Archives between the Profession, Policy and Civil Society
View on the topics of the 24th Conference International Archival day, Trieste 2014: Archives - Political Powers - Civil Society: Archives and Human Rights; Access, data protection, copyright, Advocacy and Outreach, Protection, Safeguarding and Support, Training and Education
Peter Pavel KLASINC, Ph.D.
Scientific and Archival Councillor, Director of the International Institute for Archival Science Trieste/Maribor, Head of the Chair for Archival Studies and Records Management at Alma mater Europaea - European Centre
Maribor
e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si
Years of working, professional and practical experiences in the archives and active participation in solving archival professional and technical problems as well as in the creation, modification and commenting on many archival laws and other legal acts, which regulate archival theory and practice, enable me to present some views on the relations that have developed between the archives as independent cultural, scientific and educational institutions and political power holders in as well as civil society.
1 Relations between the archives, the profession and politics
We should be interested in the relations that have been and still are taking place between archival institutions, archival profession and politics. These relations can be divided into two parts:
relations that have and continue to affect the functioning of the archives in relation to the policy, in particular the so-called daily politics. Archives can influence the policy with their records, especially the political decision-making, political appearances, political struggle between political opponents and the like. The fact that records can be used for influencing economic development policy, urban planning, policy of infrastructure development, cultural policy, educational and scientific development as well as similar in the environment archives conduct their activity seems more importantly to me
1.	to the fact that archives around the world tie their own destiny, existence and development to the politics. The word "policy, politics" defines here the relationships established between the archival profession and those who carry out the national or local policy.
2.	Often the relationship between archives and policy is related to the adoption of new archival legislation. Too often archivists as well as civil society are not invited to process of the preparation of the law on archives. Recently this is changing so that individuals and civil society (archival and similar associations) are invited to take part in the discussion on new legislation. Contacts are limited to the calls from politicians, representatives of ministries or secretariats and to the obtaining expert opinions on policy proposals.
From the history of archival legislation many of the problems experienced by archivists in the creation of the first archival laws and their changes are known. In some countries the relationship between profession and politics was very limited and did not allow the broader discussion not to speak about the organization of round tables and the like.
Relationships between profession, archives and policy have been created in accordance with the functioning of state and local policy. Important role was rarely given to individual archivists, of which the policy sometimes expected proposals and often only a confirmation of those ideas that politicians wanted to include to the laws on archives or to confirm what was politically current at the time.
Peter Pavel KLASINC: Archives between the Profession, Policy and Civil Society, 45-57
The fact is that because of general law or because of changing the jurisdiction of one or another political body or due to reorganization of the country at different levels the archival laws change and transform frequently. Activities at the changes of archival legislation actually demonstrated how powerful the relationship between the archival profession and politics is, as it often claimed that change of the archival legislation. The changes occurred when the political structure of the government coalition changed and. when it came to the seizing of the power by various political options. This has caused frequent changes in archival laws and "urgent" rescuing of same urgent issues of archival services in some countries (Canada) in recent years. Such actions are lasting for many years and are backed with the words like rationality, uniformity, lack of money and the like.
This position of archival profession on the one hand and politics on the other should not constitute two different poles, but should be a community in which the policy should have a positive impact on the functioning and organization of archives.
Political and professional consultation (coordination) often ended with the setting up of some kind of professional commission by the proposer of the law in order to avoid confrontation with the archival professionals. The commission than declared "the law consistent with the profession".
Some of the archival institutions or individual archivists as well as also civil society, may have been indeed invited to the harmonization of articles or texts of the archive laws but in principle, the policy retained a dominant influence over the final diction of the Act.
Preparation of archival legislation is one of the professional issues that archivists are often involved with. This was confirmed also by the information received from a number of papers presented at the conference "International Archival Day" and published in the publication ATLANTI 2010. The papers presented some archival laws that have been enacted, or are only to be enforced in some parts of the world. Also answers to the questions why there are different names of archival laws, different division of archival laws in the areas of expertise, differences in the status of archives, differences in professional work, terminology and the like have been presented.
Maybe it might come the time of so-called de-politicization of archives and archival services and archives might function as Ombudsman or the Court of Audit, which function according to the law and are responsible directly to the President of the Republic or to the Parliament. Such a position of archives will be achieved only by changing the thought processes that must take place through the engagement of archive experts, interviews with employees of the archives, with the representatives of the interested public and civil initiative and those who are interested in the functioning of archives as well as users and researchers.
2 Archives between profession, policy, and the Ombudsman
If reviewing the reports of the Ombudsman in the chapter on the protection of privacy and personal data one can find the Ombudsman's involvement in the assessment of archival theory and practice, especially archival legislation. These relates to the eventual abuse of archives, which arise according to the Ombudsman, from non-compliance of the Archives Act. It is a problem, as establishes the Ombudsman, that some archival documents were unjustifiably (illegal) published in the media due to "indefinite situations and imprecise diction of individual articles of the Archive Act. There were different interpretations of the restrictions on access to archives that are mainly available without restriction, except for archives, '"which contain sensitive personal data, obtained in violation of human rights and fundamental freedoms and that refer to persons who were the bearers of public office."
Exactly the debate between the Archives and the Ombudsman indicates the strict wording of the article, which, according to the Ombudsman must be respected exactly as the legislature wrote.
Another example one can find in the report is when the Ombudsman in 2012 made a claim on the Constitutional Court for a review of the constitutionality of Archives Act because of the transfer of archives of the Psychiatric Clinic to the competent archival institution in which the Ombudsman draws attention to the fragility of those articles and provisions of the Archives Act relating to the protection of human rights and sensitive personal data.
Peter Pavel KLASINC: Archives between the Profession, Policy and Civil Society, 45-57
We have, and will be talking about the protection of personal and other confidential, sensitive data, which occur both in the records as well as in the archives, also in the future. However I am not sure that some of the solutions used in the practice are optimal for archival theory and practice.
Solutions regarding the accessibility of personal data contained in the public archives are internationally comparable, but are not practical regarding the use of archival material.
3	Archives between the profession, policy and the Code of Ethics
Some instructions on the relationship between profession and policy can also be found in Code of Ethics, prepared and accepted by the ICA in 1996. However one can find some divergences, which are shown in the practice in the relationship between the profession on the one hand and politics on the other. This relationship and condition often prevent archivists to fully implement the provisions of the Code of Ethics. The preliminary articles of the Code of Ethics state that "archivists should protect the integrity of archival material and thus guarantee that it continues to be reliable evidence of the past".
The Code of Ethics requires objectivity and impartiality of archivists who must be correct and professional towards archival material. Therefore archivists must resist to any possible pressure from either side as well as they have to resist the manipulations of the data from archival material and eventual hiding or modifying the content of archives. According to the Code of Ethics archivists are entrusted with the responsibility for the development of archival service and for the protection and access to archives. Archives of the individual archival institution are not the archives of that country only, but the archives that present the world's archival heritage.
4	Archives between profession, policy and the Universal Declaration on Archives
The importance of archives is stressed also in the Universal Declaration on Archives, where it is stated that archives document the decisions, activities and memories and are therefore exceptional and irreplaceable.
Archival material represents a written cultural heritage that is passed from one generation to another. Archival material must be monitored from its very creation in order to preserve its value and importance, since it has a major role in the development of societies and contributes to the individual and collective memory. Free access to archives enriches our knowledge of human society, promotes democracy, protects citizens' rights and improves the quality of life.
The Declaration recognises the invaluable value of archival material as credible evidence of administrative, cultural and intellectual activities and as a reflection of the development of the society; fundamental need for archives to support business efficiency, accountability and transparency, for the protection of civil rights, for the preservation of individual and collective memory, for the understanding of the past, for documenting the present and guiding the future activities; variety of archives in recording all fields of human endeavour, the multiplicity of media archival material is created on: paper, electronic, audio-visual and other forms; role of archivists as trained professionals with initial and continuous education to serve their society by supporting the creation of material, appraisal, protection and facilitating the use of archives; responsibility of all - citizens, public authorities and decision-makers, owners or holders of public or private archives, as well as archivists and other information professionals.
The purpose of the declaration is to commit the countries to adopt and implement appropriate national archival policy and adequate legislation, so that archives would be competently managed at all legal persons, public or private, who create and use archival material in the context their activities; to have the necessary resources to support the proper management of archives, including employment of the trained stuff in order to manage and protect archives in a way that will ensure its authenticity, reliability, integrity and usability; to make archives available to everyone, however respecting the relevant legislation and the rights of creators, owners. The use of archives should promote the responsible citizenship.
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5 Archives between profession, policy and protection of personal data, human rights and reflections in the European Community
I have no ambition to address the issue of archives and their relation to protection of personal data and the protection of human rights, because these topics are largely reserved for experts. As an archivist I would like to draw attention only to the fact that the archival profession is involved in many of the laws of the above-mentioned areas and I am not convinced archivists are particularly well informed about that these legal provisions.
Let's talk first about Protection of Personal Data Act and about the prescribed "anonymization". It is a process of changing the form of personal data so that they can no longer be linked to an individual or only with disproportionate effort, costs and time consumption. The Act also defines sensitive personal data: race, national or ethnic origin, political, religious or philosophical beliefs, trade union membership, health, sex life and inscription into or removal from the criminal register kept according the law governing trespasses (hereina^er: trespasses register). It defines also sensitive personal data, which have biometric features particularly if with their use one could identify an individual in connection with any of the above circumstances.
How often archives are involved in Acts listed above we still have to figure out, however we are only calling the attention to the problems Archives have because of the Access to Public Information Act and European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms.
In connection with this European Convention a special European Court of Human Rights, which has recently widely used archival material in identifying serious human rights violations, is functioning.
It is clear that relations between profession and policy can also be observed in the political decision-making within the Member States. European Union authorities are intertwined quite complicated. Intertwined are also the relationships between Archives (archival science) and policy, as they are taking place also between the European Commission and the Council of Europe, to which the Commission is obliged to give its reports. The European Commission respectively its working bodies have in elaborated in the past already several reports and recommendations on current issues in archives such as on-line access to archives, protection of electronic and digital archival collections, on the state of Archives in Europe, on the principles of access to archives and the like.
The fact is that in principle the National archives which took over a mediating role between and archival services in individual countries, have been involved into the policy of the European Union. Such a practice encountered difficulties in some countries of the European Union, particularly where National archives do not have a function of the General Direction, where archival service is not centralized and where Archives function as independent public institutions. As a matter of fact, that means that the policy of the European Union respectively European Archival Group decides on archival theory and practice.
I refer to the discussions between the European Archival Group, the European Union and Archives of the Member States in connection with the project "the right to be forgotten", which shows the possible domination of policy over the profession. Google for instance got an obligation to delete the files if requested by their creators.
In case that the European Archival Commission and the European Union reach a consensus on certain professional archiva^ issues, the European Union may issue a "directive". The European Union Directive is a kind of instrument to resolve certain professional issues and can be adjusted to the practices in individual countries, which is positive. In case European Union issues a "Decree", than its articles must be implemented directly. If the practice of issuing decrees relating to the Archives in the European Union will be implemented, than this will be the perfect proof of the supremacy of politics over profession. In the process of the preparation of the decree the archival profession is not an equal partner even though one talks about purely professional archival issues. If the practice of issuing of various decrees concerning archives will be established, then there is a great danger that archivists will have to depart from some of the established principles of archival theory and practice.
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6 Conclusions
There are still many areas in the relationship between profession and policy, such as the use, preservation and protection of archives, problems of conservation and restaurants, e-archives, as well as the obligations to train archivist, to be resolved in the future.
Archives must get rid of excessive influence of policy to their work, they have to connect closely with the civil society, to define accurately the issues of human rights and personal data, and to resolve issues of access, security and data protection as well as copyright. It is important that the archives employ highly qualified personnel and university trained archivists (Master and PhD degree). Archives must get their internationally recognized database and professional classifications as soon as possible since all of this will give the Archives and archival science the place that belongs to them.
Gli archivi tra professione, politica e societa civile
Punto di vista sui temi della 24a Giornata archivistica internazionale, Trieste 2014: Archivi - potere politico - societa civile: Archivi e diritti umani, Accesso e requisiti legali (protezione dei dati e diritto d'autore), Tutela difesa e sostegno, Formazione
Anni di lavoro professionale ed esperienze pratiche negli archivi e la partecipazione attiva nella soluzione di problemi professionali e problemi tecnici, nonche nella creazione, modifica e commento di molte leggi sugli archivi e di altri atti giuridici che regolano la teoria e la pratica archivistica mi per-mettono di presentare alcune opinioni sulle relazioni che si sono sviluppate tra gli archivi come istitu-zioni culturali, scientifiche ed educative indipendenti ed i detentori del potere politico cosi come la societa civile.
1 Relazioni fra gli archivi, la professione e la politica
Dovremmo essere interessati alle relazioni che sono state e sono tuttora in corso tra istituzioni archivistiche, professione archivistica e politica. Queste relazioni possono essere suddivisi in due parti:
1.	Relazioni che hanno influenzato e continuano ad influenzare il funzionamento degli archivi in relazione alla politica, in particolare la cosiddetta politica quotidiana. Gli archivi possono influenzare la politica con i loro documenti, in particolare il processo decisionale politico, le apparenze politiche, la lotta politica tra gli oppositori politici e simili. Il fatto che i documen-ti possano essere utilizzati per influenzare la politica economica di sviluppo, la pianificazione urbana, la politica di sviluppo delle infrastrutture, la politica culturale, educativa e lo svilup-po scientifico cosi come similmente nell'ambiente in cui gli archivi conducono la loro atti-vita mi sembra piu importante per me rispetto al fatto che gli archivi di tutto il mondo le-ghino il proprio destino, esistenza e lo svi uppo alla politica. La parola "politica, politiche" definisce qui i rapporti instaurati tra la professione archivistica e quelli che effettuano la po-litica nazionale o locale
2.	Spesso il rapporto tra archivi e politica e legato all'adozione di una nuova legislazione archivistica. Troppo spesso gli archivisti, cosi come la societa civile, non sono invitati al processo di preparazione della legge sugli archivi. Recentemente questo sta cambiando, nel senso che gli individui e la societa civile (associazioni archivistiche e simili) sono invitati a prendere parte alla discussione sulla nuova legislazione. I contatti sono limitati alle chiamate da poli-tici, rappresentanti di ministeri o Segretariati ed all'ottenere pareri di esperti su proposte politiche.
Della storia della legislazione archivistica sono noti i molti problemi sperimentati da archivisti nella creazione delle prime leggi archivistiche e delle loro modifiche. In alcuni paesi il rapporto tra professione e politica era molto limitato e non consentiva la piu ampia discussione, per non parlare dell'organizzazione di tavole rotonde e simili.
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Le relazioni tra politica, archivi e professione sono state create in conformita con il funziona-mento dello Stato e della politica locale. Raramente e stato dato un ruolo importante ai singoli archi-visti, di cui la politica a volte ha previsto proposte e spesso solo una conferma di quelle idee che i poli-tici ha voluto includere nelle leggi sugli archivi o per confermare cio che era politicamente corretto al momento.
Il fatto e che, a causa della legge generale o cambiando la giurisdizione di uno o dell'altro organo politico o grazie alla riorganizzazione del Paese a diversi livelli, le legislazioni archivistiche cambiano e si trasformano frequentemente. Le attivita di modifica della legislazione archivistica ha infatti dimo-strato quanto potente sia il rapporto tra la professione archivistica e la politica, come spesso dimostra-to dal cambiamento della legislazione archivistica. I cambiamenti si sono verificati quando la struttura politica della coalizione di governo e cambiata e quando il potere e stato assediato da varie opzioni politiche. Questo ha causato negli ultimi anni frequenti cambiamenti nelle leggi archivistiche ed un "urgente" salvataggio delle stesse questioni urgenti di servizi archivistici in alcuni Paesi (Canada). Tali azioni sono durate per molti anni, appoggiandosi su parole come razionalita, uniformita, mancanza di soldi e simili.
Questa posizione della professione archivistica da un lato e della politica dall'altro non deve co-stituire due poli diversi, ma dovrebbe essere una comunita in cui la politica dovrebbe avere un impat-to positivo sul funzionamento e l'organizzazione degli archivi.
La consultazione politica e professionale (coordinamento) spesso si e conclusa con l'istituzione di una sorta di Commissione professionale del proponente della legge al fine di evitare il confronto con i professionisti d'archivio. La Commissione ha alora dichiarato "la legge coerente con la professio-ne"...
Anche alcune delle istituzioni archivistiche o singoli archivisti individuali cosi come anche la societa civile, avrebbero infatti potuto venir invitati all'armonizzazione di articoli o testi delle leggi archivio, ma in linea di principio la politica ha mantenuto un'influenza dominante sulla dizione finale dell'atto.
La preparazione della legislazione archivistica e una delle questioni professionali in cui gli archi-visti sono spesso coinvolti. Questo e stato confermato anche da informazioni ricevute da un certo numero di documenti presentati al convegno "Giornata archivistica internazionale" e pubblicato nell'edizione 2010 di ATLANTI. Gli articoli hanno presentato alcune legislazioni archivistiche che
poste alle elle leggi
sono state emanate o applicate in alcune parti del mondo. Sono state presentate anche le ris domande sul perche ci siano diversi nomi delle legislazioni archivistiche, diversa divisione c nelle aree di competenza, differenze di status degli archivi, differenze nel lavoro professiona e, termi-nologia e simili.
Forse potrebbe venire il tempo della cosiddetta de-politicizzazione degli archivi e dei servizi archivistici, e gli archivi potrebbero funzionare come Ombudsman o Corte dei conti, che funzionano secondo la legge e sono dipendenti direttamente dal Presidente della Repubblica o dal Parlamento. Tale posizione degli archivi sara raggiunta solo modificando i processi di pensiero che devono avvenire attraverso l'impegno di esperti di archivio, interviste ai dipendenti degli archivi, con i rappresentanti di iniziativa pubblica e civile interessati e con coloro che sono interessati al funzionamento dell'archi-vio cosi come con gli utenti ed i ricercatori.
2 Archivi tra professione, politica e Ombudsman
Nel rivedere i rapporti dell'Ombudsman nel capitolo sulla tutela della privacy e dei dati personali, si possono trovare coinvolgimenti del Ombudsman nella valutazione della teoria e pratica archi-vistica, soprattutto della legislazione archivistica. Questi riguardano l'eventuale abuso di archivi, che secondo l'Ombudsman originano dal mancato rispetto della legislazione archivistica. E un problema, come stabilisce l'Ombudsman, che alcuni documenti d'archivio siano stati ingiustificatamente (illegal-mente) pubblicati nei media a causa di "situazioni indefinite e dizione imprecisa di singoli articoli della legge archivio. Ci sono state diverse interpretazioni delle restrizioni sull'accesso agli archivi, che sono principalmente disponibili senza restrizioni, eccetto per gli archivi, "che contengono dati personali sensibili, ottenuti in violazione dei diritti umani e delle liberta fondamentali e che si riferiscono alle persone che erano portatori di carica pubblica".
Peter Pavel KLASINC: Archives between the Profession, Policy and Civil Society, 45-57
E proprio il dibattito tra gli archivi e I'Ombudsman indica la formulazione rigorosa dell'articolo, che, secondo l' Ombudsman, deve essere rispettato esattamente come il legislatore ha scritto.
Un altro esempio che si puo trovare nel report e quello di quando l'Ombudsman nel 2012 ha diretto alla Corte costituzionale per una rassegna di costituzionalita la legislazione archivistica a causa del trasferimento degli archivi della clinica psichiatrica all'istituzione archivistica competente, in cui l'Ombudsman richiama l'attenzione sulla fragilita di tali articoli e sulle disposizioni della legge archivistica relative alla protezione dei diritti umani e dei dati personali sensibili.
Abbiamo parlato e parleremo della protezione dei dati personali e di altri dati confidenziali e sensibili, che si rinvengono sia nei documenti come negli archivi, anche in futuro. Tuttavia non sono sicuro che alcune delle soluzioni utilizzate siano ottimali per la pratica e la teoria d'archivio.
Soluzioni per quanto riguarda l'accessibilita dei dati personali contenuti negli archivi pubblici sono comparabili a livello internazionale, ma non sono pratiche per quanto riguarda l'uso di materiale d'archivio.
3	Archivi tra la professione, la politica e il codice etico
Alcune istruzioni sul rapporto tra politica e professione possono essere trovate anche nel Codice Etico, preparato ed approvato dall'ICA nel 1996. Tuttavia si possono trovare alcune divergenze, che sono indicate nella pratica del rapporto tra la professione da un lato e la politica dall'altro. Questo rapporto e condizione spesso prevengono gli archivisti dall'attuare pienamente le disposizioni del Codice Etico. Gli articoli preliminari Codice Etico stabiliscono che "gli archivisti dovrebbero proteggere l'integrita del materiale archivistico e cosi garantire che esso continui ad essere affidabile testimonianza del passato".
Il codice etico richiede obiettivita e imparzialita degli archivisti, che devono essere corretti e professionali nei confronti del materiale d'archivio. Pertanto gli archivisti devono resistere a qualsiasi pressione possibile da entrambi i lati, cosi come essi debbono resistere a manipolazioni dei dati dal materiale archivistico o eventualmente nascondere o modificare il contenuto degli archivi. Secondo il Codice Etico, agli archivisti e affidata la responsabilita dello sviluppo del servizio archivistico e la protezione e l'accesso agli archivi. Gli archivi delle singole istituzioni archivistiche non sono archivi solo di quel Paese, ma archivi che rappresentano il patrimonio archivistico di tutto il mondo.
4	Archivi tra professione, politica e Dichiarazione universale sugli archivi
L'importanza degli archivi e sottolineata anche nella Dichiarazione universale sugli archivi, dove si afferma che gli archivi documentano le decisioni, le attivita e le memorie e sono quindi eccezionali e insostituibili.
Il materiale d'archivio rappresenta un patrimonio culturale scritto che e passato da una genera-zione ad un'altra. Il materiale di archivio deve essere monitorato dalla sua stessa creazione al fine di preservarne il valore e l'importanza, in quanto ha un ruolo importante nello sviluppo della societa e contribuisce alla memoria individuale e collettiva. Il libero accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della societa umana, promuove la democrazia, protegge i diritti dei cittadini e migliora la qualita della vita. La Dichiarazione riconosce il valore inestimabile del materiale archivistico come prova credibile dell'attivita amministrativa, culturale ed intellettuale e come riflesso dello sviluppo della societa; la necessita fondamentale degli archivi per il sostegno dell'efficienza aziendale, la respon-sabilita e la trasparenza, per la tutela dei diritti civili, per la conservazione della memoria individuale e collettiva, per la comprensione del passato, per documentare il presente e guidare le attivita future; una varieta di archivi per registrare tutti i campi dell'attivita umana, la molteplicita dei materiali d'archivio e creata su supporto cartaceo, elettronico, audiovisivo ed altri; il ruolo degli archivisti come professio-nisti qualificati con una formazione iniziale e continua al fine di servire la loro societa sostenendo la creazione del materiale, la valutazione, la protezione, e facilitando l'utilizzo degli archivi; la responsa-bilita di tutti - cittadini, enti pubblici e decisori, proprietari o detentori di archivi pubblici o privati, cosi come degli archivisti e degli altri professionisti dell'informazione. Lo scopo della dichiarazione e di impegnare i Paesi per adottare ed attuare un politica archivistica nazionale ed una legislazione ade-guate, cosicche gli archivi possano essere gestiti con competenza da tutte le persone giuridiche, pubbli-
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che o private, che creano ed utilizzano materiale d'archivio nel contesto loro attivita; per avere le risor-se necessarie per supportare la corretta gestione degli archivi, compresa l'assunzione di personale addestrato al fine di gestire e proteggere gli archivi in modo da garantire la loro autenticita, affidabilita, integrita e usabilita; per rendere disponibile a tutti, comunque nel rispetto della pertinente normativa e i diritti dei creatori e dei proprietari di archivi. L'utilizzo degli archivi dovrebbe promuovere una cittadinanza responsabile.
5 Archivi tra professione, politica e protezione dei dati personali, diritti umani e riflessioni nella Comunita Europea
Non ho alcuna ambizione di affrontare la questione degli archivi e della loro relazione alla protezione dei dati personali ed alla tutela dei diritti umani, perche questi argomenti sono in gran parte riservati agli esperti. Come archivista, vorrei richiamare 'attenzione solo al fatto che la professione archivistica e coinvolta in molte delle leggi di suddetti Paesi e non sono convinto che gli archivisti siano particolarmente ben informati su queste disposizioni di legge.
Parliamo del primo intervento della Legge sulla protezione dei dati personali e della prescritta "anonimizzazione". E un processo di cambiamento della forma dei dati personali in modo che essi non siano piu ricollegabili ad un individuo, o solo con sforzo sproporzionato, costi e consumo di tempo. La legge definisce anche i dati personali sensibili: razza, nazionalita o origine etnica, convinzioni poli-tiche, religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, la salute, la vita sessuale e l'iscrizione in o rimo-zione dal registro penale, mantenuti secondo la legge che disciplina le violazioni (in prosieguo: registro delle violazioni). Essa definisce anche i dati personali sensibili che hanno caratteristiche biometriche, specialmente se con il loro uso si potrebbe identificare un individuo in relazione ad una qualsiasi delle suddette circostanze.
Dobbiamo ancora capire quanto spesso gli archivi siano coinvolti negli atti elencati sopra, tutta-via chiediamo solo l'attenzione ai problemi che gli archivi hanno a motivo della Legge sull'accesso alla pubblica informazione e della Convenzione europea per la protezione dei diritti umani e delle liberta fondamentali.
In relazione a questa Convenzione europea , e in funzione una speciale Corte europea dei diritti dell'uomo, che ha recentemente diffuso materiale archivistico identificando le violazioni gravi dei di-ritti umani.
E chiaro che i rapporti tra politica e professione possono essere osservati anche nel processo de-cisionale politico negli Stati membri. Le autorita dell'Unione europea si intrecciano in maniera abba-stanza complicata. Intrecciate sono anche le relazioni tra archivi (archivistica) e politica, cosi come avviene anche tra la Commissione europea e il Consiglio d'Europa, a cui la Commissione e tenuta a fornire i propri rapporti. Dal canto suo, a Commissione europea ha fatto in passato elaborare ai propri organi elaborati gia parecchi rapporti e raccomandazioni su questioni archivistiche, quali l'accesso online di accedere aagli archivi, la protezione dei fondi archivistici elettronici e digitali, lo stato degli ar-chivi in Europa, i principi di accesso agli archivi e simili.
Il fatto e che, in linea di principio, gli archivi nazionali che hanno assunto un ruolo di mediazio-ne tra i servizi archivistici nei singoli paesi, sono stati coinvolti nella politica dell'Unione europea. Tale pratica ha incontrato difficolta in alcuni Paesi dell'Unione europea, in particolare la dove gli archivi nazionali non hanno una funzione di direzione generale, dove il servizio di archiviazione non e centra-lizzato e gli archivi funzionano come istituzioni pubbliche indipendenti. In pratica cio significa che la politica dell'Unione europea e rispettivamente il Gruppo europeo sugli archivi decidono sulla pratica e la teoria archivistica.
Mi riferisco alle discussioni tra il Gruppo europeo sugli archivi, l'Unione europea e gli archivi degli Stati membri nell'ambito del progetto "Il diritto all'oblio", che dimostra il possibile dominio della politica sopra la professione. Google ad esempio ha l'obbligo di eliminare i file se richiesto dai loro creatori.
Nel caso che la Commissione europea sugli archivi e l'Unione europea raggiungano un consen-so su alcune questioni archivistiche professionali, l'Unione europea puo emettere una "direttiva". La
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direttiva dell'Unione europea e una sorta di strumento per risolvere alcune questioni professionali e puo essere regolata per la parte pratica nei singoli paesi, che e positivo. Nel caso in cui l'Unione europea emani un "decreto", allora i suoi articoli devono essere attuati direttamente. Se la pratica di emettere decreti relativi agli archivi dell'Unione europea sara attuata, anche questo sara la prova per-fetta della supremazia della politica sulla professione. Nel processo di preparazione del decreto la pro-fessione archivistica non e un partner alla pari anche se si parla di questioni archivistiche puramente professionali. Se la pratica di rilascio dei vari decreti riguardanti archivi sara stabilita, poi c'e un grande pericolo che gli archivisti correranno a partire da alcuni principi consolidati di archivistica teorica e pratica.
6 Conclusioni
Ci sono ancora molte aree nel rapporto tra professione e politica, quali l'uso, la conservazione e la protezione degli archivi, i problemi di conservazione e restauro, gli archivi elettronici, nonche gli obblighi della formazione archivista, da risolvere in futuro. Gli archivi devono liberarsi da un'eccessiva influenza della politica sul loro lavoro, devono collegarsi strettamente con la societa civile, per definire con precisione le questioni dei diritti umani e dei dati personali e risolvere i problemi dell'accesso, della sicurezza e della protezione dei dati, nonche del diritto d'autore. E importante che gli archivi impieghino personale altamente qualificato ed a livello universitario (Master e dottorato). Gli archivi devono ottenere un loro database internazionalmente riconosciuto e classificazioni professionali appe-na possibile, dal momento che tutto questo dara gli archivi ed all'archivistica il ruolo che a loro appar-tiene.
Arhivi med stroko in politiko ter civilno družbo
Pogledi na teme 24. konference Mednarodni arhivski dnevi Trst /2014: Archives -political powers - civil society: Archives and human rights; Access, data protection; copyright; Advocacy and outreach; Protection, safeguarding and support; Training and education
Dolgoletne delovne, strokovne in praktične izkušnje v arhivistiki ter aktivno sodelovanje pri reševanju arhivskih strokovnih in tehničnih vprašanj kakor tudi pri nastajanju, spreminjanju in komentiranju mnogih arhivskih zakonov in drugih pravnih aktov, ki so urejali arhivsko teorijo in prakso, mi omogočajo, da lahko predstavim nekatere poglede na odnose, ki so se razvijali med arhivi kot samostojnimi kulturnimi, znanstvenimi in izobraževalnimi ustanovami na različnih nivojih in politično močjo nosilcev oblasti v različnih sredinah ter civilno družbo.
1 Odnosi med arhivi in stroko ter politiko
Zanimati nas morajo odnosi, ki so se odvijali in se še odvijajo med arhivsko znanostjo kot arhivsko stroko in politiko. Te odnose delimo na dva dela.
Prvi del predstavljajo odnosi, ki so vplivali in še zmeraj vplivajo na dejavnost arhivov v zvezi z delovanjem politike, predvsem tako imenovane dnevne politike. Arhivi s svojim arhivskim gradivom lahko vplivajo na politiko, predvsem pa na politična odločanja, na politična nasto-
1.
panja, na politična obračunavanja med bno pa se mi zdi dejstvo, da se lahko ar politiko gospodarstva, urbanizma, na po
političnimi nasprotniki in podobno. Bolj pomem-hivsko gradivo uporablja pri vplivanju na razvojno itiko razvoja infrastrukturnih objektov, na politiko kulturnega, izobraževalnega in znanstvenega ter podobnega razvoja sredin, v katerih arhivi delujejo.
Dejstvo je, da arhivi po svetu svojo usodo, obstoj in razvoj pogosto vežejo na odnose in dogajanja v politiki. Z besedo "politika" tukaj opredeljujem odnose, ki se vzpostavijo med arhivsko stroko in tistimi, ki izvajajo državno ali lokalno politiko.
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Pogosto so odnosi med arhivi in politiko povezani s sprejemanjem novih arhivskih zakonov. V preteklosti tako arhivisti kot tudi civilna družba prepogosto niso bili povabljeni k aktivnemu nastajanju zakona o arhivih ali k nastajanju zakonov, ki določajo arhivsko teorijo in prakso. V novejšem času se sicer to spreminja, tako da so k diskusijam o načrtovanem novem arhivskem zakonu pritegnjeni posamezniki in civilna družba (arhivska in podobna društva), vendar so stiki omejeni na pozive politi-cov, predstavnikov ministrstev ali sekretariatov v zvezi s pridobivanjem strokovnih mnenj o predlogih politike.
Iz pregleda zgodovine arhivske zakonodaje so nam znane mnoge težave, ki so jih imeli arhivisti pri sestavljanju prvih arhivskih zakonov in kasneje pri njihovem spreminjanju. V nekaterih državah je pil odnos med stroko in politiko zelo omejen in ni omogočal širših razprav, še manj pa organizacijo okroglih miz in podobno.
Relacije med stroko, arhivistiko, arhivi in politiko so bile oblikovane v skladu z delovanjem državne in lokalne politike. Pomembnejšo vlogo so v teh relacijah imeli le redki posamezni arhivisti, od katerih je politika včasih res pričakovala predloge, pogosto pa zgolj potrditve tistih idej, ki so jih politiki želeli vnesti v zakone o arhivih, oz. potrditve tistega, kar je bilo takrat politično aktualno.
Dejstvo je, da se arhivski zakoni pogosto spreminjajo in preoblikujejo zaradi splošne zakonodaje ali spreminjanja pristojnosti tega ali onega političnega organa ali zaradi reorganizacije države na različnih nivojih. Aktivnosti ob spremembah arhivske zakonodaje so dejansko dokazale, kako močna
gosto zahtevala spreminjanje a politična struktura vladnih og pogostih postopkov spre-
je veza pri odnosu med arhivsko stroko in politiko, saj je prav slednja po: arhivske zakonodaje. Do sprememb je prihajalo takrat, ko se je spreminja koalicij oz. ko so posamezne politične opcije prevzemale oblast. To je raz memb arhivskih zakonov v zadnjih letih in "nujnih reševanj nekaterih perečih vprašanj arhivske službe" v nekaterih državah (Kanada), ki trajajo že več let in so podkrepljene z besedami "racionalnost, poenotenje, pomanjkanje denarja" ipd.
Pozicija arhivske stroke na eni strani in politike na drugi strani pa ne bi smela predstavljati dveh različnih polov, temveč skupnost, pri kateri mora politika pozitivno vplivati na delovanje, organizacijo in poslovanje arhivov.
Politično in strokovno dogovarjanje (usklajevanje) se je žal pogosto končalo tako, da je predlagatelj zakona, zato da bi se izognil konfrontaciji z arhivsko stroko, ustanovil nekakšno komisijo, ki jo je proglasil za strokovno, ter se v utemeljitvah nato skliceval, "da je zakon usklajen s stroko".
Nekatere arhivske ustanove ali posamezni arhivisti, morda tudi civilna družba, so bili lahko sicer res povabljeni k dogovarjanju (usklajevanju) členov ali besedil arhivskih zakonov, a načeloma je politika kljub temu zadržala prevladujoč vpliv nad končnimi dikcijami zakona.
Priprava arhivske zakonodaje sodi med strokovna vprašanja, s katerimi se arhivisti pogosto ukvarjajo. To so potrdili tudi podatki iz mnogih referatov s konference "Mednarodni arhivski dan", ki so objavljeni v publikaciji ATLANTI 2010. V njih so predstavljene nekatere rešitve arhivskih zakonov, ki so se uveljavile ali se šele uveljavljajo v posameznih delih sveta, ter odgovori na vprašanja, zakaj obstajajo različni nazivi in imena arhivskih zakonov, zakaj različne razdelitve arhivskih zakonov na strokovna področja, zakaj razlike glede statusov arhivov, opredeljevanja strokovnega dela, terminologije, obsega opredeljevanja strokovnega dela ipd.
Morda bo nekoč prišel tudi čas za tako imenovano depolitizacijo arhivov in arhivskih služb in bodo arhivi delovali tako kot Varuh človekovih pravic RS ali Računsko sodišče RS, ki delujeta po zakonu in sta neposredno odgovorna predsedniku države oz. parlamentu. Tako pozicijo arhivov bomo dosegli le s spremembo miselnih procesov, ki morajo potekati preko angažiranja arhivskih strokovnjakov, razgovorov z zaposlenimi v arhivih, predstavnikov zainteresirane javnosti in civilno iniciativo ter tistih, ki jih problematika arhivov zanima oz. so uporabniki arhivskega gradiva in raziskovalci.
2 Arhivi med stroko in politiko ter Varuhom človekovih pravic
Ob pregledu poročila o delu Varuha človekovih pravic RS (kratko Varuh) lahko v poglavju o varstvu zasebnosti in osebnih podatkov zasledimo angažiranost Varuha pri ocenah arhivske teorije in
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prakse, predvsem pa arhivske zakonodaje. Te se nanašajo na eventualne zlorabe arhivskega gradiva, ki jih, kot ugotavlja Varuh, omogoča tudi neupoštevanje členov slovenskega zakona o arhivih (ZVDA-GA). Varuh namreč ugotavlja, da so bili nekateri arhivski dokumenti v medijih neupravičeno (nedovoljeno) objavljeni in da je do tega prišlo zaradi "nedorečenih situacij in zaradi nepreciznih dikcij posameznih členov arhivskega zakona". Različno so se namreč tolmačile omejitve dostopa do arhivskega gradiva, ki je v glavnem dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva, "ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij".
Prav ta razprava med arhivi in Varuhom kaže na strogo dikcijo člena arhivskega zakona, ki ga je po mnenju Varuha potrebno spoštovati tako, kot ga je zakonodajalec zapisal.
Za drug primer možne zlorabe gradiva je javnost izvedela, ko je Varuh leta 2012 na Ustavno sodišče RS vložil zahtevo za presojo ustavnosti arhivskega zakona zaradi postopka predaje arhivskega gradiva Psihiatrične klinike pristojnemu arhivu. Varuh je ob tem opozoril na krhkost tistih členov in določil zakona o arhivih, ki se nanašajo na varstvo človekovih pravic in občutljive osebne podatke.
O varovanju osebnih in drugih zaupnih, občutljivih podatkov, ki se pojavljajo tako v dokumentarnem kakor tudi v arhivskem gradivu, smo že govorili in še bomo. Nisem pa prepričan, da so nekatere uveljavljene praktične rešitve glede dostopnosti do osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, optimalne za arhivsko teorijo in prakso.
Te rešitve so sicer mednarodno primerljive, a z vidika uporabe arhivskega gradiva vseeno precej nepraktične.
3	Arhivi med stroko in politiko ter Etični kodeks MAS
Nekatere napotke glede odnosa med stroko in politiko najdemo tudi v členih etičnega kodeksa (Code of ethics), vendar ugotavljam odstopanja, ki se v praksi kažejo v odnosu med stroko na eni strani in politiko na drugi strani. Ta odnos in stanje pogosto onemogočata, da bi arhivisti lahko v celoti izvaja i določbe etičnega kodeksa. V uvodnih členih etičnega kodeksa je zapisano, "da morajo arhivisti hraniti in ohraniti integriteto arhivskega gradiva in mu na tak način dajati možnost, da to gradivo predstavlja trajno in trdno vsebino kot dokaz za bodoče rodove".
Etični kodeks namreč zahteva objektivnost in nepristranskost arhivistov, ki morajo biti do arhivskega gradiva korektni in profesionalni. Zaradi tega se morajo arhivisti upreti kakršnim koli možnim pritiskom s katere koli strani, upreti se morajo tudi manipulacijam s podatki iz arhivskega gradiva in eventualnemu skrivanju ali popravljanju vsebin arhivskega gradiva. Po etičnem kodeksu je arhivistom zaupana skrb za razvoj arhivske službe in za zavarovanje in dostop do arhivskega gradiva. Arhivsko gradivo posameznih arhivov ni samo arhivsko gradivo te države, ampak je arhivsko gradivo vseh držav - je torej svetovna arhivska dediščina.
4	Arhivi med stroko in politiko ter Splošna deklaracija o arhivih MAS
O pomembnosti arhivskega gradiva govori tudi Splošna deklaracija o arhivih, v kateri je navedeno, da arhivsko gradivo dokumentira odločitve, aktivnosti in spomine in je zaradi tega izjemno in nenadomestljivo.
Arhivsko gradivo predstavlja pisno kulturno dediščino, ki se prenaša iz ene generacije v drugo. Arhivsko gradivo se mora upravljati (spremljati) od njegovega nastanka prav zato, da ohranjamo njegovo vrednost in pomen, saj ima poglavitno vlogo pri razvoju družb in prispeva k individualnemu in skupinskemu spominu. Prost dostop do arhivskega gradiva bogati naše znanje o človeški družbi, spodbuja demokracijo, ščiti pravice državljanov in izboljšuje kakovost življenja.
Deklaracija ugotavlja neprecenljivo vrednost arhivskega gradiva kot verodostojnega dokaza o upravnih, kulturnih in intelektualnih dejavnostih in kot odraz razvoja družb; temeljno potrebo po arhivih za podporo poslovne učinkovitosti, odgovornosti in preglednosti (transparentnosti), za zaščito državljanskih pravic, za ohranitev individualnega in kolektivnega spomina, za razumevanje preteklosti, dokumentiranje sedanjosti in usmerjanje prihodnjih aktivnosti; raznolikost arhivskega gradiva pri beleženju vseh področij človekove dejavnosti, številnost nosilcev zapisa, na katerih nastaja arhivsko
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gradivo - na papirju, v elektronski, avdiovizualni in drugih oblikah; vlogo arhivistov kot usposobljenih strokovnjakov z začetnim in permanentnim izobraževanjem, ki služijo svoji družbi s podporo pri nastajanju gradiva, valorizacijo, varstvom ter omogočanjem uporabe tega gradiva; odgovornost vseh -državljanov, javne uprave in nosilcev odločanja, lastnikov ali imetnikov javnega ali zasebnega arhivskega gradiva ter arhivistov in drugih informacijskih strokovnjakov pri upravljanju arhivskega gradiva.
Namen deklaracije je, da države zaveže k sprejemu in izvajanju ustrezne "nacionalne arhivske politike" in sprejetju zakonov, zato da: a) bi bilo upravljanje z arhivskim gradivom cenjeno in kompe-tentno izvedeno pri vseh pravnih osebah, zasebnih ali javnih, ki ustvarjajo in uporabljajo arhivsko gradivo v okviru opravljanja svoje dejavnosti; b) bi bila dodeljena potrebna sredstva za podporo ustreznemu upravljanju arhivskega gradiva, vključno z zaposlovanjem usposobljenih strokovnjakov; c) bi bilo arhivsko gradivo upravljano in varovano na način, ki bo zagotovil njegovo avtentičnost, zanesljivost, celovitost in uporabnost; d) bi bilo arhivsko gradivo dostopno vsakomur, ob upoštevanju ustrezne zakonodaje in pravic posameznikov, ustvarjalcev, lastnikov ter uporabnikov, in bi uporaba arhivskega gradiva pripomogla k spodbujanju odgovornega državljanstva.
5 Arhivi med stroko in politiko ter varstvom osebnih podatkov, varstvom človekovih pravic in odsevi v Evropski skupnosti
Nimam ambicije obravnavati problematiko arhivov in njihov odnos do varstva osebnih podatkov ter varstva človekovih pravic, ker so te teme v glavnem rezervirane za poznavalce.
Kot arhivist bi rad opozoril le na dejstvo, da je arhivska stroka vpletena v mnoge zakone z zgoraj omenjenega področja, nisem pa najbolj prepričan, da so arhivisti o teh zakonskih predpisih posebej dobro obveščeni.
Morda najprej beseda o Zakonu o varstvu osebnih podatkov in o predpisani " anonimizaciji'. Gre za postopek in spremembo oblike osebnih podatkov na način, da jih ni več mogoče povezati s posameznikom oz. je to mogoče le z nesorazmerno velikimi napori, stroški ali porabo časa. Ta zakon opredeljuje tudi občutljive osebne podatke: podatke o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju in vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: evidence prekrškov). Nadalje navaja kot občutljive osebne podatke tudi podatke, ki vsebujejo biometrične značilnosti, zlasti če je z njihovo uporabo mogoče identificirati posameznika v zvezi s kakšno od zgoraj navedenih okoliščin.
Kako pogosto so arhivi vpleteni v ostale zgoraj naštete zakone, bomo morali še ugotoviti, opozarjam le na probleme arhivov zaradi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja oziroma problemov, ki jih imajo arhivi glede na Evropsko konvencijo o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščinah.
V zvezi s to Evropsko konvencijo deluje tudi posebno Evropsko sodišče za človekove pravice, ki je v zadnjem času pri svojem delu in raziskovanju pogosto uporabljalo arhivsko gradivo, predvsem v postopkih ugotavljanja hudih kršitev človekovih pravic.
Jasno je, da odnose med stroko in politiko zasledimo tudi pri sprejemanju političnih odločitev v okviru držav članic Evropske skupnosti (ES). Organi ES so dokaj zamotano prepleteni. Prav tako so prepletene relacije med arhivi (arhivistiko) in politiko, saj se odvijajo tudi med Evropsko komisijo in Svetom Evrope. Slednjemu je komisija dolžna dajati svoja poročila. Evropska komisija oz. njena delovna telesa so v preteklosti že izdelala nekaj poročil in priporočil v zvezi z aktualnimi vprašanji v arhivih, kot so dostopi do arhivskega gradiva preko spleta oz. hramba elektronskih in digitalno nastajajočih arhivskih zbirk, stanja v arhivih Evrope, principi dostopov do arhivov in podobno.
Dejstvo je, da so v politiko ES načeloma bili pritegnjeni nacionalni arhivi, ki so prevzemali tudi posredniško vlogo med Evropsko arhivsko skupino in arhivskimi službami v posameznih državah. Takšna praksa je v nekaterih državah ES naletela na težave, zlasti tam, kjer nacionalni arhivi niso generalne direkcije, kjer arhivska služba ni centralizirano organizirana, temveč obstajajo samostojni arhivi ali podobni arhivski zavodi. To dejansko pomeni, da politika ES oz. Evropske arhivske skupine določa arhivsko teorijo in prakso.
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Opozarjam na diskusijo med Evropsko arhivsko skupino in ES ter arhivi iz držav članic Evropske skupnosti v zvezi s projektom "pravica do pozabe", ki kaže na primer možne prevlade politike nad stroko. Pri Google so dobili obvezo, da morajo izbrisati iskalne zadetke o spletnih straneh oz. določene podatke, če posamezniki to zahtevajo.
Če Evropska arhivska komisija (kako je sestavljena, je opisano zgoraj) in ES pri določenih arhivskih strokovnih vprašanjih dosežeta soglasje, lahko ES o tem izda "direktivo". Direktiva ES je nekakšen pripomoček za reševanje določenih strokovnih vprašanj ter se lahko prilagaja praksam v posameznih državah, kar je pozitivno. V primeru, da ES izda "uredbo", pa je njene člene potrebno neposredno izvajati. Če se bo praksa izdajanja uredb v zvezi z arhivi v ES uveljavila, bo to popoln dokaz nadvlade politike nad stroko, ker v procesu nastajanja uredbe stroka ni enakopravni sogovornik, čeprav gre za izključno arhivska strokovna vprašanja. To bi tudi pomenilo, da bomo morali arhivisti zaradi njih odstopati od nekaterih uveljavljenih principov arhivske teorije in prakse.
6 Zaključki
Ostaja nam mnogo področij, ki jih bomo v bodoče reševali v odnosu med stroko in politiko, kot so na primer uporaba, varovanje in zaščita arhivskega gradiva, vprašanja konservacije in restavracije, elektronski arhivi kakor tudi obveznosti, da bomo usposabljali arhivske strokovnjake.
Arhivi se morajo otresti prevelikega vpliva politike na njihovo delovanje, se tesneje povezati s civilno družbo, točneje definirati vprašanja varstva človekovih pravic in osebnih podatkov ter rešiti vprašanja dostopa, zaščite in varovanja podatkov v arhivskem gradivu ter avtorskih pravic. Pomembno je, da se v arhivih zaposluje visoko izobražene kadre, usposobljene diplomirane arhiviste oz. magistre in doktorje arhivistike. Arhivi moramo čim prej dobiti svoje mednarodno uveljavljene podatkovne zbirke in strokovne klasifikacije. Vse to bo dalo arhivom, arhivistiki in arhivski stroki mesto, ki jim pripada.