ARHIVI XXV (2002), št. 2 O delu arhivov in zborovanjih 133 Iz depojev za obljubljansko območje (Cerknica, Domžale, Grosuplje, Kamnik, Kočevje, Logatec, Ribnica, Vrhnika) in depojev Enote za Gorenjsko (Jesenice, Radovljica, Tržič) je bilo preseljeno okoli 2300 m arhivskega gradiva. Brane Kozina Večji prevzemi in selitve arhivskega gradiva v Arhivu RS v obdobju od leta 1985 do 2002 Za uvod naj najprej razložim nekaj pojmov, ki jih najpogosteje uporabljamo ob delu z arhivskim gradivom. Najpogostejši izrazi so: prevzem, namestitev, premiki in selitve arhivskega gradiva Prevzem arhivskega gradiva pomeni prevoz arhivskega gradiva od ustvarjalca, ki je lahko upravni ali kateri koli drug organ, oziroma od fizične osebe v arhiv. Po arhivski zakonodaji naj bi ustvarjalec urejeno in popisano arhivsko gradivo v ustrezni tehnični opremi dostavil v arhiv in skladiščna služba ga, navadno po kronološko tektonskem načelu, namesti na ustrezno mesto v skladišču. Ko je gradivo že v skladišču, lahko ugotovimo, da je ob dodatnem urejanju ali opremljanju ostalo premalo prostora. Del gradiva ali pa celotno gradivo tako premaknemo in imenujemo premiki, saj gre za premikanje gradiva v okviru skladišč na eni lokaciji. Kadar pa premaknemo gradivo iz skladišča ene lokacije v skladišče na drugi lokaciji, govorimo o selitvah arhivskega gradiva. Ob prevzemih, namestitvah, premikih in selitvah morata sporazumno sodelovati pristojni arhivist in skladiščna služba. Po mojih lastnih izkušnjah to ni vedno uspešno, ker vsak strokovni delavec želi imeti "svoje" gradivo čim bliže svoji pisarni. Toda vsem pač ni mogoče ustreči in takrat skladiščna služba poiskuša najti ustrezno rešitev, oziroma namesti gradivo po svoji presoji. Na tem mestu se bom omejil samo na selitve gradiva, pri katerih sem sodeloval od septembra 1985 do novembra 2001. Prva večja selitev arhivskega gradiva še v tedanjem Arhivu SRS je potekala poleti leta 1986, ker je takrat Arhiv dobil opremo za mikrofilmanje. Mikrofilmski laboratorij je dobil delovne prostore (slavnostno je bil odprt 23. decembra istega leta) in tako se je zaprlo skladišče v pritličju Gruberjeve palače. Gradivo smo s študenti in z pokritim pettonskim kamionom selili na grad Lisičje nad Škofljico (Laniše 5). Ker gradivo že v prvotnem skladišču ni bilo urejeno, pri nakladanju in tudi pozneje pri namestitvi na police v skladišču ni bilo treba paziti na vrstni red. Iz Gruberjeve palače smo ga selili kar skozi okno, na Lisičjem pa je skladišče v prvem nadstropju in smo si delo olajšali tako, da smo naredili živi tekoči trak, verigo. Gradivo smo si ob pomoči lestve podajali v prvo nadstropje skozi okno in nato z vozički po samem skladišču do polic. Tehnično je bilo to gradivo slabo opremljeno, saj je bilo z vrvico povezano v provizorične fascikle; ti so se večkrat razvezali in vnovično urejanje je zahtevalo kar precej časa. Gradivo je bilo približno urejeno šele ob inventurnem popisu Oddelka za arhivsko gradivo uprave po letu 1945 ob pripravah na Vodnik. Ob prvi večji selitvi arhivskega gradiva sem ugotovil dvoje: fascikli niso primerni za selitev in tudi količina gradiva, ki jo lahko prepelje pettonski kamion je prevelika • tako za ekipo, ki z gradivom rokuje, kot tudi za varnost gradiva ali njegove tehnične opreme, le-to se zaradi prevelike teže ob transportu lahko poškoduje. Te izkušnje sem upošteval pri drugih večjih prevzemih in selitvah, ki sem jih vodil sam, v ledh 1997 in 1998, ko je Arhiv RS dobil v uporabo skladišča na Dunajski 48 v Ljubljani. Omejil sem se samo na štiri primere. Že pred samo selitvijo gradiva Republiškega komiteja socialistične zveze delovnega ljudstva iz Ko-menskega 5 (nad 200 t.m.), Centralnega komiteja Zveze komunistov Slovenije iz Tomšičeve 5 (984 t.m.), Vlade RS iz Prešernove 8 (254 t.m.), dela Zgodovinskega arhiva nekdanjega Sekretariata za notranje zadeve iz Trdinove 8 (300 t.m.) sem zahteval, da je vse gradivo v ustrezno označenih tako imenovanih arhivskih škadah. Ker pa nekaj gradiva še ni bilo ustrezno opremljenega smo le tega selili v večjih kartonastih škatlah ali v plastičnih selitvenih zabojih, zaprtega tako, da je bilo onemogočeno kakršno koli razsutje. V vseh primerih je bilo gradivo v visokem pritličju, v nadstropju, v kleti, skratka, povsod so bile stopnice. Tako smo ga znosili na notranje dvorišče, ga razvrstili po zaporednih številkah v vrsto, kačo, in ga v nasprotnem vrstnem redu, s preseki po štirideset enot nalagali v kombi, vendar ne kaj dosti več kot tristo enot. Ekipa štirih delavcev je na prvi lokaciji nosila gradivo in ga nalagala v kombi, drugi štirje delavci pa so gradivo na Petrolu zlagali iz kombija na vozičke, na vsakega po štirideset enot, ga s tovornim dvigalom vozili v^ skladišče v drugi kleti ter ga namestili na police. Če so se vsi držali tega načela se vrstni red ni podrl in gradivo je šlo brez kakršnega koli dodatnega urejanja na police. Da smo delavce polno izrabili, smo prevoze opravljali z dvema kombijema hkrati (na enega so nalagali; drugega pa razlagali). V drugih primerih, ko nismo mogli uporabljati notranjih dvorišč in je kombi stal na pločniku ali celo na cesti, smo uporabljali samo en kombi in ga naložili čim hitreje, to pa je dostikrat pomenilo tudi pomešan vrstni red gradiva. Pravilni vrstni red smo potem v skladišču zopet vzpostavili preprosto tako, da smo gradivo najprej razvrstili po vrstnem redu, v kačo in ga šele potem namesdli na police. Če torej povzamem moje dosedanje izkušnje ob selitvah, lahko trdim, da mora biti seljeno gradivo v označenih arhivskih škatlah ali pač taki opremi, da se ne more razsuti, da je najprimernejša količina približno tristo arhivskih škatel hkrati, za kar zadostuje klasičen kombi, in daje gradivo vedno treba nalagati v nasprotnem vrstnem redu s preseki po toliko enot, kolikor jih lahko gre na voziček. Naj celotno zadevo 130 O delu arhivov in zborovanjih ARHIVI XXV (2002), št. 2 poenostavim: v kombiju ima zadnja naložena škatla zaporedno številko 40, naslednja 39, 38 ... in na primer 41. naložena škatla, naložena v nasprotnem vrstnem redu ima zaporedno številko 80. Tak je bil moj postopek pri selitvah gradiva. Kljub predlogom glede pripomočkov za lažjo selitev, kot je večje število vozičkov, ročni viličar..., temu nikoli ni bilo zadoščeno. (Na primer za vse preseljeno gradivo v skladišču na Petrolu, 3500 tm., nam je uspelo pridobiti samo dva nefunkcionalna mlinarska vozička.) Gašper Šinid V letu 2002 je bila v Arhivu Republike Slovenije opravljena večja selitev arhivskega gradiva. Prvi namen selitve je bil izprazniti neustrezno skladišče na gradu Lisičje in rešiti prostorsko stisko s skladiščnim prostorom do izgradnje svojih skladišč na lokaciji nekdanje vojašnice na Roški cesti v Ljubljani. Grad Lisičje smo kot arhivsko skladišče uporabljali sedemnajst let. Ob selitvi smo v arhivu izkoristili tudi priložnost za združevanje fondov na eni lokaciji, saj je bilo pred tem gradivo posameznih fondov razdrobljeno na več lokacijah v posameznem skladišču, v nekaterih primerih pa tudi v več skladiščih. Po dogovoru med Ministrstvom za kulturo, Narodno in univerzitetno knjižnico (NUK) ter Arhivom Republike Slovenije je NUK odstopil arhivu eno etažo svojega skladišča v Leskovškovi ulici v Ljubljani, Sodobno skladišče je opremljeno s kovinskimi policami a v merah, ki so primerne za hrambo knjižničnega gradiva (malo ožje od arhivskih). Intenzivnejše priprave na selitev so potekale v poletnih mesecih. Predvsem arhivisti z Oddelka za gradivo uprave po letu 1945 so ob pomoči sodelavcev iz skladiščne službe enotno tehnično opremili arhivsko gradivo. Vse gradivo so dali v arhivske škatle, te pa so bile tudi primerno označene in so pripomogle k hitrejši in učinkovitejši selitvi. Za potrebe selitve je bilo nabavljene nekaj dodatne opreme. Med selitvijo so se kot posebno učinkoviti pokazali nakladni vozički, opremljeni s sanmi, s katerimi je bilo mogoče premagovati tudi stopnice visoke 25 cm. Arhiv pa ni nabavil ročnega viličarja, kot je bilo predvideno, saj se je najem zmogljivejšega električnega viličarja pokazal kot gospodarnejši. Stroški nakupa bi namreč presegli sedemdesetdnevni najem, pri čemer ni upoštevana večja zmogljivost najetega viličarja in s tem tudi prihranek časa. Selitev je potekala v dveh fazah. Prva faza selitve, v njej je bilo preseljeno vse gradivo s skladišča na Lisičjem, je potekala osem delovnih dni, od 11. do 22, oktobra 2002. Selitev so izvajali štirje delavci, zaposleni v arhivu, in deset delavcev, najetih prek študentskega servisa. V okviru te faze je bilo preseljenih 1170 t.m. arhivskega gradiva in 200 t.m, knjižničnega gradiva, ki je bilo prav tako shranjeno v skladišču na Lisičjem. Za preselitev knjižničnega gradiva, v prvi vrsti broširanega, nam je NUK posodil posebne plastične zaboje. Po odločitvi vodstva arhiva je v skladišču Lisičje ostalo le gradivo, kije bilo okuženo in je JW A. Ozn