STROKOVNI PRISPEVKI B Spletni pristop k vzajemnim skladom v družbi za upravljanje: do konkurenčne prednosti s preglednimi in celovitimi poslovnimi procesi Alen Mitrovič, Ilirika DZU Slovenska cesta 54 a, SI-1000 Ljubljana, Slovenija alen.mitrovic@ilirika.si Povzetek Prispevek povzema pogled na izvedbo projekta vzpostavitve prve ponudbe spletnih storitev v Sloveniji za pristop k vzajemnim skladom z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Dandanes opredeljuje okvir delovanja informatike v družbi vsekakor tudi njena zmožnost ustvarjanja dodane vrednosti v smislu povečanja konkurenčnosti samih produktov in storitev, ki so na voljo kupcu in konkurenčnosti družbe kot celote. Razvoj e-poslovanja pri ponudbi finančnih storitev v veliki meri usmerjajo tudi spremembe zakonodaje in veljavnih predpisov. Pri načrtovanju novih spletnih storitev in želje po koraku pred konkurenco so lahko skrite tudi priložnosti za prenovo in izboljšanje kakovosti izvajanja notranjih družbinih procesov. Ali lahko izkoristimo moč premika paradigme in pospešimo naravne procese pri uvajanju sprememb v poslovanju? Abstract WEB ACCESS TO MUTUAL FUNDS IN A MANA6AMENT COMPANY: ARCHIVE COMPniTIVE AOVANTAGE THROUGH TRANSPARENT ANO COMPREHENSIVE BUSINESS PROCESSES The paper summarizes the implementation of the project of the establishment of web services introduced to Slovenia for the first time with the intention to make access to mutual funds by using qualified digital certificates. Nowadays the framework of information science operation in society is by all means defined also by its ability of creating added value in the spirit of increasing competitiveness of products and services that are available to customers and the competitiveness of a company as a whole. The development of e-business operations with the offer of financial services is to a great extent directed also by changes of legislation and valid regulations. Opportunities to modernize and improve the quality of implementing inner processes of a company may also be hidden in designing new services and in aspirations to be a step before competitors. Is it possible to turn the power of the paradigm shift to our advantage and to speed up natural processes in implementing changes in business operations? 1 UVOD sameznih poslounih funkcij zagotavlja strateško prednost in dviguje konkurenčnost ter poslovno uspešnost organizacije Korenite spremembe v družbi ter nenehna spreminjanje po- (Kovačič, 2004). Uvedba rešitev elektronskega poslovanja slovnega okolja so pred organizacije usidrale konstanten izziv je kompleksna dejavnost. Večina podjetij je še vedno orga-spreminjanja načina svojega poslovanja. Sodoben informacij- nizirana pretežno funkcijsko ter svojih procesov velikokrat ski sistem v organizaciji ne omogoča več le tradicionalnih ne pozna v celoti (Kovačič, indihar Štemberger, 2008). Zato notranjih koristi, ampak ima pomembno vlogo pri zviševanju se velikokrat projekti informatizacije »končajo uspešno«, če-konkurenčnosti poslovanja in upravljanja s poslovnimi viri prav je družba obdržala in informatizirala obstoječe, nepre-(Groznik, 2001). Vsaka družba, ki želi s ponudbo svojih pro- gledne procese, ki največkrat omogočajo obstoj podvojenih duktov in storitev uspešno nastopati na trgu, se mora za- podatkovnih struktur, podvajanje dela in netransparentnost vedati pomena konkurenčega boja ter nenehno poskušati hiti lastništva poslovnih procesov in ne nazadnje odgovornosti za korak pred konkurenco. Z razvojem elektronskega poslovanja njihovo (ne)uspešno izvajanje. je informacijski sistem še bolj prevzel vlogo konkurenčne- Uvedba elektronskih tržnih poti ob hkratni preno-ga orodja organizacije, ki ob poenostavljanju delovanja po- vi poslovnih procesov pomeni za podjetje tudi teme- Ijit razmislek in premike v poslovnem modelu ter je tesno povezana z organizacijskimi spremembami in načinom dela oz. izvedbe poslovnih procesov. Prispevek se osredinja na opredelitev in izvedbo projekta vzpostavitve prve ponudbe spletnih storitev v Sloveniji za pristop k vzajemnim skladom z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Projekt je v svoji glavru ideji predstavljal le odprtje nove tržne poti za kupce oz. informatizacijo obstoječih procesov. S postavitvijo novega vodstva družbe je to na novo opredelilo strateška izhodišča podjetja ter vlogo poslovne informatike kot nosilca prenove in informatizacije na podlagi postavljenih ciljev, strategije in opredelitve poslovnih procesov družbe. Z uporabo procesnega pristopa k informatizaciji poslovanja, opredelitvi notranje vrednostne verige in posameznih poslovnih procesov je prvotno zamišljeni projekt uvedbe oz. omogočanja uporabe nove elektror«ke poti za vlagatelje prerasel v uspešen projekt prenove poslovnih procesov in na podlagi njihove informatizacije v vzpostavitev integriranega informacijskega sistema družbe. 2 STRATEŠKE SMERNICE RAZVOJA CE-IPOSLOVANJA Osnovna dejavnost ILIRIKA DZU - družbe za upravljanje, je upravljanje vzajemnih skladov. Družba je bila ustanovljena leta 2000. Skupino n.IRIKA. DZU sestavljajo ob matični družbi v Sloveniji ILIRIKA DZU še povezane družbe za upravljanje vzajemnih skladov na Hrvaškem, v Srbiji, Makedoniji, Bosni in Hercegovini ter v Romimiji. Danes v skupiiu ILIRIKA DZU upravljajo 17 vzajemnih skladov, od tega 10 v Sloveniji. V sklopu opredelitve vizije ter prihodnje poslovne politike in strategije družbe je vodstvo družbe postavilo strateška izhodišča, in sicer: ■ Vizija razvoja skupine ILIRIKA DZU temelji na razvoju elektronskega poslovanja, ki bo omogočalo popolno storitev za stranko prek spleta, in sicer prek ene vstopne točke - internetnega portala. ■ Med strateškimi cilji je vzpostavitev konkurenčnega informacijskega sistema, ki bo: • kupcu omogočil samostojen pregled in izvrševanje poslov iz naslonjača, kjer je to zakonsko mogoče, • informacijsko podprl notranje procese družbe in razbremenil zaposlene s prenosom aktivnosti na stranko samo, če ta to želi. ■ Uporaba enakih tržnih poti za delo v poslovalnicah in pri agentih v prodajrü mreži predstavlja za družbo strateški cilj, ki bo omogočil izboljšan nadzor nad poslovanjem in možnost hitrega odziva družbe glede na stanje na trgu. Strategija razvoja informacijskega sistema mora upoštevati tudi tele smernice: ■ Dolgoročna podpora rasti obsega poslovanja: • obvladovanje poslovanja na ravni skupine (razširljivost), • razvoj novih produktov in storitev za vlagatelje. ■ Povečevanje učinkovitosti: • opredeliti je treba poslovne procese, jih prenoviti in informacijsko podpreti. ■ Znižanje stroškov poslovanja: • omogočiti boljše obvladovanje operativnih tveganj in učinkovitejše notranje kontrole, • s pomočjo prenosa dobrih praks pri modeliranju procesov poenotiti elemente trženjskega spleta v Sloveniji in kasneje na vseh trgih. • Uvedba novih storitev za kupca (vlagatelja): • vpeljati kupcu prijazne storitve, kadar koli, kjer koli (splet), • inovativnost - uvedba novih storitev - strategija najboljšega in prvega v ponudbi. ■ Informacijski sistem mora biti prioritetno: • skladen z zakonodajo in drugo regulativo, ki predpisuje poslovanje družbe in • nuditi uporabniku maksimalno varnost pri uporabi. 3 VLOGA POSLOVNE INFORMATIKE IN ORGANIZACIJE v zadnjih dveh letih tako lastnik družbe kot novo vodstvo prepoznavajo vlogo in pomen informatike kot temelj za nadaljnji razvoj poslovanja. V družbi so ob organizacijski prenovi ustanovili sektor informatike in organizacije (SIO), katerega glavne naloge so: omogočiti pospešen razvoju novih produktov in storitev za vlagatelje (kupce), podpirati obvladovanje poslovanja ob predvideiü rasti obsega poslovanja celotne Skupine ILIRIKA DZU, omogočiti poenotenje tržnih elementov, blagoviüh znamk ter vpeljati orodja za sistem odločanja v procesu upravljanja s skladi. Sektor je zadolžen tudi za obvladovanje sistemske dokumentacije (akti in pravilniki), ki temeljijo na zakonodaji. 3.1 Stanje pred prenovo Obstoječa sistemska dokumentacija je zadovoljivo opredeljevala aktivnosti, ki so se izvajale v skladu z zakonskimi predpisi, sami poslovni procesi pa so bUi Z vidika izvedbe procesov v družbi netransparentni, bodisi zaradi večje fluktuacije zaposlenih v predhodnem obdobju in pomanjkanja zgodovinskega znanja bodisi zaradi same hitre ekspanzije obsega poslovanja. Sektor informatike in organizacije je na začetku delovanja privzel pristop k informatizaciji prek opredelitve in modeliranja vseh bistvenih in podpornih poslovnih procesov kot podlago za prenovo in nadaljnjo izgradnjo informacijskega sistema. Informacijski sistem v sami družbi dejansko ni obstajal. Družba je izvedbo administrativnih storitev prepustila v zunanjo izvedbo pogodbeni partnerici - banki. Tako so zaposleni lahko v glavnem uporabljali uporabniški vmesnik za dostop do podatkov pri zunanjem izvajalcu. Prišlo je do podvajanja skupnih šifrantov in podatkovnih struktur, kar je bilo opazno predvsem pri procesih, ki se medsebojno prepletajo, to so proces upravljanja s skladi, proces notranje kontrole ter proces trženja. V nadaljevanju se prispevek osredinja predvsem na proces trženja vzajemnih skladov. Slika 1 prikazuje potek procesa trženja pred uvedbo prenove. Agent oz. tržnik je opravil identifikacijo kupca in papirno dokumentacijo dostavil na sedež družbe, kjer je bila v zaledni pisarni obdelana ročno. Podatki so se ročno vnesli v programsko rešitev zunanjega izvajalca administrativnih storitev ter v lokalne baze uporabnikov. a PROJEKT ILIRIKA-ESKLADI Zakon o investicijskih skladih in družbah za upravljanje (ZISDU-1) je - ob drugih veljavnih zakonih (aktualne različice ključnih zakonov: ZEPEP, 2004, ZVDAGA, 2006, ZVOP-1,2007) - družbam za upravljanje dal zakonsko podlago, ki dovoljuje elektronsko identifikacijo kupca, pa vendar je obdržal tudi nekatere omejitve z namenom varstva vlagateljev, zaradi česar ga v praksi ni bilo mogoče uporabiti in vpeljati rešitve elektronskega poslovanja, ki bi omogočale elektronsko identifikacijo kupca in posledično pristop k vzajemnim skladom brez njegove fizične navzočnosti oziroma obiska poslovalnice. Šele s sprejemom novele zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT, 2007) ter pripadajočimi podzakonskimi akti (Pravilrük o določitvi pogojev za ugotavljanje in preverjanje istovetnosti stranke z uporabo digitalnega potrdila stranke, 01/2008) je bila družbam za upravljanje v praksi omogočena uporaba elektronske identifikacije kupca, ob izpolnitvi strogo predpisanih pogojev. Ilirika DZU se je tako še pred potrditvijo končnih različic podzakonskih aktov odločila, da želi v tej ponudbi vlagateljem biti prva na slovenskem trgu. Za določitev zahtev projekta je bilo treba opredeliti predvsem procese trženja in notranje kontrole, ki pa v praksi nista bila zapisana transparentno. Po premisleku je bil sprejet sklep, da se v okviru projekta celovito opredelijo vsi poslovni procesi v družbi. Slika 1: Potek procasa trienja pred prenovo 4.1 Opredelitev poslovnih procesov Skladno s sklepom o opredelitvi poslovnih procesov je vodstvo družbe na podlagi analize opredelilo bistvene in podporne procese v družbi s pripadajočimi podprocesi. Slika 2 prikazuje notranjo verigo dodane vrednosti družbe. Sektor informatike je s pomočjo ključnih uporabnikov procesov za vsak proces prve in druge ravni opredelil atribute, kot so namen procesa, lastnik, začetek in konec, izhodi, odjemalci izhodov in zahteve odjemalcev za izhode, vhodi, dobavitelji vhodov, zahteve lastnika procesa za dobavitelje (zunanje in notranje), kontrolne točke in odgovornosti za kontrolne točke, viri in zahteve za vire, kazalniki zmogljivosti procesa, povezave z drugimi procesi. Pri pripravi dokumentacije je bila smiselno uporabljena metodologija standarda sistema vodenja ISO 9001. Po izvedenem začetnem pregledu procesov (model AS-IS) je bilo izvedeno podrobnejše modeliranje pod vodstvom sektorja informatike in organizacije. Uporabljena je tehnika procesnega diagrama poteka, in sicer na podlagi osebnih intervjujev vodij in drugih zaposlenih ter skupnih delavnic. Tako so bili pripravljeni želeni modeli procesov (model TO-BE), ki so predstavljali del zahtev, podanih dobavitelju za opredelitev ponudbe in funkcionalnih specifikacij. Pri zaposlenih je bilo na začetku opaziti skepso, saj niso bili navdušeni za sodelovanje pri izdelavi še ene v vrsti »papirnih analiz«. Po pripravi celovitega krovnega pregleda vseh procesov pa se je odpor do sprememb precej umaknil optimizmu, saj so si udeleženci lahko ustvarili celotno sliko poslovanja in odkrili marsikatero ozko grlo pri izvedbi procesov, predvsem tam, kjer se tok procesov prepleta skozi različne funkcionalne enote družbe. Poudariti je treba, da je bila prioriteta postavljena na razimievanje informacijskih potreb procesov trženja, notranje kontrole in upravljanja s skladi. Opredeljeni so: ■ bistveni poslovni procesi: • DZU_BP_01 Vodenje, • DZU_BP_02 Trženje_skladov, • DZU_BP_03 Upravljanje_s_skladi, • DZU_BP_04 Notranja_kontrola,; ■ podporni procesi: • D2XJ_PO_06 Upravljanje_z_informacijskimi_ viri, • DZU_PO_07 Ravnanje_s_kadri, • DZU_PO_08 Komuniciranje_z_javnostmi, • DZU_PO 09 Upravljanje_s_finančnimi_viri ter ■ pripadajoči podprocesi: • DZU_PP_02.01 Podpora_prodaji_in_distribu-cijskim_mrežam, • DZU_PP_02.02 Oglaševanje, • DZU_PP_02.03 Priprava_prodajne_dokumen-tacije. o S- I m BP 09 Upravljanje s finančnimi viri BP 01 Vodenje BP 02 BP 03 BP 04 Trženje Upravljanje Notranja skladov s skladi kontrola O O O BP 06 Upravljanje z informacijskimi viri BP 07 Ravnanje s kadri BP 08 Komunteiranje z javnostmi Podporni procesi Slika 2: Notranja veriga dodane vrednosti DZU_PP_03.01 Izračun_portfelja, DZU_PP_03.02 Preverianje_usklajenosti_skla-da_in_sredstev, DZU_PP_03.03 Naročanje, DZU_PP_03.04,Analize_in_simulacije, DZU_PP_04.01Kontrola_trženjskih_aktivnosti, DZU_PP_0 Kontrola_upravljanja_vzajemne-ga_sklada. • DZU_PP_04.03 Kontrola_poslovanja_DZU. Skladno s podano metodologijo, ki je opredeljena v posebnem organizacijskem predpisu (OP DZU 01.02 - Prepoznavanje in določitev procesov ILIRIKA DZU), je vsak proces prve in druge ravni opredeljen z dokumentom, ki zajema opisne atribute procesa ter z grafičnim prikazom modela procesa, kar prikazujeta tabela 1 in slika 3. Tabela 1: Primer opisa procesa: BP 03- Upraiiljanje s skladi BP 03 Upravljanje s sMadi Lastnik Zaietek procesa Vodenje naložbene politike sklada v skladu s prospekti, zahtevami regulatorja, z namenom izogibanja napak. Oddajanje naročil in njihova kontrola. Doseganje donosov. Upravljavec sklada Dnevno Konec procesa Realiziran nakup, prodaja, zaključena izdelava poročil izhodi procesa Odjemalci Zahteve Poročila Notranji in zunanji uporabniki podatkov ter informacij Pravilne in pravočasne informacije Portfelj sklada, VER Upravljavec in notranja kontrola, drugi notranji uporabniki Pravilen izračun Šifrant naložb Notranji uporabniki informacij Pravilne najnovejše Informacije Primerjava donosnosti Uprava družbe, upravljavci Pravilen izračun, očem prijazna oblika Vhodi v proces Zahteve Doheritelji Prilivi/odlivi sklada Obveznosti Tečaji naložb Pravočasni, pravilni, ustrezni in zanesljivi podatki ter informacije. Skrbnik, notranja kontrola Portfelj sklada Pregledan in potrjen Skrbnik, notranja bntrola Naložbena politika V okvirih naložbenih omejitev prospekta Upravljavec Prospekt sklada Vsaka sprememba mora biti znana vsem Notranja kontrola Podatki 0 konkurenčnih skladih Pravilni in zanesljivi podatki Internet, Bloomberg Pogodbe s skrbnikom Razvidni stroški izvedbe naročil na pos. trgih Notranja kontrola, upravljanje Sklepi uprave družbe Sprejeti sklep mora biti poznan vsem od trenutka veljave Uprava, notranja kontrola Potrebni viri Zahtevo pod procesa Kompetentni ljudje Ustrezno število strokovno usposobljenih za potrebe odločanja in spremljanja naložb Informacijska podpora Ustrezna, zanesljiva, zmogljiva in povezljiva tako znotraj procesa kot navzven Podatki in informacije iz okolja Pravočasne in pravilne Primerno delovno okolje Ustrezni delovni prostori ter drugi pogoji dela Kljuini kazalniki zmogljivosti procesa število pripomb/odločb s strani regulatorja Število z dvojno kontrolo preprečenih napak Uvrstitev posameznega sklada glede na konkurenco po primerjavi donosnosti Ookomentacija procesa DZU BP 03 Upravljanje s skladi.doc Podprocesi DZU PP 03.01: Izračun portfelja DZU PP 03.02: Preverjanje usklajenosti sklada in sredstev DZU PP 03.03: Naročanje DZU PP 03.04: Analize in simulacije 2009 - številka 1 - letnik XVII U p 0 RABNA INFORMATIKA 31 DZUPP 03 Upravljanje s sUadi C Začetek ) Izplačila Vplačila Seznam poslov Tečaji naložb Obveznosti Obstoječi portfelj \ Vhod I V//Amr///A DZU PP 03.01 Podproces Izračuna portfelja DZUPP 03.02 Podproces prevetjanja usidajenosti sidada in sredstev DZU PP 03.03 Podproces naročanja DZU PP 03.04 Podproces analize in simulacije C Konec ^ Naložbena politika Analitska naročila Šifrant naložb Stmktura portfelja Pogodbe Gibanje indeksov Podatki 0 konkurenci Vodja analiz In upravljanja Vodja analiz In upravljanja Vodja analiz In upravljanja Vodja analiz In upravljanja Vodja sektorja upravljanja glede na začrtan proces sledi, dodeljuje in kontrolira izvajanje procesa. Veza: DZU PP Veza: DZU PP Veza: DZU PP Veza: DZU PP Slika 3: Izsek modela prenovljenega procesa upravljanja s sMadi 4.3 Cilji projekta Glavni cilji projekta so bili: ■ z uporabo nove, elektronske tržne poti olajšati kupcu postopek pristopa k vzajemnim skladom; biti korak pred konkurenco v ponudbi in tako obdržati obstoječe vlagatelje ter privabiti nov segment kupcev; ■ omogočiti vzdrževanje šifranta pristopnih izjav na enem mestu v hišnem iivformacijskem sistemu ter opustiti pretiskane, oštevilčene obrazce pristopnih izjav; vsem agentom v prodajni mreži omogočiti vnos podatkov in izpis potrebne dokumentacije in tako razbremeniti zaposlene v sektorju notranje kontrole in sektorju trženja. Pričakovati je občutno povečanje varnosti zaradi drastičnega zmanjšanja možnosti pojavljanja napak ob vnosu; vzpostaviti osnovo za modularno nadgradnjo informacijskega sistema; ob vzpostavitvi digitalnega arhiva za elektronsko podpisane dokimiente vpeljati tudi elektronsko arhiviranje za vse obstoječe in nove dokumente, tudi tiste, ki se še vedno pridobijo klasično; ■ avtomatizirati izmenjavo podatkov z zimanjim izvajalcem administrativnih storitev za vzajemne sklade. 4.4 Opredelitev zahtev za vzpostavitev aplikativne rešitve za spletni pristop k vzajemnim skladom Pripravljeni prenovljeni modeli poslovnih procesov so predstavljali del opredeljenih zahtev za informatizacijo. Kot takšni so bili tudi predani izbranemu dobavitelju ob podpisu sporazvima o varovanju zaupnih podatkov. Zahteve lahko združimo v zaokrožene skupine, kot so: ■ splošne zahteve, ■ zahteve za vzpostavitev spletne rešitve za vlagatelje, ■ zahteve za vzpostavitev spletne rešitve za agente (prodajno mrežo), ■ zahteve za interni spletni portal za poslovne uporabnike družbe in za skrbnike sistema. Splošne zahteve rešitve: ■ izgled spletnega portala je prilagojen celostni grafični podobi družbe, ■ sistem mora biti zasnovan kot spletna aplikacija za delovanje 24x7, ■ podpora delovanju za v Sloveniji izdana digitalna potrdüa (SIGEN-CA, AC NLB, POŠTAOCA in HALCOM-CA), ■ dvonivojski dostop in admiiüstracija (agent in e-vlagatelj), ■ sinhronizacija podatkov s programsko podporo zunanjega izvajalca administrativnih storitev za vzajemne sklade (banka), ■ shranjevanje digitalno podpisanih dokumentov, ■ upoštevanje relevantne zakonodaje ZISDU ZPPDFT (analiza tveganja in kategorizacija kupca) ter podzakonskih aktov, ■ zagotavljanje sledljivosti revizijskih sledi. Zahteve za vzpostavitev spletne rešitve za vlagatelje Spletna rešitev naj bi kupcu (uporabniku) omogočala predvsem tele funkcionalnosti: ■ uporabnik se lahko identificira z digitalium potrdilom registriranega overovitelja v Sloveniji (PO-STA®CA, SIGEN-CA, AC NLB, HALCOM-CA), ■ ob prvi prijavi uporabnika je obvezen vnos določenih dodatnih podatkov uporabnika (osebni podatki). ■ uporabnik se ob vsakem naslednjem vstopu v portal identificira z digitalnim potrdilom in osebnim geslom, ■ uporabnik je fizična oseba, ki pristopa k skladu prek spletne aplikacije v svojem imenu, ■ uporabnik mora ob pristopu k skladu izpohiiti dokument Profil vlagatelja in dokument Izjava o tveganjih, ■ uporabnik lahko pristopi in vloži dokument Pristopna izjava k pravilom upravljanja za vse vzajemne sklade, ki jih ima družba v upravljanju, ■ uporabnik lahko vloži pooblastilo za direktno bremenitev, ■ uporabnik lahko izpolni in vloži dokimient Zahteva za izplačilo odkupne vrednosti enot premoženja, ■ uporabnik vse dokumente elektronsko podpiše (pristopnico, direktno bremenitev, profil vlagatelja, izjavo o tveganjih, zahteva za izplačilo), ■ uporabnik lahko ob pristopu k skladu vloži (pripne) kopijo prilog dokmnentov, kot npr. kopiji osebne izkaznice in bančne kartice, ■ uporabnik lahko spremeni osebne podatke z vložitvijo dokumenta Izjava o spremembi podatkov za fizične osebe, ■ uporabnik prejme elektronsko sporočilo na svoj elektronski naslov: • ob uspešno končanem procesu pristopa k skladu, • takrat ko poslovni uporabnik zavrne njegov pristop, • takratkoposlovniuporabnikpotrdipristopkskla-du na podlagi uspešno oz. pravibio izvedenega vplačila v sklad (status »potijeno-vplačano«), ■ uporabnik lahko pregleduje svoje vložene dokumente, ■ uporabnik lahko vložene dokumente izvozi v xml obliki in jih shrani na lokalni računalnik, ■ uporabnik lahko natisne vložene dokumente, ■ vplačilo v sklad lahko vlagatelj izvede prek izbrane elektronske banke. Osnovne zahteve za vzpostavitev spletne rešitve za agente (prodajna mreža): ■ agent se identificira z uporabniškim imenom in geslom, ■ agent v imenu vlagatelja izpolni in vloži Pristopno izjavo k pravilom upravljanja za vse vzajemne sklade, ki jih ima družba v upravljanju. ■ agent lahko v imenu vlagatelja izpolni in vloži Zahtevo za izplačilo odkupne vrednosti, ■ agent dokumentov elektronsko ne podpisuje, temveč jih samo vnese in odda, ■ agent lahko svoje vložene dokumente pregleduje in išče s pomočjo iskalnih kriterijev, ■ agent lahko vložene dokumente izvozi v obliki xml in jih shrani na lokalni računalnik, ■ agent lahko natisne vložene dokumente. Zahteve za vzpostavitev internega spletni po-rtala za poslovne uporabnike družbe in za skrbnike sistema Interni spletni portal podpira dve vlogi, namenjeni zaposlenim v družbi - interni poslovni uporabnik (ki skrbi za delo z dokumenti) in skrbnik sistema: ■ interni uporabnik (poslovni uporabnik in skrbnik sistema) se identificirata z uporabniškim imenom in osebnim geslom, ■ poslovni uporabnik lahko pregleduje vse vložene dokumente (Profil vlagatelja. Izjava o tveganjih. Pristopne izjave. Pooblastilo za direktno bremenitev, Zahteve za izplačilo odkupne vrednosti, kopijo pripetih doktmientov) in jih išče s pomočjo iskalnih kriterijev, ■ poslovni uporabnik lahko elektronsko oddane dokumente izvozi v obliki xml in jih shrani na lokalni računalnik, ■ poslovni uporabnik natisne lahko elektronsko oddane dokumente, ■ vložene in elektronsko podpisane dokumente Pristopne izjave in Zahteve za izplačilo lahko potrjuje ali zavrača, ■ na vseh elektronsko vložeruh in elektronsko podpisanih dokumentih lahko preverja veljavnost elektronskega podpisa, ■ poslovni uporabnik ima s pomočjo iskalnih kriterijev možnost vpogleda v podatke šifranta vseh pristopnih izjav družbe, ■ šifrant pristopnih izjav se dnevno avtomatsko osvežuje s podatki iz aplikacije zunanjega pogodbenega izvajalca administrativnih storitev -banke, ■ skrbnik sistema ima na voljo vpogled v dnevnik dela (log), ■ skrbnik sistema vnaša interne poslovne uporabnike in skrbnike sistema, ■ skrbnik sistema vnaša in ureja podatke o agentih. 4.5 Kriteriji za iibiro dobauitelja Pri izbiri dobavitelja oz. prihodnjega partnerja pri razvoju rešitev za elektronsko poslovanje je ILIRIKA DZU postavila več zahtevnih kriterijev - od referenčnih projektov in priporočil ter tehnološkega znanja ponudnika do točkovanja t. i. mehkih kriterijev, kot so odzivnost v času izbora, velikost družbe, strokovnost kadrov, predlagani terminski roki ter ponudbena cena in skupni stroški uvedbe rešitve. Ocena stopnje ustreznosti rešitve v celoti in stopnje pokritja zahtevanih informacijskih potreb družbe v primeru njene uvedbe je težka naloga. Izbran je bil dobavitelj HERMES SoftLab (HSL), ki ima med drugim dolgoletne izkušnje z razvojem rešitev za elektronsko poslovanje ter veliko znanja o zakonodaji in tehnoloških standardih, ki opredeljujejo področje elektronske identifikacije, elektronskega podpisovanja, arhiviranja in področja varnosti. Prednost izbora, ki ni bila prepoznana med samim postopkom izbire, je tudi ta, da ima sama družba HSL izrazito razvito kulturo procesnega razmišljanja, kar je nedvomno bila prednost, saj se je družba izkazala kot pravi partner pri posodobitvi obstoječih procesov, opredelitvi zahtev in sami integraciji rešitve v naročriikovo okolje. 5 REZULTATI PROJEKTA 5.1 Stanje po uvedbi ILIRIKA DZU je prva družba za upravljanje v Sloveniji, ki je kupcem ponudila nakup vrednosti enot premoženja vzajemnih investicijskih skladov v upravljanju družbe, tako da je v popolnosti omogočila elektronsko identifikacijo kupca in zagotovila pravnoformalno veljavnost elektronskih dokumentov in njihovo elektronsko hrambo. Z informatizacijo prenovljenega procesa trženja je prišlo do poenotenja načina dela tržnikov in agentov v prodajni mreži. Zajem podatkov je tako bolj omejen na mesto sklepanja pogodbe s kupcem, kar je občutno zmanjšalo pojavljanje napak pri vnosu v sistem in prepisovanju podatkov. Ažurnost in točnost poenotenih šifrantov je omogočila znižanje stroškov, saj uporaba v naprej oštevilčenih obrazcev v celotni prodajni nu^eži ni bUa več potrebna. Pravilna opredelitev in izvedba notranjih kontrol je v poslovanju družbe za upravljanje ključni dejavnik nadzora nad poslovanjem. Del notranjih kontrol za preverjanje pravilnosti in veljavnosti podatkov vlagateljev je avtomatiziran. Elektronsko podpisani dokimienti se po potrditvi ustreznosti pristopne izjave vlagatelja samodejno prenesejo v elektronski arhiv. Stranski produkt uvedbe elektronskega arhiva zaradi potreb projekta ILIRIKA-e SKLADI je bila tudi odločitev vodstva družbe, da se elektronski arhiv vzpostavi v celoti za vso obstoječo dokumentacijo vlagateljev. Projekt vzpostavitve celovitega elektronskega arhiva je bü zaključen tri mesece po prevzemu ILIRIKA-eSKLADI. Slika 4 prikazuje korake v procesu pristopa e-vla-gatelja k vzajemnem investicijskem skladu z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila. Obseg ročne manipulacije s podatki se je občutno zmanjšal, prav tako tudi čas, potreben za iskanje in preverbo bodisi dela podatkov bodisi celotne dokimnentadje vlagatelja, ki je sedaj na voljo v elektror«kem arhivu. Digitalno podpisana pristopna izjava Administrativna apiilcacija (banlo) Slika 4: Stanje po inedbi reiitiie - koraki v procesu pristopa o-vlagatolja k naje I skledo z kiielificirBnegB digitalnege potrdile Slika 5 prikazuje uporabo spletne rešitve ILIRI-KA-eSKLADI pri agentih v prodajni mreži. Poudariti je treba, da gre pri tem načinu uporabe aplikativne rešitve predvsem za izboljšavo internih procesov, saj se elektronski podatki vlagatelja lahko prenesejo v elektronski arhiv in sinhronizirajo z administrativno aplikacijo šele, ko sektor notranje kontrole prejme pisne dokumente in pravilnost podatkov potrdi v ILIRIKA-eSKLADI. Omenjeiü postopek je pogoj za kontrolo podatkov, saj gre v primeru, ki ga prikazuje slika 5, za identifikacijo kupca, ki ga je opravil agent/tržnik, in ne za elektronsko identifikacijo kupca. Prenovljen in informatiziran proces omogoča tudi avtomatsko obveščanje kupca po elektronskih poteh o uspešnosti pristopa k vzajemnemu investicijskemu skladu ali o morebitnih potrebnih popravkih ali dopolnitvah podatkov s strani kupca. 5.2 Prednosti za kupca/vlagatelja Brezplačna spletna storitev ILIRIKA-eSKLADI omogoča fizičnim vlagateljem v vzajemne sklade ILIRI-KE DZU preprost spletni pristop k vzajemnim skladom in poslovanje z njimi. To pomeni, da je konec zamudnih postopkov izpolnjevanja pristopnih izjav in večkratruh obiskov poslovalnic, saj lahko kupci od sedaj naprej celotni postopek poslovanja izvedejo prek spleta z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila. Uporabnik lahko ob pristopu k skladu sam izpolni vse zahtevane dokumente, kot so profil vlagatelja, izjava o tveganjih, pristopna izjava, zahtevek za izplačilo, dokumenti, potrebni po Zakonu o preprečevanju denarja in financiranju terorizma. Kupec je z uporabo elektronske pošte samodejno obveščen ob uspešno zaključenem procesu pristopa k skladu ali v primeru, ko poslovni uporabnik zavrne njegov ( Via/emnl sklad V. TRR Administrativna aplil