233 Letnik 41 (2018), št. 1 Ključne besede: Psihiatrična bolnišnica Idrija, poslovna in medicinska dokumentacija, nevropsihiater in pisatelj dr. Jože Felc, zasebno arhivsko gradivo Key-words: Psychiatric Hospital Idrija, business and medical documents, neuropsychiatrist and writer dr. Jože Felc, private archival reocrds 1.04 Strokovni članek UDK 930.25:614.212:616.89(497.4Idrija) Prejeto: 15. 2. 2018 Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične bolnišnice Idrija MIRA HODNIK arhivska svetovalka Zgodovinski arhiv Ljubljana, Enota v Idriji Prelovčeva 2, SI-5280 Idrija e-pošta: mira.hodnik@guest.arnes.si Izvleček Kot primer dobre prakse avtorica v prispevku opisuje izkušnjo Zgodovin- skega arhiva Ljubljana - Enote v Idriji pri sodelovanju s Psihiatrično bolni- šnico Idrija. Instituciji sta sodelovali pri prevzemanju arhivskega gradiva Psihiatrične bolnišnice Idrija in prevzemanju zasebnega arhivskega gradiva nevropsihiatra Jožeta Felca, ki ga je le-ta začasno hranila. Izkazalo se je, da z obojestranskim razumevanjem poslanstva ohranitve zasebnega arhivskega gradiva, lahko opravimo delo dobro. Abstract THE ACQUISITION OF ARCHIVAL RECORDS OF HEALTH CARE INSTITUTIONS ON THE EXAMPLE OF PSYCHIATRIC HOSPITAL IDRIJA As an example of good practice, the author describes the experience of the Historical Archive of Ljubljana - Unit in Idrija in cooperation with the Psychi- atric Hospital Idrija. The institutions cooperated in the process of the acqui- sition of archival records of the Psychiatric Hospital Idrija and the acquisi- tion of private archival collection of neuropsychiatrist Jože Felc, which the hospital in Idria managed. During this process, it has been proven that with mutual understanding, the preservation of private archival records can be executed very well. 234 Mira Hodnik: Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične ..., str. 233–243 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Uvod Zgodovinski arhiv Ljubljana ima registri- ranih 25 ustvarjalcev s področja zdravstva in po zadnjih podatkih imamo prevzetih osem fondov. To so: Zdravstveni dom Idrija, Zdravstveni dom Litija, Zdravstveni dom za študente Ljubljana, Zdravstveni dom Ljubljana, Zdravstveni dom Me- tlika, Zdravstveni dom Škofja Loka, Psihiatrična bolnišnica Idrija in Splošna bolnišnica Jesenice. V idrijski enoti Zgodovinskega arhiva Lju- bljana imamo dva ustvarjalca javnega arhivskega gradiva s področja zdravstva. To sta Psihiatrična bolnišnica Idrija in Zdravstveni dom Idrija in od obeh smo že prevzeli arhivsko gradivo. Psihiatrična bolnišnica Idrija Julija 1953 je takratna ljudska oblast skle- nila, da po vojni opustošeno in izropano vojašni- co spremeni v bolnišnico. Pod imenom Bolnišni- ca za duševne bolezni Idrija je bila ustanovljena z odločbo Izvršnega sveta Ljudske republike Slo- venije z dne 25. 5. 1954. Sledila je obnova po voj- ni uničenih objektov. Bolnišnico so slavnostno odprli 7. 4. 1957 ob 10. uri. Ob odprtju je bilo v bolnišnici 450 postelj. Sobe, namenjene nasta- nitvi pacientov, so bile po takratnih standardih šest-, sedem- do desetposteljne. Ležalna doba je bila 365 dni. Leta 1966 se je preimenovala v Psihiatrič- no bolnico Idrija, nato pa se je 1974 ime spre- menilo v Psihiatrično bolnišnico Idrija (v nada- ljevanju PBI). Pod tem nazivom jo poznamo še danes. PBI je danes druga največja psihiatrična bolnišnica v Sloveniji in njena glavna dejavnost je bolnišnično in izvenbolnišnično zdravljenje bolnikov in alkoholikov za občine Koper, Izola, Piran, Ilirska Bistrica, Sežana, Postojna, Nova Go- rica, Tolmin, Ajdovščina, Cerknica in Idrija. Poleg vlaganj v strokovni razvoj osebja si od leta 1994 dalje prizadevajo izboljšati tudi bivalne razmere. V zadnjih dveh desetletjih so celovito prenovili oba bolniška objekta (210 postelj), bolnišnično lekarno in laboratorij, skupno jedilnico za paci- ente, bolnišnično kuhinjo, prostore aktivacijske terapije in uprave, arhiv in kotlovnico. S tem lah- ko nudijo ustrezno pomoč osebam s težavami v duševnem zdravju na območju severne in južne Primorske ter dela Notranjske, kjer živi preko 308.000 prebivalcev.1 1 Internetni vir: Psihiatrična bolnišnica Idrija, https:// Psihiatrična bolnišnica danes. Vir: https://www.pb-idrija.si/galerija. 235 Letnik 41 (2018), št. 1 Sodelovanje z ustvarjalci Zgodovinski arhiv Ljubljana Enota v Idriji, ki je pristojen arhiv za ustvarjalce na področju Upravne enote Idrija (Občina Idrija in Cerkno), je na podlagi 10. člena ZAGA2 navezal prvi stik s PBI leta 1975. Ob prisotnosti treh predstav- nic ustvarjalca, vodje splošne službe, kadrov- ske referentke in vodje finančne službe sta stro- kovni ogled opravila delavca ZAL Andrej Černi- logar in Rado Vodenik. Nastal je zapisnik, ki se vsebinsko bistveno ne razlikuje od današnjih za- pisnikov. Zapisala sta, »da tekoče gradivo hranijo posamezni oddelki po pisarnah v lesenih omarah, da starejše gradivo uprave je v posebnem arhi- vskem prostoru v upravno-stanovanjskem traktu bolnice, da je gradivo deloma povezano v fascikle, deloma v registratorje, deloma pa je spravljeno v kartonskih škatlah, ki so zložene na lesenih poli- cah, da ima prostor eno okno in ena vrata ter tla, da hranijo gradivo o bolnikih v lesenih omarah, ki segajo od tal do stropa«. Prav tako je zapisa- no, »da je celotno gradivo urejeno lepo, vendar da (od leta 1954) gradiva še niso nikoli valorizirali, da je gradivo uprave in računovodstva je urejeno po šifrah in vodeno po delovodnikih, da so ozna- ke vidne in da je tehnična oprema primerna, da je hospitalna dokumentacija o bolnikih urejena po dosjejih (od sprejema do odpusta bolnika) in abecedi, da je gradiva da 95 tm, ki ni shranjeno v skladu z navodilom o načinu izvajanja varstva arhivskega in registraturnega gradiva, ker pro- stori niso zavarovani pred požarom, vlomom, škodljivo temperaturo, vlago, kemičnimi in bio- loškimi škodljivci«.3 Z zapisnikom so se strinjale predstavnice ustvarjalca. Na koncu zapisnika so zapisana natančna navodila arhivske službe za nadaljnje delo in obojestranska želja po nadalj- njem sodelovanju. Naslednji stik arhiva z ustvarjalcem PBI je bil opravljen leta 1978, ko je sodelavec Enote za zunanjo ljubljansko regijo, Vladimir Žumer, zapisal, da ZAL na podlagi zakona iz leta 1973 sproti »zbira odbrane vrste« arhivskega gradiva, ki ima poseben pomen za zgodovino, kulturo na splošno in druge družbene potrebe. S tem je mi- slil gradivo za seje družbenopolitičnih skupnosti www.pb-idrija.si/o-bolnisnici/bolnisnica-skozi-zgodo- vino. Pridobljeno: 6. 11. 2017. 2 Zakona o arhivskem gradivu in arhivih iz leta 1973 (ZAGA, Ur. l. SRS, št. 34–295/73). 3 Zapisnik o pregledu varstva arhivskega in registraturne- ga gradiva pri Psihiatrični bolnišnici Idrija, 9. 12. 1975 (rumena mapa ustvarjalca). Zapisnik o pregledu varstva arhivskega in registraturnega gradiva leta 1973 (rumena mapa – dokumentacija sodelovanja z ustvarjalcem). 236 Mira Hodnik: Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične ..., str. 233–243 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections in SIS, glasila, bilteni, informatorji družbenopolitičnih skupnosti in organiza- cij TOZD, OZD, SOZD, šol, društev; tiskani letni programi in poročila, priložno- stne publikacije, razstavni katalogi, prospekti, ceniki, plakati. Opozoril jih je, da morajo to dokumentacijo redno pošiljati v arhiv. Kakšen je bil odgovor PBI, ni znano, znano pa je, da tudi v tistem letu ni bil izpeljan prevzem arhivskega gradiva.4 Sledila so leta »nesodelovanja«. V letu 2009 je bil v okviru letnega delovnega načrta planiran obisk pri PBI. Najprej smo jih pisno seznanili z dolžnostmi, ki nam jih nalaga ZVDAGA5 in najavili naš obisk na terenu. Po dodatnih telefonskih stikih je le prišlo do dogovora o obisku in ogledu njihovih prostorov za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Po končanem ogledu sem napisala zapisnik o pregledu varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva. Zapisala sem naslednje: »/…/ da dokumentarno in arhivsko gradivo vodijo po lastnem klasifikacijskem načrtu z delovodnikom; za poslovno dokumentacijo je odgovorna glavna pisarna (tajni- štvo), za medicinsko dokumentacijo pa je bolnišnično-ambulantna služba, katero shranjujejo ločeno tudi lokacijsko«.6 Splošno dokumentacijo so takrat shranje- vali v še neobnovljeni stavbi bivše italijanske kasarne. Arhivski prostori so bili v drugem nadstropju, nezavarovani pred vlomom in požarom (brez alarmnih naprav) in okna niso bila zavarovana pred svetlobo. Ugotovili smo, da je zaradi varnosti potrebna prenova električne napeljave. Dokumentacija je bila shranje- na v fasciklih in zložena na lesenih policah. Povsem drugače pa je bilo pri ogledu arhivskih prostorov za hrambo medicinske dokumentacije, ki jo imajo shranje- no v prenovljenih prostorih, zloženo je v ognjevarnih policah – kompaktusih, ki se zaklepajo. Dostop do gradiva imajo samo pooblaščene osebe.7 Po tem ogledu smo ustvarjalcu podali priporočila in zahteve za izboljša- nje materialnega varstva. Svetovali smo jim, da morajo za arhiv urediti poseben prostor s protivlomno in protipožarno zaščito, ki bo zagotavljal ustrezne klimat- ske razmere, da morajo gradivopreložiti v arhivske škatle, odstraniti kovinske sponke in plastične mape … Skratka, opozorili smo jih na upoštevanje UVDAG.8 Ko je ustvarjalec prejel naš zapisnik, se je oglasila takratna direktorica zavoda, ki zaradi službene odsotnosti ni bila prisotna pri našem obisku. Z dokaj ostro besedo se je odzvala na zapisnik. Ni se ji zdelo prav, da smo v zapisniku opisali slabe razmere v arhivskih prostorih, čeprav naj bi bila seznanjena, da je v pri- pravi dokumentacija za prenovo. Še posebno pa se je zavzela za medicinsko do- kumentacijo, saj je želela, da ne postane predmet prevzema, češ da jo bolnišnica potrebuje pri svojem strokovno-praktičnem delu in za znanstvenoraziskovalno ter študijsko delo. Istočasno se je direktorica obrnila na varuhinjo človekovih pravic dr. Zdenko Čebašek Travnik, ki se je prav tako strinjala, da mora medi- cinska dokumentacija ostati pri ustvarjalcu. Zapisali sta, da bosta v nasprotnem primeru predlagali spremembo ZVDAGA. Z direktorico smo se dogovorili za po- novno srečanje, ki je pripomoglo k izboljšanju sodelovanja. Dogovorili smo se, da bodo najprej naredili samo seznam poslovne dokumentacije, ki smo ga po- trebovali za izdajo navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Reševanje problema medicinske dokumentacije sva preložili na kasnej- 4 Dopis ZAL Enota za zunanjo ljubljansko regijo Oddelek v Idriji, 25. 9. 1978 (rumena mapa ustvarjalca). 5 Zakon o dokumentarnem in arhivskem gradivu ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06). 6 Zapisnik o pregledu varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, 17. 4. 2009 (rumena mapa ustvarjalca). 7 Prav tam. 8 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG, Ur. l. RS, št. 86/06). 237 Letnik 41 (2018), št. 1 ši čas, ko se bodo o tem opredelili in dogovorili nadrejeni oz. višje instance za vse psihiatrične bolnišnice v Sloveniji. V tistem trenutku je bilo za nas pomembno samo to, da imajo medicinsko dokumentacijo urejeno in pravilno varovano.9 Po dogovoru z direktorico so določili osebo za pripravo arhivskega gradiva PBI za prevzem. Celotno poslovno dokumentacijo so preselili v začasne arhivske prostore izven upravne stavbe in zaradi številnih obveznosti so popisovanje za- čeli šele v letu 2010. Ker smo imeli s prevzemanjem arhivskega gradiva ustvarjalcev na področju zdravstva zelo malo izkušenj, smo poskušali najprej pridobiti čim več informacij. Najprej sem se posvetovala s sodelavcem Janezom Kopačem. Kot je sam po- gosto dejal, sva modrovala in na koncu sklenila, da se gradivo Psihiatrične bolnišnice prevzame skoraj v celoti. Poudaril je, da so take ustanove unikatne in pomembne v lokalnem okolju, zato bi lahko pretirano izločanje »nepotrebnega« do- kumentarnega gradiva zameglilo in osiromašilo vedenje o delovanju bolnišnice ter poudaril, da bi lahko z valorizacijo nevede celo uničili arhivsko gradivo. Pri tem so bile dobrodošle tudi izkušnje arhivistke Bojane Aristovnik iz celjskega zgodo- vinskega arhiva. PBI smo na podlagi seznama in obiskov na terenu sredi leta 2011 izdali navodila za odbira- nje arhivskega gradiva iz poslovne dokumentaci- je. Čeprav so nekateri v arhivski stroki zagovarja- li prevzem tudi medicinske dokumentacije, smo se vseeno odločili, da se bomo o tej temi pogovar- jali kasneje. Pa nas je prehitelo ustavno sodišče s svojo odločitvijo. V reševanje problematike me- dicinske dokumentacije se je namreč na pobudo Psihiatrične bolnišnice Ljubljana dejavno vklju- čil Varuh človekovih pravic. Na njegovo zahtevo je Ustavno sodišče Slovenije izdalo odločbo glede arhiviranja zdravstvene dokumentacije.10 Ustav- no sodišče je s to odločbo razsodilo, da je ZVDA- GA »/.../v neskladju z ustavo, v kolikor med javno arhivsko gradivo uvršča tudi gradivo izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki so po tem zakonu opre- deljeni kot javnopravne osebe, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacientov«.11 ZAGOPP tako določa, da je skrajni rok za izročitev arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke pa- 9 Zapisnik o pregledu varstva dokumentarnega in arhi- vskega gradiva, 17. 4. 2009 (rumena mapa ustvarjalca). 10 Odločba Ustavnega sodišča Slovenije U-I-70/12-14, 24. 5. 2012. 11 Prav tam. Navodila za odbiranje arhivskega gradiva (rumena mapa – dokumentacija o sodelovanju z ustvarjalcem). 238 Mira Hodnik: Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične ..., str. 233–243 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections cienta pristojnemu arhivu, 150 let po nastanku.12 Prav tako je določeno, da je to- vrstno gradivo javnosti trajno nedostopno. Izjemoma pa je po določbah zakona tovrstno arhivsko gradivo dostopno pacientom ali osebam, ki so izkazale pravni interes in so v skladu z zakonom o pacientovih pravicah in zakonom, ki ureja zdravstveno dejavnost.13 Potem ko smo PBI izdali navodila, sva z delavko, ki je bila določena za odbiranje arhivskega gradiva, začeli praktično delo. Čeprav je odbiranje in popi- sovanje navidezno dokaj preprosto opravilo, nam dolgoletne izkušnje kažejo, da imajo ustvarjalci pri tem nemalokrat težave. Pokazala sem ji, kako se arhivsko gradivo odbira, čisti, popisuje in odlaga v škatle. Zaradi boljše predstave našega dela sem jo povabila tudi k nam v arhiv, kjer si je ogledala naše delo in arhivske prostore. Arhivsko gradivo smo prevzeli v dveh delih. Prvi prevzem smo opravili konec leta (13. 12.) 2011, drugi del pa v začetku leta (25. 4.) 2013. Fond PBI ob- sega 136 škatel za obdobje 1957–1990. Arhivsko gradivo je razvrščeno v škatle kronološko in popisano po vsebini znotraj klasifikacijskih znakov. Je urejeno in v dobrem stanju, odstranjene so kovinske sponke in plastične mape.14 Kategorije prevzetega arhivskega gradiva so: zapisniki upravnega odbo- ra, zapisniki sveta bolnice, zapisniki disciplinske komisije, zapisniki delavskih svetov, zapisniki o strokovnih zadevah, plani, poročila, odločbe, pogodbe o za- poslitvah, splošni akti in dopisi, stanovanjske zadeve, finančne zadeve, samou- pravni sporazumi, pravilniki, statuti. Prevzeli pa smo tudi nekaj gradiva, ki nima lastnosti arhivskega gradiva, je pa zanimivo, ker nam lahko dopolni poznavanje vsakdana ustvarjalca. To so dokumenti o prehrani, osebnih dohodkih, nabavah in sodelovanju, zaposlovanju ipd. Arhivsko gradivo PBI je bilo do danes upora- bljeno samo enkrat in še to ga je potreboval izročitelj za pripravo publikacije ob 60-letnici delovanja. Od leta 2014 Psihiatrična bolnišnica Idrija uporablja za vodenje poslovne dokumentacije enotni klasifikacijski načrt za zavode s področja zdravstva. Za- njo je odgovorna glavna pisarna (tajništvo), kjer zabeležijo in klasificirajo vso vhodno in izhodno pošto ter dokumente, ki nastajajo znotraj ustanove. Medi- cinska dokumentacija je izvzeta iz enotnega klasifikacijskega načrta. Zanjo je odgovorna bolnišnično-ambulantna služba, ki vodi zadeve po dosjejih.15 Po pogovoru z ustvarjalcem jim je enotni klasifikacijski načrt olajšal delo, žal pa jim je prinesel tudi nekaj težav, npr. kako razvrstiti oz. klasificirati doku- ment, ali je klasifikacija premalo razvejana, s tem da nekaterih klasifikacijskih znakov sploh ne uporabljajo. Na srečo jim računalniški program Prejeta in po- slana pošta podjetja Naturalis zaradi specifičnosti njihovega dela omogoča pre- prosto dodajanje novih klasifikacijskih znakov na nižjem nivoju. Prav tako je iz enotni klasifikacijski načrt (v nadaljevanju EKN) izločeno računovodstvo, ki za vodenje dokumentov uporablja program POŠTA, za plače in račune pa uporablja program SAOPE. Prevzem zasebnega arhivskega gradiva dr. Jožeta Felca Istočasno s prevzemom arhivskega gradiva so me v PBI seznanili s proble- mom zasebnega arhivskega gradiva znanega slovenskega psihiatra in pisatelja Jožeta Felca, ki so ga dobili v trajno hrambo ob njegovem odhodu v pokoj. 12 5. člen Zakona o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGO- PP, Ur. l. RS, št. 85/16). 13 ZAGOPP. 14 SI_ZAL_IDR/0259 Psihiatrična bolnišnica Idrija, 1957–1990. 15 Zapisnik o pregledu varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, 7. 11. 2017. 239 Letnik 41 (2018), št. 1 Dr. Felc je bil ves čas svoje poklicne kari- ere zaposlen v bolnišnici kot nevropsihiater in kot njen dolgoletni strokovni vodja – predstoj- nik (1973–2005). V svoji bogati poklicni karieri je opravljal tudi funkcijo zapriseženega sodne- ga izvedenca. Napisal je okoli 2200 izvedenskih mnenj. Delo je opravljal kot zasebnik in ne kot nevropsihiater, zaposlen v PBI. Po izročitvi izve- denskega mnenja sodišču bi moral po protokolu uničiti dvojnik, vendar jih je vestno spravljal in na koncu leta dal vezati v knjige, ki jih je spravil v svojih zasebnih prostorih PBI. Vseh knjig je 24. Ko se je leta 2005 upokojil in zapustil bolnišnič- no stanovanje, je vsa izvedenska mnenja zaupal v hrambo PBI oz. je prosil takratno direktorico, da poskrbi za primerno hrambo.16 Ker sta bila z di- rektorico dobra prijatelja, mu je obljubila, da bo poskrbela za njegovo zasebno gradivo. Do tu je zgodba neproblematična in povsem prikrita jav- nosti. Direktorica je izvedenska mnenja spravila v ognjevarno omaro in primer je bil za PBI za- ključen. Zgodba pa se je zapletla, ko je nekdo od zaposlenih podal anonimno prijavo na Urad za Informacijskega pooblaščenca, da je bolnišnica v trajno hrambo nezakonito prejela zdravstveno dokumentacijo iz osebnega arhiva upokojenega dr. Felca. Državna nadzornica je januarja 2011 opravila inšpekcijski nadzor v PBI. V zapisniku o inšpekcijskem nadzoru je zapisano, da so bile ekspertize shranjene v prostoru, kjer hrani svo- jo medicinsko dokumentacijo, vendar ločeno v ognjevarni omari. Državna nadzornica je v zapi- sniku o pregledu zapisala tudi izjavo direktorice PBI, da: »/…/ če bo zahteva, da se dokumentacija uniči, izjavljam, da kot ena izmed njegovih najte- snejših sodelavk iz spoštovanja do njega tega ne bom naredila.« Za ohranitev izvedenskih mnenj se je zavzel tudi vodja splošnega sektorja v PBI, ki je izjavil, da: »Poleg predpisov, ki jih je treba pri odločitvi upoštevati, je po mojem mnenju potreb- no upoštevati tudi zadnjo voljo dr. Felca in razlo- ge, zakaj smo mi ta mnenja dobili. Prosil bi, da se ta dejstva upoštevajo pri izreku ukrepa«.17 Ne na- zadnje je svoje strinjanje s predhodnikoma dodal še strokovni vodja PBI, da je pri odločanju treba upoštevati tudi izjemno strokovno vrednost na- vedenih izvedenskih mnenj. Na podlagi tega in- špekcijskega zapisnika je informacijski poobla- ščenec izdal odločbo o anonimizaciji ali uničenju vseh izvedenskih ekspertiz, ki jih je primarij Jože 16 Glej: SI_ZAL_IDR/0263 Felc Jože, Idrija, 1955–2008. 17 Zapisnik o inšpekcijskem nadzoru državne nad- zornice za varstvo osebnih podatkov, 27. 1. 2011 (original hrani PBI). Pogodba o podaritvi arhivskega gradiva (rumena mapa – dokumentacija o sodelovanju z ustvarjalcem). 240 Mira Hodnik: Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične ..., str. 233–243 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Felc izdelal kot zaprisežen sodni izvedenec za psihiatrično stroko. Zahteval je, da se anonimizacija izvede tako, da se iz vsakega izvedenskega mnenja izbriše: • vsa imena in priimke pacientov in vseh drugih udeležencev v postopku, razen imena prim. Jožeta Felca; • vse opravilne številke spisov; • vse datume; • vsa imena krajev; • vsa imena ustanov. Anonimizacijo bi morala izvesti oseba, pooblaščena s strani zavezanca, ob tem pa bi bilo treba zagotoviti postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, s katerimi bi zavezanec preprečil nezakonito obdelavo osebnih po- datkov v izvedenskih mnenjih. Anonimizacijo bi moral zavezanec izvršiti v roku šestih mesecev od dneva vročitve odločbe in po odpravi nepravilnosti obvestiti informacijsko pooblaščenko. PBI je odločbo Informacijskega pooblaščenca izpodbijala in podala tožbo na Upravno sodišče Republike Slovenije (marec 2011), češ da niso upoštevali dejanskega stanja in da so se pri svojem delu opirali samo na Zakon o varstvu osebnih podatkov, ki določa roke hrambe osebnih podatkov in način obdelave osebnih podatkov za zgodovinsko, statistično in znanstvenoraziskovalne name- ne, niso pa upoštevali zahtev ZVDAGA glede hrambe in varstva dokumentarne- ga in arhivskega gradiva, saj ima medicinska dokumentacija vse lastnosti arhi- vskega gradiva.18 Prav tako je PBI opozarjala, da je že primarij Felc ocenjeval, da ima dokumentacija s širšega medicinskega, pravnega, sociokulturnega in antro- pološkega vidika izjemen pomen za psihiatrijo kot znanost, zato je treba v zvezi z njeno hrambo obvezno upoštevati načelo trajnosti oz. ZVDAGA. Pri tem pa je bolnišnica upoštevala še stališče Komisije RS za medicinsko etiko, ki je v zvezi z vprašanjem varstva, zavarovanja, arhiviranja in dostopa do dokumentarnega in arhivskega gradiva psihiatričnih ustanov, da ima omenjeno gradivo zdravstveni in izobraževalni pomen in ga je zato treba hraniti trajno. Bolnišnica se je skli- cevala na 40. člen ZVDAGA (izročitev arhivskega gradiva), da se gradivo zaradi njegovega znanstvenega pomena do končne odločitve s strani pristojnega arhi- va trajno zavaruje in ohrani v svoji izvirni obliki. S tem so hoteli poudariti, da jim ni možno očitati nezakonitega ravnanja, ker do tega časa še niso imeli navo- dil o odbiranju arhivskega gradiva s strani pristojnega arhiva.19 Smatrali so, da bi moral Informacijski pooblaščenec upoštevati določbe ZVDAGA o ohranjanju izvirnega dokumentarnega gradiva ali uporabnosti vsebine tega gradiva, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, ker se mora zaščititi njegovo izvirnost, celovitost, urejenost in trajnost. Upravno sodišče RS Oddelek v Novi Gorici je izreklo sodbo v imenu ljudstva in odločilo, da se tožba PBI zavrne. V obrazložitvi so navedli, da je primarij Felc izvedenska mnenja, ki jih je po odhodu iz bolnišnice zaupal PBI, napisal kot samostojni sodni izvedenec. Pri njegovem delu so tako nastale zbirke osebnih podatkov, zato bi moral po prenehanju opravljanja dela sodnega izvedenca ravnati v skladu z 21. členom ZVOP-1, ki določa rok hrambe osebnih podatkov.20 Informacijski pooblaščenec se je v svojem zagovoru skliceval tudi na določila ZZPPVV, da izvedenci niso upravljavec zbirk osebnih podatkov s po- dročja zdravstvenega varstva, zato se sodnoizvedenske ekspertize ne hranijo v skladu s tem zakonom.21 Torej, po končanem dosegu namena, ko je sodni izve- denec izvedensko mnenje oddal sodišču, bi moral svojo kopijo uničiti ali ano- 18 Sodba v imenu ljudstva Upravnega sodišča Republike Slovenije Oddelka v Novi Gorici, 23. 5. 2011 (original hrani PBI). 19 40. člen ZVDAGA (Ur. l. RS, št. 30/06). 20 21. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. L. RS, št. 94/07). 21 Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (ZZPPVV, Ur. l. RS št. 65/00). 241 Letnik 41 (2018), št. 1 nimizirati osebne podatke. Informacijski poobla- ščenec je poudaril, da ima ekspertiza v sodnih spisih značaj arhivskega gradiva in bo po določ- bah ZVDAGA prevzeta z arhivskim gradivom so- dišč v pristojni arhiv. Informacijski pooblaščenec kot tožena stranka je imel ob tem tehtne pomi- sleke, saj bodo po prevzemu arhivskega gradiva sodišč v pristojni arhiv postale ekspertize javno dostopno arhivsko gradivo, kar pa ni sprejemlji- vo s stališča varovanja občutljivih osebnih podat- kov. Sodišče se je strinjalo z Informacijskim poo- blaščencem, da v tem primeru ne veljajo določbe zakona ZVDAGA, ker je dr. Felc ekspertize napisal kot zasebnik in zato ne morejo biti del arhivske- ga gradiva PBI. Obveznosti javnopravne osebe, ki so določene v 39. členu arhivskega zakona, se na- našajo samo na tisto dokumentarno in arhivsko gradivo, ki ga prejmejo oz. nastaja pri njihovem delu, zato je Upravno sodišče presodilo, da eks- pertize ne sodijo med arhivsko gradivo PBI.22 Ker so ga smatrali za zasebno arhivsko gra- divo, smo se skupaj odločili za nov pristop k re- ševanju problema. Da bi rešili arhivsko gradivo, ki ga je dr. Felc zaupal PBI, smo se odločili, da bo Zgodovinski arhiv Ljubljana razglasil dr. Felca za ustvarjalca zasebnega arhivskega gradiva. Po do- govoru z vodstvom PBI smo navezali stik z vdovo po dr. Felcu, gospo Alenko Höfferle Felc. Pred- stavili smo ji problematiko reševanja zapuščine njenega pokojnega moža, ki ga hranijo v PBI. Gospa Felc je privolila v sodelovanje, zato sem ji najprej razložila pomen izvedenskih mnenj in naš interes za prevzem v arhiv. Seznanila sem jo s problemi hrambe ekspertiz v PBI in ji predsta- vila možnost prevzema kot zasebno gradivo. PBI ji je kot edini zakoniti dedinji po dr. Felcu vrni- la vsa sodna izvedenska mnenja, nato pa nam jih je ga. Felc izročila v trajno hrambo z darilno pogodbo. Zaradi varovanja občutljivih osebnih podatkov smo določili pogoje hrambe oz. one- mogočili prost dostop do gradiva. Do prevzema v naš arhiv mi je z nasveti pomagal sodelavec Janez Kopač. S svojimi bogatimi izkušnjami mi je pomagal pri pripravi predloga za razglasitev zasebnega arhivskega gradiva primarija Felca. Predlog za razglasitev dokumentarnega gradiva dr. Jožeta Felca za zasebno arhivsko gradivo smo 18. 11. 2011 poslali v Arhiv Republike Slovenije, s kratko predstavitvijo imetnika in vsebine evi- dentiranega gradiva.23 22 39. člen ZVDAGA. 23 Predlog za razglasitev dokumentarnega gradiva dr. Jože- ta Felca za zasebno arhivsko gradivo, 18. 11. 2011 (do- pis poslan Arhivu Republike Slovenije). Odgovor Arhiva Republike Slovenije glede razglasitve dokumentarnega gradiva dr. Jožeta Felca za zasebno arhivsko gradivo (rumena mapa – dokumentacija o sodelovanju z ustvarjalcem). 242 Mira Hodnik: Prevzemanje arhivskega gradiva zdravstvenih ustanov na primeru Psihiatrične ..., str. 233–243 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Iz Arhiva Republike Slovenije so nam odgovorili, da se jim po pregledu predloga zastavlja vprašanje, ali je smiselno razglasiti navedeno dokumentar- no gradivo za zasebno arhivsko gradivo dr. Felca, ker so iz predlagane zadeve razbrali, da gre le enkraten prevzem. Svetovali so nam, da bi problem rešili z darilno pogodbo, s katero pa bi bilo treba natančno opredeliti gradivo, določiti pogoje hrambe, dostopa, predvsem morebitne omejitve glede dostopa in spo- štovanja avtorskih pravic ter varstva osebnih podatkov. Ker je bilo dejansko res mišljeno samo kot enkratno dejanje, smo postopek razglasitve zasebnega do- kumentarnega gradiva za arhivsko gradivo ustavili in z go. Alenko Höfferle Felc podpisali darilno pogodbo. Izročitev arhivskega gradiva dr. Felca smo izpeljali julija 2012. Z darilno pogodbo smo se zavezali, da bomo dosledno spoštovali 2. točko 65. člena ZVDAGA. Na podlagi 2. točke 61. člena istega zakona je daro- valka zahtevala, da prevzeto gradivo ni dostopno javnosti 50 let od prevzema v arhiv, razen darovalki. V študijske namene oziroma za znanstvene raziskave so izvedenska mnenja dostopna raziskovalcem medicinske stroke, preostalo gra- divo pa raziskovalcem literarnih in jezikovnih strok po predhodnem dogovoru z arhivom. Po prevzemu smo gradivo uredili, popisali, tehnično opremili in ga shranili v ognjevarni omari, ki je postavljena v enem izmed arhivskih skladišč. Da ne bi pozabili na drugačno obravnavo fonda, smo »modro mapo«, kjer je shranjena dokumentacija o urejenem fondu (popis, historiat fonda, poročilo o delu), označili z rdečo piko in na notranjo stran mape nalepili kopijo 4. člena Pogodbe o podaritvi arhivskega gradiva.24 Poleg izvedenskih mnenj smo prevzeli še nekaj osebnega arhivskega gra- diva dr. Felca, na katerega smo naleteli ob inventuri leta 2007. Med fondom Ka- plje Idrija je bilo shranjeno neevidentirano zanimivo zasebno gradivo dr. Felca, ki je po svoji vsebini bolj sodil v osebni fond dr. Jožeta Felca kot pa v fond Kaplje, tj. društva, katerega član je bil tudi dr. Felc. Odločili smo se, da najdeno gradivo izločimo iz fonda Kaplje in nastavimo osebni fond Jožeta Felca. O tem smo se na- meravali pogovoriti z dr. Felcem. Žal pa čas ni bil naš zaveznik in leta 2008 smo izvedeli, da se je dr. Felc upokojil in odselil iz PBI. Ob prevzemu ekspertiz smo izkoristili priliko in predlagali ge. Felc, da bi najdeno neevidentirano gradivo prevzeli skupaj s prevzemom ekspertiz. Glede na to, da je dr. Felc znan slovenski nevropsihiater in pisatelj, smo ob prevzemu tega gradiva izrazili željo o mo- žnosti prevzema arhivskega gradiva iz njegovega bogatega osebnega arhiva. Ga. Felc je pokazala zanimanje in upamo, da bomo nekoč obogatili fond. Ga. Felc je ob tem poudarila »/.../ da za to potrebuje čas, saj mora vse dozoreti in se zgoditi ob pravem času«. Mi imamo čas in prostor, zato bomo čakali. ARHIVSKI VIRI • SI_ZAL_IDR/0263 Felc Jože, Idrija, 1955–2008. • SI_ZAL_IDR/0259 Psihiatrična bolnišnica Idrija, 1957–-1990. ZAKONODAJA Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP, Ur. l. RS, št. 85/16). Odločba Ustavnega sodišča Slovenije U-I-70/12-14, 24. 5. 2012. 24 Mapa s popisom arhivskega gradiva fonda IDR 263, Jože Felc, Idrija. VIRI IN LITERATURA 243 Letnik 41 (2018), št. 1 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG, Ur. l. RS, št. 86/06). Zakon o dokumentarnem in arhivskem gradivu ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06). Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP – 1, Ur. l. RS, št. 94/07). Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (ZZPPVV, Ur. l. RS št. 65/00). THE ACQUISITION OF ARCHIVAL RECORDS OF HEALTH CARE INSTITUTIONS ON THE EXAMPLE OF PSYCHIATRIC HOSPITAL IDRIJA The Psychiatric Hospital Idrija is a creator of public archival records in the area of the Historical Archives of Ljubljana, Idrija Unit. It is the 2nd largest psychiatric hospital in Slovenia for hospital and medical care of patients and alcoholics, and covers the entire Slovene Littoral and a part of Inner Carniola. The Idrija Unit of the Historical Archives of Ljubljana reached out to the hospi- tal already in 1975. Until the acquisition of archival records in 2011 and 2013, their cooperation was very good. The Hospital separates the management of their business from medical documents. Although their conditions of managing their documents and archival records prior to our arrival were good, the condi- tions were improved and made better during our cooperation. For managing their business documents, their own classification system was used until 2014, when an uniform classification plan for health institutions was adopted. Medi- cal documents kept by the hospital clinic service are deposited in files. While their work was facilitated with the introduction of the uniform classification plan, new problems arose. Simultaneously with the acquisition of the archival records of the Psy- chiatric Hospital Idrija, we carried out the acquisition of a private collection of archival records of the chief physician Jože Felc, a neuropsychiatrist, certified appraiser and author. Upon his retirement, he entrusted his personal collec- tion of records collected during his work at the Psychiatric Hospital Idrija to the institution. The collection also contained 2,200 expert opinions, written by Dr. Felc, not in the position of the neuropsychiatrist employed by the Psychiatric Hospital Idrija, but as a private expert. A conflict of interest arose. In order to preserve the value and importance of these records, we arranged the acquisi- tion of the private collection with a deed of gift, concluded between the Histori- cal Archives of Ljubljana - Idrija Unit and the widow of the late Jože Felc. The collected records are kept in a separate fire-resistant cabinet. On the basis of Article 61(2) of the Protection of Documents and Archives and Archival Institu- tions Act the donor requested that the records shall become publicly available 50 years after its acquisition. The use of the records is managed in accordance with Article 65(2) of the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act. An exception for the use of these records applies for the donor; researchers of the medical profession can access the records for the purpose of medical expertise after consultation and in agreement with the archives. SUMMARY