447 -
Letnik 38 [2015), št. 2
Zadnji dan posvetovanja so bila na dnevnem redu predavanja v okviru petih sekcij:
•	sekcija za izobraževanje in zgodovinsko znanost (teme: visokošolsko izobraževanje po 2. svetovni vojni v okviru partijskih programov, 70-letnica obstoja samostojne Univerze za kmetijske vede na Madžarskem, študijski programi na univerzi);
•	sekcija za materialno varstvo (teme: možnosti razkuževanja arhivskega gradiva na Madžarskem, kompletno materialno varstvo arhivskega gradiva v arhivu mesta Berehove v Ukrajini);
•	sekcija za osnovno izobraževanje in pedagoško dejavnost (teme: izkušnje v pedagoški dejavnosti v Nacionalnem arhivu Madžarske, nove tendence pri pedagoškem delu v Mestnem arhivu Budimpešte, možnosti pedagoškega dela na podlagi izkušenj Evangeličanskega arhiva v Sopronu);
•	sekcija za posredovanje virov (viri za 2. svetovno vojno v Vojnem arhivu ter v arhivu Madžarskega radia, viri za proučevanje žrtev 2. svetovne vojne v vojvodinskih in srbskih arhivih, upravna dejavnost jugoslovanskih vojakov na podlagi spisov poveljstva mesta Senta);
•	sekcija za informatiko (teme: portal Hungaricana, ozadje in vsebina portala, spletne razstave Nacionalnega arhiva Madžarske, uporaba različnih medijev v arhivih, portal Mestnega arhiva Budimpešte o holokavstvu). Ob zaključku posvetovanja je predsednik društva Arpad Tyekvicska poudaril, da je bilo tudi letošnje zborovanje zelo uspešno. Kje bo posvetovanje prihodnje leto, še ni znano, niti ni znana tema posvetovanja. Predsednik društva je pozval arhive k sodelovanju, saj iz leta v leto težje najdejo soorganizatorja posvetovanja. Na koncu smo slišali še podatek, da je število članov Društva madžarskih arhivistov doseglo rekord - društvo namreč šteje že tisoč članov.
Gordana Šovegeš Lipovšek
Smartdoc by Mediadoc 2015: pametno, mobilno, oblačno in varno upravljanje dokumentov
Hotel Plaza, Ljubljana, 22. september 2015
Društvo Media.doc je v prostorih Hotela Plaza na Bratislavski cesti v Ljubljani organiziralo 24. posvetovanje z mednarodno udeležbo Smartdoc by Mediadoc 2015. Poudarke, ki so opredeljevali vsebino posvetovanja, lahko povzamemo v vodilu: pametno, mobilno, oblačno in varno upravljanje dokumentov.
Poleg tradicionalne osredotočenosti na upravljanje z dokumentarnim gradivom v digitalni obliki in na druge vidike elektronskega poslovanja so osrednjo pozornost namenili elektronskim identitetam in digitalnim strategijam ter agendam na ravni Evropske unije in Republike Slovenije. Predstavitve strokovnih prispevkov so se zvrstile v plenarnem uvodnem zasedanju in dveh vzporednih nizih šestih tematsko zaokroženih panelov. Vzporedno so v pred-konferenčnem prostoru potekale promocijske predstavitve storitev, izdelkov, projektov in posameznih rešitev.
Uvodoma so udeležence posvetovanja nagovorili informacijska poobla-ščenka Mojca Prelesnik, direktor Arhiva Republike Slovenije mag. Bojan Cvelfar, direktorica področja informacijske tehnologije na Pošti Slovenije Darja Murko-vič Žigart in znanstveni ter arhivski svetnik, predstojnik katedre za arhivistiko in dokumentologijo na univerzi Alma mater Europeana - Evropsko središče Maribor, dr. Peter Pavel Klasinc. V uvodnem predavanju z naslovom »Nekatere strokovne projekcije med arhivističnimi in informacijskimi problemi danes« je dr.
O delu arhivov in zborovanjih
- 448 -—
Peter Pavel Klasinc opozoril na nekatere težave v sodobnem času, ki nastajajo, ker v digitalni mrzlici nihče več ne upošteva temeljnih načel arhivistike. Hitrih premikov v arhivski teoriji in praksi, ki smo jim priča v zadnjih dveh desetletjih, ne smemo ločiti od klasičnih tradicionalnih arhivskih situacij v arhivih in v arhivski znanosti nasploh. V arhivski teoriji in praksi neprenehoma prihaja do večjih ali manjših sprememb, novih načinov zapisov dokumentov ter nastajanja in poslovanja z arhivskim gradivom, vendar morajo arhivisti pri spremembah vedno upoštevati osnovne zahteve arhivske znanosti, arhivske teorije in prakse ter temelje obstoja arhivskih ustanov. Arhivi so že v preteklosti doživljali najtežje trenutke ob hitrih spremembah okolice, kot so bila nastajanja ali ukinjanja držav, korenite družbene spremembe, negotovost pri delovanju in obstoju ustvarjalcev, v obdobjih gospodarskih in drugih kriz in v drugih negotovih razmerah. Arhivi na spremembe ne morejo vplivati, lahko pa se strokovno odzovejo in analizirajo posledice, ki jih takšne ali drugačne spremembe prinašajo. Pri ustvarjalcih nastaja iz dneva v dan več dokumentarnega in arhivskega gradiva. To zahteva od poklicnih arhivistov in tistih, ki so zadolženi za delo z dokumentacijo v arhivskih službah, veliko stopnjo usposobljenosti. Veliko odgovornost imajo arhivisti tudi pri pripravi predpisanih strokovnih navodilih, zakonov o arhivih, arhivskem in dokumentarnem gradivu, elektronskem arhiviranju ter pri pripravi priporočil. Novosti v slovenski arhivski zakonodaji je na predavanju z naslovom »Prenovljene pravne podlage na področju e-hrambe« predstavil direktor Arhiva Republike Slovenije, mag. Bojan Cvelfar. Simbioza zahtev v teoriji in praksi je bila uspešna pri tranziciji Pošte Slovenije iz ustanove s častitljivo tradicijo v ponudnika IT-storitev. Na predavanju informacijske pooblaščenke RS Mojce Prelesnik z naslovom »Negotovo obdobje med sprejemom nove Uredbe o varstvu osebnih podatkov, PNR in TTIP« pa smo izvedeli, kakšne grožnje grozijo zasebnosti in digitalni dobi in kaj je to razumno pričakovana zasebnost.
Uvodnim nagovorom, ki so že z v naslovih zapisanih besedah in besednih zvezah (negotovo obdobje, pravne podlage, tranzicija, strokovne projekcije med arhivističnimi in informacijskimi problemi) nakazali glavne točke razprav, je v šestih sekcijah sledila predstavitev več kot tridesetih strokovnih prispevkov, ki so obravnavali aktualne teme s področja elektronske identifikacije, upravljanja dokumentarnega gradiva, e-hrambe in e-arhiviranja, javnega elektronskega arhiva ter informacijske varnosti. Tako je v uvodniku zbornika Pametno upravljanje z dokumenti (Ljubljana, september 2015) zapisal predsednik društva Media. doc in predsednik organizacijskega odbora posvetovanja Marjan Antončič. Referati so dostopni tudi spletni strani društva http://smartdoc.si/.
Sekcijo »Strategije in projekti e-poslovanja« je odprl Bine Žerko (Imaging Systems d. o. o.) s predstavitvijo razvoja programskega produkta IMiS za Applov prenosni operacijski sistem iOS in drugih novosti leta 2015. Gozdarski inštitut Slovenije je vzpostavil večinstitucionalni repozitorij »SciVie«, ki je namenjen shranjevanju člankov, monografij, zbirk podatkov ter drugih del s področja gozdarstva in ostalih biotehniških ved (Irena Rebrov in Hojka Kraigher, Gozdarski inštitut Slovenije, mag. Maja Peteh, Gozdarska knjižnica - Univerza v Ljubljani, Biotehniška fakulteta in Gregor Vidmar, Mikrocop d. o. o.). Repozitorij omogoča zbiranje, hranjenje in posredovanje elektronskih oblik intelektualne produkcije ustanove in tako povečuje njeno globalno vidnost kot tudi vidnost objavljenih del in tako potencialno poveča njihovo uporabnost in odmevnost. Mag. Damjana Pirnar in Andrej Huč sta predstavila podjetje Mikrografija, ki je ponudnik certi-ficiranega zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev. Na trgu obvladovanja dokumentacije, fizične in e-hrambe delujejo že tri desetletja. Mikrografija ponuja tudi mScan, zmogljivo orodje za prepoznavo znakov različnih dokumentov, katerega uporaba je preprosta ter uporabniku omogoča hitro iskanje po skeni-ranih dokumentih.
Po krajšem odmoru so bila predavanja razdeljena v dve vzporedni sekciji. Prvo z naslovom »Strategije in projekti elektronske identifikacije - upravljanje
449 -
Letnik 38 [2015), št. 2
dokumentov in uprava« je v dvorani A vodil mag. Erih Skočir. Aktivnosti in začetek uporabe uredbe elDAS v Sloveniji in na ravni EU je predstavila mag. Ma-ruška Damjan. Dobro leto po uvedbi Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu se v Sloveniji in na ravni EU intenzivno izvajajo aktivnosti za začetek njene uporabe junija 2016. Uredba je eden ključnih elementov Evropske digitalne agende za povečanje zaupanja v spletno okolje in pospešitev čezmej-nega elektronskega poslovanja. Uredba elDAS predstavlja nabor pravil, ki bodo omogočala čezmejne in varne elektronske transakcije v Evropi. Zagotavljanje zaupnosti pa je ključni element vseh e- storitev (dr. Alenka Žužek Nemec in mag. Aleš Pelan, Ministrstvo za javno upravo, Direktorat za informatiko). Mag. Tatjana Mizori Zupan z Ministrstva za javno upravo RS je predstavila prenovljeni portal e-uprava. Portal e-uprava je osrednji državni portal za elektronske storitve, ki jih država zagotavlja svojim državljanom. Prenovljeni portal upošteva sodobne smernice na različnih področjih. S povečanjem uporabe portala se bodo zmanjšali osebni obiski različnih organov, kjer državljani poslujemo z državo. S tem bodo zmanjšani stroški za poslovanje za državljane kot tudi za državne organe. Portal je prilagojen uporabnikom s posebnimi potrebami, posebni vodiči na portalu pa vse uporabnike vodijo tudi skozi življenjske dogodke (rojstvo, selitev, poroka, smrt, menjava službe) in uporabnikom predstavijo aktivnosti, ki jih morajo opraviti elektronsko ali osebno (uporabniki so obveščeni o obveznih in tudi o priporočljivih opravilih). Med novosti na portalu sodi tudi nova grafična podoba, ki sledi sodobnim smernicam oblikovanja spletnih mest, nova e-uprava pa je prilagojena tudi za delovanje na mobilnih napravah. Pohvalno, a se lahko tudi vprašamo, ali včasih ne rinemo preveč v nove marketinške trende, ob tem pa spravljamo uporabnike, predvsem starejše in manj vešče brskanja po medmrežju, v slabo voljo. Matjaž Centrih, BASS, d. o. o., nas je opozoril na to, da dokumentni sistem v javnih podjetjih pomeni več kot dokumenti sami. Celovita obravnava vseh dokumentov zahteva mnogo več, zaradi velikih količin podatkov pa javna podjetja še toliko bolj izstopajo pri implementaciji in uporabi dokumentnih sistemov. Dušan Kričej z Ministrstva za notranje zadeve RS se je osredotočil na strateške usmeritve, povezane s tehnološkimi razvojnimi smernicami, ki bodo odigrale ključno vlogo pri informatizaciji javne uprave v bližnji prihodnosti. Opozoril je na to, da napačno ukrepanje ali ne-ukrepanje nujno vodi v nazadovanje celotne uprave pri zagotavljanju učinkovitosti izvajanja poslovnih procesov.
Vzporedno je v dvorani B dr. Peter Pavel Klasinc vodil sekcijo »Praktično poslovanje z arhivskim in dokumentarnim gradivom«, kjer so referate predstavili študentje Oddelka za arhivistiko in dokumentologijo Univerze Alma Mater Europeana - Evropsko središče Maribor. Andreja Časar se je dotaknila vprašanja večnega ali ničnega spomina virtualnih intelektualnih del. Vsakodnevno se skozi spletne portale in družabna omrežja pretoči nepregledna količina informacij. Virtualna omrežja vzpostavljajo navidezni občutek za ohranjanje spominov, saj dokumentirajo sleherni trenutek. Tako ustvarjajo lažni občutek večnosti. Stvari, ki so v nekem trenutku obstale le za hip v času in niso bile arhivirane, so za večno izgubljene. Zaradi večpredstavnosti novih oblik digitalnega medija moramo postaviti nov koncept arhiva v digitalnem svetu, drugače bo veliko člankov, predvsem prispevkov ljubiteljev ali manj znanih avtorjev, zapisanih pozabi. Andreja Časar nas je prepričala, da je virtualni svet, ki se navzven kaže kot vsemogočna struktura, v resnici krhek in ranljiv. Imajo pa digitalni arhivi moč nad našo preteklostjo. Nadzor nad posameznikom, ki je bil značilen za totalitarne režime, je zamenjal nadzor nad digitalnimi shrambami podatkov. Ana Černota nas je opozorila na to, da ustvarjalci dokumentarnega in arhivskega gradiva ne poznajo pomembnosti hrambe gradiva, zato je zelo pomembno, kako bomo posredovali osnovna znanja o procesih arhiviranja tistim, ki dokumente ustvarjajo. Veliko zaposlenih namreč ne ve, kaj se z dokumenti dogaja skozi
O delu arhivov in zborovanjih
- 450 -—
celotni delovni proces, urejeno poslovanje z gradivom pa mora biti cilj vodstva podjetja. Blaž Habjanič nam je predstavil vlogo verodostojnosti listin v sodnih in drugih pravnih postopkih. Listine imajo v pravnih postopkih odločilno dokazno moč. Pomen uporabe listin se skriva predvsem v načelu dobrovernosti in bolj, kot imamo opravka z birokratizacijo in zapletenimi postopki, toliko večji je ta pomen za pravno varnost. Opozoril je tudi na pojave ponarejanja listin, ki niso pogosti samo pri nas, ampak jih zasledimo tudi v evropskih vladnih ekipah. Aleksandra Koritnik Paternost je analizirala popisne elemente v podatkovni zbirki SIRAnet. Vsebinska analiza vzorca zapisov je pokazala, da se v evidenci pojavljajo posamezni elementi: signatura, naslov, nivo popisa, datum in vsebina. V elementu »naslov« se najpogosteje pojavljajo imena krajev, oseb ali korpo-rativnih teles ter pojavne oblike gradiva, redkeje je podrobneje navedeno, na kaj se popisna enota nanaša. V elementu »vsebina« se najpogosteje pojavljajo pojavne oblike gradiva, osebe in korporativna telesa, kraj, datum, obseg popisne enote in podroben opis vsebine. Špela Sečnik je spremljala storitve zdravstvene dokumentacije od fizičnega arhiva do elektronske kartoteke, obrazložila vsebinske razlike ter pojasnila, kakšne so prednosti in slabosti obeh oblik zdravstvene kartoteke. Dopoldanski del predavanj je zaključil Aleksander Lavrenčič iz Arhiva Televizije Slovenija, ki je predstavil delo na portalu EUscreen XL.
V popoldanskem delu je sekcijo »Obdržimo digitalne dokumente pri življenju: razvoj slovenskega e-arhiva do danes in v prihodnje« v dvorani B vodila mag. Tatjana Hajtnik, v dvorani A pa so poslušalci lahko poslušali referate sekcije »Upravljanje dokumentov in digitalna skupnost«, ki jo je vodil mag. Erih Skočir, in sekcijo »Informacijska varnost«, ki je potekala pod vodstvom Marjana Antončiča. Mag. Tatjana Hajtnik je najprej orisala razvoj slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si. Elektronski arhiv e-ARH.si je okolje, ki ga za hrambo arhivskega elektronskega gradiva zagotavlja Arhiv Republike Slovenije. Predstavlja kompleksno okolje, ki zajema postopke prevzemanja arhivskega elektronskega gradiva od ustvarjalcev v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogočanje učinkovitega upravljanja in uporabo gradiva. Aleksandra Mrdavšič iz Arhiva Republike Slovenije je v predavanju z naslovom »Dogovor o izročitvi e-arhivskega gradiva med ustvarjalcem in arhivom« predstavila dolžnosti pristojnih arhivov pri določanju arhivskega gradiva za vsakega ustvarjalca posebej. Posvetila se je tudi izdelavi pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega in pripravi dodatnega strokovno-tehničnega navodila za vsak tip digitalnega gradiva. Navzočim je razložila, kakšno vsebino in strukturo določi dogovor o obsegu in načinu izročitve, kaj je sprejemni informacijski in kaj dostopni informacijski paket ter kateri podatki morajo biti zapisani v spremni dokumentaciji. Dodatno je postopek izdajanja pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva razložila Vesna Gotovina iz Arhiva Republike Slovenije. Dr. Miroslav Novak iz Pokrajinskega arhiva Maribor je predstavil nekatere osnovne značilnosti referenčnega modela odprtega arhivskega informacijskega sistema OAIS. Standard SIST SIO 14721, znan kot Referenčni model odprtega arhivskega informacijskega sistema (OAIS), je v slovenski javnosti poznan in ga teoretično spremlja od vsega začetka. Glavne težave pri uveljavljanju referenčnega modela so nastale, ker se najširše strokovne javnosti, ki ga pri svojem delu potrebujejo, velikokrat omejujejo samo na tehnična, organizacijska, postopkovna, varnostna in podobna stališča, manj pa na vsebinska. Za uveljavitev zahtev referenčnega modela standarda v praksi bo potrebno vložiti še veliko stavkovnega napora. Tehnologija je skupni problem, ne vsebina. Dr. Novak je tudi pripomnil, da smo arhivisti neprebojni - vztrajamo pri popisu po tehničnih enotah in ne po vsebinah. Suzana Muljavec z Ministrstva za javno upravo RS je predstavila prevzemanje arhivskega gradiva iz informacijskega sistema za upravljanje z dokumenti. Pojasnila je, da upravljanje niti ne povzroča večjih težav, večje težave povzroča zajem arhivskega gradiva. Mag. Boris Domajnko in dr. Jože Škofljanec
451 —
Letnik 38 [2015), št. 2
iz Arhiva Republike Slovenije sta predstavila postopek izročitve, hrambe in dostopa do arhivskega gradiva, delovanje e-arhiva ter notranja pravila.
Vzporedno smo v dvorani A poslušali predavanja o upravljanju dokumentov in digitalni skupnosti. Silvij Vodopija (Pošta Slovenije) je poročal, kakšni so izzivi e-hrambe računov proračunskih uporabnikov. Izkušnje kažejo, da namen e-hrambe računov ali katerih drugih elektronskih dokumentov ni samo zadostiti področni zakonodaji, ampak mora biti le-ta uporabna in čim bolj preprosta za uporabnike: tako pri zajemanju in e-hrambi kot tudi pri iskanju e-računov. Boris Ravnič (CREA) je potrdil, da samo e-dokument ni dovolj za učinkovito poslovanje v digitalni skupnosti. Digitalno skupnost oziroma vstopanje digitalizacije v nabavne procese je predstavil Jaka Žorž (Genis d. o. o.). Bistveno pri digitalizaciji je, da ne gre za tehnološki, ampak predvsem za poslovno-organizacijski izziv. Zato se je potrebno vrniti nazaj, na začetek, od koder se prihodnost najbolje vidi. Predvsem pa ne smemo razmišljati samo skozi oči tehnologije. Ponovno moramo razmisliti o tem, kako poslujemo oziroma si želimo poslovati, ter premisliti, kakšne vzorce oblikujejo družbene interakcije, nato pa načrtovali delo ob podpori novih modelov s tehnologijami in pristopi, ki nam bodo dostopni. Pri iskanju odgovorov, kako digitalizirati poslovanje, se organizacija nikakor ne sme najprej zateči k tehnološkim rešitvam. Najprej se moramo v organizaciji vprašati, kaj želimo narediti oziroma doseči. V podjetju Genis so z digitalizacijo poslovnega okolja rešili odnos med dobaviteljem in kupcem. Izdelali so niz informacijskih rešitev in storitev v oblaku, s katerimi podjetja zelo poceni poslujejo s svojimi partnerji. Informacijske rešitve so učinkovito podprle digitalne strategije podjetij ter izboljšale obstoječe procese in postopke. Tako je Genisovo digitalizirano poslovno okolje organizacijam zelo olajšalo prehod na e-poslo-vanje, ki se začne z digitalnim vložiščem. Kot priložnost za znižanje stroškov in pospešitev je digitalno vložišče predstavil mag. Simon Golob iz celjskega Cetisa. Digitalno vložišče predstavlja vstopno točko za vhodne podatke in dokumente. Njegova naloga je avtomatska identifikacija obrazcev in korespondence, ne glede na njihovo fizično ali elektronsko pojavno obliko ter posredovanje informacij ustreznim oddelkom, osebam, zalednim sistemom ali ključnim poslovnim procesom, ki potrebujejo informacije za nadaljnjo obdelavo. Z digitalizacijo procesa vhodne pošte in z zajemom dokumentov takoj po prejemu podjetja združijo papirne in elektronske dokumente v enoten delovni tok in izboljšajo nadzor nad interno pošto. Osrednje digitalno vložišče znižuje stroške obdelave pošte, omogoča povečanje produktivnosti zaposlenih in izboljšanje storitev. Poslovni analitiki pa imajo lahko tudi veliko pomembnejšo vlogo, kot je znižanje proizvodnih stroškov. Mag. Andrej Guštin, mag. Stojan Košti in Mitja Trampuž (CREA) so s prikazom uspešnega interdisciplinarnega sodelovanja med poslovnimi analitiki in vodilnimi infektologi, mikrobiologi, »data« menedžerji in vodji projektov opozorili na vlogo poslovnih analitikov pri reševanju življenj. Ustrezno načrtovani model pridobivanja podatkov o stanju pacientov in nadaljnja procesna obdelava velikih količin podatkov in informacij o procesu zdravljenja, medicinskih, mikrobioloških, farmakoloških, radioloških in drugih preiskav sta dva izmed ključnih procesnih aktivnosti, kjer tudi ob pomoči metod in tehnik poslovne analitike zagotavljajo visoko stopnjo korelacije zdravljenja pacientov.
Predzadnje dejanje posvetovanja je bilo namenjeno informacijski varnosti. Ustreznost postopkov in ukrepov za varnost osebnih podatkov je eno temeljnih načel varstva osebnih podatkov. Namestnik informacijske pooblaščenke, mag. Andrej Tomšič, je v poročilu predstavil pomen proaktivnega upoštevanja informacijske varnosti v smislu prejšnjih presoj vplivov na zasebnost s poudarkom na uvajanju in posodabljanju informacijskih sistemov države. Predstavil je tudi projekt CRISP, v katerem kot partner sodeluje informacijski pooblaščenec. Projekt razvija novo metodologijo za certificiranje varnostnih produktov in storitev, kot so droni, »pametni« video nadzorni sistemi, varnostne informacijske rešitve, biometrijske rešitve, telesni skenerji in druge, v dno nekaterih
O delu arhivov in zborovanjih
- 452 -—
telesnih organov in živčnega sistema drezajočih naprav. Državna nadzornica informacijskega pooblaščenca, mag. Jelena Burnik, je razjasnila smernice informacijskega pooblaščenca o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov. Upravljavci zbirk osebnih podatkov številne obdelave osebnih podatkov zaupajo pogodbenih obdelovalcem, kar velja tudi za največje državne registre in druge velike zbirke osebnih podatkov. V smernicah je z mnogimi praktičnimi primeri pojasnjeno, kaj vse sodi med pogodbeno obdelavo, kakšne so obveznosti in odgovornosti upravljavca osebnih podatkov in njegovega pogodbenega partnerja ter katere so pasti in priporočila za zakonsko skladno ureditev zunanjega izvajanja storitev, ki vključuje osebne podatke. Marko Pust (OSI d. o. o.) je navzočim posredoval odgovor na vprašanje, kaj je informacijska varnost. Nekateri pri tem vprašanju poudarjajo zaščito dostopa do informacij, drugim je pomembnejša zanesljivost delovanja IT-sistema, ki omogoča dostop, tretjim veliko pomeni verodostojnost informacij. Vsi si želimo dostop do informacij, ki jih potrebujemo in ko jih potrebujemo, hkrati pa nočemo, da bi do informacij dostopali ljudje, ki tega ne bi smeli. Seveda se informacije, do katerih bi lahko dostopali le pooblaščeni ljudje, ne bi smele spreminjati ali celo izgubiti. Teorija zdrži vodo, v praksi pa govorimo o ognju oziroma požarnih zidovih, ki naj bi potegnili mejo med ljudmi, ki smejo do nečesa dostopati, in tistimi, ki jim je to prepovedano. Glede izgubljanja podatkov sicer obstaja več razlogov, toda v večini primerov je skupni imenovalec »človek«. O tem, kakšni so izzivi in strategija informacijske varnosti v državni upravi, je poročal Damjan Križman. V novi organizacijski strukturi Ministrstva za javno upravo RS ima informacijska varnost pomembno vlogo kot eden od štirih stebrov. Samo tehnološko pogled na varovanje informacij ne zadošča. To so nam glede ščitenja podatkov pred močnimi interesnimi skupinami pojasnili mag. Franci Mulec in mag. Franc Močilar z Ministrstva za zunanje zadeve RS in mag. Samo Maček z Generalnega sekretariata Vlade RS Slovenije. Seveda se vsi dobro spomnimo, da je bilo omenjeno ministrstvo glavna tarča kritik glede varnosti podatkov v zadnjih mesecih, kjer pa je bil vsaj uradno glavni krivec odtekanja informacij človeški faktor in pomanjkanje zavesti o varnem komuniciranju pri opravkih s strogo zaupnimi podatki. V prispevku so predstavili varnostna tveganja prestrezanja vplivov, ki jih pri uporabi informa-cijsko-komunikacijske opreme nehote oddajamo v okolico (napadi prek stranskih kanalov). Navedeno področje informacijske varnosti se običajno obravnava pri delu s tajnimi podatki višjih stopenj. Na podlagi izkušenj, ki so jih pridobili v državni upravi z vzpostavljanjem in uporabo informacijskih sistemov za obdelavo tajnih podatkov višjih stopenj, so ugotovili, da so tovrstni sistemi sicer nekajkrat dražji od navadnih, toda neizvajanje ukrepov in nespoštovanje predpisov pri izvajanju postopkov lahko privede do razkritja ali zlorab pomembnih podatkov. To pa pomeni vsaj izgubo dobrega imena države ali organizacije, da ne omenjamo finančnih ali še hujših trajnih posledic. Človek je temeljni dejavnik informacijske varnosti. Tako je sekcijo o informacijski varnosti zaključil Marjan Antončič. Ob aferi »Pirangate« smo ponovno spoznali, da je človek najkritičnejši element informacijske varnosti, ki lahko s svojimi ravnanji izniči večino ali celo vse organizacijske, tehnološko-tehnične in fizične ukrepe ščitenja varovanih podatkov. Organizacije premalo pozornosti posvečajo varnostnemu ozaveščanju in informacijski varnostni kulturi zaposlenih. V prispevku Marjana Antončiča, predsednika društva Media.doc in predsednika organizacijskega odbora posvetovanja, so bili zato predstavljeni elementi normativne ureditve ščitenja osebja, ki ima dostop do varovanih podatkov, ter zahteve mednarodnih standardov s področja informacijske varnosti, vezane na varnostno ozaveščanje uporabnikov informacijskih sistemov.
Zaključek 24. posvetovanja Smartdoc je potekal na zabavi na terasi šestnajstega nadstropja hotela Plaza z žrebanjem bogatih nagrad. Edini podatek, ki ga bomo razkrili s sklepnega dejanja, je ta, da se je tudi v dobi informatike potrdil dobri stari pregovor, da je rana ura slovenskih fantov in deklet grob. Veliko
453 -
Letnik 38 [2015), št. 2
je bilo namreč takšnih, ki so posvetovanje zapustili pred sklepnim dejanjem, bilo celo izžrebani, vendar so ostali brez nagrad (šifrirni USB-ključki, brezžični tiskalnik, prenosnik).
Aleksander Lavrenčič
Strukturen - Standards - Strategien
Ein Blick auf steirische Archive im Jahr 2015
Mit (neue) »Strukturen« und (neue) »Strategien« könnte man zwei Veranstaltungen überschreiben, die im Jahr 2015 im Steiermärkischen Landesarchiv stattgefunden haben. Bei beiden - dem Steirischen Archivtag 2015 und dem 38. Österreichischen Archivtag - ging es um die Herausforderungen, die an Archive im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts gestellt werden.
Steirischer Archivtag 2015
Bereits 2013 waren Gemeindearchive Thema des Steirischen Archivtages gewesen, wenngleich der Fokus der Betrachtung auf dem kommunalen Schriftgut als lokal- und regionalhistorisch bedeutsame Quelle gelegt worden war. 2015 näherte sich der Archivtag dem Thema Gemeindearchive aus einer anderen Perspektive, denn der Blick galt »Gemeindearchiven im Kontext der Gemeindestrukturreform«. Dazu muss erwähnt werden, dass der von der Steiermärkischen Landesregierung in Gang gesetzte Reformprozess (sog. »Reformpartnerschaft« von Sozialdemokraten und Österreichischer Volkspartei), der in einem ersten Schritt einschneidende Veränderungen in der Struktur der Landesverwaltung mit sich gebracht hatte, ab 1. Jänner 2015 auch eine grundlegende Veränderung der Gemeindestruktur vorsah. Die Zahl der bis 31. Dezember 2014 bestehenden steirischen Gemeinden wurde von 542 auf 287 reduziert. Die politische Diskussion über diese Reform, die nach Meinung der politisch Verantwortlichen die »Leistungsfähigkeit der Gemeinden zur Erfüllung ihrer Aufgaben« stärken sollte, sodass »die Gemeinden ... dauerhaft in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben sachgerecht, effizient und in entsprechender Qualität zu erfüllen« (zit. Leitbild Gemeindestrukturreform) war zum Teil heftig geführt worden. 297 der 383 der betroffenen Gemeinden hatten einer Fusion mit einer anderen Gemeinde aus Eigenem zugestimmt, 86 Kommunen hatten keine diesbezüglichen Beschluss gefasst, sondern sich dezidiert gegen eine Vereinigung ausgesprochen.
Das Steiermärkische Landesarchiv nahm diese tiefgreifende Veränderung der kommunalen Struktur des Bundeslandes zum Anlass, um rechtliche, archivwissenschaftliche und archivtechnische Fragen, die dadurch aufgeworfen wurden, durch Expertinnen und Experten beleuchten zu lassen und insbesondere bei den Verantwortlichen in den steirischen Gemeinden ein Problembewusstsein zu schaffen. Rund 100 Personen waren der Einladung zum Steirischen Archivtag 2015, der am 23. Juni 2015 im Wartingersaal des Landesarchivs stattfand, gefolgt. Als erster Referent der Tagung stellte Wolfgang Wlattnig, Leiter der Gemeindeabteilung des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung, der zuvor als Leiter des politischen Büros des nunmehrigen steirischen Landeshauptmanns Hermann Schützenhöfer den Reformprozess aus nächster Nähe begleitet hatte, die Grundzüge der »Gemeindestrukturreform 2015« vor. Elke Hammer-Luza, die Leiterin der Archivabteilung Körperschafts- und Privatarchive im Steiermärkischen Landesarchiv, präsentierte die von ihr erarbeite-