti, Zv. 18, Trst 2008, str. 53-74.
Ensuring safety and security of archives is a practice old as the knowledge of the importance of retention and protection of archival records. In the archival history many examples are known, where special areas were set up for storing archival records, e.g. the pottery plates of the Egyptian Pharaoh Amenophis in Tel-el-Amarna from 1350 BC. Also well known are the Qumran manuscripts found in the Qumran caves (Israel). The manuscripts were written on parchment and placed in covered pottery jars. It is a well known fact that exceptional care was devoted to archival records in the Greek and Roman Empire (arheion/archivum) and in the Middle Ages, where special rooms in feudal buildings were established for keeping archival records.
Picture 1: Iron doors to the archival area
Since the beginning of modern times we speak of purpose buildings for the retention of archival records. Most common today are independent archives or parts of buildings. In all cases the safety and security of archival records as part of cultural heritage is ensured.
To start with, I would like to mention two definitions, which we use when researching the procedures and methods of ensuring safety and security in archives.
With the English word safety we define all known key-issues of safety, e.g. road safety, collective safety (in archives), personal safety (in archives), data safety (in archives), safety systems (in archives), etc.
With the English word security we define all known key-issues of security (in archives); e.g. health security, accident security, and security and protection in the broader meaning of the word (also in archives).
Archival theory and practice does not differ between safety and security. In the IIAS classification several chapters speak about solving technical problems in the archives. In Chapter 2.2. »environmental protection« is defined as:
2.2.1.	environmental protection in general,
2.2.2.	protection against dust pollution,
2.2.3.	protection against microorganisms, insects and rodents,
2.2.4.	flood protection,
2.2.5.	sun and light protection,
2.2.6.	all other safety and security in the framework of environmental protection and beyond.
Protection can in many fields be linked to safety and security in archives.
In the definition of buildings and constructions (2.5.) and retention of archival records (3.1.) the IIAS classification does not offer any direct links to safety and security, despite the fact that many definitions are strongly linked (e.g.; 2.5.3. reconstruction - where it needs to be taken care of safety and security of archival records during reconstruction works).
The IIAS classification refers to safety and security also in Chapter 3.4., where »safety equipment« is mentioned;
3.4.1.	safety equipment in general,
3.4.2.	control of microclimatic conditions,
3.4.3.	protection against fire,
3.4.4.	protection against burglary,
3.4.5.	safety at transport systems,
3.4.6.	safety at electric devices,
3.4.7.	safety during EDP (electronic data processing) = digital archiving, data processing and access to data,
3.4.8.	safety in general in relation with equipment and safety conditions in archives.
I would like to underline that according to the IIAS classification it is possible to define safety and security in many ways, for example, equipment in archival storage areas (3.5.), equipment of
Pictures 2: Ruined facade
Pictures 3: A plastic owl
archival records (3.6.) or standards (9.), which define conditions for particular procedures and elements of safety and security.
Also expert literature and bibliography (IIAS classification, 8.) deal with safety and security, for example:
safety in general,
safe use of safety systems (anti-burglary, anti-fire, anti-sabotage), use of multifunctional warning devices configured to alert when the relative humidity in archival storage area decreases or increases,
safety systems (general and other), safety microfilming and scanning, security in archives in general, security of archives as buildings, security of archival records, data security from archival records, ensuring safety of archival records, data safety of archival records, data safety from archival records, CCTV,
protection of archives during war, technical procedures for records security,
protection and safe use of archival records (microfilming and scanning).
Expert literature also describes relations between safety and protection. In fact these are two different procedures, according to some archival acts also differently defined. While protection is a onetime process = microfilming, is security a long-lasting process of ar-chiva^ records' retention. Retention is defined in many archival acts and describes the very basic role of an archive. Security includes:
-	record protection,
-	data and information protection in a record,
-	protection of new information carriers (currently a hot topic in ^urope),
-	safety filming of particular records,
-	protection of confidential, secret, and top-secret records (rarely in an archive),
-	taking out an insurance in an insurance company,
-	staff health,
-	safety against abuse and use of works of archivists.
Two interesting examples of safety are:
Protection against birds that eat the facade of archives. Birds can only be scared away, if a plastic owl is mounted on the facade.
Picture 4: Modern archival building
In modern glass buildings particular safety and security issues are neglected.
Some open questions about safety and security in archives can be answered by expert literature and practical experience. Some of the conclusions are:
Safety in general includes measures, which, unfortunately, are not implemented on the same level.
Special attention regarding safety all archives pay to reading rooms (special areas for the use of archival records). Some years ago our colleague Ken Hall gave a lecture on this and presented the experience in Great Britain. He underlined that safety measures in reading rooms are of vital importance (though not very popular), because the number of users of archival records is increasing from day to day.
An issue is how to ensure »installation of safety material which provides lower safety« for anti-burglary and anti-fire equipment, mainly a safe, where particular important archival records are kept.
One of the elementary issues of archival security are microfilming and scanning. We have to call attention to the microfilming at the creators of archival and documentary records, which is lately been intensively substituted by scanning. It is not only the protection and safety of particularly important archival records of creators (companies, institutions, ministries, etc.), this procedure is carried out for all (documentary) records. Important is the applicability/accessibility of scanned records after years. This is not a problem in microfilming. In digitalization and scanning of records the procedures are very complicated, and often beyond our archival theory and practice. When archival records are submitted to an archive on a microfilm, they are immediately usable with relatively simple equipment (microreaders and microreaders/printers), while records in digital form can pose a problem with accessibility of data recorded
Picture 5: Modern archival building
Picture 6: Modern archival building
years ago on different media with a different equipment. Microfilming is actually an excellent procedure. We use it for already hundred years and it has become a medium, which provides undoubtedly safe and secure archival records, while we do not have the same experience with digital records. Microfilming is performed:
a)	to ensure the safety of archival records (Let me remind you of our colleague and long-year IIAS member Martin Modrušan, MA, and his research work from the 80-ies »Safety microfilming in archives with special attention on the archives in Croatia« (the book was released in a special edition of Modern Archives in cooperation with the Regional Archives Maribor and the Croatian State Archives from Zagreb),
b)	to use archival records in reading rooms, and
c)	because with easier »copying« with new technologies scanned microfilmed records can be sent via internet to the users.
One of the common approaches to ensuring safety and security in archives is the use of adequate fire protection equipment, e.g. fireproof cabinets, where records can be safely stored (for a certain period of time). In these cabinets especially important records are stored in archives, banks, ministries, insurance companies, etc. For more information on this equipment contact the producers. Metal shelves, metal doors, fire extinguishers, fire alarm systems, etc. are also used.
It is important to draw attention to the safety and security of archival records at private holders. Fact is that private collections
hold a lot of important records, but safety and security are not ensured.
Safety issues are defined in many legal documents. Here I would like to draw attention to safety and security of archival records during reconstruction works in archives, when safety and security are of extreme importance. Fire fighting associations do not see archives as objects »at risk«, unless they are located in buildings in very bad conditions with high risk of fire.
Safety systems have a broader meaning. According to Prof. Andrej Polajnar, Ph.D., from the University in Maribor, ensuring safe safety and security in archives is »a spiritual philosophical thinking of finding optimal solutions on one side and a scientific research work in the segment of mechanical and technical protection of archival records on the other side«.
The safety of archival and documentary records in archives and archival services at creators is a topic of many questions.
The regulations on safety and security are not just to be found in the archival legislation, but also in other laws and standards.
Safety and security of archival records is most often defined in archival laws and executive acts, as well as in definitions and explanations of particular articles and standards. Some are well, some are badly defined.
In 2006 in Slovenia (Official Gazette, No. 30/2006) a new archival law came into force, namely the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act - ZVDAGA with the Decree on documentary and archival material custody (Official Gazette, No. 86/2006). The ZVDAGA defines the elements of safety and retention of documentary and archival records in physical or digital form. The Act also stipulates the registration and accreditation of equipment and services of digital preservation. However, the Act does not give any detailed instructions on safety. Chapters, which deal with material safety of archival and documentary records, stipulate certain conditions for the adequacy of rooms and equipment, and for measures of archival records' protection against: 1. theft, 2. burglary, 3. overuse, 4. dust, 5. fire, 6. water, 7. improper temperature, 8. dust, 9. UV rays, and 10. harmful biological, chemical and physical effects. Articles 39 to 54 deal with 1. general questions of material safety, 2. preservation of archival records in storage areas, 3. storage areas, 4. equipment in storage areas, 5. protective measures for records in storage areas, 6. prohibition of use of fire and inflammable substances, 7. preparations for long-term preservation, 8. preservation, and 9. organization and use of archival records. Guidelines are also given for the equipment for the protection of film, photography, magnetic tape, discs, floppy discs, and optic discs. It is furthermore specially noted that for preserving these archival records articles are to be applied, which apply for classical archival records. When preserving classified data provisions and regulations on retaining classified data apply. Some articles also define the protection and security of archival records during transport, protection of damaged archival records, protection of records for research purposes, safety microfilming and instructions for material safety.
We speak of safety and security in archives also when providing video surveillance. We differ between:
- video surveillance of buildings, video surveillance in case of damaging the building, - video surveillance of people in reading rooms.
Regarding video surveillance in Europe, there is a hot debate on the protection of personal data and the misuse of video surveillance for the purposes of mobbing.
CONCLUSION
Beside everything already mentioned regarding safety and security I would like to address some other questions related to this topic.
One is the protection of archival records in war. Our colleagues from ex-Yugoslavia often reported on this topic.
Another topic is the protection of archival records during copying, microfilming or scanning. Problems occur in those archives, which do not poses own equipment for microfilming, so that copying must be outsourced, whereby personal control must be assured. Archival records need to be protected also when they are needed for particular administrative procedures, e.g. when original archival records must be submitted to courts and therefore adequately technically protected (conservation, restoration, back-up microfilming or scanning, contract conclusion, etc.).
The relation between safety and protection is also very important. How to define it? Protection of records does not also mean safety of records. Data protection does not imply data safety, and protection of new information carriers does not imply their safety, as well as protection of recording records does not include the same safety procedures.
The archives and archival services do not have any influence on the safety of confidential, highly confidential and classified information. Often they are powerless, when safety is in the hands of the creators.
Another topic is the relation of insurance companies and agents regarding the insurance and safety assessment of archival records.
Staff health is rarely a subject under discussion. Few documents report on medical problems of archivists caused by sitting position, PC screen radiation, bad air, dust, microorganisms, chemicals, etc. -in general and especially in reading rooms.
And lastly, I would like to stress the question of how to protect the "work of the mind" of the archivists, who prepare qualitative lists and other tools on archival records, but are rarely cited by the users and researchers.
The safety and security in archives is so complex that the experience and information presented by the lecturers from around the world will be an ideal opportunity to find answers in the contributions of ATLANTI 2008 and to broaden our horizons.
Sicurezza e protezione negli archivi: molte domande, piu risposte
Garantire la sicurezza e la protezione degli archivi e una pra-tica antica quanto e antico il bisogno di conservare e proteggere il materiale archivistico. Dalla storia dell'archivistica potremmo elen-care una serie di esempi in cui la protezione degli archivi era garantita dalla conservazione in spazi particolari, come per esempio gli archivi (tavolette di argilla) del faraone Amenofis a Tel el Amarni in Egitto, risalenti all'incirca al 1350 a.C., o il caso ancora piu noto degli archivi (su pergamena) conservati nelle giare sistemate in grotte inaccessibili in Israele, conosciuti come i manoscritti di Qu-mran. Non e necessario spiegare quanto siano stati importanti gli archivi al tempo degli antichi greci, e piu tardi dei romani (arheion o archivum) o nel Medioevo, quando l'architettura degli edifici feudali gia conosceva uno spazio particolare per la conservazione degli archivi.
A cavallo fra il Medioevo e l'era moderna si parla gia di edifici costruiti appositamente per la conservazione degli archivi. Oggi in tutto il mondo si sono affermate costruzioni indipendenti o parti di edifici dedicate esclusivamente agli archivi (che a volte occu-pano soltanto determinate sale). In tutti i casi vengono garantite la sicurezza e la protezione del materiale archivistico e del retaggio culturale.
Per cominciare vorrei descrivere due definizioni, usate quando si studiano i processi e i metodi per garantire la sicurezza e la prote-zione degli archivi.
Con la parola inglese safety intendiamo gli elementi base della sicurezza a tutti conosciuta, come per esempio la sicurezza in strada, la sicurezza collettiva, la sicurezza personale, la sicurezza dei dati, i sistemi di sicurezza (negli archivi), ecc.
La parola inglese security indica invece la protezione, che viene intesa anche come tutela, come per esempio la tutela della salute, la tutela in caso di incidenti (entrambi negli archivi), la protezione e la tutela nel piu ampio significato della parola (anche negli archivi).
Nella teoria e nella pratica archivistica non esiste la distinzione fra sicurezza e protezione. Nella classificazione dell'Istituto Interna-zionale di Scienze Archivistiche alcuni capitoli trattano proprio la questione della soluzione dei problemi tecnici negli archivi. Il capito-lo 2.2. menziona la "tutela dell'ambiente":
2.2.1.	tutela dell'ambiente in generale,
2.2.2.	protezione contro l'inquinamento da polvere,
2.2.3.	protezione contro i micro-organismi, gli insetti e i rodi-tori,
2.2.4.	protezione in caso di allagamenti,
2.2.5.	protezione dal sole e dalla luce,
2.2.6.	tutte le rimanenti tutele e protezioni nell'ambito della tutela dell'ambiente e nel senso piu ampio.
Fig. 1: Porta di accesso in archivio costruita in ferro
Non serve sottolineare il fatto che in numerosi casi la sicurezza, la protezione e la tutela negli archivi possono essere strettamente correlate.
Nella classificazione IISA per la definizione degli edifici e delle costruzioni (2.5.) e per la conservazione del materiale (3.1.) non ci sono legami diretti con la sicurezza e la protezione, nonostante molte definizioni che trattano la questione siano correlate fra di loro (per esempio 2.5.3. manutenzione - quando si deve garantire la sicurezza e la protezione del materiale archivistico che si trova nell'edificio durante i lavori di manutenzione).
Nella classificazione IISA la sicurezza e la protezione vengono trattate anche nel capitolo 3.4., in cui si menziona anche "l'equipag-giamento di sicurezza", ovvero;
3.4.1.	l'equipaggiamento di sicurezza in generale,
3.4.2.	il controllo delle condizioni microclimatiche,
3.4.3.	la sicurezza in caso di incendio,
3.4.4.	la protezione in caso di furto,
3.4.5.	la sicurezza nei sistemi di trasporto,
3.4.6.	la sicurezza dei sistemi elettrici,
3.4.7.	la protezione durante l'EDP (electronic data processing) = archiviazione digitale, elaborazione e accesso ai dati,
3.4.8.	la protezione in generale riguardo all'equipaggiamento e le condizioni di sicurezza negli archivi.
Dobbiamo sottolineare il fatto che nella classificazione IISA e possibile trovare molte definizioni di sicurezza e protezione, come nell'esempio dell'equipaggiamento nei magazzini degli archivi (3.5.), dell'equipaggiamento del materiale di archivio (3.6.) oppure della descrizione degli standard (9.) che definiscono le condizioni per l'at-tuazione dei processi piu adatti, e sono quindi elencati anche gli elementi di protezione speciale ed esecuzione della tutela.
Anche nell'analisi dei singoli articoli nella letteratura e nella bibliografia scientifica (classificazione IISA, 8), possiamo trovare l'ar-gomento della sicurezza e della protezione negli archivi, in particola-re:
la sicurezza in generale,
l'utilizzo sicuro dei sistemi antifurto, antincendio e antisabotag-gio,
l'utilizzo degli allarmi che percepiscono l'aumento o la diminu-
zione dell'umidita relativa nei magazzini degli archivi, i sistemi di sicurezza (generali e altri), i microfilm e gli scanning di sicurezza, la sicurezza negli archivi in generale, la protezione degli edifici adibiti ad archivio, la protezione del materiale di archivio, la protezione dei dati del materiale di archivio, garantire la sicurezza del materiale di archivio, a sicurezza dei dati nel materiale di archivio, a sicurezza dei dati ricavati dal materiale di archivio, il monitoraggio video, la protezione degli archivi in caso di guerra, i procedimenti tecnici per la protezione del materiale, la protezione e l'utilizzo sicuro del materiale di archivio (micro-
film e scanning).
Nella letteratura specialistica troviamo dei testi che definisco-no la questione della relazione (rapporto) fra la tutela e la protezione. Si tratta infatti di due concetti diversi che vengono definiti e descrit-ti i modi diversi da alcune leggi archiviali. Naturalmente, la differen-za fra protezione (di solito si tratta di un'azione singola = microfilm di sicurezza) e la tutela (un processo a lungo termine di conservazione del materiale di archivio) viene definita da leggi speciali e determina la funzione di base per il funzionamento di ogni archivio. Questa protezione include:
-	la protezione del materiale,
-	la protezione dei dati e delle informazioni contenute nel materiale,
-	la protezione dei nuovi portatori di informazione (un tema at-tuale in Europa),
-	le riprese sicure di materiale speciale,
-	la protezione del materiale riservato, segreto e TOP secret (ra-ramente in archivio),
-	l'assicurazione presso le agenzie competenti,
-	l'assicurazione sanitaria dei dipendenti,
-	la tutela contro lo sfruttamento e l'uso improprio del lavoro d'autore degli archivisti.
Vorrei descrivere due esempi riguardo alla sicurezza:
Per proteggere le facciate degli archivi dagli uccelli (garantendo quindi la sicurezza) suggeriamo di fissare sulla facciata un gufo di plastica.
Fig. 2: facciata danneggiata
Per quanto riguarda le costruzioni moderne, in vetro, in alcuni segmenti vengono spesso trascurate alcune questioni riguardo alla sicurezza e alla protezione.
In base alla letteratura specialistica e alle esperienze pratiche, possiamo trovare risposta ad alcune questioni sulla sicurezza e la pro-tezione degli archivi sulla base delle seguenti considerazioni e punti di vista:
La sicurezza in generale comprende tutti gli interventi che pero vengono eseguiti in modi diversi, al punto da dedicare piu attenzione
Fig. 3: gufo in plastica
Fig. 4: archivi moderni
Fig 6: archivi moderni
Fig 5: archivi moderni
ad alcuni elementi che ad altri.
Quasi tutti gli archivi pongono la massima at-tenzione sulla sicurezza delle sale di lettura (spazi ap-positi per l'utilizzo del materiale di archivio). La que-stione fu affrontata qualche anno addietro da Ken Hall che descrisse le esperienze della Gran Bretagna. Partiva dalla considerazione che gli interventi (anche se non molto popolari) per la sicurezza nelle sale di lettura fossero assolutamente necessari, in quanto il numero degli utenti del materiale di archivio e in co-stante crescita.
Fra le questioni generali di sicurezza si pone il problema di come si puo garantire "l'installazione di materiale di sicurezza ai livelli piü bassi" per l'equi-paggiamento antifurto e antincendio, soprattutto per le sezioni in cui viene conservato il materiale di archi-vio di particolare importanza.
Nel campo della sicurezza negli archivi i microfilm e lo scanning meritano un capitolo a parte. Vor-remmo attirare l'attenzione dei produttori di materiale archivistico e documentario sul sistema di copiatura su microfilm che negli ultimi tempi e stato progressivamente sostituito dallo scanning. In questo caso non si tratta sempre di sicurezza e protezione dei produttori (aziende, enti, ministeri, ecc.) di materiale
archivistico di particolare importanza, bensi il procedimento viene mutuato per tutto il materiale (di documentazione). In questo caso si pone la questione dell'uso (accessibilita) del materiale scannerizzato dopo un certo lasso di tempo (qualche anno). Queste difficolta non si presentano nei microfilm. Nella digitalizzazione e nella scanneriz-zazione del materiale le soluzioni vengono proposte da procedimenti troppo complessi che spesso esulano dalla prassi e dalla teoria archi-vistica. Per la consegna del materiale di archivio su microfilm all'ar-chivio competente si possono utilizzare strumenti abbastanza ele-mentari (lettori di microfilm e lettori/stampanti), mentre per il materiale in forma digitale si pone il problema dell'accessibilita (frui-zione) delle informazioni inserite in passato su vari media e con diverse tecnologie informatiche. Il microfilm e un procedimento che viene valutato positivamente nella teoria e nella pratica archivistica, in quanto in questo caso abbiamo alle spalle una esperienza plurise-colare. Il microfilm si e imposto come media con cui si svolgono i processi di messa in sicurezza e protezione del materiale di archivio, mentre non abbiamo esperienze di questo genere con gli archivi digi-tali. Il microfilm si e quindi imposto nel campo della sicurezza e della protezione del materiale archivistico. Il microfilm viene utiliz-zato:
a)	Per garantire la sicurezza del materiale di archivio - permette-temi di ricordare gli sforzi per garantire la sicurezza dei microfilm del nostro collega e membro dell'Istituto, il professor Martin Modrušan e le sue ricerche svolte negli anni '80 '"Sicurezza dei microfilm negli archivi con particolare attenzione sugli archivi della Croazid' (il libro fu pubblicato in una raccolta speciale degli Archivi Moderni in collaborazione con l'Archi-vio Regionale di Maribor e l'Archivio della Repubblica Croata di Zagabria),
b)	per l'utilizzo del materiale di archivio nelle sale di lettura,
c)	a causa di un piu facile processo di "copiatura" il materiale su microfilm puo essere scannerizzato e mandato agli utenti via internet.
Uno degli approcci piu comuni nel garantire la sicurezza e la protezione degli archivi e l'utilizzo di un adeguato equipaggiamento antincendio, come per esempio armadi speciali che consentono una conservazione sicura (per un certo periodo di tempo) in caso di in-cendio. In questi armadi si puo conservare il materiale di particolare importanza degli archivi, della banche, dei ministeri, delle compa-gnie assicurative, ecc. I produttori di tali accessori sapranno fornirvi ulteriori informazioni a riguardo. Dell'equipaggiamento antincendio generale fa parte anche la strumentazione utilizzata negli archivi per proteggere il materiale dagli incendi (scaffali in metallo, porte in me-tallo, strumenti di spegnimento del fuoco e allarmi, ecc.).
Nel campo della sicurezza e della protezione del materiale di archivio dobbiamo anche segnalare la protezione del materiale di ar-chivio conservato da soggetti privati. E noto che le collezioni private conservano moltissimo materiale prezioso, ma in pratica la sicurezza e la protezione di tale materiale non viene garantita.
Le questioni sulla scurezza negli archivi sono definite in nume-rose norme e clausole di legge e l'analisi di questi testi ci offre diverse risposte interessanti. Va ricordata la necessita di garantire la sicurezza
e la protezione del materiale di archivio durante i lavori di manuten-zione negli archivi, un intervento che in molti casi e di vitale impor-tanza. In pratica i lavori di ristrutturazione comportano molte diffi-colta (cosa c'e di peggio degli operai in un archivio?). Va detto anche che da parte dei servizi dei vigili del fuoco gli archivi non vengono catalogati come strutture "a rischio", tranne nel caso in cui si trovino in edifici non conformi, in cui il livello di rischio di incendi naturalmente aumenta. Questo caso si verifica molto spesso in caso di ri-strutturazioni.
In teoria i sistemi di sicurezza sono un concetto piü ampio. Secondo le parole del professore universitario dott. Andrei Polajnar dell'Universita di Maribor, l'esecuzione dei sistemi di sicurezza e protezione degli archivi "e una riflessione spirituale e filosofica sulla ri-cerca delle soluzioni ottimali da una parte e un lavoro scientifico e di ricerca dei segmenti di protezione meccanica e tecnica del materiale di archivio dall'altra".
In generale per i produttori la sicurezza del materiale di archi-vio e di documentazione negli archivi e nei servizi archivistici e un tema che comprende una serie di domande e offre una serie di rispo-ste.
Le norme riguardo alla sicurezza e la protezione degli archivi non vanno cercate soltanto nella legislatura archivistica, ma anche in molte altre leggi e standard.
Spesso noi archivisti ci imbattiamo nella sicurezza e nella pro-tezione del materiale di archivio nelle leggi archivistiche, nei sottoco-dici legislativi, nelle definizioni e nelle spiegazioni dei singoli articoli oppure nella lista degli standard che in alcune legislazioni archivisti-che sono ben definiti, in altre sono piü carenti.
Nel 2006 in Slovenia (G.U. n. 30/2006) fu approvata la legge sugli archivi che conteneva la parola sicurezza addirittura nel titolo. Si tratta della Legge sulla sicurezza del materiale di archivio e di do-cumentazione e sulla sicurezza degli archivi (in sloveno viene abbre-viato con ZVDAGA). Al contempo fu approvato anche il Decreto sulla sicurezza del materiale di archivio e di documentazione (G.U. n. 86/2006) che definisce gli elementi di sicurezza e conservazione del materiale di archivio e di documentazione in formato fisico o digitale. Nella protezione del materiale di archivio e di documenta-zione si pone particolare attenzione sulla registrazione e sull'omolo-gazione dell'equipaggiamento e dei servizi per la conservazione digitale. Gli articoli che si riferiscono alla sicurezza non contengono istruzioni particolari. Nei capitoli sulla protezione concreta del materiale di archivio e di documentazione vengono definite determinate condizioni per l'adeguatezza degli spazi e dell'equipaggiamento. Si definiscono anche gli interventi di protezione del materiale archivi-stico in caso di 1. furto, 2. scasso, 3. usura, 4. polvere, 5. incendio, 6. allagamento, 7. temperatura impropria, 8. umidita, 9. raggi ultravio-letti e 10. altri effetti dannosi biologici, chimici e fisici. Gli articoli 30 - 54 definiscono 1. le questioni generali sulla protezione concreta, 2. la conservazione del materiale archivistico nei magazzini, 3. i magaz-zini stessi, 4. l'equipaggiamento nei magazzini degli archivi, 5. gli interventi per la protezione del materiale nei magazzini degli archivi, 6. il divieto di utilizzo del fuoco e di sostanze combustibili e infiam-
mabili, 7. la predisposizione ad una conservazione duratura, 8. la conservazione e 9. la sistemazione e l'utilizzo del materiale di archi-vio. Alla fine vengono aggiunte alcune linee guida riguardo all'equi-paggiamento per la protezione dei portatori di supporti, quali i film, la fotografia, i nastri audio, i dischi in vinile, i dischetti, i dischi otti-ci. In questo caso viene specificato appositamente che per la conser-vazione del materiale di archivio appena elencato vanno applicati gli articoli che valgono anche per la conservazione del materiale di archi-vio di stampo classico. Nella conservazione di dati confidenziali si fa capo alle norme e ai regolamenti sulla protezione dei dati riservati. L'analisi di alcuni articoli offre le risposte alle domande riguardo alla protezione e alla tutela nel trasferimento e nel trasporto del materiale di archivio, riguardo alla protezione del materiale di archivio danneg-giato, alla protezione del materiale a fini di ricerca, alla sicurezza dei microfilm e alle istruzioni per la protezione materiale.
Si parla di sicurezza e protezione degli archivi anche quando viene svolto il controllo video. In questo caso si distinguono:
-	il controllo video dell'edificio, il controllo video in caso di ir-ruzione o di danneggiamento dell'edificio,
-	controllo video degli utenti della sala di lettura.
Per quanto riguarda il controllo video, in Europa stiamo assi-stendo a una discussione sulla necessita di proteggere i dati personali e sull'abuso dei video di sorveglianza a fini di mobbing, ecc.
CONCLUSIONI
Oltre ai punti menzionati riguardo alla sicurezza e alla prote-zione si possono discutere ulteriori questioni.
La letteratura professionale offre molti testi sulla sicurezza degli archivi, ma le indicazioni da seguire in caso di guerra sono molto scarse, fatto spesso segnalato dai colleghi provenienti dai paesi della ex Jugoslavia.
Un altro argomento e la protezione del materiale di archivio durante i procedimenti tecnici (copiatura, trasposizione su microfilm, scannerizzazione). Si possono incontrare difficolta soprattutto negli archivi che non dispongono di strumenti per la gestione dei microfilm e devono quindi affidare la copiatura del materiale su microfilm presso collaboratori esterni e quindi garantire un controllo speciale. Va segnalata anche la questione della protezione del materiale di archivio nei casi in cui il materiale viene utilizzato per parti-colari procedimenti amministrativi, come quando il materiale di ar-chivio originale va presentato in tribunale e si necessita quindi di un adeguato intervento tecnico di protezione (conservazione, restauro, trasposizione su microfilm o scannerizzazione, assicurazione, firma di un contratto apposito, ecc.).
Si pone inoltre la questione del rapporto fra sicurezza e prote-zione. Come va definita la protezione e come va definita la sicurezza? Abbiamo detto che protezione e sicurezza indicano due concetti di-versi. La sicurezza dei dati non collima con il concetto di protezione dei dati. La protezione dei nuovi portatori di informazione non sot-tintende anche la loro sicurezza, e anche i procedimenti di protezione
durante la copiatura del materiale non corrispondono con la sicurez-za.
I	servizi di archivio non hanno molta influenza sulla sicurezza del materiale confidenziale, segreto e TOP secret e spesso sono impo-tenti quando gli elementi di sicurezza di questo tipo di materiale vengono decisi dai singoli produttori.
Nel garantire la sicurezza e la protezione si pone la questione di qule sia il rapporto delle agenzie di assicurazioni e degli agenti nei confronti dell'assicurazione e delle stime di sicurezza del materiale di archivio.
Nel campo della sicurezza sanitaria degli impiegati negli archi-vi si hanno molte difficolta. La letteratura dedicata non pone abba-stanza attenzione a questo argomento. Solo rari contributi documen-tano l'influenza negativa sugli impiegati negli archivi che soffrono a causa della sedentarieta, delle radiazioni dei computer, dell'aria stan-tia, della polvere, dei microrganismi, delle sostanze chimiche nei la-boratori. Poco si parla della sicurezza degli impiegati negli archivi in generale, e soprattutto nelle sale di lettura.
Alla fine vorrei aggiungere una questione che puo sembrare meno utile e che riguarda la sicurezza ovvero l'assicurazione in caso di utilizzo non autorizzato del lavoro d'autore e intellettuale degli archivisti che preparano censimenti e altri strumenti di supporto molto utili per la catalogazione del materiale di archivio e che vengo-no solo raramente menzionati dagli utenti e dai ricercatori.
II	tema della sicurezza e della protezione negli archivi e cosi complesso che le esperienze e le informazioni dei relatori provenienti da tutto il mondo saranno un'opportunita ideale per trovare una ri-sposta a molte domande nei contributi pubblicati nel numero di quest'anno della rivista ATLANTI 2008 e per ampliare i nostri oriz-zonti riguardo a questa problematica.
Varnost in varovanje v arhivih: veliko vprašanj, še več odgovorov
Izvajanje varnosti in varovanje arhivov je staro prav toliko, kot je staro spoznanje o nujnosti hrambe in čuvanja arhivov. Iz zgodovine arhivistike bi lahko našteli vrsto primerov, ko so čuvanju arhivov namenili posebne zavarovane prostore, kot so npr. odkriti arhivi (glinaste ploščice) faraona Amenofisa v mestu Tel el Amarni v Egiptu iz okoli eta 1350 pr. n. š., ali še bolj znani primer odkritja arhivov (na pergamentu) v lončenih posodah v nedostopnih votlinah v Izraelu, poznanih kot Kumranski rokopisi. Ni treba posebej navajati, kako so je za arhive skrbelo v grškem in kasneje rimskega imperiju (arheion oz. archivum), in znano aejstvo je, daje srednji vek v izpričani arhitekturi fevdalnih zgradb že poznal poseben prostor za hrambo arhivov.
Na prelomu iz srednjega v novi vek že govorimo o namenskih zgradbah za hrambo arhivov. Danes so po svetu uveljavljeni principi samostojnih arhivskih zgradb ali samo delov zgradb, ki so namenjeni arhivom oz. ti včasih obsegajo samo posamezne prostore. V vseh primerih se izvajajo posamezni procesi zagotavljanja varnosti in postopki varovanja arhivskega gradiva kot kulturne dediščine.
Na začetku bi želel opredeliti dve definiciji, s katerima se ukvarjamo v raziskavi ugotavljanja postopkov in načinov izvajanja ter zagotavljanja varnosti oz. varovanja v arhivih.
Z angleško besedo safety opredeljujemo temeljna vprašanja varnosti, ki jih poznamo, npr. varnost na cestah, kolektivna varnost, osebna varnost, varnost podatkov, varnostni sistemi (vse v arhivih), ipd.
Z angleško besedo security pa opredeljujemo temeljna vprašanja varovanja, ki jih pogosto razumemo tudi kot zaščita, npr. varovanje zdravja, varovanje pred nesrečami (oboje v arhivih), varovanje in zaščita v najširšem pomenu besede (tudi v arhivih).
V arhivski teoriji in praksi dejansko ne razlikujemo med varnostjo in varovanjem. V klasifikaciji Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti so o problematiki reševanja strokovno tehničnih problemov v arhivih opredeljena nekatera poglavja. V poglavju 2.2. je navedeno »varstvo okolja«:
2.2.1.	varstvo okolja na splošno,
2.2.2.	zaščita proti onesnaževanju s prahom,
2.2.3.	zaščita pred mikroorganizmi, mrčesom in glodalci,
2.2.4.	zaščita pred poplavami,
2.2.5.	zaščita pred soncem in svetlobo,
2.2.6.	vsa ostala varnost in varovanje v okviru varstva okolja in širše.
Ni treba posebej opozoriti, da lahko zaščito v več točkah neposredno povežemo z vprašanji izvajanja varnosti in varovanja v arhi-
Slika 1: železna vrata v arhivski prostor)
vih.
V	klasifikaciji MIAZ pri opredeljevanju zgradb in konstrukcij (2.5.) in hrambi gradiva (3.1.) ni neposrednih povezav z varnostjo in varovanjem, čeprav so mnoge definicije s to problematiko tesno povezane (npr. 2.5.3. adaptacija - ko je treba poskrbeti za varnost in varovanje arhivskega gradiva, ki se nahaja v zgradbi v času izvajanja adaptacije).
V	klasifikaciji MIAZ je varnost in varovanje obravnavano tudi v 3.4., kjer je navedena »varnostna oprema«, in sicer;
3.4.1.	varnostna oprema na splošno,
3.4.2.	kontrola mikroklimatskih pogojev,
3.4.3.	požarna varnost,
3.4.4.	preprečevanje pred vlomom,
3.4.5.	varnost pri transportnih sistemih,
3.4.6.	varnost pri električnih napravah,
3.4.7.	varnost pri AOP = digitalnem arhiviranju in obdelavi ter dostopu do podatkov,
3.4.8.	varnost na splošno v zvezi z opremo in varnostnimi stanji v arhivih.
Opozoriti je treba, da je v klasifikaciji MIAZ seveda možno opredeliti varnost in varovanje v mnogih definicijah, kot sta npr. oprema v arhivskih skladiščih (3.5.), oprema arhivskega gradiva (3.6.) ali navajanje standardov (9.), ki določajo pogoje za izvajanje ustreznih postopkov in so zato navedeni tudi elementi posebne varnosti in izvajanja varovanja.
Pri pregledu strokovne literature in bibliografije (klasifikacija MIAZ, 8.) posameznih člankov prav tako naletimo na obravnavanje varnosti in varovanja v arhivih, in sicer:
varnost na splošno,
varna uporaba varnostnih protivlomnih, protipožarnih, protisabotažnih sistemov,
uporaba večnamenskih tipkal (javljalcev), ki zaznajo povečan
oz. zmanjšan odstotek relativne vlage v arhivskih skladiščih,
varnostni sistemi (splošni in drugi),
varnostno mikrofilmanje in skeniranje,
varovanje v arhivih na splošno,
varovanje arhivov kot zgradb,
varovanje arhivskega gradiva,
varovanje podatkov iz arhivskega gradiva,
izvajanje varstva arhivskega gradiva,
varnost podatkov v arhivskem gradivu,
varnost podatkov pridobljenih iz arhivskega gradiva,
izvajanje video nadzora,
varstvo arhivov v vojnih razmerah,
tehnični postopki za varovanje gradiva,
zaščita in varna uporaba arhivskega gradiva (mikrofilmanje in skeniranje).
V	strokovni literaturi zasledimo besedila, ki definirajo vprašanje relacije (odnosa) med varnostjo in zaščito. Dejansko gre za dva različna pojma, ki sta v nekaterih arhivskih zakonih tudi različno zapisana in opredeljena. Seveda je razlika med zaščito (običajno gre
za enkratno dejanje = zaščitno mikrofilmanje) in varovanjem, ki je dolgotrajen proces hrambe arhivskega gradiva ter je določen v arhivskih zakonih in opredeljuje osnovno funkcijo delovanja vsakega arhiva. Takšno varovanje vsebuje:
-	zaščito gradiva,
-	zaščito podatkov in informacij v gradivu,
-	zaščito novih nosilcev informacij (trenutno v Evropi aktualna tema),
-	zaščitno snemanje pri posebnem gradivu,
-	zaščita posebno zaupnega, tajnega, strogo zaupnega gradiva (v arhivu redko),
-	zavarovanje pri zavarovalnicah,
-	zdravstvena varnost zaposlenih v arhivih,
-	varnost pred zlorabo in uporabo avtorskega dela arhivistov.
Kot zanimivost glede varnosti naj navedem dva primera:
Zavarovanje pred ptiči, ki jedo fasado arhiva in jih preženemo ter zagotovimo varnost tako, da na fasado namestimo plastično sovo
Slika 2: poškodovana fasada
Slika 3: plastična sova
Pri modernih steklenih arhivskih zgradbah vsaj v določenih segmentih zanemarjamo nekatera vprašanja varnosti in varovanja.
Na določena vprašanja glede zagotavljanja varnosti in varovanja v arhivih lahko, glede na strokovno literaturo in praktične izkušnje, odgovorimo na podlagi naslednjih ugotovitev in stališč:
Varnost na splošno vsebuje vse ukrepe, ki se na žalost različno izvajajo tako, da se nekaterim posveča več pozornosti kot drugim.
Posebno pozornost glede varnosti skoraj vsi arhivi posvečajo čitalnicam (prostorom za uporabo arhivskega gradiva). O tem je že pred leti predaval Ken Hall in podal izkušnje iz Velike Britanije. Izhajal je iz ugotovitve, da so ukrepi (sicer ne najbolj priljubljeni) glede varnosti v čitalnicah nujni, saj se število uporabnikov arhivskega gradiva dnevno povečuje.
Med splošnimi vprašanji varnosti se postavlja vprašanje, kako zagotoviti »vgradnjo varnostnih vsebnikov nižjih varnostnih stopenj« za protivlomno in protipožarno opremo, predvsem blagajne, v kate-
Slika 4: moderne arhivske stavbe
Slika 6: moderne arhivske stavbe
Slika 5: moderne arhivske stavbe
rih hranimo posebno pomembno arhivsko gradivo.
Na področju varovanja v arhivih predstavlja posebno poglavje mikrofilmanje in skeniranje. Opozoriti moramo na mikrofilmanje pri ustvarjalcih arhivskega in dokumentarnega gradiva, ki ga v zadnjem času intenzivno zamenjuje skeniranje. Pri tem ne gre vedno samo za zaščito in varnost pri ustvarjalcih (podjetjih, zavodih, ministrstvih, itd.) posebno pomembnega arhivskega gradiva, temveč se postopek izvaja za vso (dokumentarno) gradivo. Tukaj se postavlja vprašanje uporabnosti (dostopnosti) skeniranega gradiva po preteku določenega števila let. Te težave pri mikrofilmanju ne poznamo. Pri digitalizaciji in ske-niranju gradiva se kot rešitev ponujajo prezapleteni postopki, ki so pogosto izven utečene arhivske teorije in prakse. Ob predaji arhivskega gradiva pristojnemu arhivu na mikrofilmu se lahko to uporabi z dokaj enostavnimi napravami (mikročitalniki in mikročitalniki/tiskalniki), medtem ko se pri gradivu v digitalni obliki pojavlja vprašanje dostopnosti (uporabe) pred leti zapisanih informacij na različne medije in z različnimi informacijskimi tehnologijami. Mikrofilmanje je postopek, ki ga v arhivski teoriji in praksi pozitivno ocenjujemo, saj imamo z njim več cot stoletne izkušnje. Mikrofilmanje se je uveljavilo kot medij, s katerim izvajamo nesporne procese var-
nosti in varovanja arhivskega gradiva, medtem ko z digitalnimi arhivi teh izkušenj nimamo. Mikrofilm se je na področju varnosti in varovanja arhivskega gradiva torej dokazal. Mikrofilmanje izvajamo:
a)	zaradi varnosti arhivskega gradiva - pri tem se spomnimo prizadevanj glede varnostnega mikrofilmanja našega kolega in dolgoletnega člana Inštituta mag. Martina Modrušana ter njegove raziskovalne naloge iz osemdesetih let prejšnjega stoletja »Sigurnostno mikrofilmanje u arhivima sa posebnim osvrtom na arhive u SR Hrvatskoj« (knjiga je izšla v posebni zbirki Sodobnih arhivov v sodelovanju Pokrajinskega arhiva v Mariboru in Arhiva Republike Hrvatske iz Zagreba),
b)	zaradi uporabe arhivskega gradiva v čitalnici,
c)	zaradi lažjega »kopiranja« z novimi tehnologijami skenirano mikrofilmsko gradivo lahko pošiljamo uporabnikom prek interneta.
Med splošne pristope k izvajanju varnosti in varovanja v arhivih štejemo uporabo ustrezne protipožarne opreme. Sem prištevamo posebne protipožarne omare, ki omogočajo varno hrambo (za določen čas) v primeru požara. V njih hranimo posebno pomembno gradivo v arhivih, bankah, ministrstvih, zavarovalnicah, ipd. Več podrobnosti o takšni in podobni opremi je na voljo pri proizvajalcih. Med splošno protipožarno opremo spada tudi oprema, ki jo v arhivih nameščamo kot zaščito pred požari (kovinske police, kovinska vrata, gasilni aparati, gasilni sistemi z javljalci, ipd.).
Na področju varnosti in varovanja arhivskega gradiva moramo opozoriti na zagotavljanje varnosti arhivskega gradiva pri zasebnikih. Znano je, da se v zasebnih zbirkah nahaja veliko pomembnega arhivskega gradiva, a se varnost in varovanje tega gradiva v praksi zelo težko izvaja.
Varnostna vprašanja v arhivih so opredeljena v številnih zakonskih in podzakonskih predpisih in analiza le-teh nam da mnoge odgovore. Opozoriti je treba na zagotavljanje varnosti in varovanje arhivskega gradiva ob izvajanju adaptacij v arhivih, saj je to v omenjenih primerih nujno potrebno. V praksi so pogoste velike težave (kaj je hujšega kot gradbeniki v arhivu?). Omeniti je treba tudi, da gasilske službe arhivov ne uvrščajo med »rizične« objekte, razen če se nahajajo v neadaptiranih zgradbah, pri katerih se stopnja požarne nevarnosti seveda poveča. Ta pa je ob adaptacijah zelo velika.
Po teoriji so varnostni sistemi širši pojem. Po besedah univerzitetnega profesorja dr. Andreja Polajnarja iz Univerze v Mariboru je izvajanje varnosti in varovanja v arhivih »duhovno filozofsko razmišljanje glede iskanja optimalnih rešitev na eni strani in znanstveno raziskovalno delo v segmentih mehanskega in tehničnega varovanja arhivskega gradiva na drugi strani«.
Na splošno je varovanje arhivskega in dokumentarnega gradiva v arhivih in arhivskih službah pri ustvarjalcih tema, ki obsega vrsto vprašanj in tudi ponuja vrsto odgovorov.
Predpisov glede varnosti in varovanja arhivov ne gre iskati samo v arhivski zakonodaji, ampak tudi v mnogih drugih zakonih in standardih.
Največkrat se arhivisti z varnostjo in varovanjem arhivskega gradiva srečamo v arhivskih zakonih in podzakonskih aktih ter definicijah in razčlembah posameznih členov ali pri navajanju standardov, ki so v nekaterih arhivskih zakonodajah opredeljeni dobro, v drugih slabo.
Leta 2006 je bil v Sloveniji (Ur. list, št. 30/2006) sprejet arhivski zakon, ki je celo v naslovu vseboval besedo varstvo, in sicer Zakon o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva ter arhivih ali ZVDAGA. Sprejeta je bila tudi Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Ur. list, št. 86/2006), ki opredeljuje elemente varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični ali digitalni obliki, pri čemer pri varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva opozarja predvsem na registracijo in akreditacijo opreme in storitev za digitalno hrambo. Členi, ki se nanašajo na varnost, ne vsebujejo podrobnih navodil. V poglavjih o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva so predpisani določeni pogoji, in sicer za ustreznost prostorov in opreme; ter za ukrepe zavarovanja arhivskega gradiva pred 1. tatvino, 2. vlomom, 3. obrabo, 4. prahom, 5. ognjem, 6. vodo, 7. neustrezno temperaturo, 8. vlago, 9. vdorom ultravijoličnih žarkov ter 10. drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi. Členi 39 do 54 opredeljujejo 1. splošna vprašanja glede materialnega varstva, 2. hrambo arhivskega gradiva v skladiščih, 3. arhivska skladišča sama, 4. opremo v arhivskih skladiščih, 5. ukrepe za zavarovanje gradiva v arhivskih skladiščih, 6. prepoved uporabe ognja in gorljivih snovi, 7. pripravo za trajno hrambo, 8. hrambo ter 9. urejanje in uporabo arhivskega gradiva. Dodane so nekatere smernice glede opreme za varovanje nosilcev zapisov, kot so film, fotografija, magnetofonski trak, gramofonska plošča, disketa, optični disk, pri čemer je posebej navedeno, da se morajo pri hrambi zgoraj naštetega arhivskega gradiva smiselno uporabljati členi, ki veljaio za klasično arhivsko gradivo. Pri hrambi tajnih podatkov se uporabljajo določbe in predpisi o varovanju tajnih podatkov. Analiza nekaterih členov nudi odgovore na vprašanja glede zaščite in varovanja pri prenosu in prevozu arhivskega gradiva, zaščiti poškodovanega arhivskega gradiva, zaščiti gradiva za raziskovalne namene, varnostnem mikrofilmanju in strokovna navodila za materialno varstvo.
O varnosti in varovanju v arhivih govorimo tudi, ko izvajamo video nadzor. Pri tem ločujemo:
-	video nadzor zgradbe, video nadzor v primeru napada ali
poškodbe zgradbe,
-	video nadzor nad uporabniki v čitalnici.
V zvezi z video nadzori je v Evropi opaziti trend varovanja osebnih podatkov in možnosti izrabe video nadzora za šikaniranje zaposlenih, ipd.
ZAKLJUČEK
Poleg omenjenih točk glede varnosti in varovanja lahko okvirno izpostavimo še nekatera vprašanja.
O varnosti je v strokovni literaturi mnogo napisanega, o var-
nosti arhivov v vojnih razmerah pa izredno malo, o čemer so že večkrat poročali kolegi iz držav nekdanje Jugoslavije.
Pri varovanju arhivskega gradiva je med tehničnimi postopki (kopiranje, mikrofilmanje ali skeniranje) treba zagotoviti posebno varnost. Do težav prihaja predvsem v arhivih, ki nimajo mikrofilmskih naprav in morajo kopiranje arhivskega gradiva po čitalniškem redu naročati pri zunanjih izvajalcih in pri tem zagotoviti poseben osebni nadzor. Posebej je treba opozoriti na vprašanje varovanja arhivskega gradiva v primerih, ko ga posredujemo za določene upravne postopke, npr., ko je treba na sodišču predložiti originalno arhivsko gradivo in ga temu primerno tehnično obdelati in zaščititi (konzerva-cija, restavracija, varnostno mikrofilmanje ali skeniranje, zavarovanje, sklenitev pogodbe, itd.).
Postavlja se vprašanje o odnosu med varnostjo in zaščito. Kakšne so te definicije, ko govorimo o varnosti in kakšne so te definicije, ko govorimo o zaščiti. Omenili smo zaščito gradiva, ki pa ne pomeni tudi varnosti gradiva. Zaščita podatkov ne pomeni varnosti podatkov. Zaščita novih nosilcev informacij ne pomeni tudi njihove varnosti, kot niso postopki zaščite pri snemanju gradiva enaki varnosti.
Na varnost zaupnega, tajnega ter strogo zaupnega gradiva arhivi in arhivske službe nimajo posebnega vpliva in so pogosto nemočni, ko elemente varnosti pri tovrstnem gradivu določajo njihovi ustvarjalci.
Pri izvajanju varnosti in zavarovanja se postavlja vprašanje o tem, kakšen je odnos zavarovalniških agencij in agentov do zavarovanja in ocen varnosti arhivskega gradiva.
Na področju zdravstvene varnosti zaposlenih v arhivih imamo veliko težav. V strokovni literaturi je temu posvečeno premalo pozornosti. Le redki prispevki poročajo o slabem zdravstvenem vplivu na arhiviste zaradi sedečega položaja, sevanja računalniških ekranov, vpliva slabega zraka, prahu, mikroorganizmov, kemikalij v delavnicah ter o varnosti zaposlenih v arhivih na splošno in še posebej v čitalnicah.
In na koncu morda »ne«potrebno vprašanje o varnosti oz. zavarovanju pred neupravičeno uporabo avtorskega oz. intelektualnega dela arhivistov, ki pripravljajo kakovostne popise in druga informativna pomagala o arhivskem gradivu, pa jih uporabniki in raziskovalci le redko navajajo.
Tema varnosti in varovanja v arhivih je tako kompleksna, da bodo posredovane izkušnje in informacije predavateljev iz vseh delov sveta idealna priložnost, da na mnoga postavljena vprašanja najdemo odgovore v prispevkih, objavljenih v letošnji številki ATLANTI 2008, in tako razširimo svoje znanje o tej problematiki.