186 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za Geodetsko upravo Republike Slovenije in za digitalno gradivo pripraviti dSTN do izročitve v pristojni arhiv. c. Načrt dela Medarhivske delovne skupine za upravo v letu 2023 Medarhivska delovna skupina bo predvidoma imela v letu 2023 dva de- lovna sestanka ter bo za hitro obravnavanje strokovnih vprašanj in medsebojno usklajevanje uporabljala elektronsko pošto ali spletno aplikacijo Zoom. Načrt dela je naslednji: • Obravnava strokovnih vprašanj s področja pridobivanja, vrednotenja in strokovne obdelave ter uporabe arhivskega gradiva državno upravnih or- ganov in organov lokalne skupnosti. • Dopolnitev enotnega skupnega strokovnega pisnega navodila za odbira- nje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za Geodetsko upravo Republike Slovenije. • Dopolnitev enotnega skupnega strokovnega pisnega navodila za odbira- nje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje. • Dopolnitev enotnega skupnega strokovnega pisnega navodila za odbira- nje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za Finančno upravo Republike Slovenije. • Priprava enotne strategije prevzemanja arhivskega gradiva geodetskih zavodov od 80. let 19. stoletja dalje, ki se hrani na območnih geodetskih upravah oziroma geodetskih pisarnah. • Če se bo pokazala potreba po pripravi dopolnilnega usposabljanja za uslužbence javnopravnih oseb, ki delujejo na celotnem državnem ozemlju in njihove organizacijske enote spadajo v pristojnost več arhivov, se bo izvedlo dopolnilno izobraževanje. • Zaradi že uveljavljenega hibridnega poslovanja ustvarjalcev s področja upravnih organov bo treba nameniti več pozornosti pripravi dodatnih strokovno-tehničnih navodil za zajem in hrambo digitalnega gradiva do prevzema v pristojni arhiv. • V mesecu februarju 2023 je bila napovedana reorganizacija ministrstev, zato je bilo treba pripraviti nova navodila. vodja MDS Hedvika Zdovc 5. Poročilo Medarhivske delovne skupine za področje pravosodja a. Za leto 2021 MDS za pravosodje je v letu 2021 delovala s pomočjo dopisnih sej, saj so bila aktualna vprašanja pereča v tej meri, da jih je bilo treba ad hoc reševati, imela je tudi več sestankov po aplikaciji Zoom. Dopisne seje se izvajajo kontinuirano čez celo leto, medtem ko se enkrat na tri mesece skupina sestane po aplikaciji Zoom za potrebe obravnave dogovo- ra glede posameznih vprašanj. 1. MDS je v letu 2021 oblikovala in uskladila naslednja enotna pisna stro- kovna navodila: • enotna pisna strokovna navodila za okrajna sodišča, • enotna pisna strokovna navodila za okrožna sodišča, • enotna pisna strokovna navodila za sodnika za prekrške. 2. MDS je v letu 2021 intenzivno delala na naslednjih enotnih pisnih stro- kovnih navodilih: • enotna pisna strokovna navodila za Upravno sodišče, 187 Letnik 46 (2023), št. 1 • enotna pisna strokovna navodila za delovna in socialna sodišča. 3. MDS je v letu 2021 začela s sodelovanjem z Notarsko zbornico Slovenije (NZS) pri oblikovanju klasifikacijskega načrta za Notarsko zbornico Slovenije ter klasifikacijskega načrta za notarje za potrebe novega informacijskega siste- ma, ki se bo uporabljal pri notarjih in tudi pri NZS. 4. Pri svojem delu je MDS zaznala naslednje stanje v pravosodnih organih: • digitalizacija in informatizacija pisarniškega poslovanja, • poenotenje in centralizacija podatkovnih baz, • gradivo sodišč/tožilstev/ odvetništva je hibridno: evidence/vpisniki so elektronske, spis oziroma zadeva je v digitalni obliki in v papirnati – pro- blematika hibridnega gradiva, • centralizirani vpisniki/evidence več različnih ustvarjalcev, ki so v pristoj- nosti različnih arhivov. 5. MDS je začela dejavnosti glede pilotnih prevzemov elektronskih evi- denc z Vrhovnim sodiščem in Državnim odvetništvom RS, ki smo jih vključili v projekt e-ARH.si. Vodja pilota je mag. Škoro Babić. MDS je vključena tudi v pro- jekt Vrhovnega sodišča e-hramba po vodji Medarhivske delovne skupine mag. Škoro Babić. 6. MDS je že v letu 2020 odprla naslednja vprašanja in sprejela sklep, da sistem centralno vodenih vpisnikov in evidenc terja tudi centralno vodeno stal- no zbirko dokumentarnega in arhivskega gradiva. • Pri pripravi pisnih strokovnih navodil za sodišča okrožne in okrajne pri- stojnosti je skupina ugotovila naslednje: • za overjanje javnih listin okrožna sodišča uporabljajo vpisnika Ov-H in Ov-i, ki se od 1. septembra 2012 vodita elektronsko in centralizirano za vsa okrožna sodišča; • izvršilne zadeve se od leta 2007 vodijo v enotnem centralnem informacij- skem vpisniku iVpisnik, torej centralizirano za vsa sodišča. Tu se pojavlja vprašanje, ali je zadeva rešena, če je odčrtana po pravilih odčrtanja v So- dnem redu; • druge civilne zadeve (pri okrajnih sodiščih: vpisnik P, N, D, Pr, Pl, M, Sl, Pom, Izp, R; pri okrožnih: P, Pg, N, Ng, Pl, Plg, Z, Zg, M, Pom, Pom-i, R, R Srg, Og, Pk; del. in soc. sodišča: Pd, Ps, M, Pom, R, Pk; sodna uprava: SuNp, RoP, Bpp) se vodijo v informacijskem sistemu PUND in so vsi centralizirani, torej se za vsa sodišča vodijo centralizirano, in sicer postopoma že od leta 2000. Tu se MDS spopada z vprašanjem prevzemanja zadev, ki se evidentirajo v centraliziranem vpisniku, kjer ne gre zgolj za evidenco, ampak za dokumentni sistem, ki je tesno povezan tudi z gradivom v fizični obliki. Pojavlja se vprašanje pristojnosti arhivov oziroma kateri arhiv je pristo- jen – obenem se pojavlja vprašanje spoštovanja načela provenience in celovito- sti (namreč niso vsi vpisniki centralizirani – samo nekaj teh). Ustvarjalci so seznanjeni z obveznostjo sprejema notranjih pravil in pre- dložitve teh državnemu arhivu v potrditev. NZS je poleg Državnega odvetništva in Ustavnega sodišča RS tudi dejavno pristopila k oblikovanju NPP: 7. V sodelovanju z Arhivi so člani Medarhivske delovne skupine pripravili dve številki Arhivov na temo gradiva pravosodja. 8. Nujna pereča vprašanja, ki bi jih po mnenju MDS za področje pravosod- ja najvišja telesa na področju varstva arhivskega gradiva morala rešiti: • ureditev RegUsta – oziroma dogovor med arhivi glede pristojnosti glede na centralizirano vodene evidence in centralizirano vodenih zadev, • prostorska stiska za hrambo gradiva pri ustvarjalcih, • prostorska stiska pri arhivih, • ker je rok za prevzem arhivskega gradiva sodišč (30 let) glede na vsebino gradiva absolutno prekratek, MDS poziva k spremembi določb ZVDAGA glede dostopnosti tega gradiva v javnem arhivu. 188 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia b. Za leto 2022 MDS za pravosodje je v letu 2022 delovala s pomočjo dopisnih sej in sej po aplikaciji Zoom, saj so aktualne dejavnosti skupine usmerjene predvsem v obravnavo in preučevanje obsežnega gradiva, saj se skupina spopada s pospeše- nimi koraki informatizacije pravosodja, ki je v teku že dobro desetletje. MDS je v letu 2022 kot sestavni del komisije za izdajo enotnih pisnih stro- kovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega pripravila enotna pisna strokovna navodila: • enotna pisna strokovna navodila za okrajna sodišča, • enotna pisna strokovna navodila za okrožna sodišča, • enotna pisna strokovna navodila za sodnika za prekrške, ki jih je v letu 2022 izdal Arhiv Republike Slovenije. Prav tako je MDS dejavno sodelovala z Notarsko zbornico Slovenije (NZS) pri oblikovanju klasifikacijskega načrta za Notarsko zbornico Slovenije ter kla- sifikacijskega načrta za notarje za potrebe novega informacijskega sistema, ki se je začel uporabljati pri notarjih in tudi pri NZS. Za notarje je pripravljala enotna pisna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega za notarje, ki bodo sprejeta in izdana v letu 2023. V okviru teh dejavnosti so sledile tudi izdaje odločb za vpis notarjev in NZS v RegUst. Prav tako je MDS sodelovala z Ministrstvom za pravosodje RS pri pripravi pravilnika o poslovanju notarja z listinami in vpisniki ter tehničnih zahtevah programske opreme za podporo poslovanja notarja, ki naj bi bil sprejet v letu 2023. Pri svojem delu se MDS ukvarja s spremljanjem in podporo na sodiščih glede arhivskega gradiva v digitalni obliki, saj se na Vrhovnem sodišču RS, ki je skrbnik informacijske podpore za vsa slovenska sodišča, nadaljujejo številni projekti, ki so se izvajali v okviru Operacije ePravosodje in ki jih Vrhovno sodi- šče RS izvaja v okviru operacije Učinkovito pravosodje v sodelovanju z Ustav- nim sodiščem in Ministrstvom za pravosodje RS. Končni načrti so, da bodo upo- rabniki storitev s sodišči v vseh civilnih in kazenskih sodnih postopkih poslovali v elektronski obliki, obenem se na slovenskih sodiščih izvajajo prenove sodnih postopkov in poslovnih procesov, kar seveda vpliva na gradivo, ki nastaja. Civil- ni in kazenski sodni postopki so že deloma informacijsko podprti, kar se iz leta v leto bolj izpopolnjuje, vsa sodišča že v veliki meri poslujejo elektronsko, med- tem ko se v naslednjih letih se pričakuje, da bo vse poslovanje skoraj izključno elektronsko. Znotraj teh dejavnosti se oblikujejo različni portali: spletni portal e-So- dišče, ki je namenjen uvajanju posameznih spletnih storitev sodišč in odpravi administrativnih ovir (npr. e-koledar, e-dražbe ipd.), EU državljan, ki je name- njen zagotavljanju evropskih spletnih storitev (npr. Evropski plačilni nalog) s posebnim poudarkom na tehnični integraciji sodstva s tujimi sistemi in vzpo- stavitvi standardiziranih informacijskih storitev za izmenjavo, mobilni sodnik, ki je namenjen pripravi organizacijskega in informacijskega okolja za delo na domu ter za zunanje poslovanje; mreža in organizacija sodišč, ki je namenjen zagotovitvi enovite informacijske rešitve za evidentiranje prisotnosti za celo- tno sodstvo, ki ustreza zakonskim zahtevam na navedenem področju in nudi tudi druge rešitve (zbir vseh podatkov, pomembnih za obračun plač na enem mestu in prenos teh podatkov v sistem MFERAC; povezava z drugimi sistemi – centralni eKoledar; pristopna kontrola; eBOL); podpora upravljanju sodstva, ki je namenjen podpori poslovnim odločitvam pri izvajanju, nalog sodne uprave z nadgradnjo sistema s podatki iz drugih izvornih evidenc (npr. finančni podatki) in dodatnimi funkcionalnostim poslovnega obveščanja, ki prispevajo h kakovo- stnejšim poslovnim odločitvam; prenova in konsolidacija poslovnega procesa, ki je namenjen podpori uvajanja novih konceptov v poslovne procese, ki ima- jo za cilj razbremenitev sodnikov, koncentracijo in centralizacijo posameznih 189 Letnik 46 (2023), št. 1 poslovnih funkcij, dosledno uporabo e-poslovanja ter prenovo in konsolidacijo poslovnih procesov; PRIS – posredovanje pravnih informacij, ki je namenjen zagotovitvi boljšega objavljanja in posredovanja informacij, ki se nanašajo na vsebinsko odločanje sodišč, kot pomembnega dejavnika usklajevanja sodne prakse ter zagotavljanja javnosti, pravne varnosti in enakosti; upravljanje di- gitalnih vsebin, ki je namenjeno izdelavi in vzpostavitvi sistema za upravljanje poslovnih procesov, dokumentov in drugih elektronskih vsebin ter njihovo ar- hiviranje z namenom tehnične konsolidacije informacijskih sistemov sodstva; izmenjava vsebin v kaznovalnih postopkih, ki je namenjena vzpostavitvi enotne elektronske izmenjave vsebin med glavnimi deležniki v kaznovalnih postopkih; zeleni sodni postopek, ki je namenjen izvajanju zelenih politik za zmanjšanje obremenitev okolja glede porabe električne energije, izkoristka porabe toplote v določenem času, glasnosti (povzročanje hrupa), v okviru česa se vzpostavlja enotno tiskalniško okolje za vsa sodišča, pri čemer se kombinira nakupni in sto- ritveni model; postopkovna pravičnost, ki je namenjena uporabnikom sodnih storitev (npr. posredovanje informacij o postopku in razpoložljivih sodnih vse- binah, vzpostavitev informacijskih točk, video predstavitve, brošure, zgibanke, dostop do informacij prek spleta); pomočnik sodnika, ki je namenjen analizi potrebnih znanj in sposobnosti, ki jih potrebuje sodno osebje, v tem okviru se izvajajo individualna usposabljanja sodnega osebja na delovnem mestu. Vse zgoraj naštete dejavnosti naj bi se končale z letom 2023, kar bistve- no vpliva na načine varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva. Da te spre- membe niso omejene samo na sodišča, priča tudi dejstvo, da so v te dejavnosti poleg Vrhovnega in posameznih sodišč v državi vključeni tudi Ministrstvo za pravosodje RS (vključno s CIP in Upravo za izvrševanje kazenskih sankcij), Vr- hovno državno tožilstvo RS, Državno odvetništvo RS, Ministrstvo za javno upra- vo, Ministrstvo za notranje zadeve RS in Policija ter vse ključne zbornice, zdru- ženja in nevladne organizacije. Tako se bo MDS spopadala z valorizacijo novih vsebin, kot so: • eKoledar, ki predstavlja uvedbo osrednjega koledarskega strežnika, ki bo poleg zagotavljanja koledarskih funkcij za centralne aplikacije zagotavljal tudi možnost osebnih koledarjev v povezavi z informacijskimi sistemi so- dišč in tudi namenskimi aplikacijami, omogočal rezervacijo virov in obve- ščanje o dogodkih neodvisno od aplikacij (npr. z uporabo SMS-sporočil, spleta in mobilnih naprav). • eDražbe, ki predstavljajo sistem, ki omogoča elektronsko izvedbo javne dražbe nepremičnin in premičnin v izvršilnih in stečajnih postopkih. V sistemu so na enem mestu s čim več podatki in slikovnim gradivom ob- javljene vse nepremičnine, premičnine in pravice, ki se prodajajo v iz- vršilnih postopkih ne glede na način prodaje. Sistem omogoča prodajo predmetov in pravic, ki se prodajajo v izvršilnih postopkih, ne glede na način prodaje, in spletno (elektronsko) prodajo nepremičnin v izvršilnih postopkih. Sledile bodo objave predmetov prodaj v stečajnih postopkih. • Enoten vmesnik za dostop do sistemov e-Justice, ki je namenjen zagota- vljanju informacij v zvezi s postopki in storitvami, ki jih zagotavlja portal e-Justice, ki ga upravlja Evropska komisija. • Evidenca prisotnosti in nadzora pristopa, pri čemer govorimo o informa- cijskem sistemu, ki bo združeval in vsebinsko pokrival tako evidentiranje prisotnosti in odsotnosti kot tudi nadzor pristopa. Hkrati sistem omogoča prenašanje podatkov s področja registracije delovnega časa in evidence odsotnosti v druge informacijske sisteme sodstva, ki te podatke potrebu- jejo za svoje delovanje (nekatere povezave sistemov so že vzpostavljene, npr. z eBOL in MFERAC, medtem ko nekatere še bodo, npr. osrednji eKole- dar sodstva). • Podpora skladišču podatkov, pri čemer gre za nadgrajevanje in prilagaja- nje podatkovnega skladišča spremembam (prenovam) v informacijskih 190 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia sistemih za spremljanje sodnih zadev in dodajanje novih podatkovnih vi- rov, s ciljem zagotavljanja podatkov za namene poslovnega odločanja in prenosa podatkov za statistične obdelave na Ministrstvo za pravosodje RS. • Nadgradnja PUND obstoječega informacijskega sistema za spremljanje civilnih, delovnih in socialnih ter upravnih postopkov s funkcionalnostmi elektronskega poslovanja, ki vključujejo elektronsko vročanje, elektron- sko vlaganje ter dostope do podatkov iz vpisnika in spisa, ki jih nalagata zakonodaja in Sodni red. • Vzpostavitev enotnega sistema za zajem in procesiranje sodnih odločb, ki se bodo zajemale pri viru – torej pri posameznem sodnem zapisnikarju, odgovornem za izdelavo pisnega odpravka, ali neposredno ob podpisova- nju. • eHramba, ki je namenjena zagotavljanju enotnega, zakonsko skladnega sistema za hrambo digitalnih vsebin (elektronskih dokumentov, posnet- kov in drugih elektronskih gradiv), ki so s pomočjo elektronskih vpisni- kov uporabljane za potrebe sodnih postopkov. Ključni poudarki so tudi na zagotavljanju varnosti in hitrosti (odzivnosti) sistema. • Nadgradnja iZK oziroma nadgradnja sistema e-ZK (elektronska zemljiška knjiga), ki obsega razvoj novih funkcionalnosti in postopkov v informacij- skem sistemu e-ZK (elektronska zemljiška knjiga) zaradi uskladitve z no- velo Stvarnopravnega zakonika (SPZ-B) in Zakonom o vzpostavitvi etažne lastnine na določenih stavbah ter o ugotavljanju pripadajočega zemljišča (ZVEtL-1). • Vzpostavitev osrednje zbirke podatkov eObveznosti, ki vključuje vse ob- veznosti in terjatve, ki nastajajo v sodnih postopkih, vključno z njihovim (finančnim in nefinančnim) zapiranjem. Osrednja zbirka bo omogočila celovit pregled nad finančnim poslovanjem sodišč na področju terjatev, medtem ko sta ena od ključnih ciljev projekta zagotavljanje čim večje av- tomatizacije in zmanjšanje administrativnega bremena zaposlenih. • Nadgradnja Su vpisnika, v okviru katerega se je vzpostavila povezava z informacijskim sistemom za hrambo dokumentarnega gradiva Archeía, spremenili in dogradili so se postopki, dograjene so bile obstoječe in vzpostavljene povezave nove s sistemom MFERAC Ministrstva za finance RS, ki podpira poslovanje proračunskih uporabnikov na finančnem, raču- novodskem in plačno-kadrovskem področju. • V načrtu je izgradnja eSpis, sodobnega sistema, ki bo uporabnikom olajšal dostop do vsebine elektronskih spisov ob izkoriščanju vseh novih možno- sti, ki jih prinaša elektronski spis, ter posledično olajšal in pohitril njihovo obdelavo. Oblikovan je kot samostojni modul, ki omogoča različne načine prikaza sodnih spisov in njihove vsebine, zadev in listin, shranjenih v ele- ktronski obliki, ter iskanje in komentiranje teh vsebin. • Nadgradnja sistema eINS (insolvenčni postopki), ki bo omogočila poveza- vo s portalom EU e-pravosodje – IRI 2.0, dostop fizičnih oseb do sistema s pomočjo podportala eINS, z objavo določenih vrst dokumentov/prilog, s povezavo sistema z aplikacijo eSpis in z aplikacijo Archeía, dostop do zaščitenih vpogledov v vloge, listine in sodne odločbe posamezne zade- ve oziroma zaščitenih vpogledov v posamezni spis za različne kategorije uporabnikov. • Izdelava funkcionalnosti elektronskega poslovanja v kazenskih zadevah (elektronsko vlaganje, elektronsko vročanje, prevzemanje skeniranih/ digitaliziranih dokumentov, podpisovanje dokumentov z vključitvijo pod- pisne komponente, funkcionalnosti v zvezi s povratnicami in z dohodnimi zaznamki, integracija z varnostno shemo, integracija z elektronskim spi- som eSpis). • Izmenjava z deležniki v kazenskem postopku in postopku o prekrških, v 191 Letnik 46 (2023), št. 1 okviru katerega je bil izveden pilotski projekt izmenjave podatkov med Vrhovnim sodiščem RS in Vrhovnim državnim tožilstvom RS v postopkih v zvezi z zahtevami za varstvo zakonitosti, vloženih v kazenskih postop- kih in odgovorih na zahteve za varstvo zakonitosti. V juniju 2021 so se s pomočjo razvite informacijske rešitve na strani sodstva in državnega to- žilstva v elektronsko izmenjavo vlog vključila še ostala državna tožilstva, in sicer s pošiljanjem popisa prilog na sodišča. V teku je projekt eIzmenja- va s kazensko evidenco, ki bo na enoten način omogočil zakonsko skla- dno izmenjavo podatkov in dokumentov med informacijskim sistemom za spremljanje kazenskih postopkov, ki ga uporabljajo sodišča, in infor- macijskim sistemom kazenske evidence Ministrstva za pravosodje RS. Hkrati poteka projekt Standardna podatkovna shema za eIzmenjave, ki je namenjen vzpostavitvi enotne sheme za izmenjavo vsebin med deležniki v kazenskem postopku. MDS se že zadnjih nekaj let ukvarja z dejavnostmi glede pilotnih prevze- mov elektronskih evidenc z Vrhovnim sodiščem RS in Državnim odvetništvom RS s pomočjo vodje medarhivske skupine mag. Škoro Babić MDS je že v letu 2020 odprla naslednja vprašanja in sprejela sklep, sistem centralno vodenih vpisnikov in evidenc terja tudi centralno vodeno stalno zbir- ko dokumentarnega in arhivskega gradiva. Pri pripravi pisnih strokovnih navodil za sodišča okrožne in okrajne pri- stojnosti je skupina ugotovila naslednje: • Za overjanje javnih listin okrožna sodišča uporabljajo vpisnika Ov-H in Ov-i, ki se od 1. septembra 2012 vodita elektronsko in centralizirano za vsa okrožna sodišča. • Izvršilne zadeve se od leta 2007 vodijo v enotnem osrednjem informacij- skem vpisniku iVpisnik, torej centralizirano za vsa sodišča. Tu se pojavlja vprašanje, ali je zadeva rešena, če je odčrtana po pravilih odčrtanja v So- dnem redu. • Druge civilne zadeve (pri okrajnih sodiščih: vpisnik P, N, D, Pr, Pl, M, Sl, Pom, Izp, R; pri okrožnih: P, Pg, N, Ng, Pl, Plg, Z, Zg, M, Pom, Pom-i, R, R Srg, Og, Pk; del. in soc. sodišča: Pd, Ps, M, Pom, R, Pk; sodna uprava: SuNp, RoP, Bpp) se vodijo v informacijskem sistemu PUND in so vsi centralizirani, to- rej se za vsa sodišča vodijo centralizirano, in sicer postopoma že od leta 2000. Tu se MDS spopada z vprašanjem prevzemanja zadev, ki se evidentirajo v centraliziranem vpisniku, kjer ne gre zgolj za evidenco, ampak za dokumentni sistem, ki je tesno povezan tudi z gradivom v fizični obliki. Pojavlja se vprašanje pristojnosti arhivov oziroma kateri arhiv je pristojen – obenem se pojavlja vpra- šanje spoštovanja načela provenience in celovitosti (namreč niso vsi vpisniki centralizirani – samo nekaj teh). Ustvarjalci so seznanjeni z obveznostjo spre- jema notranjih pravil in predložitve teh državnemu arhivu v potrditev. NZS je poleg Državnega odvetništva RS in Ustavnega sodišča RS tudi dejavno pristopila k oblikovanju NPP: Nujna pereča vprašanja, ki bi jih po mnenju MDS za področje pravosodja najvišja telesa na področju varstva arhivskega gradiva morala rešiti, so: • ureditev RegUsta – oziroma dogovor med arhivi glede pristojnosti glede na centralizirano vodene evidence in centralizirano vodenih zadev, • prostorska stiska za hrambo gradiva pri ustvarjalcih, • prostorska stiska pri arhivih, • ker je rok za prevzem arhivskega gradiva sodišč (30 let) glede na vsebino gradiva absolutno prekratek, MDS poziva k spremembi določb ZVDAGA glede dostopnosti tega gradiva v javnem arhivu. 192 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Člani MDS za pravosodje nujno potrebujejo dostop do osnovnega orodja za dostop do pravih informacij – do IUS INFO, vendar ga ne dobijo, ker za arhive predstavlja previsok strošek za dostop za člane MDS. Načrt za leto 2023 je nadaljevanje zastavljenih projektov ter reševanje aktualnih vprašanj in težav. vodja MDS mag. Aida Škoro Babić 6. Poročilo Medarhivske delovne skupine za področje vzgoje in izobraževanja a. Za leto 2021 Medarhivska delovna skupina se je v letu 2021 sestala večkrat po aplika- ciji Zoom, in sicer 14. junija, 15. oktobra in 22. oktobra 2021. Poleg sestankov so si članice dopisovale tudi po elektronski pošti. Maja Povalej (ARS) je že 6. oktobra 2020 na MIZŠ naslovila dopis z opozo- rilom na potrebno noveliranje enotnega klasifikacijskega načrta za VIZ-zavode z zbirnim katalogom, saj je pri znaku 60 Vzgoja in izobraževanje prišlo do večjih sprememb. Ker ni bilo odgovora, ga je ponovno posredovala 5. novembra 2021. Ker MIZŠ še vedno ni podal odgovora, je Maja Povalej dopis ponovno naslovila na MIZŠ in poskusila navezati stike s pristojnimi. Maja Povalej, Mirjana Kon- testabile Rovis in Vesna Kočevar smo se 21. oktobra 2021 udeležile sestanka na MIZŠ, ki je bil namenjen predstavitvi usklajevanja EKN za VIZ z novim Pra- vilnikom o določanju rokov hrambe v javni upravi. Na sestanku so bili z MIZŠ prisotni: mag. Radovanka Petrić (generalna sekretarka), Boris Zupančič (vodja sektorja za OŠ), mag. Vojko Brunček (vodja Glavne pisarne) in Slavica Čebular- -Musar (pravnica). Članice MDS VIZ smo predstavile izdelan osnutek novega EKN za VIZ, in sicer razdelitev področja 60 Vzgoja in izobraževanje. Opozorile smo tudi, da so se z novim pravilnikom o določanju rokov hrambe v javni upravi dopolnili nekateri na strani ministrstva nezasedeni znaki na tretji ravni. Sklenili smo, da jim pošljemo vse svoje osnutke in opravljeno delo pri nastajanju ome- njenega pravilnika. Pri MIZŠ bodo oblikovali delovno skupino za usklajevanje novega EKN s pravilnikom. V skupino bodo povabili tudi nekatere članice MDS VIZ, ki bi bile pripravljene pomagati. Medarhivska delovna skupina je ponovno pozvala Inšpektorat za kulturo in medije RS (IRSKM), da poda neobvezujoče mnenje v zvezi s problematiko osebnih map v vzgojno-izobraževalnih zavodih kot A-vzorčnega gradiva. Se- stanka se je udeležil mag. Urban Brulc iz urada informacijskega pooblaščenca, razložil je relacije med arhivskim zakonom in področno vzgojno-izobraževalno zakonodajo. Izpostavil je, da obrazec soglasja, pripravljeno na podlagi okrožni- ce MIZŠ VIZ št. 092-7/2018 z dne 5. februarja 2018, v katerem je zavedeno, da bodo tako zbrani podatki ohranjeni v skladu z zakonom, ki ureja varstvo doku- mentarnega in arhivskega gradiva ter arhive in v skladu s pisnimi strokovnimi navodili pristojnega arhiva za odbiranje arhivskega gradiva posredovani tudi pristojnemu arhivu, ustreza 13. in 14. členu Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov EU po popolni obveščenosti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o nadaljnji obdelavi osebnih podatkov za namen, ki ni namen, za katerega so bili osebni podatki pridobljeni. Prejšnje soglasje, ki za starše, po naših izkušnjah, ni bilo tako sporno, je bilo med drugim zapisano, »da bodo vsi tako zbrani osebni podatki izbrisani najkasneje eno leto po otrokovem izstopu iz vrtca oziroma šole«, dalje piše, »da se bodo tako zbrani osebni podatki lahko po- sredovali samo tistim drugim uporabnikom, ki jim to dovoljuje zakon, vsem osta- lim pa samo na podlagi pisnega soglasja staršev«. Tukaj so tisti drugi uporabniki lahko tudi arhivi, sodišča, policija, CSD in ostali. Tako smo pravzaprav že imeli pravno podlago za uporabo oziroma prevzem tovrstne dokumentacije. Osebne