O! f as C as >o iS a 03 >N n ič. < C0 O O LETNIK 27 • 2018 ISSN 0353-8156 770353 895004 m Stroka fb Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice COBISS+ Stroka in praksa Izgradnja novega knjižničnega kataloga v sistemu COBISS Zavod Republike Slovenije za šolstvo 9770353895004 Šolska knjižnica • LETNIK 27 (2018) • ŠTEviLKA 3 Romana Fekonja Uvodnik...............................................................................................................................................................................................2 stroka Urška Šink, Polona Vilar Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice.............................................................................................................4 Sergej Lah COBISS+...........................................................................................................................................................................................16 stroka IN Gregor Škrlj PRAKSA Organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici OŠ Prule........................................................................................27 Vasilija Rupnik Prehod na COBISS v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na Goriškem....................................................................................................................................................................37 Andreja Urbanec Izgradnja novega knjižničnega kataloga v sistemu COBISS..........................................................................................45 ISSN 0353-8958 šolska knjižnica 27. letnik številka 3 (98) 2018 uredništvo: Romana Fekonja (odgovorna urednica), Zavod RS za šolstvo; Špela Bergoč, Zavod RS za šolstvo; Alja Bratuša, Osnovna šola Polzela; Tadeja Česen Šink, Osnovna šola Frana Albrehta Kamnik; Mateja Drnovšek, Osnovna šola Ljubljana - Polje; Metka Kostanjevec, Prva gimnazija Maribor; Biserka Lep, Zavod RS za šolstvo; mag. Nada Nedeljko; Zavod RS za šolstvo; Andreja Urbanec, Osnovna šola Orehek, Kranj; Gregor Škrlj, Osnovna šola Prule; urednica založbe: Simona Vozelj; lektura: Valentin Logar; prevod izvlečkov v angleščino: Ensitra prevajanje, Brigita Vogrinec s.p.; oblikovanje: Studio Aleja d.o.o.; priprava: Design Demšar d.o.o., tisk: Present d.o.o., Ljubljana; naklada: 580 izvodov; letna naročnina (štiri številke): 33,00 € za šole in druge ustanove, 24,75 € za individualne naročnike, 38,00 € za naročnike iz tujine. Cena posamezne številke v prosti prodaji je 11,00 €, dvojne pa 22,00 €; v cenah je vključen DDV; ustanovitelj in izdajatelj: Zavod Republike Slovenije za šolstvo; predstavnik: dr. Vinko Logaj; naslov uredništva: Romana Fekonja, Zavod RS za šolstvo, OE Maribor, Trg revolucije 7, 2000 Maribor, tel. 02/320 80 65, e-pošta: revija.solskaknjiznica@zrss.si; naročila: Zavod RS za šolstvo - založba, Poljanska cesta 28, 1000 Ljubljana; faks: 01/300 51 99; zalozba@zrss.si. Revija je vpisana v razvid medijev, ki ga vodi Ministrstvo za kulturo, pod zaporedno številko 575. © Zavod Republike Slovenije za šolstvo, 2018 Poštnina plačana pri pošti 1102 Ljubljana. Vse pravice pridržane. Brez založnikovega pisnega dovoljenja ni dovoljeno nobenega dela te revije kakorkoli reproducirati, kopirati ali kako drugače razširjati. Ta prepoved se nanaša tako na mehanske oblike reprodukcije (fotokopiranje) kot na elektronske (snemanje ali prepisovanje na kakršenkoli pomnilniški medij). Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-1 63 UVODNIK ROMANA FEKONJA, odgovorna urednica Knjižnični katalogi Spoštovani bralci in bralke, v rokah imate tematsko številko revije, ki je v celoti namenjena temi knjižnični katalogi, zelo aktualnim vprašanjem zaradi izgradnje knjižničnih katalogov šolskih knjižnic v novem sistemu - COBISS-u. Nekateri kolegi so ta prehod opravili že pred leti (samoiniciativno), vsi preostali pa izgrajujete knjižnični katalog v sistemu COBISS v tem času. To je proces, ki zahteva temeljit strokovni premislek ter v nadaljevanju sistematično in načrtno delo, predvsem pa kar precej časa. Prav tega pa vam večini primanjkuje in sodeč po poslani okrožnici MIZŠ in po podatkih IZUM-a je izgradnja katalogov precej v zaostanku. Razlogov za to je več in so po posameznih šolah zelo različni. Kljub temu pa smo veseli, da se je ta naloga začela izvajati. To pomeni novo, višjo strokovno raven dela šolske knjižnice, kjer je katalog knjižničnega gradiva orodje za poučevanje uporabnikov in učenje uporabe knjižnice ter vseh njenih virov, z vidika uporabnika pa edina možna pot: učenec se v osnovni šoli nauči uporabljati en sistem, ki ga potem uporablja v vseh tipih knjižnic, ki jih obiskuje na svoji življenjski poti (šolska, splošna, visokošolska, specialna, univerzitetna, narodna knjižnica). Prvi koraki te naloge so bili zelo negotovi in kar težki, vendar je bilo do konca avgusta 2018 začetno izobraževanje v okviru ESS-projekta uspešno izpeljano. V izobraževanje je bilo vključenih kar 540 šolskih knjižničark in knjižničarjev, ki so potem na svojih šolah začeli s postopkom prehoda na COBISS. Zaradi te strokovno zelo pomembne in predvsem obsežne (tako časovno kot po obsegu knjižničnega gradiva) naloge smo se v uredništvu odločili, da v tematski številki osvetlimo temo knjižnični katalogi. Urška Šink je pod mentorstvom profesorice Polone Vilar opisala izgradnjo knjižničnega kataloga za šolske knjižnice, Sergej Lah z IZUM-a pa je predstavil COBISS+, ki ga uporabniki vseh tipov knjižnic uporabljamo vsak dan. V rubriki Stroka in praksa so opisani trije primeri iz prakse šolskih knjižnic, kjer so že opravili prehod na COBISS ali pa so v fazi prehoda. Upamo, da bodo opisani primeri iz prakse zelo koristni in vam bodo ponudili namige za lažje delo ali pa bodo samo potrdili, da ste na pravi poti. Za rubriki S knjižnih polic ter Mali in veliki odmevi je žal v tej številki zmanjkalo prostora in sta obe v celoti 'preseljeni' v naslednjo številko. Vsebinsko bi seveda v to številko spadala predstavitev dveh priročnikov, ki sta nastala pod okriljem NUK-a: Šolske knjižnice v sistemu COBISS - priročnik za identifikacijo, inventarizacijo in odpis knjižničnega gradiva ter Identifikacija in bibliografski opis glasbenih virov: priročnik za knjižnice glasbenih šol v sistemu COBISS. Oba priročnika sta v veliko pomoč pri oblikovanju knjižničnega kataloga v sistemu COBISS. Obe predstavitvi lahko pričakujete v prihodnji številki, ki bo izšla kmalu. Prijetno branje in predvsem veliko uporabnih idej za delo vam želim. Po navdihu pesmi Mlin Ferija Lainščka: Kobisarija V knjižnici so knjige, nad knjižničarko dim. V dimu so zvezde, nad zvezdami sij. V knjižnici je knjižničarka, ki zgodbo pozna, njena strast naj požene vse knjižnice sveta. Kobis naj zmelje in tihi prezir, zgodbe naj trosi in sladki nemir. Naj je kobis ne vzame, saj rada se ima, knjižna je duša in rada je doma. Sekstet JAMMMB Nastalo v okviru delavnice na srečanju študijske skupine na Osnovni šoli Orehek Kranj, 10. 10. 2018. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-2 63 Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice Building a Library Catalogue for School Libraries Izvleček Leta 2015 je v veljavo stopil nov Zakon o knjižničarstvu, ki narekuje, da morajo vse šolske knjižnice v treh letih od uveljavitve Zakona preiti na sistem COBISS, kar pomeni, da je treba ponovno izgraditi knjižnični katalog v novem sistemu. Avtorici sta v zvezi s tem želeli pomagati šolskim knjižničarjem, ki se še niso lotili procesa. S temo sta se seznanili s pregledom literature, ki je do leta 2017 kazala pozitiven odnos do procesa. Zavod Republike Slovenije za šolstvo je februarja 2017 pripravil načrt izgradnje knjižničnega kataloga z naslovom Navodila za vključevanje v sistem COBISS, ki predvideva pet korakov: aktualizacija zbirke, uskladitev z računovodstvom, izobraževanje za delo v sistemu COBISS, priprava na vnašanje gradiva in vnašanje gradiva. V nekaterih knjižnicah so že začeli s postopkom, ena izmed avtoric pa je opisala tudi, kako izgradnja knjižničnega kataloga poteka v dveh šolskih knjižnicah, v katerih pomaga pri postopku. Ključne besede izgradnja knjižničnega kataloga, šolska knjižnica, navodila za izgradnjo knjižničnega kataloga, osnovna šola Abstract A new Libraries Act was adopted in 2015 that stipulates that all school libraries are required to transition to the new COBISS system within three years of the adoption of the Act, which means that the library catalogue must be rebuilt within the new system. The authors wrote the instructions with the aim to assist school librarians who have not yet started this process. They researched the topic by reviewing the literature written by 2017 that approached the process in a positive way. In February 2017, the National Education Institute prepared a plan for building a library catalogue with the title "Instructions for the transitioning to COBISS", which includes five steps: updating the records, coordinating with the accounting department, learning to use the COBISS system, preparing to enter the books in the system and entering the books in the system. Some of the libraries have already started the process and one of the authors also described the catalogue building process implemented in two school libraries where she is facilitating the process. UDK 027.8:004.42 Keywords building a library catalogue, school library, instructions for building a library catalogue, primary school 1 UVOD Pet korakov vključevanja v sistem CoBISS: aktualizacija zbirke, uskladitev z računovodstvom, izobraževanje v sistemu CoBISS, priprava na vnašanje gradiva in vnašanje gradiva. V članku, ki je v prvi vrsti namenjen šolskim knjižničarjem, ki se še niso lotili izgradnje novega kataloga, predstavljamo povzetek diplomskega seminarja1 diplomantke Urške Šink pod mentorstvom dr. Polone Vilar. Za potrebe članka smo vsebino diplomskega seminarja prilagodili tematiki izgradnje knjižničnega kataloga, kar je tudi tematika trenutne številke revije Šolska knjižnica. V članku je predstavljena tematika prehoda šolskih knjižnic na sistem COBISS. Najprej so opisana zakonska določila, ki so šolske knjižnice decembra 2015 popeljala na novo pot. V naslednjem poglavju je predstavljena literatura, ki govori o prehodih s slovenskega področja pred spremembami Zakona o knjižničarstvu (2001). O tem govorijo primeri z OŠ Hru-ševec, OŠ Prule, OŠ Polje in OŠ Vodice. V tretjem poglavju sledi predstavitev izobraževanja šolskih knjižničarjev za delo v sistemu COBISS. Omenili smo tematike, ki so jih obravnavali na izobraževanju, in opisali navodila za vključevanje v sistem COBISS, ki so jih dobili udeleženci prvega dneva izobraževanj. Za konec sledita še primera iz lastne prakse, iz OŠ Bistrica in OŠ Stražišče Kranj. 2 POVOD zA PREHOD IN PRIMERI izgradnje knjižničnega KATALOGA Poglavje je dvodelno: najprej govori o zakonskih in podzakonskih določilih, ki so pripeljala do prehoda, in o konkretnih primerih že opravljenega prehoda s predhodne programske opreme (Šolska knjižnica, WinKnj) na COBISS, povzetih po objavljeni literaturi. Sledijo si po kronološkem vrstnem redu. 2.1 zakonska in podzakonska določila Decembra 2015 je bil sprejet Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu (UL RS, št. 92/15 z dne 4. 12. 2015), ki v členu 39. č določa, da »so šolske knjižnice z 1 Šink, U. (2017). Načrt prehoda na sistem COBISS za šolske knjižnice: primer načrta za šolsko knjižnico Osnovne šole Frana Albrehta Kamnik. Ljubljana: samozal. namenom vodenja in izposoje njihovega knjižničnega gradiva za potrebe vzgojno-izob-raževalnega procesa vključene v nacionalni bibliografski sistem« (Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu, 2015). V 31. členu prehodnih določb pa zahteva, da se šolske knjižnice v nacionalni vzajemni bibliografski sistem vključijo v treh letih od uveljavitve Zakona, to je do decembra 2018. Za vse knjižnice vseh vrst, ki so vključene v nacionalni bibliografski sistem, velja, da morajo vedno izpolnjevati pogoje, ki so določeni v Pravilniku o pogojih za opravljanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (UL RS, št. 73/03 z dne 29. 7. 2003, št. 70/08 z dne 11. 7. 2008 in št. 80/12 z dne 26. 10. 2012). Tako tudi za šolske knjižnice velja, da imajo »ustrezen obseg in izbor strokovno urejenega knjižničnega gradiva, ustrezno usposobljene strokovne delavce, ustrezen prostor, ustrezno opremo, ustrezno organizacijo knjižnične dejavnosti, usposobljenost za vključitev v nacionalni vzajemni bibliografski sistem« (Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu, 2015). Pomembno je tudi, da šolske knjižnice nacionalni knjižnici posredujejo statistične podatke, kar je opisano v členu 39. d Zakona o knjižničarstvu. Za izpolnjevanje vseh omenjenih določil, razen glavnega, ki govori o vključitvi v nacionalni vzajemni bibliografski sistem, zadostuje programska oprema WinKnj. Ta programska oprema namreč omogoča nakup, katalogizacijo, inventarizacijo, inventuro, izposojo, odpis, OPAC ... in seveda tudi posredovanje statističnih podatkov v NUK, v Center za razvoj knjižnic (CeZaR). 2.2 primeri prehoda NA programsko OPREMO COBISS Pregledana literatura v večini izraža zadovoljstvo s prehodom na sistem COBISS, vendar je izbranim člankom skupno to, da gre za šolske knjižnice, ki so same želele preiti na COBISS. Tako so bili tudi knjižničarji bolj naklonjeni prehodu, kar dodatno olajša spremembo. V knjižnicah na Osnovni šoli Hruševec in Osnovni šoli Prule je bil malo težaven le čas, ki sta ga knjižničarja porabila za prehod. Institut informacijskih znanosti v Mariboru (IZUM) takrat namreč še ni ponujal konverzije, kar Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-3 63 < * o a. i- (0 Po pridobitvi polnopravnega članstva v sistemu CoBISS je morala knjižnica opredeliti inventarna območja za knjižnično gradivo in učbeniški sklad ter šifrante za lokacije v knjižnici in šifrante za postavitev gradiva. pomeni, da sta morala omenjena knjižničarja bazo prenesti ročno. Ročni prenos in načini vnosa so opisani v podpoglavju 3.4.5. Tam je tudi podrobneje razloženo, kaj pomeni ročni in kaj programski vnos gradiva. 2.2.1 Osnovna šola Hruševec Razlogov sicer ne navajajo, vendar se je leta 2007 za prehod s programa Šolska knjižnica na program COBISS odločila šolska knjižnica OŠ Hruševec. Natančnih informacij o tem, kako so prehod načrtovali, preden so ga dejansko izvedli, kdo je bil vključen v pripravo načrta in kako, kako so se načrti ujemali z dejanskim dogajanjem in koliko je bilo te načrte treba prilagajati, sicer ni, po mnenju avtorice in knjižničarke iz OŠ Hruševec pa so prva najpomembnejša opravila naslednja: »pogodba šole z IZUM-om, naročanje tiskalnika nalepk, seminar COBISS3/Zaloga, priprava lokalnih šifrantov in obisk mentorja iz IZUM-a v knjižnici« (Žekar, 2007, str. 155). Nato je treba premisliti, kako bo knjižnica delovala v obeh sistemih hkrati, kar traja do popolnega prehoda na COBISS/Izposojo. Avtorica je to dilemo rešila tako, da je staro nalepko na zadnji platnici prelepila z novo, notranjo nalepko pa je pustila enako, da je lahko opravljala tekočo izposojo. Sledilo je prevzemanje zapisov za postavitev M, nato P, C in slikanice. To delo je bilo opravljeno do konca šolskega leta. Pri poučni literaturi za učence je najprej vpisala najbolj izposojano gradivo in šele nato vse preostalo, pri strokovnem gradivu za učitelje pa najprej tisto, kar je bilo takrat v knjižnici, preostalo pa šele takrat, ko so učitelji vrnili vse gradivo in si ga na novo izposodili v programu COBISS. Takrat je tudi pregledala gradivo, ki so ga učitelji označili kot primernega za odpis. Referenčno gradivo, zgoščenke, DVD-je in kasete je pustila čisto za konec, saj jih ne izposojajo na dom. Kar je bilo v obdobju prehoda novega gradiva, ga je vpisala samo v program COBISS, izposodila pa ga je ročno z zapisom v zvezek, da ji ne bi bilo treba novega gradiva vpisovati dvakrat. Pri lepljenju nalepk so ji pomagale učenke iz knjižničarskega krožka. Ker gre za majhno knjižnico s približno 7000 enotami gradiva, je avtorica dobro polovico svojega dela lahko opravila v prav tako dobri polovici leta (Žekar, 2007). 2.2.2 Osnovna šola Prule Leta 2009 se je za prehod iz Šolske knjižnice v COBISS odločila šolska knjižnica OŠ Prule v Ljubljani. Odločitev so med drugim sprejeli zaradi, po mnenju šole, informacijsko pismenih uporabnikov, učenja uporabe COBISS/ OPAC-a v šoli in zmede v knjižnici (nalepke iz različnih sistemov za avtomatizacijo knjižnic, nekaj gradiva sploh ni bilo v katalogu, nesistematično izbrane postavitve gradiva ...). Po pridobitvi polnopravnega članstva v sistemu COBISS je morala knjižnica opredeliti inventarna območja za knjižnično gradivo in učbeniški sklad ter šifrante za lokacije v knjižnici in šifrante za postavitev gradiva. Po tridnevnem tečaju za knjižničarja je na šolo prišel predstavnik iz IZUM-a, ki je na šoli vzpostavil program in začel z delom z zalogo. Potem se je za knjižničarja začelo vpisovanje gradiva v nov sistem ter izločanje in odpisovanje neustreznega gradiva. Celoten proces prehoda je z ročnim vnosom približno 17.000 enot gradiva na OŠ Prule in za knjižničarja tudi zunaj delovnega časa potekal leto in pol. Čas prehoda se je podaljšal zaradi drugih obveznosti knjižničarja in premajhnega števila prijavljenih knjižničarjev na izobraževanja, zaradi česar so načrtovana izobraževanja odpadala (Škrlj, 2009). 2.2.3 OŠ Polje OŠ Polje je iz WinKnj na COBISS prešla v šolskem letu 2012/2013. Do takrat je bila šola pridružena članica sistema COBISS, kar je pomenilo, da je knjižničarka lahko prevzemala zapise iz vzajemne baze podatkov COBIB. Dve leti pred tem je prišlo do velike spremembe v ureditvi šole in njenih podružnic. OŠ Kašelj, ki je bila do takrat podružnica OŠ Polje, je postala samostojna osnovna šola, kar pa je privedlo do delitve osnovnih sredstev, učbeniškega sklada in tudi nekaj enot knjižničnega gradiva. Ob pregledu knjižničnega fonda so ugotovili, da je veliko enot treba odpisati. Takrat se je ponovno pojavila ideja o prehodu na COBISS, ki je zaradi velikega odpisa postala zelo smiselna. Do potrditve s strani vodstva Urška Šink, Polona vilar: Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice Knjižnice, ki še niso prešle na CoBISS3, so kot »samotni otoki sredi morja, nepovezani, osamljeni in izolirani«. šole je, kot že omenjeno, prišlo leta 2012/2013, ko so se o prehodu začeli spraševati tudi starši, saj so si želeli uporabe storitev šolske knjižnice na spletu, tako kot so lahko uporabljali storitve splošnih knjižnic. Pred dejanskim prehodom se je pojavilo vprašanje o načinu prehoda, to je, ali se bodo odločili za ponovno vpisovanje celotnega fonda v bazo podatkov ali pa se bodo odločili za brezplačno konverzijo, ki jo je takrat ponujal IZUM. Konverzija prihrani veliko časa, vendar morajo biti za dobro konverzijo zapisi v bazi WinKnj skladni z zapisi iz baze COBIB. Torej, kar ni bilo prevzeto iz baze COBIB, bi v procesu konverzije predstavljalo težavo, na koncu pa bi knjižničarki povzročilo še večjo zmedo. Knjižničarka je morala pred prehodom opraviti dva tečaja za delo z opremo COBISS. To sta Prevzemanje zapisov in zaloga ter delo v segmentu Izposoja. Med izobraževanjem so strokovnjaki na IZUM-u preverili bazo podatkov, ki jo je imela knjižničarka v programu WinKnj. Zaradi skoraj 80-odstot-nega ujemanja in želje po čim hitrejši uporabi nove programske opreme se je OŠ Polje odločila za konverzijo. Pred dokončno konverzijo je bilo treba na šoli sestaviti lokalne šifrante (pod-lokacije, UDK vrstilce, oznake za oddelke ...). Ob prehodu je celoten fond lahko ohranil že obstoječe nalepke, saj je nova programska oprema prepoznala tudi črtne kode, ki so bile shranjene v bazi WinKnj (Drnovšek, 2013). 2.2.4 OŠ Vodice Leta 1991 ko je IZUM vzpostavil sistem COBISS, so se morale šolske knjižnice znajti po svoje, saj v sistem niso bile vključene. Večina se jih je odločila za program Šolska knjižnica, med njimi tudi OŠ Vodice. Ta program je hitro zastarel in leta 2007 je podjetje SAOP predstavilo novo programsko opremo, to je WinKnj. Novonastali program je bil veliko bolj sodoben in veliko šolskih knjižnic se je odločilo za premik iz Šolske knjižnice na WinKnj. Avtorica članka in knjižničarka na OŠ Vodice je vedno menila, da bi se morale tudi šolske knjižnice vključiti v COBISS, vendar nikoli ni imela te možnosti, saj so bili stroški vedno previsoki za šole, na katerih je bila zaposlena. Proti koncu leta 2014 so vse pridružene članice sistema COBISS dobile ponudbo, ki je vključe- vala 50-odstotni popust na članarino v prvem letu in izobraževanja, ki so bila posebej prilagojena šolskim knjižnicam. Na to ponudbo se je odzvala tudi OŠ Vodice. Na izobraževanjih so bile navzoče le štiri šolske knjižničarke, sama izobraževanja pa so bila zelo zahtevna, saj je bilo znanje, ki ga knjižničarji v splošnih knjižnicah pridobivajo na večdnevnih izobraževanjih, predano v enem dnevu. Knjižničarka na OŠ Vodice je takoj po pridobitvi testne baze začela z obnavljanjem znanja, pri tem pa si je pomagala z e-priročniki in svetovalcem na IZUM-u. Po opravljenih tečajih je pripravila Zapisnik o zalogi, v katerem so podatki o številu posameznih vrst gradiva in o postavitvi, in Zapisnik o izposoji, kjer se nahajajo podatki o lokacijah izposoje in o podatkih, ki so na članski izkaznici. Decembra 2014 so na IZUM-u opravili konverzijo, ki je bila 87-odstotna. Po novem letu je knjižničarka že začela uporabljati svojo lokalno bazo in vpisovati novo gradivo. Na OŠ Vodice so na gradivu ostale stare nalepke, saj jih je COBISS3 lahko prepoznal. Gradivo, ki se v novo bazo ni preneslo s konverzijo, je knjižničarka vpisovala sproti, torej ko so si učenci želeli gradivo izposoditi, jih je prosila, naj pridejo nazaj v knjižnico čez uro ali dve, medtem je vpisala izbrano gradivo, ko pa so se učenci vrnili, jih je gradivo že čakalo na vozičku ob odlagalnem pultu. Gradivo, ki se manj izposoja, je morala knjižničarka najti sama. Začela je po abecednem vrstnem redu avtorjev pri stopnji C. To gradivo je izločila in ga marca 2016 vpisala v bazo. Knjižničarka je po odločitvi o prehodu prilagodila urnik KIZ-a in se z vodstvom dogovorila, da bo imela čim manj nadomeščanj, da bi lahko čim več dela, povezanega s prehodom, opravila v čim krajšem času. Knjižnica je bila zaradi procesa prehoda zaprta dva dni, ko so potekala izobraževanja. Knjižničarka v članku odkrito pove, da meni, da so knjižnice, ki še niso prešle na COBISS3, kot »samotni otoki sredi morja, nepovezani, osamljeni in izolirani« (Ščavničar, 2016, str. 52) in »če razvoj šolskega knjižničarstva vodi v smer povezovanja, napredka, stopimo na to pot« (Ščavničar, 2016, str. 58). Pravi, da je bolj kot čas, ki ga je vložila in prilagajanje, pomembno to, da so s prehodom zelo zadovoljni uporabniki in tudi starši (Ščavničar, 2016). Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-15 63 < o a. i- (0 Temeljna načela izgradnje knjižničnih zbirk so ustreznost, izčrpnost, strokovnost in preudarnost. 3 izobraževanje solskih knjižničarjev za delo v sistemu cobiss Projekt Evropskih socialnih skladov Krepitev kompetenc strokovnih delavcev na področju vodenja inovativnega vzgojno-izobraževalnega zavoda v obdobju od 2016 do 2018 je na področju vseživljenjskega učenja vključeval tudi vsebinski sklop Izobraževanje šolskih knjižničarjev za delo v sistemu COBISS. Gre za izobraževanje v izvedbi Zavoda Republike Slovenije za šolstvo (ZRSŠ), natančneje, sodelujeta svetovalka za knjižnično dejavnost Romana Fekonja in Tereza Poličnik Čermelj iz Službe za pridobivanje knjižničnega gradiva v NUK-u. Na izobraževanju, ki je potekalo 21. februarja 2017 v Kranju in se ga je udeležila delovna mentorica2 diplomantke Urške Šink, so se šolski knjižničarji spoznali s postopkom prehoda na sistem COBISS po Navodilih za vključevanje v sistem COBISS svetovalke Romane Fekonja. Ta bodo predstavljena v nadaljevanju. Udeleženci so na prvem izobraževanju osvežili znanje o pravilnikih in smernicah za postavitev gradiva v šolski knjižnici, obdelavi gradiva in o izločanju ter odpisu. Tu na kratko predstavljamo vsebino tega izobraževanja, povzeto po gradivu Poličnik Čermel-jeve in Fekonjeve (2017). 3.1 pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (2003) v 19. členu govori o zbirki šolske knjižnice. V grobem ta člen zapoveduje izgradnjo knjižnične zbirke (izgrajena je v skladu s programi, ki jih šola izvaja in z učnim načrtom, vsebuje ustrezno leposlovno in strokovno gradivo, 60 % leposlovja in 40 % strokovnega gradiva, 10 % zbirke predstavlja referenčno gradivo, vsebuje pa tudi vsaj en naslov serijske publikacije na področje iz programa šole). V 20. členu je zapisano, kakšna mora biti okvirna postavitev zbirke 2 Študenti dodiplomskega študija na Oddelku za bibliotekar-stvo, informacijsko znanost in knjigarstvo imajo v 3. letniku organizirano tritedensko delovno prakso v ustanovi po želji. Vsak ima na izbrani ustanovi delovnega mentorja, ki mu pomaga pri opravljanju delovne prakse. (gradivo za učence je ločeno od gradiva za strokovne delavce, leposlovje je v prostem pristopu razvrščeno po starostnih stopnjah, ljudsko slovstvo in leposlovje v tujih jezikih sta postavljena ločeno, strokovno gradivo je urejeno po UDK), izvemo pa tudi, da ima šolska knjižnica računalniški katalog. Postavitev leposlovja za mladino je torej po starostnih stopnjah. Prva stopnja je C (cicibani) in je namenjena najmlajšim bralcem do približno 10. leta. Stopnja P (pionirji) je namenjena otrokom, starim od 10 do 13 ali 14 let. Tretja stopnja, M (mladinci) pa vključuje gradivo za 14 ali 15 let stare učence (Fekonja, 2017b). 3.2 SMERNICE IFLA Smernice IFLA priporočajo dokument o nabavni politiki za vse vrste knjižnic, saj naj bi bila nabavna politika vodilo pri izboru gradiva, osnova za načrtovanje zbirke in dela, možnost komunikacije s financerji, ustanovitelji in drugo javnostjo ter možnost povezovanja v skupine in konzorcije. Temeljna načela izgradnje knjižničnih zbirk so ustreznost, izčrpnost, strokovnost in preudarnost. To pomeni, da mora knjižničar pri izdelovanju dokumenta nabavne politike oz. pri nabavi gradiva upoštevati vsebino, obseg gradiva, ali gre za temeljno gradivo, izbor mora biti objektiven in uravnotežen ter mora prikazati najboljšo vrednost, to je, da smo za neko vsoto denarja dobili najboljše. Šolske knjižnice lahko gradivo pridobivajo na več načinov. Najpogostejši način je seveda nakup, kjer se knjižničar sam odloči, kaj bo vključil v zbirko, predstavlja pa tudi način, ki lahko najbolje sledi nabavni politiki. Drugi načini so še darovi, zamenjava in obvezni izvod. Pri obveznem izvodu gre za gradivo, ki ga izdaja šola (Fekonja, 2017b). 3.3 OBDELAVA GRADIVA Pri obdelavi gradiva so navzoči knjižničarji obnovili znanje o bibliografskih in kontinuiranih virih, nabavi, inventarizaciji spremnega gradiva, drobnem tisku, inventarni knjigi, katalogizaciji, značnicah, kataložnih listkih, ISBD(M), ISBN in CIP. Nato so prešli na odpis knjižničnega gradiva, ki je ena izmed najpomembnejših nalog pred prehodom Urška Šink, Polona vilar: Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice Knjižnica mora za aktualnost svoje zbirke skrbeti z rednim dopolnjevanjem in rednim izločanjem gradiva. Gradivo, ki ga v šolski knjižnici ne izločamo, sestavlja jedro zbirke (aktualno gradivo, ki kroži), publikacije, ki se navezujejo na delovanje šole (glasila, zborniki), ter projektne raziskovalne in diplomske naloge. na COBISS. 5. člen Pravilnika o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (2003) govori o tem, da mora knjižnica za aktualnost svoje zbirke skrbeti z rednim dopolnjevanjem in rednim izločanjem gradiva. Izločanje knjižničnega gradiva je strokovno organiziran proces, pri katerem vnaprej določimo merila in metode, po katerih bomo opravljali to delo. Pri izločanju gre samo za fizično odstranitev gradiva iz zbirke, lahko trajno ali začasno. Gradivo, za katerega se knjižničar odloči, da ga ne potrebuje več, je izgubljeno ali uničeno, pa po procesu izločanja odpiše iz zbirke. Poznamo redni in izredni odpis. Pri rednem gre za načrtovan odpis, za katerega smo postavili merila, po katerih izločamo in kasneje odpišemo gradivo. Do izrednega odpisa pa lahko pride zaradi naravnih nesreč, selitev, združevanja ali razdruževanja knjižnic ter v aktualnem primeru, pri prehodu na COBISS. Odpis je za razliko od izločanja administrativni postopek. Gre samo za to, da v inventarni knjigi označimo, da smo neko gradivo odpisali in odstranili iz zbirke. Poznamo več metod izločanja. Lahko pregledamo pogostost izposoje določenega gradiva ter izločimo in odpišemo tisto, kar se ne izposoja ali se izposoja manj. Pri metodi pregledovanja polic izločamo nerelevantno, zastarelo in fizično uničeno gradivo. Pred izločanjem lahko vključimo uporabnike, s katerimi izvedemo intervju, jim izročimo anketni vprašalnik ali pa prosimo za njihovo mnenje ob razstavi gradiva, ki ga želimo odpisati. Gradivo lahko izločamo tudi računalniško. Izpišemo si lahko seznam gradiva po signaturah, seznam gradiva, ki se ne izposoja, seznam izposojenega gradiva ali seznam prezenčne izposoje in iz seznamov izberemo gradivo, ki ga želimo odpisati. Gradivo, ki ga v šolski knjižnici ne izločamo, sestavlja jedro zbirke (aktualno gradivo, ki kroži), publikacije, ki se navezujejo na delovanje šole (glasila, zborniki), ter projektne raziskovalne in diplomske naloge. Pred odpisom lahko poškodovano gradivo knjižničar popravi sam ali odda v knjigoveznico, kjer knjige, ki imajo že slabo vezavo, na novo vežejo. Pred procesom izločanja knjižničar določi čas, prostor in računovodski vidik izločanja ter odpisno komisijo. Komisijo morajo sestavljati najmanj trije člani, od teh mora biti vsaj en izkušen bibliotekar. Člani nato preverijo merila za odpis, izberejo gradivo za odpis in potrdijo odpis. Na koncu komisija odda tudi letno poročilo odpisa. Postopek odpisa je sestavljen iz 4 korakov. V prvem koraku gradivo označimo v inventarni knjigi, označimo odpis v računalniškem katalogu, pripravimo seznam odpisanega gradiva in gradivo fizično označimo z žigom »ODPISANO«. Po navodilih za odpis in izločanje knjižničnega gradiva, mora knjižnica odpisano gradivo ponuditi najprej Narodni in univerzitetni knjižnici, nato pa osrednjim območnim knjižnicam in drugim šolskim knjižnicam (Poličnik Čermelj in Fekonja, 2017). 3.4 NAVODILA zA VKLJUČEVANJE V SISTEM COBISS V nadaljevanju povzemamo Navodila za vključevanje v sistem COBISS svetovalke za knjižnično dejavnost na ZRSŠ Romane Fekonja, ki so bila šolskim knjižničarjem predstavljena na prvem dnevu izobraževanj (2017a, 2017b): 3.4.1 Aktualizacija zbirke Navodila za vključevanje v sistem COBISS za prvi korak priporočajo aktualizacijo zbirke. Knjižnična zbirka v šolski knjižnici mora delovati kot smiselna celota po programu šolske knjižnice, knjižničar pa mora z njo upravljati tako, da je zbirka raznovrstna, aktualna ter dostopna vsem uporabnikom. Ob prehodu na nov sistem je priporočeno, da knjižničarji pregledajo svoje zbirke in iz njih najprej izločijo, nato pa še odpišejo gradivo, ki je primerno za ta dva procesa. To je po navadi gradivo, ki je poškodovano, izgubljeno, jezikovno ali terminološko zastarelo, vsebuje zastarele informacije ali je shranjeno na zastarelem nosilcu, za katerega na šoli ni več prave tehnologije, s katero bi lahko gradivo pregledali. Pred prehodom lahko knjižničar v sodelovanju s sodelavci razmisli, ali je postavitev gradiva v prostoru smiselna, in če ni, kako naj spremeni postavitev. V tem koraku lahko načrtuje tudi lokalne šifrante za oddelke knjižnice, lokacije, podlokacije, vrsto gradiva, interne oznake ... Navodila šolskim knjižnicam priporočajo inventuro, ki jo knjižničarji lahko opravijo še v Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-112 63 < * o a. i- (0 Prvi del izobraževanja vodita NUK in ZRSŠ. Drugi del izobraževanja poteka tri dni v izvedbi IZUM-a. starem programu ali sočasno z vnosom gradiva v nov sistem. 3.4.2 Usklajevanje z računovodstvom V drugem koraku se knjižnica uskladi z računovodstvom glede vrednosti knjižnične zbirke. Pri starem gradivu se določi pavšalna cena, ki je enotna za vse staro gradivo. Ob vpisu gradiva v sistem COBISS se nato označi, da gre za staro gradivo, in vpiše dogovorjeno ceno. 3.4.3 Izobraževanje za delo v sistemu COBISS Tretji korak je udeležba na izobraževanjih za delo v sistemu COBISS. Pred samim izobraževanjem naj bi knjižnica pridobila siglo, ki je evidenčna številka vsake knjižnice v sistemu in jo knjižnicam dodeli NUK. Naslednji korak je podpis pogodbe o polnopravnem članstvu z IZUM-om. Po tem se vsak knjižničar registrira na IZUM-ovem portalu Izobraževanje in se prijavi na izobraževanje, ki poteka 3 dni. V prvem dnevu se navzoči spoznajo s postopkom prehoda, aktualizacijo zbirke, postavitvijo gradiva v šolski knjižnici, dokumentom o nabavni politiki, izločanjem, odpisom in z obdelavo gradiva. Prvi del izobraževanja vodita NUK in ZRSŠ. Drugi del izobraževanja poteka tri dni v izvedbi IZUM-a. Knjižničarji se z začetno uporabo programske opreme COBISS3 spoznajo na tečaju COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga. Naučijo se osnov sistema COBISS, programske opreme COBISS3 in formata COMARC/H. Pri segmentu COBISS3/Zaloga pregledajo nastavitve in uporabo števcev in lokalnih šifrantov, iščejo in prevzemajo zapise iz vzajemne baze podatkov, vnašajo podatke o zalogi in izpisujejo nalepke. Vsa teorija je podkrepljena tudi s praktičnim delom in vajami. Omenjenega drugega dela izobraževanja se že nekaj let lahko brezplačno udeležijo študenti 3. letnika bibliotekarstva in informatike, smer bibliotekarstvo. Tretji dan izobraževanja se knjižničarji udeležijo tečaja COBISS3/Izpo-soja. Na tem tečaju se naučijo vpisa članov in spreminjanja podatkov, izposoje, iskanja po lokalnem katalogu, vračanja, podaljševanja roka izposoje in spreminjanja datuma vrnitve. Vsa teorija je tudi na tem tečaju podprta s praktičnim delom in vajami. 3.4.4 Priprava na vnašanje gradiva Po izobraževanju sledi četrti korak, ki je priprava na vnašanje gradiva. Gre za to, da si šolska knjižnica priskrbi strojno opremo, ki deluje skladno s sistemom COBISS (računalnik, tiskalnik nalepk, čitalnik črtnih kod). 3.4.5. Vnos gradiva Ko je program nameščen, se začne vnos gradiva, kar je peti priporočeni korak Navodil za vključevanje v sistem COBISS. Po omenjenih Navodilih je veljalo, da knjižnica lahko izbira med ročnim ali programskim vnosom (konverzija) gradiva. V času izvajanja prvega dneva izobraževanj je v IZUM-u prišlo do spremembe in izbira konverzije ni bila več mogoča. Zaradi povpraševanja šolskih knjižnic, predvsem tistih, ki so že dolgo časa pridružene članice sistema COBISS, se je IZUM odločil, da spet ponudi konverzijo, vendar pod določenimi pogoji. Ti pogoji so objavljeni v okrožnici, ki jo je Ministrstvo za izobraževanje in šport (MIZŠ) objavilo v času pisanja pričujočega članka, in sicer dne 19. 12. 2017, št. 612-3/2015/39 z naslovom Prehod šolskih knjižnic v sistem COBISS - konverzija podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS.SI (Priloga 1), v kateri zainteresirane šolske knjižnice pozivajo k prijavi za postopek konverzije. MIZŠ se je v sodelovanju z IZUM-om odločilo, da se na ta postopek lahko prijavi največ 20 šolskih knjižnic. Njihove baze bodo analizirali in izbrali prve štiri šolske knjižnice, v katerih bo ujemanje baze vsaj 70-odstotno. V teh knjižnicah bodo nato izvedli postopek konverzije. Za preostale knjižnice torej ostane le možnost ročnega vnosa, vendar bi bilo dobro razmisliti o povečanju števila knjižnic, kjer bi lahko izvedli konverzijo, saj so potrebe nedvomno večje. V nadaljevanju prikazujemo primerjavo ročnega in programskega vnosa (Slika 1). Kot vidimo, imata oba načina vnosa prednosti in slabosti. IZUM predvideva, da naj bi knjižničar za ročni vnos enega naslova potreboval 10 minut, NUK pa pravi, da naj bi za enako delo knjižničar porabil 4 minute (Fekonja, 2017a). Za orientacijo so vzeli knjižnico z 10.000 naslovi in približno 4 ure, ki bi bile v delovnem dnevu namenjene samo vpisu enot. Z IZUM-ovimi 10 minutami M Urška Šink, Polona vilar: Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice Vnos obstoječega gradiva v sistem COBISS.SI Ročni vnos obstoječega gradiva Programski vnos obstoječega gradiva (konverzija) Prednosti: Prednosti: > urejeno stanje gradiva, saj pred > hitrejše polnjenje lokalne baze vnosom v sistem COBISS.SI gradivo knjižnice v COBISS.SI pregledamo in po potrebi izločimo > ni oblepijanja obstoječega gradiva z neuporabno, odpisano, nalepkami COBISS poškodovano in drugo neustrezno gradivo > lažje spreminjanje Slabosti: trenutne postavitve gradiva ob upoštevanju standardov, potreb uporabnikov in strokovnega kadra > knjižničarju je treba zagotoviti čas za: > manj težav in popravkov pri ■ pripravo specifikacije za prenos vključevanju preostalih segmentov podatkov o zalogi iz obstoječega sistema COBISS.SI zaradi enotnega sistema v sistem COBISS.SI v vnosa podatkov o zalogi sodelovanju z IZUM-om > ni neposrednih finančnih stroškov ■ preverjanje ustreznosti > sprotno preverjanje obstoječih prenesenih podatkov po nalepk na gradivu in po potrebi konverziji, najprej v testnem oblepljanje z nalepkami COBISS okolju in nato še v pravem okolju ■ ročno popravljanje nepravilnosti Slabosti: prenesenih podatkov, kijih programsko ni bito mogoče urediti; lahko se izvaja > knjižničarju je treba zagotoviti čas za postopoma in naknadno vnos obstoječega gradiva v sistem > dodatno ročno vnašanje podatkov o COBISS.SI zalogi, ki se niso prenesli s > dolgotrajen ročni vnos; posledično postopkom konverzije kasnejši začetek uporabe preostalih > neposredni finančni strošek - plačilo segmentov sistema COBISS.SI konverzije Slika 1: Prednosti in slabosti ročnega in programskega vnosa gradiva (Vir: http://home.izum.si/cobiss/faq/ dokumenti/Prednosti_slabosti_programskega_prenosa_podatkov.pdf.) to nanese na dobrih 13 mesecev. NUK-ove 4 minute pod enakimi pogoji pa nanesejo na slabih 5 mesecev in pol. Verjetno pa bi lahko govorili o času, ki je nekje vmes (Fekonja, 2017a). Poleg časovnih ovrednotenj ročnega vnosa IZUM-a in NUK-a navajam še mnenje dr. Vesne Čopič z MIZŠ, ki je odgovor na vprašanje ene od šolskih knjižničark, ki je želela dobiti natančnejša navodila v zvezi s porabo sredstev, ki jih je šolam za pohitritev prehoda na COBISS namenilo MIZŠ. Odgovor dr. Čopičeve se glasi (osebna komunikacija, 13. 10. 2017): »Pri postavljanju prehodnega obdobja smo izhajali iz opisa del šolskega knjižničarja in upoštevali čas, ki naj bi bil namenjen delu z gradivom. Pri obsegu gradiva smo upoštevali Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (Uradni list RS, Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-114 63 < * o a. i- (0 Dobro je, da se knjižnice povezujejo, delijo znanje in izkušnje ter spremljajo rešitve, ki so jih uporabili v drugih knjižnicah. št. 73/03, 70/08 in 80/12), po katerem naj bi vsaka knjižnica imela zbirko 10 enot knjižničnega gradiva na učenca in 40 enot knjižničnega gradiva na strokovnega delavca. Glede na povprečno število učencev in zaposlenih strokovnih delavcev znaša povprečno število enot knjižničnega gradiva 6400 na knjižnico. Po podatkih iz Analize izvajanja zakonodaje za šolske knjižnice (julij 2015) je v vseh osnovnih šolah (479) polno zaposlenih knjižničarjev 407. Delež zaposlitve knjižničarja je tako v povprečju 85 % polnega delovnega mesta na šolsko knjižnico. Delovni teden šolskega knjižničarja obsega 40 ur, v deležu (85 %) to pomeni 34 ur zaposlitve na teden v knjižnici. Po Elementih koncepta dela šolskega knjižničarja (objavljeno v Vodniku za šolskega knjižničarja, 1999, str. 40-42) interno bibliotekarsko strokovno delo obsega 25 % delovnega časa v tednu. To pomeni 8,5 ure na teden, kar je 510 minut. Ob predpostavki, da je za obdelavo 1 enote gradiva potrebno 4 minute (podatki NUK-a), bi na teden knjižničar obdelal 127,5 enote gradiva. Za povprečno knjižnico s knjižničnim fondom 6400 enot bi tako potrebovali za vnos gradiva v katalog (na novo) 50 tednov. Ob upoštevanju šolskega koledarja (40 delovnih tednov v šolskem letu) bi za vnos vsega gradiva potrebovali 1,25 leta. Če preračunamo čas potreben za vnos 6400 zapisov v sistem COBISS v ure, je 427 ur na knjižnico. Da bi šolske knjižnice lahko že takoj na začetku vnesle v enem bloku čim večje število zapisov, smo predlagali in uspeli zagotoviti sredstva za kadrovsko podporo šolskemu knjižničarju oziroma za pospešitev izgradnje novih katalogov v obsegu ene tretjine od 427 ur, to je približno 140 ur. Pri ceni za uro smo izhajali iz cene študentskega dela. Računajoč na študente, ki imajo že opravljen izpit prevzemanja zapisov in zaloge, torej iz vsebin, ki so predmet usposabljanja za delo v sistemu COBISS. Ker pa nismo želeli s tem zapreti drugih možnosti, lahko šola uporabi njej pripadajoča sredstva tudi za povečan obseg dela šolskega knjižničarja oziroma pomoč drugega šolskega knjižničarja, ki že deluje v sistemu COBISS.« Torej je MIZŠ za obračun potrebnega časa upoštevalo krajši časovni okvir, zagotovilo pa nekaj sredstev, ki morda ne bodo zadoščala za celoten proces prehoda. Pred ročnim vnosom je treba sestaviti načrt vnašanja, torej kje začeti in kako nadaljevati. Tu ne moremo oblikovati priporočil, saj mora vsaka knjižnica izhajati iz svoje specifične situacije in enotne rešitve niso mogoče. Seveda je dobro, da se knjižnice povezujejo, delijo znanje in izkušnje ter spremljajo rešitve, ki so jih uporabili v drugih knjižnicah (tudi objavljene v literaturi). Nato se začne prevzemanje zapisov iz vzajemne baze v lokalno bazo in inventa-rizacija. Knjižničar lahko začne izdelovati novo inventarno knjigo z novimi inventarnimi številkami in nalepkami ali pa z že obstoječo ohrani nalepke in inventarne številke. Pri ročnem vnosu v knjižnici lahko med drugim pomagajo tudi študenti bibliotekarstva z opravljenim tečajem COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga. Prva avtorica tega članka, ki je ena od teh študentov, se je zato povezala z dr. Primožem Južničem z Oddelka za bibliote-karstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, ki je oblikoval seznam študentov in ga posredoval Centru za razvoj knjižnic (CeZaR), ta pa ga je posredoval šolskim knjižnicam. Prva avtorica svoje izkušnje opisuje tako: »Za pomoč se je name obrnilo nekaj šol z Gorenjske. Najprej sem z delom začela na Osnovni šoli Bistrica. S knjižničarko sva se dogovorili, da bova gradivo vpisovali dvakrat na teden po štiri ure popoldan. V knjižnici je namreč samo en računalnik, in če bi želeli delati dopoldne, bi morala biti knjižnica zaprta, kar pa šoli ni v interesu. Tako sva se torej odločili za torke oz. srede in petke od 13.00 do 17.00. Na delo sem šla prvič 11. oktobra. Pred tem sem se s COBISS-om srečala le na tečaju COBISS3/ Prevzemanje zapisov in zaloga, ki je potekalo 5. in 6. junija 2017 na Filozofski fakulteti. Ker je od junija do oktobra minilo kar nekaj časa brez osveževanja spomina, mi je knjižničarka na začetku najprej še enkrat pokazala, kaj bom morala delati. Najprej moram gradivo poiskati v vzajemni bazi, kar je najlaže, če lahko s čitalnikom odčitam ISBN. V primerih, kjer je ISBN prekrit s prejšnjo nalepko ali pa ga ni, si pomagam z naslovom, avtorjem, letnico, COBISS-ID-jem, zbirko itd. Ko najdem pravi zapis, ga izberem in prenesem gradivo v lokalno bazo. Nato z desnim klikom na gradivo M Urška Šink, Polona vilar: Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice Pred vnosom gradiva v nov katalog sta potrebna temeljita prevetritev gradiva in dosleden odpis vsega, kar se ne izposoja. izberem možnost Dodaj novo polje 996/997 in odpre se okence, v katerem določim signa-turo, UDK, preoblikujem značnico in naslov, določim števec inventarnih številk in novo in-ventarno številko ter datum inventarizacije, ki je za stari fond vedno enak, zbrišem status ('2 - v obdelavi') in datum statusa. Nato kliknem na okvirček, v katerem piše Nabavni podatki. Odpre se mi novo okno, v katerem izberem način nabave, ki je vedno 'stari fond'. Vpišem še pavšalno ceno, pregledam vse vnesene podatke in zaprem okna. Z desnim klikom na zapis izberem možnost 'Izpis nalepk' in nalepka se natisne. Tiskam samo po eno nalepko, ki se jo nalepi na hrbtno stran knjige. Izposoja v WinKnj še vedno lahko poteka nemoteno, saj so stare nalepke še vedno na naslovni strani knjige. Poleg tega knjižničarka na hrbtno stran naslovne strani napiše še novo inventarno številko, pri čemer ji včasih pomagajo tudi učenci. Ročni vnos sva začeli pri stroki za učitelje, nadaljevali sva z referenčno zbirko in nato s stroko za učence, potem pa sledijo še M, P, C in ostalo. V času od 11. oktobra do 27. decembra sva ročno vpisali 4000 enot. Kmalu po tem, ko me je za pomoč prosila knjižničarka iz Bistrice, se je oglasila tudi knjižničarka ga. Zdenka Likar z Osnovne šole Stražišče Kranj. Tam sem se prvič oglasila 20. oktobra. Ker sem takrat že nekaj časa delala v okolju COBISS3, sem postopek dobro poznala in sem ga lahko jaz še enkrat pokazala knjižničarki. Sam postopek je popolnoma enak, razlikujejo se le delovne okoliščine. V Stražišču lahko delam dvakrat tedensko in dopoldan, saj sta v knjižnici dva računalnika. Eden je namenjen izposoji, enega pa ima knjižničarka v svojem kabinetu, kjer v času prehoda delam jaz. Delo sva začeli s stopnjo C, nadaljujeva z velikimi tiskani črkami, nato pa sledijo P, učbeniški sklad, M, stroka in preostalo. Čisto na koncu pride na vrsto še gradivo za učitelje. Za tak vrstni red se je knjižničarka odločila na podlagi najbolj izposojanega gradiva. Nalepke tiskam sproti, knjižničarka pa jih na zadnjo platnico v zgornji desni kot nalepi, ko ima čas. Včasih ji pomagajo tudi učenci in sodelavci. Na Osnovni šoli Stražišče Kranj sva s knjižničarko od 20. oktobra do 21. decembra ročno vnesli 3038 enot, kar je možno le zaradi sredstev, ki jih je MIZŠ namenilo izgradnji katalogov šolskih knjižnic. Knjižničarka še pravi, da sta pred vnosom gradiva v nov katalog potrebna temeljita prevetritev gradiva in dosleden odpis vsega, kar se ne izposoja. V glavnem v nobeni knjižnici ni težav s prehodom. Edini rahel problem se je pokazal, ko je zmanjkalo koluta z nalepkami, novega pa še ni bilo. S knjižničarko sva se malce pozno znašli tako, da sva nalepke odlagali v izpisno vrsto. Pred tem pa nisva tiskali in sva imeli zato kar nekaj gradiva brez nalepk. Kasneje sva s pomočjo IZUM-ovega klicnega centra ugotovili, kako se išče po inventarnih številkah. Vse inventarne številke brez nalepk sva našli, pokazale so se v delovnem območju in nato sva jih natisnili. Težava je tudi v omogočeni dolžini znakov v značnici in naslovu. Vedno je premalo prostora, da bi lahko z nalepko ločil gradivo. Največja težava se pojavi pri zbirkah (Grozni Gašper, Mišek Tip ...), ker na nalepki lahko piše le Grozni Gašper, nadaljevanje naslova pa je predolgo. To sicer ni velik problem, saj ko je nalepka enkrat nalepljena na pravem gradivu, ni nobene težave, ker se v COBISS-u vedno pokaže celoten zapis, ko odčitamo določeno inventarno številko, fizično pa tudi vidimo, za katero knjigo gre. Težava se pojavi, ko je nalepke treba nalepiti na pravo knjigo. Takrat pa bi bilo dobro, če bi bili naslovi lahko daljši. V izogib zmešnjavi knjižničarkama vedno povem, naj pri določenih knjigah popazita in res nalepita pravo nalepko na pravo knjigo. Tako počasi gradimo dva nova knjižnična kataloga v popolnoma novem sistemu. Ko bodo sredstva za pomoč pri izgradnji kataloga izčrpana, bom z delom nadaljevala še v drugih šolskih knjižnicah. Trenutno sem v dogovoru s tremi knjižnicami.« 4 SKLEP Motiv za diplomski seminar, ki je podlaga za pričujoči članek, je bila od konca leta 2015 do konca leta 2018 aktualna in pereča tema prehoda na sistem COBISS za šolske knjižnice, ki Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-116 63 < * o a. i- (0 so še vedno uporabljale druge programe (KIG, Šolska knjižnica, WinKnj ...). Literatura, ki je bila o tej temi izdana do sredine leta 2017 je kazala na pozitiven odziv knjižničarjev, vendar je šlo za knjižničarje, ki so sami hoteli že prej zamenjati programsko opremo in izgraditi nov knjižnični katalog. Cilj diplomskega seminarja in tega članka je, da se bralec seznani s tematiko izgradnje knjižničnega kataloga z vidika institucij, ki so novo izgradnjo predlagale, in z vidika šolskega knjižničarja, ki se mora procesa lotiti. Vsaka šolska knjižnica bo morala iti čez 5 korakov, ki jo bodo pripeljali do novega kataloga in prenovljene zbirke. Ti koraki so: aktualizacija zbirke, uskladitev z računovodstvom, izobraževanje za delo v sistemu COBISS, priprava na vnašanje gradiva in vnašanje gradiva. Pri vsakem koraku se bo moral knjižničar odločiti še za mnoge manjše korake, ki bodo vsako šolsko knjižnico usmerili po malo drugačni poti. Zaradi visokih stroškov in precejšnje količine dela za vsako šolo to ne bo lahka naloga, vendar zaradi zakonske zahteve nimajo izbire. Obenem lahko tovrstni prehodi in posodobitve za knjižnice predstavljajo tudi svojevrsten strokovni izziv, ki je lahko tudi podlaga za knjižničarjev strokovni napredek in večjo uveljavitev knjižnice. Prehod namreč prinaša tudi nekaj prednosti: vključitev v vzajemno bazo, večja vidnost knjižničnega kataloga in posledično boljša dostopnost gradiva (zlasti gradiva, ki je morda za neko knjižnico posebno, edinstveno), povezovanje knjižnic itn. Velika količina prehodov naenkrat pa do določene mere predstavlja težavo tudi za IZUM, zato bo bodoča literatura z opisi izkušenj in izzivov pa tudi rešitev nedvomno še zelo zanimiva. 5 Viri Drnovšek, M. (2013). Konverzija knjižničnega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3. Šolska knjižnica 23(3/4), 156-168. Fekonja, R. (2017a). Navodila za vključevanje šolskih knjižnic v sistem COBISS. Neobjavljen PowerPoint. Fekonja, R. (2017b). Vključevanje šolskih knjižnic v sistem COBISS. Neobjavljen PowerPoint. Poličnik - Čermelj, T. in Fekonja, R. (2017). Obdelava in odpis knjižničnega gradiva za šolske knjižničarje. Neobjavljen PowerPoint. Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe (2003). Uradni list RS, št. 73/03 (29. 7. 2003). Pridobljeno 3. 6. 2017 s http://www. pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=PRAV5163. Ščavničar Cunder, U. (2016) Prehod na COBISS v knjižnici OŠ Vodice. Šolska knjižnica 25(3/4), 52-58. Škrlj, G. (2009). OŠ Prule in prehod na COBISS. Knjižničarske novice, 19, 4-5. Zakon o knjižničarstvu. (2001). Uradni list RS, št. 87/01 (8. 11. 2001). Pridobljeno 3. 6. 2017 s: http://www.pisrs.si/Pis.web/ pregledPredpisa?id=ZAKO2442. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu (2015). Uradni list RS, št. 92/15 (4. 12. 2015). Pridobljeno 3. 8. 2017 s: https:// www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/ vsebina?urlurid=20153612. Žekar, D. (2007). Iz programa Šolska knjižnica v sistem COBISS. Šolska knjižnica 17(3/4), 155-156. O URŠKA ŠINK dipl. bibL. in inf. (nadaljevanje študija: magistrski študij bibliotekarstva, informacijskih in založniških študijev na Oddelku za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani) Naslov: Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana E-pošta: urskasink@gmail.com DR. POLONA VILAR izr. prof. na Oddelku za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani Naslov: Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana E-pošta: polona.vilar@ff.uni-lj.si Urška Šink, Polona vilar: Izgradnja knjižničnega kataloga za šolske knjižnice PRILOGA: Izsek okrožnice MIzŠ J 1 OSNOVNIM ŠOLAM OSNOVNIM ŠOLAM S PROLAGOJEN1M PROGRAMOM ZAVODOM ZA VZGOJO iN IZOBRAŽEVANJE O'1'ROK IN MLADOSTNIKOV S POSKBN1M1 POTREBAMI SREDNJIM ŠOLAM GLASBENIM ŠOLAM Številka: 612-3/2015/39 Datum: 19.12.2017 Zadeva: prehod Šolskih knjižnic v sistem COB1SS - konverzija podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS.SI Spoštovani! Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport (v nadaljevanju MIZŠ) in Inštitut informacijskih znanosti Maribor (IZUM) sta seznanjena s problemi šolskih knjižnic (v nadaljevanju: knjižnica) pri zakonsko predvidenem prehodu v sistem COBISS. Posebej izstopa vprašanje konverzije podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS.SI, ki je bilo odgovorno in skrbno obravnavano že pred sprejetjem novele Zakonei O knjižničarstvu (ZKnj-IA, 92/2015). Konverzija ni bila vključena v Akcijski načrt za uresničevanje novele. Razlogov je bilo več. med drugim IZUM-ova analiza 22 opravljenih konverzij za Šolske knjižnice v preteklih letih (pred novelo), ki je pokazala, da je vsaka konverzija od začetka pogovorov do zaključka v povprečju trajala 125 dni za posamezno knjižnico. To ob časovnih in kadrovskih omejitvah vpletenih v prehod, ni sprejemljivo. Konverzija podatkov ni postopek, ki bi ga lahko i/vedli »v nekaj urah« kol zatrjujejo nekateri šolski knjižničarji, saj gre za zelo kompleksno metodo, kar lahko potrdijo tisti njihovi kolegi, ki so pri konverzijah sodelovali. Potrebno je veliko usklajevanja po telefonu in elektronski pošti, kar je delovno in časovno zelo zamudno. Problematična je tudi kvaliteta obstoječih katalogov, saj v programu WinKnj ni enotnega, predpisanega in programsko kontroliranega vnosa podatkov o zalogi. Zato kvaliteta obstoječih katalogov praviloma ne zadošča za konverzijo. Natančen potek konverzije i i programa \VinKnj v sistem COBISS.SI ter naloge in aktivnosti knjižnice pri postopku konverzije lahko najdete na IZUM-ovi spletni strani. Kljub vsemu navedenemu in dosedanjim pojasnilom glede vprašljivosti konverzije se je v zadnjem obdobju nekaj knjižnic obrnilo tako na MIZŠ kakor tudi na IZUM z zahtevo po izvedbi tega postopka pretvorbe podatkov iz programa WinKnj v sistem COBISS. Kar nekaj od njih tudi z. vso odgovornostjo zagotavlja visoko usklajenost zapisov i zapisi v vzajemni bazi COBIB.SI. Zato seje MIZŠ v sodelovanju z IZUM-om odloČilo za testni preizkus konverzije v REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA IZOBRAŽEVANJE, ZNANOST IN ŠPORT Masarvkova cesta 16. 1000 Ljubljana T: 01 400 52 00 W Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-118 63 COBISS+ COBISS+ Izvleček LSistem COBISS je v slovenskem prostoru poznan kar kot virtualna knjižnica Slovenije. Iz širokega nabora storitev COBISS-a je najširšemu krogu uporabnikov slovenskih knjižnic namenjena spletna aplikacija COBISS+, ki z mobilno različico mCOBISS omogoča dostop do informacij vseh knjižnic, vključenih v sistem COBISS. COBISS+ omogoča online dostop do vzajemne bibliografsko-ka-taložne baze podatkov, lokalnih baz podatkov knjižnic v sistemu COBISS ter drugih baz podatkov in informacijskih virov domačih ter tujih ponudnikov, dostopnih prek sistema COBISS. Uporabniku zagotavlja vpogled v zalogo iskanega, pregled izposojenega gradiva, podaljšanje roka izposoje, rezerviranje gradiva ter vrsto funkcionalnosti, zaradi katerih lahko rečemo, da je COBISS+ več kot le knjižnični katalog. _J Ključne besede iskanje informacij, knjižnice, izposoja knjig, COBISS+, Moja knjižnica, knjižnični viri, uporabnost aplikacij, uporabniška izkušnja Keywords searching information, libraries, borrowing books, COBISS+, My library, library sources, using applications, user experience Abstract COBISS is known in Slovenia as the Virtual Library of Slovenia. One of the many COBISS services is the web-based application COBISS+, available to the users of Slovenian libraries as a mobile version mCOBISS, which enables access to the information of all libraries included in the COBISS system. COBISS+ allows online access to a shared library catalogue database, local databases of COBISS libraries and other databases and information sources of Slovenian and foreign providers which are accessible through COBISS. The user can check the stock, see which books have been borrowed, extend the lending period, reserve a book or use a variety of other features which make COBISS+ much more than a library catalogue. od konca leta 2016 je slovenskim uporabnikom na voljo prenovljena oziroma nova različica spletne aplikacije CoBISS+, prej poznane pod imenom cobiss/opac. UVOD Uporabnik knjižnice se slej ko prej sreča s potrebo po uporabi knjižničnega kataloga, za knjižničarje pa je uporaba tega nekaj najbolj samoumevnega. Od konca leta 2016 je slovenskim uporabnikom na voljo prenovljena oziroma nova različica spletne aplikacije COBISS+, prej poznane pod imenom COBISS/OPAC. Gre za informacijsko rešitev, ki uporabnikom v osnovi omogoča pregled gradiva vseh slovenskih knjižnic, vključenih v sistem COBISS, katerega del so od leta 2018 tudi skoraj vse šolske knjižnice. S sistemom COBISS+ je knjižnicam in končnim uporabnikom omogočen dostop do lokalnih biblio-grafsko-kataložnih baz podatkov posameznih slovenskih knjižnic, vzajemne (skupne) baze slovenskih knjižnic ter drugih specializiranih baz podatkov domačih in tujih proizvajalcev. V tem prispevku so podrobneje predstavljene funkcionalnosti, ki jih ponuja COBISS+. O COBISS-U IZUM v obsegu servisov in storitev COBISS-a že od osemdesetih let prejšnjega stoletja knjižnicam in uporabnikom knjižnic ponuja e-storitve, podprte s sodobno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo. Kot tak je sistem COBISS v slovenskem prostoru zato poznan kar kot virtualna knjižnica Slovenije. Dejansko gre za mrežo knjižnic, povezanih v informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno bibliografsko-kataložno bazo podatkov COBIB in lokalnimi bazami podatkov sodelujočih knjižnic, bazo podatkov o knjižnicah COLIB, normativno bazo podatkov CONOR ter s številnimi drugimi funkcijami. V sistem COBISS je bilo do 31. 7. 2018 vključenih 1203 knjižnic, od tega 889 slovenskih. Celotna mreža knjižničnih informacijskih sistemov, ki jo je v preteklih letih vzpostavil IZUM, je predstavljena na spletnih straneh http://www.cobiss.net. COBISS+, NOVI COBISS/OPAC COBISS+ je spletna aplikacija iz širokega nabora COBISS-ovih storitev, namenjena najširšemu krogu uporabnikov. Omogoča dostop do informacij vseh slovenskih knjižnic, vključenih v sistem COBISS. Prvi koraki na tem področju so bili narejeni s programom za iskanje v lokalnih bazah podatkov in katalogih COBISS, imenovanim »KNJIGE«, ki so ga slo- tmai Slika 1: Spletna aplikacija COBISS+ s privzetim osnovnim načinom iskanja v vzajemni bazi COBIB.SI Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-120 63 < * o a. i- (0 Najnovejša različica CoBISS-kataloga slovenskih knjižnic v obliki spletne aplikacije CoBiSS+je rezultat sodelovanja med raziskovalci, knjižničarji, splošnimi uporabniki in drugimi. venske knjižnice uporabljale od leta 1987, pet let pozneje, leta 1992, pa je bila na voljo prva mrežna različica COBISS/OPAC za VT-termi-nale. Sledila je izdelava aplikacije za grafična okolja Windows na osebnih računalnikih. Prva spletna različica COBISS/OPAC, predhodnica današnjega COBISS+, je bila uporabnikom na voljo leta 1997. Programska oprema COBISS/ OPAC, oziroma današnji COBISS+, je tako v uporabi že več kot dvajset let. Prav toliko časa se tudi razvija in posodablja. Najnovejša različica COBISS-kataloga slovenskih knjižnic v obliki spletne aplikacije COBISS+ je rezultat sodelovanja med raziskovalci, knjižničarji, splošnimi uporabniki in drugimi, ki so ga z uporabniškimi zahtevami soustvarjali in so zaslužni za to, da je rešitev zgrajena tudi po njihovi meri. Načrtovalci in razvijalci so poskrbeli za to, da je COBISS+ narejen v skladu z najsodobnejšimi tehnološkimi smernicami in da omogoča dostop do informacij, ki jih uporabniki želijo ali potrebujejo. Mobilnim uporabnikom je hkrati na voljo različica mCOBISS, prirejena posebej za mobilne telefone in tablične računalnike. COBISS+ uporabniku omogoča: • vpogled v zalogo iskanega gradiva (število izvodov) in dostopnost iskanega gradiva (prosto, izposojeno, rezervirano) v kateri koli slovenski knjižnici, vključeni v sistem COBISS; • pregled izposojenega gradiva, podaljšanje roka izposoje in rezerviranje gradiva; • medknjižnično izposojo gradiva; • dostop do dela tistih virov, ki so dostopni le ali tudi na svetovnem spletu; • prenos izbranih bibliografskih zapisov na uporabnikov računalnik. COBISS+ je namenjen vsakomur, ki išče relevantne informacije ali gradivo, ki je na voljo v slovenskih knjižnicah, tudi če gre za elektronsko gradivo. Spekter uporabnikov, ki jim je programska oprema namenjena, je precej širok: od knjižničarja, ki ga uporablja kot poklicno orodje, osnovnošolca, ki poizveduje po literaturi za domače branje, do raziskovalca, ki z uporabo logičnih operatorjev v naprednem iskanju poizveduje po strokovnih znanstvenih člankih. COBISS+ knjižnicam in uporabnikom knjižnic omogoča spletni dostop do naslednjih baz podatkov: • vzajemne bibliografsko-kataložne baze podatkov COBIB.SI - skupni katalog slovenskih knjižnic, ki sodelujejo v sistemu COBISS.SI; • lokalne baze podatkov - kataloga posameznih knjižnic v sistemu COBISS.SI; • drugih baz podatkov v sistemu COBISS. SI - specializirane baze podatkov, ki so del sistema COBISS.SI; • drugih informacijskih virov - sem štejemo tuje in domače specializirane baze podatkov, dostopne prek sistema COBISS. Ob dostopu do navedenih baz podatkov in informacijskih virov prinaša COBISS+ številne nove funkcionalnosti, ki bodo uporabnikom v pomoč pri iskanju informacij in gradiva za raziskovalno, šolsko, obšolsko in splošno uporabo. Najaktualnejše nove funkcionalnosti, ki so predstavljene v nadaljevanju: • sodobni grafični vmesnik, prilagojen tudi za mobilne naprave in naprave z zaslonom na dotik; • podpora osebnim nastavitvam vmesnika ter trajno shranjevanje na osnovi profila Moj COBISS; • možnost prijave z različnimi prijavnimi identitetami: prek računa Moja knjižnica ali prek računov Google, Facebook, Arnes AAI ter poljubnega e-poštnega naslova; • podpora enotni prijavi uporabnika prek federacij COBISS AAI in Arnes AAI; • možnost iskanja po več knjižnicah oziroma katalogih hkrati; • pomoč pri iskanju s funkcijo samodokon-čanja in lematizacijo iskalnih izrazov; • fasetno omejevanje, s katerim lahko pri iskanju omejimo nabor prikazanih zadetkov; • pregled vključenosti serijskih publikacij v tuje baze podatkov; • prikaz naslovnic knjig v rezultatih iskanja. Glede na funkcionalnosti, ki jih ponuja, lahko rečemo, da je COBISS+ več kot le knjižnični katalog. Treba pa je opozoriti, da so vse funkcionalnosti uporabnikom na voljo skladno s poslovanjem in možnostmi, ki jih svojim uporabnikom omogočajo posamezne knjižnice. Sergej Lah: COBISS+ DOSTOP DO COBISS+ Do COBISS+ dostopamo s pomočjo katerega koli znanega spletnega brskalnika, najpreprostejše prek spletnega portala COBISS.SI na naslovu http://www.cobiss.si. S pomočjo obrazca za vnos iskalnih zahtev lahko z vnosom iskalnih pojmov izvedemo osnovno iskanje, kot prikazuje slika (Slika 2). S klikom na obrazec COBISS+ pa dostopamo do vseh preostalih načinov iskanja in funkcionalnosti COBISS+. Neposreden dostop do COBISS+ je mogoč prek spletne povezave https://plus.cobiss.si oziroma https://opac.si.cobiss.net/opac7/bib/search. prijava in profil moj COBISS COBISS+ je mogoče uporabljati brez kakršne koli registracije in prijave, kar pa je potrebno, če uporabnik želi dostopati do razširjenega nabora možnosti, ki jih ponuja COBISS+. Prijava uporabniku omogoča kreiranje in uporabo profila Moj COBISS in s tem prilagajanje uporabniškega vmesnika ter odzivnosti spletne aplikacije skladno z njegovimi potrebami in željami. Prijava omogoča še nabor dodatnih funkcionalnosti, shranjevanje iskanj za kasnejšo ponovno uporabo, uporabo servisa Moje knjižnice in povezovanje različnih računov servisa Moje knjižnice, dodajanje zapisov na Mojo polico in avtoriziran dostop do podatkovnih baz tujih ponudnikov. Možni načini prijave v profil Moj COBISS: • COBISS AAI - prijava na osnovi servisa Moje knjižnice (uporabniško ime in geslo uporabnik prejme v knjižnici); © www.cobiss.si O perativni online bibliografski sistem in servisi ISKANJE BIBLIOGRAFIJE in SICRiS DRUGE STORITVE Za KNJIŽNICE O sistemu COBISS.SI COBISS.net te ¡Hü TjŠJ —-—-—-—• r* CDBISS* Vstopite v Virtualno knjižnico Slovenije O. . ^^ ♦ ♦ * • + NA ENEM MESTU dostop do informacij v več kol • If* • CO * * 850 slovenskih knjižnicah (340 000 povezav . ■ • • V tk) e-virov,2,$mBjana knjig. 90 000 e-knjig, 1,8 — «a ♦ ' milflona člankov, 130.000 rev«, 150 000 CD-jevCVD-je v...) ♦ V . ». ■¡¡fflE33Hm CQU8 Si - podatki o knjižnicah Domače strani knjižnic Sodelujoče knjižnice Seznam V3eh knrižnic Slika 2: Osnovno iskanje v COBISS+ lahko izvedemo kar na portalu https://www.cobiss.si ali pa s klikom na povezavo https://plus.cobiss.si nadaljujemo na stran spletne aplikacije COBISS+. Slika 3: V COBISS+ se je mogoče prijaviti na več načinov. Prijava omogoča dostop do razširjenega nabora funkcionalnosti COBISS+. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-122 63 < * o a. i- (0 Slika 4: Nastavitve profila Moj COBISS omogočajo prilagajanje spletne aplikacije COBISS+ po meri uporabnika. • ArnesAAI - prijava, primerna za študente, učence in učitelje institucij, vključene v sistem upravljanja identitet ArnesAAI; • z uporabniškim računom Google ali Face-book ali poljubnim e-naslovom uporabnika. Nastavitve profila Moj COBISS: Nastavitve profila omogočajo prilagajanje uporabniškega vmesnika COBISS+. Nastavimo lahko: • privzeti način iskanja - izbirati je mogoče med osnovnim, izbirnim in ukaznim iskanjem; • privzete knjižnice pri iskanju - nastaviti je mogoče enega ali več katalogov različnih knjižnic; • relevantnost rezultatov iskanja - omogoča prikaz rezultatov skladno z osebnimi preferencami uporabnika; • napredne možnosti - omogočajo nastavitev nekaterih dodatnih funkcionalnosti, ki se uporabljajo pri iskanju, kot so prikazi rezultatov v različnih formatih in izvoz v formatu RIS ali preglednica Excel; • pozicijo fasetnega menija (levi ali desni stolpec) in privzeto število prikazanih zadetkov na stran. moje knjižnice Servis Moje knjižnice uporabniku omogoča vpogled v izposojeno, rezervirano in drugo gradivo, zgodovino izposoj, medknjižnično izposojo, dolgove in omejitve v knjižnici, e-obveščanje in druge storitve, ki jih knjižnica ponuja svojim uporabnikom. Uporabnik lahko v profil oziroma v Moje knjižnice doda več knjižnic, katerih član je, in tako upravlja svoje izposoje in naročila prek enega profila COBISS. S klikom na želeno knjižnico ali na želeno številko članske izkaznice pridemo na stran s po- ] COBISS* Q Iskanje v Moje knjižnice 4 Lah v <8>Tema Pomoč pi Obvestila k Moj COBISS: Lah @ Moje knjižnice Q Moja polica Q Moja iskanja «g Nastaviive A Uredi Moj COBISS Za prikaz izposojenega gradiva, rezerviranega gradiva, zgodovine »zposDj itd. v spodnji tabeli izberite ustrezno knjižnico. Seznam shranjenih članstev: št. Knjižnica člana Skrajšana oznaka Izposojenih Rezerviranih Drugih F-knjig Odstrani Mariborska knjižnica 115933 SIKMB Sergej 16 1 0 0 1 X Odstrani l Univerzitetna knjižnica Maribor 4096 UKM SERGEJ 0 0 0 0 1 x Odstrani 1 Institut informacijskih znanosti, Maribor 98 IZUM Sergej is 0 0 0 1 x Odstrani 1 Dodaj knjižnico + Slika 5: Uporabnik lahko prek enega profila COBISS+ upravlja svoje izposoje in naročila v več knjižnicah. 0 sergej Lah: coBiss+ £ JJ COBISS* O iskanje v Moje knjižnice A Janez v <$>Tema (?) Pomoč 01 Obvestila # Moja knjižnica: IZUM Janez - O * © 9 Vuj In :«jt"»■« ISO Ve&a da: HMmOZO Gradivo v Zgodovina izposoj Med knjižnična izposoja ~ Dolgovi, omejitve E-obvesčanje v Sprememba gesla Izposojeno® Rezervirano O Drugo gradivo O E-knjige© & Podaljšaj izbrano Vrniti do A Naslov Drugi podatki Izposojeno h L 01,02.2019 01.02.2019 Kadetnica P ograje. Bojan: Brodnik, Ana; Simonovič Bakoš. Nataša IN: 120130038 01.02.2018 Govori za vse priložnosti in na kratko o retoriki: priročnik za učinkovito in moderno govorništvo; Reden gut und richtig halten Bole-Vrabec, Alenka; Mich, Bojan IN:120000349 01.02.2018 | 01.02.2019 Nova kultura poslovnega komuniciranja: poslovni bonton; Nova kultura poslovnog komuniciranja Osredečki, Eduard; Stersoglavec, Durda IN:199900076 01.02-2018 ^-j r Prikazalo [1 -3Jod 1 Slika 6: Čas za izposojeno gradivo v izbrani knjižnici lahko podaljšamo in preverimo status rezervacij. datki o izposojenem gradivu. Nad seznamom je menijska vrstica, kjer lahko preklapljamo med različnimi knjižnicami, ki smo jih dodali, uporabimo povezavo do domače spletne strani, prikličemo delovni čas ali naslov, telefonsko številko in e-naslov izbrane knjižnice. Moja polica Med možnostmi, ki jih omogoča profil Moj COBISS, je tudi shranjevanje posameznih zapisov izvedenih iskanj. Tako hranjene zapise je mogoče kadar koli pregledati z uporabo možnosti Moja polica med preostalimi možnostmi profila. Shranjene zapise o gradivu lahko nadalje upravljamo, tj., pošiljamo po e-pošti, tiskamo, izvozimo v format RIS ali Excelovo preglednico ... Moja iskanja Profil Moj COBISS ponuja tudi možnost shranjevanja izvedenih iskanj v COBISS+ (Slika 8). Shranjene iskalne zahteve so dostopne med možnostmi profila kot Moja iskanja. V Slika 7: Najdene zapise iskanega gradiva lahko shranimo na Mojo polico. To storimo tako, da v seznamu rezultatov iskanj označimo želene zapise, nato pa kliknemo gumb »Na polico«. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-124 63 < o a. i- (0 CoBIB.SI je rezultat online vzajemne katalogizacije slovenskih knjižnic, vključenih v sistem CoBISS. seznamu shranjenih iskanj se prikažejo podatki o datumu izvedbe iskanja, iskalni zahtevi in bazi podatkov, po kateri je bilo iskanje izvedeno. S klikom na iskalno zahtevo se ta ponovno izvede. S klikom na rdeči gumb, kot prikazuje Slika 8, se iskalna zahteva izbriše iz seznama shranjenih iskanj. iskanje Kot je bilo predstavljeno že na začetku, je s COBISS+ mogoče izvajati iskanja v vzajemni bibliografsko-kataložni bazi podatkov COBIB. SI, lokalnih in večini drugih baz podatkov, dostopnih prek sistema COBISS. Iskanje je omejeno pri nekaterih tujih bazah podatkov, kjer je treba spoštovati licenčne dogovore s ponudniki, takrat je potrebna avtorizirana prijava uporabnika. Vzajemna bibliografsko-kataložna baza podatkov COBIB.SI Vzajemna bibliografsko-kataložna baza podatkov COBIB.SI je rezultat online vzajemne katalogizacije slovenskih knjižnic, vključenih v sistem COBISS. Vsebuje približno 5 milijonov bibliografskih zapisov o knjižnem (npr. monografske publikacije, serijske publikacije, članki) in neknjižnem gradivu (npr. CD-ji, DVD-ji). Omogoča dostop do (dela) knjižničnega gradiva v elektronski obliki. Vsebuje tudi podatke o tem, v kateri knjižnici je posamezno gradivo, kar ji daje lastnost vzajemnega kataloga. Iskanje po vzajemni bibliografsko-katalož-ni bazi podatkov je privzeti način iskanja v COBISS+. Če v iskalnem obrazcu v okencu za vnos knjižnice ni posebej izbrane nobene knjižnice, se iskanje nanaša na katalog vseh knjižnic, vključenih v sistem COBISS, oziroma vzajemni katalog COBIB.SI (Slika 1). Lokalne baze podatkov Po vzajemni bazi podatkov COBIB.SI iščemo predvsem takrat, ko nas zanima, v katerih knjižnicah je iskano gradivo. Iskanje je mogoče nadaljevati v lokalni bazi podatkov izbrane knjižnice in tako pridobiti podatke o dostopnosti iskanega gradiva (prosto, izposojeno, rezervirano). Za iskanje v bazah oziroma lokalnih katalogih posameznih knjižnic je v okencu iskalnega obrazca iz spustnega seznama treba izbrati katalog želene knjižnice, kot je prikazano na sliki. Knjižnica se lahko določi tudi z vpisom njenega akronima, imena, oddelka ali kraja. Izbrati je mogoče več knjižnic in tako izvajati iskanja po več katalogih hkrati. sergej lah: coBiss+ Slika 9: Iskanje lahko izvajamo v eni ali več lokalnih bazah posameznih knjižnic. Osnovno, izbirno in ukazno iskanje Osnovno iskanje je namenjeno splošnemu poizvedovanju (Slika 9). Za natančnejše iskanje sta na voljo izbirno in ukazno iskanje, ki z natančnejšim oblikovanjem iskalne zahteve omogočata že bolj omejen in relevanten seznam iskalnih rezultatov. Izbirno iskanje omogoča kombiniranje izbranih iskalnih polj z logičnimi operatorji (Slika 10). V primeru uporabe Ukaznega iskanja pa lahko uporabnik sam oblikuje iskalno zahtevo v pravilni iskalni sintaksi, pri čemer je treba poznati strukturo bibliografskih zapisov. Vrste gradiva, po katerih je mogoče izvajati iskanja s COBISS+, so: monografske publikacije, serijske publikacije, članki, zvočni posnetki, video posnetki, filmi, kartografsko gradivo, notno gradivo, slikovno gradivo, igrače -predmeti, računalniški zapisi, izvedena dela. Gradivo je lahko v tiskani ali elektronski obliki. Zapisi lahko vsebujejo tudi povezave do celotnih besedil. Privzeti način iskanja lahko nastavi uporabnik v profilu Moj COBISS (Slika 4). Omejevanje iskalnih zahtev Pri izvajanju iskalnih operacij se lahko iskalne zahteve omejijo glede na izbrani način iskanja, in sicer glede na vrsto gradiva, jezik in e-dos-top. Privzeta omejitev v vseh načinih iskanja je »vse gradivo (+ e-viri)«. V osnovnem načinu ni mogoče omejiti iskanja glede na jezik, kar lahko izvedemo z izbirnim ali ukaznim načinom iskanja. Prikaz iskalnih rezultatov lahko po izvedenem iskanju omejimo s fasetnim omejevanjem, opisanim v nadaljevanju. Fasetna navigacija Možnosti fasetnega omejevanja se pojavijo v meniju, ki se po izvedenem iskanju prikaže na levi strani izpisanih rezultatov iskanja. Fasetni meni je sestavljen iz posameznih faset, ki ponujajo klasifikacijo zapisov izvedenega fi COBISS* Osnovno iskanje Izbirno iskanje i Iskalna zahteva Knjižnica VSE KNJIŽNICE ali vpiši akronim. ime. oddelek ali kcaj knjižnic Slika 10: Ukazno iskanje privzeto upošteva osnovni indeks, zgrajen na temelju ključnih besed. Za iskanje po dodatnih indeksih vedno opremimo podatke z iskalnimi predponami, opisanimi v priročniku COBISS3/ Katalogizacija. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-126 63 < * o a. i- (0 Izbirne iskanje Ukazno Iskanje poišči knjigo, revijo, DVD ... ♦ vse gradivo (+ e-viri) ▼ POIŠČI Q VSE KNJIŽNICE alt vpiši akronim, ime. oddelek ali krai ki ♦ vse gradivo (+ e-viri) ti knjige •• Poišči gradivo v skupnem katalogu slovenskih knjižnic. COBISS+ je n dijakom, študentom, staršem, profesorjem, upokojencem... Več infor. M časopisi, revije ipd. g) Sanki ... □ e-knjige učencem, a Danes podatke prispeva 884 slovenskih knjižnic: 2.698.937 knjig, 1,883.079 člankov, 144.356 revij, 37.941 CD-jev/DVD-jev 4| zvočni posnetki M video posnetki in filmi 9 računalniški CD-ji in DVD-ji kartografsko gradivo Seznam vseh knjižnic Druge baze podatkov J3 notno gradivo sfikovno gradivo @ igrače - predmeti ^ izvedena dela - dogodki — vsi zapisi Slika 11: Glede na način iskanja so na iskalnem obrazcu na razpolago različne možnosti omejitev. iskanja. Z izbiro posameznih faset je tako mogoče dodatno in zelo natančno omejiti izpis rezultatov iskanja. V fasetnem meniju se v oklepaju izpiše število rezultatov zadnjega iskanja za posamezno vrednost fasete. S klikom na posamezno vrednost fasete (npr. tiskana knjiga pri faseti vrsta gradiva) iskalno zahtevo dopolnimo z omejit- tj COBISS* Q iskanje , Q Iskanje > Rezultati iskanja > vrsto vsebine diplomsko delo (24) magistrsko delo (15) zbornik (9) učberak (4) projektno delo (2) več (3J- metode projektnega vodenja VSE KNJIŽNICE ati vpiši akronim, Ime, oddelek ali kraj S m pol« H El snrani iskanje 1 vrsta gradiva A knjiga (72) tiskana knjiga (6S) e-knjsga (4) članek, sestavni del (5) tiskani članek (S) Gradivo (zadetkov; 77) □ □ jezik slovenski 155) angleški (21) nemški (3) ser (1) srbski (1) ciljna skup na odrasli (77) k avtor A starfaek. marko (15) košar, janež, 1958-(13) kern, tomaž. 1964- pj chrotist gerhard, 1941- (5) doucek. petr (5) ve£41Z7) — □ 5- □ □ 1SH 1 Metode projektnega vodenja pri Implementaciji E diplomska naloga Južnič. Diana diplomsko delo | slovenski | 2004 | e-dostop: SFX Prilagoditev procesa projektnega vodenja za sred metod agilnega projektnega vodenja [Elektronski naloga Gorenšcek, Mitja e-knjiga | slovenski | 2011 j e-dostop: SRÍ, povezava(e) ~ Rezultati analize ankete o stopnji uvedbe projektr uporabljenih metod nagrajevanja članov projektn Ban.Jože; Barbajana elaborat, študija | slovenski | 2004 ] e-dostop: SPX Uporaba agilnih metod projektnega vodenja pri n rešitev v informatiki: magistrsko delo Žnidaršič, Matjaž, 1968- magistrsko delo | slovenski j 2010 | e-dostop: Metode in tehnike projektnega dela: izpis izbrani Kern, Tomaž, 1964- učno gradivo | siovenski | 1999 ] e-dostop: 5FX Metode in tehnike projektnega dela: izpis izbrani 1 Kern, Tomaž, 1964- Slika 12: Fasetni meni e. □ I vijo na izbrano vrednost fasete. Z nadaljnjimi izbirami vrednosti faset dodatno omejimo iskanja (npr. priročnik iz fasete vrsta vsebine). Obstoječo izbiro vrednosti fasete lahko s klikom na modri križec tudi izključimo in tako izklopimo fasetno omejitev. Med novostmi, ki jih prinaša COBISS+, velja omeniti še lematizacijo iskalnega pojma, s čimer samodejno razširimo iskalni izraz tudi na pregibne oblike korena vnesenih besed, ki jih vključuje Amebisov lematizator, samodo-končanje iskalnih zahtev (Slika 14) in pregled vključenosti serijskih publikacij v tuje baze podatkov (Slika 15). Funkcionalnost samodokončanja iskalne zahteve (autocomplete) je omogočena v vseh osnovnih načinih iskanja ne glede na bazo podatkov ali informacijski vir. COBISS+ POMOČ IN SPLETNO učenje V pomoč na poti podrobnega spoznavanja možnosti in uporabe COBISS+ so uporabnikom na voljo navodila v obliki Pomoči kot sestavnega dela spletne aplikacije COBISS+. Za bolj poglobljeno spoznavanje COBISS+ pa je vsem uporabnikom, 24 ur na dan, vsak dan v tednu, na voljo brezplačno spletno učenje za COBISS+. Spletno učenje je dostopno prek IZUMovega portala Izobraževanje na naslovu https://izobrazevanje.izum.si/ oziroma neposredno prek povezave http://etecaj.izum. si/. sklep COBISS+ je sodobna spletna aplikacija in edina tovrstna rešitev pri nas, s pomočjo katere uporabniki na enostaven način dostopajo do katalogov tako rekoč vseh slovenskih javnih knjižnic, baz tujih ponudnikov in nekaterih drugih specialnih informacijskih virov. Sistem COBISS se je z leti, tako doma kot v tujini, uveljavil kot informacijski sistem, temelječ na organizacijski in informacijski povezavi knjižnic v nacionalni informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno biblio-grafsko-kataložno bazo in lokalnimi bazami 0 sergej Lah: coBiss+ COBISS* a Iskanje . Q Iskanje > Rezultati iskanja > vrsta Vsebine priročnik (2) m ciljna skupina odrasli (2) K *Mo|COB&$~ «iTem» gjPomoč P Obvenla Izbjrno iskanje Ukazno iskanje vrsta gradrva knjiga (2) tiskana knjiga <2) x jezik angleški (1) nemški (i) avtor /s bernstein albert j. (i) cohn, mike (1) rožen, Sydney craft (1) Iskalni niz | metode projektnega vodenja ♦ vse gradivo [* e-viri) * POIŠČI Q Knjižnice VSE KNJIŽNICE ali vpiši akranim, ime, oddelek ali kraj knjižnic \sS Na polico K B Shrani iskanje ES |1 O/stran [vj J. ž [Relevantnost M Gradivo (zadetkov: 2) Za izposojo t. □ m Succeeding with agile : software development using Scrum Cohn. Mike priročnik [ angleški | 2010 [ e-dosrop: 5PX Q ;a izposojo - na dom 2. D m Kooperation statt Konflikt: Wege durch das Labyrinth des Firmenalltags Bernstein, Albert J.; Rozen, 5ydney Craft priročnik | nemški | 1993 | e-dostop: SFX ni »loge Slika 13: Glede na izbrane fasete je tako mogoče zagotoviti izpis specifičnih rezultatov iskanja, glede na vrsto vsebine, gradiva, jezik, ciljne skupine, avtorja, leto izdaje, predmet, knjižnico in oddelek knjižnice. Slika 14: V osnovnem iskanju vpišemo iskalno zahtevo v ukazno vrstico. COBISS+ že pri vpisu prvega znaka predlaga možne različice za dokončanje vnosa iskalnega izraza. sodelujočih knjižnic ter številnimi drugimi funkcijami. S članstvom v knjižnici, vključeni v sistem COBISS, je uporabniku omogočena uporaba servisa Moja knjižnica in mobilne aplikacije mCOBISS. Navedeno končnim uporabnikom omogoča pregled stanja izposoje gradiva, pregled in obveščanje o rokih poteka izposoje, podaljšanje, rezervacije in naročanje gradiva ter druge storitve, dostopne od koder koli in kadar koli, zaradi katerih lahko rečemo, da je COBISS+ več kot le knjižnični katalog. Z vključitvijo šolskih knjižnic v sistem CO-BISS sta njihovim uporabnikom že na samem začetku izobraževanja dana možnost pregleda baze podatkov domače knjižnice z vsemi funkcionalnostmi izposoje (izposoja, rezer- Slika 15: COBISS+ prinaša tudi dostop do informacije o bazah podatkov, v katerih je indeksirana iskana serijska publikacija. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-128 63 < * o a. i- (0 vacija, podaljšanje) ter dostop do informacij o razpoložljivosti iskanega in drugega gradiva v preostalih knjižnicah, vključenih v sistem COBISS. Uporabniki vseh generacij se tako z uporabo COBISS+ postopoma seznanjajo s sistemom COBISS kot enim od ključnih nacionalnih informacijskih virov in orodij, ki ga bodo uporabljali pri iskanju literature in informacij tako v obdobju šolanja kot tudi kasnejšega izobraževanja in dela. Slika 16: Spletno učenje COBISS+ na portalu https://etecaj.izum.si Viri Bračko, D. Vehovec, R. (2017). Zahteve uporabnikov in tehnološki napredek kot katalizatorja razvoja COBISS+. Maribor, IZUM. Muhvič, R. (2018). S COBISS-om v prihodnost. Maribor: Blog COBISS. Pridobljeno 10. 8. 2018 s spletne strani: http://blog.cobiss. si/2018/01/31/s-cobiss-om-v-prihodnost/. Pomoč COBISS+. Maribor: IZUM. Pridobljeno 10. 8. 2018 s spletne strani https://plus.si.cobiss. net/opac7/help. Spletno učenje COBISS+, Maribor: IZUM. Pridobljeno 10. 8. 2018 s spletne strani http://etecaj. izum.si/. O MAG. SERGEJ LAH, IZUM Naslov: Prešernova ulica 17, 2000 Maribor E-pošta: sergej.lah@izum.si 0 sergej Lah: coBiss+ Organizacija zbirke injzgradnja kataloga v knjižnici OŠ Prule Database Preparation and catalogue Building in the Prule Primary school Library Gregor Škrlj Izvleček Prispevek predstavlja pot šolske knjižnice OŠ Prule do vključitve v sistem COBISS še pred novelo Zakona o knjižničarstvu (2015), ki je vsem šolskim knjižnicam naložila prehod na sistem COBISS. Opisana sta potek organizacije zbirke in izgradnja kataloga s prevzemanjem zapisov za gradivo (brez konverzije), prav tako pa je pozornost namenjena šifrantom in postavitvam, ki smo jih oblikovali za posamezna področja in oddelke, ter nastavitvam, ki so dobrodošle pri poenostavljanju gradnje kataloga ter izposoje. S slikovnim gradivom pa je predstavljenih in podkrepljenih nekaj zanimivosti ter praktičnih primerov. Ključne besede šolska knjižnica, katalog, zaloga, katalogizacija, klasifikacija, postavitev, COBISS UDK 027.8:004.42 Abstract The article describes the path that the Prule Primary School library took in the transition to COBISS even before the transition became a requirement for all school libraries with the Libraries Act (2015). The preparation of the database and the building of the catalogue by including book records (without conversion) are presented along with the code lists and settings created for each area and department as well as the settings that are useful in the unification of the catalogue and the borrowing process. A few interesting points and practical examples are included which are presented graphically. Keywords school library, catalogue, stock, catalogization, classification, setting, COBISS < (O < a. a < a O a. i- (0 Vzpostavitev kataloga zbirke gradiva v osnovnošolski knjižnici je postopek, ki zahteva strokovna znanja, iznajdljivost in tudi prilagodljivost knjižničarja. UVOD Retrospektiva - pogled v preteklost je občasno na mestu, ko načrtujemo prihodnost. Za šolsko kroniko smo pripravljali poročilo in statistike uporabe COBISS+, obiska knjižnice in izposoje. Ob tem smo ugotovili več zanimivosti in rešitev za določene segmente v prihodnje, hkrati pa sem se ozrl na opravljeno delo. Naša šola je bila v devetdesetih letih vključena v nacionalni bibliografski sistem kot pridružena1 članica, nato pa je leta 2008 postala polnopravna članica COBISS. Takratni ravnatelj je za leto 2008 pripravljal novo vizijo šole (temu so botrovale tudi spremembe zakonodaje za osnovne šole) in si je želel posodobiti tudi šolsko knjižnico, zato je vizija predvidevala vključitev v COBISS. Po dveh daljših sestankih, na katerih smo pretehtali prednosti in slabosti, smo se skupaj odločili, da se lotimo prehoda vodenja zaloge naše šolske knjižnice s starega DOS-ovega programa Šolska knjižnica na nacionalni sistem COBISS. Temu je bila naklonjena tudi takratna koalicijska2 pogodba vlade (2008), kjer so na 39. strani zapisali, da bodo šolske knjižnice vključili v COBISS. Postopke vključitve je bilo treba speljati po takrat veljavnih pravilih, upoštevajoč vse vpletene dejavnike (IZUM, šolsko leto, zaposlitvene in prostorske možnosti naše knjižnice) ... Gradivo šolske knjižnice je bilo urejeno in razvrščeno v dveh povezanih prostorih. Na eni strani je bilo gradivo v prostem pristopu, predvsem knjižnično gradivo za učence, leposlovje, razvrščeno po starostnih stopnjah, strokovna in poučna literatura pa po sistemu UDK, prilagojenem naši šoli in prostoru. Na drugi strani pa je bila v posebnih omarah urejena čitalniška zbirka ter posebne omare za učiteljsko knjižnico (gradivo s področja psihologije, vzgoje in izobraževanja ter učbeniki in preostalo gradivo za poučevanje). Sam sem že imel izkušnje z delom in poznavanjem osnov COBISS-a, saj sem tega v prejšnjih službah že uporabljal za izposojo in vodenje zaloge, tako 1 Kolegice, ki so bile na šoli zaposlene pred menoj, so s pomočjo uporabniškega imena in gesla prevzemale zapise iz baze COBIB in tako ustvarjale lokalno bazo. 2 Koalicijska pogodba dostopna na: https://www.zares.si/ wp-content/uploads/koalicijska_pogodba-2008-11-06.pdf (7. 9. 2018). da smo sprožili začetne poizvedbe in priprave na vključitev vanj. V nadaljevanju podrobneje predstavljam samo delo, nastavitve in poti do urejene zbirke knjižničnega in učbeniškega gradiva naše knjižnice. COBISS IN GRADNJA ZBIRKE NA LOKALNEM NIVOJU NAŠE ŠOLSKE KNJIŽNICE Vzpostavitev kataloga zbirke gradiva v osnovnošolski knjižnici je postopek, ki zahteva strokovna znanja, iznajdljivost in tudi prilagodljivost knjižničarja, saj je, glede na normative,3 za vsa opravila in dela največkrat zaposlen en sam. V nadaljevanju opisujem in predstavljam primere priprave lokalnih šifrantov ter postavitve in izgradnje kataloga v naši knjižnici, saj so se nove postavitve ter šifranti razlikovali od tistih v DOS-ovem programu. »Knjižnična zbirka šolske knjižnice je načrtno in sistematično urejeno knjižnično gradivo, ki je zbrano po določenih kriterijih, da je na voljo uporabnikom. Z upravljanjem knjižnične zbirke (izgradnjo in organizacijo) dosežemo, da deluje kot smiselna celota v okviru dejavnosti po programu šolske knjižnice, ki je del šole. Knjižnična zbirka naj bo raznovrstna, pestra in aktualna, njena vsebina na različnih medijih in povezana s predmetnikom šole, da jo bodo učitelji uporabljali za poučevanje, učenci pa za učenje. Zato je nujno, da pri načrtovanju knjižnične zbirke knjižničar, ki je strokovnjak za pridobivanje in organizacijo informacij, sodeluje z učitelji, ki so strokovnjaki za svoje predmetno področje.« (Posodobitve, 2014, str. 72) Da smo dosegli urejeno zbirko, je bilo treba položiti ustrezne temelje, na katerih je bilo moč graditi naprej. Ob analizi kataložnih listkov in knjižničnih nalepk, ki so označevale gradivo naše knjižnice skozi čas, je bilo jasno, da je bilo treba bibliografske zapise v katalogu s pripadajočimi lokalnimi oznakami poenostaviti ter vse skupaj v ustrezni obliki prenesti na tiskane nalepke, ki so označevale gradivo. Prvotni popisi gradiva naše knjižnice 3 Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje programa osnovne šole v 10. členu pravi, da se v osnovni šoli z 20 oddelki in več sistemizira 1 delovno mesto knjižničarja, v šoli z manjšim številom oddelkov pa skladno s tem številom. 0 Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule ob analizi kataložnih listkov in knjižničnih nalepk, ki so označevale gradivo naše knjižnice skozi čas, je bilo jasno, da je bilo treba bibliografske zapise v katalogu s pripadajočimi lokalnimi oznakami poenostaviti ter vse skupaj v ustrezni obliki prenesti na tiskane nalepke, ki so označevale gradivo. so bili namreč ročno napisani abecedni list-kovni katalogi. Marsikatero gradivo je imelo še takšno oznako in nalepko. Primer knjižnične nalepke je na Sliki 1. Ob tem je knjiga imela še stare kartončke, v katere so knjižničarke ročno zapisovale izposojo in vračilo gradiva Slika 2). Ob tem so hkrati izpolnjevale tudi izkaznico vsakega uporabnika (za točnost in ujemanje). Slika 1: Hrbtna nalepka na knjigi avtorice Kristine Brenk, ki je bila postavljena na policah za 2. VIO (oznaka z modro črko P). Slika 2: DZS-jev obrazec - dvostranski knjižni listek formata A6 Kasneje, v devetdesetih letih, je šola nakupila več strojne opreme (računalniki, tiskalniki...) in je katalogizacija potekala s pomočjo računalniškega programa Šolska knjižnica podjetja SAOP; tako so tudi lahko natisnili nalepke. Na Sliki 3 je primer kataložnega listka, kjer so nalepke že tiskali (gradivo je bilo računalniško obdelano). Vendar je izposoja še vedno po- tekala ročno, saj še ni bilo črtnih kod, niti čital-nika zanje. Kasneje je šola naročila zunanji tisk črtnih kod (Slika 4), ki jih je bilo treba v okviru organizirane inventure tudi pravilno razporediti po gradivu (skladno z že obstoječimi inventarnimi številkami). Poleg črtne kode sta bili na nalepki le oznaka naše šole ter izpisana inventarna številka. Takšna nalepka je služila samo računalniški izposoji, saj so pomembni identifikacijski podatki manjkali. Slika 3: Primer kataložnega listka, kjer so nalepke tiskali že računalniško in uporabljali datumski žig. Slika 4: Kupljene črtne kode, ki jih je bilo treba pravilno razvrstiti po gradivu (ob tem je bila opravljena popolna inventura). Ko je računalniški program deloval brez napak in je bila vzpostavljena povezava s tiskalnikom, so knjižničarke same tiskale nalepke s črtnimi kodami (slika 5). Avtomatizacija poslovanja knjižnice je bila skoraj popolna. Problem se je pokazal še pri obdelavi serijskih publikacij, saj v DOS-ovem programu ni bilo možno beležiti in izposojati Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-27 63 < 10 Si < a. a z HH < O a. i- (0 C leposlovje JERAM, Anita Zajčkova knjiga pravljic IIIUIIOIIIIIIIIIII Slika 5: Natisnjena nalepka za hrbtno stran gradiva (črtna koda za avtomatizirano izposojo, vidni nujni podatki za identifikacijo gradiva ter lažje urejanje in vračanje gradiva na police ...) Dopolnjevanje kataloga s podatki o novem knjižničnem gradivu vključuje dva procesa: katalogizacijo in inventarizacijo. revij, zato jih je bilo treba še vedno obdelovati na klasičen oz. ročni način (voditi evidence v posebnem zvezku, urejeno po naslovu serijskih publikacij ter datumu prihoda in zaporednem številčenju posameznih enot). Poleg vsega naštetega pa so bile pri določenih postavitvah knjižničnega gradiva ter oznakah polic še vedno tudi pomanjkljivosti, nejasnosti in nedoslednosti. Postavitev pomeni »razporeditev obdelanega knjižničnega gradiva v skladišče, čitalnico, prosti pristop, navadno po obliki, vsebini, velikosti« (Biliotekarski, 2009, str. 248), pa vendar je bila postavitev gradiva v naši knjižnici nekoliko neobičajna, nedodelana, zato je bilo dobro, da smo načrtovali drugačno, bolj prilagojeno postavitev ter ureditev gradiva. Ob tem je bilo treba upoštevati posebnosti, prostore, police, omare, in uporabnike. Z vodstvom šole smo pregledali tudi zakonodajo, pravilnike in vse informacije zapisali v obliki strateškega načrta vključevanja šole ter opredelili finančne in časovne okvirje. Nato smo stopili v stik z IZUM-om (povpraševanje za polnopravno članstvo). Po prejetju dopisa, predračuna, navodil in pogodbe s strani IZUM-a je bilo treba pripraviti in izpolniti obrazce s podatki o knjižnici. Po podpisu pogodbe je šola nakupila potrebno strojno opremo (čitalnik, tiskalnik za nalepke ter tiskalnik za zadolžnice) in knjižničarja prijavila na tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prev-zemanje zapisov in zaloga, ki je bil za novo pridruženega člana brezplačno. Pripravili smo tudi lokalne šifrante, ki so vsebovali lokacije v knjižnici, šifrante postavitev gradiva (oddelke, UDK-prosti pristop, podlokacije in interne oznake) in območja inventarnih številk. Za potrebe naše knjižnice je bilo koristno oprede- liti ločena inventarna območja za knjižnično gradivo in gradivo učbeniškega sklada (vsaka knjižnica se lahko odloči glede na potrebe, in če bi se projekta danes lotevali še enkrat, bi ločili4 tudi območje inventarnih številk za učiteljsko gradivo ter serijske publikacije). V sodelovanju z računovodstvom smo pripravili tudi zapisnik o stanju zaloge na dan 31. 12. 2008. Zatem se je začela izgradnja novega kataloga naše knjižnice. »Knjižnični katalog je po določenem sistemu urejen popis knjižničnega gradiva. Knjižnični katalogi slovenskih knjižnic so sestavni del baze COBIB - kooperativne podatkovne zbirke bibliografskih zapisov, ki jih kreirajo članice združenja COBISS. V bazi COBIB je za vsak bibliografski vir kreiran en bibliografski zapis. Vsaka knjižnica gradi svoj katalog na lokalnem nivoju, kjer vodi tudi podatke o zalogi. Vsak nov bibliografski zapis, ki je kreiran v katerikoli knjižnici v sistemu, oziroma vsaka sprememba obstoječega zapisa se shrani tudi na nivoju skupnega kataloga. Skupni katalog omogoča, da za že katalogi-ziran bibliografski vir v katerikoli sodelujoči knjižnici v lokalno bazo prevzamemo obstoječi zapis, ga po potrebi dopolnimo in dodamo podatke o zalogi. Dopolnjevanje kataloga s podatki o novem knjižničnem gradivu vključuje dva procesa: katalogizacijo in inventarizacijo.« (Poličnik - Čermelj, 2016, str. 12). Odločili smo se za popolni vnos vsake enote posebej in ne za konverzijo5 (IZUM je že opravljal oziroma nudil strokovno pomoč pri konverzijah, predvsem za splošne knjižnice iz progama Molj). »Postopek obdelave knjižničnega gradiva v knjižnicah, ki prevzemajo bibliografske zapise, poteka v naslednjih fazah: pregled bibliografskega vira; pregled podatkov v bibliografskem opisu; iskanje zapisa; identifikacija ustreznega zapisa in prevzem v lokalno bazo; dodajanje podatkov o zalogi - inventarizacija.« (Poličnik - Čermelj, 2016, str. 26). Izdelal sem si načrt, katero gradivo ima prednost pri vnašanju v novo zalogo.6 To so bile najbolj iskane in 4 Po pogovorih s kolegi iz drugih knjižnic, tudi iz splošnih, pridejo prav takšne razdelitve pri pripravi statistik ter drugih evidenc. Olajšana sta iskanje ter priprava izpisov. 5 O konverziji baze gradiv šolske knjižnice sta pisali Drnovšek (2013) in Ščavničar (2016). 6 Prevzemanje zapisov iz vzajemne baze, pregled vira, identifi- kacija ... Podroben opis prevzema zapisa iz vzajemne baze se nahaja v e-priročniku COBISS3/Zaloga (ISSN 1855-5543). 0 Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule izposojane knjige (domače branje, vse bralne značke, gradiva za učitelje). Ravno tako sem tudi sproti izločal gradivo iz zbirke (ko sem pregledal v roke vzeto gradivo, sem se na podlagi kriterijev7 odločil, ali gradivo vnesem v COBISS ali ga izločim in pripravim za inventuro, ter sem ga v starem DOS-ovem programu označil kot odpisano). Poleg tega sem sproti v COBISS vnesel gradivo, ko si ga je nekdo želel izposoditi, pa ni bilo iz tiste vrste oz. police, ki sem jo takrat vnašal. Z vsakim posameznikom sem se dogovoril za nekaj minut odloga izposoje in sem želeno gradivo prednostno vnesel v COBISS (tak način se je izkazal za dober, saj je star DOS-ov program v nekaj mesecih tudi zaključil svojo življenjsko dobo in ni bil več dosegljiv). Iskanje gradiva po bazi COBIB je potekalo hitro, še posebej pri gradivu novejšega datuma, saj sem iskal s pomočjo ISBN--črtne kode (če se je najdeni podatek izkazal za nezanesljivega ali nejasnega, sem si pomagal z drugimi viri na gradivu: naslovna stran, kolofon, CIP-zapis, število strani, ilustracije, dodatki ...). Pozorno je bilo treba pregledati in prevzeti gradivo v lokalno bazo, saj so v bazi še vedno podvojeni zapisi, ki so nastali skozi preteklo obdobje. Na take zapise IZUM opozori vsako posamezno knjižnico in ji pošlje obvestilo o duplikatih,8 ki jih je treba razrešiti (popolnoma preprost postopek prevzemanja novega zapisa in prenos zaloge iz starega zapisa na novega, na lokalnem nivoju knjižnice). Slika 6: Sistemsko opozorilo, da je treba kreirati dodatni lokalni zapis. Omeniti moram še prevzemanje bibliografskih zapisov pri vnašanju učbenikov ter delovnih zvezkov v oddelek učbeniškega sklada, kjer 7 Sproti sem fizično izločal gradivo v skladu z Navodili za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2003). 8 Duplikati so podvojeni zapisi, ki jih označijo redaktorji. Vsaka knjižnica mora razrešiti svoje, da bi bila vzajemna baza kakovostna. sem se prvič srečal tudi z preseženo dopustno dolžino zapisa in sem moral kreirati dodatni lokalni zapis9 ter nanj prenesti del zaloge gradiv (na Sliki 6 je prikaz obvestila, ki ga prikaže sistem, kadar je presežena dopustna dolžina zapisa). Zelo pomembno je bilo tudi, da sem imel dobro razdelane in ustrezno oblikovane šifrante: podlokacija, interna oznaka, UDK-prosti pristop v signaturi ter inventarna številka. Odločal sem se, katere postavitve obdržim in katere prilagodim oziroma dodam. Razmislil sem, kaj vse bi bilo smiselno vpeljati (glede prostora in zmožnosti), tako sem izbral nekaj posebnih oznak postavitev: DB - domače branje, NMK1 - naša mala knjižnica za 1. razred, UZNK -učbenik za na klop, ABZ - angleška bralna značka, NBZ - nemška bralna značka, RBZ - ruska bralna značka, AV - avdiovizualno gradivo (vsebuje vse cd, dvd, cdr ...), Č1 - prva čitalniška polica itd. Tudi učbeniki v učbeniškem skladu so postavljeni po razredih (1.R - 9.R), saj so tudi po omarah med poletnimi počitnicami urejeni po razredih (5.R - oznaka učbenikov in polic z učbeniki za peti razred). Ko sem imel natisnjeno knjižnično nalepko, sem jo nalepil na ustrezno knjižnično enoto in jo umestil na pravo, ravno tako označeno polico. Na Sliki 7 so prikazi različnih ureditev. Na prvi fotografiji Slike 7 je del polic iz čital-niške omare, kjer je gradivo razporejeno glede na velikost. Omare so pred leti zasnovali arhitekti, ki so opremljali šolo, in police so razporejene zelo različno, tako je bilo edino smiselno gradivo urediti po velikosti ter tako izkoristiti prostor v omarah. Oznake polic so samo oznake za postavitev in ne odražajo neke UDK ali druge oznake - vsaka knjiga ima na hrbtu tudi rumen trak - gradivo, ki je čitalniš-ko10 in se ne izposoja. Na fotografiji na sredini (Slika 7) je del polic knjižnice za učence, kjer je strokovna literatura urejena s prirejenimi UDK-vrstilci. Na vsaki polici sta nalepljeni ustrezna številka in razlaga, nato police 9 Natančnejša navodila so dostopna v priročniku COBISS3/ Zaloga, poglavje 10.3. 10 Tudi v programu COBISS za čitalniško gradivo urejam pod- polje za stopnjo dostopnosti, kjer vedno določim omejeno dostopnost - čitalnica (številka 4). Tako se tudi v OPAC-u izpiše, da gre za čitalniško gradivo, in pri sami izposoji sistem opozori. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-134 63 < (O < a. a < O a. i- (0 Slika 7: Različna ureditev gradiva označujejo tudi izpostavljene številke, da jih uporabniki hitreje opazijo. Vsaka skupina ima tudi svojo barvo. Na zadnji fotografiji na Sliki 7 pa je prikazan del polic leposlovja za 2. VIO, kjer je postavitev modra črka P (še starostna oznaka za pionirje) in so knjige urejene po priimkih avtorjev. Na Sliki 8 so primeri štirih različnih nalepk.11 OSNOVfJft SOLfl PRULE Knj C SUHODOLČAN L. Krojaček ... 000017900 COBISS O osnov,Lja solr prule Str dvd 5.R GRAD IH ... /5 000013052 OSNOVNA ŠOLO PRULE čit cd AV SUHODOLČAN L. Krojaček ... /cd 000017902 cc3:s; o OSNOVNA SOLH PRULE i Str 1,R RAJŠP M. Lili ... /1/2 COBISS o 000017758 COBISS o Slika 8: Različne nalepke za gradivo Nalepka levo zgoraj na Sliki 8 označuje slikanico, ki je postavljena v knjižnico za učence, in sicer na police za 1. VIO (stara oznaka C za cicibane), po prvi črki avtorjevega priimka. Zgornja desna nalepka na Sliki 8 označuje glasbeni cd s pravljico, ki je postavljen v čitalnici, v omari za avdiovizualno gradivo. Z dodatno interno oznako pa je na nalepki razvidno, da gre za glasbeni cd. Spodaj levo na Sliki 8 je oznaka dvd-ja (to označuje interna oznaka), ki je postavljen v učiteljski knjižnici na policah za 11 Več primerov nalepk postavitve naše knjižnice se nahaja v priročniku Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi. Knjižnično informacijsko znanje, str. 85-86. 5. razred. Desno spodaj na Sliki 8 pa je prikaz nalepke za drugi del delovnega zvezka za 1. razred (to oznako sem si izbral, kadar komplet sestavlja več delov, in jo vpisujem v številčenje v signaturi). Gradivo je postavljeno v učiteljski knjižnici na policah za 1. razred. Pri katalogizaciji in inventarizaciji gradiva v segmentu zaloge si vsak knjižničar sam izbere sebi ustrezen način urejanja, klikanja ter uporabe segmenta za zalogo (usvojiti je treba nove izraze, kot so metoda, razred, atribut, nato pa si lahko pomagamo z bližnjicami, funkcijskimi tipkami ali desnim klikom miške) ter ureja podatke, ki so pomembni za gradivo, šolo in so nato najdljivi v katalogu. »Avtomatizacija v knjižničnem sistemu je zelo pripomogla k boljšemu dostopu do knjižničnih zbirk. Tako lahko po informacijah v podatkovnih zbirkah brskamo, iščemo in poizvedujemo veliko hitreje, učinkoviteje in na različne načine (po avtorjih, naslovih, ključnih besedah, predmetnih oznakah, klasifikacijskih sistemih).« (Univerzalna, 2006, str. 44) Nastajala je lokalna baza knjižničnega gradiva oz. enot, ki so bile relevantne in pomembne za našo knjižnico, za podpiranje ciljev obveznega ter razširjenega programa naše šole. Hkrati pa sem lahko tudi že v lokalnem katalogu preverjal, katero gradivo sem že vnesel, in ko sem ugotovil, da je naslov že v lokalni bazi, sem enostavno razmnožil polje 996/997 za vsako nadaljnjo enoto - uredil podatke in nalepil nalepko. Ob katalogizaciji so mi bile v veliko pomoč tudi kolegice, ki poučujejo na šoli tako naravoslovne kot družboslovne predmete, še posebno pa učiteljice tujih jezikov, ki prepoznajo mnogo različnih črk in zapisov (ruščina, grščina, gotica, nemščina ...), saj je bilo treba določena gradiva najprej prepoznati (cirilica) in nato transliterirati (prevzeti pravi zapis za gradivo ali kreirati12 novega). NASTAVITVE IN MOŽNOSTI ZNOTRAJ SISTEMA COBISS3 Tehnološka prenova sistema COBISS je skozi leta prinesla posodobitve, napredne funkcije ter enostavnejše delo z vmesnikom. Praktično 12 Imam tudi dovoljenja (po starem licence) A, B1, B2 za kre- iranje novih zapisov (knjig, člankov, revij ...) v bazi COBIB. 0 Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule 000017900 000017902 000013052 000017758 Praktično delo in določene postopki, ureditve in dejavnosti so se skozi leta prilagodili, ravno tako so se oblikovale določene bližnjice in napotki za ponavljajoče se katalogizacijske prijeme pri zalogi. delo in določeni postopki, ureditve in dejavnosti so se skozi leta prilagodili, ravno tako so se oblikovale določene bližnjice in napotki za ponavljajoče se katalogizacijske prijeme pri zalogi. V nadaljevanju bomo na kratko predstavili nekaj posebnosti, ki jih sistem omogoča in jih s pridom uporabljamo (v segmentu zaloga in izposoja). Izpostaviti moram različne uporabne nastavitve, prilagoditve za potrebe naše šole (šifrante - kako razvrstiti in označiti razrede/razrednike, da lahko člane skupine povežem v smiselne skupine) ter razne omejitve in dodatne označbe pri gradivu (interna oznaka gradiva, ki pride prav pri gradivu učbeniškega sklada, še posebno delovnih zvezkih za prvošolce, ter pri neknjižnem gradivu). Urejanje in nastavitve pri posamezni enoti gradiva v segmentu zaloga omogoča marsikatero priročno funkcijo. Za zelo koristno se je skozi leta izkazala uporaba stopnje dostopnosti (kot že omenjeno, jo določam čitalniškemu gradivu - omejena dostopnost). Drugo zelo uporabno podpolje je omejitev dostopnosti13 (podpolje u), kjer omejim čas izposoje in nezmožnost podaljšanja posamezne enote (zapišem kot: 14d,0d. To pomeni, da ni omogočenega avtomatskega podaljšanja pri gradivu, kar koristim pri knjigah za domače branje, tuje bralne značke, bralne projekte in podobno). Uporabljam tudi obe podpolji za opombe, in sicer opombe o stanju zaloge14 ter inventarne opombe (in-ventarne opombe vpisujem vedno ob inventuri, saj so pomembne za izpise, poročila za računovodstvo, svet zavoda ter se izpišejo tudi v seznamu odpisanega gradiva ter inventarni knjigi. Oblikujem jih glede na leto inventure, tako da se v sistemu vedno lahko pridobi in pripravi izpis določene inventure oz. določene inventarne opombe, ki je skupna določenemu gradivu). V nadaljevanju pa bom predstavil še nekaj posebnosti pri urejanju in nastavitvah v segmentu za izposojo, ki olajšajo in pospešijo delo (v zadnjih posodobitvah sistema je IZUM omogočil uporabo bližnjic do vračila in izposoje gradiva, preklapljana med oddelki ...). 13 V tem podpolju je šifrant, ki omogoča 8 različnih in uporabnih nastavitev. 14 Več o opombah v priročniku COMARC/H Format za podatke o stanju zaloge. Najprej naj omenim tudi posebnost naše knjižnice, da smo na naši šoli pred leti sprejeli omejitve15 izposoje za učence (po nekajletnem spremljanju težav pri izposoji (izgubljene in založene knjige, sledljivost izposoje .) ter poročanju na svetu staršev ter svetu zavoda), smo v knjižničnem16 redu zapisali, da si učenec 1. razreda lahko izposodi 1 enoto (knjiga, ali revija, ali neknjižno gradivo), učenec 2. razreda 2 enoti in vse tja do 9. razreda, kjer si lahko izposodijo največ 9 enot. S tem so se strinjali vsi organi (vodstvo, učiteljski zbor, šolska skupnost, svet staršev in svet zavoda). Na neki način smo, še pred uvedbo COBISS-a, nadzirali izposojo in vračanje gradiva (zamudnine ne računamo; novi učenci, še posebno prvošolci hitro pozabijo, da imajo knjigo že izposojeno. Tako smo kasneje z uvedbo COBISS-a vpeljali tudi rezervacije gradiva in vse zelo dobro deluje. Zelo dobra motivacija za izposojo so knjižnične izkaznice. Odkar smo prešli na COBISS, učencem omogočam izposojo z različnimi izkaznicami. Vnaprej so mi izkaznico prinesli le toliko, da sem jo vnesel v sistem pri njihovi uporabniški številki. Preprosto sem vnesel črtno kodo izkaznice in že so si lahko z izkaznico izposojali gradivo. Najprej so imeli izkaznice iz Mestne knjižnice Ljubljana (MKL), nekateri so imeli nekakšne izkaznice klubov, različnih organizacij (če je bila izkaznica opremljena s črtno kodo, sem jo lahko definiral za izposojo). Kasneje smo prešli na Urbano in še kakšno drugo (izkaznice društev, klubov, trgovin ...). Za učence je bila to velika motivacija in hkrati razbremenitev, saj imajo vsaj Urbano vsak dan s seboj (zaradi prevoza z mestnim avtobusom). V zadnjih nekaj letih pa učencem, v okviru pouka KIZ, predstavljam tudi mCOBISS, ki ga marsikdo uporablja že kot član MKL in ima na svoji mobilni napravi tudi virtualno izkaznico. Nekaj primerov izkaznic je na Sliki 9. 15 Omejitve vnesem tudi v sistemu, pri vsakem članu, kot omejitev števila izposojenih izvodov, tako da sistem sam opozori, kadar je omejitev prekoračena. 16 Zapisano imamo tudi, kaj se zgodi v primeru zamujanja. Nerednim uporabnikom se lahko izposoja začasno odreče. To pomeni, da učenec, ki ima izposojeno gradivo, ki mu je pretekel rok izposoje za več kot 10 dni, si novega gradiva ne more izposoditi, dokler ne vrne zamujenega. Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-136 6 3 < (O < a. a < a O a. i- (0 Slika 9: Primeri izkaznic Za izposojo gradiva imam nastavljene tabele s časovnimi parametri, kjer so za posamezna gradiva določene omejitve izposoje ter časovni interval za podaljševanje in rezervacije. Na prvi fotografiji Slike 9 so prikazane izkaznice, ki sem jih narisal in razmnožil sam. Učenci so jih v 1. razredu dorisali, pobarvali in označili ter jih prepoznavali in s pridom uporabljali. Na naslednji fotografiji Slike 9 je najpogostejša izkaznica - Urbana. Zadnja pa je virtualna izkaznica v mCOBISSu, ki jo uporabljam tudi sam ter jo učencem predstavim v sklopu pouka v knjižnici. Za izposojo gradiva imam nastavljene tabele s časovnimi parametri, kjer so za posamezna gradiva določene omejitve izposoje (gradivo na splošno je omejeno na 14 dni) ter časovni interval za podaljševanje in rezervacije. V primeru učiteljske literature nimam vnaprej določenega datuma izposoje, kot imam to urejeno v primeru učbenikov iz učbeniškega sklada (za vsako šolsko leto določim skrajni datum izposoje, tako da med letom ni treba podaljševati gradiva, saj se izposodi za obdobje enega šolskega leta - navodila so dostopna na spletni strani17). Učiteljem gradivo izposodim ter hkrati vse označim in določim datum vračila (navadno dodelim zadnji dan pouka tekočega šolskega leta). Tri dni pred iztekom sistem uporabnika spomni na potek izposoje. To nastavitev smo izbrali in se je izkazala za zelo učinkovito (uporabniki imajo več možnosti, ki si jih lahko nastavijo v okviru servisa Moja knjižnica ali pa osebno pri meni v času odprtosti knjižnice - opomnik lahko dospe na e-poštni naslov ali kot potisno sporočilo na mobilniku ali tabličnem računalniku). Učiteljem, ki učijo iste predmete vsa leta, se vsaj na tri leta gradivo (učbeniki, delovni zvezki, priročniki) zamenja. Takrat jim novo vneseno zalogo izposodim za nedoločen čas18 (kar se v javnem katalogu status izvoda prikaže kot, izposojeno - na dom, rok vrnitve: nedoločen'). Pred nekaj leti smo uvedli storitev rezervacije (prostega in neprostega gradiva), v prvi vrsti zaradi učiteljev, ki so brskali po katalogu od doma, ko so si izdelovali bodisi tedenske bodisi dnevne priprave na pouk ter so ob tem pisali e-pošto na naslov knjižnice, naj jim naslednji dan pripravim določeno gradivo, ali so celo prišli v knjižnico, nekaj minut pred samo izvedbo ure pouka, ter v danem trenutku želeli določeno gradivo. Da pa so bili vsi delavci obveščeni o novostih ter možnostih uporabe knjižnice, sem pred leti, po navodilih ravnatelja, za vse strokovne delavce šole izvedel tudi enodnevni tečaj o uporabi in delu s COBISS--om.19 Na tem tečaju sem vsem zaposlenim poleg vpisne številke v program vpisal e-pošt-ne naslove in dodelil gesla do storitve Moja knjižnica. Na tečaju smo se poleg nastavitev in brskanja med bazami učili tudi iskanja in rezerviranja gradiva, tako izposojenega kot prostega. Od takrat veliko zaposlenih s pridom koristi rezervacije (ponoči, med pisanjem priprav, rezervirajo gradiva, kar se generira in označi v sistemu - v katalogu je vidno, da je gradivo rezervirano, na knjižnično e-pošto pa prispe obvestilo s podatki o rezervaciji. Ob prihodu v službo to gradivo postavim na posebno polico, namenjeno rezervacijam, in 17 Kako nastaviti datum poteka izposoje v učbeniškem skladu: https://www.youtube.com/watch?v=e3E19hnHFfQ. 18 Navodilo, kako se to uredi, je dostopno v priročniku COBISS3/Izposoja (poglavje 4.7). 19 O izobraževanju več v prispevku Škrlj (2015). 0 Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule 1 učitelj ga vzame na poti v razred. Ob tem smo rešili tudi tisto večno zagato, ko nekdo prihiti nekaj minut pred poukom z željo dobiti neko gradivo, ki pa ni nujno prosto ...). Da pa je dostopanje do kataloga naše šole preprostejše, ravno tako do storitve Moja knjižnica, sta slikovni bližnjici vstavljeni na spletni20 strani naše šolske knjižnice. Tudi učenci redno koristijo rezervacije (prej sem omenil omejitev števila izposojenih enot na posameznika in na razred) pri izposoji. Omejeno imajo število izposojenih enot (primer - če si želi drugošolec izposoditi knjigo, ki jo je našel med policami, izposojeni pa ima že dve enoti, prinese želeno knjigo k pultu, kjer si jo rezervira - rezervacija prostega gradiva in to gradivo počaka do tri dni. V tem času, včasih že isti dan, učenec vse uredi - vrne in si izposodi. Med letom se je pokazalo nekaj težav, na katere na začetku nisem bil pozoren. V Moji knjižnici so si učenci rezervirali tudi gradiva, namenjena učiteljem - priročnike, rešitve nalog ... (v katalogu je pisalo pri statusu - prosto za izposojo). Ker priročniki s pripravami ter rešitvami niso v pomoč in podporo učencu, ki bi iz njih samo prepisoval, sem se odločil da novo kupljenemu učiteljskemu gradivu dodam, v segmentu zaloga, stopnjo dostopnosti 4 (omejena dostopnost - čitalnica). Ko si učenec gradivo želi izposoditi, sistem tega ne dovoli (v primeru izposoje učitelju ročno uredim datum izposoje, kar program tudi omogoča). Na prvi fotografiji Slike 10 sta dva mobilna telefona, ki prikazujeta iskanje (učenci s pomočjo 20 Dostopno na https://www.osprule.si/2014/07/14/cobiss-ka-talog-solske-knjiznice/. aplikacije mCOBISS poiščejo gradivo). Na naslednjih dveh zaslonskih slikah je prikaz iskanja ter rezervacije neprostega gradiva s pomočjo tabličnega računalnika (kar se učenci učijo v sklopu pouka KIZ ali interesne dejavnosti). SKLEP V prispevku sem osvetlil pot vključevanja naše šole (šolske knjižnice) v sistem COBISS. Če povzamem in naredim refleksijo od začetka prehoda na COBISS do danes, bi bilo dobro vnaprej vedeti določene podrobnosti, uporabne zvijače, ki bi pri sami izgradnji in postavitvi zbirke v COBISS-u prišle zelo prav. Marsikaj bi zastavil in pripravil drugače. Če bi leta 2008 vedel tisto, kar vem danes, bi marsikaj pri sami postavitvi in nastavitvah (števci, oddelki, pododdelki) spremenil in zastavil drugače. Predstavil sem potek izgradnje zbirke in kataloga s prevzemanjem gradiva (brez konverzije), kakšne šifrante in postavitve sem izdelal za posamezna področja in oddelke, katere nastavitve so dobrodošle pri poenostavljanju gradnje zaloge ter izposoje. S slikovnim gradivom pa sem osvetlil in podkrepil nekaj zanimivosti ter praktičnih primerov iz naše knjižnice. Gradivo šolske knjižnice je bilo in je še vedno urejeno v prostem pristopu (izjeme so čitalniško gradivo in kompleti učbeniškega sklada). Knjižnično gradivo za učence je ločeno od knjižničnega gradiva za učitelje. Leposlovje je razvrščeno po starostnih stopnjah (barvno ločeno), strokovna in poučna literatura pa po prilagojenem sistemu UDK. Posebne postavitve imamo tudi za domače branje, bralne projekte, tuje bralne značke (vsako leto nove knjige, saj sezname Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-138 63 < (O < a. a < a O a. i- (0 narekujejo založbe) ... Celotna zaloga (tudi serijske publikacije) je vodena v COBISS-u in ima na nalepkah oznake, ki se ujemajo z oznakami v katalogu ter na policah (olajšano iskanje, urejanje ...). Posebnost naše knjižnice so tudi police v čitalnici, kjer je gradivo ustrezno označeno in urejeno po velikosti (kot že v prispevku omenjeno - zaradi polic v omarah). S prehodom na COBISS smo aktualizirali zbirko, sprotno izločanje gradiva po vnaprej pripravljenih kriterijih je bila dobra podlaga za izvedbo popolne inventure21 v letu 2011. Pregled zbirke, priprava za vnašanje zaloge je bila koristna tudi za izločanje gradiva in poso- 21 O inventuri je več napisano v Škrlj (2012) ter prispevek v priročniku Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi: Knjižnično informacijsko znanje, str. 95-99. dabljanje zbirke, kar je naknadno pregledala in uredila inventurna komisija, ki je pripravila predlog odpisa (predlog je obravnaval svet zavoda), nato pa smo odpisane knjige ponudili v NUK. Izpostaviti moram, da je bila ena večja težava ta, da je po veljavnih normativih za zaposlovanje knjižničarjev v osnovni šoli v naši knjižnici zaposlena 1 oseba (pa še to pred leti ni bil 100-odstotni delež zaposlitve samo v knjižnici). Dejstvo je predstavljalo težavo, vendar je bil ravnatelj pripravljen prisluhniti, tako da smo vse uredili ter zgradili bazo z akronimom v COBISS-u OSPRU. Kot zanimivost naj omenim tudi dejstvo, da je vmes med prehodom in izgradnjo baze OSPRU stari DOS-ov program za vodenje šolske knjižnice tudi preminil. Viri in literatura Bibliotekarski terminološki slovar (2009). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije: Narodna in univerzitetna knjižnica. COBISS3 - Razmnoževanje izvodov. Dostopno na: https://www.youtube.com/ watch?v=ohiqdhh7e2M (19. 5. 2017). COBISS3/Zaloga [Elektronski vir]: priročnik za uporabnike. (2008-). Maribor: IZUM. Dostopno na: http://e-prirocniki.izum.si/EntryFormDesk-topDefault.aspx?tabid=38&type=manual&manu al=4_COBISS3_Zaloga_svn. (19. 5. 2017). Drnovšek, M. (2013). Konverzija knjižničnega kataloga iz programa WinKnj v COBISS3. Šolska knjižnica, letn. 23, št. 3/4, str. 165-168. Navodilo za izločanje in odpis knjižničnega gradiva (2003). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Osnove knjižničarstva (1987). Ljubljana: Posebna izobraževalna skupnost za kulturo. Poličnik - Čermelj, T. (2016). Šolske knjižnice v sistemu COBISS [Elektronski vir]: priročnik za identifikacijo, inventarizacijo in odpis knjižničnega gradiva. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, Center za razvoj knjižnic. Dostopno na: https://cezar.nuk.uni-lj.si/common/files/ studije/solske_knjiznice_cobiss.pdf (19. 5. 2017). Posodobitve pouka v osnovnošolski praksi. Knjižnično informacijsko znanje [Elektronski vir]. (2014). Ljubljana: Zavod RS za šolstvo. Dostopno na: https://www.dlib.si/stream/URN:NBN:SI:DOC--ABAUB0ON/e946cb25-a2e9-4845-a248-cd7ec-5f22e8c/PDF (19. 5. 2017). Prekat: priročnik za enostavno uporabo katalogi-zacijskih pravil (2001). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Ščavničar, U. (2016). Prehod na COBISS v knjižnici OŠ Vodice. Šolska knjižnica, letn. 25, št. 3/4, str. 52-58. Škrlj, G. (2012). Inventura v šolski knjižnici osnovne šole Prule v sistemu COBISS3. Šolska knjižnica, letn. 22, (3/4), str. 232-236. Škrlj, G. (2015). Izobraževalni seminar COBISS/ OPAC za pedagoške delavce OŠ Prule. Knjižničarske novice, letn. 25, (12), str. 21. Škrlj, G. (2009). OŠ Prule in prehod na COBISS. Knjižničarske novice, letn. 19, št. 4/5, str. 4-6. Univerzalna decimalna klasifikacija: priročnik (2006). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. O Gregor Škrlj, univ. dipl. bibl., je zaposlen kot knjižničar na Osnovni šoli Prule v Ljubljani. Naslov: Prule 13, 1000 Ljubljana E-pošta: gregor.skrlj@guest.arnes.si 0 Gregor Škrlj: organizacija zbirke in izgradnja kataloga v knjižnici oŠ Prule Prehod na COBISS v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na goriškem Transition to coBiss in the Library of the Nova Gorica school centre and integration of school libraries in the Goriško Region Vasilija Rupnik UDK 025.3:004.42 Izvleček V prispevku je predstavljena izkušnja prehoda na sistem COBISS na Šolskem centru Nova Gorica, ki je potekala vzporedno z združevanjem novogoriških srednjih šol in njihovih šolskih knjižnic. Opisano je načrtovanje prehoda, utemeljene so nekatere odločitve, razložen je tudi potek prehoda in prednosti, ki jih nudi sistem COBISS. Ob tem je opisano tudi združevanje knjižnic različnih zavodov, težave, ki so nastale ob tem, in kako smo jih uspešno rešili. Ključne besede prehod na COBISS, šolska knjižnica, konverzija, knjižnična zbirka, združevanje šolskih knjižnic, srednje šole, Nova Gorica Keywords transition to Cobiss, school library, conversion, library database, integration of school libraries, secondary schools, Nova Gorica Abstract The article introduces the transition to COBISS in the Nova Gorica School Centre which was carried out at the same time as the integration of the secondary schools and their school libraries in Nova Gorica. The planning of the transition is presented, including the justification of certain decisions, as well as the explanation of the process and the benefits of the COBISS system. Furthermore, the integration of the libraries of various institutions is described together with the challenges occurring in the process and their successful resolution. < (O < a. a < a O a. i- (0 IZUM je od osemdesetih let dalje razvijal in posodabljal bibliografski sistem in servis cobiss. Nad celotnim procesom bedi tudi svetovalka za knjižnično dejavnost pri ZRSS, ki je v okviru evropskega projekta prevzel organizacijo in koordinacijo izobraževanja šolskih knjižničarjev za delo v sistemu CoBISS. UVOD Knjižnični katalog je osnovno orodje vsake knjižnice. Danes je pričakovano, da katalog in tudi vse preostalo poslovanje knjižnice poteka računalniško. IZUM je od osemdesetih let dalje razvijal in posodabljal bibliografski sistem in servis COBISS. Vanj so se vključevale različne knjižnice, šolske knjižnice pravzaprav med zadnjimi. Poslovale so z različnimi računalniškimi programi, najbolj razširjen je bil program Šolska knjižnica (razvijalo ga je podjetje SAOP iz Šempetra pri Novi Gorici), kasneje pa njegova različica Win.knj, nad katero je bdelo podjetje Mordicom iz Solkana. Od šolskih knjižnic so v sistem COBISS najprej prehajale srednješolske knjižnice. Vzrok tiči v tem, da so imele srednje šole večje zbirke gradiva kot pa osnovnošolske, pri programu WinKnj pa je pri večjih zbirkah prihajalopri upravljanju z njimi do določenih težav. Obenem pa so imele veliko knjižnično zbirko gradiva (zlasti strokovno gradivo), ki je bilo zanimivo tudi za zunanje uporabnike. Novi Zakon o knjižničarstvu iz leta 2015 zahteva, da se vse šolske knjižnice priključijo temu sistemu. Prehod šolskih knjižnic na COBISS v obdobju pred njim je bil kar naporen podvig, in sicer tako glede financ (članarina, plačilo izobraževanj, potni stroški) kot tudi zaradi odsotnosti knjižničarja (izobraževanja). Na tečajih smo bili šolski knjižničarji v skupinah skupaj s knjižničarji iz drugih tipov knjižnic, v katerih je položaj kar precej drugačen. Velikokrat smo se na tečajih zapletali s podrobnostmi, ki nam niso nikoli služile pri našem delu. Za osnovnošolske knjižnice so zdaj razmere nekoliko lažje, saj jim je še pred sprejetjem Zakona o knjižničarstvu IZUM omogočil cenejše oziroma tudi brezplačno izobraževanje. Poleg tega nad celotnim procesom zdaj bedi tudi ZRSŠ, natančneje Skupina oz. svetovalka za knjižnično dejavnost pri ZRSŠ, ki je v okviru evropskega projekta prevzel organizacijo in koordinacijo izobraževanja šolskih knjižničarjev za delo v sistemu COBISS. V knjižnici Šolskega centra Nova Gorica smo pred COBISSom uporabljali program Šolska knjižnica oz. Win.knj. Po letu 2005 se je začelo v srednješolskih krogih šušljati o združevanju srednjih šol po Sloveniji. To naj bi veljalo tudi za srednje šole na Goriškem. Knjižničarke različnih srednjih šol na našem območju smo začele sodelovati in razmišljati, kaj tak položaj pomeni za naše delo, kako izvesti morebitno združevanje knjižnic in kako bodo šolske knjižnice poslovale v prihodnosti. V teh razmerah je COBISS pomenil rešitev za večino nastalih težav. Smiselno se je zdelo, da šolske knjižnice, ki še niso bile v COBISSu, to čim prej naredijo, in sicer na način, ki bi potencialno združevanje kar najbolj olajšal. Ključna prednost COBISSa se je kazala v tem, da je omogočal delo knjižnice z več oddelki. Pred združevanjem šol (pred 2007) so bile v Novi Gorici tri srednje šole s tremi knjižnicami in skupno 5,5 zaposlene knjižničarke: 1. Šolski center Nova Gorica: splošna gimnazija, zdravstvena in kmetijska šola - 2,5 knjižničarke; 2. Tehniški šolski center: Elektrotehniška in računalniška šola, Strojna, prometna in lesarska šola, Višja strokovna šola - 2 knjižničarki; 3. Srednja ekonomska in trgovska šola -1 knjižničarka. Po končanem procesu združevanja šol (po 2013) pa je stanje tako - dve šoli z dvema knjižnicama: 1. Gimnazija Nova Gorica: splošna gimnazija - 1,5 knjižničarke; 2. Šolski center Nova Gorica: Elektrotehniška in računalniška šola, Strojna, prometna in lesarska šola, Biotehniška šola in Srednja ekonomska in trgovska šola - 4 knjižničarke. Združevanje je potekalo v dveh fazah (Priloga 1). Prva faza je potekala leta 2007, ko sta se zdravstvena in kmetijska šola izločili iz bivšega Šolskega centra in priključili Tehniškemu šolskemu centru. Ob tem je kmetijska šola dobila nov naziv, tj. Biotehniška šola, bivši Šolski center pa je postal Gimnazija Nova Gorica. Druga faza pa je potekala leta 2013, ko se je Srednja ekonomska in trgovska šola priključila Tehniškemu šolskemu centru in slednji je dobil skrajšani naziv Šolski center Nova Gorica. Na kratko: danes delujeta v Novi Gorici dve srednješolski ustanovi, in sicer Gimnazija Nova Gorica in Šolski center Nova Gorica. 40 vasilija Rupnik: Prehod na coBiss v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na Goriškem Pred združevanjem šol so njihove knjižnice poslovale različno. Gimnazijska knjižnica je že uporabljala sistem COBISS2 za zalogo in izposojo, preostali dve srednji šoli pa sta uporabljali program Šolska knjižnica oz. Win. knj. Danes pa delujeta na dveh srednješolskih ustanovah dve knjižnici (obe sta polnopravni članici sistema COBISS): Gimnazija Nova Gorica ima svojo šolsko knjižnico (COBISS akronim: SCNG), Šolski center Nova Gorica ima svojo knjižnico s tremi oddelki na treh lokacijah (COBISS akronim: TSCNG). POSTOPNI PREHOD NA COBISS IN združevanje šolskih knjižnic V knjižnici ŠCNG smo se o prehodu na COBISS začeli dogovarjati leta 2006, ko je bilo že jasno, da bo naš center pod svoje okrilje prevzel tudi kmetijsko in zdravstveno šolo. V pogovore o prehodu naše knjižnice na COBISS je bila vključena tudi knjižničarka iz drugega srednješolskega zavoda, ki je bila predvidena, da bo postala naša sodelavka in bo še naprej vodila knjižnico na kmetijski oz. Biotehniški šoli. Kolegica je imela že izkušnjo z delom v sistemu COBISS. Delo smo skupaj načrtovale na dolgi rok, ker smo želele vsak korak dobro premisliti in vsako odločitev resno pretehtati. Za mnenje smo spraševale tudi kolegice drugih slovenskih srednjih šol, ki so sistem že uporabljale. Razmišljale smo celo o ideji, da bi imele vse srednje šole na Goriškem skupno šolsko knjižnico s skupnim katalogom. Ta ideja je bila kmalu opuščena (slab pregled nad gradivom, težko usklajevanje šifrantov, nejasen delež financ pri nabavi gradiva ipd.). Končno pa smo se odločili, da bo knjižnica ŠCNG imela tri oddelke: centralni oddelek (podlokacija C), oddelek na kmetijski šoli (podlokacija A) in učbeniški sklad (podlokacija US). Specifično v našem primeru je bilo, da je bil del fonda že obdelan v COBISSu2 (gradivo kmetijske in zdravstvene šole), del pa še ne. Po združitvi je knjižnica kmetijske šole poslovala še dobro leto znotraj starega zavoda in je čakala na konverzijo gradiva v zbirko Tehniškega šolskega centra. Nova sodelavka iz Biotehniške šole je še pred konverzijo dobila privilegij, da je začela vnašati učbenike svoje šole v podloka-cijo US (učbeniški sklad) v naši bazi (TSCNG). Preostalo gradivo biotehniške in zdravstvene šole pa je bilo kasneje »pripojeno« k bazi TSCNG s konverzijo. KAKO je potekal prehod NA COBISS V podlokaciji C V oddelku C sva se knjižničarki takoj sprijaznili z dvojno evidenco zaloge in izposoje (Win. knj in COBISS), saj nisva hoteli, da bi bilo ogroženo redno delo v knjižnici (KIZ, odprtost knjižnice, vodenje učbeniškega sklada, pisanje šolske kronike ...). Ob našem prehodu na COBISS je delovala še različica COBISS2. Na IZUMU so določili, da imamo vse pogoje za priključitev na COBISS3. Prvi konkretni korak do vključevanja v COBISS je predstavljala nabava tiskalnika Zebra za tiskanje črnih kod decembra 2006. Januarja 2007 smo z IZUMOM sklenili pogodbo o polnopravnem članstvu v sistemu CO-BISS, dobili smo akronim TSCNG in številčno oznako - siglo 51223. Januarja 2007 sva se knjižničarki prijavili na 3-dnevni tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga, ki sva ga nato opravili marca istega leta v Mariboru na IZUMU. Sledila je priprava zapisnika o zalogi, ki je temeljni dokument poslovanja knjižnice. V njem je določena zgradba knjižnične zbirke in vodilo zaposlenim na IZUMU, da pripravijo program, ki ustreza točno naši knjižnici. Ob prehodu na COBISS3 smo imeli 26.800 izvodov monografskih publikacij in 85 naslovov serijskih publikacij. Določili smo tri podlokacije: C, A in US. Fond učbeniškega sklada ni viden na OPAC-u. Interne oznake smo uskladili s oznakami, ki jih je že imelo gradivo biotehniške šole. Posebej smo se pogovarjali o inventarizaciji. Gradivo biotehniške in zdravstvene je že bilo vnešeno v COBISS z 9-mestnimi inv. številkami. Nastal je problem, kako oblikovati inv. številke v vseh treh podlokacijah, da se ne bi podvajale. Na IZUMU so predlagali 4 števce s strukturo inventarne številke VTTTTTTTT: V je oznaka podlokacije, ki je lahko 0 za že vneseno knjižno gradivo bivše kmetijske in zdravstvene Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-37 63 < (O < a. a < a O a. i- (0 šole, 3 za knjižno gradivo bivšega Tehniškega šolskega centra pred združitvijo, 6 za serijske publikacije in 9 za učbenike v učbeniškem skladu; T pa pomeni tekoča številka. Primer inv. številk: • 000051608 - knjiga bivše kmetijske oz. zdravstvene šole, • 300029534 - knjiga bivšega Tehniškega šolskega centra, • 600000256 - serijska publikacija, • 900005667 - učbenik iz učbeniškega sklada. Pri starem knjižnem gradivu se nismo odločili za konverzijo, ampak za ročen vnos v COBISS in pri tem smo ohranili stare inv. številke. Za to gradivo smo tudi določili fiktivni datum inventarizacije: 01. 01. 2000. Za serijske publikacije in učbenike pa starih inv. številk nismo ohranili. Aprila 2007 je bil dokončan zapisnik o zalogi. Nato nas je obiskala svetovalka z IZUMA. Praktično nam je pokazala vnašanje zapisov, naredili smo nekaj začetnih vnosov, natisnili nekaj nalepk in razjasnili še zadnje težave. Sledilo je daljše obdobje, ko smo vnašali staro gradivo. Ob tem smo ga temeljito pregledali in neustrezno odpisali. Vsako knjigo smo na novo vnesli in jo opremili z novo nalepko, ki smo jo prilepili na hrbtno platnico, in z njo smo pri starih knjigah prekrili staro nalepko. Knjigi smo na hrbet zgoraj prilepili še 1 cm široko piko, živo oranžne barve, da je že na prvi pogled na polici vidno, katero gradivo je vneseno v COBISS. Knjigam smo prilepili na prvo notranjo stran spodaj tudi nalepko iz programa Win.knj, ki smo jo še potrebovali za izposojo. Na tem mestu je nalepka s črtno kodo hitro dostopna, in sicer takoj ko knjigo odpremo, in hkrati ni v bližini COBISS nalepke, da ne nastane pri izposojanju zmeda. Odločitev o ohranjanju starih inv. številk se je tu izkazala za modro, saj je izposoja nemoteno tekla v programu Win.knj še dobri dve leti. Novo gradivo smo torej vnašali dvojno: v sistem Win.knj, ki nam je še služil za izposojo, in COBISS3, da smo v njem gradili zalogo. Od starega fonda smo začeli vnašati najprej tisto gradivo, ki je bilo v knjižnici na policah. Začeli smo z leposlovjem, ker je za vnašanje najbolj preprosto, pa tudi pogosto izposojeno (npr. domače branje, bralna značka). Zatem je bilo na vrsti gradivo po strokah oz. posameznih postavitvah. S polic smo vzeli knjige, npr. s področja arhitekture, ga vnesli in ustrezno opremili, nato je sledilo drugo področje, npr. matematika, gradivo iz čitalnice itd. Pri strokovnem gradivu smo dodajali interne predmetne oznake v polje 610a. Vsaki enoti starega gradiva smo v bazi Win.knj dodali oznako, da je že prenesena v nov sistem. Ko smo obdelali vse gradivo v knjižnici, smo zaposlene prosili, da so prinesli v knjižnico gradivo, ki so si ga pri nas izposodili, da smo ga vnesli in ustrezno opremili. Zaposleni so bili razumevajoči, saj smo jih že pred tem obvestili oz. prijazno povabili k sodelovanju. Pred vzpostavitvijo izposoje na COBISSu smo si želeli, da bi vnesli v nov sistem dobro polovico knjižničnega gradiva. Konverzija zaloge in izposoje biotehniške in zdravstvene šole je bila izvedena 1. 3. 2008, torej leto dni po našem začetku delovanja v tem sistemu. Zakaj šele takrat? • Knjižničarke smo morale opraviti izobraževanje Uporaba programske opreme CO-BISS3/Izposoja; • konverzijo smo s IZUMOM temeljito načrtovali; • zavedali smo se, da bo konverzija povzročila veliko dodatnega dela pri pregledovanju in urejanju konvertiranega gradiva. Po konverziji je vsaka konvertirana enota v bibliografskem zapisu dobila opombo (r): Preneseno iz SCNG. Z gradivom na biotehniški šoli ni zgodilo tako rekoč nič - ostalo je postavljeno v šolski knjižnici Biotehniške šole (podlokacija A), ki je na drugi lokaciji kot naša šola. Gradivo zdravstvene pa je bilo priključeno naši zbirki (podlokacija C). Gradivo je bilo treba tudi fizično prenesti iz stavbe gimnazije. Organizirali smo šolski kombi, ki ga je prepeljal. Pravočasno smo nabavili dodatne knjižne regale za novo pridobljeno gradivo. Nato pa smo začeli gradivo tudi urejati: prilagodili smo interne oznake, UDK-prosti pristop, nekateremu gradivu smo nalepili nove nalepke ipd. Hkrati smo morali tudi nekatero naše gradivo prilagoditi novim kriterijem. Pridobili smo namreč veliko gradiva s področja medicine, 40 vasilija Rupnik: Prehod na coBiss v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na Goriškem zato smo morali naše gradivo uskladiti z bolj podrobno UDK-klasifikacijo. S konverzijo pridobljeno gradivo v podlokaciji C smo morali izposojati ročno, saj je preostala izposoja še vedno potekala v programu Win.knj. Tako stanje se je ohranjalo do oktobra 2010. Šolska knjižnica na Biotehniški šoli je imela po konverziji vse pogoje za poslovanje knjižnice v sistemu COBISS (vse gradivo je bilo vneseno, vzpostavljena je bila izposoja v okolju COBISS2) in je tako tudi poslovala. Knjižničarka je enkrat tedensko prišla v naš oddelek knjižnice in nam pomagala pri vnašanju in urejanju naše knjižne zbirke. Maja 2008 sva dve knjižničarki opravili tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Iz-posoja, vendar je bilo treba najprej oblikovati zapisnik o izposoji COBISS2 in s tem tudi formalno omogočiti nemoteno izposojo v pod-lokaciji A (Biotehniška šola). Ta zapisnik smo oblikovali v zavedanju, da ga bomo kasneje uporabljali v vseh oddelkih knjižnice. Zapisnik o izposoji, ki je drugi pomembni dokument za poslovanje knjižnice, določa npr. lokacijo izposoje, evidenco uporabnikov, evidenco izposoje, podatke za člansko izkaznico ipd. Naše člane smo nameravali ročno vnesti v sistem. Pri vnašanju članov smo se odločili, da jih bomo ločili po podlokacijah: člani iz oddelka C bodo imeli številko izkaznice, ki se bo začela s števkama 01 (številka izkaznice 0100225), člani iz Biotehniške šole pa s števkama 02 (0201355). Z današnjega zornega kota se nam tako ločevanje uporabnikov po oddelkih ne zdi več smiselno. V šolskih knjižnicah so podatki o članih lahko bolj skopi, kot je to v splošnih knjižnicah, saj imajo druge službe na šoli še dodatne podatke o članih oz. dijakih. Odpade tudi podatek o članstvu in njegovem podaljševanju, saj so vsi dijaki in zaposleni avtomatično člani knjižnice za toliko časa, kolikor se na šoli šolajo oz. so tu zaposleni. Tudi kategorij članov je manj, v poštev pride le kategorija srednješolci, v našem primeru tudi študenti, ker imamo višjo šolo, pa še kategorija zaposleni. Tudi evidentiranje in poravnava terjatev za šolsko knjižnico ne prideta v poštev, saj mora biti članstvo brezplačno. Zapisnik o izposoji COBISS2 je bil podpisan julija 2008. S tem je knjižnica na Biotehniški šoli imela tudi formalno urejene vse pogoje za poslovanje na COBISSu. V podlokaciji C pa je bilo treba vnesti v COBISS dovolj gradiva, da je bilo smiselno preiti na izposojo v tem sistemu. To je trajalo še celo leto 2009, nato pa do jeseni 2010. Leta 2009 sta dve knjižničarki opravili tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/ Zaloga - serijske publikacije, ki je bil organiziran v Novi Gorici, tretja knjižničarka pa je v Mariboru opravila tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja. Zapisnik o izposoji COBISS3 je bil podpisan junija 2010. V tistem poletju smo v nov sistem tudi v podlokaciji C vpisali člane: dijake in učitelje. Z oktobrom 2010 je stekla izposoja gradiva v COBISS3 v obeh oddelkih. Izjema so bili le učbeniki iz učbeniškega sklada. Evidenco o izposoji učbenikov iz učbeniškega sklada smo še naprej vodili v sistemu Win.knj. V sistem COBISS smo morali vnesti in opremiti vse učbenike. To je trajalo do šolskega leta 2014/2015, ko smo vzpostavili tudi izposojo učbenikov v sistemu COBISS. Leta 2013 je pod okrilje ŠCNG prišla še Srednja ekonomska in trgovska šola. Takrat je bilo združevanje naše šolske knjižnice z njihovo nekoliko lažje, saj smo bili že izkušeni, njihova knjižnica pa je že poslovala v sistemu COBISS. Seveda smo morali uskladiti določene elemente, npr. interne oznake, UDK-prosti pristop, dobavitelje. Do podvajanja inv. številk tudi ni prišlo, saj je knjižničarka že prej svoj knjižnični fond označevala z inv. številkami, ki se začnejo s številko 4 (npr. inv. številka podlokacije E je 400023648). Vse to je bilo zajeto v natančen opis poteka programskega prenosa podatkov SETŠ v lokalno bazo podatkov TSCNG, ki so ga pripravili na IZUMU. Pred izvedbo prave konverzije so nam na IZUMU pripravili še testno konverzijo priključitve baze SETSNG k bazi TSCNG, ki je začela delovati dober mesec pred izvedbo konverzije (testno okolje je bilo ukinjeno oktobra 2013). V testni bazi smo pregledali lokalne šifrante, števce ipd. Konverzija gradiva SETŠ v bazo TSCNG je bila opravljena na začetku poletnih počitnic, 26. junija 2013. Ob tem je bilo treba ponovno oblikovati in Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-144 63 < (O < a. a < a O a. i- (0 Prehod na CoBISS je bil za našo šolsko knjižnico sicer velik zalogaj, toda edina možnost, ki nam je omogočila uspešno združevanje šolskih knjižnic našega okoliša. podpisati zapisnika o zalogi in izposoji (17. 7. 2013). Ob tem je ukinjena samostojna ^knjižnica SETŠ, nima več svoje sigle in akronima Zadnja večja sprememba v naši bazi pa se je zgodila leta 2014. Zdravstvena šola je dobila nove prostore v ločeni stavbi, v kateri je že delovala tudi knjižnica SETŠ, zato je bilo smiselno, da ta oddelek poskrbi tudi za gradivo zdravstvene šole. Knjižnično gradivo zdravstvene šole je bilo torej fizično preneseno iz podlokacije C na podlokacijo E, IZUM pa je izvedel konverzijo tega gradiva med zimskimi počitnicami 17. oz. 18. 2. 2014. Vsaka konvertirana enota je dobila novo opombo (r): ZŠ 2014. kako deluje šolska knjižnica na šcng danes Danes ima ŠCNG šolsko knjižnico s 3 oddelki: C (center), A (biotehniška šola), E (ekonomska šola), ki so v treh stavbah. Zaposlene smo 4 knjižničarke - bibliotekarke, in sicer po ena knjižničarka na Biotehniški in ekonomski šoli (ta skrbi za Srednjo ekonomsko in trgovsko in za zdravstveno šolo), dve knjižničarki pa v centralnem oddelku, ki skrbi za Elektrotehniško in računalniško šolo, Strojno, prometno in lesarsko šolo, Tehniško gimnazijo in Višjo strokovno šolo. Vsak oddelek knjižnice nabavlja gradivo samostojno. Knjižnica ima dobrih 60.000 enot gradiva, učbeniški sklad pa 30.000 izvodov učbenikov. V vsakem oddelku se vodi evidenca knjižničnega fonda (vsak oddelek ima v sistemu COBISS svoj števec), izjema so serijske publikacije, za katere imamo skupni števec inv. številk (začenja se s številko 6, tj. 60000248). V COBISSu pa imamo 4 podlokacije: poleg že omenjenih oddelkov še skupni učbeniški sklad, v katerem imamo skupni števec, ki se začenja s številko 7 (inv. številka za učbenike je 700023789). SKLEP Prehod na COBISS je bil za našo šolsko knjižnico sicer velik zalogaj, toda edina možnost, ki nam je omogočila uspešno združevanje šolskih knjižnic našega okoliša. Če bi bili še enkrat pred istim položajem, bi izbrali isto pot. Tako velika sprememba sistema mora potekati skrbno načrtovano, pri vsakem koraku je treba odločitve premisliti, upoštevati nasvete (IZUM) in izkušnje kolegov, ki so se znašli v podobnem položaju. Smiselno je upoštevati primere dobre prakse iz podobnih okolij. Zelo pomembna so izobraževanja. Pogosto se dogaja, da pridobljeno znanje prehitro tone v pozabo, saj ni takoj uporabljeno, zato je smiselno, da po opravljenem tečaju usvojeno znanje čim prej uporabljamo v praksi. Pomembno je tudi dobro preučiti možnosti, ki jih nudi sistem COBISS, in se odločiti za najboljšo v dani situaciji. Ob tem je v veliko pomoč svetovalec na IZUMU. Do zdaj smo imeli stik večinoma z dvema svetovalkama, za obe lahko rečemo, da sta bili uslužni, prijazni, naš problem sta dobro preučili in nam ponudili možne rešitve, vseeno pa odločitve sprejemamo sami in včasih tudi sprejemamo napačne. Zdi se nam, da smo pri našem prehajanju na COBISS in združevanju knjižničnih baz delo izpeljali relativno uspešno. To nam potrjuje tudi odziv iz IZUMA. Svetovalka Tanja Žuran Putura opisuje naš primer takole: »Ta projekt bi označili kot uspešen, predvsem zaradi vašega odziva, saj je cilj IZUM-a zadovoljstvo knjižnic, seveda v okviru strokovnih in informacijskih standardov in v okviru dejavnosti IZUM-a. // Vsak projekt združevanja knjižnic oz. kakršna koli konverzija oz. migracija podatkov se zlije v mozaik izkušenj, iz katerih sodelavci IZUM-a črpamo znanje in izkušnje za nove projekte. // Predvsem pa je tudi meni osebno ostal kot nepozaben spomin in izkušnja na moji delovni poti, tako na strokovnem kot človeškem področju.« Čeprav je bilo obdobje dvojnih evidenc dolgo (2007-2010), se je to splačalo, saj smo vse stvari dobro premislili, obenem pa smo imeli čas za vse redno delo v knjižnici. Združevanje knjižnic in prehod na COBISS sta bila za nas velik izziv. Morda je k uspešnemu zaključku veliko pripomoglo tudi to, da smo v tem procesu sodelovale vse knjižničarke srednjih šol na našem območju. Veliko smo se pogovarjale, tehtale možnosti in se na koncu skupaj odločile za v danem trenutku najboljšo izvedbo. Z večino odločitev smo tudi zdaj zadovoljni, v sistemu vedno pa obstaja možnost, da lahko 40 vasilija Rupnik: Prehod na coBiss v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na Goriškem Knjižnica je zares živ organizem, ki se mora prilagajati spremembam. kaj popravimo. Naj omenim tri odločitve, ki bi jih danes zastavile drugače. 1. Ko smo začeli vnašati staro gradivo, v podpolju Nabavni podatki (Način nabave) nismo uporabljali kategorije »Stari fond«. Polje smo takrat puščali prazno, šele kasneje (ko je bila večina gradiva že vnešena) smo to kategorijo začeli uporabljati. Prazno polje vnese zmedo v različne statistike. 2. Ob vnašanju starega gradiva nismo pavšalno ocenili finančne vrednosti naše knjižnične zbirke, kar je pomemben računovodski podatek. Staro gradivo v naši knjižnični zbirki ima torej polje o nabavnih podatkih prazno. Če bi danes začeli s prehodom, bi finančno vrednost zbirke ocenili. 3. Danes bi označevanje učbenikov v učbeniškem skladu zastavili drugače. Predvidevali smo, da bo vsak oddelek iz skupnega učbeniškega sklada za svojo vzel rabo ustrezno število učbenikov. Zdaj pa ima vsak oddelek svoj fond učbenikov na skupni podloka-ciji US, učbeniki so označeni z internimi oznakami c, e in b. Pri pregledovanju stanja učbenikov (število učbenikov, število izposojenih oz. prostih učbenikih) ta način ni pregleden. Morda bi bilo bolje, da bi imel vsak oddelek svoj učbeniški sklad, posojanje učbenikov med oddelki bi uredili z medod-delčno izposojo. Danes je COBISS naše osnovno orodje pri delu. Čeprav smo knjižničarke v tem sistemu domače, pa vseeno odkrijemo še kakšno podrobnost, ki nam olajša delo. Vesele smo tudi raznih popravkov in izboljšav, o katerih IZUM ažurno obvešča svoje uporabnike. Navsezadnje pa smo zadovoljne, da lahko s tem sistemom zadovoljimo potrebe naših uporabnikov. Zgodba naše knjižnice je dokaz, da je knjižnica zares živ organizem, ki se mora prilagajati spremembam. Tako prilagajanje je mogoče le tedaj, ko so vsi udeleženci pod okriljem istega sistema (v našem primeru je to sistem COBISS) in med seboj dobro komunicirajo. V našem primeru si bom izposodila zanimivo misel: »Dokler stopam v pravo smer, dolžina mojih korakov pravzaprav ni pomembna.« Erica Lawrence Viri in literatura Ščavničar, U. (2016). Prehod na COBISS v knjižnici OŠ Vodice. Šolska knjižnica, 25 (3-4), 52-58. Platforma COBISS - Kooperativni online bibliografski sistemi in servisi. Dostopno na http:// www.COBISS.net/si/platforma-COBISS.htm (3. 11. 2017). Zakon o knjižničarstvu - ZKnj-1. Uradni list RS, št. 87/01, 96/02 - ZUJIK in 92/15. Dostopno na: http://www.pisrs.si/Pis.web/ pregledPredpisa?id=ZAKO2442# (2. 11. 2017). Žuran, T. (svetovalka na IZUMU). [Ustni vir.] Nova Gorica, 20. 11. 2017. VASILIJA RUPNIK univ. dipl. bibliotekarka in prof. slovenskega jezika, je zaposlena kot šolska knjižničarka na Šolskem centru Nova Gorica. Naslov: Cankarjeva 10, 5000 Nova Gorica E-naslov: vasilija.rupnik@scng.si Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-146 63 < (O < a. a z < ^ o a: i- (0 PRILOGA 1: Shematski prikaz združevanja srednjih šol v Novi gorici legenda: ŠCNG: do 2006 je to nekdanji Šolski center Nova Gorica, po letu 2013 pa je to ime za bivši Tehniški šolski center TŠC: Tehniški šolski center Nova Gorica BŠ: Biotehniška šola ZŠ: Zdravstvena šola SG: Splošna gimnazija TG: Tehniška gimnazija ERŠ: Elektrotehniška in računalniška šola SPLŠ: Strojna, prometna in lesarska šola VSŠ: Višja strokovna šola SETŠ: Srednja ekonomska in trgovska šola GNG: Gimnazija Nova Gorica 40 vasilija Rupnik: Prehod na coBiss v knjižnici Šolskega centra Nova Gorica in združevanje šolskih knjižnic na Goriškem Izgradnja novega knjižničnega kataloga v sistemu COBISS (kako sem se lotila tega izziva) Building a New Library catalogue in coBiss (How i Approached the challenge) Andreja Urbanec Izvleček Prispevek prinaša opis enega od sistematičnih pristopov prehoda v nov sistem COBISS. Na primeru OŠ Orehek Kranj so zbrani ključni koraki, ki jih mora narediti vsaka šolska knjižnica pred prehodom in med njim. Na eni strani zakonsko določeni postopki, pravila in roki, na drugi strani pa realnost vsakdanjih tekočih opravil v knjižnici postavljajo šolskega knjižničarja pred velik izziv. Hkrati opravljati dolgoročno izjemno naporno delo in uresničevati cilje letnega delovnega načrta sili knjižničarja v mnogokrat nepotreben stres, zato je vnaprejšnje natančno načrtovanje prehoda nujno. Prispevek ponuja primer iz prakse ter nabor postopkov in opravil z namenom olajšati prehod tistim, ki se bodo s tem delom šele začeli spopadati. Ključne besede COBISS, šolska knjižnica, Zakon o knjižničarstvu, knjižnični katalog UDK 027.8:004.42 Keywords COBISS, school library, Libraries Act, library catalogue Abstract The article describes one of the systematic approaches in transitioning to the new COBISS system. The example of the Orehek Kranj Primary School illustrates key steps every school library is required to take before and during the transition - on the one hand, there are legal procedures, rules and deadlines that must be followed, on the other hand, there is a reality of challenging everyday library tasks that the school librarian is faced with. Performing a long-term extremely strenuous work and at the same time fulfilling the goals of the annual work plan can be unnecessarily stressful, therefore a precise, advance planning of the transition is required. The article offers a practical example and a number of processes and tasks to facilitate the transition for those who have yet to go through the process. 3 UVOD V Zakonu o spremembah in dopolnitvah D. a. i- (O Zakona o knjižničarstvu (v nadaljevanju ZKnj- -1A) je leta 2015 v 39. č-členu in prehodnih določbah zapisano, da se morajo vse šolske knjižnice v Sloveniji v roku 3 let od uveljavitve vključiti v nacionalni bibliografski sistem COBISS. Prvi pomislek, ki se mi je porajal ob branju, je bil: »Ali to mislijo resno?« V glavi so se vrstila vprašanja, kot so: zakaj obstoječi program WinKnj ni ustrezen, saj ga vendarle uporablja večina osnovnošolskih knjižnic; kdo bo prehod opravil; kakšne so možnosti za konverzijo; ali lahko šolske knjižničarje doleti še kaj več (aktualna vprašanja se porajajo tudi na področju učbeniške politike in ureditve delovnega časa, vendar sta to že drugi zgodbi) ipd. Več kot eno leto po sprejetju ZKnj-1A se na tem področju ni nič spremenilo. Čakali smo informacije, navodila, smernice, kako se lotiti dela. Za skupno mizo so se morali usesti vsi deležniki v tem projektu - predstavniki Ministrstva za šolstvo, znanost in šport (v nadaljevanju MIZŠ), Narodne in univerzitetne knjižnice (v nadaljevanju NUK), Zavoda Republike Slovenije za šolstvo (v nadaljevanju ZRSŠ) in Instituta informacijskih znanosti Maribor (v nadaljevanju IZUM). Šele po več kot letu dni smo dobili prva navodila. Izobraževanje šolskih knjižničarjev Začelo se je z izobraževanjem1 februarja 2017, ki sta ga izpeljala ZRSŠ in IZUM. Tam smo na enodnevnem srečanju poslušali o protokolih, ki določajo postopek prehoda na COBISS (pridobitev SIGLE pri NUK-u, podpis pogodbe z IZUM-om, prijava na IZUM-ovo izobraževanje), seznanjeni smo bili s smernicami za izločanje gradiva, odpis, postavitev gradiva, dokumentom o nabavni politiki, utrdili in ponovili pa smo tudi nekatere strokovne pojme. Predstavljen je bil tudi priročniki za pomoč »Šolske knjižnice v sistemu COBISS«, ki so ga pripravili v Centru za razvoj knjižnic pri NUK-u. Omenjeni priročnik sem si natisnila in je pri prenašanju zapisov v lokalno bazo v 1 Usposabljanje knjižničarjev poteka v okviru projekta ESS Krepitev kompetenc strokovnih delavcev na področju vodenja inovativnega vzgojno-izobraževalnega zavoda veliko pomoč, saj je napisan zelo sistematično in pregledno. Urejanje papirologije Po končanem uvodnem izobraževanju smo morali najprej urediti formalnosti pri NUK-u in IZUM-u. Ker naša osnovnošolska knjižnica nikoli ni bila niti pridružena članica COBISS--a, smo najprej zaprosili za SIGLO,2 kajti ta je sestavni del pogodbe za vključitev v COBISS. Pogodba je bila podpisana tik pred začetkom nadaljevalnega izobraževanja, ki ga je izvajal IZUM. Žal termin našega izobraževanja ni bil primerno izbran. Za večino, ki smo se izobraževanja udeležili julija 2017, pogoji še zdaleč niso bili optimalni (vročina, celodnevni seminar v računalniški učilnici, popolnoma nova snov, nesistematično podajanje vsebine, izobraževanje tik pred dopustom). Tridnevni seminar nam je postregel z informacijami o prevzemanju zapisov in zalogi (2 dni) ter o izposoji (1 dan). Žal pa sem te obširne informacije do septembra, ko sem začela spet razmišljati o COBISS-u, popolnoma pozabila. Septembra 2018 sem opravila dodatno izobraževanje za segment blagajne, ker jo naša šolska knjižnica pri svojem delu potrebuje in uporablja. V prihodnje me čaka še izobraževanje za serijske publikacije. Te publikacije imamo zdaj vpisane v program WinKnj, in ker jih izposojamo, bo treba tudi za tovrstno gradivo pridobiti znanje za popis zaloge in izposoje v COBISS-u. PREGLED STROJNE OPREME Pred koncem šolskega leta 2017/2018 sem pregledala obstoječo strojno opremo v naši šolski knjižnici. Ugotovila sem, da sta računalnik in čitalnik črtnih kod uporabna, da imam nameščene potrebne računalniške programe, nimam pa ustreznega tiskalnika za nalepke in zadolžnice. To je pomenilo, da sem morala najprej pregledati nabor ustrezne opreme in se odločiti za nakup. Pri tem mi je pomagalo 2 SIGLA je nacionalna identifikacijska koda oziroma številčna oznaka za enoznačno označevanje knjižnice ali sorodne organizacije, ki deluje v knjižničnem sistemu Slovenije, in sicer na območju Republike Slovenije oziroma znotraj slovenskega kulturnega prostora s sedežem zunaj Slovenije (SIGLA, 2018). Andreja Urbanec: Izgradnja novega knjižničnega kataloga v sistemu coBiss (kako sem se lotila tega izziva) eno od računalniških podjetij in mi odgovorilo na vsa moja vprašanja. Po posvetu sem izbrala opremo in poiskala tri ponudnike. Odločila sem se za Infokod, podjetje, kjer so mi že pred tem znali dobro svetovati. Naročeno blago sem prejela konec avgusta, v septembra pa mi ga je namestil računalničar. Takrat se je začelo tudi intenzivnejše sodelovanje s predstavnico IZUM-a, ko sva skupaj sestavili zapisnika - o zalogi in izposoji. Po potrditvi obeh so bile v sistem vnešene spremembe in dopolnitve. Moje delo se je lahko resno začelo. NAČRT DELA Med poletnim dopustom sem ničkolikokrat premišljevala, kako se prehoda lotiti. Na tehtnico sem postavila nekatere argumente, ki so se mi zdeli smiselni, in si jih poskušala v svoji glavi obrazložiti. Večjih sprememb pri postavitvi gradiva nisem predvidela, ker je bila že obstoječa postavitev ustrezna. • Izločanje gradiva Slika 1: Oprema knjige na notranji strani Največ dilem se je postavljalo glede izločanja gradiva - naj ga izločam sproti ob vpisovanju v COBISS ali naj najprej izločim neuporabno, zastarelo, uničeno gradivo. Na koncu sem se odločila, da najprej naredim večji odpis učbeniškega gradiva za učitelje, strokovnega gradiva za učitelje (UDK-postavitev 37) in zastarelih poučnih knjig. Leposlovje sem odpisovala kasneje. Seznami odpisanih enot so bili posredovani NUK-u in po mesecu dni sem preostanek ponudila tudi učiteljem, učencem in staršem. • Vnos obstoječega fonda Dolgo časa sem tudi razmišljala, s čim naj začnem vnos gradiva - naj se lotim najprej leposlovja ali poučnih knjig, naj najprej vpišem učbenike in stroko za učitelje ali naj se lotim knjig za domače branje in tistih, ki so v obtoku. Še preden je bilo dokončno jasno, da konverzija ne bo možna, sem se sama odločila, da bom gradivo vnesla ročno. Ker knjižnica nikoli ni bila pridružena članica COBISS-a in ni prevzemala zapisov iz COBISS-a, gradivo v obstoječem katalogu pa ni imelo podatka o COBISS ID-ju in je bilo slabo vpisano, sem smatrala, da bi bilo zaradi čistke in dobrih zapisov najbolje, da se konverziji izognem. Že v začetku sem vedela, da bom za ročni vnos potrebovala bistveno več časa, vendar ko bo delo končano, bo zbirka osvežena, prečiščena in ustrezno popisana. Staro gradivo, ki se vnaša v COBISS, dobi le eno nalepko na zunanjo platnico, dosedanja notranja (WinKnj) pa se ohranja. Pri lastniškem žigu na hrbtni strani naslovne strani je ročno dodana nova inventarna številka. Ker gradivo dobi nove inventarne številke, bo na koncu nova tudi inventarna knjiga. Vnos gradiva v COBISS sem začela z novim gradivom. Od oktobra 2017 sem novo gradivo vnašala le še v COBISS. Vmes sem prenašala obstoječi fond, začela sem s knjigami z velikimi tiskanimi črkami. Sledili so stripi in nekaj gradiva, ki je ločeno od preostalega (basni, miti in legende ter uganke). Nadaljevala sem s knjigami za domače branje, potem pa je sledil razmislek kako naprej. Ker se je bližal konec šolskega leta in sem vedela, da si bodo Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-45 63 < (O < a. a < a O a. i- (0 Slika 2: Oprema knjige z novo COBISS-inventarno številko na platnici učitelji čez poletje izposodili počitniško branje, sem prenesla v COBISS leposlovje za odrasle in tretje triletje. Tako sem počitniško gradivo v celoti izposodila že v novem programu. Hkrati s temi vpisi sem vpisovala vse gradivo, ki so ga v knjižnico vračali učenci. Tako na polico nisem več dala gradiva, ki ne bi imelo nove inventarne številke. Ob koncu šolskega leta sem tako imela vpisanega večino leposlovja za tretje triletje. Med poletnimi počitnicami sem vpisala celoten učbeniški sklad. Potem sem se lotila leposlovja za drugo triletje, za tem pa bo na vrsti tudi prvo triletje. Pred začetkom novega šolskega leta sem sklenila, da bom izposojala le še v COBISS-u (izjema so serijske publikacije, ki jih še vedno izposojam v WinKnj), zato morajo uporabniki včasih malo počakati, preden si lahko izposodijo gradivo. Če je naslov v vzajemni bazi, je vpis razmeroma hiter. • Vpis uporabnikov Med vsem tem razmišljanjem sem ugotovila, da bo sočasna izposoja v obeh sistemih neizbežna. Ugotovila sem, da bom morala pred vnosom gradiva najprej vnesti v sistem vse uporabnike (učence in zaposlene v matični ustanovi). To pri nas pomeni 580 učencev in okoli 100 zaposlenih. Najprej sem sama vnesla zaposlene, za inicialni vpis učencev pa sem zaprosila IZUM. Z računalničarjevo pomočjo sva pripravila ustrezno tabelo s podatki (vir je bil Easistent). Ker sem se lahko sama odločala, katere podatke vključiti v tabelo, sem morala biti previdna, da ne bi katerega od pomembnejših izpustila (npr. za mene zelo uporaben podatek je geslo za Mojo knjižnico, s katerim učenci pregledujejo izposojeno gradivo in ga podaljšujejo). Podatke sem poslala na IZUM in tam so uredili vpis. S tem sem si prihranila mnogo dragocenega časa. • Uskladitev z računovodstvom Z računovodkinjo sva se precej poglobili v finančno stanje knjižnice. Konti, ki jih imajo v računovodstvu, so drugačni od knjižničarskih zahtev delitve gradiva, zato sva po temeljitem razmisleku dorekli, da z novim letom spremenimo nekatere postavke z namenom, da se jasno razdeli gradivo za šolo in vrtec ter po lokacijah loči strokovno gradivo za zaposlene od gradiva za učence. V zapisniku o odpisu bomo konec leta odpisali tudi vse videokasete in avdiokasete, ki so v knjižnici že odpisane, v računovodstvu pa to še ni urejeno. Po odpisu sva z računovodkinjo določili fiktivno ceno za staro gradivo, ki je enotna za ves obstoječi fond. Kljub usklajeni ceni sem prepričana, da bo ob koncu prehoda potrebno ponovno usklajevanje, saj med samim prehodom še vedno prihaja do odpisa oz. do vnosa starega, vendar še ne inventariziranega gradiva (npr. komplet knjige z zgoščenko, kjer zgoščenka velikokrat nima svoje inventarne številke). Ker do zdaj nismo imeli poenotenega vpisa darov, je treba pripraviti dokument z natančno določenimi vrednostmi darov in lastnih izdaj. Serijske publikacije in učbeniški sklad sta popolnoma ločeni postavki in ostaneta taki kot do zdaj. • Vnos novega gradiva Po zbiranju mnenj, kako vnašati tekoče gradivo, sem se odločila, da bom vse novo nabavljeno gradivo (od oktobra 2018 dalje) vpisovala samo v COBISS in ga v tem programu tudi izposojala. Nekateri kolegi so se odločili za hkraten vnos v oba obstoječa sistema, meni pa se to zdi potrata časa. • Priprava kolektiva Andreja Urbanec: Izgradnja novega knjižničnega kataloga v sistemu coBiss (kako sem se lotila tega izziva) Prenesti 15.000 enot starega gradiva in okrog 3000 enot učbeniškega sklada terja svoj čas. Ravnatelji so pred časom prejeli okrožnico3 v kateri je zapisano, naj bo prehod na COBISS knjižničarjevo prioritetno delo. Ker sem že pred tem vedela, kako velik zalogaj me čaka, v šolskem letu 2017/2018 nisem razpisala nobene interesne dejavnosti in nisem izvedla dveh obsežnejših aktivnosti, povezanih z branjem (bralni prijatelj in noč v knjižnici). S tem sem pridobila čas in energijo za vnos gradiva v sistem COBISS. Z istim razlogom tudi v novem šolskem letu nisem ponudila nobene interesne dejavnosti. Svoje sodelavce sproti seznanjam, kako obsežno delo poteka v šolski knjižnici, in večina od njih je precej uvidevnih. Največja (ne)naklon-jenost za sodelovanje se pokaže, ko prosim, da zberejo in prinesejo gradivo iz učilnic in kabinetov, ter ko morajo včasih na želeno gradivo malce počakati. V omenjeni okrožnici je bilo zapisano tudi, da bodo šolske knjižnice oz. šole prejele sredstva za pospešitev izgradnje kataloga oz. sredstva za pomoč za hitrejši začetek prehoda. Na posvetu z vodstvom šole smo prišli do sklepa, da bo najbolj optimalno, da se COBISS-a lotim sama brez pomoči zunanjih strokovnjakov. 3 Okrožnica št.: 612-3/2015/35 (z dne 5. 9. 2017). Za to bom porabila določeno število nadur, ki bodo namensko izplačane. Ker nadur ne bom mogla opravljati v službi, smo se dogovorili, da bom to delo opravljala doma. SKLEP Prepričana sem, da si vodstvo ne predstavlja obsežnosti tega dela, saj sem iz pogovora lahko ugotovila, da ne bo prav nič težko delo končati do predpisanega roka - december 2018. Sem realna in vem, da bom za dokončanje tega dela potrebovala precej več časa. Delo, v katerega sem zagrizla, je obsežno. Prenesti 15.000 enot starega gradiva in okrog 3000 enot učbeniškega sklada terja svoj čas. Vendar nam zakon to nalaga in vem, da ga bomo vsi šolski knjižničarji opravili po svojih najboljših močeh. Vsekakor velja resen razmislek, kako se dela lotiti in se že na začetku pomiriti, ker delo ne bo opravljeno čez noč. Na koncu bomo zadovoljni vsi - MIZŠ, ki bo imelo realno sliko gradiva v šolskih knjižnicah, in osnovne šole, ki bomo imele urejene aktualne zbirke gradiv, pa tudi šolski knjižničarji, ki bodo učence učili uporabe sistema COBISS, ki ga uporabljajo tudi drugi tipi knjižnic. Tako se bodo učenci laže znašli v vseh knjižnicah, ki jih bodo obiskovali. Viri Dopis MIZŠ osnovnim šolam, zavodom za otroke in mladostnike s posebnimi potrebami, srednjim šolam in glasbenim šolam (2017). Fekonja, R. (2016). Spremembe Zakona o knjižničarstvu in šolske knjižnice. V: Šolska knjižnica 25, št. 1/2, str. 23-32. SIGLA (2018). Pridobljeno 21. 9. 2018 s spletne strani: https://cezar.nuk.uni-lj.si/sigle/index.php. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o knjižničarstvu - ZKnj-1A (2015) (Uradni list RS, št. 92/15.) O Andreja URBANEC, univ. dipl. bibl. in prof. geografije, knjižničarka na OŠ Orehek Kranj Naslov: Osnovna šola Orehek Kranj, Zasavska cesta 53a, 4000 Kranj E-naslov: andreja.urbanec@osorehek.si Šolska knjižnica, Ljubljana, 27 (2018), 1/2, 59-45 63 Formativno spremljanje v podporo učenju Priročnik za učitelje in druge strokovne sodelavce Priročnik obsega 7 zvezkov, zbranih v mapi, cena 12,40 € • Zakaj formativno spremljati • Nameni učenja in kriteriji uspešnosti • Dokazi • Povratna informacija • Vprašanja v podporo učenju • Samovrednotenje, vrstniško vrednotenje • Formativno spremljanje v vrtcu //(: ■H-I I rit rormatfiD» ti ¡«nI noru učntiju Priročniki po predmetih in področjih Formativno spremljanje na RAZREDNI STOPNJI Formativno spremljanje pri MATEMATIKI Formativno spremljanje pri ZGODOVINI ■ri ZGODOVINI I(UMLTEI.I.V1IKI 11,90 € Napovedujemo: Formativno spremljanje pri DELU SVETOVALNIH DELAVCEV Formativno spremljanje kot PODPORA UČENCEM S POSEBNIMI POTREBAMI