144 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 Forum Zajem, arhiviranje, upravljanje in hramba podatkov – ZAUH, ki ga je organiziralo podjetje Palsit, d. o. o., je potekal 10. maja 2012 na Gospodarskem razstavišču v Ljubljani. Udeležence je pozdravil predstavnik podjetja Palsit in predstavil razstavljavce. [1] Matevž Košir iz Arhiva Republike Slovenije je v uvodnem govoru poudaril pomen hranjenja dokumentov v arhivih, čeprav javni in zasebni ustvarjalci po zakonu niso neposredno dolžni izročati dokumentov v arhiv. Arhivirajo se tisti dokumenti, ki imajo pomen za kulturo, znanost, pravno varnost idr. Razjasnil je tudi, da je danes ena od glavnih skrbi arhivov, da arhivski dokumenti v elektronski obliki ostanejo "živi", se pravi berljivi. [2] Darja Murkovič Žigart iz Pošte Slovenije je v prispevku "Arhivirati ali ne arhivirati?" povedala, da smo si pravzaprav vsi enotni, da je ustvarjeno treba hraniti za prihodnje rodove. Prvotno so bili dokumenti shranjeni zaradi pobiranja davkov in po večini so jih hranili v sakralnih objektih. Danes, v dobi elektronskega poslovanja arhiviramo sicer širšo paleto dokumentov, in to na elektronskih medijih. V Pošti Slovenije imajo akreditirane rešitve s strojno in programsko opremo, postopki in sledljivostjo postopkov za arhiviranje dokumentov. [3] Sledilo je predavanje Boštjana Viranta iz S & T Slovenija, d. d., s prispevkom "Prehod na storitve v javnem oblaku (primer iz prakse – MS Office 365)". Storitve v javnem oblaku so dostopne na zahtevo, uporabljajo nabor virov in se jih da hitro sprostiti brez posredovanja. Zagotavljajo lokacijsko neodvisnost, "samopostrežbo", elastičnost in fleksibilnost virov. Osredotočil se je na programsko opremo v javnem oblaku. V oblaku se lahko standardizira računalniško okolje, zmanjšajo stroški, omogoči se hitra vpeljava in večja varnost. Podjetje se lahko osredotoči na poslovne cilje, izboljša konkurenčno prednost, uredi privlačno poslovno okolje. Zaradi oblaka je dostop do novosti hitrejši, omogočeno je geografsko povezovanje razpršenih podružnic, formalnopravno zagotavljanje skladnosti in ne nazadnje dejanska uporaba tega, kar je kupljeno. Kot primer storitve v oblaku je omenil proizvod MS Office 365, ki omogoča poslovanje podjetja. Podjetje S&T ima znanje in izkušnje s storitvami v oblaku tudi za največja in najbolj kompleksna okolja, kot je podjetje Mercator. [4] Igor Bohinc iz podjetja ASTEC, d. o. o., je predstavil "Prvi korak v oblak". Danes imajo uporabniki podatke največkrat na strežnikih, osebnih računalnikih ter ključ- kih USB. Vse večje so težnje po neomejenem dostopu do katerih koli storitev in virov. Skratka mobilnost do podatkov na vsakem koraku. Zakonodaja EU to dovoljuje. Prepovedujejo pa zakoni, kot so ZVOP, ZTP, Basel … zaradi varnosti podatkov. Oblake lahko vidimo kot podaljšek lokalnega omrežja podjetja. Virtualizacija že danes prinaša visoko zanesljivost in zmogljivost. Astec kot ponudnik priporoča postopen prehod k storitvam v oblaku: • arhiviranje v oblaku, • dokumenti v oblaku, • pisarna v oblaku, • e-pošta v oblaku, • videokonference, • celotno poslovanje – najprej za mala podjetja in nato za velika. [5] Robert Bergles iz podjetja ASTEC, d. o. o., je imel prispevek z naslovom "Kako preprečimo neprimernim uporabnikom dostop do omrežja". Glavna vprašanja so: kaj varujemo, kako bo to nadzorovano, kdo bo izvajalec, za kakšno ceno. Preprečiti moramo nepooblaščen vstop v omrežje, nepooblaščen dostop do dokumentov in nepooblaščen zagon neželenih programov. Rešitev je uporaba programa Microsoft End Point Security, ki preprečuje nepooblaščene dostope in omogoča tudi sledenje in zaščito dokumentov. [5] Miha Lesar in Zoran Čadež iz podjetja 360ECM, d. o. o., sta predstavila "Dokumentni sistem pamBOA v fORUM ZAjEM, ARhIVIRANjE, upRAVLjANjE IN hRAMbA pODATKOV doi:10.3359/oz1203144 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI M T 145ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 manj kot dveh dneh". Na začetku so v podjetjih pred dilemo, ali naj sami razvijajo projekt za dokumentni sistem ali naj proizvod kupijo. Vse je odvisno tudi od kompleksnosti procesov v podjetju. Odločitev za lasten projekt je povezan s temeljito prenovo procesov, kar je bolj zamudno in tudi investicija se povrne v daljšem časovnem obdobju. Pri kupljenem proizvodu je povrnitev investicije hitrejša, prav tako hitrost uvedbe sistema. Proizvod pamBOA je namenjen majhnim in srednjim podjetjem. V elektronski mapi Dosje združuje različne vrste procesov in dokumentov: pogodbe, vhodno in izhodno pošto, račune, arhiv dokumentov. Kot primer je bil prikazan delovni tok vhodnih računov. [6] Marcel Medved iz podjetja ISS, d. o. o., je predstavil "Primer dobre prakse: učinkovitost in hitra vpeljava dokumentnega sistema pamBOA v podjetju ISS Facility services, d. o. o.". V podjetju ISS so kot stranka podjetja 360ECM iz papirnega poslovanja s pomočjo pamBOA prešli na sodoben elektronski dokumentni sistem. Naveden proizvod jim je omogočil hitro vpeljavo in investicijsko učinkovitost, enostavno delo in vodenje, dostopnost pri potrjevanju računov in vhodni pošti. V prihodnje nameravajo proizvod še nadgraditi z delilnikom stroškov ter ga prilagoditi za uporabo na pametnih mobilnih napravah. [6] Miha Ozimek iz Slovenskega inštituta za kakovost in meroslovje (SIQ) je v prispevku z naslovom "Od začetkov urejanja dokumentacije v podjetju do vzpostavljenih notranjih pravil" govoril, da se je elektronska hramba dokumentov začela uvajati zaradi zakonodaje in lažjega iskanja dokumentov med shranjeno dokumentacijo. Zakonodaja, ki ureja to področje, zajema naslednje zakone in predpise: • ZVDAGA – Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, (načelo trajnosti, načelo celovitosti – dokazljivost izvora, načelo dostopnosti), • UVDAGA – Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (če podjetje ima certifikat ISO 9001, že zadostuje zahtevam uredbe), • ETZ 2.0 – Enotne tehnološke zahteve (če podjetje ima certifikat ISO 9001 in ISO 27001, že zadostuje zahtevam), • kontrolni seznam za potrjevanje notranjih pravil. Z vzpostavitvijo standardov ISO 9001 in ISO 27001 so izpolnjeni vsi pogoji za pokrivanje prej navedenih zakonskih zahtev (pokritih imamo kar 60 od 93 kontrolnih točk). Pridemo do celovitega upravljanja s kakovostjo in varnostjo podatkov v podjetju. [7] Tone Gazvoda iz podjetja TETRADA, d. o. o., je predstavil "Preprosto in pregledno naročanje s potrjevanjem računov". V podjetju so razvili lastne rešitve za različna poslovna področja in jih dajejo v najem kot oblak. Omogočena je uporaba rešitve kot spletne aplikacije, možnost povezovanja z zunanjimi aplikacijami, enostaven uporabniški vmesnik, prilagojena administracija in robustnost. Predstavil je primer naročanja z naročilnico in računom ter primer sledljivosti dokumentov. Programska rešitev vsebuje zajem dokumentov, procesiranje in e-arhiv z: • obveščanjem uporabnikov, • natančnim pregledom vseh faz obdelovanja, • samodejnimi opozorili v procesu, • določanjem pravil in prejemnikov v procesu, • dostopom do arhiviranih dokumentov neposredno iz arhiva. [8] Boštjan Berčič iz Inštituta za ekonomijo, pravo in informatiko (IEPRI) je predstavil "Nekatera (pravna) vprašanja elektronskega arhiviranja". Izkazalo se je, da v praksi zakonodaja s področja elektronskega arhiviranja ni zaživela tako, kot so pričakovali. Potrjenih je šele 30 notranjih pravil. Razen nekaterih izjem v javnem sektorju zakon ZVDAGA pravzaprav nikogar ne obvezuje, da bi elektronsko arhiviral. Zakon tudi ne predpisuje kazni za prekrške. Ali je treba vse dokumente v elektronski obliki hraniti po ZVDAGA? To velja samo za dokumente, ki morajo imeti formalnopravno veljavo (enako izvirniku): računi, dobavnice, pogodbe, dokumenti v pravnem prometu (poslovanje podjetij med sabo, pred sodišči). ZVDAGA tudi ne ureja delovanja arhivskih sistemov. Tudi brez sprejetih notranjih pravil imajo elektronski dokumenti pravno veljavo. Elektronski podpis ni obvezen za elektronski arhiv. Zakon ZVDAGA zaenkrat tudi še ne sledi novi tehnologiji računalništva v oblaku. Glede primerljivosti slovenske zakonodaje o e-arhiviranju z drugimi evropskimi državami pa velja, da so primerljive samo ETZ 2.0. [9] Uroš Bečan iz podjetja Mikrocop, d. o. o., je v prispevku z naslovom "Z uvedbo brezpapirnega poslovanja do večje poslovne učinkovitosti (s primeri dobre prakse)" govoril o zniževanju stroškov in o prednostih, kot so: • vpeljava po korakih, • povečani prihranki, • večja produktivnost, • hitra in enotna uvedba, • nižji stroški poslovanja, POROČILO 146 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 • hitrejše izvajanje poslovanja in poslovnih procesov, • vzpostavitev nadzora nad procesi, • možnost integracije z zalednimi informacijskimi sistemi, • večja učinkovitost in kakovost poslovanja. Pokazal je primer dobre prakse – delovanje modulov za pošto, likvidacijo računov in upravljanje prodajnih pogodb. Predstavil je poslovna modela v sistemu Brezpapirja.si: • In-house: naročnik kupi licenčno programsko opremo, sledi namestitev na lokaciji naročnika, plačuje se mesečni pavšal. • Cloud: uporaba aplikacije na lokaciji Mikrocopa (v oblaku) z najemom sistema in plačilom po dejanski uporabi. [10] Boštjan Gaberc iz podjetja Mikrografija, d. o. o., je v prispevku "Obvladovanje poslovnih procesov in hramba z mDocs produkti" predstavil shemo arhitekture sistema in celovitega obvladovanja dokumentov. Predstavil je aplikacijo mDocs, ki je izredno fleksibilna in so jo sami razvili. Zajema module mRačuni, mPošta, mISO, mProjekti, mPogodbe, mSign in mGov. Aplikacija je tako enostavna, da lahko naročnik brez posebnega znanja po dvodnevnem usposabljanju sam obvladuje procese z MS Visio. Vsi predhodni procesi se hranijo (verzije programa), računalniški program pa jih samodejno prevzame. Na praktičnem primeru je bil prikazan spletni vmesnik, primer zajema pošte, e-podpis (mSign), ki ga je možno integrirati na iPhone in GSM. Novi uporabniki se lahko odločijo za eno od naslednjih strategij: • uvedba lastnega sistema, • najem storitve, • delni najem storitve. Na podlagi zakona ZVDAGA so sprejeli ISO 9001 in ISO 27001, notranja pravila in varnostno politiko. Izboljšali so proces sledljivosti, faze obvladovanja dokumentacije in so tik pred akreditacijo sistema. [11] Davorin Plemenitaš iz podjetja Mikroprimar, d. o. o., je predstavil prispevek "Kakovostna integracija v poslovno okolje in enostavnost uporabe DocWare DMS: Ključne lastnosti dokumentnega sistema na poti do brezpapirnega poslovanja". S certificiranimi moduli DocWare Connect podpirajo celovito integracijo dokumentnega sistema, do katerega lahko uporabniki dostopajo neomejeno (kadar koli od kjer koli). S tem porabijo za 25 % manj časa, kar ima neposreden vpliv tudi na nižje stroške poslovanja in povečanje učinkovitosti ter širitev obsega poslovanja. Da bi se izognili začetni investiciji, uporabniki zaupajo tudi dokumentnemu sistemu v oblaku (DocWareSaaS). Možna je neomejena integracija dokumentnega sistema v lastne informacijske rešitve in aplikacije: Outlook, SAP, Lotus Notes, Share Point, Office itd. Prav tako je integriran s strojno opremo (skenerji, multifunkcijske naprave, sistemi za shranjevanje ipd.). Prikazal je praktične primere: • Connect to Outlook (povezava z e-pošto), • Smart Connect (z enim klikom do dokumenta), • Windows Explorer Client (upravljanje z dokumenti v Explorerju), • DocWare Mobile (upravljanje z dokumenti preko iPad-a ali GSM-a). [12] Boštjan Martini iz podjetja MFC.2, d. o. o., je predstavil "Zakonsko skladno obvladovanje dokumentacije". Njihova pravna pisarna MFC2 ponuja specializirane pravne storitve s področja arhivistike in informacijskega prava. Ključni problemi, s katerimi se srečujejo v njihovi svetovalni praksi, so prenizka stopnja zavedanja o varstvu različnih vrst podatkov, nepoznavanje pravnih podlag za njihovo obdelavo, nepopolno izdelani notranji akti in pogodbe, neustrezno določeni roki hrambe ipd. Zato strankam svetujejo na področjih: • elektronskega arhiviranja, • varstva osebnih podatkov in zasebnosti, • poslovnih skrivnosti in drugih zaupnih podatkov, • telekomunikacijskih podatkov, • informacijske intelektualne lastnine, • elektronskega nadzora nad delom zaposlenih. V zaključku je na praktičnih primerih prikazal naslednje aktivnosti delovanja glavne pisarne: zajem dokumenta (skeniranje), oprema dokumenta z metapodatki, uvoz v lasten sistem ali v pregledovalnik MFC in iskanje izgubljenih dokumentov. [13] Igor Gruber iz podjetja PIA, d. o. o., je v prispevku z naslovom "Celovito elektronsko poslovanje: zajem dokumentov, distribucija, potrjevanje, elektronsko podpisovanje, izmenjava … in e-hramba" predstavil aplikacijo ODOS, ki omogoča enostaven zajem, obdelavo, skupno rabo, elektronsko podpisovanje in hrambo dokumentov na internetu. ODOS je popolnoma kompatibilen z obstoječimi orodji in načini dela, z njim se skrajša čas uvajanja in zmanjšajo potrebe po intenzivni tehnični podpori. ODOS nastopa tudi kot sistem za vodenje procesov v podjetjih. Za občine so sistem (v sodelovanju z njimi) prilagodili in poenostavili, zato je sistem uporabnikom prijazen, uvajanje uporabnikov sistema pa razmeroma kratko. Najpogostejši procesi oz. področja celovitega elektronskega poslovanja, ki jih program podpira, so: • upravljanje dokumentov, • vhodno-izhodni dokumenti, POROČILO M T 147ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 • nabavni postopek, • likvidacija računov, • potni nalogi, • odsotnosti in upravljanje dela, • projektna opravila. [14] Milan Gabor iz podjetja Viris, d. o. o., je predstavil prispevek z naslovom "Vdor neuspešen! Naslednja tarča arhivi in shrambe podatkov". Predstavil je varnostne storitve njihovega podjetja: informacijsko svetovanje, načrtovanje, vpeljava in vzdrževanje informacijskih rešitev, varnostni pregledi in rešitve ter raziskave in razvoj na področju varnosti informacijskih sistemov. Predstavil je potek njihovih raziskav ogrožanja spleta in iskanja rešitev. Med najbolj kritične točke, ki jih ogrožajo hekerji, spadajo arhivi in knjižnice, saj je veliko podatkov na enem mestu in vsebujejo veliko pomembnih informacij (npr. knjižnice hranijo diplomske naloge ipd.). Prav tako so zelo ogroženi elektronski predali in podatki v oblakih. Na spletni strani http://www.exploit-db.com/ lahko preverimo, ali je naša spletna stran varna pred hekerji. [15] Vanja Glešič iz podjetja Palsit, d. o. o., je predstavila "Kako neprekinjeno poslovati in se zaščititi pred izgubo podatkov". V uvodu je povedala nekaj o upravljanju neprekinjenega poslovanja, varovanju podatkov in hrambi oz. povezavi neprekinjenega poslovanja z varovanjem podatkov. Upravljanje neprekinjenega poslovanja sloni na treh stebrih: • upravljanje incidentov, • okrevanje poslovnih procesov, • tehnično okrevanje. Študija je prikazala, da je 50-odstotna izguba podatkov veliko poslovno tveganje, saj vodi podjetje v prenehanje poslovanja v približno dveh letih. Zato svetujejo in ponujajo rešitve, ki preprečujejo večje izgube podatkov. [16] Marko Žnidaršič iz Lekarne Ljubljana se je predstavil s prispevkom "Učinkovita raba podatkov: prednosti vizualizacije". Predstavil je sistem Spotfire, napredno programsko rešitev za poročanje, analizo in podporo odločanju v podjetju z dobro vizualizacijo. Spraševal se je: • Ali vidimo, kar želimo videti? • Ali vidimo, česar ne bi želeli videti? • Ali imamo realno sliko naših poslovnih odločitev? • Kako mi vidimo naše odločitve? Sistem poslovne inteligence mora odgovarjati na takšna vprašanja, saj rezultati odločanja vodijo v argumentirano vodenje in poslovanje. Na praktičnem primeru je prikazal primer in rešitve vizualizacije. Sledila je predstavitev kontrolinga, s katerim se oblikujejo in spremljajo upravljalni procesi določanja ciljev, načrtovanja in upravljanja. S tem se prevzemajo tudi določene odgovornosti za doseganje ciljev in rezultatov. Kontroling je razdeljen na tri dele: 1. tehnični je namenjen višjemu menedžmentu in daje celovito sliko poslovanja, 2. sekundarni je namenjen srednjemu menedžmentu in daje informacije pred tehničnimi informacijami, 3. primarnega izvajajo zaposleni in je najpomembnejši, ker daje takojšnje informacije. [17] V zaključku se je predstavil Peter Florjančič, 93-letni izumitelj in inovator, s prispevkom "Moj arhiv izumov ima že 75 let". Predstavitev je bila zelo zanimiva in humorna, saj je govoril o svojih bogatih življenjskih izkušnjah in doživetjih. V svojem dolgem življenju je srečal veliko znanih osebnosti tako poslovno kot zasebno. Od vseh se je nekaj naučil in dobil nove ideje za nove izume. Življenje je vedno "jemal z veliko žlico" in vedno je bil "ob pravem času na pravem mestu". Zelo so se nam vtisnile v spomin naslednje misli: • Če imaš vizijo in fantazije, se rodi ideja! • Ideja leži na cesti, le najti jo je treba! • Denar ni nič vreden, če ga ne zapraviš! • Jaz nisem v pokoju, tudi vi ne boste! • Imam še veliko idej, le časa mi počasi zmanjkuje! • Jaz sem vse zapravil, imam lepe spomine in ni mi žal! [18] Reference [1] Spletni naslov: http://palsit.com [2] Spletni naslov: http://www.arhiv.gov.si/ [3] Spletni naslov: http://www.posta.si/index.aspx [4] Spletni naslov: http://www.snt.si/ [5] Spletni naslov: http://www.astec.si/ [6] Spletni naslov: http://www.360ecm.si/ [7] Spletni naslov: http://www.siq.si/ [8] Spletni naslov: http://www.tetrada.si/ [9] Spletni naslov: http://www.ipri-zavod.si/news.php [10] Spletni naslov: http://www.mikrocop.com/ [11] Spletni naslov: http://www.mikrografija.si/ [12] Spletni naslov: http://www.mikroprimar.si/ [13] Spletni naslov: http://www.mfc-2.si/ [14] Spletni naslov: http://www.odos.si/ [15] Spletni naslov: http://www.viris.si/ [16] Spletni naslov: http://www.palsit.com/slo/index.php [17] Spletni naslov: http://www.lekarnaljubljana.si/ [18] Spletni naslov: http://peter-florjancic.com/ Metka Bakan Toplak, Breda Emeršič POROČILO