PRIPRAVA IN IZVEDBA multimedijske produkcije Srečko Zakrajšek PRIPRAVA IN IZVEDBA multimedijske produkcije Srečko Zakrajšek Biteks ZS, Ljubljana Ljubljana, 2022 KAZALO 1 UVOD ................................................................................................................................................................. 5 2 ORGANIZACIJA EKIPE, KOMUNIKACIJSKI IN IZVEDBENI NAČRT .................................................................... 8 2.1 Agilno delo v projektih ................................................................................................................................. 12 2.2 Komunikacijski načrt ................................................................................................................................... 16 2.3 Priprava izvedbenega načrta, tehnična dokumentacija ............................................................................. 20 3 PRAVNI VIDIKI MULTIMEDIJSKE PRODUKCIJE .............................................................................................. 25 4 KAKOVOST ...................................................................................................................................................... 38 5 SPREMLJANJE POTEKA PROJEKTA ................................................................................................................. 44 5.1 Spremljanje izvajanja projekta .................................................................................................................... 44 5.2 Ukrepi za upravljanje sprememb v projektu ................................................................................................ 52 6 MARKETINŠKI NAČRT, ETIČNO OGLAŠEVANJE .............................................................................................. 59 6.1 Marketinški načrt ......................................................................................................................................... 59 6.2 Etično oglaševanje ....................................................................................................................................... 61 7 ZAKLJUČNE DEJAVNOSTI IN DOKUMENTI PROJEKTA .................................................................................... 67 7.1 Ocena uspešnosti projekta .......................................................................................................................... 69 8 PRIPRAVA IN IZVEDBA PREDSTAVITVE .......................................................................................................... 74 9 VPRAŠANJA ..................................................................................................................................................... 80 10 LITERATURA IN VIRI .................................................................................................................................... 85 1 UVOD Ko dobimo nalog za izvedbo multimedijske produkcije, najprej pripravimo pogoje za izvedbo multimedijske produkcije, kot kaže shema 1. V sklop priprave pogojev sodi organizacija ekipe. Ko pridobimo ustrezne kadre, pogodbeno uredimo njihovo sodelovanje in pripravimo komunikacijski načrt, ki mora zagotoviti optimalno komunikacijo in delovanje sistema. Sledi priprava izvedbenega načrta, prostorov in opreme, tehnične dokumentacije, certifikatov in izpolnitev drugih zakonskih obveznosti ter nato produkcija. Med potekom izvedbe je treba zagotoviti stalno spremljanje najpomembnejših parametrov, kot so delovanje sistema, kakovost izdelkov ali storitev, časovni roki, finančni parametri, odzivi deležnikov ipd., in po potrebi sprejemati določene ukrepe. V zaključni fazi projekta je treba pripraviti predstavitev in vso dokumentacijo ob predaji izdelka ali storitve naročniku ter za finančni in pravni zaključek projekta. Veliko projektov se nadaljuje še s postprojektnimi (postprodukcijskimi) dejavnostmi, v okviru katerih se izdelek uvaja v prakso in trži še več let prek avtorskih in sorodnih pravic (npr. filmi, TV serije, knjige, glasbeni katalogi) ali pa je treba zagotavljati vzdrževanje in nadgradnjo izdelka. V določeni fazi projekta, ko se lahko dovolj natančno določi kakovost, cena in rok izdelave ter upoštevajo aktu-alne tržne razmere, se pripravi marketinški načrt, ki naj zagotovi čim bolj uspešno prodajo izdelka ali storitve. Če delamo izdelek za določenega naročnika, to ni potrebno. 5 Shema 1: Potek izvedbe multimedijske produkcije Snovanje in izbor idej, priprava predlogov izdelkov in pobud za projekte. A A Osnovna analiza koristnosti in izvedljivosti, izbor najboljšega ATEGIJ predloga projekta. STR TOVANJE IZDELK Odločitev o pripravi projekta, ČR imenovanje odgovornih oseb NA naročnika in izvajalca. Priprava specifikacije izdelka CIJE Priprava projektne dokumentacije A TIK TAK TOVANJE PRODUK Vzpostavitev projektne ČR organizacije NA TA JEK A PRO Priprava pogojev za TEK začetek izvajanja projekta CIJE ANJE PO Izvedba projekta, spremljanje in kontrola, SPREMLJ test uporabniške izkušnje IZVEDBA IZVEDBA PRODUK Zaključek projekta (predaja izdelka) Ocena uspešnosti projekta Poprojektne dejavnosti 6 Izvajanje projekta se lahko začne, ko je pripravljena, urejena in potrjena vsa projektna dokumentacija v skladu s poslovnikom o projektnem delu v organizaciji in ko so podpisane pogodbe s sodelavci in drugimi deležniki. Delo na projektu mora potekati v skladu s projektno dokumentacijo, ves čas izvajanja pa moramo spremljati in kontrolirati vse parametre projekta in takoj ustrezno ukrepati, če pride do odstopanj. 7 2 ORGANIZACIJA EKIPE, KOMUNIKACIJSKI IN IZVEDBENI NAČRT Za fazo načrtovanja multimedijske produkcije moramo pripraviti ustrezno organizacijsko shemo in pogoje za delo. Osnovne pojme s tega področja ste spoznali pri predmetu Organizacija in vodenje multimedijske produkcije. Pri tem upoštevamo pravilo, da so sodobne organizacije vitke, ustvarjalne, prilagodljive in temeljijo na znanju ter povezovanju sodelavcev za doseganje skupnih ciljev. Zelo pomembno je, da so cilji in naloge jasni vsem sodelujočim, da so cilji usmerjeni na izdelek ali storitev in kupca, da jih sprejmejo za svoje in da jih vsi sodelujoči želijo uresničiti. Procesi morajo biti digitalizirani, horizontalno in vertikalno povezani in optimizirani glede na potrebe produkcije. Organizacija je lahko matrična, kombinirana ali popolnoma projektna. Zagotoviti moramo kakovostno informacijsko podporo, stalno komunikacijo ter spremljanje in nadzor izvajanja, tako s stališča časa, količine kot kakovosti izdelkov ali storitev ter finančnega poslovanja. Zelo pomembno je, da se upoštevajo obstoječe znanje in izkušnje v organizaciji ter da se najde optimalno razmerje med preizkušenimi izdelki in storitvami, kot tudi poti do njih, in med iskanjem novih možnosti, torej med organiziranim, programiranim, rutinskim delom in spremenljivim, ustvarjalnim procesom. Samo odlični pogoji in ustvarjalna ekipa namreč niso zadosten pogoj za uspešen izdelek ali storitev. Pomen izbire vodje projekta in članov tima Izbira vodje projekta (projektnega menedžerja) in ustreznih sodelavcev, ki verjamejo v projekt in so pripadni timu, ter natančno dogovorjene medsebojne obveznosti, roki in proračun projekta so ključni za uspeh projekta. V vseh fazah projekta je treba zagotoviti resnost in odgovornost vodje projekta in sodelavcev, kar se najbolj uspešno doseže s pogodbami in s podpisovanjem vseh vmesnih in končnih dokumentov. Če se določen sodelavec kljub dogovorom in pomoči ne vključi v delo oziroma se ne drži dogovorov, ga je treba umakniti s projekta. Zanimive so priporočljive lastnosti vodij agilnih timov: iščejo povratne informacije, imajo pogum tvegati in preiskušati novosti, se izobražujejo in učijo iz napak, so odprti za kritike in ne skrivajo svojih slabosti. So pozitivno naravnani, se prilagajajo spremembam, uspeh pa gradijo na svojih najboljših kompetencah. Za uspešno delo v timu morajo biti izpolnjeni nekateri pogoji: • Vsak član tima mora biti strokovnjak in mora najti svoje mesto in konkretne naloge ter odgovornosti. Vsak sodelavec, ki opravi na projektu večji del nalog, naj dela po možnosti le na tem projektu, saj se le tako lahko popolnoma osredotoči na delo. • Čim prej mora priti do strinjanja članov ekipe s posameznimi vlogami in nalogami. • Vodja tima mora biti ustrezen človek z referencami, sposobnostmi, kompetencami in člani ga morajo sprejeti. • Čim prej je treba zgraditi delovni tim (team building), kar pomeni, da mora tim čim prej začeti delati na projektu. • Tim mora imeti jasne cilje in naloge. Članom je treba najprej temeljito razložiti in nato še večkrat povedati, kaj se od njih pričakuje in katere so njihove obveznosti. Nato je treba še preveriti, ali so vse razumeli in sprejeli kot nalogo na projektu. • Dela se ne sme zgolj prilagoditi sposobnostim sodelavcev, ampak je treba njihovo znanje, veščine in sposobnosti dvigniti na višjo raven (z izobraževanjem in usposabljanjem). • Zagotovljeno mora biti ravnotežje vlog, pomembni sta vloga in pripadnost vsakega posameznika. • Vsi člani tima morajo imeti ustrezne, stimulativne pogodbe za delo na projektu. • Zagotoviti je treba komunikacijo med sodelavci in preprečiti manipulacije. • Učinkovito je treba reševati konflikte in ne neprestano odpirati novih težav. 8 • Zagotoviti je treba odločno in učinkovito vodenje in odločanje ter čim večjo sinergijo med sodelavci v timu. • Postaviti je treba jasne delovne standarde in zahteve ter omogočiti kakovostne delovne pogoje. • Sodelavcem je treba omogočiti tudi uporabo sodobnih gradiv za pomoč pri delu (tutoriali, video zapisniki, e-učilnice ipd.). Primer 1 Projektni tim ima nalogo pripraviti državno proslavo, ki bo potekala na prostem in s prenosom na TV. Odbor imenuje mlajšega rešiserja, za producenta pa določi izkušenega producenta. Sodelavce izbereta producent in režiser skupaj. Vsi sodelavci dobijo jasna navodila, naloge in pogodbe za delo. Po izbiri kandidatov za projektni tim sledi oblikovanje tima, kjer lahko določene kandidate tudi izločimo in vključimo nove. Posebnosti projektnega tima po metodi Scrum Za agilno projektno delo po metodi scrum naj bi bilo značilno, da so člani enakovredni, nimajo nadrejenega in se torej o vsem dogovarjajo in usklajujejo sami. Razvoj izdelka poteka s stalnim sodelovanjem izbrane, mul-tidisciplinarne ekipe. V nekaterih zelo uspešnih inovativnih projektih so uspešni t. i. agilni samoorganizirani timi, ki imajo 5 do 9 visokomotiviranih enakovrednih sodelavcev, ki delajo določen omejen čas samo na enem projektu in mu posvetijo tudi svoj prosti čas, pogosto so s projektom tudi lastniško povezani. Ustvarjanje tima Ustvarjanje projektnega tima poteka po določenih fazah oziroma stopnjah, ki so opisane v shemi 2. Ključno je, da uspešno opravimo vse stopnje ter da ne puščamo odprtih vprašanj ali nedogovorjenih zadev. Z izvajanjem projekta naj se začne, šele ko je zaključena faza pristajanja in so urejene vse pogodbe o sodelovanju. Shema 2: Faze ustvarjanja projektnega tima OBLIKOVANJE TIMA ZAKLJUČEVANJE Iskanje vloge Zaključek nalog Primerjanje Razpad tima Podpora vodji ali ne? Nov projekt NASPROTOVANJE IZVAJANJE Odpiranje problema Sodelovanje Zamere, apatija Pomoč Zamenjave članov Usklajeno delo Vzpostavljanje pravil PRISTAJANJE Dogovor o pravilih Pristanek za sodelovanje 9 Oblikovanje tima V tej fazi se ustvarja tim, za vsako področje se išče najboljšega kandidata oziroma se poskuša vsakemu potencialnemu članu najti ustrezno vlogo, v kateri bo zadovoljen, obenem pa bo tudi njegov učinek največji. Člani tima morajo sprejeti vodjo tima ter njegov program in način dela. Najbolje je, če vodja projekta lahko izbira člane tima (oziroma oni izbirajo projekt in vodjo) s spiska kandidatov in iz baze svojih sodelavcev, ki jih že pozna, ali izmed drugih kandidatov, ki jih delo na projektu zanima. Bolj problematično je oblikovati tim iz kadrov, ki so bili v tim napoteni iz različnih okolij in razlogov in se jim dodeli posamezne naloge, brez da bi jih sprejeli za svoje. Posebej se je treba izogibati kadrom, ki se jih želijo drugi vodje in službe rešiti iz svojih timov ali služb zaradi nesposobnosti, nedela, neodgovornosti, slabih referenc ipd. Nasprotovanje V fazi nasprotovanja poteka priprava na operativno delo, ko se postavijo pravila delovanja tima, deli se posamezne naloge in obveznosti, ustvarja mreža sodelovanja in se pojavijo konkretne zahteve po komunikaciji in sodelovanju med posameznimi člani tima. Pri tem prihaja do težav, nestrinjanj, nasprotovanj med posameznimi člani tima ali z vodjo tima, zavrnitev določenih funkcij in nalog ipd. V tej fazi je treba določene stvari spremeniti, uskladiti, če pa to ni mogoče, je treba nekaterečlane tima ali celo vodjo zamenjati z drugimi člani. Primer 2 Pri ustvarjanju ekipe za izvedbo lokalne proslave se v fazi nasprotovanja ugotovi, da so trije predvideni sodelavci v medsebojnem sporu in se dva ne strinjata, da tretji prevzame eno od vodilnih vlog v projektu. Vodja projekta se po pogovoru z drugimi potencialnimi sodelavci odloči, da nobenega od sprte trojice ne povabi k sodelovanju. Pristajanje Če je bilo delo v fazi nasprotovanja uspešno opravljeno, so usklajena in postavljena pravila dela, sodelavci imajo ustrezne vloge in se lahko opravi podpis pogodb o sodelovanju, s katerimi se natančno določi medsebojne obveznosti za čas projekta. Izvajanje V fazi izvajanja poteka delo na projektu v skladu z načrtom dela in po vseh pravilih timskega dela, ki omogoča-jo uspešno izvajanje nalog. Pri tem je najbolj pomembno, da zagotovimo stalno spremljanje in kontroliranje poteka projekta in ukrepamo takoj, ko pride do odstopanj. Zelo pomembno je tudi, da vse težave ali celo konflikte, ki se pojavijo med sodelavci v timu, takoj razrešimo, in da pomagamo sodelavcem, ki imajo težave (nepoznavanje določenih del, nesposobnost opravljanja določenih del, osebni problemi itd.) in jim je iz različ- nih razlogov upadla motivacija za delo. Zaključevanje Zaključna faza projekta je zelo pomembna, ker tim po zaključenem projektu razpade in sodelavci potrebujejo novo delo. Za zaključek projekta je značilno, da se tim in ekipa praviloma razpustita, nekateri sodelavci nadaljujejo delo v organizaciji ali produkciji, ki izhaja iz projekta, večina pa preide na druga dela, nekateri tudi kot člani iste 10 projektne skupine. Dejstvo, da na vrhuncu uspeha (uspešno zaključen projekt) ostanejo brez dela ali celo brez službe, pa tudi brez sodelavcev, je za nekatere delavce lahko stresno, ne pa za profesionalne menedžerje, ki jim to pomeni način življenja. Zelo pomembno je, da se ob zaključku projekta poravna vse obveznosti do članov tima, da se razrešijo morebitne težave, nedorečenosti ali celo zamere in ohrani pozitivne odnose za prihodnje sodelovanje. Zaključne dejavnosti morajo biti tudi natančno pisno dokumentirane. Izkušeni sodelavci na projektih priporočajo zaključek projekta s skupnim družabnim srečanjem. Pomembno je, da poskušamo timu zagotoviti nove projekte in da se med projektom ne obremenjujejo z iskanjem novih del. Nekateri sodelavci projekta lahko nadaljujejo delo tudi v produkciji, ki nastane kot rezultat projekta, ali pa v projektnem timu začnejo delati na novem projektu. Pogoji za uspešno delo tima Za uspešno delo tima morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji: • Vsak član tima mora natančno poznati namene in cilje projekta, jih vzeti za svoje, natančno mora poznati svojo vlogo in naloge ter se maksimalno truditi, da jih uresniči v okviru projektnih zahtev. • Ni dobro, če se meša kreativno in vodstveno delo sodelavcev. • Vodja tima mora biti ustrezen človek z referencami, sposobnostmi, kompetencami in člani ga morajo sprejeti. • Čim prej je treba zgraditi delovni tim (team building), kar pomeni, da mora ekipa čim prej začeti delati na projektu. • Dobra blagovna znamka, zanimivo delo in zelo verjeten uspeh sodelavce še bolj naveže na projekt. Članom tima je treba najprej temeljito razložiti način dela in nato še nekajkrat povedati in zapisati, kaj se od njih pričakuje in kaj so njihove naloge, obveznosti in pristojnosti. Nato je treba še preveriti, ali so vse pravilno razumeli in med izvedbo preverjati, ali se vseh dogovorov tudi držijo. Kljub temu imajo člani tima pogosto zelo različne predstave o namenu in ciljih projekta ter o svoji vlogi v projektu. Zato je treba pogosto, najbolje vsak dan, na kratkih sestankih ali po e- platformah sodelavce opominjati na vsakodnevne naloge in preverjati uresničenje le-teh. Vsaj na vsakih štirinajst dni pa je treba pregledati objektne rezultate dela, konkretne izdelke, tako da so možne dopolnitve ali spremembe. S tem se prepreči škoda in stroški, do katerih bi prišlo, če bi izdelke preverili šele ob zaključku projekta. To je eden od elementov agilnega projektnega dela. Nujno je treba spremljati mnenje sodelavcev o delu tima. Poleg pogovorov se pogosto opravijo tudi raziskave (npr. ankete), pri čemer je treba sodelujočim povedati, kakšen je namen raziskave in zakaj bodo rezultati uporabljeni – morda tudi, kakšne so lahko posledice. Ankete naj bodo anonimne, z rezultati raziskav pa morajo biti seznanjeni vsi, ki so v njej sodelovali. O rezultatih raziskave mora potekati razprava, sprejeti sklepi pa morajo voditi k izboljšanju stanja projekta. Projektni vodja mora stalno preverjati in kontrolirati stanje na projektu, in to v določenih časovnih enotah, ki določajo mejnike projekta. Projektni vodja (menedžer projekta) mora poskrbeti, da: • sodelavci vidijo smisel svojega dela in ciljev projekta; • se pri delu počutijo dobro in da se upošteva njihovo vlogo in delo; • se dela ne zgolj prilagajajo sposobnostim sodelavcev, ampak mora njihovo znanje, veščine in sposobnosti dvigniti na višji nivo (izobraževanje, usposabljanje); • sta zagotovljena ravnotežje vlog in ustrezna, pomembna naloga vsakega posameznika; • imajo vsi člani tima ustrezne, stimulativne pogodbe in plačilo za delo na projektu; 11 • čim prej pride do strinjanja članov ekipe z vlogami in nalogami; • zagotovi komunikacijo med sodelavci in prepreči manipulacijo; • učinkovito rešuje konflikte in ne povzroča novih problemov; • zagotovi odločno in učinkovito vodenje in odločanje; • zagotovi čim večjo sinergijo med sodelavci v timu; • postavi jasne delovne standarde in zahteve ter omogoči kakovostne delovne pogoje; • sodelavcem omogoči tudi uporabo sodobnih gradiv za pomoč pri delu Primer 3 Vodja projekta Dokumentarni film o delu jamarjev je na uvodnem sestanku natančno razložil namen in cilje projekta ter ob sodelovanju z enim najboljših slovenskih jamarjev dodatno motiviral sodelavce za delo. Ker gre za zahtevno delo, tudi v podzemnem svetu, so pri projektu namenili posebno pozornost izkušnjam sodelujočih ter varnosti in komunikaciji v zahtevnih pogojih. Pri delu z ljudmi se moramo zavedati, da je osnova vsega ravnanja, da želi vsak človek ohraniti samospoštovanje. Vedno se moramo tudi vprašati, kaj in zakaj želi nekdo narediti tako ali drugače, in vedno tudi, zakaj je nekdo tako naredil oziroma tega ni naredil ali je naredil drugače. Ker tega praviloma ne delamo (imamo svojo predstavo o tem, kaj in kako bo nekdo nekaj naredil), nastanejo kratki stiki ali konflikti. Pri klasičnih projektih na začetku natančno določimo cilje – kakovost izdelka ali storitve, rok izvedbe ter stroške in ceno, ki jo bo moral plačati naročnik. Določimo tudi glavne dejavnosti, mejnike, način komunikacije in spremljanje izvajanja projekta. Osnova za načrtovanje in izvedbo projekta je členitev projekta (WBS – Work Breakdown Structure) na posamezne dejavnosti in naloge v okviru teh dejavnosti. Izvedba poteka po fazah (slapovno), praviloma si sledijo ena za drugo, če pa je mogoče, nekatere faze tečejo tudi vzporedno. Tim je postavljen zelo hierarhično, vloge posameznikov so natančno določene. Tak način izvajanja projektov je najbolj primeren za projekte, katerih rezultat so bolj ali manj znani izdelki ali storitve. Ko nekega elementa projekta ne moremo natančno določiti, se začne pojavljati potreba po agilnem projektnem delu, ki omogoča večje ali manjše spremembe med izvajanjem projekta. Prehodi v hibridni ali agilni način izvedb projektov zahtevajo spremembe organizacij in ljudi. Predvsem pa velja, da ni dovolj delati agilno, ampak je treba tudi biti agilen. 2.1 Agilno delo v projektih Agilno projektno delo se je pričelo uveljavljati po objavi Agilnega manifesta leta 2001 (Stare 2021), in to predvsem pri IT (informacijsko tehnoloških) projektih, kjer se je bilo treba hitro in sproti prilagajati na potrebe okolja in zahteve naročnikov. Že po desetletju je bilo jasno, da se bo agilno projektno delo zelo razširilo na vsa področja, ki temeljijo na IT, to pa so ali bodo praktično vsa. V letu 2019 so opravili globalno raziskavo o razširjenosti agilnih pristopov v svetu in ugotovili, da so ključne prednosti agilnih projektov zmožnost prilagajanja spremembam, hitrejši vstop na trg z inovativnimi rešitvami, boljša motivacija sodelavcev in s tem višja produktivnost ter znižanje stroškov in tveganj. V Evropi je leta 2017 delovalo na hibridni način (kombinacija obeh načinov dela) kar 68 % projektov, 20 % samo agilno in le še 12 % na klasičen način. Leta 2020 so v Sloveniji opravili raziskavo o načinu izvajanja projektov in ugotovili, da se projekte, katerih cilji so bolj ali manj jasni (na okrog 70 %) in roki določeni, v Sloveniji izvaja na klasičen način z nekaterimi elementi agilnosti. Pri razvoju novih izdelkov je agilnih projektov okrog 10 %, pri IT projektih pa okrog 50 % (Stare, 2021). 12 Ključna načela agilnega projektnega dela so: zadovoljevanje strank, stalno sprejemanje novih želja in zahtev naročnika, vsi sodelavci (tako poslovneži kot razvijalci) morajo stalno − dnevno sodelovati, se pogovarjati iz oči v oči in biti zelo motivirani za delo. Delo mora biti dobro načrtovano, vse nepotrebno je treba odstraniti. Zelo se podpira tudi samoorganizirano delo, kjer poteka stalna optimizacija procesov. Obstaja veliko različnih agilnih metod, vendar vsaj 1 % uporabnikov uporablja eno od šestih metod. Največ se uporabljata metodi scrum in kanban ter kombinacija obeh scrumban. (Stare, 2021) Metoda Scrum Ime metode scrum izhaja iz obrambne postavitve igralcev v ragbiju. Metode scrum je sestavljena iz ciklov, ki trajajo od 2 do 4 tedne. Na začetku cikla lastnik, ki zastopa interese naročnika, natančno opredeli cilje cikla in določi naloge z najvišjimi prioritetami. Ko razvojni tim oceni, da je nalog dovolj, si člani sami razdelijo in organizirajo delo. Med izvedbo so člani vsak dan na kratko (15 minut) v stiku, praviloma pa uporabljajo tudi scrum tablo, na kateri je seznam vseh zahtev – tistih, ki so v delu, in opravljenih. Na srečanjih vsakdo poroča kolegom o naslednjem: kaj je naredil od prejšnjega sestanka, kaj bo naredil med tem in naslednjim sestan-kom in ali vidi pri delu kakšno oviro pri svoji nalogi in nalogah drugih. O vseh vprašanjih in predlogih se člani odkrito pogovorijo in rešitve upoštevajo. Ob koncu cikla naredi tim revizijo, nakar popravke in pripombe vključijo v pripravo naslednjega cikla, ko spet določijo prioritete, med katerimi so lahko tudi nove zahteve in naloge, ki so jih spoznali med delom. Za delo po scrum metodi morajo biti timi majhni (do 10 članov, najbolje pa 5) in multidisciplinarni. Lastnik sodeluje predvsem pri pripravi ciljev in nalog, nato pa po potrebi skrbi, da se člani držijo pravil delovanja. Metoda je prikazana na shemi 3. Shema 3: Tabla po metodi SCRUM PRIORITETNE NALOGE NALOGE V DELU PREVERJANJE (validiranje) ZAKLJUČENE NALOGE Kaj je treba narediti, Kdo, kdaj, do kdaj? Kdo? DA/NE do kdaj? 13 Metoda kanban Metoda kanban izhaja z Japonske in pomeni kartica, saj so naloge vizualno prikazane s karticami na t. i. kanban tabli. Za razliko od metode scrum, delo ne poteka v ciklih, ampak neprekinjeno. Na začetku lastnik ali druga odgovorna oseba pripravi predvideni nabor vseh potrebnih nalog za izvedbo projekta in jih vnese v seznam prednostnih nalog. Vsak sodelavec izbere eno ali tudi več nalog, za katere je specialist, in jih začne izvajati. Ko so določene naloge opravljene, se izbere naslednje in tako do konca. Nove naloge se lahko dodaja, če so mesta na tabli prazna. Ko nalog zmanjka, je projekt zaključen. Ker metoda kanban podpira v timu specialiste (scrum pa multioperativce), vsak specialist opravi le svoj del naloge, drugo pa pusti v vmesnem skladišču, iz katerega vzame nalogo naslednji specialist. Sestanki naj bi potekali vsakodnevno, in sicer ob tabli, ki ima tri stolpce: »nabor nalog«, »v delu« in »narejeno«. Pri vsaki nalogi so tudi natančnejši opisi, kaj je treba narediti, zapišejo se tudi nove zahteve, če se pojavijo, ipd. Člani tima lepijo na tablo listke z imeni nalog in izvajalcev. Naloge izvajalci izbirajo sami. Na sestankih člani ne po-ročajo o delu, ker je to razvidno iz table, ampak se pogovarjajo o novih potrebnih nalogah in težavah, ki so jih zaznali med delom. Naloge so krajše, naj bi bile izvedene v enem do treh dneh, na tabli pa se vidi, kje se listki nabirajo, kar ponazarja ozka grla. Metoda scrumban je kombinacija metod scrum in kanban, pri čemer se uporablja rešitve obeh metod, delo je organizirano neprekinjeno in ne ciklično. Vsak član lahko opravlja le naloge, za katere je usposobljen, in naloge tudi sam izbere z določenega seznama. Naloge so prednostno razvrščene, spremlja se jih na kanban tabli, nove naloge pa tim dodaja na tablo v sklopu sestankov, ki pa niso vnaprej določeni, ampak se pripravijo, ko v stolpcu za izvedbo zmanjka nalog. Ta metoda uporablja kratke sestanke po načelih kazein (spremeniti na bolje), kjer prihaja do usposabljanja, izmenjave znanja in različnih izboljšav dela. Na shemi 4 je prikazan primer table za agilno projektno delo po metodi scrumban. V prvem stolpcu so naloge v projektu, v drugem stolpcu naloge, ki jih je treba narediti, v nadaljnih stolpcih pa je prikazano, kaj se dogaja z nalogami, in pri vsaki nalogi je zapisano, kaj je treba narediti in kdo to izvaja ter kaj je narejeno. Shema 4: Tabla za agilno projektno delo po metodi scrumban NABOR NALOGE ANALIZA RAZVOJ TESTIRANJE UVEDBA NALOG ZA IZVEDBO Kaj vse Kaj vse V delu Narejeno V delu Narejeno V delu Narejeno V delu Narejeno bo treba je treba narediti narediti Kdo? Kaj? Kdo? Kaj? Kdo? Kaj? Kdo? Kaj? sedaj Kaj? Kaj? Kaj? Kaj? 14 Za izvedbo agilnega projektnega dela se največ uporabljajo programi Atlassian JIRA, Microsoft Excel, Microsoft Azure DevOps, GoogleDocs in VersionOne. Na voljo so tudi naslednja orodja. KANBANIZE Kanbanize je spletno programsko orodje, ki po kanban metodi nudi upravljanje poteka produkcije (za defi-niranje, upravljanje in izboljšanje storitev). Namen je pomagati timu, da predstavi svoje delo, poveča učinkovitost tima in nenehno izboljšuje projekt. V najosnovnejši obliki je to preprosta tristolpna tabela (Shema 5). Shema 5: Kanbanize posnetek zaslona (https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-kanban) BITRIX 24 Bitrix 24 je programsko orodje s spletnim vmesnikom, ki ponuja celovito rešitev za vse produkcijske naloge; omogoča komunikacijo članov tima, deljenje nalog in projektov (po kanban in drugih metodah), integrirana ima nekatera orodja za marketing in osnovne finance, hkrati pa je v vsakem trenutku na voljo kontaktni center. Orodje lahko uporabljamo v oblaku (celo brezplačno), lahko pa ga tudi integriramo v »on-premise« sistem. https://www.bitrix24.com/ CLICKUP ClickUp je programsko orodje za sledenje task-oriented projektov. Omogoča Management procesov, nalog in časa, hkrati pa tudi sodelovanje ekipe in pripravo, oziroma izdelavo različnih poročil. Orodje lahko integriramo v različne platforme (Slack, Google Drive, GitHub,...), poleg tega pa je popolnoma prilagodljivo za lastne potrebe. Za nezahtevne uporabnike obstaja tudi brezplačna, omejena verzija orodja. https://clickup.com/ features Stanje v praksi V Sloveniji se pri projektih največ uporablja hibridna metoda (okrog 70 %), ki vsebuje več ali manj elementov agilnega. Velja priporočilo, da se za poznane in predvidljive dejavnosti uporablja klasičen pristop, agilni pa tam, kjer so zadeve nepoznane in se je treba prilagajati stanju in novim spoznanjem. Za druge primere pa se uporabi hibridni pristop. Precejšnja težava nastane pri agilnem delu, če naročnik ne želi biti stalno vključen v potek dela. 15 Pri agilnih projektih moramo biti zelo pozorni, da »agilnost« ni posledica neznanja in neustrezne pripravlje-nosti sodelujočih, ki upajo, da bodo kar sproti iznašli rešitve, čeprav je v kasnejših poglavjih omenjeno, da je improvizacija pomembna metoda delovanja agilnih timov. Kombinacija obeh pristopov (hibridni pristop) omogoča boljše načrtovanje in koordinacijo ter komunikacijo, sledenje in poročanje o napredku in težavah. Zagotovi pa tudi večjo samostojnost timov. V mnogo primerih organizacije razvijejo osnovne izdelke in storitve klasično, nato pa posebne inačice za specifične ciljne skupine po agilni metodi. Veliko klasičnih projektov vključuje tudi redne sestanke s sodelavci, čeprav so naloge načrtovane tudi za mesec ali več naprej. Primer 4 Pri pripravah na izdajo knjižne zbirke se uporablja pretežno klasičen pristop, ker gre za utečene in preizkušene procese, verjetno pa bodo v zadnjem delu – marketingu in prodaji uporabili tudi agilni pristop, glede na optimalne rešitve v tistem času. Za uspešno delovanje projektov je koristno poznati osnove delovanja agilnih združb in njihovo organizacijsko kulturo, ki se kaže v načinu izvajanja nalog zaposlenih, določanja ciljev in vodenja ljudi za doseganje teh ciljev. Agilne združbe se zelo hitro odzivajo na različna stanja in novosti v okolju, najboljše pa spremembe celo ustvarjajo. So stalno v stiku s strankami, uspešno zaznavajo njihove potrebe in želje, obenem pa preverjajo potencial svojih idej. Da to lahko dosežejo, morajo imeti v organizaciji kakovostne informacije o vsem, ki so vsem tudi dostopne, cikli morajo biti kratki, v procese pa mora biti vključeno stalno eksperimentiranje. 2.2 Komunikacijski načrt Komuniciranje je dvosmeren proces prenosa informacij med udeleženci projekta. Zelo pomembno je poznati, kaj udeleženci želijo vedeti, kaj morajo vedeti in katere informacije potrebujejo. Bolj kot je sistem transparen-ten, več kot imajo sodelavci v timu ažurnih in točnih informacij (predvsem o viziji, ciljih, strategiji in taktikah), bolj so aktivni in odgovorni. Komunikacija in komunikacijski načrt sodita med najpomembnejše elemente odnosov z javnostmi. Več o tem lahko najdete v knjigi Brankovič Jure, (2015), Odnosi z javnostmi, http://www.sticisce-novus.si/uporabne-publikacije/odnosi-z-javnostmi.pdf. Predpogoj za uspešno komunikacijo in uspešnost projektov so ustrezni odnosi med sodelavci projekta, saj poslabšanje ali celo prekinitev odnosov lahko pomeni upočasnitev ali zastoj dela na projektu. S sodelavci, podizvajalci in z naročnikom je treba vzpostaviti ustrezen profesionalen odnos, ki omogoča normalno sodelovanje, komuniciranje in prenos informacij. Ljudje se vedejo na različne načine (gre za neko vrsto komunikacij) in s tem vplivajo na odnose. Pogosto tečejo procesi preveč v eni smeri, ker si ne vzamemo časa ali pa časa ni. Ljudi je treba poslušati in se z njimi pogovarjati. Pomembni sta verbalna in neverbalna komunikacija, ki pogosto nista usklajeni. Dober projektni vodja mora biti sposoben ugotoviti, kaj sogovornik meni oziroma ali se kdaj pretvarja (misli oz. verjame eno, govori drugo). Zelo pomembno pri komunikaciji je, da je človek suveren, da verjame v projekt in ima resnično željo, da ga uresniči. Ljudem je treba dati možnost, da povedo svoje mnenje, predloge je treba uskladiti in jih potrditi in vedno je treba preveriti, če vsi udeleženci enako razumejo neko zadevo (večkrat ponovimo in preverimo). Osnovni elementi komunikacije so prikazani na shemi 6. 16 Shema 6: Formula učinkovite komunikacije: povej, poslušaj, uskladi, ponovi, potrdi POSLUŠAJ POVEJ POTRDI USKLADI PONOVI Komunikacijo v projektu razdelimo na dva večja vsebinska dela. Prvi poteka med sodelavci projekta (interno komuniciranje) in drugi z zunanjimi udeleženci, kamor sodijo v določeni meri naročnik (delno sodeluje že v procesu), člani sodelujočih ekip, podizvajalci, mediji ipd. V primerih večjih projektov je za komunikacijski na- črt zadolžen poseben strokovnjak, ki sodeluje v vseh fazah projekta. Orodij za komuniciranje je veliko, delimo pa jih na: • pisna − interna glasila, navodila, priročniki, pisma, dopisi, okrožnice, letni delovni načrti in poročila, plakati, klasične oglasne table …; • elektronska – e-pošta, e-konference, AV sporočila, internet, intranet, e-portali, blogi, družbena omrežja, elektronske table, ekrani, VoIP platforme za neposredno sporočanje in digitalno distribucijo, glasovni in video klici …; • govorna – osebni pogovori, sestanki, seminarji, delavnice …; • dogodke – konference, proslave, praznovanja, pikniki, izleti, promocije, dnevi odprtih vrat, razstave, projekcije … Najbolj učinkovita je kombinirana uporaba orodij, ki jo prilagodimo za vsak primer posebej. Podrobno so nekatere agilne metode opisane v poglavju 15.1. o agilnem vodenju projektov, v hibridnih inačicah pa se uporablja zelo različne metode in tehnike. Zelo pomembno je komuniciranje z vrhunskimi strokovnjaki z dolgoletnimi izkušnjami. Pomembno je, da se zavedajo, da imajo veliko izkušenj in lahko predvidijo in napovejo težave, omejitve, ...................................., a se morajo obenem zavedati, da lahko zavirajo uvajanje novih in drugačnih rešitev. Z uspešnim komunikacijskim načrtom in izvedbo, ki omogoča predstavitev in preverjanje potencialnih rešitev, je mogoče vse sodelavce uspešno vključiti v projekt. Pri pripravi projekta moramo natančno opredeliti vloge udeležencev, komunikacijske poti in način upravljanja s projektno dokumentacijo. Pomembno je tudi ugotoviti, kakšno je stanje na področju komuniciranja (navade, tehnike, težave …). V praksi pa pogosto prihaja do težav, ker sodelavci ne poznajo natančno načina komuniciranja in svojih nalog ter možnosti na tem področju, zato mora projektni menedžer pripraviti sistem, ki zagotavlja učinkovito komunikacijo. Zelo učinkoviti so vsakodnevni kratki in obvezni sestanki vseh sodelavcev in pisanje (ali lepljenje listkov) dnevnih navodil in opravljenih nalog na fizično tablo v delovni sobi ali na virtualno tablo – najbolje pa v kombinaciji fizičnih stikov in virtualnega okolja. V času koronakrize so razvili metode in tehnologije, ki se množično uporabljajo tudi v okoljih kjer so do tedaj prevladovali osebni stiki in bodo pomembno vplivale tudi na čas po krizi. 17 Z vsakodnevnimi kratkimi srečanji ali celo s srečanji večkrat na dan zagotovimo sprotno spremljanje dela in diskusijo o težavah in rešitvah, obenem pa zagotovimo, da sodelavci redno opravljajo svoje naloge in se pripravijo na srečanja ter osredotočajo na svoje naloge, ki jih lahko stalno umeščajo v celoten projekt. Za uspešno izvedbo projekta je zelo pomembno, da preverjamo izdelek ali storitev v nastajanju vsaj na vsak mesec dni, najbolje pa vsakih 14 dni. Na ta način spremljamo nastanek izdelka, obenem pa lahko posamezne zadeve še dopolnimo ali spremenimo, ne da bi do tega prišlo, šele ko bi bil izdelek končan. Zelo priporočljivo je, da je pri tem prisoten tudi naročnik, ki posamezne faze izdelka tudi potrdi. Posebno zahtevna je komunikacija, če poteka projekt na več lokacijah ali celo v več državah in če sodeluje večje število ljudi. V takih primerih uporabljamo različne možnosti, ki jih omogočajo informacijsko komunikacijske tehnologije, pri čemer je zelo smiselno komunikacijo prenesti na ustrezne zaprte e-plaforme, prek družbenih omrežij pa projekt skomunicirati na način in v obsegu, ki je za projekt koristen, npr. preverjanje posameznih delnih rešitev, iskanje idej in pobud za določene segmente projekta. Komunikacijski načrt mora vsebovati natančen opis vse dokumentacije, ki jo morajo sodelavci izpolnjevati, natančne roke, do kdaj mora biti določena naloga zabeležena, pripravljeni morajo biti obrazci in določeni roki, do kdaj in komu je treba poslati kakšen dokument in na kakšen način. Določen mora biti tudi način hranjenja dokumentov, spremljanje verzij in urejen sistem dovoljenj in nadzora dostopov do določenih dokumentov. V komunikacijskem načrtu morajo biti predvideni vsi sestanki, obiski, ogledi, diskusije, telekonference ipd. Te termine morajo imeti udeleženci tudi v pogodbi in si zanje predvideti čas. Zagotovljeno mora biti tudi izobraževanje in usposabljanje sodelavcev in drugih udeležencev, po potrebi posebno dodatno usposabljanje nekaterih članov in priprava ustreznih priročnikov, izobraževalnih gradiv itd. Če je to predvideno, je treba načrtovati tudi opravljanje preverjanja znanja s teh področij. Pomemben del komunikacijskega načrta je poročanje in obveščanje sodelavcev in drugih zainteresiranih o poteku projekta, saj se na ta način poveča pomen projekta in motiviranost sodelavcev za delo, obenem pa ima transparentnost dela pozitiven učinek na točnost rokov in izpolnjevanje obveznosti. Ustvariti je treba delovno okolje, da si bodo sodelavci upali vprašati, kar jih zanima, in bodo dobili pojasnila za zadeve, ki jim niso popolnoma razumljive ali logične. V agilnih družbah velja, da naj bi sodelavci stalno razmišljali o možnih izboljšavah, se o tem pogovarjali s sodelavci in izboljšave, če je le mogoče, tudi uresničili. Zelo pomembno je, da vlada med sodelavci visoko zaupanje in da ni nikogar strah ali sram povedati svojega mnenja ali predloga. V primeru ko potekajo projekti, katerih rezultati so zanimivi za širšo javnost (medijski, okoljski, zdravstveni, kulturni idr. projekti), je treba organizirati tudi sistem informiranja in obveščanja javnosti, pripravljati razna gradiva in srečanja (predstavitve, tiskovne konference idr.) ter organizirati pripravo sodelavcev projekta na sodelovanje z mediji (intervjuji, nastopi itd.). V komunikacijskem načrtu morajo biti predvidene tudi dejavnosti za primer, da pride pri projektu do nenadnih dogodkov. 18 Primer 5 V komunikacijskem načrtu projekta Priprava e-gradiva je načrtovano: 14. 3. 20xx uvodni sestanek 4 ure na lokaciji. Prisotni …............................................................................. ........................................................................................................................................................................ Dve uri sta namenjeni usposabljanju za uporabo programa za pripravo e-gradiv. 15. 3. 20xx se odpre učilnica v moodle, kamor se dnevno odda (kdaj???) pripravljeno gradivo (zadolžen ...................................................), prek foruma pa poteka strokovna diskusija (v živo od ........... do ........... o pripravljenih gradivih (diskusijo vodi .........................................................). Od 20. 3. 20xx (četrtek od 18.00 do 20.00) telekonferenca vseh članov tima. Vodi .................................... organizira .................................................................... 1. 4. 20xx se odpre stran na FB ali Slack (pripravi ...................................., izvede ......................................., vzdržuje ........................................), kamor se povabi učitelje, učence in zainteresirano strokovno javnost, da daje pripombe na pripravljene učne enote (od kdaj do kdaj, kaj s pripombami …). Od 23. 4. do 26. 4. 20xx skupna delavnica na lokaciji ................................................................................... Vsak petek do 21. ure vsak član tima odda svoje poročilo v aplikacijo v projektno delo (oblika in obseg poročila …). Nujno komunikacijo opravijo posamezniki tudi po potrebi po e-pošti, vendar morajo biti dogovori do kumentirani v poročilu (obrazec za poročilo .................................................) o projektni dokumentaciji. Gradivo mora biti zaključeno in oddano 27. 4. 20xx (do ..................... ure) po skupni delavnici, ki bo (kje, kdaj, tema, prisotni, ........................................……. vodja). V zaključku tega poglavja navajamo tudi pomembno dejavnost, ki skrbi, da je mogoče najeti za različna snemanja tudi živali. Najem živali za različna snemanja | BIOEXOTIKA https://www.bioexotika.com/storitve/najem-zivali-za-razlicna-snemanja/ Živali za videoprodukcijo (besedilo iz ponudbe) Glede na povpraševanja različnih podjetij, ki se ukvarjajo z video produkcijo, smo sklenili, da vas seznanimo z našo ponudbo. V oskrbi imamo preko sedemdeset različnih vrst živali, to so predvsem eksotične živali in različni glodalci. V desetletju delovanja našega društva smo spoznali tudi ogromno ljudi, ki imajo v lasti različne nenavadne živali, in razvili mrežo poznanstev v Sloveniji in Evropi. 19 Ker so živali zanimive, še posebej eksotične živali pa tudi pritegnejo zelo veliko pozornosti, vam predlagamo, da si pogledate naše spletne strani in vidite nekaj od njih v naši galeriji. Vsem zaposlenim v videoprodukcijskih hišah, predvsem pa kreativnim in idejnim vodjem ta informacija lahko pride prav. Ponudba zajema pomoč pri snemanju, kar pomeni, da pridemo z živalmi na lokacijo, počakamo, da pridemo na vrsto, naš sodelavec pomaga pri samem rokovanju in snemanju, in poskrbimo za varen transport živali domov. Za dobrobit živali smo na snemanju prisotni in poskrbimo za njihovo varnost in uspešno delovanje snemalne ekipe. V primeru da želite živali iz narave, vam lahko pomagamo tudi pri tem. Seveda upoštevamo slovensko zakonodajo in je tovrsten najem možen za živalske vrste, ki niso zakonsko zaščitene. V preteklosti smo že sodelovali pri snemanju reklamnega materiala in videospotov z metulji, hrošči, pikapolonicami, muhami, žabami, mravljami, veščami, čebelami, muhami, kuščarji in kačami. Še ena zanimivost: izposoja rastlin Zavetišče za zavržene rastline, kjer posojajo rastline za gledališke predstave. Ozvočene rastline delujejo v predstavi kot zvočna kulisa. 2.3 Priprava izvedbenega načrta, tehnična dokumentacija Podrobno je ta tematika razložena v učbeniškem gradivu za predmet Organizacija in vodenje multimedijske produkcije (poglavje 4 Procesi). V tem poglavju navajamo le del besedila iz učbeniškega gradiva. Za vse naloge v projektu je treba pripraviti preglednice Naloge poslovnega procesa. Proces sestavlja zaporedje aktivnosti (celote opravil) (shema 7), ki jih je treba izvesti, da je rezultat končni izdelek ali storitev. Shema 7: Osnovna shema procesov VHOD PROCES – ZAPOREDJE OPRAVIL IZHOD Posamezne aktivnosti, ki jih opišemo in dokumentiramo v preglednici 1 (prikazana je pri sprotnem delu 15). • Izvajalec: vloga izvajalca pri opravljanju aktivnosti; • vhod oziroma poslovni dogodki: kaj, od kod, kako, v kakšni obliki in s kakšno vsebino vstopa oziroma jo sproži; • opis: kaj se izvede, s katerimi podatki ali orodji; opis obstoječih poslovnih pravil, navodil in omejitev izvajanja; • izhodi: kaj izhaja iz aktivnosti, v kakšni obliki in s kakšno vsebino, kam in kako se prenese; • vrednotenje: časovni, stroškovni, kadrovski in drugi parametri, potrebni za izvajanje; • priloge: izpolnjeni dokumenti, ki vsebinsko opredeljujejo in dopolnjujejo prikaz aktivnosti; • pripombe in izboljšave: opis ima lahko tudi dodatek, v katerega zapisujemo pripombe, komentarje in predloge sprememb in izboljšav za povečanje učinkovitosti in uspešnosti izvedbe. Tehnična dokumentacija Multimedijska produkcija sodi med globalne produkcije, zato se je treba tako pri končnih izdelkih in storitvah kot tudi v celotnem postopku priprave, izdelave, uporabe in arhiviranja držati mednarodnih standardov, zakonodaje in izvedbenih pravilnikov. Le-ti so na posameznih področjih lahko različni, zato je treba pogosto proizvodni proces in dokumentacijo za naročnike iz različnih regij ustrezno prilagoditi. 20 Za vsak produkcijski sistem (studio, atelje, montaža, lokacija na terenu ...) je treba natančno načrtovati in izbrati ustrezno opremo, pri čemer je obvezno sodelovanje strokovnjakov s tehničnimi znanji. Vedno pa velja osnovno pravilo, da se ne sme uporabljati nobenih naprav, ki nimajo ustreznega certifikata, ki je za EU, oznaka CE. To na tem mestu omenjam zato, ker se v nižji cenovni multimedijski produkciji pogosto uporablja cenejša, necertificirana oprema, nakupljena iz raznih virov, ali celo narejena v domači (garažni) produkciji. V EU morajo imeti proizvodi oznako CE. Oznaka CE je kratica francoske besedne zveze »Conformité Européene« (»evropska skladnost«). Z oznako CE, ki mora biti na proizvodu, proizvajalec izjavlja, da ta proizvod izpolnjuje bistvene zahteve za varnost, zdravje in varovanje okolja, ki jih določa evropska zakonodaja. V Sloveniji se uporablja tudi certifikacijski znak skladnosti SIQ (slovenska kakovost), ki je skladen s CE. V tehnični dokumentaciji uredimo in shranimo vse dokumente, v katerih so podatki o produkciji v okviru projekta. Gre za tehnično dokumentacijo o objektih, postopkih, tehnologijah, programih, napravah, materialih in izdelkih in z njimi povezane fotografije, sheme, načrti, uporabna dovoljenja, certifikati, sestavne in izdelavne risbe idr. Podrobno jih opišemo v poglavju o tehnični dokumentaciji, navedemo pa pri virih za posamezne dejavnosti. Z urejeno tehnično dokumentacijo zagotovimo delo po zakonih, predpisih in mednarodnih standardih, varnost pri delu, varovanje okolja, zagotavljamo pa tudi stalno kakovost ponovljivosti produkcije. Primer 6 Snemanje kuharske oddaje v studiu – v okviru tehnične dokumentacije moramo opredeliti prostor in opremo z vsemi skicami, načrti, snemalno knjigo, dokumenti in certifikati, med drugim tudi o požarni varnosti, prezračevanju, ravnanju z odpadki ipd. V multimedijski produkciji je izredno pomembna tehnična dokumentacija o električnih napravah (AV naprave, računalniki in druga IKT oprema, svetila in pribor zanje, pretvorniki, elektronske merilne in kontrolne enote) in priključkih, saj v primeru neustreznega dela lahko pride do nesreč, poškodb, požarov, okvar ipd. Zelo pomembno je tudi, da vsa tehnična dela opravljajo organizacije ali posamezniki, ki so za to registrirani in imajo ustrezna znanja in certifikate. Tehnična dokumentacija za multimedijski projekt (npr. film, TV oddajo) naj bi vsebovala naslednje osnovne dokumente: 1. Podatke o lokaciji produkcije (kraj, stavba, prostor) in tiste tehnične podatke, ki so potrebni za namen produkcije (gabariti, gradbeni, elektro, strojni načrt in IKT načrt … vloge, potrdila o izvedenih delih in dovoljenja za uporabo). Posebno pozornost je treba pri multimedijskih projektih nameniti prekomerni osvetlitvi, hrupu in logistiki. Nujno je, da je prostor varen, kar mora lastnik izkazati z izjavo o varnosti. 2. Tehnični podatki o tehnologijah, napravah in opremi (natančen tehnični opis in potrebni načrti ter certifikati vseh uporabljenih elementov). 3. Dokumenti, potrebni za izvedbo produkcije (sinopsis, scenarij, snemalna knjiga, skice in načrti scenogra-fije, skice, načrti, materiali, modeli … kostumografije, načrti postavitve opreme – kamer, luči, akustike …). 4. Tehnične analize, izračuni, elaborati, študije, spričevala, potrdila, sheme, slikovno gradivo, seznami, tehnična navodila. 5. Spisek tehničnih predpisov in pravilnikov, ki so bili uporabljeni v projektu. 21 Vsi dokumenti morajo biti izdelani v skladu s standardi in zahtevami za posamezne vrste dokumentacije, na vseh mora biti številka in zapisan datum nastanka in avtor. Pri vseh spremembah ali dopolnitvah mora biti priložena ustrezna dokumentacija s podpisi odgovornih oseb. Na vseh načrtih in shemah stavb in lokacij morajo biti zapisana merila in smeri neba. Posebej morajo biti ozna- čeni objekti, ki so spomeniško zavarovani, in drugi deli, kjer ne sme priti do nobenih sprememb. Vsaka organizacija si izdela sistem za vodenje in arhiviranje tehnične projektne dokumentacije. Zapisan je v poslovniku in organizacijskem predpisu o projektni organizaciji in metodah dela, ki ga mora imeti vsaka večja organizacija. Na voljo so sodobne rešitve organizacijskih shem, ki nam lahko pomagajo pripraviti vizualno privlačne organizacijske sheme in jih deliti in aktualizirati sproti. (npr. VUE, MyDraw, OpenNTF) 22 NALOGE Naloga 1 Pripravite shemo organizacije, s katero boste izvedli projekt .................................................................. Zapišite vse sodelavce z vlogami in jih razvrstite v organigram ter narišite povezave med njimi. Naloga 2 Pripravite komunikacijski načrt za svoj projekt. Naloga 3 Za posamezne naloge v projektu priprave produkcije pripravite izvedbeni načrt po vzorcu preglednice 1. Naloge poslovnega procesa. Preglednice združite v izvedbenem načrtu. V moodle prikažite dva primera preglednic. Preglednica 1: Elementi aktivnosti v posameznih nalogah določene dejavnosti pri projektu: . . .... . . . ... . . ... . . . .... . . .... . . . ... . . .... . . .... . . .... . . . ... . . . ... . . .... . . .... . . . ... . . . ... . . ... . . .... . . . .... . . DEJAVNOST: NALOGA (POSTOPEK): Zaporedna številka in naziv naloge ali postopka: IZVAJALEC: Vloga izvajalca v produkcijskem procesu: 1. VHOD Kaj, od kod, na kakšen način, v kakšni obliki in s kakšno vsebino prihaja v aktivnost ali postopek? 2. OPIS Kaj se izvede v tem postopku ali aktivnosti, v katerem koraku oziroma s katero aktivnostjo znotraj postopka, s pomočjo katerih podatkov ali orodij? Opis obstoječih poslovnih pravil, navodil ali omejitev izvajanja 23 3. IZHOD Kaj izhaja iz obravnavanega postopka ali aktivnosti, v kakšni obliki in s kakšno vsebino, kam in na kakšen način se posreduje? 4. VREDNOTENJE Obseg transakcij, kot so število obdelanih poslovnih partnerjev, pogodb, naročil Terminski vidiki: čas izvajanja postopka ali aktivnosti (minimalni, maksimalni), število izvajalcev, neposredni stroški 5. PRILOGE Izpolnjeni dokumenti, obrazci, računalniški izpisi, ki vsebinsko opredeljujejo in dopolnjujejo prikaz postopka ali aktivnosti 6. Pripombe/ Pripombe in drugi izboljšave/ ukrepi komentarji na izvajanje postopka ali aktivnosti ter predlogi za izboljšanje učinkovitosti in uspešnosti izvedbe, predlog ukrepov za zagotovitev izboljšav Naloga 4 Pripravite spisek opreme, ki jo boste uporabili pri projektu ...................................................................., in preverite, če ima vsa oprema ustrezne dokumente (lastnina, najem, certifikati, navodila, servisiranje itd.). 24 3 PRAVNI VIDIKI MULTIMEDIJSKE PRODUKCIJE Za strokovnjaka, ki se ukvarja z multimedijsko produkcijo, je pomembno, da pozna: • Osnovna pravna razmerja med subjekti v medijski produkciji • Pogodbena razmerja • Tipične pogodbe • Avtorske in sorodne pravice • Pravne vidike elektronskega poslovanja Na pravnem področju je pomembno, da je vse delovanje usklajeno z veljavno zakonodajo in da ne pride do nobenih dejanj, ki pomenijo kršitev etičnih načel ter zdravstvenih ali okoljevarstvanih predpisov. Priporočljivo je sodelovanje s pravno službo, ki nam pomaga zagotavljati zakonito poslovanje. Pomembno je, da imamo pred začetkom izvedbe projekta podpisane pogodbe z vsemi posamezniki in orga-nizacijami, ki so predvideni za sodelovanje, ter da imamo tudi vsa soglasja in dovoljenja za delo na različnih lokacijah in za različne dejavnosti, kot npr. snemanja na raznih lokacijah, delo v nočnem času, zapore cest, električni priključki itd. Obstajajo različne vrste pogodb, ki so v organizacijah, ki veliko delajo na podobnih projektih že standardne, za vse nove in zahtevne pogodbe pa je smiselno dobiti pomoč pravnega strokovnjaka. V zadnjem času je vedno več projektnega dela, ki poteka po agilnih ali hibridnih metodah, kar zahteva do-ločene specifike pri pripravi pogodb. Projektno delo poteka v veliki meri s sodelovanjem zunanjih izvajalcev, s katerimi mora naročnik skleniti pogodbe, ki so za agilne projekte delno drugačne kot pogodbe za klasične projekte. V kolikor naročnik natančno opredeli cilje projekta, ni potrebe po agilnem delu in s tem tudi ne po tovrstnih pogodbah. Za razliko od klasičnih projektov je za agilne projekte značilno, da njihovi cilji niso jasno opredeljeni in da ni možno realno oceniti, kdaj bo projekt zaključen in kolikšni bodo stroški. Zato izvajalec ne more natančno določiti datuma zaključka in izračunati končne cene storitve, kar pomeni, da pogodba ne more biti sklenjena z določeno »fiksno« ceno. Pri agilnih projektih se uporablja različne oblike pogodb, ki temeljijo na fiksni ceni z dodatki. Prvi primer je, da dobi izvajalec določen bonus, če projekt zaključi kakovostno in prej, kot je bilo predvideno, oziroma da plača pogodbeno kazen v primeru zamude ali neizpolnjenih obveznosti. V drugem primeru pogodbe je dogovorjena fiksna cena, vendar si naročnik in izvajalec razdelita višje stroške od predvidenih oziroma si razdelita ostanek, če so bili stroški manjši. To je primer, ko si tveganje razdelita obe stranki. Tretji tip pogodbe pa predvideva, da se lahko fiksni stroški povečajo zaradi povečanja določenih cen (npr. materiala, denarja ...). Poznan je tudi tip pogodbe, kjer se končna cena ne spremeni, če je višja ali nižja od predvidene fiksne cene za določen odstotek (običajno za 5 do 10 %). Precej pogoste so pogodbe, ki temeljijo na stroških in kjer je poleg stroškov še določen dodatek (% provizije) na stroške. Slabost takih pogodb je, da ima izvajalec interes, da so stroški čim višji, ker ima tudi večjo provizi-jo. Inačice teh vrst pogodb vključujejo tudi časovni potek nastanka in plačila stroškov. Pri teh vrstah pogodb je zelo pomembno, da naročnik natančno spremlja potek in stroške projekta. Na splošno pa velja, da je pri agilnih projektih potrebno dobro sodelovanje ter zaupanje naročnika in izvajalca ter predvsem stalno spremljanje poteka dela in potrjevanje stroškov. 25 Na različnih spletnih portalih je mogoče najti nasvete in primere pogodb o delu: Vrste pogodb o delu (mojedelo.com) Vzorci pogodb − Odvetniška pisarna Petek & Novak (op-petek.si) Osnovne informacije o najbolj pogostih pravnih zahtevah s področja multimedijske produkcije je mogoče dobiti v več zakonih in pravilnikih. Nekatere zakone in najbolj pomembne podatke navajamo v tem gradivu, za zahtevnejše projekte pa predlagamo sodelovanje pravnih strokovnjakov. Eden najpomembnejših dokumentov je zakon o medijih, ki opredeli, kaj so in kaj niso mediji, saj je od tega, kam se posamezen izdelek ali storitev uvrsti, odvisno ravnanje v fazi priprave in distribucije http://www.pisrs. si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1608. Mediji so časopisi in revije, radijski in televizijski programi, elektronske publikacije, ter druge oblike dnevnega ali periodičnega objavljanja uredniško oblikovanih programskih vsebin s prenosom zapisa, glasu, zvoka ali slike na način, ki je dostopen javnosti. Programske vsebine so informacije vseh vrst (vesti, mnenja, obvestila, sporočila ter druge informacije) in avtorska dela, ki se razširjajo prek medijev z namenom obveščanja, zadovoljevanja kulturnih, izobraževalnih in drugih potreb javnosti ter množičnega komuniciranja. Pomemben je tudi Zakon o avdiovizualnih medijskih storitvah (ZAvMS) Zakon o avdiovizualnih medijskih sto- ritvah (ZAvMS) (pisrs.si). Ta zakon določa pravice, obveznosti in odgovornosti pravnih ter fizičnih oseb, ki opravljajo dejavnost ponujanja avdiovizualnih medijskih storitev, definira pa vrsto dejavnosti in poklicev v AV produkciji. V ta sklop sodi tudi Pravilnik o merilih za opredelitev vsebin lastne produkcije Pravilnik o merilih za opredelitev vsebin lastne produkcije (pisrs.si), ki določa podrobnejša merila za opredelitev programskih vsebin lastne produkcije v skladu s programskimi zahtevami, ki jih za izdajatelje radijskih in televizijskih programov določa zakon o medijih. Pomembno je vedeti, da je treba v razvid medijev na podlagi obvezne priglasitve vpisati medije, ki delujejo v Republiki Sloveniji in izpolnjujejo pogoje, ki jih določa Zakon o medijih. V razvidu so zbrani osnovni podatki o medijih v Republiki Sloveniji. Primer 6 Ko ustanovite spletni portal o deskanju, s katerim informirate obiskovalce o dogodkih na področju des-kanja, jim ponujate različne tečaje ter izdelke, obenem pa omogočate razprave in objave, ste po zakonu dolžni medij vpisati v razvid medijev. Medije, vpisane v razvid, in kateri podatki so potrebni ob vpisu, si lahko ogledate na povezavi: https://rmsn.ekultura.gov.si/razvid/mediji. Mediji niso bilteni, katalogi ali drugi nosilci objavljanja informacij, ki so namenjeni izključno oglaševanju, poslovnemu komuniciranju, izobraževalnemu procesu ali notranjemu delu organizacij, šolska glasila, Uradni list Republike Slovenije, uradna glasila lokalnih skupnosti in druge uradne objave, plakati, letaki, prospekti in transparenti ter video strani brez žive slike (neplačana obvestila), razen če je s tem zakonom določeno drugače. Medijska zakonodaja se stalno spreminja in dopolnjuje, posebej zaradi napredka interaktivnih spletnih mest in omrežij, ki se vedno bolj umeščajo v medije. 26 Za izdelke multimedijske produkcije je pomembno vedeti, da je treba nekatere evidentirati in tudi oddati v NUK (Narodna in univerzitetna knjižnica), in sicer je treba pridobiti CIP CIP - kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica - spletna stran (uni-lj.si) za naslednje publikacije: • knjige, • zvočne knjige, • e-knjige in druge elektronske publikacije (na fizičnih nosilcih ali spletno dostopne), • glasbene tiske (glej tudi ISMN), • atlase in turistične karte, ki so namenjene prodaji (glej tudi ISBN), • avdiovizualno gradivo z dokumentarno, domoznansko in izobraževalno vsebino. CIP zapisa ne potrebujejo naslednje publikacije, a so kljub temu obvezni izvod: • avdiovizualno gradivo, razen gradiva z dokumentarno, domoznansko in izobraževalno vsebino; • brošure in prospekti z namenom množičnega informiranja oz. omejenega obsega; • doktorske naloge, razen če izidejo kot knjižne izdaje; • gledališki listi; • igralne in drugih vrst karte kot samostojne enote; • kartografsko gradivo, razen atlasov in turističnih kart, ki so namenjene prodaji; • kartonke brez strnjenega besedila; • lepaki, letaki; • osnovnošolski in srednješolski raziskovalni projekti; • plakati; • pobarvanke brez strnjenega besedila; • posebni odtisi, prednatisi; • prospekti in brošure z namenom množičnega informiranja oz. omejenega obsega; • razglednice; • razstavni katalogi omejenega obsega; • ročno izdelane knjige, razen faksimile; • rokovniki s strnjenim besedilom; • serijske publikacije; • sestavljanke; • slikovni koledarji; • sudokuji in križanke; • zloženke, tudi tiste s strnjenim besedilom; • spominski albumi (dopolnjevanje s fotografijami) / knjige s krajšimi navodili za izpolnjevanje; namenjeno osebni rabi posameznika in prilagodljivo njegovim željam. Za pridobitev CIP-a morajo založniki Narodni in univerzitetni knjižnici posredovati zadnji korekturni izvod v celoti, v primeru tiskane knjige zadoščajo notranja naslovna stran, kolofon in kazalo. O kakršnih koli nadaljnjih spremembah, ki vplivajo na vsebino zapisa, jih je treba obvestiti takoj, ko pride do teh sprememb. Vsaka publikacija ima lahko samo en CIP zapis. Prošnjo za CIP za spletne publikacije sprejema portal Catsi (http:// catsi.info/), ki je namenjen e-gradivu. CIP zapisa ne potrebuje naslednje gradivo, ki tudi ni predmet obveznega izvoda: • albumi, ki se dopolnjujejo s samolepljivimi nalepkami; • gradivo s tečajev, delavnic in podobnih oblik izobraževanja, ki je razdeljeno udeležencem in vsebuje natis-njene prosojnice; • jubilejni foto albumi zaključenih družb (obletnice); • letna poročila za AJPES, na katerih niso navedeni podatki o lastniku avtorskih pravic, letu izdaje in založniku in ki niso izdana v nakladi najmanj 50 izvodov; • magistrske in diplomske naloge, razen če izidejo kot knjižne izdaje; • namizni koledarji brez strnjenega besedila; • navodila za uporabo, na katerih niso navedeni podatki o lastniku avtorskih pravic, letu izdaje in založniku; 27 • osnovnošolske in srednješolske raziskovalne naloge; • personalizirane knjige; • publikacije v nakladi do 50 izvodov; • rokovniki brez strnjenega besedila; • slikovni koledarji, na katerih niso navedeni podatki o lastniku avtorskih pravic, letu izdaje in založniku; • učna gradiva, ki jih pišejo profesorji kot učni pripomoček za svoje učence in dijake; • umetniški rokovniki brez ali z malo besedila v obliki navodil ali izrekov; namenjeno osebni rabi posameznika in prilagodljivo njegovim željam; • vzorci posameznih/različnih pogodb, ki so namenjeni osebni rabi, razen če ne izidejo v knjižici, skupaj z uvodom, namenom, komentarjem ali obširnimi navodili za izpolnjevanje. O avtorski zakonodaji je največ podatkov v Zakonu o avtorski in sorodnih pravicah Zakon o avtorski in sorod- nih pravicah (ZASP) (pisrs.si). Avtorska dela so individualne intelektualne stvaritve s področja književnosti, znanosti in umetnosti, ki so na kakršenkoli način izražene, če ni s tem zakonom drugače določeno. Za avtorska dela veljajo zlasti: 1. govorjena dela, kot npr. govori, pridige, predavanja; 2. pisana dela, kot npr. leposlovna dela, članki, priročniki, študije ter računalniški programi; 3. glasbena dela z besedilom ali brez besedila; 4. gledališka, gledališko-glasbena in lutkovna dela; 5. koreografska in pantomimska dela; 6. fotografska dela in dela, narejena po postopku, podobnem fotografiranju; 7. avdiovizualna dela; 8. likovna dela, kot npr. slike, grafike in kipi; 9. arhitekturna dela, kot npr. skice, načrti ter izvedeni objekti s področja arhitekture, urbanizma in krajinske arhitekture; 10. dela uporabne umetnosti in industrijskega oblikovanja; 11. kartografska dela; 12. predstavitve znanstvene, izobraževalne ali tehnične narave (tehnične risbe, načrti, skice, tabele, izveden-ska mnenja, plastične predstavitve in druga dela enake narave). Prevodi, priredbe, aranžmaji, spremembe in druge predelave prvotnega avtorskega dela ali drugega gradiva, ki so individualna intelektualna stvaritev, so samostojna avtorska dela. S predelavo iz prejšnjega odstavka ne smejo biti prizadete pravice avtorja prvotnega dela. Za avtorja velja tisti, katerega ime, psevdonim ali znak je na običajen način naveden na delu ali pri objavi dela, dokler se ne dokaže nasprotno. Če avtor ni znan po prejšnjem odstavku, se šteje, da je upravičen do uveljav-ljanja avtorskih pravic tisti, ki delo izda. Če tudi ta ni naveden, je upravičen tisti, ki je delo objavil. Avtorska pravica traja za avtorjevega življenja in 70 let po njegovi smrti, če ni s tem zakonom drugače določe-no. Avtorska pravica na anonimnih in psevdonimnih delih traja 70 let po zakoniti objavi dela. Če je avtorsko delo, ki je bilo ustvarjeno v sodelovanju dveh ali več oseb, nedeljiva celota, pripada vsem soavtorjem nedeljiva avtorska pravica na tem delu. Odločanje o uporabi takega dela pripada nerazdelno vsem soavtorjem, pri čemer posamezni soavtor tega ne sme preprečiti v nasprotju z načelom vestnosti in poštenja. Deleži posameznih soavtorjev se določijo v sorazmerju z dejanskim prispevkom vsakega izmed njih k ustva-ritvi avtorskega dela, če niso njihova medsebojna razmerja s pogodbo drugače določena. Avtorska pravica je enovita pravica na avtorskem delu, iz katere izvirajo izključna osebnostna upravičen-ja (moralne avtorske pravice), izključna premoženjska upravičenja (materialne avtorske pravice) in druga 28 upravičenja avtorja (druge pravice avtorja). Avtor ne more prenesti na druge osebe moralnih avtorskih pravic. Avtor lahko s pogodbo ali drugim pravnim poslom prenese na druge osebe posamične materialne avtorske pravice in druge pravice avtorja, če ni s tem zakonom drugače določeno. Moralne avtorske pravice varujejo avtorja glede njegovih duhovnih in osebnih vezi do dela. Materialne avtorske pravice varujejo premoženjske interese avtorja s tem, da avtor izključno dovoljuje ali prepoveduje uporabo svojega dela in primerkov svojega dela. Brez prenosa ustrezne materialne avtorske pravice, vendar ob plačilu primernega nadomestila, je dopustno: • reproducirati v čitankah in učbenikih, namenjenih za pouk, dele avtorskih del ter posamična dela s področij fotografije, likovne umetnosti, arhitekture, uporabne umetnosti, industrijskega oblikovanja in kartografije, če gre za že objavljena dela več avtorjev; • reproducirati v periodičnem tisku ali v pregledih tiska posamične objavljene članke o aktualnih gospodarskih, političnih ali verskih temah ali z drugo vsebino podobnega značaja, če avtor tega ni izrecno prepovedal. Z založniško pogodbo se avtor zaveže prenesti na založnika pravico reproduciranja svojega dela v obliki tis-kanja in pravico distribuiranja primerkov dela, založnik pa se zaveže, da mu bo za to plačal honorar ter delo reproduciral in distribuiral. Založniška pogodba mora navajati zlasti vrsto prenosa pravic, obseg in trajanje prenosa pravic, območje ve-ljavnosti pravic, rok za izdajo dela in avtorski honorar. Če je honorar dogovorjen v odstotku od maloprodaj-ne cene prodanih primerkov dela, mora biti v založniški pogodbi določeno njihovo najmanjše število pri prvi izdaji. Ta določba ni potrebna, če pogodba določa najmanjši honorar, ki ga je dolžan založnik plačati ne glede na število prodanih primerkov. Če je honorar dogovorjen v pavšalnem znesku, mora biti v založniški pogodbi določena skupna naklada. Če ta ni določena in če ne izhaja iz namena pogodbe, splošnih pogojev ali običajev kaj drugega, lahko založnik reproducira in distribuira največ 500 primerkov dela. Za urejanje avtorskih pravic je pomembna organizacija Avtorska agencija za Slovenijo AAS Avtorska agencija za Slovenijo. Za številne avtorje, posebej s področja glasbene industrije, je pomemben zakon, ki ureja kolektivno upravljanje avtorskih pravic. Zakon o kolektivnem upravljanju avtorske in sorodnih pravic Zakon o kolektivnem upravljanju avtorske in so- rodnih pravic (ZKUASP) (pisrs.si) ureja kolektivno upravljanje avtorske in sorodnih pravic, postopek za izdajo dovoljenja za kolektivno upravljanje pravic, postopek sklenitve skupnega sporazuma in določitve tarif za uporabo avtorskih del, delovanje sveta za avtorsko pravo, izdajanje večozemeljskih licenc za spletno uporabo glasbenih del, reševanje sporov in nadzor nad izvajanjem tega zakona. Pomembna organizacija za glasbenike na tem področju je SAZAS Združenje SAZAS. O zaščiti intelektualne lastnine v EU si lahko ogledate povezavo: Intellectual property https://europa.eu/ youreurope/business/running-business/intellectual-property/index_en.htm Za multimedijsko produkcijo so pomembni tudi zakoni s področja delovne zakonodaje (Zakon o delovnih razmerjih Zakon o delovnih razmerjih (pisrs.si)) in varstva osebnih podatkov. Zakon o delovnih razmerjih podrobno poznajo kadrovske službe v organizacijah, posebne zahteve s področja varstva osebnih podatkov pa mora poznati tudi multimedijski producent. Zelo je pomembno področje pravne zaščite intelektualne lastnine, kar lahko spoznamo iz nekaterih poudarkov v članku Tine Osojnik Intelektualna lastnina in uporaba v praksi (dmslo.si). 29 Intelektualna lastnina je vse, kar človek ustvari in je novo, unikatno ter ima komercialno vrednost, na primer blagovne znamke, patenti, modeli, avtorske pravice in poslovne skrivnosti. Intelektualna lastnina je torej v vseh na novo razvitih izdelkih, storitvah, besedilih, fotografijah, blogih in podobno. Blagovna znamka je namreč skupek vseh pravic intelektualne lastnine, ki jih podjetje ustvari, ščiti, z njimi zasluži, preganja ponaredke, vlaga v kvaliteto, zaradi tega uživa zaupanje trga in tako lahko dose- že visoko vrednost. Blagovne znamke brez pravilne, strateške zaščite pravic intelektualne lastnine ni. Pravice intelektualne lastnine, ki so pravilno zaščitene, na določenem trgu pomenijo višjo ceno, premium pozicijo, monopol nad ostalimi in torej zagotavljajo konkurenčnost oziroma prednost pred konkurenco. Za investitorje so pomembni tako notranji kot zunanji urejeni odnosi, včasih so namreč ključnega pomena na primer pogodbe s partnerji, njihova dolgoročnost in pravna varnost. Vsaka industrija ima svoje zakonitosti in v vsaki industriji nastajajo priložnosti trženja pravic intelektualne lastnine. Organizacija mora urediti ključne zadeve, povezane z zaščito intelektualne lastnine, sem predvsem sodijo ukrepi za zaščito intelektualne lastnine in pregon vseh, ki bi se je želeli polastiti. V Zakonu o varstvu osebnih podatkov IP-RS:: Zakon o varstvu osebnih podatkov (ip-rs.si) se določajo pravice, obveznosti, načela in ukrepi, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika oziroma posameznice (v nadaljnjem besedilu: posameznik) pri obdelavi osebnih podatkov. Nekateri izrazi, ki se uporabljajo na področju multimedijske produkcije: • Osebni podatek – je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. • Posameznik – je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira. • Obdelava osebnih podatkov – pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki. • Zbirka osebnih podatkov – je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek. • Upravljavec osebnih podatkov – je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov. • Pogodbeni obdelovalec – je fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu in na račun upravljavca osebnih podatkov. • Uporabnik osebnih podatkov – je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki se ji posredujejo ali razkrijejo osebni podatki. • Posredovanje osebnih podatkov – je posredovanje ali razkritje osebnih podatkov. • Katalog zbirke osebnih podatkov – je opis zbirke osebnih podatkov. • Register zbirk osebnih podatkov – je register, v katerem so podatki iz katalogov zbirk osebnih podatkov. • Osebna privolitev posameznika – je prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika. • Blokiranje – je takšna označitev osebnih podatkov, da se omeji ali prepreči njihova nadaljnja obdelava. • Anonimiziranje – je takšna sprememba oblike osebnih podatkov, da jih ni več mogoče povezati s posamez-nikom ali je to mogoče le z nesorazmerno velikimi napori, stroški ali porabo časa. • Občutljivi osebni podatki – so podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. • Isti povezovalni znaki – so osebna identifikacijska številka in druge z zakonom opredeljene enolične iden-tifikacijske številke posameznika, z uporabo katerih je mogoče zbirati oziroma priklicati osebne podatke iz tistih zbirk osebnih podatkov, v katerih so obdelovani tudi isti povezovalni znaki. 30 • Biometrične značilnosti – so takšne telesne, fiziološke ter vedenjske značilnosti, ki jih imajo vsi posamezniki, so pa edinstvene in stalne za vsakega posameznika posebej in je možno z njimi določiti posameznika, zlasti z uporabo prstnega odtisa, posnetka papilarnih linij s prsta, šarenice, očesne mrežnice, obraza, ušesa, deoksiribonukleinske kisline ter značilne drže. Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Pravila za fotografiranje in snemanje na različnih lokacijah Pravilnik o fotografiranju in snemanju na posestvu Kobilarne Lipica. Pravilnik_o_fotografiranju_snemanju.pdf Amatersko fotografiranje/snemanje za lastno nekomercialno uporabo Fotografiranje in snemanje na območju Kobilarne Lipica je brez posebnega pisnega dogovora dovoljeno zgolj za osebno uporabo. Takšno fotografiranje/snemanje se lahko izvaja v okviru rednega obiska kobilarne, pri čemer velja: • fotografije/posnetki se ne smejo prodajati ali javno objavljati; • uporaba tripodov ali monopodov ni dovoljena; • s fotografiranjem/ snemanjem se ne sme motiti obiskovalcev, osebja ali živali kobilarne. Profesionalno fotografiranje/snemanje na območju kobilarne za komercialno oz. uporabo ali s ciljem javne objave ali distribucije posnetkov/fotografij. Profesionalno fotografiranje/snemanje je dovoljeno le ob vnaprejšnji akreditaciji oz. avtorizaciji s strani služ- be za odnose z javnostmi. Profesionalno fotografiranje/snemanje je treba napovedati vsaj 14 dni pred pred-videnim izvajanjem. Vse podrobnosti, vključno s prijavo, se ureja s službo za odnose z javnostmi na e-naslovu pr@lipica.org. Fotografiranje/snemanje na posestvu Kobilarne Lipica: • mora biti v skladu s podobo in namenom Kobilarne Lipica; • ne sme motiti vsakdanjega dela ali posegati v predstavitve/dnevne oglede Kobilarne Lipica za dnevne obiskovalce; • fotografiranje oz. snemanje na področju Kobilarne Lipica mora upoštevati pravila o gibanju po posestvu, hlevih in drugih objektih; • fotografiranje/snemanje po posestvu je dovoljeno le na območjih, dostopnih tudi za obiskovalce; • v ostalih objektih oz. na ostalih območjih, kamor pristop obiskovalcem ni dovoljen, je fotografiranje/snemanje ob predhodnem dogovoru dovoljeno v spremstvu odgovorne osebe. Kobilarna Lipica si pridržuje pravico, da od avtorja zahteva, da kot nadomestilo za dovoljenje za fotografiranje/snemanje na celotnem območju kobilarne z izjavo o prenosu materialnih pravic narejene materiale posreduje brezplačno na razpolago Kobilarni Lipica v arhivske namene, za objavo na spletni strani Kobilarne Lipica 31 oz. uporabo za promocijske namene za nedoločeno časovno obdobje, pri čemer je Kobilarna Lipica ob objavi dolžna navesti ime in priimek avtorja itd. Snemanje v Ljubljani Raba javne površine »Mestna občina Ljubljana« Po Odloku o posebni rabi javnih površin (Ur.l. RS, št. 105/15) znaša občinska taksa za snemanje komercialnih oglasov za snemalni dan v ožjem mestnem središču 800,00 EUR, izven pa 500,00 EUR. Za vsako snemanje ni potrebna zapora ceste, prav tako za nekomercialna snemanja (filmi, nadaljevanke, videospoti, študijske vaje ipd.) ne zaračunamo občinske takse, kot je to tudi določeno z Odlokom o posebni rabi javnih površin. Če gre za zaporo cest ali zaporo druge javne površine, se mora na predpisanem obrazcu oddati pisno prošnjo na vložišče MOL. Za izdajo dovoljenja za zaporo je potrebna predhodna izdelava elaborata prometne ureditve s strani JP LPT d. o. o. Na podlagi omenjenega elaborata, ki je tudi sestavni del dovoljenja za zaporo, se nato izda dovoljenje. Z brezpilotnim zrakoplovom (dronom) lahko snema samo tisti, ki ima dovoljenje agencije za letalstvo. V Mest-ni občini Ljubljana dovoljenja za letenje z brezpilotnimi zrakoplovi (droni) tistim, ki imajo dovoljenje agencije za letalstvo, ne izdajajo, saj snemanje z dronom poteka v zraku. Snemanje v Triglavskem narodnem parku Obiskovalcem Triglavskega narodnega parka je dovoljeno sneman- je in fotografiranje »Triglavski narodni park (tnp.si)«. V javnih medijih in na družbenih omrežjih so se pojavile napačne informacije o prepovedih fotografiranja/ snemanja v Triglavskem narodnem parku, zato Javni zavod Triglavskega narodnega parka, Ministrstvo za okolje in prostor (MOP), Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo ter Slovenska turistična organizacija javnosti sporočajo, da je v Triglavskem narodnem parku dovoljeno fotografiranje in snemanje ter tudi objavljanje tega materiala na spletnih straneh in družbenih omrežjih. Narodni parki so poleg varovanju narave in kulturne dediščine namreč namenjeni tudi obiskovanju in doživ-ljanju, pri čemer pa morajo obiskovalci spoštovati pravila ravnanja, kot so na primer, da vozila puščajo na urejenih parkiriščih, da hodijo po označenih poteh, da spoštujejo življenjski prostor rastlin in živali ter da taborijo v urejenih kampih. Glede snemanja je z Zakonom o Triglavskem narodnem parku določeno, da je na njegovem območju prepovedano snemati filme, videospote in druge video produkte za javno predvajanje, katerih vsebi-na je v nasprotju z nameni in s cilji narodnega parka. Skladnost se preverja s soglasjem upravljavca narodnega parka. Soglasje narodnega parka nikakor ni potrebno za snemanje prispevkov za informativne oddaje ali za osebno snemanje/fotografiranje. Odredba o pogojih za snemanje v podzemnih jamah na območju regijskega parka Škocjanske jame, Odredba o pogojih za snemanje v podzemnih jamah na območju regijskega parka Škocjanske jame (pisrs.si) V odredbi je med drugim zapisano: V jamah je prepovedano: 1. snemanje igranih filmov; 2. snemanje v neposredni bližini kolonij netopirjev; 3. pri snemanju uporabljati agregate za proizvodnjo električne energije; 4. pri snemanju uporabljati svetila, ki sajijo. Če pa pristojne službe odobrijo, je lahko tudi drugače. 32 Snemanje iz avta Če imate v vozilu avtokamero, potem morate vedeti to! | Transport in logistika (etransport.si) Nakup kamere za snemanje dogajanja na cesti (dashboard kamere) je danes enostaven in poceni. Kamero je mogoče dobiti že za nekaj 10 EUR, malce boljša stane okrog 100 EUR, ponujajo jih tudi navigacijski sistemi, določeni proizvajalci jih že serijsko vgrajujejo v vozila. Prodajalci ob nakupu prepričujejo, da bo takšna kamera pomagala pri razjasnitvi okoliščin nesreče ali da ne bomo dobili neupravičene kazni. Nekateri uporabljajo kamere tudi zato, da posnamejo nevarne udeležence v prometu in preko spleta delijo njihove nevarne dogodiv- ščine z drugimi. Žal je to v nasprotju s pravnim redom v Sloveniji in v večini držav Evropske unije. S posnetki se namreč posega v zasebnost posameznika. Na splošno namreč velja, da zasebno snemanje javnega prostora oziroma drugih oseb brez njihove privolitve ni dovoljeno, še zlasti če so te osebe na posnetkih prepoznane – ali po podobi ali kakšnem drugem osebnem podatku, kot je na primer registrska številka avtomobila. Po mnenju informacijske pooblaščenke Mojce Prelesnik (IP) njihova uporaba praviloma ni dovoljena. V skladu z novejšo prakso Sodišča EU v zadevi C-212/13, František Ryneš, se namreč uporaba videokamer za nadzor javnih površin ne more šteti kot snemanje izključno za osebno rabo, za katero se potem Zakon o varstvu osebnih podatkov ne bi uporabljal (izjema je za lastno uporabo). Informacijska pooblaščenka odsvetuje objavo na videoportalih oz. družbenih omrežjih, če so na posnetku razpoznavna tudi druga vozila oz. osebe, saj lahko takšno ravnanje predstavlja kršitev določb ZVOP-1 ali celo storitev kaznivega dejanja neupravičenega slikovnega snemanja po 138. členu KZ-1 ter možnost sprožitve odškodninskih tožb. Posnetkov nikakor ne objavljajte na spletu! Uporaba kamere je le za zasebno uporabo! Zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov je torej jasna – posameznik lahko snema dogajanje v prometu, a če so na posnetku prepoznavne druge osebe (ali registrska številka avta), lahko te pregleduje le sam ali v krogu svoje družine. Kdor ne upošteva teh določil in posnetke objavi, lahko dobi globo v skladu z ZVOP-1 ter tudi denarno kazen v okviru Kazenskega zakonika. Treba je biti previden z uporabo kamer v vozilih, predvsem pa uporabo posnetkov, ki so nastali, saj jih lahko brez težav pokažete na družinskem srečanju, nikakor pa jih ne objavljajte na spletu. Uporabni pa so za razjas-nitev okoliščin nesreče, če jih uradni organi ali zavarovalnice želijo upoštevati. Nikar ne snemajte v Avstriji Kamere na armaturi so v Avstriji prepovedane na javnem mestu, saj prevlada interes zaščite zasebnosti posameznika. Če želite snemati, morate za vsako snemanje pridobiti ustrezno dovoljenje urada za zaščito podatkov. Če nimate dovoljenja, lahko dobite kazen do 10.000 evrov. Če imate v vozilu avtokamero, potem morate vedeti to! | Transport in logistika (etransport.si) Nekaj pravil o fotografiranju ljudi Kdaj potrebujete soglasje posameznika za objavo fotografije? (jkgroup.si) Krovni zakon na področju varstva osebnih podatkov ZVOP-1, ki pravi, da je fotografija, posneta na določenem dogodku interne ali javne narave, lahko opredeljena kot zbirka osebnih podatkov in tako predmet varstva osebnih podatkov. Po ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, zbirka osebnih podatkov pa je vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek. Objavljeno fotografijo lahko opredelimo kot zbirko podatkov, če lahko brez večjega truda in porabe časa ugotovimo identiteto posameznika na fotografiji; posameznik je določljiv, če je na sliki jasno razviden, če ob sliki zapišemo njegovo ime, kraj ali ime dogodka ali če je fotografija objavljena v internem glasilu, kjer se bralci med seboj dobro poznajo, saj je tako oseba na fotografiji hitro 33 prepoznana. Če je temu tako, govorimo o fotografiji kot o zbirki osebnih podatkov in za njeno objavo potrebujemo ustrezno pravno podlago v zakonu ali soglasje osebe na sliki. Ni pa to omejeno zgolj na opisan primer, saj je treba po posameznem primeru smiselno presoditi situacijo in ukrepati okoliščinam primerno. Če je na fotografiji več ljudi, potrebujemo privolitev vseh prisotnih na fotografiji. Privolitev je lahko pisna, ustna ali pa je razvidna iz samega dejanja posameznika (npr. oseba se je nastavila objektivu), posameznik pa mora biti predhodo pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov (pri čemer obdelava pomeni tudi objava). V primeru, da niste vešči prepoznavanja, ali je bila privolitev resnično podana, vam priporočamo, da se posvetujete s pravnim strokovnjakom. Treba je opozoriti, da privolitev velja le za dogovorjene čas, način in namen objave, za katere je bila dana. Precej navodil za ravnanje, povezano z otroki in mladino, je na spletni strani Nasveti | safe.si, ki je točka osveš- čanja o varni rabi interneta in mobilnih naprav za otroke, najstnike, starše in učitelje. Snemanje otrok na javnih prireditvah, uporaba posnetkov Snemanje otrok na javnih prireditvah in objava teh posnetkov | safe.si Ločiti je treba med fotografiranjem za zasebne namene in profesionalnim fotografiranjem. Fotografiranje last-nih otrok pri nastopu v vrtcu ali šoli je fotografiranje za zasebne namene, kar ni prepovedano. A objavljanje teh fotografij in posnetkov, na katerih so tudi drugi otroci, ni dovoljeno, tudi na zasebnih profilih družbenih omrežij, pojasnjuje informacijski pooblaščenec. Splošna uredba o varstvu podatkov staršem ne prepoveduje fotografiranja lastnega otroka na javni prireditvi, saj gre za fotografiranje za zasebne namene. Zato se morate zavedati, da obstaja velika verjetnost, da bo na javni prireditvi, kjer nastopa vaš otrok, ta fotografiran ali posnet s strani drugih staršev. A tudi fotografiranje ali snemanje, ki se izvaja za zasebno uporabo, lahko pomeni storitev kaznivega dejanja nezakonitega slikovnega snemanja po slovenskem Kazenskem zakoniku. Glede na Kazenski zakonik je v primeru snemanja osebo treba vprašati za dovoljenje, tudi če gre za snemanje v zasebnem okolju. To je še posebej pomembno, če želite posnetek javno objaviti. Posebna previdnost velja pri objavljanju fotografij. Fotografij drugih otrok brez soglasja njihovih staršev ne smete posredovati tretjim osebam ali jih objavljati na spletu. V tem primeru se morajo z objavo na družabnih omrežjih strinjati starši vseh otrok, ki so na fotografiji. Izjemoma je objava dovoljena, če je fotografija posneta na prireditvi, na kateri so bili obiskovalci seznanjeni s tem, da se prireditev fotografira ali snema. Profesionalni fotografi pa lahko fotografirajo samo tiste otroke, katerih starši so podali soglasje, razen če gre za prireditev, kjer so bili starši vnaprej seznanjeni, da se bo prireditev snemala. A tudi v tem primeru ni dopustno fotografirati tistih otrok, katerih starši so to izrecno prepovedali. 34 NALOGE Naloga 5 V preglednici 2 pripravite spisek vseh nalog pri posameznih dejavnostih, pri katerih je potrebno upoštevati pravne zahteve (problemi, zahteve, dileme). Zaenkrat imate za vsako dejavnost pripravljeni dve nalogi, lahko pa odprete še nove glede na potrebe. Pravne zahteve zapišite pri posamezni nalogi v drugi stolpec, v tretji stolpec pa vpišite zakone in pravil-nike (z navedbo virov), ki jih je treba upoštevati. V zadnji (četrti) stolpec vpišite ustrezno rešitev ali pa nalogo, da nasvet poiščete pri pravnikih, v kolikor rešitve niste našli sami. Preglednica 2: Spisek pravnih zahtev in rešitev pri posameznih nalogah DEJAVNOSTI Pravni problem, Zakonodaja Rešitev IN NALOGE zahteva ali dilema (navedba vira) (navedba vira) UVOD Naloga … SPECIFIKACIJA NAČRT DELA SPREMLJANJE PROJEKTA DEJAVNOST 5 35 DEJAVNOST 6 DEJAVNOST 7 DEJAVNOST 8 DEJAVNOST 9 DEJAVNOST 10 DEJAVNOST 11 DEJAVNOST 12 DEJAVNOST 13 36 TESTIRANJE PREDAJA IZDELKA 37 4 KAKOVOST Na trgu je ključna kakovost izdelkov ter storitev in ne samo najnižja cena, zato je postala tudi kakovost eden najpomembnejših ciljev poslovanja podjetja. Kakovost je tudi ekonomska kategorija, zato mora menedžment podjetja zagotoviti pogoje doseganja optimalne kakovosti izdelkov in storitev glede na dolgoročne ekonom-ske učinke. Kakovost izdelkov ali storitev mora doseči raven kakovosti najboljših podjetij na svetu in presegati raven kakovosti domačih konkurenčnih podjetij. Izdelki in storitve morajo zadovoljiti tudi najzahtevnejše kupce, tako glede uporabnosti, zunanje podobe, varnosti, zanesljivosti, ekološke primernosti, zagotovljena morata biti hitro in učinkovito vzdrževanje ter poprodajna pomoč. Kakovost mora biti vgrajena v vse segmente poslovanja podjetja, zagotavljajo pa jo predvsem ljudje, in to v največji meri, če so ustrezno izobraženi, usposobljeni, motivirani, vodeni, plačani in nagrajeni ter če je vzpostavljen sistem spremljanja in nadzora kakovosti dela. Ker večina sodobnih in uspešnih projektnih produkcij temelji na mednarodni trajnostni konkurenčnosti, je treba pri uspešnih projektih upoštevati mednarodne standarde projektne odličnosti, ki jih postavlja npr. organizacija IPMA (International Project Management Association). V teh standardih so zajeta orodja, ki omogočajo pripravo in opravljanje vseh faz projekta na uspešen in učinkovit način. Ključni elementi teh standardov so stalno spremljanje, samoocenjevanje in izboljševanje posameznih faz ali procesov v primerjavi z najboljšimi primeri iz prakse ter vključevanje vseh ključnih sodelujočih v projektu (še posebej to velja za na-ročnike) v vseh fazah projekta. Standardi projektne odličnosti temeljijo na naslednjih načelih: • Celoten sistem mora biti vrhunsko načrtovan in voden, zagotovljeni morata biti optimalna motiviranost in vključenost zaposlenih ter izraba njihovega znanja in sposobnosti. • Zagotoviti je treba učinkovit sistemski in procesni pristop vodenja. • Podrobno mora biti razdelano sodelovanje z naročnikom, pri čemer je treba razumeti in upoštevati želje naročnika, naročnik pa mora poznati možnosti izvajalca. Obe strani morata v tem sodelovanju videti smisel in predvsem korist. • Sistem je treba neprestano spremljati in analizirati ter na osnovi ustreznih podatkov uvajati izboljšave oziroma popravke. Mednarodni standard za vodenje kakovosti je ISO 9001, ISO STANDARDI - Slovenska Kakovost (slovenska-ka- kovost.si). Primeren je za katerokoli organizacijo iz različnih gospodarskih sektorjev in dejavnosti. ISO 9001 temelji na osmih načelih vodenja kakovosti, ki so bistvena za dobro poslovno prakso. Ta načela vam lahko pomagajo izboljšati rezultate vaše organizacije: • osredotočenost na kupce oziroma uporabnike, • vodenje, • vključevanje ljudi, • procesni pristop, • sistemski pristop k vodenju, • nenehno izboljševanje, • odločanje na podlagi dejstev, • vzajemni odnosi z dobavitelji. V Sloveniji je pomembna organizacija na področju kakovosti SIQ - Slovenski institut za kakovost in meroslovje Ljubljana. SIQ je strokovna, neodvisna in nepristranska institucija, ki nudi celovite rešitve s področja presku- šanja in certificiranja proizvodov, ocenjevanja sistemov vodenja, meroslovja in izobraževanja. Na ta način podpirajo prizadevanja organizacij, da uresničijo svoje cilje za kakovost izdelkov in storitev. 38 Kakovost proizvodov in storitev mora biti enotna v celotnem podjetju. Proizvodi in storitve morajo ustreza-ti vsem zahtevam domačih ali tujih predpisov, standardov, normativov kakovosti oziroma drugim tehnično-komercialnim, pravnim, etičnim, okoljskim idr. normativom. To se lahko v največji meri doseže s pravilnim načrtovanjem, vodenjem, nadzorom, izobraževanjem, kakovostno opremo in s stalnim poudarjanjem pomena kakovosti v organizaciji. V shemi 8 je prikazano, kako se v posameznih fazah projekta izvajajo naloge, povezane s kakovostjo izdelka ali storitve. Stroka obvladovanje kakovosti v projektih običajno deli na štiri korake: (1) opredelitev (zahtev) kakovosti, (2) načrtovanje zagotavljanja kakovosti, (3) zagotavljanje in (4) nadzor kakovosti. V fazi priprave mora moramo opredeliti kakovost končnega izdelka, v fazi načrtovanja se pripravi sistem za zagotavljanje kakovosti, v fazi izvajanja sledi spremljanje in nadzor kakovosti in ob zaključku projekta sledi ocena in potrditev kakovosti končnega izdelka. Kakovost določi naročnik že ob snovanju oziroma ob naročilu, v fazah načrtovanja in izvedbe projekta pa moramo vzpostaviti mehanizme, ki zagotavljajo doseganje želene kakovosti. Shema 8: Sistem kakovosti pri projektnem delu Priprava Načrtovanje Zaključevanje na projekt projekta Izvajanje projekta Dejavnosti snovalca, načrtovalca in izvajalca projekta pri kakovosti Specifikacija Priprava sistema Spremljanje Ocena in potrditev kakovosti za zagotavljanje in nadzor kakovosti končnega izdelka kakovosti in kontrole kakovosti končnega izdelka OBVEZNO PRIPOROČLJIVO OBVEZNO Dejavnosti naročnika projekta pri kakovosti Pri tem praviloma sodeluje tudi predstavnik naročnika, ki mora potrditi posamezne delne izdelke ali module, da ne pride v primeru nekakovostnih vmesnih izdelkov do neprimernih končnih izdelkov in stroškov oziroma škode, povezane s tem. Naročnik pa mora v vsakem primeru potrditi pogodbeno določeno kakovost izdelka ob prevzemu v fazi zaključevanja projekta. Za doseganje kakovosti moramo imeti: • določena natančna merila kakovosti; • načrt doseganja kakovosti; • izvajanje zagotavljanja kakovosti (zahteve za kadre, procese, tehnologije, materiale …); • sistem stalnega spremljanja in kontrole kakovosti ter • načrt ukrepanja v primeru odstopanj. 39 Popišemo vse naloge in procese, kjer moramo posebej natančno spremljati kakovost, in rezultate zapišemo v preglednico 3. Preglednica 3: Pogoji za doseganje kakovosti Naloga oziroma Merilo kakovosti Načrt doseganja Zagotavljanje Spremljanje in proces kakovosti kakovosti kontrola kakovosti in ukrepanje v primeru odstopanj Primer 7 Pri organizaciji prireditve moramo poznati natančne parametre, kot so cilj, namen, program, nastopa-joči, lokacija, čas začetka in konca prireditve. Izbrati moramo kandidate za umetniško in tehnično izvedbo ter pripraviti vse pogodbe. Spremljati moramo pripravo na prireditev, vaje, generalko in poskrbeti za popravke, kadre, opremo ipd., če program ne poteka po načrtu. Izredno pomembno je, da je v sistem kakovosti v čim večji meri in v čim več fazah vključen naročnik, kar zagotavlja, da bo končni izdelek v kar največji meri zadovoljil njegove zahteve in pričakovanja. Tehnični standardi kakovosti so v multimedijski produkciji globalni in merljivi, zato je treba stalno slediti novostim in novim možnostim, ki jih ponujajo, kupci pa jih želijo oziroma zahtevajo zelo kmalu po tem, ko se pojavijo. Ocena vsebinske in oblikovne kakovosti multimedijskih izdelkov pa je bolj subjektivna in se pogosto izraža v raznih nagradah in priznanjih, medijski odmevnosti ipd., zato morajo multimedijske produkcijske organizacije skrbeti tudi za tovrstne dejavnosti in promocijo. Uspešna organizacija mora imeti vzpostavljen sistem celovite kakovosti, ki pomeni tudi način menedžeriranja. Organizacija je uspešna, ko postane nadzor kakovosti uveljavljen, natančno določen in redno izvajan proces, ki se neprestano izboljšuje, in ko pridobi mednarodni certifikat o usposabljanju podjetja za upravljanje kakovosti v skladu z mednarodnimi standardi ISO, ker na ta način tudi z zunanjimi presojevalci prisili vodstvo in delavce h kakovostnemu delu, obenem pa za izvajalce pomeni, da gre za kakovostno in zanesljivo organizacijo. V shemi 9 je prikazan potek spremljanja in nadzorovanja kakovosti izdelka v izvedbenem delu procesa. Kakovost izdelka se stalno in v vsaki fazi primerja z zahtevano kakovostjo. V primeru, ko se ugotovi odstopanja, je treba opraviti spremembe v produkcijskem procesu. 40 Shema 9: Spremljanje in nadzorovanje kakovosti izdelka v izvedbenem delu procesa Produkcijski proces Izdelek, ki mu preverjamo kakovost Kontrolno oziroma merilno mesto Rezultat meritve Standard, zahteve po specifikaciji ODSTOPANJE Potrebne spremembe za doseganje kakovosti V REDU Izdelek je ustrezne kakovosti Postopke in metode kontrole kakovosti je treba prilagoditi vrsti projekta. Najbolj pomembno je, da zagotovimo preprečevanje nastajanja oziroma pojavljanja napak namesto ugotavljanja in merjenja v času procesa, čeprav je treba tudi te ukrepe izvesti v določenem obsegu. V procesih zagotavljanja kakovosti je zelo pomembno, da pri vsakem projektu naredimo natančno analizo in ob zaključku pripravimo poročilo z napotki za delo v naslednjih projektih. Na ta način organizacija lahko si-stematično gradi sistem kakovosti. Metod za pridobivanje podatkov o kakovosti je več (največkrat gre za meritve, primerjave, analize, ankete, ocene, diskusije, intervjuje, presoje, raziskave ipd.), zbrane podatke pa se nato obdela in vrednoti. Rezultati morajo vplivati na takojšnje spremembe v produkciji in na pozitivne spremembe v organizaciji. Vse postopke kontrole kakovosti se beleži v ustrezne obrazce, primer je v preglednici 4. 41 Preglednica 4: Obrazec za kontrolo kakovosti ................................................................................................... Datum, ura Izdelek Ustreza Ne ustreza Napake Ukrepi Kontrolor 42 NALOGE Naloga 6 V preglednici 5 pripravite spisek vseh nalog, pri katerih je treba upoštevati zahteve po kakovosti pri izvajanju projekta. V ustreznih virih poiščite ustrezne rešitve in dokumente ter jih uporabite pri izbranih nalogah. Uporabite tudi podatke, ki ste jih dobili od gostujočega predavatelja. Preglednica 5: Pogoji za doseganje kakovosti Naloga Merilo kakovosti Načrt doseganja Zagotavljanje Spremljanje oziroma kakovosti kakovosti in kontrola proces kakovosti in ukrepanje v primeru odstopanj 43 5 SPREMLJANJE POTEKA PROJEKTA Projekt je treba spremljati in nadzirati ves čas izvajanja in dejansko stanje primerjati z načrtovanim. V primeru odstopanj je treba ukrepati v skladu s Pravilnikom o projektnem delu v organizaciji in po protokolu, ki je dogovorjen za določen projekt. Parametri, ki jih kontroliramo med izvajanjem projekta, so povezani z načrtom, ki ga pripravimo v prvi fazi projekta, in so: • izvajanje vsebinskega načrta; • sledenje časovnemu (terminskemu) načrtu; • zagotavljanje kakovosti izdelkov, storitev ali rezultatov; • spremljanje izvajanja finančnega načrta, posebej sledenje stroškom; • spremljanje morebitnih sprememb projekta glede na začetni načrt in načini ukrepanja; • spremljanje tveganj; • odpravljanje težav. Spremljanje posameznih procesov poteka po postopku, ki je prikazan na shemi 10, in temelji na principu, da vsako merjeno količino v določenem času in v določeni fazi projekta primerjamo z načrtovano in ocenimo, ali je izvedba v okviru načrtovanega ali ne. Če je ocena pozitivna, se dejavnost zaključi, če ne, se mora zadeva popraviti oziroma je treba utemeljiti in potrditi spremembo. 5.1 Spremljanje izvajanja projekta Vsebinsko in časovno izvajanje projekta praviloma spremljamo istočasno prek gantograma (običajno v e-različici), pri čemer natančno ugotovimo, v kateri fazi so posamezne dejavnosti in naloge ter kako sledijo načrto-vanemu časovnemu načrtu. Za posamezne dejavnosti je označeno, ali so že zaključene oziroma do kdaj bodo. Ključno je, da projektni menedžer redno (po možnosti dnevno) preverja stanje na projektu in usmerja delo sodelavcev ter takoj ukrepa v primeru odstopanj od načrtovanega ali nastalih težav. V rednih poročilih (dnevnih, tedenskih, mesečnih – odvisno od projekta in dogovorjenega sistema spremljanja in kontrole) tudi zapišemo, zakaj je prišlo do posameznih odstopanj in kakšne ukrepe smo izvedli, da bodo predvidene vsebine uresniče-ne v predvidenih rokih. Najbolj učinkovito je, če so srečanja sodelavcev projekta čim bolj pogosta, celo vsakodnevna (lahko zelo kratka), in kjer so sodelavci na prijazen način »prisiljeni« podati kratko poročilo, opredeliti morebitne probleme in predlagati rešitve ali izboljšave. Tak način dela, ki ima zaradi socialnih stikov in neposredne komunikacije tudi vrsto drugih prednosti, je zelo značilen za agilno projektno delo, če sodelavci delajo na isti lokaciji. Redno spremljanje in nadzor projekta se lahko zagotovi tudi prek e-platform, video konferenc ipd., če so sodelavci na različnih lokacijah. Tudi v takih primerih se priporočajo občasna srečanja v živo. 44 Shema 10: Spremljanje in kontrola posameznih dejavnosti – primerjava načrtovanega in uesničenega IZVAJANJE DOLOČENE DEJAVNOSTI SPREMEMBE, POPRAVKI ALI SPREJEM IN POTRDITEV RAZLIK SPREMLJANJE, MERJENJE, PRIMERJAVA DOLOČENE DEJAVNOSTi PRIMERJAVA IZMERJENEGA STANJA Z NAČRTOVANIM DA NE ZAKLJUČENA DEJAVNOST V primerih, kjer pride do vsebinskih in časovnih sprememb projekta, je treba sprejeti tudi spremenjeni program dejavnosti in časovnih rokov. Najbolj učinkovito in enostavno je spremljanje časovnega in vsebinskega poteka del s pomočjo gantograma, na katerem primerjamo načrtovane podatke z realnim stanjem po določenem času, lahko pa stanje spremljamo s pomočjo vmesnih poročil. Spremljanje časovnice projekta Stalno je treba spremljati, kako se uresničuje načrtovana časovnica projekta in ukrepati, v kolikor pride do sprememb. Spremljanje finančnih kazalnikov Pri sodobnih in uspešnih projektih se v vedno več primerih vključuje v projektni tim poslovni analitik, ki sodeluje v vseh fazah projekta, tako z lastnikom, izvajalci in naročniki, ter pomaga vodji projekta pri vodenju, in to z namenom, da se preveri poslovna upravičenost in zagotovi tudi poslovna uspešnost projekta. 45 Ker se nekatere funkcije vodje projekta in poslovnega analitika prekrivajo, morajo biti zelo jasno določena pravila sodelovanja, kot velja tudi na splošno za delo v timu. Pri tem se zelo pogosto uporablja pravilo 3C: • jasna določitev vlog in odgovornosti (Clear roles and responsibilities); • dogovor o odprti komunikaciji (Commitment to open communication); • sodelovanje na podlagi zavedanja o potrebi po sodelovanju, zaupanja in spoštovanja (Collaboration based on mutual trust, need and respect). S spremljanjem stroškov lahko zelo natančno spremljamo potek dela, obenem pa s primerjavo s planiranimi stroški stalno ugotavljamo morebitna odstopanja in lahko takoj ukrepamo. V praksi poznamo več načinov za spremljanje in nadziranje stroškov. Predstavili bomo metodo za primerjavo načrtovanih in dejanskih stroškov projekta in spremljanje stroškov po metodi analize mejnikov. Primerjava načrtovanih in dejanskih stroškov projekta Pri tem načinu spremljamo dejanske stroške in jih primerjamo z načrtovanimi. Stroške lahko spremljamo skupaj za določeno obdobje po dejavnostih ali po posameznih nalogah. Takšno spremljanje stroškov je enostavno in zelo primerno za manjše projekte. Podatke zapišemo v preglednico 6. Preglednica 6: Spremljanje in primerjava vseh stroškov projekta v časovnem obdobju Teden, Predvideni Dejansko Odstopanje Odstopanje Opombe, Ukrepi in mesec skupni izmerjeni v EUR v % komentarji odgovorne stroški skupni stroški osebe (EUR) (EUR) Skupaj 46 Primer 8 V preglednici 7 prikažemo spremljanje načrtovanih in dejanskih stroškov projekta po mesecih in odstotke odstopanja, poleg pa napišemo tudi opombe, komentarje in potrebne ukrepe glede na ugotovljeno stanje. Preglednica 7: Spremljanje in primerjava skupnih stroškov projekta MDD po mesecih Mesec Predvideni Dejansko Odstopanje Odstopanje Opombe, Ukrepi in skupni izmerjeni v EUR v % komentarji odgovorne stroški skupni osebe (EUR) stroški (EUR) Marec 30.000 31.000 + 1.000 + 3,3 Stroški, povečani Odobritev zaradi dodatnih dodatnih del, del povečanje obsega del in pogodbenega zneska z naročnikom April 40.000 45.000 + 5.000 + 12,5 Stroški povečani, Dogovor z ker je bilo delo izvajalci, da se X opravljeno v delo X opravi v aprilu namesto v maju namesto maju. Za 1.000 v aprilu EUR je bil dražji material f. Maj 65.000 61.000 - 4.000 - 6,2 Delo X je bilo - opravljeno v aprilu. Junij 83.000 78.000 - 5.000 - 6,0 Delo A bo Dogovor o opravljeno v spremembi juniju, delo B termina za pa v juliju. delo A in B s podizvajalci Julij 50.000 53.000 + 3.000 + 6,0 Opravljeno delo A - Avgust 30.000 35.000 + 5.000 + 16,6 Opravljeno delo B, Dogovor z + 2.000 EUR naročnikom za dodatni stroški dodatno plačilo zaradi podražitve 2.000 EUR zaradi materiala podražitve materiala Skupaj 298.000 303.000 + 5.000 1,7 47 Rezultate lahko prikažemo tudi na shemi 11, ki kaže predvidene in dejanske stroške po mesecih in skupne stroške ter skupno odstopanje. Shema 11: Pregled stroškov projekta po mesecih STROŠKI 350,000 300,000 250,000 200,000 150,000 100,000 50,000 marec april maj junij julij avgust skupaj ČAS Predvideni stroški Dejanski stroški 48 Poleg splošnih stroškov lahko spremljamo tudi posamezne vrste stroškov projekta, tako da za vsako vrsto stroškov naredimo svojo preglednico in shemo. Za primer 9 lahko naredimo preglednico posebej za stroške dela, materiala, prevozov, najema opreme ipd. Primer 9 V preglednici 8 je prikazano spremljanje skupnih in ločenih (po vrstah) načrtovanih in dejanskih stroškov dela in materiala po mesecih in % odstopanja. Preglednica 8: Spremljanje stroškov dela in materiala po mesecih Mesec Predvi- Dejanski Razlika Predvi- Dejanski Razlika Predvi- Dejan- Razlika deni skupni v EUR deni stroški v EUR deni ski v EUR skupni stroški stroški dela v stroški stroški stroški (EUR) dela EUR mate- mate- (EUR) v EUR riala riala v EUR v EUR Marec 30.000 31.000 + 1.000 16.000 17.000 + 1.000 2.000 2.000 0 April 40.000 45.000 + 5.000 25.000 28.000 + 3.000 3.000 4.000 + 2.000 Maj 65.000 61.000 - 4.000 44.000 40.000 - 4.000 3.000 3.000 0 Junij 83.000 78.000 - 5.000 75.000 70.000 - 5.000 6.000 6.000 0 Julij 50.000 53.000 + 3.000 42.000 45.000 + 3.000 3.000 3.000 0 Avgust 30.000 35.000 + 5.000 23.000 26.000 +3.000 1.000 3.000 + 2.000 Skupaj 298.000 303.000 + 5.000 225.000 226.000 + 1.000 18.000 21.000 + 4.000 Na ta način lahko zelo podrobno spremljamo vse vrste stroškov in pravočasno ukrepamo, če pride do odstopanj. 49 Spremljanje stroškov po analizi mejnikov Pri spremljanju stroškov po analizi mejnikov spremljamo poleg stroškov tudi to, kolikšen del projekta je že zaključen, in na ta način povečamo natančnost ocene. Projekt moramo razdeliti na posamezne enote, oceniti stroške za njihov zaključek in primerjati te stroške z dejanskimi stroški, kot kaže preglednica 9. Preglednica 9: Spremljanje stroškov in odstotek realizacije projekta Mejni Predvideni Predvidena Skupna Dejansko Dejanska Odstopanje datum skupni realizacija (kumulativna) izmerjeni skupna od mesečni projekta realizacija skupni realizacija predvidene stroški do mejnega (%) mesečni projekta skupne (EUR) datuma stroški realizacije (%) (EUR) 50 Primer 10 Za določen projekt spremljamo vseh stroške projekta po mesecih, s tem da spremljamo predvidene in dejanske stroške, obenem pa tudi odstotek izvedenih dejavnosti glede na načrt. Prvi dan vsak mesec je mejni datum. Preglednica 10: Spremljanje stroškov in odstotek realizacije pri projektu v primeru 10 Mejni Predvideni Predvidena Skupna Dejansko Dejanska Odstopanje datum skupni realizacija (kumulativna) izmerjeni skupna od mesečni projekta realizacija skupni realizacija predvidene stroški do mejnega (%) mesečni projekta skupne (EUR) datuma stroški realizacije (%) (EUR) 1. marec 30.000 6 6 31.000 7 +1 1. april 50.000 10 16 55.000 14 -2 1. maj 140.000 28 44 146.000 41 -3 1. junij 160.000 32 76 152.000 72 -4 1. julij 80.000 16 92 75.000 88 -6 1. avgust 40.000 8 100 55.000 96 -4 Skupaj 500.000 100 514.000 Iz analize primera v preglednici 10 vidimo, da so stroški v prvih treh mesecih presegli načrtovane, vendar pa je realizacija projekta zaostajala za načrtovanim (namesto 44 % je bilo realiziranih samo 41 % projekta). Glede na to je vodja projekta omejil stroške in dva meseca pred zaključkom projekta ugotovil, da zaostaja za načrtovanim, vendar tudi bistveno povečanje stroškov v zadnjem mesecu ni pomagalo – projekt ni bil zaključen v roku in potrebna bodo še dodatna sredstva za dokončanje projekta. Meje si lahko postavimo poljubno, tudi glede na časovni zaključek posameznih dejavnosti. Takšno analizo lahko povežemo z vsebinsko analizo in prek povratne zanke vplivamo na posamezne dejavnosti. Druge metode so bolj zahtevne in zahtevajo tudi sodelovanje finančnih strokovnjakov in uporabo ustrezne programske opreme, saj je treba opredeliti dejavnosti po številnih kriterijih. Na shemi 12 je prikazana razvrstitev stroškov po dejavnostih. Lahko primerjamo načrtovane in resnične stroške, kar nam da koristne podatke za nadaljnje projekte. 51 Shema 12: Razporeditev načrtovanih in dejanskih stroškov po dejavnostih projekta STROŠKI D 1 D 2 D 3 D 4 D 5 D 6 D 7 D 8 D 9 D 10 Načrtovani stroški Dejanski stroški DEJAVNOSTI Pri dejavnostih 1, 3, 4, 6 in 8 dejanski stroški manjši od načrtovanih, pri dejavnostih 2, 5, 9 in 10 so dejanski stroški večji od načrtovanih, pri dejavnosti 7 pa so enaki. 5.2 Ukrepi za upravljanje sprememb v projektu Kljub temu da skrbno načrtujemo projekt, moramo pripraviti tudi načrt ravnanja, odločanja in ukrepanja v primeru, da so potrebne spremembe pri izvajanju projekta. Bistvena sprememba lahko projekt tudi prekine. Na splošno velja, da, čim kasneje se prične uvajati potrebne spremembe, večji so stroški, zato lahko naredimo največ v začetni fazi, ko izredno skrbno izberemo in pripravimo projekt, da ne pride do sprememb zaradi slabega načrtovanja. Pri upravljanju sprememb je najbolj pomembno, da spremembe ne ostanejo skrite ali zamolčane. Vzroki za spremembe so lahko naslednji: • spremenijo se poslovne zahteve; • naročnik spremeni svoje prioritete; • nastopijo kadrovske in organizacijske spremembe; • spremenijo se tehnologije, pojavijo se novi izdelki; • pojavijo se novi lastniki ali novi poslovni partnerji; • spremeni se zakonodaja, uveljavijo se novi standardi in zahteve; • na potek projekta vplivajo drugi projekti, ki so z njim povezani; • projekt ne dosega zastavljenih ciljev. Najbolj pogosti koraki reševanja problemov pri projektih: • probleme zaznamo, ugotovimo, identificiramo; • ugotovimo nastanek problema in potrebo po njegovi razrešitvi; • analiziramo vzroke problema; • uporabimo kreativne metode za rešitev problema; • ocenimo možne rešitve in pri tem v pravem času vključimo možne dejavnike; • pregledamo izbrano rešitev, jo po potrebi dopolnimo in izpeljemo; • dokumentiramo celoten proces in zagotovimo, da se bodo pridobljena spoznanja uporabila tudi pri drugih projektih. 52 Večje organizacije, pri katerih poteka poleg redne dejavnosti še več projektov, imajo tudi krizne time ali krizni menedžment, ki se vključi v primerih, da pride do večjih težav. Predvsem pa ti timi temeljito pregledajo vso dokumentacijo in preverijo, ali so v projektih upoštevana vsa možna tveganja in načrtovani ukrepi za prepre- čevanje ali reševanje problematičnih situacij. Faze pri menedžmentu sprememb so naslednje: • ugotavljanje potrebe po spremembi in obrazložitev predloga ali zahteve; • ocena vpliva spremembe na obstoječi projekt in predloga spremenjenega projekta; • analiza predloga z ocenami stroškov in rokov; • odobritev spremembe; • priprava načrta projekta z upoštevano spremembo; • informiranje vseh udeležencev o spremembi; • izvedba; • analiza (ocena spremembe) in poročilo; • arhiviranje dokumentacije s predlogi za ravnanje v prihodnje. Najbolje je, da vsi ključni sodelavci projekta podajo svoje mnenje o predlagani spremembi in njenem vplivu na potek projekta v novih okoliščinah, potem ko se o predlogu opravi temeljita razprava v timu, z naročnikom in po potrebi tudi z zunanjimi strokovnjaki. Izhodišče za razpravo naj bo ocena vpliva spremembe na vse faze in dejavnosti v projektu, posebej pa še na kadrovske in finančne zahteve, časovni potek, vplive na ljudi in okolje ter na tveganja projekta. Pri razmišljanju o vplivu spremembe moramo upoštevati naslednja vprašanja: • ali bo treba spremeniti metodologijo dela in organizacijsko strukturo in kako; • kakšen je vpliv spremembe na namen in cilje projekta; • ali je mogoče dobiti ustrezno opremo in tehnologijo za izvedbo projekta; • na katere dejavnosti vpliva sprememba, kaj storiti s tistimi, ki so bile že zaključene; • kakšne so zahteve za kadre, ki bodo zagotovili izvedbo projekta z novimi zahtevami; • so potrebne spremembe terminskega načrta; • so potrebni dodatni viri, morda večji stroški; • kako bodo spremembo sprejeli uporabniki; • kako bo vplivala na poslovni uspeh in ugled organizacije; • kako bo sprememba v tem projektu vplivala na druge projekte, ki potekajo; • kakšna so tveganja, če spremembo uresničimo in če je ne uresničimo? • itd. Če se sprememba v samem projektu zavrne, ker so potrebne spremembe prevelike, je bolje postopek začeti znova in pripraviti nov projekt. Ukrepanje v primeru upoštevanja sprememb v projektu je odvisno od obsega sprememb in vpliva na potek in rezultate projekta. Manjše spremembe (če ne pride do spremembe robnih pogojev – cilji, roki, stroški ipd.) lahko sprejme sam projektni tim. Spremembe, pri katerih pride do manjših sprememb v robnih pogojih (cilji, roki, stroški ipd.), mora pisno odobriti naročnik ali projektni svet, ki obstaja pri večjih projektih. Če se pokažejo potrebne pomembne vsebinske spremembe projekta (namen, cilj), je najbolje projekt pripraviti povsem na novo. O vseh spremembah morajo biti seznanjeni vsi udeleženci, vse mora potekati in biti zabeleženo tudi v pisni obliki in ga morajo formalno podpisati vsi udeleženci. 53 5.2.1 Upravljanje časovnih sprememb pri projektih Pri izvajanju projekta se najbolj pogosto pokažejo spremembe v razliki med načrtovanimi in izvedbenemi časi posameznih dejavnosti, in sicer: • dejavnosti se ne začnejo ali končajo po načrtu; • dejavnosti ne napredujejo po načrtu; • dejavnosti zahtevajo več ali manj časa in materiala, kot je bilo načrtovano; • stroški odstopajo od načrtovanih. Ko ugotovimo razlike med načrtom dejavnosti projekta in med konkretnim izvajanjem, moramo takoj pričeti reševati težave in projekt spraviti v zahtevane okvire. Poti so različne glede na vrsto odstopanj, najbolj pogoste pa so naslednje: • popravimo povezave med dejavnostmi; • spremenimo čas trajanja dejavnosti; • dejavnosti spremenimo – dodamo ali odvzamemo vire; • spremenimo postavke v predračunu; • spremenimo roke za projekt; • projekt »razdremo« in organiziramo na novo; • drugo. Pri spremljanju in spreminjanju časovnih rokov si najbolje pomagamo z gantogramom, kot kaže shema 13. Shema 13: Primer prilagajanja časovnega načrta OSNOVNI NAČRT Končni datum prvotnega projekta SPREMENI SE KONČNI DATUM PROJEKTA Končni datum projekta – ČAS SE PODALJŠA s podaljšanim časom SPREMENI SE KONČNI DATUM PROJEKTA Končni datum projekta – ČAS SE SKRAJŠA s skrajšanim časom KONČNI DATUM PRVOTNEGA PROJEKTA Na shemi 13 je prikazano, da je možno podaljšati ali skrajšati rok zaključka projekta in vse dejavnosti prestavi-ti za določen čas. V primeru da je končni rok določen, je treba določene dejavnosti pospešiti ali pa jih opraviti vzporedno, če je to tehnološko in kadrovsko mogoče. Vsaka sprememba načrta ima posledice pri obremenitvi ljudi, stroških idr., kar je treba pri vsaki spremembi natančno predvideti in tudi potrditi pred izvedbo. 54 O vseh postopkih je treba voditi natančno dokumentacijo in obenem urediti vse spremenjene finančne in pogodbene obveznosti, ki iz določenih sprememb sledijo. 5.2.2 Dokumentiranje sprememb projekta Dokument, s katerim se predlaga spremembe v projektu, se izroči naročniku ali projektnemu svetu in mora imeti naslednje podatke: • podatki o predlagatelju spremembe; • podatki o projektu, pri katerem predlagamo spremembe; • obrazložitev razlogov za spremembo in kaj se zgodi, če se sprememba ne uvede; • koristi zaradi spremembe; • predlog, kako vključiti spremembo v obstoječi projekt; • kdo bo plačal dodatne stroške zaradi te spremembe in kolikšni so; • mnenje menedžerja projekta. V preglednici 11 je prikazano, katere podatke potrebujemo za dokumentiranje predloga sprememb. Preglednica 11: Dokumentiranje predloga sprememb v projektu (naslov projekta) Predlagatelj Predlagana Razlog za Koristi Vpliv Finančni Mnenje spremembe sprememba spremembo zaradi spremembe okviri projektnega spremembe na izvedbo spremembe, menedžerja projekta plačnik V prilogi preglednice 11 so ustrezni dokumenti, ki podpirajo spremembo. 55 Primer 11 Naročnik se je odločil, da namesto 400 plakatov (kot je v prvotnem naročilu) potrebuje 600 plakatov, in je o tem obvestil izvajalca, preden je bila poslana datoteka v tiskarno. Rezultati so prikazani v preglednici 12. Preglednica 12: Predlog sprememb v projektu Plakati za osveščanje nevarnosti sončenja Predlagatelj Predlagana Razlog za Koristi Vpliv Finančni Mnenje spremembe sprememba spremembo zaradi spremembe okviri projektnega spremembe na izvedbo spremembe, menedžerja projekta plačnik Špela Novak Število Povečano Več tiskanih Ker gre Treba je Spremembo predstavnica tiskanih naročilo plakatov, samo pripraviti je mogoče naročnika) plakatov večji za večje nov izračun uresničiti. se poveča prihodek število in ponudbo. za 200. tiskanih izvodov, Dodatno se samo naročene podaljša plakate bo čas tiska. naročnik Ker ima plačal tiskarna v roku. dovolj kapacitet, ne bodo potrebne spremembe projekta. Priloga 1: Dopis z naročilom dodatnih 200 izvodov plakata Priloga 2: Predračun z novo ceno storitve za 600 plakatov Priloga 3: Potrdilo novega predračuna Priloga 4: Nalog za tisk 600 izvodov plakata 56 NALOGE Naloga 7 Opišite, kako boste spremljali izvajanje projekta. Naloga 8 Pripravite preglednico 13: Spremljanje in primerjava predvidenih in dejanskih stroškov projekta v obdobju izvajanja projekta. Preglednica 13: Spremljanje stroškov in odstotek realizacije projekta Mejni datum Predvideni Predvidena Skupna Dejansko Dejanska Odstopanje skupni realizacija (kumulativna) izmerjeni skupna od mesečni projekta realizacija (%) skupni realizacija predvidene stroški do mejnega mesečni projekta skupne (EUR) datuma stroški realizacije (%) (EUR) Naloga 9 Pripravite shemo 14, v kateri predstavite stroške projekta po dejavnostih. Shema 14: Razporeditev načrtovanih in dejanskih stroškov po dejavnostih projekta Naloga 10 V preglednico 14 Predlog sprememb v projektu zapišite predloge sprememb, ki ste jih pripravili v svojem projektu. 57 Preglednica 14: Predlog sprememb v projektu .................................................................................................. Predlagatelj Predlagana Razlog za Koristi Vpliv Finančni Mnenje spremembe sprememba spremembo zaradi spremembe okviri projektnega spremembe na izvedbo spremembe, menedžerja projekta plačnik V prilogi so ustrezni dokumenti, ki podpirajo spremembo. Naloga 11 Zapišite, katere spremembe ste dejansko uvedli v vaš projekt ................................................................., in utemeljite uvedbo. 58 6 MARKETINŠKI NAČRT, ETIČNO OGLAŠEVANJE V tem poglavju je prikazana priprava marketinškega načrta in kako je treba pri tem upoštevati etične norme. Obe temi bo predstavil gostujoči predavatelj. 6.1 Marketinški načrt V marketinškem načrtu natančno opišemo, s kakšno strategijo in ravnanjem bomo prišli do poslovnih ciljev, ki so praviloma odlična prodaja in dobri finančni rezultati, brez uporabe neprimernih načinov (ki so neetični, protizakoniti, ki ogrozijo poslovanje ali blagovno znamko itd.) Vizija > poslovna strategija > marketinška strategija > marketinški načrt > taktike > aktivnosti Marketinški načrt je lahko uspešen, samo če imamo pravo vizijo in strategijo ter dober izdelek. Nato pa je treba pripraviti dobro taktiko in konkretno izvedbo. Društvo za marketing Slovenije (na strani Marketinško načrtovanje. https://www.dmslo.si/zapis/marketin- ki-plan-in-marketinka-uinkovitost) je vodilna organizacija na področju marketinga v Sloveniji in na svoji strani postavlja zanimiva vprašanja, ki nas navedejo na to, kdaj ugotovimo, da potrebujemo marketinški načrt. 10 znakov, da potrebujete marketinški načrt: 1. Niste usmerjeni, manjka vam vizije, ciljev in ne spremljate uspešnosti svojih aktivnosti. 2. Svojih kupcev ne poznate v zadostni meri. 3. Vaši predlogi in ideje za udejstvovanje (engagement) niso dovolj močne. 4. Vaše marketinške kampanje so slabo integrirane. 5. S podvajanjem nalog in aktivnosti izgubljate čas in denar. 6. Investicije v digitalne kanale, ki jih uporabljajo vaši kupci, niso zadostne. 7. Niste dovolj agilni, da bi sledili ali narekovali trende. 8. Niste dovolj organizirani, da bi sledili ali narekovali trende. 9. Ne optimizirate. 10. Nimate koherentne strategije ali načrta za digitalno transformacijo. Zelo učinkovita pot je, da v organizaciji uredite tisto, kar vam manjka ali imate preveč, glede na zapisane znake. Poznati morate trg in kupce, biti agilen, imeti vizijo, dobre inovativne ideje in izdelke, ki jih proizvedete s čim manj stroški in lahko drago prodate, pri čemer morate znati optimalno uporabiti prodajne kanale. Lahko pa gre tudi za poceni izdelke, ki se prodajajo masovno. Marketinški načrt natančno opiše, kako dosežemo cilje. Razlika je v tem, ali izdelek šele iščemo ali pa že imamo izdelek in ga želimo prodati. V našem primeru se bomo osredotočili na prodajo izdelka ali storitve, ki jo že imamo, kot tudi ciljno skupino, saj smo celoten postopek za načrtovanje izdelka obravnavali v prvi fazi predmeta Priprava in izvedba multimedijskega projekta. Glavne faze v tem procesu so: • določitev cene, načina prodaje in dobave, • načrt kako izboljšati strankino izkušnjo, • priprava načrta komuniciranja, • raziskava in izbor prodajnih kanalov. 59 V prispevku Kako sestaviti marketinški načrt? https://mladipodjetnik.si/novice-in-dogodki/novice/kako-ses- taviti-marketinski-nacrt avtor definira marketinški načrt kot prikaz, kako namerava podjetje izvršiti svojo marketinško strategijo. Podlaga za marketinški načrt so tržne raziskave, s katerimi dobimo predstavo o tem, kaj o izdelku meni trg. Ugotovimo mnenje kupcev o izdelku, torej kaj od njega pričakujejo, kakšne so njihove potrebe, kaj bi spremenili, kaj se jim zdi slabo ipd. Iz tržne raziskave lahko z uporabo SWOT analize tudi ugotovimo, kakšne so prednosti in slabosti izdelka, kakšne so priložnosti in tudi nevarnosti. Na ta način lahko pripravimo marketin- ško strategijo, s katero določimo marketinške kanale, s pomočjo katerih bomo prišli do potencialnih kupcev, koliko bo teh kupcev in koliko bo to stalo. Marketinško sporočilo mora biti usklajeno z željami in potrebami ciljnih skupin, posredovano mora biti preko kanala, ki jim odgovarja in na katerega se odzivajo, praviloma so to mediji, na koncu pa jim mora biti omogo- čen nakup na način, ki je zanje udoben. Pri načrtovanju se moramo odločiti: • Na kateri segment kupcev oziroma podsegment se bomo osredotočili? • Katera je naša primarna in sekundarna ciljna skupina? • V katere prodajne kanale se bomo usmerili? • Kakšen bo naš optimalni portfelj? • Kako se bomo pozicionirali? • Kakšna naj bo identiteta blagovne znamke? Iz marketinške strategije nato pripravimo marketinški načrt, običajno za čas enega leta ali krajši, če ocenimo, kolikšen je optimalni čas za promocijo in prodajo izdelka. Načrt mora omogočati tudi spremembe in prilago-ditve, v kolikor se pojavijo spremembe na tržišču. Zato moramo postaviti merljive kriterije, ki jih je treba spremljati in ukrepati v primeru sprememb ali odstopanj. 60 Primer 12 Marketinški načrt za dokumentarni film o športniku, ki se ukvarja z ekstremnimi športi. Ciljna skupina filma so moški in ženske med 16 in 40 let, ki imajo radi ekstremne športe in iščejo nov iziv ali navdih. Promocija je najcenejši in najbolj učinkovit način predstavljanja filma občinstvu. Vodilni časopisi in revije najavljajo filmske premiere tri ali štiri mesece vnaprej. To pomeni, da je dobro pričeti s promocijo bistveno pred filmsko premiero, sicer potencial filma ne bo v popolnosti izkoriščen. Če se film kritikom prikaže konec januarja, se recenzija lahko pričakuje v aprilu ali maju. Članke bi objavili v Delu v rubriki Šport, kjer bi pisali o dosežkih športnika, na koncu bi omenili, da prihaja tudi dokumentarni film, kjer si lahko bralec ogleda njegove podvige. Poleg tega bi imeli novico v reviji Vikend, ki je namenjena promociji in obveščanju o novih filmih. Bralci bodo lahko v mesecu maju prebrali kritiko in junija pripravljeni pogledati film, o katerem so brali. Film bi prvič predvajali v poletnem času, saj je takrat tematika poletnih ekstremnih športov najbolj ak-tualna. S promocijo bi začeli dva tedna pred premiero filma. V kinematografih Kolosej in Cineplexx bi obesili panoje, ki oglašujejo film, poleg tega bi tam predvajali napovednik pred začetki filmov. Napovednik bi v kinematografih začeli vrteti 4 tedne pred premiero, panoje pa bi postavili en teden pred premiero. Na Radiju 1 in Valu 202 bi se dogovorili, da opravijo intervju s športnikom, kjer govori o svojih podvigih, na koncu pa se pogovarjajo o filmu. Intervju bi opravili 2 tedna pred premiero filma. Strošek teh dejavnosti bi bil okrog 3.500 EUR. Film bi oglaševali tudi z oglasi na socialnih omrežjih, tam bi predvajali napovednik. Oglaševali bi na Facebooku in Instagramu. Oglase bi predvajali ljudem, ki spremljajo športne novice ali spadajo v našo ciljno skupino. Za oglaševanje na družbenih omrežjih bi uporabili okoli 2.500 EUR, s tem bi dosegli okoli 10.000 ljudi. Vir: https://www.webfx.com/social-media/how-much-does-facebook-advertising-cost.html Na Facebooku in Instagramu bi naredili tudi nagradno igro, kjer lahko uprabniki zadenejo vstopnice za ogled premiere, če v komentarjih omenijo svoje prijatelje in delijo objavo. 6.2 Etično oglaševanje Etika (grško: ηθική) je filozofski nauk o nravnosti, o dobrem in zlu. Razumemo jo lahko kot filozofsko disciplino, ki raziskuje temeljne kriterije moralnega vrednotenja, pa tudi splošno utemeljitev in izvor morale, je skupek moralnih principov. Po nekaterih filozofih pa je etika filozofska disciplina, ki se ukvarja s tematiko človeškega hotenja in ravnanja z vidika dobrega in zlega, moralnega in nemoralnega (Etika − Wikipedija, prosta enciklopedija (wikipedia.org)). Etika opredeljuje priporočljive koncepte delovanja v različnih situacijah, upoštevaje, ali je ravnanje dobro ali slabo. Predstavlja norme in vrednote etičnega posameznika, ki ga definirajo iskrenost, poštenost in dobrona-mernost do soljudi. V vsakdanjem življenju jo pogosto enačimo z moralo, kjer gre za pravila ravnanja v skladu z etiko. Moralo označujemo kot skupek pravil in norm, etiko pa kot filozofsko disciplino, ki ta pravila in norme raziskuje in razlaga, je torej veda o moralnem odločanju in ravnanju. Ukvarja se z blaginjo ljudi, njihovo kvaliteto življenja v odnosu do sebe in širšega okolja. Pomaga nam uresničevati lastne cilje in cilje posameznikov različnih interesnih skupin, s katerimi smo ali bomo stopili v odnos. Etika nastopi, ko za naše delovanje ni zakonsko predpisanih pravil, oziroma bi delovanje v skladu z zakoni ali predpisi lahko hkrati pomenilo neetično ravnanje. Predstavlja »sivo« področje med predpisanimi načini ravnanja in prepovedanimi načini ravnanja, kjer se odpira prostor za etične dileme (Tavčar, 2002). 61 Etične odločitve so vedno posledica lastne izbire v situacijah, ko odločitev predstavlja pravo, a hkrati težjo pot za dosego želenega cilja. Ko se po lastni vesti in brez formalnih predpisov odločimo, da bomo ravnali tako, kot je prav. Delovanje v skladu s pravili še ne predstavlja etičnosti. Kako vedeti, kaj je prav in kaj narobe? Kako krmariti skozi etične dileme? Kako najti merilo, ki bo ustrezno v vsaki situaciji? Katero vodilo nam bo pomagalo ponoči dobro spati, uspevati v poslu, izboljšati odnose in nam zagotavljalo, da se bomo vsakič potrudili po svojih najboljših močeh? Na takšna in podobna vprašanja si lahko hitro odgovorimo, če se vprašamo, kako bi sami želeli biti obravnavani v podobni situaciji. Osebna integriteta je most med značajem in dejanji. Kaže na poštenje in celovitost človeka, ki ve, kaj so njegove vrednote in prepričanja, ter ravna v skladu z njimi. Pri etiki je zares pomembno le dvoje. Prvo je merilo, ki mu moramo slediti, in drugo je volja, da temu dejansko tudi sledimo. Bistvo etike je pravzaprav v tem, da ko se srečamo z izzivom, ravnamo prav, tudi ko bomo za to plačali več, kot bi si želeli (Svetic, 2015). Moč oglaševanja je velika, s tem pa tudi njegova odgovornost. Zaradi velikega vpliva oglaševanja je velika tudi odgovornost oglaševalcev, medijev in potrošnikov, da je oglaševanje etično. Etično oglaševanje je ena izmed poti, načinov in hkrati pogojev za razvoj etične družbe. Za etično oglaševanje je značilno, da na etični način (skozi etično vsebino, oglase, medije) in z etičnim od-nosom do vseh deležnikov promovira trajnostne (zdrave, ekološke) izdelke, storitve in projekte ter ob tem pozitivno vpliva na vrednote in razvoj posameznika ter družbe, pri čemer kar najmanj obremenjuje okolje (Mihec, 2015). Intervju s članom MDOS - Etika d.o.o. (Miro Mihec) https://www.youtube.com/watch?v=JnOP_7FE-wQ Podjetje Etika d. o. o., ki ga vodi g. Mihec, je zato, da bi podjetja preverila stopnjo etičnosti svojih oglasov (svojega oglaševanja, sporočila), razvilo orodja za razvoj etičnega oglaševanja (O-REO), ki so: spletna aplikacija za preverjanje in (samo)evalvacijo oglaševanja, izobraževanje za pridobitev standarda za etično oglaševanje, standard etičnega oglaševanja in certifikat »etični oglaševalec« oziroma »etično oglaševanje«. http://www.irdo.si/skupni-cd/cdji/cd-irdo-2015/referati/47-miro-mihec-prispevek-,-n.pdf V okviru Slovenske oglaševalske zbornice obstaja slovenski oglaševalski kodeks, ki je orodje samoregulative v oglaševalski stroki. https://www.soz.si/oglasevalsko_razsodisce/slovenski_oglasevalski_kodeks Je nabor načel in pravil, ki jih morajo spoštovati oglaševalci pri snovanju svojih oglasov. O skladnosti oglasov s SOK presoja Oglaševalsko razsodišče. V kodeksu piše, da je bistvo dobrega oglaševanja, da je: • zakonito, dostojno, pošteno in resnično, • zasnovano odgovorno do potrošnikov in do družbe in da • mora spoštovati načela lojalne konkurence, ki so uveljavljena v poslovnem svetu. Neposredno o etiki in etičnem oglaševanju v kodeksu ni niti besede. 62 Primer 13 Odgovori predavatelja Mira Mihca na vprašanja udeležencev predavanja Kje je meja pri grafičnih in zvočnih učinkih v video igrah, filmih in animacijah (ubijanje, nasilje, kri, zvo- čni učinki nasilja ...). Ali dejansko obstaja? Zaenkrat je to stvar etične presoje, stanja zavesti. Obstajajo etične vojne. To je podobno vprašanje, kot je prodaja orožja. Moralo bi biti prepovedano. Od vas je odvisno, kako boste vplivali na ljudi. Ali je pri pisanju scenarija in določanju tematike (za film, animacijo, video igro ipd.) pravilo, katerih področij se je dobro izogibati in ZAKAJ? Vsega zgoraj navedenega, ker spodbujamo nasilje. Nekateri ne ločijo iger od resničnosti in streljajo na ljudi. Do kakšne meje opozorila »ne počnite tega doma«, »ni primerno za otroke pod 18 let« zaščitijo izdelek in izdelovalce (za film, animacijo, video igro ipd.)? To vzpodbudi še več zanimanja in radovednosti. Jaz raje ne bi dovolil produkcije in predvajanja takih vsebin, ki negativno vplivajo na ljudi, tako moralno kot zdravstveno. Primer: napisi na cigaretah. Ali lahko snemaš v parku, brez da bi za to predhodno pridobil dovoljenje? Lahko snemaš skupino ljudi, vendar ne v komercialne namene. Ali lahko v filmu uporabljaš cover/priredbo znanega izvajalca? Ne brez pridobljenih avtorskih pravic. Je oglaševanje suhic, oseb z make-upom, nasilnih vsebin etično? Če ne, zakaj se tega ne držimo? Ne, ni etično. To počnejo ljudje, ki imajo nizko zavest. To je neetično oglaševanje. S tem želijo oglaševalci spodbujati nakup svojih izdelkov, čeprav le-ti tega, kar obljubljajo, ne morejo izpolniti. Na podlagi česa oceniš, da bo nek izdelek etično sporen in lahko sproži ogorčenje? Pogledaš njegov družbeni učinek. Vpliv na vrednote, zdravje ljudi in okolje. Kdaj moramo pri projektu začeti postavljati vprašanja etike (osebni projekti, ki so izključno namenjeni nam)? Etični vidik mora biti uporabljen tako zasebno kot poslovno, in sicer v vseh fazah neke dejavnosti. Od na- črtovanja (namen oglaševanja), produkcije oglasov do oglaševanja samega. Osebni projekti sicer nimajo tako velikega učinka na maso ljudi, kot je npr. oglaševanje na televiziji, vendar nas osebna etična drža ščiti pred neetičnimi ravnanji in osebnimi posledicami. Kje so etične meje oz. pravila glede vsebine fotografij? Pogledamo vplive in učinke. Kakšna so osnovna etična merila, ki jih postavimo pri pripravi projekta? Kakšen vpliv ima projekt na ljudi in okolje? Zdravje, vrednote … Ali ima lahko moj končni izdelek negativen vpliv na čustva stranke? Seveda, lahko ima negativen ali pozitiven vpliv. Ali lahko zvrst glasbe negativno vpliva na celotno ekipo med snemanjem inštrumentov? Študije kažejo, da glasba močno vpliva na valovanje možganov. 63 Kaj bi lahko bilo etično sporno pri ustvarjanju fotografij koroških krajev? Nič samo po sebi. Kako so posnete, kaj prikazujejo? Kakšen vpliv imajo? Kako bi se lahko pri tem delu izognila neetičnemu delovanju? Etično delovanje ni samo vpliv izdelka. Je tudi etični odnos do vseh deležnikov ter način poslovanja (npr. ravnanje z odpadki). Kako daleč iti v marketinških obljubah, kaj naj bo merilo? Izdelek ali storitev naj obljublja tisto, kar lahko izpolni, brez pretiravanja. Merilo je vpliv na ljudi in okolje. Se pravi družbeni učinek. Ali moj oglas pozitivno vpliva na ljudi in okolje? Koliko sebe kot lastnika podjetja naj predstavim na digitalnih platformah v smislu, ali je etično oz. moralno, da kakšne stvari zamolčim, ali naj se raje predstavim popolnoma iskreno? Mislim, da je vprašanje jasno. Verjetno imate občutek, da se sami hvalite in vam je pri tem neprijetno … Dobre lastnosti je potrebno poudariti, saj smo zgled drugim, vplivamo na druge. Naj bo naš zgled – vpliv pozitiven, etičen. Koliko tolerirati sodelavca, ki se ne drži zastavljenih planov in dogovorov in ne opravi svojega dela? Neodgovornemu sodelavcu je treba razložiti, da s tem, ko ne opravi svojega dela, onemogoča drugim, da opravijo svoje delo, kar pomeni, da projekt ne more biti realiziran. Če to ne pomaga, se mora sodelavca odstraniti iz projekta. Obstaja veliko modelov vodenja, osnovno pa je prav gotovo etično poslovanje, tako navzven kot navznoter s svojimi sodelavci. Kako etično razdeliti lastnino izdelka med ključnimi sodelavci? To je stvar dogovora. Odkrito si je treba povedati, kaj sodelavci pričakujejo. Pričakovanja so lahko različ- na in od zadovoljevanja pričakovanj bosta odvisna njihovo zadovoljstvo in motivacija za delo. 64 NALOGE Naloga 12 Pripravite marketinški načrt za lasten projekt. • Analizirajte poslovno okolje, • določite cene, način prodaje in dobave, • pripravite načrt, kako izboljšati strankino izkušnjo, • ugotovite prednosti, slabosti, priložnosti in grožnje vaše organizacije in izdelka, s katerim vstopate na trg po SWOT analizi, • pripravite merljive poslovno marketinške cilje (obseg prodaje, doseganje dobička, tržnega deleža), • raziščite prodajne kanale in pripravite izbor najbolj primernih za vaš projekt, • pripravite program izvajanja in spremljanja poslovno marketinškega načrta. Naloga 13 Opišite in analizirajte marketinško dejavnost projekta .............................................................. po kriterijih etičnega oglaševanja. (najmanj 500 znakov s presledki) 65 Katere zahteve boste upoštevali pri oglaševanju in prodaji svojega izdelka? (najmanj 300 znakov s presledki) 66 7 ZAKLJUČNE DEJAVNOSTI IN DOKUMENTI PROJEKTA Ob zaključevanju projekta pregledamo dokumentacijo o spremljavi projekta in zberemo vsa opažanja ter predloge, ki so jih dali sodelavci ali naročniki oziroma smo jih pripravili sami. Zato je koristno pripraviti skupni sestanek, kjer posamezni člani projektne skupine lahko izrazijo lastne ocene, opažanja, želje in pobude, ki nam pomagajo pri prihodnjih projektih. Pomembno je, da vsem komentarjem in pobudam prisluhnemo ter jih analiziramo in iz njih dobimo najbolj pomembne predloge, ki jih lahko upoštevamo pri nadaljnjih projektih. Popravljamo morebitne napake in dopolnjujemo manjkajoče zadeve ter opravimo tudi zaključna testiranja, s katerimi ugotovimo, če smo dosegli načrtovano kakovost. V primeru odstopanj se pripravi načrt odpravljanja napak. Ko je izdelek z naše strani ocenjen kot ustrezen, se sestanemo z naročnikom, mu predamo izdelek in pojasnimo glavne značilnosti poteka projekta in predstavimo tudi predloge za poprojektno fazo, v kolikor je predmet pogodbe. V kolikor naročnik oceni, da rezultati projekta niso ustrezni, se pripravi zapisnik z ukrepi, ki so potrebni, da se doseže dogovorjene cilje. O zaključku projekta je treba obvestiti vse, ki so sodelovali, in se jim zahvaliti za sodelovanje. Ustaljena praksa je, da se ob koncu projekta organizira srečanje vseh članov projektnega tima, kjer se lahko sproščeno družijo in pogovarjajo, s tem pa poskrbijo za boljše vzdušje v timu in posledično boljše delo na morebitnih nadaljnjih projektih. Pred organizacijo tovrstnega dogodka pa se morajo producenti prepričati, da so zares zaključili z delom. Pri tem nam lahko pomaga seznam »kontrolnih vprašanj«: • So vsi cilji projekta doseženi? • So naročniki zadovoljni z izvedbo projekta? • So pripravljeni vsi dogovori, vezani na delo po zaključku projekta (npr. garancija, avtorske pravice …)? • Ostajajo kakšni pomisleki in če da, kateri? • Česa smo se na projektu naučili? • Kaj bi v prihodnje spremenili? • Smo bili finančno učinkoviti? • Kdaj bo smiselno izvedeno nadgraditi in/ali izboljšati? V kolikor so vsi odgovori na ta vprašanja pozitivni, vemo, da je projekt korektno zaključen. Vir: Mag. Tanja Kocjan Stjepanovič, članek Kako projekt zaključim? , dostopen prek: Prava poteza (prava-po- teza.si) (10. 2. 2021). Klasične naloge ob zaključku projekta se delijo na dva dela. V prvem delu zaključimo izvajalska dela in predamo izdelek naročniku. V tej fazi, kjer sodeluje naročnik, moramo: • izdelek testirati in odpraviti vse morebitne napake; • pripraviti vso tehnično in drugo dokumentacijo, garancijo ter navodila za uporabo in vzdrževanje; • predati izdelek in dokumentacijo naročniku in dobiti potrdilo, da je izdelek v skladu s pogodbo; • izdelek arhivirati; • uporabnike usposobiti za uporabo izdelka – če je to pogodbeno dogovorjeno; • pripraviti načrt poprojektnih dejavnosti (vzdrževanje, noveliranje …), če naročnik to želi in je v pogodbi. Omenjene dejavnosti ob predaji izdelka zapišemo v preglednico 15. 67 Preglednica 15: Zaključna dela ob predaji izdelka Naloga Odgovorna Datum Podpis Opombe oseba odgovorne osebe Testiranje izdelka in odprava napak Priprava dokumentacije, navodil za uporabo in vzdrževanje Dostava, predaja naročniku, potrditev naročnika, da je izdelek v redu Arhiviranje izdelka Izstavitev računa naročniku Usposabljanje uporabnikov (če je v pogodbi) Opredelitev poprojektnih dejavnosti (garancija, vzdrževanje) Drugi del zaključka projekta se nanaša na formalni administrativni in finančni zaključek projekta, v katerem: • uredimo in zaključimo vse finančne obveznosti (plačilo vseh računov, izdelava končnega finančnega poročila); • zberemo, pregledamo, preverimo in analiziramo, ocenimo celotno dokumentacijo in potek projekta glede na načrtovano; • zberemo, uredimo in arhiviramo vso tehnično dokumentacijo, načrte, ateste, potrdila, pogodbe, dovoljenja in druge uradne listine; • v skladu s kulturo prenosa znanja zapišemo vse dobro in slabo v projektu ter nasvete oziroma priporočila za naprej, pri čemer pridobimo tudi oceno naročnika in po možnosti neodvisnih ocenjevalcev; • opravimo zaključni sestanek s člani tima (pogosto so lahko prisotni tudi predstavniki naročnika); • arhiviramo podatke, zapremo projekt, razpustimo projektno skupino, po možnosti z zaključnim kosilom ali večerjo. Omenjene naloge zapišemo v preglednici 16. 68 Preglednica 16: Administrativno finančni zaključek projekta Naloga Odgovorna Datum Podpis Opombe oseba odgovorne osebe Plačilo vseh računov Finančno zaprtje projekta Analiza izvedbe, dokumentiranje dobre in slabe prakse Priprava zaključnega poročila Ocena naročnika Arhiviranje dokumentacije Zaključni sestanek, srečanje, razpustitev tima Projekt je zaključen, ko so vse naloge opravljene in ko je cilj dosežen, npr. predan multimedijski izdelek, zaključene pa morajo biti tudi vse administrative in finančne obveznosti. 7.1 Ocena uspešnosti projekta Ob zaključku projekta je treba oceniti njegovo uspešnost. Meril za oceno uspešnosti je več, imajo jih naročniki, izvajalci, sodelavci projekta, lokalno okolje, skratka vsi, ki so v projektu na nek način udeleženi (deležniki projekta). Ključna merila za uspešnost so, da je bil projekt dokončan v pogodbenem roku, za predvidena sredstva in da je bil izdelek v skladu s specifikacijo. Najbolj pomembno pa je zadovoljstvo naročnika. Prvo merilo za naročnika, da je projekt uspešen, je, da je dobil želeni izdelek, storitev ali rezultat za dogovorjeni denar in v določenem roku, za izvajalca pa, da je dosegel ugoden finančni rezultat in da je naročnik zadovoljen. Za prvo oceno uspešnosti je za izvajalca zelo primerna enostavna ocena uspešnosti projekta, kjer ocenimo najbolj pomembne elemente projekta: • dokumentacija; • organizacija projekta; • roki; • materialni izdelek, storitev, rezultat; • finančni učinek projekta; • zadovoljstvo naročnika. Ocene so razvrščene na pet stopenj (0, 25, 50, 75, 100), ocena pa se izvede s pomočjo preglednice 17. 69 Preglednica 17: Ocena uspešnosti projekta s stališča izvajalca z upoštevanjem ocene naročnika Dokumentacija Organizacija Roki Izdelek Finančni Zadovoljstvo projekta učinek naročnika projekta Odlično (100 točk) Zelo dobro (75 točk) Dobro (50 točk) Sprejemljivo (25 točk) Slabo (0 točk) Rezultat: Povpreček vseh ocen nam da končno oceno projekta. Za zelo uspešen projekt mora biti povprečna ocena večja kot 80 točk (in ocena naročnika vsaj 80), za uspešen projekt mora biti povprečna ocena večja od 70 (in ocena naročnika vsaj 80). Za oceno zadovoljivo mora biti povprečna ocena večja kot 60 (in ocena naročnika vsaj 60). Na osnovi ocene uspešnosti je treba pripraviti predloge in ukrepe za izboljšanje naslednjih projektov. 70 Primer 14 Ob zaključku projekta Foto razstava izvajalec, Fotoklub AAA, pripravi oceno uspešnosti projekta. Zaradi nedorečenosti glede prostora za razstavo vzpostavitveni dokument ni vseboval vseh postavk, kar je povzročilo nekaj težav pri organizaciji. Kljub temu je bila razstava pripravljena v roku. Večina razstavljenih del je bila kakovostnih, nekaj težav je bilo pri osvetlitvi razstavnega prostora. Če bo klub dobil obljubljena sredstva za sofinanciranje projekta od občine, bo projekt zaključen brez izgube, ne bo pa ostalo sredstev za razvoj kluba. Občina in obiskovalci so bili z razstavo zelo zadovoljni in si želijo, da bi postala tradicionalna. Ocena projekta je prikazana v preglednici 18. Preglednica 18: Ocena uspešnosti projekta Foto razstava s stališča izvajalca z upoštevanjem ocene naročnika Vzpostavitveni Organizacija Roki Izdelek Finančni Zadovoljstvo dokument projekta učinek naročnika projekta Odlično 100 (100 točk) Zelo dobro 75 75 75 (75 točk) Dobro 50 (50 točk) Sprejemljivo 25 (25 točk) Slabo (0 točk) Rezultat: Skupaj 400 točk, povprečje 67 točk, kar pomeni, da je bil projekt uspešen, s stališča naročnika celo odličen, kar nam daje dobro izhodišče (reference) za delo naprej pri podobnih projektih. Za naslednje leto je treba poskrbeti za pravočasen dogovor o razstavnem prostoru in pridobiti več sredstev, pa bo lahko nastal odličen projekt. 71 NALOGE Naloga 14 Opišite, kaj vse boste naredili ob zaključku projekta. Naloga 15 Opišite, katere poprojektne naloge boste morali še opraviti. Naloga 16 Zberite glavne pripombe in priporočila vas in članov tima, kar vam bo koristilo pri naslednjih projektih. Naloga 17 Izpolnite preglednico 19 Administrativno finančni zaključek projekta za svoj projekt ........................................................................................................................................................................ Preglednica 19: Administrativni zaključek projekta Naloga Odgovorna oseba Datum Podpis Opombe odgovorne osebe Plačilo vseh računov Finančno zaprtje projekta Analiza izvedbe, dokumentiranje dobre in slabe prakse Priprava zaključnega poročila Ocena naročnika Arhiviranje dokumentacije Zaključni sestanek, srečanje, razpustitev tima 72 Naloga 18 V preglednici 20 pripravite oceno uspešnosti projekta ............................................................................... s stališča izvajalca, ki pa vključuje tudi oceno zadovoljstva naročnika. Preglednica 20: Ocena uspešnosti projekta s stališča izvajalca Vzpostavitveni Organizacija Roki Izdelek Finančni Zadovoljstvo dokument projekta učinek naročnika projekta Odlično (100 točk) Zelo dobro (75 točk) Dobro (50 točk) Sprejemljivo (25 točk) Slabo (0 točk) Skupno število točk: Rezultat: Povpreček vseh ocen nam da končno oceno projekta. Za zelo uspešen projekt mora biti povprečna ocena večja kot 80 točk (in ocena naročnika vsaj 80), za uspešen projekt mora biti povprečna ocena večja od 70 (in ocena naročnika vsaj 80), za oceno zadovoljivo mora biti povprečna ocena večja kot 60 (in ocena naročnika vsaj 60). 73 8 PRIPRAVA IN IZVEDBA PREDSTAVITVE V okviru predstavitve so pomembna naslednja področja: • Načini predstavitve – osebna predstavitev v živo /video predstavitev online: razlike in prednosti • Priprava na predstavitev rezultatov projekta in zagovora v živo • Tehnike za uspešno predstavitev v živo • Tehnike priprave predstavitvenega videa (za primer, da je treba predstavitev poslati naročniku) • Tehnike umirjanja • Vprašanja in diskusija V nadaljevanju so predstavljena nekatera gradiva, ki prikazujejo teoretične in predvsem praktične osnove za pripravo predstavitev dela in izdelkov uporabnikom. V prispevku Kratek pitching primer izvedbe https://podjetnik.net/pitching-kratek-pitch/ lahko spoznate, kako na hitro predstavite svojo ponudbo. Pitch (pič) pomeni samopredstavitev. Zelo znan je izraz dvigalni pič (the elevator pitch), ki so ga izumili v ZDA in pomeni, da morate biti sposobni predstaviti svojo ponudbo v času, ko ste s stranko v dvigalu. Ker so v New Yorku poslovni prostori vodilnih kadrov podjetij predvsem v najvišjih nadstropjih stolpnic, to pomeni, da je za predstavitev ideje izdelka ali storitve vodilnemu kadru le 20 do 30 sekund časa. Kako se pripraviti na kratko in udarno predstavitev, lahko spoznate na spletni strani Se znate predstaviti – na kratko in udarno? - Cekin.si. Za prepričljiv in kratek govor (do 30 sekund) priporočajo 10 zlatih točk, ko na list napišete v 10 točkah najpomembnejše podatke o sebi, vaši ponudbi, podjetju. Kaj točno počnete? S čim se ukvarjate? Kaj vse ste dosegli in kakšni so vaši cilji? Izpostavite svoje veščine, spretnosti, kvalifikacije. Osredotočite se na najbolj zanimiva dejstva – tista, ki zares izstopajo in imajo dodano vrednost. K tem podatkom dodate še vprašanja »KDO STE/KAJ POČNETE/KAKO TO POČNETE/ZAKAJ TO DELATE/ZA KOGA DELATE«. Nato pa z obeh spiskov skombinirajte nekaj kratkih, udarnih stavkov, ki ji dodelajte s pripombami testnih poslušalcev, posnemite vaš govor in ga pripravite do končne oblike. V nadaljnjem besedilu je predstavljenih nekaj urejenih poročil udeležencev iz predstavitev dr. A. Kovačiča. Za odlično predstavitev je treba: • biti samozavesten in verjeti v svojo idejo, • dobro poznati izdelek ali storitev, da ga lahko predstavimo kjerkoli in kadarkoli, • ustvariti zgodbo, ki prebudi čustva, • uporabiti govorno dinamiko in premore med stavki, kjer je to treba, • biti kratek in povedati bistvo. Prvih 30 sekund na začetku govora naredi vtis na poslušalce, zato izkoristi priložnost za to, da poveš, o čem bo sploh tekla beseda. Prvih nekaj stavkov je poglavitnega pomena, zato jim moraš posvetiti dodatno pozornost. Mnenje o pogojih za dobro predstavitev: • cilj je navdušiti, • pomembno je biti ALFA in samozavestno pristopiti k predstavitvi, • prikimavanje pomeni strinjanje na nezavedni ravni, morda je to najlažje naučljiva in uporabna tehnika – zelo preprosta zaznava odzivnosti in s tem merjenje sugestibilnosti, • pomembna je emocionalnost v predstavitvi, • začnemo počasi in stopnjujemo način govora, • pomemben je dober, navdušujoč zaključek. 74 V okviru predstavitve izdelka je pomembno tudi ozavestiti in uporabljati neverbalno komunikacijo (govorico telesa), ki jo med drugim izražamo s pokončno in odločno držo. Pri tem se izogibamo razpredanju o negoto-vostih, ki jih morda doživljamo v sebi. Prav tako poskrbimo, da smo urejeni. Pri predstavitvi se besedila ne učimo na pamet, ker se lahko zgodi, da zamrznemo, temveč si vsebino predstavitve raje vizualiziramo. Pri tem uporabljamo napredne jezikovne vzorce (v enem sestavku jih uporabimo vsaj 5 – indukcija, metafore). Pri predstavitvi iščemo stik s tistimi udeleženci, ki izkazujejo naklonjenosti in zanimanje za našo predstavitev. Vedno imamo pripravljene odgovore na pričakovana vprašanja in smo pripravljeni na ukrepanje v predvidljivih situacijah. Predstavitev: • začneš z nečim, kar je sigurno preverljivo, isto velja za zaključek, • pomembno je stopnjevanje, angažiranje publike, kar pomeni, da hočeš dvigniti ljudi, • uporabljaš pozitivne besede, • uporabljati je treba roke, saj z njimi kontroliraš čustva. Na nastopu je prvi vtis najbolj pomemben. Izgled je pomemben, moramo se urediti. Ne bodo nas kritizirali, če bomo predobro oblečeni. Raje govorimo počasneje in razumljivo kot prehitro. Drža vzravnana, s tem pokaže-mo samozavest in dajemo dober vtis. Treba je vzbuditi čustva pri sebi in drugih, da lahko prodamo idejo. Če sami nismo prepričani in čustveni glede tega, kar predstavljamo, tudi drugi ne bodo! Uporabljamo pravilno slovenščino, če govorimo v slengu, nas lahko hitro slabo ocenijo. Pripraviti se moramo na predstavitev, narediti mentalni trening. Ko se pripravljamo, moramo biti mirni, vizualiziramo si, kje in kakšna bo predstavitev, ne učimo se besedila na pamet in naredimo si sidra, ki nas spravijo v umirjeno stanje. Ne uporabljamo nikalnic, razen če jih uporabimo v pozitivne namene. Prav tako se držimo sistema 4MAT. To je format, kjer vključimo; • Kaj je to? • Zakaj naj to poslušam? • Kako to gre? • Kaj če? Vrhunska predstavitev, ki temelji na tehnikah proaktivne komunikacije, ima jasno strukturo in temelji na 4MAT sistemu vsebine (štirje učni stili, na podlagi katerih se odzivamo na poslušalce). Z uporabo strukture proaktivne komunikacije lahko predstavimo karkoli komurkoli na dinamičen, zabaven in zapomljiv način. S proaktivno komunikacijo ugotavljamo, kaj si uporabnik našega produkta v resnici želi ter zakaj, in mu nato rešitev v obliki našega izdelka tudi ponudimo. Pri tem so ugovori pozitiven znak uporabnika in so le korak do cilja, ki ga želimo doseči. Priprava videospota za predstavitev producentskega dela Cilj tega projekta je, da pridobite za naslednje predstavitve napotke, pa tudi kakšne ideje, kako narediti predstavitev drugačno, bolj inovativno in še bolj privlačno. Zelo pogosta je predstavitev človeka, organizacije, izdelka ali storitve s kratkim videom. Če se predstavlja posameznik, izdelek imenujemo Video CV, saj z AV izdelkom posameznik predstavi svoj CV. V primeru, ko pa predstavlja svojo organizacijo, dejavnost ali izdelke, se promocijski film lahko imenuje tudi video vizitka. 75 Na spletu je veliko enostavnih orodij za izdelavo sodobnih video predstavitev. Ukvarjajo se predvsem z obliko (kot video, animacija ali diapozitivi), deloma tudi z vsebino. Interesenti lahko najdejo ideje za svoje predstavitve, kot so npr. ideje in primeri za prodajo izdelka in storitve, povzetek raziskovalne naloge, predstavitev izdelka, časovnico dogodka, vabilo na izobraževalni dogodek, predstavitev podjetja, video CV, podjetniško predstavitev in mnoge druge, in jih združijo z zelo jasnimi vsebinskimi napotki prof. A. Kovačiča. • Plotagon • Moovly • Powtoon • Toonly Kot pomoč pri delu si lahko preberete prispevke, ki so v moodle med članki. Napisati film, Izdelava doku-mentarnega filma, Osnovne smernice pisanja scenarijev, ogledate si lahko ponudbe organizacij, npr. Video produkcija UPSQUARE - Kreativna video agencija, Promocijski filmi - EuroComIT, ali kratke promocijske filme, npr. ProGRAM - promocijski film - YouTube. V projektni dokumentaciji morajo biti priloženi naslednji dokumenti iz sklopa Načrtovanje produkcije: • predlog projekta, • specifikacija izdelka, • shema dejavnosti, • preglednica virov, • študija izvedljivosti, • ocena tveganj, • vplivneži projekta, • SWOT (SPIN) analiza, • nalog za začetek izvedbe projekta; in iz drugega sklopa Priprava in izvedba multimedijske produkcije: • komunikacijski načrt, • marketinški načrt, • obrazci za zaključek projekta, • producentska predstavitev, • predstavitveni letak, • fotodokumentacija projekta, • dovoljenja (npr. dovoljenja za snemanje, za uporabo gradiva drugih avtorjev …), • priloge, ki sodijo k specifikaciji izdelka ali storitve (npr. snemalna knjiga, skelet strani). 76 NALOGE Naloga 19 Pripravite končno projektno dokumentacijo za projekt: ........................................................................................................................................................................ 77 PREDSTAVITEV Avtorji predstavijo svoje multimedijske izdelke ali storitve. Vsak ima na voljo 3 minute za predstavitev in 3 minute za zagovor. Izdelke in predstavitve ocenjujejo po določenih kriterijih tudi udeleženci srečanja. Kriteriji za ocenjevanje izdelkov so prikazani v preglednici 21. Preglednica 21: Kriteriji za ocenjevanje predstavitvenega izdelka Število točk Kriteriji 0 1 2 Tehnika Izdelek ima veliko Izdelek ima nekaj manjših Izdelek je tehnično manjših tehničnih tehničnih napak, ki jih primeren za predajo napak ali večjo je treba odpraviti pred naročniku. tehnično napako. predajo izdelka naročniku. Vsebina Vsebina je podpovprečna, Vsebina je povprečna, Vsebina je odlična, koncept in sporočilo nista približno jasno je, kakšen sporočilo je popolnoma jasna. je koncept in kakšno je jasno, koncept odličen. sporočilo. Motivacija Izdelek je dolgočasen, Izdelek je na trenutke Izdelek lahko odlično za ogled primeren je samo za zanimiv, na trenutke zadovolji vse člane določen del rodbine. dolgočasen, v določeni rodbine. meri zadovolji večino članov rodbine. Intenzivnost Izdelek me pusti Izdelek na trenutke Izdelek povzroči močno doživetih emocij hladnega. povzroči emocionalno emocionalnost. vzburjenost. Prepričljivost Na podlagi predstavitve Predstavitev me ni Predstavitev me je avtorju ne bi dal izdelati popolnoma prepričala, popolnoma prepričala. izdelka za prijatelja. z določenimi Avtorju bi zaupal spremembami bi lahko izdelavo izdelka avtor pripravil izdelek za mojega prijatelja. za mojega prijatelja. 78 Ocenjevalni list Ocena multimedijskega izdelka ali storitve. Ocenjevani avtor: Kriteriji Ocena (število točk) (0, 1, 2) Tehnika Vsebina Motivacija za ogled Intenzivnost doživetih emocij Prepričljivost Skupaj Vprašanje avtorju Št. Vprašanje 1 Zaključno sporočilo avtorju (največ 30 besed) 79 9 VPRAŠANJA 1. Razložite postopek za ustvarjanje tima. 2. Kako ocenimo potencialno uspešnost sodelavcev za konkretno delovno mesto? 3. Kaj je značilno za agilno vodenje projektov? 4. Kaj najbolj vpliva na uspešnost delavca na določenem delovnem mestu? 5. Naštetje vsaj pet orodij za komunikacije in razložite izbrani primer. Številka Orodje Razlaga primera 1 2 3 4 5 6. Naštejte in razložite vsaj pet elementov, ki sodijo pod komunikacijski načrt projekta? Številka Element 1 2 3 4 5 80 7. Naštejte pet nalog uspešnega vodje projekta. Številka Naloga 1 2 3 4 5 8. Razložite pomen in zahteve o tehnični dokumentaciji v projektu. Ponazorite en primer z opremo iz vašega projekta. 9. Kako lahko čim bolj podrobno opišemo produkcijski proces? 10. Kaj pomeni, da mora biti izdelek skladen s CE? 11. Naštejte tri delovnopravno možne načine, da za našo organizacijo opravijo strokovnjaki določeno delo. Številka Vrsta sodelovanja Prednosti in slabosti 1 2 3 12. Razložite vsebino in pomen zakona o medijih. 13. Kako opredelimo sistem kakovosti pri projektnem delu? 14. Kako spremljamo in nadzorujemo kakovost izdelka v izvedbenem delu procesa? 15. Katere izdelke je treba oddati kot obvezne izvode v NUK? Naštejte jih vsaj pet. 16. Kaj je treba vpisati v razvid medijev? 17. Kaj je to CIP in kje ga dobimo? 18. Zakaj je treba spremljati izvajanje projekta? 81 19. Pri izvedbi projekta se lahko določene zadeve spremenijo. Naštejte vsaj pet možnosti in zapišite, kako lahko ukrepate ob določenih spremembah. Številka Možna sprememba v izvedbi Opis ukrepanja, ko se pojavi sprememba 1 2 3 4 5 20. Kako lahko kontroliramo kakovost izvedbe in izdelka? 21. Opišite, kako boste spremljali kakovost pri svojem projektu. 22. Kakšni so lahko razlogi za preveliko povečanje stroškov v določenem obdobju pri določenem projektu? 23. Kaj storimo, če opazimo, da so stroški za nekatere dejavnosti bistveno večji, kot je bilo načrtovano? 24. Naštejte ključne elemente za izračun stroškov po petih skupinah stroškov pri vašem projektu. Številka Skupina (vrsta stroškov) Konkreten primer stroška 1 2 3 4 5 25. Zakaj je potreben marketinški načrt? 26. Kako ugotovite, da vaši organizaciji manjka marketinški načrt? 27. Navedite vsaj tri razloge, da se projekt lahko zaključi predčasno. 82 28. Naštejte pet elementov tehnične dokumentacije pri multimedijskem projektu. Številka Element tehnične dokumentacije Kratek opis vsebine 1 2 3 4 5 29. Kako uporabimo SWOT analizo pri pripravi marketinškega načrta? 30. Kaj je to etika in kako jo moramo upoštevati v svojem življenju in produkciji? 31. Katere so ključne dejavnosti v zadnji fazi projekta? 32. Katera so ključna merila za uspešnost projekta s strani izvajalca? 33. Katera so ključna merila za uspešnost projekta s strani naročnika? 34. Kako spremljamo dejanske stroške in jih primerjamo z načrtovanimi? 35. Kaj moramo storiti, ko zaključimo izvajalska dela in predamo izdelek naročniku? Zapišite pet nalog. Številka Naloga Kratek opis 1 2 3 4 5 83 36. Kaj vsebuje preglednica za administrativni zaključek projekta? 37. Kdaj je projekt uspešno zaključen? 38. Katera so zaključna dela ob predaji izdelka? 39. Kaj so to poprojektne naloge in kako jih moramo vključiti v pogodbo z naročnikom? 40. Opišite, kako uspešno predstavimo svoj izdelek potencialnemu kupcu. 84 10 LITERATURA IN VIRI Ash, M., 2014. Delaj vitko. Založba Pasadena, Ljubljana. Bender, M. B., 2010. A Manager‘s Guide to Project Management – Learn How to Apply Best Practices. Pearson Education. Bohinc, R., Cerar, M., Rajgelj, B., 2006. Temelji prava in pravne ureditve: za nepravnike, GV založba, Ljubljana. Bogataj Jančič, M., Klemenčič, G., Makarovič, B., Tičar, K., Toplišek, J. 2007. Pravni vodnik po internetu, GV Založba, Ljubljana. Brankovič, J.,2015. Odnosi z javnostmi, Društvo za razvoj in varovanje Geoss-a in Društvo za podporo civilne družbe Stičišče NVO osrednje Slovenije. odnosi-z-javnostmi.pdf (sticisce-novus.si) (Pridobljeno 23. 6. 2022) Furht, B., 2009. Handbook of Multimedia for Digital Entertainment and Arts. International Standard, Risk Management, Risk Assessment Techniques, IEC/ISO 31010, ed. 1.0., 2009–11, str. 22. Intellectual property. https://europa.eu/youreurope/business/running-business/intellectual-property/in- dex_en.htm (Pridobljeno 23. 6. 2022) Ivanko, Š., 2012. Organizacijske paradigme: podlage za nastanek in razvoj organizacijskih teorij. Univerzitet-no in raziskovalno središče Novo mesto. Jančič, Z., 1999. Etično oglaševanje in samoregulativa, Teorija in praksa (36/6/1999 str. 957–975). Jereb, B., 2014. Upravljanje tveganj. Univerza v Mariboru, Fakulteta za logistiko, Celje. Upravljanje tveganj (uni-mb.si) (Pridobljeno 23. 6. 2022). Kerry, M., Stone, G., 2018. Introducing media practice: The Essential Guide. SAGE Publications Ltd. Krumpačnik N., Kako sestaviti marketinški načrt? https://mladipodjetnik.si/novice-in-dogodki/novice/ka- ko-sestaviti-marketinski-nacrt (Pridobljeno 23. 6. 2022) Mihec M., Etično oglaševanje in razvoj etične družbe. Etika d. o .o. Spletni naslov? Milošič, K., Bervar, J., 2020. Osnove glasbenega posla in glasbena promocija. Samozaložba Turnišče. Red-Hot Careers. Multimedia production assistant RED-HOT Career; 2536 REAL Interview Questions Paper-back (Pridobljeno 23. 6. 2022) Osojnik T., 2015. Blagovna znamka. Intelektualna lastnina in uporaba v praksi. Intelektualna lastnina in upo- raba v praksi (dmslo.si) (Pridobljeno 23. 6. 2022) PMBOK® Guide, 2017. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (6th ed.). Project Management Institute, Newtown Square. Praprotnik, T., 2009. Od e-konzumiranja k e-produciranju. Medijska vzgoja in produkcija, št. 2.. IAM, Ljubljana. Reichenberg, M., 2018. Analiza multimedijskih projektov in storitev. IAM Visoka šola za multimedije, Ljubljana. 85 Ruiz, D., 2018. Multimedia Production Handbook: From the Idea to the Remake: Theater, Radio, Filming, Television, Internet and More. Independently Published. Savič, M., 2014. Oblikovanje poslovnih modelov. Knjigarna Bukla. Stare, A., 2021. Agilno. Agencija poti, Ljubljana. Stare, A., Projektni management, blog, https://projektnimanagement.si/author/aljazstare/ (Pridobljeno 23. 6. 2022) Svetic, T., Bertoncelj, F. 2015. Etično vodenje, Kaj moramo res spremeniti, da ostanemo konkurenčni? Strategije in trendi. HRM. http://egoforma.si/pdf/eticno-vodenje_hrm_04_2015.pdf (Pridobljeno 23. 6. 2022) Tavčar, M., 2002. Etika managementa. V Možina (ur.) Management: nova znanja za uspeh. Radovljica: Didakta. Tavčar, R., 2012. Kako (se) motivirati brez višje plače. HRM, feb. 2012, str. 38–42. Urh, B., Krha, E., Roblek, M., Kern, T., 2018. Ocena učinkovitosti prenove procesa na podlagi strukture procesa, Uporabna Informatika, št. 1., letnik XXVI. Zakrajšek, S., 2020. Načrtovanje multimedijskih izdelkov, študijsko gradivo. IAM Visoka šola za multimedije, Ljubljana. Zakrajšek, S., 2021. Načrtovanje multimedijske produkcije Priprava multimedijske produkcije, študijsko gradivo. IAM Visoka šola za multimedije, Ljubljana. Revije International Journal of Project Management (IJPM), International Journal of Project Management - Elsevier (Pridobljeno 23. 6. 2022) Project Management Journal, Project Management Journal | PMI (Pridobljeno 23. 6. 2022) Projektna mreža Slovenije, http://zpm.si/projektna-mreza-slovenije/ (Pridobljeno 23. 6. 2022) Organizacija, revija za Management, informatiko in kadre. Založba Moderna organizacija, Kranj, Revija Orga- nizacija | Fakulteta za organizacijske vede (um.si) (Pridobljeno 23. 6. 2022) Drugi viri – vse povezave so bile preverjene 23. 6. 2022. Strani za podjetništvo in projektno delo Podjetniški portal. Podjetniški portal za vse podjetnike - Data d.o.o. . Portal za projektno delo. Aljaž – Projektni management (projektni-management.si) Projektno delo – splošno. Project management software - Wikipedia Kako izdelati marketinški načrt http://dne.enaa.com/Biznis/Kako-izdelati-marketinski-nacrt.html Kako starteško načrtovati ? https://www.dmslo.si/zapis/kako-stratesko-nacrtovati http://www.irdo.si/skupni-cd/cdji/cd-irdo-2015/referati/47-miro-mihec-prispevek-,-n.pdf 86 Etika - Wikipedija, prosta enciklopedija (wikipedia.org) https://www.youtube.com/watch?v=JnOP_7FE-wQ Prava poteza (prava-poteza.si) https://podjetnik.net/pitching-kratek-pitch/ Se znate predstaviti – na kratko in udarno? - Cekin.si Video produkcija UPSQUARE - Kreativna video agencija, Promocijski filmi - EuroComIT, ProGRAM - promocijski film - YouTube The purpose of interactive multimedia products, PowerPoint Presentation (charlton.uk.com) (20. 11. 2020). Strani za avtorske in pravne zadeve (Pridobljeno 23. 6. 2022) http://www.uil-sipo.si/uil/dodatno/koristni-viri/pristojbine-in-cenik-storitev/patenti/ https://www.soz.si/oglasevalsko_razsodisce/slovenski_oglasevalski_kodeks Vrste pogodb o delu (mojedelo.com) Vzorci pogodb - Odvetniška pisarna Petek & Novak (op-petek.si) http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO1608. https://rmsn.ekultura.gov.si/razvid/mediji CIP - kataložni zapis o publikaciji | Narodna in univerzitetna knjižnica - spletna stran (uni-lj.si) https://www.nuk.uni-lj.si/informacije/ismn https://www.nuk.uni-lj.si/informacije/isbn http://catsi.info/ Zakon o avtorski in sorodnih pravicah (ZASP) (pisrs.si) AAS Avtorska agencija za Slovenijo. Zakon o kolektivnem upravljanju avtorske in sorodnih pravic (ZKUASP) (pisrs.si) Združenje SAZAS Zakon o delovnih razmerjih (pisrs.si) Intelektualna lastnina in uporaba v praksi (dmslo.si) IP-RS:: Zakon o varstvu osebnih podatkov (ip-rs.si) Pravilnik o merilih za opredelitev vsebin lastne produkcije Pravilnik o merilih za opredelitev vsebin lastne produkcije (pisrs.si) Pravilnik_o_fotografiranju_snemanju.pdf Raba javne površine »Mestna občina Ljubljana« Obiskovalcem Triglavskega narodnega parka je dovoljeno snemanje in fotografiranje Triglavski narodni park (tnp.si). Odredba o pogojih za snemanje v podzemnih jamah na območju regijskega parka Škocjanske jame (pisrs.si) Če imate v vozilu avtokamero, potem morate vedeti to! | Transport in logistika (etransport.si) Kdaj potrebujete soglasje posameznika za objavo fotografije? (jkgroup.si) Nasveti | safe.si Zakon o avdiovizualnih medijskih storitvah (ZAvMS) Zakon o avdiovizualnih medijskih storitvah (ZAvMS) (pi- srs.si). Izobraževalni portali (Pridobljeno 23. 6. 2022) Lynda, Developer - Online Courses, Classes, Training, Tutorials on Lynda Videolectures, VideoLectures.NET - VideoLectures.NET TED, TED: Ideas worth spreading Massive Open Online Courses (MOOCs), MOOC.org | Massive Open Online Courses | An edX Site 87 Srečko Zakrajšek PRIPRAVA IN IZVEDBA MULTIMEDIJSKE PRODUKCIJE Strokovni pregled: Lavoslava Benčić, mag. Jezikovni pregled: Dominatus d.o.o. Oblikovanje naslovnice in preloma: Veronika Saje Prelom: Veronika Saje Izdal in založil: Biteks ZS, Ljubljana Ljubljana, 2022 CIP - Kataložni zapis o publikaciji Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana 005.54:004.032.6(075.8) ZAKRAJŠEK, Srečo Priprava in izvedba multimedijske produkcije / Srečko Zakrajšek. - Ljubljana : Biteks ZS, 2022 ISBN 978-961-95953-1-2 COBISS.SI-ID 122897667 Document Outline _Hlk36903528 _Hlk64462513 _Hlk64558765 _Hlk64396802 _Hlk64462846 _Hlk62232467 _Hlk62231931 _GoBack Uvod 15 Organizacija ekipe, komunikacijski in izvedbeni načrt 15.1 Agilno delo v projektih 15.2 Komunikacijski načrt 15.3 Priprava izvedbenega načrta, tehnična dokumentacija 16 Pravni vidiki multimedijske produkcije 17 Kakovost 18 Spremljanje poteka projekta 18.1 Spremljanje izvajanja projekta 18.2 Ukrepi za upravljanje sprememb v projektu 19 Marketinški načrt, etično oglaševanje 19.1 Marketinški načrt 19.2 Etično oglaševanje 20 Zaključne dejavnosti in dokumenti projekta 20.1 Ocena uspešnosti projekta 22 Predstavitev in zagovor zaključne dokumentacije in izdelka družinsko drevo 24 VPRAŠANJA ZA KONČNI PISNI IZPIT 25 LITERATURA IN VIRI