382
O delu arhivov in zborovanjih
ARHIVI 31 (2008), št. 2
Neformalni del programa je bil organiziran v Ljubljani. Udeleženci so se zbrali v mestni hiši v Ljubljani, na otvoritvi razstave "Mostovi prijateljstva, Utrinki iz slovensko francoskih odnosov od 18. stoletja do danes". Razstavo je pripravil Arhiv Republike Slovenije skupaj z Ministrstvom za zunanje zadeve RS, Diplomatskim arhivom Francoske republike, Centrom za evropsko prihodnost in Francoskim kulturnim centrom Charlesa Nodierja v Ljubljani. Avtorji razstave in razstavnega kataloga so Monique Constant (Diplomatski arhiv Francoske republike), Adrijan Kopitar, dr. Andrej Nared, Vladimir Sunčič (Arhiv RS) in Mira Rančov (MZZ RS). Po razstavi pa je veleposlanica Francoske republike v Ljubljani gospa Chantal de Bourmont priredila sprejem.
V četrtek 1. 7. 2008 je bilo zasedanje na Brdu pripravljeno v sklopu francoskega predsedovanja EU. Zasedanje je vodil g. Jean Mendelson, direktor francoskega diplomatskega arhiva. Prvi del je bil posvečen arhivom kot ustanovam zgodovinskega spomina. Prispevke v tej sekciji sta predstavila g. George Henri Soutou, profesor na Sorboni, ga. Monique Constant (Diplomatski arhiv MZZ Francije) je predstavila program publikacij francoskega diplomatskega arhiva. Naslednja sekcija je bila namenjena delovnim skupinam. Poročila so bila podana za dve skupini: prvo, ki pripravlja bazo evropske integracije (Italija), in drugo, posvečeno izobraževanju na arhivskem področju (Belgija). Posebej je študijski program francoske arhivske šole predstavila ga. Marie Andrée Curcuff. Dr. Matevž Košir pa je predstavil aktivnosti EBNE s posebnim poudarkom na slovenskem predsedovanju EU. Direktor francoskega diplomatskega arhiva g. Jean Mendelson je predstavil tudi predvideno selitev v novo stavbo francoskega diplomatskega arhiva. Sledil je še kratek povzetek, posvečen načrtom diplomatskih arhivov za prihodnje obdobje.
"Natalija Glavar, Matev^ Košir, ljuba Dornik Subelj
16. mednarodni arhivski kongres z naslovom arhivi, upravljanje in razvoj (načrtovanje prihodnje družbe), Kuala Lumpur, Malezija, 21.-27. julij 2008
Na letošnjem 16. kongresu Mednarodnega arhivskega sveta (MAS) so se arhivisti z vsega sveta zbrali v jugovzhodni Aziji, natančneje v Kuala Lumpurju, glavnem mestu Malezije. Kongresa se je udeležilo okrog 1.700 delegatov, ki so od ponedeljka, 21. julija do nedelje, 27. julija sodelovali na strokovnih predavanjih, delovnih sestankih in sejah, okroglih mizah, delavnicah in seminarjih, strokovnih ekskurzijah ter kulturnih in družabnih prireditvah. Skupnim zaseda-
njem so sledila predavanja. Potekala so v več predavalnicah hkrati. Razdeljena so bila na tri sklope: Arhivi, Upravljanje in Razvoj (s podnaslovom Načrtovanje prihodnje družbe). V torek je bila slavnostna otvoritev kongresa, v petek in soboto pa predvsem zasedanja strokovnih odborov, sekcij, podružnic ter letna generalna skupščina Mednarodnega arhivskega sveta. Na kongresu je MAS dobil novo vodstvo. Od funkcije predsednika se je poslovil Lorenz Miko-letzky, novi predsednik pa je postal kanadski arhivist lan E. Wilson. Kongres je v torek, 22. julija, v Kongresnem centru Kuala Lumpurja (Kuala Lumpur Convention Centre) odprl malezijski minister za kulturo, umetnost in dediščino. Vzporedna predavanja so bila dopoldne med 8.30 in 12.30 uro ter se nadaljevala v popoldanskem času med 14.30 in 18.00 uro. V okviru bogatega strokovnega programa kongresa se je zvrstilo več kot 300 govornikov.
V okviru prvega sklopa predavanj, sklopa Arhivi, so bile obravnavane teme, namenjene vsem glavnim problemom arhivske stroke, od upravljanja dokumentarnega gradiva (t. i. record management), odbiranja arhivskega gradiva, varstva dokumentarnega gradiva do dajanja arhivskega gradiva v uporabo. Zvrstilo se je veliko predavanj o elektronskem arhiviranju oziroma ponujene so bile rešitve iz prakse glede ocenjevanja in izločanja dokumentarnega gradiva, prenosa podatkov ter trajne hrambe elektronskih arhivov. Sekcija za standardizacijo MAS-a je v okviru tega panela predstavila izdelavo mednarodnih standardov za arhivsko popisovanje od začetka do današnjih dni ter osvetlila uporabo standardov kot podporo arhivskemu strokovnemu delu.
Drugi sklop predavanj, sklop Upravljanje, se je posvetil prispevkom dobrega upravljanja dokumentarnega gradiva, s katerim naj bi arhivi dosegali čim večjo poslovno učinkovitost. Moto predavanj je bila misel, da morajo arhivi dejavno sodelovati v poslovanju e-uprave, sicer bodo postali le obrobni opazovalci in ne soustvarjalci v informacijski družbi. V tem smislu naj bi se arhivska stroka povezovala z drugimi pokkci ter obveščala javnost in osebe na ključnih političnih položajih o pomembnosti arhivov.
Sklop predavanj z nazivom Razvoj (načrtovanje prihodnje družbe) je bil namenjen predavanjem o možnostih za izobraževanje arhivarjev in arhivistov na vseh stopnjah, predvsem zaradi potrebe po začr-tanju pristojnosti in spretnosti, ki naj bi jih obvladal arhivist 21. stoletja. Pri tem ne bi smeli spregledati vloge, ki bi jo lahko imel arhivist v obsežnem političnem, gospodarskem in socialnem razvoju, saj bi učinkovito varstvo dokumentarnega gradiva (recordkeeping) lahko podpiralo bolj učinkovito upravo ter napredek v izobraževanju. Predavatelji so predstavili nekatera nova jedra učnih načrtov za šolanje arhivistov na začetni stopnji ter poskušali, predvsem zaradi
ARHIVI 31 (2008), št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
383
novih modelov on-line izobraževanja, ponovno oceniti tradicionalne pristope v arhivskem izobraževanju. Podnaslov Načrtovanje prihodnje družbe je bil zamišljen kot izziv predavateljem, da bi v svojih predstavitvah poskušali postaviti poklic arhivista v širši socialni kontekst.
Program je ponujal zares veliko zanimivih tem, a žal so nekatere le v naslovu obljubljale veliko, pri drugih pa se je zaradi njihove aktualnosti vnela prijetna debata. Pomanjkljivost kongresov, organiziranih v več različnih sklopih, pa je v tem, da se nekatera zanimiva predavanja dogajajo hkrati, drugič spet v določenem terminu ni teme, ki bi pritegnila našo pozornost.
Na kongresu pa so poskrbeli tudi za promocijo nacionalnih arhivov s postavitvijo razstave arhivskih publikacij in drugih izdelkov, ki so jih s seboj pripeljali delegati. S priložnostno razstavo se je predstavil Malezijski nacionalni arhiv in na ogled postavil nekatere izmed svojih najbolj zanimivih dokumentov. Domačini so v istem prostoru postavili tudi Otroški spominski zid. Nanj so skupine šolskih otrok, starih od 10 do 15 let, zapisovale svoje misli o pomenu arhivov ter predstavljale svoje zamisli, kako ohraniti družinske dokumente in arhive.
Delegatom sta bila ves čas kongresa na razpolago tudi priročna knjižnica, tako da so delegati lahko prebirali redke knjige iz Malezijske nacionalne knjižnice, ter dostop do spleta. Poleg predavanj so domačini organizirali veliko kulturnih in družabnih dogodkov, na katerih so predstavili predvsem malezijsko kulturo in običaje, organizirali so vodene oglede po Malezijskem nacionalnem arhivu in Nacionalnem muzeju ter v nedeljo, 28. julija, še celodnevno ekskurzijo na jug Malezijskega polotoka, v mesto Melaka, ki je bilo prva kolonizacij ska točka Evropejcev na polotoku.
Vsi dogodki so potekali v sodobnem kongresnem centru, prijazni, gostoljubni in ustrežljivi domačini pa so se potrudili, da so se delegati pri njih počutili prijetno. Organizacija kongresa je bila na visoki ravni, napake in spodrsljaji, ki so se prikradli pri organizaciji tako velikega dogodka s tako velikim številom udeležencev pa bodo kmalu pozabljeni.
Danijela Juritié Cargo
Zasedanje Generalne skupščine Mednarodnega arhivskega sveta, 25.-26. 7. 2008 (v okviru 16. kongresa Mednarodnega arhivskega sveta v Kuala Lumpurju)
Prvi dan Generalne skupščine je zasedanje vodil Lorenz Mikoletzky, potem pa je predal predsedovanje lanu Wilsonu. Prvi del je bil bolj namenjen poro-
čilom, drugi pa bolj viziji dela v prihodnjem obdobju. Lorenz Mikoletzky (generalni direktor Avstrijskega državnega arhiva), ki je prevzel mesto predsednika Mednarodnega arhivskega sveta na arhivskem kongresu leta 2004 na Dunaju, se je v Kuala Lumpurju poslovil od predsedniškega položaja.
Ugotovitvi navzočnosti in sklepčnosti (na generalni skupščini sem zastopal Arhiv RS — član MAS-a v kategoriji A in Arhivsko društvo Slovenije — član MAS-a v kategoriji B), je sledil uvodni nagovor predsednika Mednarodnega arhivskega sveta (MAS). Posebno pozornost v govoru je namenil šestdesetletnici delovanja MAS-a in štiridesetletnici SARBICE. Pri tem je v prispodobi opozoril, da je ladja MAS-a pred tremi leti zašla v burne vode, da pa so danes pred organizacijo jasnejša obzorja. V delovanju Mednarodnega arhivskega sveta so se že od leta 2006 kazale spremembe in se izrazile v posebni resoluciji — tako imenovanem Konsenzu iz Curacaa (Curacao consensus 2006).! Takrat so se odprla vprašanja boljše organiziranosti in večje transparentnosti delovanja Mednarodnega arhivskega sveta. Konec leta 2006 je prišlo do odločitve, da se spremeni vodenje organizacije. Štiriletni cikel projektov se je preoblikoval v bolj fleksibilnega, dveletnega. Skrajšal se je mandat najpomembnejšim uradnikom, tudi predsedniku, ki je sedaj dve leti, za pomembne položaje so bile uvedene voljene funkcije, kot npr. podpredsednikov. S tem naj bi postala organizacija prožnejša in bolj odzivna. Tudi demokratičnost pri izbiranju uradnikov se je spremenila, saj so ti izvoljeni z večino glasov vseh članov MAS-a. Sekcije in regionalna združenja pa so zastopani s svojim članom v izvršnem odboru (Executive Board). Dolga leta je veljala praksa, da so bila zasedanja generalne skupščine MAS-a vsake štiri leta hkrati z arhivskim kongresom kot arhivski parlament in glavno telo, ki sprejema odločitve. Od leta 2004 pa so zasedanja generalne skupščine vsako leto skupaj z zasedanji CITRE. To je omogočilo organizaciji sprejemanje pomembnih odločitev hitreje in bolj trans-parentno. Generalna skupščina v Kuala Lumpurju je zasedala v trenutku pomembnih sprememb v vodenju MAS-a in izvajanja finančnih reform, ki bodo omogočile organizaciji soliden temelj za nadaljnje delo.
Potem je bil potrjen zapisnik generalne skupščine iz Quebeca (2007), ki v sklepih poudarja predvsem željo po izboljšanju sodelovanja med knjižnicami, arhivi in muzeji pri skrbi za hranjenje kulturne dediščine.
Sledila je slovesna umestitev novo izvoljenih uradnikov MAS-a.  Imenovani so bili:  novi predsednik
39. konferenca okrogla miza (C1TRA), Curacao, od 21. do 24. novembra 2006, Obvestila št. 13 - december 2006, str. 4-5.