103 Letnik 40 (2017), št. 1 Ključne besede: klasifikacijski načrt, zavodi s področja kulture, upravljanje dokumentarnega gradiva, informacijski sistem Key-words: Classification plan, cultural institutions, records management, information system 1.04 Strokovni članek UDK 005.921:351.85(497.4) Prejeto: 27. 2. 2017 Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture VLADIMIR ŽUMER dr. informacijskih znanosti, arhivski svetnik v pokoju Ulica talcev 5, SI-1000 Ljubljana e-pošta: vlado.zumer@gmail.com Izvleček V skladu z mednarodnim standardom ISO 15489 – Records management in slovensko Uredbo o upravnem poslovanju iz leta 2005 predstavlja klasifi- kacijski načrt za razvrščanje dokumentarnega gradiva z roki hranjenja srce vsakega informacijskega sistema, ker omogoča pravnim osebam razvršča- nje dokumentacije po vsebini, pripenjanje rokov hranjenja in določb o arhi- vskem gradivu ter drugih metapodatkov. Prispevek vsebuje celoten predlog enotnega klasifikacijskega načrta za zavode s področja kulture kot neobvezen strokovni pripomoček za pripravo lastnih načrtov, še posebej za posamezna področja kulture (kulturne domove, knjižnice, muzeje, kulturne centre itd.). Abstract INSTRUMENT USED TO PREPARE CLASSIFICATION PLAN FOR CULTURAL INSTITUTIONS In accordance with the International Standard ISO 15489 – Records manage- ment and Slovene Decree on administrative operations of 2005, Classifica- tion Plan for for archives classification with keeping period represents the heart of each information system because it allows legal persons to classify the documentation by subject, attach keeping period, and archive material and provisions on archives, and other metadata. The contribution contains full proposal for uniform classification plan for cultural institutions as a non- mandatory expert instrument for preparation of their plans, particularly for specific fields of culture (houses of culture, libraries, museums, cultural cen- tres etc.). 104 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Uvod Za področje upravljanja in arhiviranja dokumentarnega gradiva oziro- ma dokumentacije javnopravnih oseb imamo v Sloveniji precej standardov in predpisov, ki določajo uporabo (enotnih) klasifikacijskih načrtov za razvrščanje dokumentarnega gradiva po vsebini z roki hranjenja1 in tudi nekaj literature,2 nimamo pa razen Okvira načrta klasifikacijskega načrta za upravne organe, ki je objavljen v prilogi Uredbe o upravnem poslovanju iz leta 2005,3 nobenega v celoti objavljenega načrta v strokovni literaturi.4 Zato se mi zdi primerno, da je v glasilu Arhivi v rubriki Iz prakse za prakso brez kakšnega posebnega teore- tičnega uvoda objavljen vsaj en enotni načrt v celoti, in sicer predlog Enotnega klasifikacijskega načrta za razvrščanje dokumentacije z roki hranjenja za zavode s področja kulture, ki temelji na zahtevah ISO 15489 – Record managemet in je sorazmerno kratek, vendar uporaben za pripravo posameznih klasifikacijskih načrtov javnih zavodov s področja kulture ali pa za pripravo enotnih klasifika- cijskih načrtov za kulturne zavode posameznih področij kulture, na primer za kulturne domove, knjižnice,5 muzeje, regionalne arhive, gledališča itd. Enotni klasifikacijski načrt je osnovni pripomoček za zagotavljanje pri- merljivosti in povezljivosti informacijskih sistemov za upravljanje in elektron- sko hrambo dokumentacije v digitalni obliki na področju kulture. Temelji na zahtevah ISO 15489, ki je od leta 2005 tudi slovenski standard na področju upravljanja dokumentacije. Struktura oziroma razčlenitev vsebine pa temelji na klasifikacijskem načrtu Cankarjevega doma v Ljubljani, ki je že v začetku leta 2016 avtorju tudi dovolil »kopiranje«. Žal Uredba o upravnem poslovanju iz leta 2005 velja le za »organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupno- sti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil upravljajo upravne naloge«6 in ne tudi za javne zavode s področja kulture. Minister, pristo- jen za kulturo, za javne zavode, ki opravljajo različne strokovne naloge na po- dročju kulture, zato ni pristojen za predpisovanje enotnih klasifikacijskih načr- tov v skladu s četrtim odstavkom 120. člena citirane uredbe. Lahko pa bi takšne načrte priporočil in objavil na spletni strani ministrstva kot strokovna navodila, podobno kot je to leta 2012 storil minister, pristojen za zdravje, z objavo EKN za razvrščanje poslovne in zdravstvene dokumentacije z roki hranjenja za zavode s področja zdravstva. EKN za javne zavode s področja kulture je bil poslan v vednost Ministr- stvu za kulturo RS poslan in tudi Arhivu Republike Slovenije z osnovnim opozo- 1 Zlasti mednarodni standard ISO 15489 – Records management, ki je od leta 2005 tudi slo- venski standard in priporočilo Evropske komisije MoReq 2010 – model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov. 2 Glej zlasti: Žumer: POSLOVANJE Z ZAPISI – Upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva, klasifikacijski načrti za razvrščanje gradiva z roki hranjenja in elektronska hramba gradiva v digitalni obliki. Žumer: Mednarodni standard ISO 15489 in upravljanje dokumentacije v organih javne upra- ve, gospodarskih družbah, podjetjih in zavodih v Sloveniji, str. 113–132. Žumer: Klasifikacijski načrti za razvrščanje dokumentacije z roki hranjenja v Sloveniji, str. 353–368. Žumer: Enotni klasifikacijski načrt za razvrščanje poslovne in zdravstvene dokumentacije z roki hranjenja za zavode s področja zdravstva, str. 55–100. 3 Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/2013). 4 Razen Enotnega klasifikacijskega načrta za razvrščanje poslovne in zdravstvene dokumentacije z roki hranjenja za zavode s področja zdravstvene dejavnosti, ki je od leta 2012 uradno obja- vljen na spletni strani Ministrstva za zdravje Republike Slovenije. 5 Združenje splošnih knjižnic Slovenije je Enotni klasifikacijski načrt za splošne knjižnice na osnovi osnutka splošnega EKN za kulturne zavode pripravilo že sredi leta 2016, uporablja pa se od začetka leta 2017. 6 1. člen citirane Uredbe o upravnem poslovanju iz leta 2005. 105 Letnik 40 (2017), št. 1 rilom, da EKN ne določa arhivskega gradiva, ki so ga dolžni pristojni javni arhivi na podlagi ZVDAGA določiti vsaki javnopravni osebi konkretno s pisnim navodi- lom za odbiranje arhivskega gradiva. EKN vsebuje le predlog za določitev arhi- vskega gradiva7 s strani ustvarjalcev gradiva. S pravnim mnenjem, za koga velja Uredba o upravnem poslovanju, odgovarjam tudi pogostim zgrešenim očitkom Arhiva RS, da bi morali opreti EKN za področja družbenih dejavnosti na pred- pisani okvir klasifikacijskih znakov, ki je priloga uredbe iz leta 2005. Vendar se je v praksi v zadnjih letih pokazalo, da na primer EKN za področje vzgojno-izo- braževalnih zavodov in EKN za področje socialnih zavodov, ki sta oprta na okvir iz uredbe, vsebujeta preveč neuporabnih upravnih vsebin, strokovnih vsebin in dokumentacije pa mnogo premalo. ENOTNI KLASIFIKACIJSKI NAČRT ZA RAZVRŠČANJE DOKUMENTACIJE PO VSEBINI Z ROKI HRANJENJA ZA ZAVODE S PODROČJA KULTURE8 (za potrebe papirnega in elektronskega upravljanja ter e-hrambe dokumentacije) Kratka pojasnila in navodila za uporabo enotnega klasifikacijskega načrta 1. V enotni klasifikacijski načrt (v nadaljnjem besedilu: EKN) je vklju- čeno dokumentarno gradivo oziroma dokumentacija, ki nastaja pri poslovanju javnih zavodov s področja kulture. EKN vsebuje splošno- organizacijsko, kadrovsko, finančno, računovodsko, komercialno, investicijsko in drugo splošno dokumentacijo, ki je enaka za vse za- vode, razen specifične dokumentacije, ki nastaja pri izvajanju speci- fične področne dejavnosti, v papirni, analogni ali digitalni obliki. EKN obsega celotno papirno in digitalno dokumentarno gradivo javnih zavodov zaradi postopnega prehajanja na elektronsko upravljanje dokumenta- cije ter elektronsko hrambo gradiva v digitalni obliki v skladu z mednarodnim standardom ISO 15489 – Records management, priporočilom Evropske komi- sije MoReq (model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov), Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/2013), Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 in 51/2014), Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva – UVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006), Enotnimi teh- nološkimi zahtevami za hrambo elektronskega gradiva v digitalni obliki – ETZ, verzija 2.1, ter Pravilnikom o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradi- va v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009), ki zahtevajo klasificiranje celotne dokumentacije po vsebini in določitev rokov hranjenja. 2. Svojo specifično dejavnost in dokumentacijo z roki hranjenja mora v glavni razred 6 (Kultura in umetnost) dodati oziroma razčleniti vsak zavod oziroma vsaka dejavnost zase (na primer knjižnice, muzeji, arhivi, gledališča, kulturni domovi itd.), tako kot je v EKN prime- roma razčlenjena dokumentacija splošnih knjižnic (klasifikacijski znak 64 Knjižnična dejavnost). Vsak posamezni zavod pa lahko EKN dodatno na zadnjem (tretjem, četr- tem ali petem) nivoju razčleni s svojo specifično dejavnostjo in dokumentacijo 7 Predlog arhivskega gradiva v EKN so pripravili: arhivistki Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Marjana Kos in Tatjana Šenk, ter Vladimir Žumer in Janja Kolenc kot predstavnika Cankarje- vega doma v Ljubljani. 8 Verzija EKN z dne 10. 1. 2017. 106 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections ali pa vsebino posameznih klasifikacijskih znakov EKN dodatno obrazloži s pri- meri v opombah. Strukture EKN pa ni dovoljeno spreminjati. 3. Klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentacije po vsebini je srce informacijskega sistema za upravljanje in hrambo dokumentacije, ker daje strukturo sistemu, določa vsebine, omogoča določanje ro- kov hranjenja ter skupaj s preostalimi metapodatki hiter dostop do gradiva. S prehajanjem na elektronsko upravljanje in arhiviranje dokumentacije v digitalni obliki je klasifikacijski načrt z roki hra- njenja obvezen instrument. Zagotavlja tudi povezljivost in primerlji- vost informacijskih sistemov na področju kulture. 4. Klasifikacijski načrt se bo uporabljal za klasificiranje dokumentov, zadev in dosjejev oziroma razvrščanje splošne, kadrovske, finančne, komerci- alne in tehnične dokumentacije, specifične strokovne dokumentacije v okviru kulturno-umetniške dejavnosti in drugih kulturnih dejavnosti, različnih evidenc ter posameznih podatkovnih zbirk v računalniško vo- deni evidenci dokumentarnega gradiva ter za razvrščanje pri klasični papirni in sodobni elektronski hrambi dokumentacije v digitalni obliki. Roki hranjenja se bodo uporabljali za nastajajočo papirno in digitalno do- kumentacijo, smiselno pa tudi za arhivirano papirno dokumentacijo za nazaj. 5. Arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali traj- ni pravni interes (oznaka A), bo s pisnimi navodili za odbiranje ar- hivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva v klasifikacijski načrt posameznega zavoda določil pristojni javni arhiv. EKN vsebuje le informativni predlog, katera dokumentacija ima praviloma status arhivskega gradiva. 6. Klasifikacijski načrt (KN) ne temelji na notranji organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest, ki je osnova za tako imenovani signirani načrt zavoda. Ta je osnova za dodeljevanje dokumentacije v reševanje in informiranje, določa ustvarjalca gradiva, omogoča dajanje pooblastil za dostop do elektronskega gradiva ter drugih pravic in dolžnosti v zvezi z upravljanjem elektronske dokumentacije v digitalni obliki. 7. Vsaka vsebina se v KN praviloma lahko pojavi le enkrat v ustreznem vsebinskem sklopu, ne glede na to, v katerih organizacijskih enotah se pojavlja. Elektronski dokumenti oziroma datoteke bodo v elektronskem dokumentnem sistemu zavoda praviloma zapisane le enkrat. S tem bo od- pravljeno množično podvajanje dokumentacije. Hiter dostop bo omogo- čen prek klasifikacijskega načrta, signiranega načrta, iskanja po polnem tekstu in s pomočjo pripetih metapodatkov (naslovi zadev, dokumentov, dosjejev in projektov, imena in priimki subjektov, njihovi naslovi, datumi, razne šifre …). 8. Oznake rokov hranjenja: A = arhivsko gradivo, ki ima trajni pomen za znanost in kulturo ali trajni pravni interes in se odbira ter izroča pristojnemu javnemu arhivu, ki ar- hivsko gradivo določi vsakemu javnemu zavodu posebej s pisnim navodi- lom za odbiranje arhivskega gradiva. T = trajno dokumentarno gradivo, ki ga mora hraniti zavod sam trajno oziroma do daljšega časovno opredeljenega roka, kadar nima značaja ar- 107 Letnik 40 (2017), št. 1 hivskega gradiva, na primer: kadrovske mape T* (T oziroma najmanj 100 let od rojstva), plačilne liste T** (T oziroma najmanj 50 let od nastanka), računi osnovnih sredstev T*** (T oziroma 20 let od nastanka). Pomen oznak: * = T oziroma najmanj 100 let od rojstva, ** = T oziroma najmanj 50 let od nastanka, *** = T oziroma najmanj 20 let od nastanka. Z znaki 2, 5, 10, 20 let in več so časovno opredeljeni roki hranjenja, ki jih določajo predpisi in potrebe poslovanja zavoda. Roki hranjenja se štejejo na primer od letnice nastanka dokumenta, od datuma rešitve, zaključka ali dokončanja, od zadnjega vpisa v evidenco, od pravnomočnosti odloč- be, od odplačila zadnje anuitete, od prenehanja veljavnosti dokumentov, od prenehanja uporabe dokumentacije itd. DV = dokler velja oziroma dokler se uporablja. 9. Roki hranjenja se nanašajo praviloma na izvirno papirno in digitalno do- kumentacijo (na primer na izvirnike pravnih aktov, računov, pogodb, od- ločb, naročilnic, dobavnic, napotnic, izvidov …), duplikati in multiplikati papirnih izvirnikov dokumentacije pa se praviloma hranijo le 2 leti ozi- roma dokler so potrebni pri poslovanju posameznih delavcev (na primer kopije poročil, pogodb, računov, naročilnic …). Roki hranjenja, izraženi v letih, in trajno dokumentarno gradivo so usklajeni s trenutno veljavnimi predpisi (na primer s Pravilnikom o dolo- čanju rokov hranjenja v javni upravi, Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti, Zakonom o računovodstvu, Zakonom o davku na dodano vrednost, Zakonom o graditvi objektov itd. ter s splošno uvelja- vljenimi potrebami poslovanja zavodov. 10. V Prilogi 1 klasifikacijskega načrta je seznam dokumentacije, ki ga morajo javni zavodi uvrščati v dosjeje kulturno-umetniških prireditev z roki hra- njenja posameznih dokumentov, ki so lahko: 2 leti, 10 let, T (trajno) ali A (arhivsko gradivo). Dokumentacija v prilogi je razdeljena v štiri tabele gle- de na navedene roke hranjenja, v okviru teh pa po abecedi. Priloga se lahko po potrebi dopolnjuje. Med dokumentacijo prireditev se ne uvrščajo ra- čuni, naročilnice in dobavnice, ki so del računovodsko-komercialne doku- mentacije in se hranijo samo v elektronski obliki (v računalniški aplikaciji). 11 Ministrstvo za kulturo RS, organi v njegovi sestavi ter različni specifič- ni zavodi, ki opravljajo upravnostrokovne naloge, še nadalje uporabljajo lastne klasifikacijske načrte, ki temeljijo na obveznem okviru načrta kla- sifikacijskih znakov iz Uredbe o upravnem poslovanju. Povezljivost klasi- fikacijskih načrtov lahko zagotavlja informacijska tehnologija. 12. Glavne skupine klasifikacijskega načrta (enake za vse zavode s po- dročja kulture): 0 ORGANIZACIJA IN POSLOVANJE ZAVODA 1 KADRI IN DELOVNA RAZMERJA 2 FINANCE IN RAČUNOVODSTVO 3 INVESTICIJE, INVESTICIJSKO VZDRŽEVANJE IN UPRAVLJANJE PRE- MOŽENJA 4 INFORMACIJSKE IN TEHNIČNE STORITVE 108 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections 5 PRODAJA IN NABAVA 6 KULTURNO-UMETNIŠKA DEJAVNOST 7 IZOBRAŽEVALNA DEJAVNOST 8 ZNANSTVENORAZISKOVALNA IN RAZVOJNA DEJAVNOST 9 OSTALE ZADEVE Klasifikacijski načrt z roki hrambe Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 0 ORGANIZACIJA IN POSLOVANJE ZAVODA 00 Organizacija 000 Ustanovitev zavoda A Sklep o ustanovitvi Tudi soustanoviteljstvo Dokumentacija v zvezi z določitvijo npr. matične in registrske št. zavoda, davčne št., ipd. 001 Vpis v sodni oz. poslovni register 5 A Predlog za vpis, sklep o vpisu – A Ostala korespondenca – 5 let 002 Vpis v register društev A Če gre za društvo 003 Statusne spremembe in reorganizacije A Združitve, razdružitve, ukinitve, prenehanje, povezovanje z drugimi institucijami 004 Celostna podoba zavoda A Celostna podoba posamezne kulturne prireditve se uvršča k dokumentaciji prireditve. Simboli, grbi, zastave, značke, logotipi, žigi, pečati, štampiljke, vzorci dokumentov s celostno podobo, vizitke, napisne tabele … Evidenca žigov in štampiljk Registracija simbolov 005 Pravno zastopanje in pooblastila T Pooblastila za zastopanje, podpisovanje in nadomeščanje 01 Predpisi in splošni akti 010 Zakoni, uredbe, odloki in pravilniki zakonodajnih in izvršilnih organov države in lokalnih skupnosti ter predpisi EU DV A Obravnava, pripombe in predlogi zavoda na predloge zakonov, uredb in pravilnikov – A, če se neposredno nanašajo na zavod Zakoni Državnega zbora, uredbe vlade, pravilniki ministrstev, predpisi EU – DV 011 Standardi T Mednarodni in slovenski standardi, ki se uporabljajo tudi na področju kulture 012 Statut zavoda A Za obdobje, ko je obstajal 013 Pravilniki in drugi splošni akti zavoda A Pravilnik o organizaciji dela in sistemizaciji delovnih mest Pravilnik o varstvu osebnih podatkov Pravilnik o računovodstvu Protipožarni red Notranja pravila za e-hrambo dokumentacije … Šifranti Klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentacije Signirani načrt za dodeljevanje pošte v reševanje Nekdanji samoupravni akti, družbeni dogovori in samoupravni sporazumi (1 izvod) 109 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 014 Poslovniki A Poslovnik o delu sveta, strokovnega sveta 015 Navodila za delo in poslovanje A 016 Kolektivne pogodbe A 02 Imenovanja, volitve, referendumi 020 Imenovanja in razrešitve direktoric/- jev A Tudi imenovanja v. d. Tudi primopredajni zapisniki generalnega direktorja in pomočnikov direktorja zavoda Kopija primopredajnega zapisnika se hrani tudi v personalni mapi osebe, ki odhaja. 021 Druga imenovanja in razrešitve T* * (T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca) 022 Volitve 0220 Volitve državnih organov in organov lokalnih skupnosti 2 Volitve v Državni zbor, Državni svet, predsednika države, poslancev v Evropski parlament, članov mestnih in občinskih svetov 0221 Volitve organov upravljanja zavoda 5 A Sveta in strokovnega sveta zavoda Razpisi, kandidatne liste, zapisniki, poročila, sklepi A Glasovnice, volilni imeniki 5 0222 Druge volitve 5 A Svet delavcev 023 Referendumi 2 A A – če je vpleten zavod Drugo – 2 leti 03 Seje, sestanki organov upravljanja in strokovnih organov zavoda Vabila, gradivo za seje kot priloga vabila (kopije dokumentov oz. zadev), liste prisotnih, zapisniki rednih, izrednih in korespondenčnih sej, sklepi, poročila o izvajanju sklepov, poročila o delu organov, tehnična koordinacija sej, obračuni sejnin … Gradivo ene seje enega organa predstavlja eno zadevo. 030 Seje sveta zavoda A 031 Seje strokovnega sveta A 032 Seje kolegijev, komisij, delovnih teles in delovnih skupin zavoda A Seje kolegijev sektorjev Seje tehnične koordinacije Seje programske mesečne koordinacije Seje izvedbenih in drugih sestankov se uvrščajo med dokumentacijo prireditev. 033 Sestanki delavcev, seje sveta delavcev A Tudi delavsko predstavništvo 034 Druge seje in sestanki T Npr: Kolegij direktorjev gledališč 035 Seje organov države in lokalnih skupnosti 2 A Državnega zbora, Državnega sveta, Vlade RS, mestnih in občinskih svetov A - če se nanaša na zavod 036 Seje nekdanjih samoupravnih organov zavoda A Delavskih svetov, komisij za delovna razmerja, notranje delegacije … 110 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 037 Seje nekdanjih družbenopolitičnih organizacij zavoda A Osnovne organizacije ZKS, SZDL, ZSS, ZZB, mladinske organizacije 04 Notranja organizacija in poslovanje zavoda 040 Kakovost poslovanja zavoda A Tudi akreditacija oz. certifikat ISO 9001 041 Koordinacija programa zavoda 042 Upravljanje in arhiviranje dokumentacije zavoda T 0420 Upravljanje dokumentacije T Dejavnost glavne pisarne ali vložišča Evidence o dokumentaciji (delovodniki, evidence prejete in odposlane pošte, računalniške evidence) Tudi pridobitev in podaljšanje veljavnosti e-podpisov (digitalno kvalificirano potrdilo) 0421 Zajem, pretvorba (skeniranje) in e-hramba dokumentacije v digitalni obliki T Dokumentacija o mikrofilmanju gradiva ... 0422 Hramba dokumentarnega gradiva T A Zapisniki o uničenem gradivu Zapisniki o izročitvi arhivskega gradiva – A Evidence o arhivirani dokumentaciji – T 043 Administrativno- tehnično poslovanje Pisarniški material, kopirni aparati, telefoni, druga pisarniška oprema … 0430 Obrazci in tiskovine DV NaročanjeRazdeljevanje 0431 Interni telefonski imeniki DV A A – 1 izvod Drugi izvodi DV 0432 Upravljanje sejnih prostorov 2 Npr. rezervacije sejnih sob 044 Knjižnična dejavnost zavoda 0440 Poslovanje interne knjižnice T Dokumentacija glede kupljenih in podarjenih knjig Nabavna politika in nabava knjig Svetovalno delo interne knjižnice Evidence interne knjižnice zavoda 0441 Izposoja 1 Evidence izposoje v interni knjižnici 045 Interna obvestila 5 Intranetna spletna stran za obveščanje zaposlenih Oglasna deska Okrožnice Elektronske datoteke in e-dokumenti, objavljeni na portalu, se arhivirajo pod ustreznimi vsebinami oz. klasifikacijskimi znaki. 111 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 046 Varstvo osebnih in zaupnih podatkov T Varstvo osebnih in tajnih podatkov, poslovnih, davčnih in poklicnih tajnosti, varnostna politika, ukrepi, poročila, odločbe pooblaščenke 0460 Katalog zbirk osebnih podatkov A 047 Dostop do informacij javnega značaja T 2 Zahtevki, odgovori, odločbe o zavrnitvi dostopa, pritožbe na pooblaščenko T Gradiva, ki so podlaga za odgovor – 2 leti 048 Nagrade in priznanja A Prejete in podeljene nagrade ter priznanja, ki jih podeli ali prejme zavod 049 Slavnostne akademije, proslave in druge prireditve zavoda A Lastne akademije in proslave 05 Načrti, programi, poročila, analize, statistika poslovanja zavoda in notranjih organizacijskih enot 050 Programi razvoja kulture A Nacionalni programi razvoja kulture in gradivo zavoda pri nastajanju programa 051 Delovni načrti in programi zavoda 2, 5 A Lastni letni, srednjeročni, dolgoročni delovni načrti, plani, strategije, tudi letni program dela zavoda, letni finančni načrt – A Podatki in gradiva, ki so osnova za končni načrt – 5 let Delovni načrti za krajše obdobje – 2 leti 052 Poročila in analize zavoda 2, 5 A Poslovna poročila zavoda A Letna poročila in analize A Podatki in gradiva, ki so osnova za končni načrt – 5 let Dnevna, tedenska, mesečna ali trimesečna poročila –2 leti 053 Plani in poročila drugih pravnih oseb 2 054 Statistika zavoda 5 A Letna statistika A Dnevna, tedenska, mesečna, trimesečna, ankete, vprašalniki – 5 let 06 Nadzor in inšpekcija 060 Notranji nadzor oziroma revizija T 10 2 Končno revizorjevo poročilo – T Ostalo – 10 let Pripravljalno gradivo – 2 leti, če se sicer hrani že v okviru kakšnega drugega znaka. 061 Zunanji nadzor 2 A Pristojnega ministrstva Računskega sodišča Revizijskih hiš Tudi pritožbe – A Pripravljalno gradivo – 2 leti, če se sicer hrani že v okviru kakšnega drugega znaka. 112 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 062 Inšpekcije 2 A Zadeve vseh vrst inšpekcij (upravne, požarne, gradbene, delovne, davčne, varstvo osebnih podatkov …) Tudi pritožbe – A Pripravljalno gradivo – 2 leti, če se sicer hrani že v okviru kakšnega drugega znaka. 07 Pravne zadeve 070 Premoženjskopravne zadeve A Tudi oddaja nepremičnin v najem 071 Zemljiškoknjižne zadeve T Postopki za vpis nepremičnin v zemljiško knjigo Izbrisi vknjižb zastavnih pravic 072 Kazenske, civilnopravne, gospodarske in prekršitvene zadeve 10 T Tudi postopki pred sodišči, upravnimi in drugimi pristojnimi organi – T Prekršitvene zadeve –10 let 073 Pravna pomoč 10 Pravna mnenja Odvetniška pomoč 08 Informiranje, založništvo in dokumentacijska dejavnost Le dokumentacija, ki se ne uvršča med projekte kulturno-umetniške dejavnosti. 080 Odnosi z javnostmi A Obveščanje javnosti, novinarske konference, sporočila za medije, obvestila za javnost, odzivi javnosti, kliping, spremljanje medijev, intervjuji z zaposlenimi, ki imajo pooblastila, predstavitveno gradivo 081 Članki, razprave, govori (zaposlenih) A Kadar ne spadajo med dokumentacijo prireditev 082 Mnenja, pohvale, kritike, pritožbe A Tudi knjiga pripomb in pohval, knjige vtisov gostujočih umetnikov, obiskovalcev in drugih gostov, kadar ne spadajo med dokumentacijo prireditev 083 Spletna stran zavoda 2 A Le zasnova in oblika spletne strani A Elektronske datoteke in e-dokumenti s spletne strani se arhivirajo pod ustreznimi vsebinami oz. klasifikacijskimi znaki. Izpolnjeni spletni obrazci – 2 leti 0830 Komunikacija z uporabniki spletne strani 2 Npr. odgovori na infomail, kadar gre za splošna vprašanja in odgovore, sicer h konkretni vsebini. 084 Uredništvo in izdajanje publikacij na nivoju zavoda 5 A Knjige, brošure, kasete, diskete, AV-zapisi, DVD- ji, CD-ji ... Časopisi, bilteni in interna glasila Plakati, letaki, tiskana vabila in drugi drobni tiski Programske knjižice Druge publikacije Vsa dokumentacija od osnutkov do tiska A – en izvod tiskane publikacije s pomembnimi osnutki, drugo – 5 let 113 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe Izdajanje publikacij, ki se nanašajo na posamezno prireditev, uvrščamo k prireditvi! 085 Lektorske storitve 2 Lektorirana besedila, ki niso vezana neposredno na projekte 086 Prevajanje 2 Prevodi besedil, ki niso vezani neposredno na projekte 087 Fotografije oseb, objektov, dogodkov, pojavov … A Le kadar niso uvrščeni pod prireditve ali druge vsebine. Nujni so metapodatki o fotografiji: kraj in datum posnetka, osebe, stvari in dogodki na fotografiji, avtor posnetka … 088 Filmi oseb, objektov, dogodkov, pojavov … A Le kadar niso uvrščeni pod prireditve ali druge vsebine. Metapodatki 089 Avdiovideo zapisi oseb, objektov, dogodkov, pojavov … A Le kadar niso uvrščeni pod prireditve ali druge vsebine. Videokasete, CD-ji Metapodatki 09 Pogodbe o izvajanju programa zavoda 090 Pogodbeni odnosi z ustanovitelji in soustanovitelji A Razpisi, pogodbe, prestrukturiranje programov, priloge k pogodbi, korespondenca 091 Pogodbeni odnosi s pokrovitelji A 1 KADRI IN DELOVNA RAZMERJA 10 Splošne kadrovske zadeve in evidence Splošno, plani, poročila in evidence 100 Kadrovske zadeve – splošno 10 Kadrovska korespondenca, dopisi, navodila, obvestila 101 Kadrovski plani in analize A Kadrovski načrti Načrti upokojevanj 102 Kadrovska poročila, analize in statistika A Za potrebe zavoda Za zunanje institucije: Ministrstvo za kulturo, lokalne skupnosti, ZRSZ 103 Kadrovske evidence – kadrovski informacijski sistem A Tudi matične knjige delavcev 104 Personalne mape delavcev T* A A – za vodstveno osebje, ostale mape * (T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca) Pogodbe o zaposlitvi in aneksi, odločbe in sklepi o imenovanju in plačah, kopije listin o izobrazbi, potrdilo o zaključenem pripravništvu, sklepi in aneksi o napredovanju, kopije zdravniških spričeval (če obstajajo kakšne omejitve) – original hrani varnostni inženir, pooblastila, soglasja za dopolnilno delo in delo izven zavoda, dokumentacija o prenehanju del. razmerja 114 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe (sporazum, dogovor, sklep ...), obrazci PD, prijave v zavarovanje … 105 Pokojninsko in invalidsko zavarovanje DV Korespondenca, obvestila, navodila, pojasnila ZPIZ DV Prijave/odjave – obrazci so v personalni mapi 106 Kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje za javne uslužbence T** Pogodbe, seznami … Prijave, odjave ** (T oziroma najmanj 50 let od nastanka) 107 Zdravstveno zavarovanje T** Pogodbe, seznami …. 108 Dopolnilno in nezgodno zdravstveno zavarovanje T** Pogodba z zavarovalnico, izjave, da se delavcu znesek odtegne od plače 11 Razpisi delovnih mest, imenovanja, razporeditve, napredovanja, soglasja za delo 110 Razpisi in objave delovnih mest T* 2 (dokumenti o izbranem so v personalni mapi) Razen za direktorje, ki je pod 020 Predlog za realizacijo zaposlitve, soglasje, javna objava delovnega mesta, prijava ZRSZ, prijave kandidatov, vabila na razgovore s kandidati, poročilo komisije, obvestilo neizbranim * (T oz. najmanj 100 let od rojstva delavca) Prijava izbranega kandidata ter obvestilo o izbiri in nastopu dela sta v personalni mapi. Prijave neizbranih kandidatov – 2 leti 111 Napredovanje in ocenjevanje delavcev T** 2 Seznami ocen delavcev ** (T oziroma najmanj 50 let od nastanka) Obrazci za napredovanja s prilogami Ocenjevalni list delavca Zahteva za preizkus ocene pred komisijo Imenovanje komisije za preizkus ocene pred komisijo Zapisnik komisije za preizkus ocene pred komisijo Sklep komisije o preizkusu ocene Seznami za preverjanje pogojev za napredovanje Dokumenti o posamezniku se hranijo v njegovi personalni mapi. Ugovori delavcev – 2 leti 112 Letni razgovori z delavci T** Zapisniki 113 Aktivna politika zaposlovanja – splošno T Javna dela Druge oblike subvencioniranega zaposlovanja EU zaposlovanje Dokumentacija za posamezne delavce je v personalnih mapah. 114 Zaposlovanje tujcev – splošno T Dokumentacija za posamezne delavce je v personalnih mapah. 115 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 12 Strokovno usposabljanje in izpopolnjevanje 120 Strokovno izobraževanje, usposabljanje in izpopolnjevanje zaposlenih Dokazila z izobraževanj se hranijo v personalni mapi 1200 Interno 10 Dokumentacija o izobraževanju, ki ga organiziramo v prostorih zavoda ali ga izvaja zaposleni v zavodu 1201 Zunanje 5 Napotitve na seminarje, tečaje, predavanja … Poročila o izobraževanju Gradivo za seminarje in tečaje 121 Strokovni izpiti delavcev T Tudi evidence, prijave, zapisniki o izpitih, poročila delavcev pred strokovnim izpitom, poročila delavcev po strokovnem izpitu 122 Drugi strokovni izpiti in preizkusi strokovne usposobljenosti T Izpit iz ZUP Izpit iz upravnega poslovanja Pravosodni izpit Izpit iz varnosti in zdravja pri delu Drugi izpiti in preizkusi znanja 123 Izobraževanje zaposlenih ob delu in iz dela T Tudi povračila plačila šolnin Pogodbe Dokazila o opravljenih obveznostih, izkoriščenem študijskem dopustu 124 Štipendisti T* Vloge Pogodbe Dokazila * (T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca) 125 Pripravništvo T* Tudi evidenčni listi o poteku pripravništva Program pripravništva, imenovanje mentorja, izpitne komisije … 126 Obvezna delovna praksa 20 5 DV + 5 Vloga študenta/dijaka, pogodba s šolo in/ali študentom/dijakom Poročila o delu, obračuni povračil stroškov in izplačilo nagrade Sodelovanje s šolami pri izvajanju prakse – 5 let Verifikacija izvajanja prakse – DV + 5 let 20 let – kar je subvencionirano iz sredstev EU 13 Izraba delovnega časa Evidence, poročila, odločbe, obvestila, potrdila … 130 Delovni čas – splošno 5 Obvestila … 131 Evidence o izrabi delovnega časa, nadurah, dežurstvih, dopustih, bolniškem dopustu, dopolnilnem delu T** Elektronska evidenca prisotnosti na delu … ** (T oz. najmanj 50 let od nastanka) 132 Evidence prisotnosti na delu 5 Vpisne knjige, tudi vratarske knjige, knjige v tajništvih o izhodih zaposlenih, vpis študentov na recepciji (obvezna praksa, študentsko delo) 116 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 133 Dopusti (redni, izredni, študijski dopusti …) 5 Načrti dopustov Vloge, odobritve, obvestila zaposlenim o trajanju letnega dopusta … Računalniška aplikacija – elektronska prijava in odobritev izostanka z dela 134 Službena potovanja 5 Potni nalogi Poročila o službenih potovanjih 14 Obračun plač in drugih osebnih prejemkov 140 Evidenca o stroških dela T** ** (T oz. najmanj 50 let od nastanka) Evidenca je elektronska. 141 Mesečni obračun plač 5 Podatki in dokumenti, ki so podlaga za mesečni obračun plač: Nadurno delo, dežurstva (odreditev nadur, obračuni nadur in dežurstev, odobritve, seznami) Regres za letni dopust (seznami …) Delovna uspešnost, stimulacije (seznami za izplačilo delovne uspešnosti, sklepi in dogovori o povečanem obsegu dela ...) Jubilejne in druge nagrade (tudi nagrade za inovacije) Administrativne in sodne prepovedi (tudi potrošniška in druga posojila … izvršbe, upravnoizplačilne prepovedi ...) Boleznine (bolniški listi …) Prevoz na delo in regresirana prehrana (izpolnjeni obrazci, seznami, dokazila) Krvodajalstvo (potrdila) Porodniška nadomestila (obvestila CSD delodajalcu) Odpravnine Odškodnine Drugi osebni prejemki in izplačila (npr: mentorski dodatek za delo s pripravniki, praktikanti, zaposlenimi na uvajanju), sindikalni odtegljaji 142 Zahtevki za financiranje (na MK) 5 Zahtevki za nakazilo sredstev za sofinanciranje plač in drugih prejemkov (odpravnine, jubilejnih nagrad, regresa …) 15 Kazenska, disciplinska in materialna odgovornost delavcev 150 Kazenska odgovornost delavcev A 151 Opozorila in opomini delavcem 10 Po 85. členu ZDR-1 152 Disciplinski postopki T A Odločbe T Zapisniki disciplinske komisije A 153 Varstvo pravic delavcev 5 154 Delovni in socialni spori T* Tudi arbitraže 117 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 155 Materialna odgovornost zaposlenih T* 16 Stanovanjske zadeve in družbeni standard 160 Stanovanjske zadeve in stanovanjska posojila T* Vloge, odločbe, pogodbe, pritožbe 161 Družbeni standard 5 Letni oddih, letovanja Razpis za letovanje Kultura Šport in rekreacija (piknik, fitnes) – seznami, vabila … 162 Socialno varstvo 5 17 Druge kadrovske zadeve 170 Podjemne pogodbe 10 Samo če niso sklenjene za delo na konkretni prireditvi. Tudi pogodbe o delu oziroma delovršne pogodbe. 171 Pogodbe o avtorskem delu 10 Samo če niso sklenjene za delo na konkretni prireditvi. 172 Delovni invalidi – splošno T* Druga dokumentacija je v personalnih mapah invalidov * (T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca) 173 Študentsko delo prek napotnic 5 Napotnice Obračuni Poročila o delu 174 Prostovoljno delo T 10 Pogodbe s prostovoljci, poročila o delu, seznami, obračun stroškov … 10 let Evidence – T 175 Družbeno koristno delo A Tudi civilno služenje vojaškega roka 176 Upokojevanje delavcev – splošno T Korespondenca z ZPIZSklep ali sporazum o prenehanju oz. upokojitvi je uvrščen v personalno mapo 177 Vloge za zaposlitev brez objave 2 Vloge in odgovori nanje 178 Druge kadrovske zadeve 5 18 Varnost in zdravje pri delu 180 Varstvo pri delu A 181 Nesreče pri delu A Tudi nezgode pri delu 182 Zdravstveno varstvo delavcev T** Tudi preventivni in sistematični zdravniški pregledi Korespondenca s pooblaščenim izvajalcem medicine dela Zdravniška spričevala Cepljenja 183 Poklicne bolezni A 2 FINANCE IN RAČUNOVODSTVO 20 Finančno poslovanje 118 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 200 Finance in računovodstvo – splošno 10 Računovodska korespondenca – dopisi, navodila, obvestila, izvajanje proračuna … 201 Kontni plani T 202 Prihodki zavoda 2020 Proračunski prihodki (državni, lokalni) 10 Spremljanje in členitev nakazil 2021 Prihodki iz sredstev EU 10 Spremljanje nakazil 2022 Prihodki iz prodaje blaga in storitev 10 Spremljanje realizacije prihodkov (nakazila, poročila iz blagajne vstopnic) 2023 Drugi prihodki 10 Odločbe, sklepi in spremljanje njihove izvedbe 203 Zaključni računi, računovodski izkazi, bilance stanja, prihodkov in odhodkov A Zaključni račun z vsemi predpisanimi in podpornimi dokumenti (brez letnih poročil) 204 Finančne analize in obračuni A 2040 Obračuni prihodkov od prodaje vstopnic 5 Obračuni prihodkov od prodaje vstopnic za prireditve 2041 Obračuni avtorskih pravic T Prijave na SAZAS, IPF … 205 Krediti in depoziti 5 Posojila in depoziti, ki jih najame oz. da CD: pogodba, nakazila, anuitetni načrt – 5 let po odplačilu zadnje anuitete 21 Poslovne knjige Po Zakonu o računovodstvu 10 let 210 Glavna knjiga 10 Izpis GK 211 Finančni dnevnik 10 212 Davčne evidence, obračun DDV 10 Obračuni DDPO, DDV 22 Pomožne poslovne knjige 220 Blagajniški dnevnik 5 Dnevno zaključevanje za glavno blagajno, blagajno vstopnic in devizno blagajno (za gotovinska izplačila in vplačila) Blagajniški prejemki in izdatki 221 Register osnovnih sredstev in drobnega inventarja T 222 Knjiga terjatev in obveznosti (saldakonti kupcev in dobaviteljev) 10 223 Davčna knjiga 10 Obračuni DDV, knjiga izdanih in prejetih računov, izračun odbitnega količnika, spremljanje in izvedba 224 Analitična evidenca materiala in drobnega inventarja 5 Prevzemi, izdaje, mesečni obračuni 225 Analitična evidenca plač T 226 Analitična evidenca avtorskih honorarjev 10 227 Analitična evidenca prodanih vstopnic 10 119 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 228 Druge pomožne poslovne knjige 5 23 Knjigovodske listine 230 Prejeti računi s prilogami 10 T*** Vsi prejeti predračuni, bremenopisi, dobropisi, dobavnice, tudi dobavnice za blago, potrebno pri organizaciji ali tehnični izvedbi in promociji prireditve, plačane objave oglasov v tiskanih medijih, računi, ki jih prejme zavod, za blago, storitve, material. Tudi računi dobaviteljev za blago in storitve, izvedene za promocijo, organizacijo, tehnično izvedbo prireditve, za provizijo pri posredniški prodaji vstopnic … Tudi razne odločbe, sklepi, zahtevki (npr. za nadomestilo za uporabo stavbnega zemljišča) – kot podporna dokumentacija, če ni shranjena drugje – 10 Računi za osnovna sredstva – *** (T oziroma najmanj 20 let) 231 Izdani računi 2310 Izdani računi za blago, storitve in material 10 Vsi izdani predračuni, bremenopisi, dobropisi, računi (razen za osnovna sredstva), računi, izdani za oddajo prireditvenih prostorov in opreme, organizacijo (prek dejavnosti na trgu), za kataloge, predmete pri razstavi … Razni zahtevki za izplačilo; podporna dokumentacija, če ni drugje … 2311 Izdani računi za osnovna sredstva 20 Vsi izdani predračuni, bremenopisi, dobropisi, računi za osnovna sredstva; podporna dokumentacija, če ni drugje 2312 Izdani računi za vstopnice, prodane fizičnim osebam 10 232 Temeljnice za knjiženje 10 233 Usklajevanje in izterjava 10 Obrazci IOP, opomini, predlogi za tožbe, poročila o uspešnosti vloženih predlogov …. 234 Obračuni davka (razen DDV) 10 Obračuni DDPO, tudi obrazci KIDO in odločbe v zvezi z njimi, spremljanje in izvedba 235 Finančne pogodbe 10 Pogodbe, ki niso razvrščene v ustrezne vsebine oz. projekte in se nanašajo na finančno poslovanje (asignacije, cesije) 236 Poslovanje prek TRR 5 Dnevni izpiski o spremembah na transakcijskem računu ali drugih računih skupaj s prilogami (le če jih ni drugje) 237 Finančne kompenzacije 5 Dokumenti za kompenzacijo, zaključeni predlogi za kompenzacijo – pobot medsebojnih terjatev in obveznosti 238 Pomožni obrazci 2 2 mes. Slipi plačil s plačilnimi karticami – 2 leti Storno vstopnice, obrazec o nakupu vstopnic – 2 meseca po prireditvi 120 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 24 Osnovna sredstva in drobni inventar 240 Amortizacija 10 Amortizacija, obračuni in predračuni, seznami … 241 Donacije osnovnih sredstev 10 Pogodbe z donatorji, prevzemni zapisniki 25 Inventura 250 Inventura 10 Inventura osnovnih sredstev, terjatev in obveznosti, vrednostnih papirjev, materiala in drobnega inventarja, medletni odpisi Elaborat s prilogami in sklepi o imenovanju, zapisniki inventurnih komisij, predlog sklepa o odpisu, sklep o odpisu 26 Obračun plač in drugih prejemkov zaposlenih 260 Končni letni obračuni plač, izplačilne liste in osebni kartoni plač T** T** Trajno po Zakonu o računovodstvu oziroma najmanj 50 let od nastanka po Pravilniku o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009) 261 Obrazci za pokojninsko in invalidsko zavarovanje T** Npr. M4 za ZPIZ 262 Rekapitulacije in obračuni plač in prispevkov T** Seznami plačilnih nalogov 263 Dohodnina 10 Dohodnina po letih, izjave o vzdrževanih družinskih članih 264 Mesečni, periodični, občasni obračuni 5 Rekapitulacije plač (virmani, rekapitulacije, obr. REK, AJPES, KAD, izplačilni seznami, seznami odbitkov) 27 Obračun avtorskih honorarjev in drugih izplačil fizičnim osebam 270 Nalogi za izplačilo 5 Nalogi za izplačilo AH, odredbe … 271 Obračun davkov in prispevkov 10 Rekapitulacije, dohodnina, REK, ODO-1 272 Plačilni nalogi 5 Seznami izplačanih AH in drugih prejemkov, povračil stroškov in nagrad praktikantom, prostovoljcem in ostalim fizičnim osebam, kadar honorar ni obdavčen 3 INVESTICIJE, INVESTICIJSKO VZDRŽEVANJE INUPRAVLJANJE PREMOŽENJA 30 Investicije, investicij­ skovzdrževanje in tekoče vzdrževanje – splošno 121 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 300 Interna strokovna navodila na področjih investicij, investicijskega vzdrževanja in tekočega vzdrževanja T Tudi korespondenca 301 Plani in programi investicij, investicijskega in tekočega vzdrževanja A 302 Poročila, analize, statistika investicij, investicijskega vzdrževanja, tekočega vzdrževanja A 31 Investicije in investicijsko vzdrževanje 310 Zahtevki in argumentacija za investicije in investicijsko vzdrževanje T 311 Predinvesticijska dokumentacija A Dokument identifikacije investicijskega projekta (DI-IP) Predinvesticijska zasnova (PIZ) Investicijski program (INV-P) 312 Prostorska dokumentacija A 313 Projektna dokumentacija A Idejna zasnova (IDZ) Idejni projekt (IDP) Projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja (PGD) Projekt za razpis (PZR) Projekt za izvedbo (PZI) Druga projektna dokumentacija Klasif. znak se uporablja tudi za nekdanje PZR 314 Upravna dovoljenja za investicije A Lokacijske informacije Gradbena dovoljenja Uporabna dovoljenja Tudi nekdanja lokacijska dovoljenja 315 Izvedba investicij in investicijskega vzdrževanja T Zapisniki gradbenih odborov in operativnih sestankov, korespondenca z izvajalci, nadzor, situacije, gradbeni dnevniki, tehnični pregledi, reklamacije ... T oziroma dokler objekt stoji 316 Primopredaja objektov in opreme T 3160 Projekt izvedenih del (PID) A 3161 Navodila za obratovanje in vzdrževanje DV + 2 Tudi instalacijski zapisnik, zagon opreme 2 leti po prenehanju uporabe 3162 Atesti DV + 2 317 Druga investicijska dokumentacija 5 122 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 32 Obratovanje, vzdrževanje, servisiranje in popravila objektov, naprav in opreme Razen informacijske tehnologije Zahteve za vzdrževanje, servisiranje, prenove in popravila Ponudbe za tekoče vzdrževanje in popravila Delovni nalogi Naročilnice za vzdrževanje in popravila Obračuni delovnih nalogov Reklamacije 320 Tekoče vzdrževanje objektov oziroma prostorov in naprav T 321 Strojni sistemi in naprave Pri vsakem znaku 3210–326 se nahaja v glavnem naslednja dokumentacija: ponudba, predračun, naročilnica, račun in garancija, navodila za uporabo, certifikat ipd. (če je prejeta za konkretno stvar), zapisniki o periodičnih pregledih ... 3210 Splošno strojno vzdrževanje 10 3211 Ogrevni sistem in naprave 10 3212 Klimatske naprave 10 3213 Hladilni sistem 10 3214 Vodovod in kanalizacija 10 3215 Drugi sistemi in naprave 10 322 Elektroenergetski sistemi in elektronika 3220 Elektroenergetski sistemi 10 3221 Splošna razsvetljava 10 3222 Dvigala 10 3223 Gostinska oprema 10 3224 Drugi sistemi in naprave 10 323 Telekomunikacijski sistemi (telefonija, RTV, internet) 10 324 Varnostni in nadzorni sistemi 10 Tudi javljalci vlomov, požarov, vlage, temperature … 325 Oprema in pripomočki za izvedbo prireditev 3250 Odrska tehnologija in scenska oprema 10 3251 Oprema in pripomočki za izvedbo prireditev 10 3252 Scenska osvetljava 10 3253 Tonska tehnika in ozvočenje 10 3254 Multimedijska tehnologija in oprema 10 3255 Dvorane, prizorišča in drugi prostori 10 3256 Oprema muzejskih, galerijskih in arhivskih depojev 10 123 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 3257 Konservatorsko- restavratorska oprema 10 3258 Oprema filmskih studiev in laboratorijev 10 3259 Druga tehnika in oprema 10 Vzdrževanje orgel, balkonskih ograj, sedežev … 326 Vzdrževanje pisarniške in druge opreme 10 Vzdrževanje stolov, miz, omar, garderobnih omaric, razrezovalnikov papirja … 33 Splošno vzdrževanje prostorov in opreme 330 Čiščenje prostorov in opreme 2 Tudi generalna čiščenja, dezinsekcija 331 Druge zadeve vzdrževanja prostorov in opreme 2 Pleskanja, brušenje parketa, zimsko čiščenje … 34 Varstvo in urejanje okolja, promet 340 Varstvo okolja T Tudi varstvo narave, varstvo voda, zraka, varstvo pred hrupom, pred sevanji, pred ultravijolično svetlobo 341 Urejanje in čiščenje okolice 2 342 Odpadki in komunalni odvoz smeti 2 343 Promet in prometna infrastruktura 10 Prometna ureditev okoli objektov 35 Upravljanje stanovanj, objektov za nastanitev delavcev in počitniških objektov 350 Upravljanje stanovanj 20 351 Upravljanje objektov za nastanitev delavcev 20 352 Upravljanje počitniških objektov 20 Korespondenca z upravnikom 36 Zavarovanja objektov in opreme Korespondenca z zavarovalnicami Zavarovalne police Škode in odškodninske zahteve Razen avtomobilskega zavarovanja 360 Zavarovanje objektov 10 361 Zavarovanja opreme 10 362 Druga zavarovanja 10 37 Varnost in zaščita 370 Varnostna politika in varnostni načrti A Tudi ocena tveganj, ukrepi za odpravo tveganj 371 Informacijska varnost A Varnostna politika, tveganja Pooblastila za dostop do informacijskega sistema 372 Civilna zaščita in varnost A Splošno 124 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 3720 Obrambne zadeve A Obrambni načrt 3721 Načrt zaščite in reševanja A 3723 Zaklonišča A 3724 Druga dokumentacija s področja civilne zaščite in varnosti 5 373 Požarna varnost T 3730 Požarna varnost T Protipožarni sistemi Gasilni aparati Zasilni izhodi 3731 Gasilska služba 5 Navodila, poročila, razporedi, urniki … 38 Varnostna in receptorska služba 380 Varnostna in receptorska služba 2 Navodila, poročila, razporedi, evidence 381 Hostesna in garderobna dejavnost 2 Navodila, poročila, razporedi, evidence 4 INFORMACIJSKE IN TEHNIČNE STORITVE 40 Informacijske storitve 400 Načrtovanje informacijskih sistemov A Plani, analize 401 Razvoj in uvedba informacijskih sistemov A Razvojna dokumentacija Uvedbena dokumentacija Uporabniška dokumentacija (navodila za uporabo programa ...) 402 Upravljanje informacijskih sistemov 4020 Strojna oprema in sistemska programska oprema A Tehnična dokumentacija Analize in statistika Seznami uporabnikov 4021 Programska oprema T Dokumentacija o razvoju opreme Uporabniška navodila Pobude za spremembe Aplikacije 4022 Informacijske storitve T Dokumentacija o storitvah zunanjih izvajalcev v zavodu, storitve zavoda za naročnike 403 Vzdrževanje strojne in programske opreme 10 Dokumentacija o vzdrževanju strojne in programske opreme, o upravljanju incidentov in problemov; tudi vzdrževanje osebnih računalnikov, tiskalnikov, skenerjev in multifunkcijskih naprav, analize motenj, okvar ... 404 Druga dokumentacija 5 Korespondenca 41 Vozni park in transport 410 Vozni park – splošno 5 Navodila, poročila, korespondenca 411 Evidence voznega parka 10 412 Potni nalogi za uporabo avtomobilov 5 413 Tahografi 2 125 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 414 Vzdrževanje voznega parka 5 415 Registracija in zavarovanje vozil DV + 2 416 Poškodbe in okvare vozil 5 417 Transport 5 Obvestila, vozni listi, tovorni listi, odpravni listi, razporedi, predajnice … 418 Druga dokumentacija 2 42 Hotelske, turistične in gostinske storitve 420 Hotelske, turistične in gostinske storitve – splošno 5 421 Pogodbeni odnosi z izvajalci DV + 5 Na primer letne pogodbe 422 Naročanje gostinskih in hotelskih storitev 5 5 PRODAJA IN NABAVA 50 Storitve dejavnosti zavoda na trgu – splošno 500 Promocijski projekti zavoda A 501 Trženje storitev zavoda iz dejavnosti na trgu 2 10 A Razna splošna korespondenca s potencialnimi strankami – 2 leti Komunikacija s potencialnimi strankami, priprava ponudb, storno ponudbe – 10 let Propaganda, reklama, tiskovine, plakati in transparenti, objave v časopisih, na radiu in na TV, e-novice, spletne strani, družabni mediji …A Kandidatura zavoda (npr. ponudbe na objavljena javna naročila …) – 10 let Do sklenitve pogodbe Kadar ni v okviru projektov 502 Trženje tehničnih storitev zavoda 5 Kadar ni v okviru projektov 503 Propaganda, reklama, promocijsko gradivo zavoda A Kadar ni v okviru projektov 504 Objave v časopisih, na radiu in na TV za zavod 5 Kadar ni v okviru projektov 505 Animacija 5 Kadar ni v okviru projektov 506 Plakatiranje in transparenti 5 Najem plakatnih mest – 5 let Kadar ni v okviru projektov 507 Udeležba zavoda na sejmih 5 Kadar se na sejmu predstavlja zavod (npr. stojnica) 508 Reprezentanca 5 509 Drugo 5 126 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 51 Kulturna dejavnost zavoda na trgu T 10 2 A K vsaki posamezni prireditvi spada gradivo, ki nastane v zvezi: – s sklepanjem dogovorov, – s promocijo prireditve (plakati, objave na RTV …), – z njeno organizacijo v zavodu – s tehnično izvedbo v zavodu – z odmevi v javnosti, – druga dokumentacija, ki je povezana neposredno z organizacijo in izvedbo prireditve (poročilo, evalvacija, fotografije, filmi, kliping …). V PRILOGI 1 načrta je seznam dokumentacije z roki hranjenja (2 leti, 10 let od izvedbe prireditve, T in A), ki se uvršča v dosje prireditve glede na roke hranjenja! Arhivsko gradivo so predvsem: pogodbe z naročniki in udeleženci dogodkov, program prireditve (konference, kongresa z nastopajočimi), poročilo k posamezni prireditvi, število obiskovalcev, zbornik, če je bil pripravljen, in vse ostale tiskovine, fotografije, filmi, kliping itd. Velja za znake od 511 do vključno 518 510 Splošno o kulturni dejavnosti na trgu 10 511 Kongresi T 10 2 A 512 Proslave T 10 2 A 513 Sejmi, razstave, festivali T 10 2 A 514 Znanstvene, izobraževalne prireditve T 10 2 A 515 Kulturne prireditve, ki niso v javnem kulturnem programu T 10 2 A 516 Družabne prireditve T 10 2 A 517 Dobrodelne prireditve T 10 2 A 518 Druge kongresno- komercialne prireditve in storitve T 10 2 A 127 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 519 Dajanje tehnične opreme v najem 10 52 Informiranje obiskovalcev in prodaja vstopnic 5 520 Informiranje obiskovalcev 5 521 Prodaja vstopnic 5 522 Prodaja informativno- oglaševalskega gradiva, knjig, filmov, kaset, plošč, spominkov 5 53 Nabava osnovnih sredstev, blaga in storitev Nabava nepremičnin, strojev, naprav,aparatov, pisarniške in druge opreme 530 Javna naročila – splošno 531 Javna naročila večjih vrednosti T 5 DV T za naročila večjih vrednosti (razpis, zapisniki, izbrana ponudba, pogodba …) Bančna garancija izbranega ponudnika – DV, nato se vrne Neizbrane ponudbe – 5 let 532 Javna naročila manjših vrednosti 10 5 10 let za naročila manjših vrednosti (razpis, zapisniki, izbrana ponudba, pogodba …) Neizbrane ponudbe – 5 let 533 Nabave brez javnega naročila 5 Naročilnice, dobavnice … 54 Prodaja blaga in storitev 540 Prodaja storitev 5 Razen kulturnih storitev zavoda 541 Prodaja blaga 5 542 Ceniki blaga in storitev T 543 Ponudbe, predračuni blaga 5 Ponudbe storitev so pod Trženje 501 Ponudbe in predračuni, ki niso del prireditev 55 Skladiščenje drobnega inventarja in potrošnega materiala 550 Splošno 5 Poročila o stanju in gibanju zalog materiala, dopisi 551 Skladiščna kartoteka 20 552 Prevzemno-izdajna dokumentacija skladišč oziroma ekonomata 10 Interne naročilnice, zahtevki, izdajnice, dobavnice, prevzemnice blaga in materiala 6 KULTURNO-UMETNIŠKA DEJAVNOST 60 Varstvo nepremične kulturne dediščine A 128 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 61 Varstvo premične kulturne dediščine – muzejska dejavnost A 62 Varstvo premične kulturne dediščine – galerijska dejavnost A 63 Varstvo arhivskega gradiva – arhivska dejavnost A 64 Knjižnična dejavnost A Primer mogoče razčlenitve specifične strokovne dejavnosti in dokumentacije za splošne knjižnice 640 Knjižnična mreža A 641 Medknjižnično sodelovanje 10 642 Nabavna politika in nabava knjižničnega gradiva A Tudi plani nabave 643 Donacije 644 Evidence knjižničnega gradiva A Inventarne knjige Katalogi Cobiss 645 Strokovna obdelava knjižničnega gradiva 6450 Inventarizacija in katalogizacija gradiva A Cobiss 6451 Tehnična oprema knjižničnega gradiva 5 6452 Inventura gradiva 5 Navodila Inventurna poročila Predlog za odpis 6453 Redni odpis gradiva 5 Pravila, poročila seznami … 646 Izposoja knjižničnega gradiva Cobiss 6460 Vpisnice 1 6461 Evidenca izposoje 1 6462 Izterjava 5 6463 Prepovedi in omejitve T 647 Medknjižnična izposoja 1 648 Domoznanstvo A 65 Medijska dejavnost A Dejavnost časopisnih, radijskih in televizijskih hiš 66 Ljubiteljska kulturna dejavnost A 67 Kulturno­umetniška dejavnost K vsaki posamezni prireditvi spada gradivo, ki nastane v zvezi: – s sklepanjem dogovorov, 129 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe – s promocijo prireditve (plakati, objave na RTV …), – z njeno organizacijo, – s tehnično izvedbo, – z odmevi v javnosti, – druga dokumentacija, ki je povezana neposredno na organizacijo in izvedbo prireditve (poročilo, evalvacija, fotografije, filmi, kliping …) V PRILOGI 1 načrta je seznam dokumentacije z roki hranjenja (2 leti, 10 let od izvedbe prireditve, T in A), ki se uvršča v dosje prireditve glede na roke hranjenja Arhivsko gradivo so predvsem: pogodbe z naročniki in udeleženci dogodkov, program prireditve (konference, kongresi z nastopajočimi), poročilo k posamezni prireditvi, število obiskovalcev, zbornik, če je bil pripravljen, in vse ostale tiskovine, fotografije, filmi, kliping itd. Velja za znake od 670 do vključno 68! 670 Sklopi kulturno- umetniških prireditev z različnih področij T 10 2 A Organizacijske oblike, kot na primer: abonmaji, cikli, festivali …, samo če vključujejo prireditve iz različnih zvrsti. Če so sestavljeni iz prireditev iste zvrsti, se uvrstijo v ustrezne znake 671–68. 671 Glasbena umetnost – prireditve T 10 2 A 6710 Simfonična glasba 6711 Komorna glasba 6712 Vokalna glasba 6713 Opera in druga glasbeno scenska dela 6714 Jazz 6715 Glasbe sveta, etnoglasba 6716 Sodobne in mejne glasbene zvrsti 6717 Druge glasbene prireditve 672 Gledališka dejavnost – prireditve T 10 2 A 6720 Dramsko gledališče 6721 Lutkovno gledališče 6722 Raziskovalno gledališče 6723 Druge gledališke prireditve 673 Ples in balet – prireditve T 10 2 A 130 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 6730 Balet 6731 Sodobni ples 6732 Folklora 6733 Druge plesne prireditve 674 Filmska dejavnost – prireditve T 10 2 A 6740 Filmski festivali 6741 Filmski cikli 6742 Druge filmske projekcije 675 Avdiovizualna in intermedijska ustvarjalnost – prireditve T 10 2 A 676 Razstave T 10 2 A 6760 Likovna umetnost in kiparstvo 6761 Arhitektura in oblikovanje 6762 Kulturnozgodovinske razstave 6763 Fotografske razstave 6764 Druge razstave 677 Literarne prireditve T 10 2 A 678 Kulturna vzgoja in humanistika – prireditve T 10 2 A 6780 Kulturnovzgojne prireditve 10 6781 Ustvarjalnost mladih 10 6782 Humanistika 10 6783 Druge prireditve kulturne vzgoje in humanistike 10 68 Druga kulturno­ umetniška dejavnost – prireditve T 10 2 A 7 IZOBRAŽEVALNA DEJAVNOST 70 Izobraževalna dejavnost – splošno 10 71 Lastne kulturno­ izobraževalne prireditve zavoda A Ekskurzije, obiski in ogledi zavoda, muzeja, knjižnice, arhiva … 72 Druga izobraževalna dejavnost 10 131 Letnik 40 (2017), št. 1 Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 8 ZNANST VENORAZISKO- VALNA IN RAZVOJNA DEJAVNOST 80 Znanstvenoraziskovalna in razvojna dejavnost – splošno 800 Splošno o znanstvenoraziskovalni in razvojni dejavnosti T 801 Strategija in programi znanst venorazi skoval- nega in razvojnega dela 10 A Programi raziskovanj – lastni A Drugi 10 802 Poročila o znanstv e- no raziskovalnem in razvojnem delu 10 A Lastna poročila ADruga 10 81 Nacionalni raziskovalni in razvojni projekti 10 A Prijave projektov, vmesna poročila, končna poročila, finančna dokumentacija – 10 let Raziskovalni projekt, naloga, elaborat – A Velja za znake od 81 do vključno 85 82 Raziskovalni in razvojni projekti EU – okvirni programi 10 A 83 Mednarodni raziskovalni in razvojni projekti izven okvirnih programov EU 10 A 84 Interni raziskovalni in razvojni projekti zavoda 10 A 85 Raziskovalni in razvojni projekti po naročilu tretjih oseb javnega in zasebnega prava 10 A 86 Svetovalno delo in ekspertize Svetovanja in ekspertize, ki jih zavod ali delavci opravijo za zunanje naročnike 860 Svetovalno delo – splošno 10 861 Strokovna mnenja in nasveti T 862 Ekspertize A 87 Raziskovalci 870 Splošno o raziskovalcih T Korespondenca, navodila 871 Prijave raziskovalcev v register T 872 Mladi raziskovalci T 132 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Klas. znak Vsebina klasifikacijskega znaka Roki Hrambe Arhivsko gradivo (predlog) Opombe 88 Konference, zborovanja, seminarji, posveti drugih pravnih oseb 880 Konference, zborovanja, seminarji, tečaji, posveti, predavanja v organizaciji drugih institucij v Sloveniji izven zavoda 5 A A, če se gradivo neposredno nanaša na zavod Ostalo 5 881 Konference, zborovanja, seminarji, posveti v tujini 5 A A, če se gradivo neposredno nanaša na zavod Ostalo 5 9 DRUGE ZADEVE Samo zadeve, ki se ne morejo uvrstiti v posamezne vsebine! (na primer: zapisniki sej Kulturniške zbornice, sporazumi o mednarodnem sodelovanju itd.) 90 Mednarodno sodelovanje T Sodelovanje v mednarodnih organizacijah na področju kulture! Vse, kar ni uvrščeno pod vsebine! 91 Kulturniška zbornica 5 A A, če se gradivo nanaša neposredno na zavod Drugo 5 92 Nacionalni svet za kulturo in drugi nacionalni sveti s področja kulture 5 A A, če se gradivo nanaša neposredno na zavod Drugo 5 93 Prešernov sklad 5 A A, če se gradivo nanaša neposredno na zavod Drugo 5 94 Društva in zveze društev 5 A A, če se gradivo nanaša neposredno na zavod Drugo 5 95 Združenja in skupnosti 5 A Združenje kulturnih domov in ustanov Slovenije A, če se gradivo nanaša neposredno na zavod Drugo 5 96 Sindikati 960 Sindikati 10 Korespondenca s sindikati 961 Stavke A 97 Razno 970 Prireditve in proslave drugih pravnih oseb izven zavoda 5 A A, če se gradivo neposredno nanaša na zavod Drugo 5 971 Razna nerazvrščena dokumentacija 5 Pripravil: doc. dr. Vladimir Žumer, arhivski svetnik v pokoju 133 Letnik 40 (2017), št. 1 Priloga 1 Seznam dokumentacije, ki se uvršča v dosjeje kulturno-umetniških prire- ditev 2-letni rok hrambe Zap. št. Dokumentacija, ki nastaja o prireditvi Rok hrambe 1 Adreme – seznam naslovnikov, ki so prejeli dopise, medijska sporočila, vabila, obvestila v zvezi s promocijo in trženjem prireditve (posamezniki, skupine obiskovalcev, sponzorji, novinarji ...) 2 2 Pasice, oglasi za splet in FB 2 3 Besedilo – korekture 2 4 Besedilo – lektorirano 2 5 Besedilo – objava za mesečni koledar prireditev 2 6 Besedilo – prevod v angleški jezik za namene promocije 2 7 Besedilo in slikovno gradivo, ki pride v zavod za posamezno prireditev, napovednik za film … 2 8 Dispozicija za digitalno obveščanje – zahteve 2 9 Dispozicija za izvajanje požarno nevarnih del zunanjih izvajalcev 2 10 Dispozicija za prevod 2 11 Dispozicija za prodajo vstopnic 2 12 Distribucija – pošiljanje vabila na prireditev z gradivom po elektronski pošti ali po redni pošti 2 13 Distribucija promocijskih gradiv (seznam lokacij, kamor se dostavlja promocijske materiale) 2 14 Dnevni pregled prodaje po predstavah 2 15 Določitev cen vstopnic (npr. pisno soglasje vodje KUP oz. zunanjega organizatorja, koproducenta ipd. …) 2 16 E-novičke: izdelava naslovnikov, obveščanje naslovnikov, oblikovanje baze naslovnikov (adreme) 2 17 Facebook, Twitter (objave) 2 18 Glasovalni lističi 2 19 Gradivo, poslano v NUK za pridobitev CIP (prva notranja stran, kolofon, naslovnica, tri notranje strani – za zbornike kongresov, kataloga za razstave) 2 20 Korespondenca – pisna, in dogovori z zunanjimi izvajalci (agenti, agencijami, izvajalci cateringa, hoteli ...) pri organizaciji dogodka 2 21 Korespondenca med sodelavci zavoda, ki delajo na prireditvi 2 22 Korespondenca s pokrovitelji in darovalci (sponzor, donator) 2 23 Korespondenca z naročniki glede organizacije prireditve, dogodka 2 24 Medijsko pokroviteljstvo – navodila za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti 2 25 Ploti – samo v e-obliki zaradi neobstojnosti plotanih materialov 2 26 Poskusni odtisi v tiskarni – ozelit (podpis urednika, oblikovalca) 2 27 Prijave predavateljev, udeležencev, obiskovalcev, razstavljavcev (npr. za Kulturni bazar, konference, kongrese, sejme) 2 28 Prodaja skupinam (dokumenti) 2 29 Prošnje novinarjev za akreditacijo (prek spletne strani) in odgovor zavoda o (ne)odobritvi vloge za novinarsko akreditacijo 2 30 Protokol – naročilo Protokola RS, sedežni red (v povezavi z blagajno), navodilo hostesam, Varnostni službi 2 31 Reverz za predmete in stvari, ki jih izdaja zavod uporabnikom 2 32 Rooming lista 2 33 Spiski novinarjev, ki so prejeli brezplačni izvod kataloga ali zloženke na odprtju razstave 2 34 Telefonska prodaja (dokumenti: izpolnjen obrazec za nakup po telefonu) 2 35 Terminski načrt oglaševanja (kadar ni vključen v promocijski načrt) 2 36 Uradno vabilo za nastop 2 37 Kartice za nadzor pristopa (dokumentacija glede oddaje zahtevkov za dodelitev in prevzem kartic) DV + 2 134 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections 10 let Zap. št. Dokumentacija, ki nastajajo o prireditvi Rok hrambe 1 Abstrakti – priprava izvlečkov razprav na konferenci/kongresu 10 2 Dispozicija – zahteve za oblikovanje 10 3 Dokumentacija o organizaciji trgovine ob razstavah 10 4 Fotografije označevanja in usmerjanja po zavodu in okolici (transparenti, razne talne nalepke, okta panoji in »pingvini«, svetlobni panoji, usmerjevalne e-table, rjuha, zastava …) z metapodatki 10 5 Garantna pisma – urejanje vizumov za tuje nastopajoče ter za delavce zavoda, ki delajo v tujini (koprodukcija) 10 6 Gradivo za novinarje 10 7 Obračun prireditve dejavnosti na trgu 10 8 Pogodba – zavarovalna (za razstavne predmete) in ostali dokumenti v zvezi s tem 10 9 Pogodba s špediterjem in dokumenti v zvezi z izborom špediterja 10 10 Poizvedbe za izbiro najugodnejših ponudb raznih storitev in blaga (tisk, letalske vozovnice …) 10 11 Pomožna blagajna – dokumenti o vodenju blagajne (blag. prejemki, izdatki, blag. dnevnik, slipi, specif. oddane gotovine …) 10 12 Potni nalog 10 13 Predračun prireditve (kadar ni vključen v projektno nalogo) 10 14 Prostovoljsko delo na prireditvi (pogodba, poročilo, obračun …) 10 15 Reverz za predmete in stvari, ki jih prevzema zavod od izvajalcev (razstave …) 10 16 Sofinanciranje prireditev (prošnje in odgovori) 10 17 Soglasja in dovoljenja raznih upravnih organov in drugih zainteresiranih strank (MOL, UE, stanovalci – sosedje …) 10 18 Študentsko delo na prireditvi (napotnica, najem, poročilo …) 10 19 Vabilo na novinarsko konferenco 10 20 Vodstvo po razstavi in drugi spremljajoči dogodki (skupine, šole, javno vodstvo …) 10 21 Zapisniki izvedbenih sestankov 10 22 Žirija – seznam članov žirije, vabilo k sodelovanju … 10 Trajno Zap. št. Dokumentacija, ki nastaja o prireditvi Rok hrambe 1 Dialog lista za film (če smo distributerji) T 2 Govor ob odprtju razstave T 3 Knjige vtisov gostujočih umetnikov, obiskovalcev in drugih gostov, odzivi javnosti – pohvale in pritožbe na konkretno prireditev (samo če se nanašajo na eno samo prireditev – sicer se uvrščajo pod znak 082) T 4 Načrt postavitve razstave T 5 Oglas (radijski, televizijski: predlog, korektura, lektura, izdelava, oglaševanje, terminski plani, predračun) T 6 Pogodba o sodelovanju, o izvedbi prireditve, o izposoji likovnih/fotografskih del (za koprodukcijo, z izvajalci, za prodajo zgoščenk, z agencijami, samostojnimi podjetniki …) T 7 Podjemna pogodba (za pomoč pri organizaciji/tehnični izvedbi/promociji projekta) T 8 Pogodba s pokroviteljem ali darovalcem T 9 Pogodba za izdelavo avtorskega dela (z izvajalcem, za izbor izvajalcev, pripravo besedil, izdelava skladbe …) T 10 Prezenčna lista udeležencev novinarske konference T 11 Scenarij prireditve T 12 Seznam gostov na prireditvi (npr. na Liffe) T 13 Seznami: obveznih izvodov, poslanih v NUK, izvedenih skladb, skladateljev in izvajalcev za SAZAS, IPF, dokumentov in podatkov za Gledališki inštitut, Moderno galerijo … T 135 Letnik 40 (2017), št. 1 Arhivsko gradivo Zap. št. Dokumentacija, ki nastaja o prireditvi Rok hrambe 1 Obračunski list prireditve (število obiskovalcev po cenah vstopnic za posamezno prireditev, število gratis vstopnic ipd.) A 2 Celostna grafična podoba prireditve (idejni osnutek, izbor oz. potrditev predloga): usmeritve oblikovalca za način tiska, izbor materiala, barv, formata tiskovine A 3 Fotografije, narejene na prireditvi (nastopajoči, na sprejemu, nagrajenci, gostje …), postavitev, otvoritve razstave, eksponatov (za katalog) A 4 Fotografirane lokacije objave logotipa sponzorja/donatorja, plakatnih mest, transparenta A 5 Gledališki list A 6 Katalog (za razstave, festivale, sejme …) A 7 Koncertni list A 8 Letaki (razglednice, animacijski lističi) A 9 Medijsko sporočilo A 10 Notni zapis naročene skladbe A 11 Odmevi v medijih (kliping o prireditvi) v tiskani ali digitalni obliki A 12 Plakati A 13 Poročilo o komercialni prireditvi A 14 Poročilo o kulturno-umetniški prireditvi A 15 Programski listi, program prireditve z nastopajočimi, urniki (festivalskih) dogodkov … A 16 Projektna naloga prireditve A 17 Promocijski načrt A 18 Seznam prejemnikov nagrad, priznanj, plaket z vzorcem dokumenta A 19 Spletna stran – posredovanje vsebin za objavo relevantnih informacij (besedilo + fotografije), spremembe, pisni in ustni dogovori z zunanjimi izvajalci (tehnična podpora, oblikovanje) A 20 Sponzorska mapa (kliping, kopije fotografij in ostala dokumentacija, s katero izkazujemo realizacijo pogodbenih obveznosti) A 21 Vabilo na odprtje/prireditev A 22 Video gradiva in zvočna gradiva (posnetek koncerta, predavanja, opere, gledališke, plesne predstave ali druge prireditve): VHS, DVD, CD, MP3, LP, AV-kaseta, film na kolutu (z ustrezno oznako omejitev, ki izhajajo iz varstva avtorskih pravic) A 23 Zbornik (konference, kongresa) A 24 Nalepke, priponke (bedži), press kartice A (2 vzorca s prire- ditve) Zap. št. Dokumentacija, ki nastaja o prireditvi Rok hrambe 14 Uvozne in izvozne deklaracije T 15 Dispozicija s tehničnimi zahtevami za prireditev – rider (vzorec A, sicer T, če gre za koprodukcijo) T, A 136 Vladimir Žumer: Pripomoček za pripravo klasifikacijskih načrtov za zavode s področja kulture, str. 103–136 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections LITERATURA Žumer, Vladimir: POSLOVANJE Z ZAPISI – Upravljanje in hramba dokumentarne- ga gradiva, klasifikacijski načrti za razvrščanje gradiva z roki hranjenja in elektronska hramba gradiva v digitalni obliki. Ljubljana: Planet GV, 2008. Žumer, Vladimir: Mednarodni standard ISO 15489 in upravljanje dokumentacije v organih javne uprave, gospodarskih družbah, podjetjih in zavodih v Sloveniji. V: Teh- nični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja (ur. Tovšak, Slavica). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor, str. 113–132. Žumer, Vladimir: Klasifikacijski načrti za razvrščanje dokumentacije z roki hra- njenja v Sloveniji. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhivira- nja (ur. Gostenčnik, Nina). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor, 2013, str. 353–368. Žumer, Vladimir: Enotni klasifikacijski načrt za razvrščanje poslovne in zdra- vstvene dokumentacije z roki hranjenja za zavode s področja zdravstva. V: Kako do ure- jenih, varnih in hitro dostopnih dokumentov v zdravstvenih ustanovah: zbornik predavanj Seminarja o varstvu dokumentacije v zdravstvenih ustanovah v Arhivu RS, 18. 6. 2012. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, 2012, str. 55–100. INSTRUMENT USED TO PREPARE CLASSIFICATION PLAN FOR CULTURAL INSTITUTIONS The proposal of a uniform classification plan for classifying cultural insti- tute archives includes complete paper and digital archives of cultural institutions owing to progressive transition to an electronic management of archives and electronic keeping of archives in digital form in accordance with International Standard ISO 15489 – Records management, European Commission MoReq rec- ommendation (Model Requirements specification for electronic records man- agement systems), Decree on administrative operations (Official Gazette of the Republic of Slovenia Nos 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 and 81/2013), Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (Official Gazette of the Republic of Slovenia Nos 30/2006, 24/2014 and 51/2014), Decree on Protection of Docu- ments and Archives (Official Gazette of the Republic of Slovenia, No. 30/2006), Unified Technological Requirements for Digital Recordkeeping, version 2.1, and Rules on determining the Keeping Period of Archives in the Public Administra- tion (Official Gazette of the Republic of Slovenia, no. 52/2009) which require the classification of comprehensive documentation by subject and specifica- tion the keeping period. Plan structure is based on business functions or rather breakdown of activities of cultural institution and not on the basis of framework of the classification code plan contained in the Annex of the Decree on Adminis- trative operations whereas it includes excessive administrative content and not enough specific documentation or documentation inherent to cultural institu- tions. Furthermore, cultural institutions do not undertake administrative tasks, but rather cultural tasks based on sector-specific laws. SUMMARY VIRI IN LITERATURA