Projektna mreža Slovenije April 2014 26 Ujeto v mrežo Pristop in informacijska orodja Mitja Kovačič, mitja.kovacic@iktprojekt.si Z osebnim razmišljanjem želim izzvati bralce s hipotezo: »Tradicionalni projektni menedžment (in projektni menedžerji) ni zadosten v trenutni gospodarski situaciji in v obstoječem projektnem okolju.« Investitorji in sponzorji so zadržani in omejeni, velikih projektov ni, poudarek je na dodani vrednosti za naročnika. Upam si trditi, da danes na področju informacijskih projektov agilno premaguje tradicionalno. Sam pristop je tudi dobro informacijsko podprt. Mislim, da preveč govorimo o tradicionalnem projektnem menedžmentu in menedžerjih kot priporočilu za pripravo in izvajanje projektov. Po mojem mnenju se zavirajo investicije (sponzorstvo) in se s tem omejuje pripravo in izvedbo projektov po priporočilih, ki jih največ predstavljamo in o njih pišemo. Mislim na tradicionalni projektni pristop in velike projekte, ki trajajo, se načrtujejo in generirajo dokumentacijo (analize, specifikacije, načrti ...). Omenjena situacija sili podjetja k optimizaciji svojega poslovanja, ki posledično dviguje konkurenčnosti na trgu. K temu lahko veliko pripomore informatizacija poslovnih procesov. To lažje dosežemo s prilagodljivimi informacijskimi projekti in z agilnim projektnim pristopom. V grobem lahko projektna okolja (in metodologije) delimo v dve skupini. V prvi so »tradicionalisti«, tisti, ki so pristaši klasičnih, tradicionalnih metod dela. Drugo skupino sestavljajo »agilisti«, tisti, ki so za agilne, prilagodljive metode. Tradicionalne metodologije projektnega vodenja slonijo na »jeklenem trikotniku«, katerih opis bralcem revije ni potreben: • obseg projekta, • čas, • stroški projekta. Pri tem je potrebno zagotoviti načrtovano in zahtevano kakovost produkta. Danes je še tradicionalni projektni menedžment naredil korak naprej in k trojčku dodal še najmanj dva dodatna atributa: • zadovoljni uporabnik (sam bi dodal, da vsi udeleženci), • kakovosten projektni menedžment. Tradicionalni pristop ponuja jasno opredeljene (fiksne) zahteve. V času izvajanja projekta sledimo projektnemu planu in prilagajamo vire in čas. Realnost se prilagaja planu. Glavni moto agilnih metodologij je, da je poudarek na razvoju produkta, delujoči programski kodi in zavedanju, da se uporabniška izkušnja s časom spreminja. Leta 2001 so neodvisni strokovnjaki, ki so se ukvarjali z različnimi agilnimi metodologijami, napisali Manifest agilnosti, ki pravi (agilemanifesto. org): »Odkrivamo boljše načine razvoja programske opreme tako, da jo razvijamo, in pri tem pomagamo tudi drugim. Vrednote, ki so ob tem postale: • posamezniki in interakcije pred procesi in orodji, • delujoča programska oprema pred vseobsežno dokumentacijo, • dodelovanje s stranko pred pogodbenimi pogajanji in • odziv na spremembe pred togim sledenjem načrtom. Z drugimi besedami, čeprav cenimo dejavnike na desni, vseeno bolj cenimo tiste na levi.« Ujeto v mrežo Projektna mreža Slovenije April 2014 27 Agilne metodologije so zasnovane na teoriji empiričnega nadzora procesov oziroma empirizmu. Empirizem trdi, da se znanje pridobi z izkušnjami in odločitvami na podlagi znanega. Vsako izvršitev empiričnega nadzora procesov podpirajo trije stebri (Shwaber & Sutherland, 1991): • transparentnost, • pregled, • prilagoditev. Transparentnost Pomembni vidiki procesa morajo biti vidni tistim, ki so odgovorni za rezultat. Ti vidiki morajo biti določeni s skupnimi standardi, da se opazovalci strinjajo, kaj vidijo. Na primer: • Vsi udeleženci, ko govorijo o procesih, uporabljajo skupni jezik. • Tisti, ki delajo in tisti, ki sprejemajo rezultate dela, morajo deliti skupno definicijo »dokončanega« (člani projektne skupine morajo imeti skupno razumevanje o tem, kaj pomeni, da je delo končano). Pregled Uporabniki metodologije morajo pogosto pregledati zahteve (delo) in napredek v smeri cilja, da zaznajo neželena odstopanja. Pregledi naj ne bodo tako pogosti, da bi ovirali delo. Najbolj učinkoviti so, če jih na samem delovnem mestu izvajajo usposobljeni inšpektorji. Prilagoditev Če inšpektor ugotovi odstopanja izven sprejemljivih meja pri enem ali več vidikih procesa, končni izdelek pa bo nesprejemljiv, se mora prilagoditi proces ali material, ki se obdeluje. Prilagoditev je potrebno opraviti čim prej, da se zmanjša nadaljnje odstopanje. Agilni pristop ima jasno opredeljene (fiksne) vire in čas. V času izvajanja projekta sledimo najvišji dodani vrednosti za naročnika in prilagajamo zahteve. Plan se prilagaja realnosti. V enem od prejšnjih znanstvenih člankov je bil predstavljeni agilni pristop (Scrum in ekstremno programiranje) razvoja programskega produkta. Iz izkušenj lahko povem, da stvar deluje, če se res držimo predpisanega. Predstavlja dobre prakse prilagajanja na poti do cilja. Moj nasvet je: »Razmišljajmo tudi tradicionalno, delujmo agilno!« Informacijska podpora projektnemu delu Danes poslovna dinamika zahteva inovativne rešitve za upravljanje dokumentov, opravil in projektov. V svojem razmišljanju se bom osredotočil na programsko opremo, ki podpira sodelovanje in timsko delo – tudi agilni pristop. Skupni imenovalec predstavljene programske opreme je: • poudarek na dodeljevanju nalog, komunikaciji in sodelovanju, • izmenjava in deljenje koledarjev, dokumentov ter obvladovanje deležnikov, • programska oprema v obliki informacijskih storitev v oblaku (uporabljal kjerkoli in kadarkoli ter plačaj toliko, kot uporabljaš). V nadaljevanju naštevam nekaj projektnih orodij, skladnih z zgoraj opisanimi predpostavkami (sodelovanje v informacijskem oblaku), n s katerimi sem se srečal pri svojem projektnem in svetovalnem delu. Smartsheet – pametna preglednica (url: http://www.smartsheet.com/) Ocenjujem, da se v ta namen največ uporabljajo razna pisarniška orodja in programi za urejanje preglednic. To potrjuje tudi dejstvo, da danes najdemo odlično programsko orodje, ki deluje na istem principu in obenem podpira komunikacijo in sodelovanje projektne skupine. Bitrix24 – Bitrix (url: http://www.bitrix24.com) Rešitev za poslovno komunikacijo in sodelovanje znotraj organizacije katerekoli velikosti. Vsebuje elemente družbenih omrežij in je lahko neke vrste navidezno delovno okolje posameznika. CRM modul lahko uporabimo za upravljanje odnosov z deležniki projekta. BCSocial – Marg (url: https://www.bcsocial.com/web/) Kreiramo projektne kartice, ki prek stanj projekta vodijo projekt k uspešnem zaključku. Omogočajo Ujeto v mrežo Projektna mreža Slovenije April 2014 28 pregled na projekti in vpogled v projektne naloge in timsko delo na posameznem projektu. Project Online – Microsoft (url: http://office.microsoft.com/en-us/project/) Verjamem, da je med bralci veliko uporabnikov pisarniškega orodja Microsoft Office. Srečali ste se tudi s produktom za podporo projektnemu delu MS Project. Danes najdemo orodje, ki tudi deluje na istem principu, in obenem podpira komunikacijo in sodelovanje projektne skupine. Asana – Asana (url: https://asana.com) Združuje komunikacijo (dialoge) in projektna opravila. Dovolj fleksibilno orodje za timsko delo in komunikacijo na posameznih projektih. ScrumDo – ScrumDo (url: http://www.scrumdo.com/) Uporabniki agilnega projektnega pristopa po metodi Scrum poznajo to rešitev. Zagotavlja ravnovesje med enostavnostjo, fleksibilnostjo in pripadnostjo principom Scrum. Podprt pristop razvoju skozi projekte, epe, uporabniške zgodbe in opravila. Vsa našteta orodja so brezplačno dostopna za testno in tudi produkcijsko (omejene funkcionalnosti) uporabo in jih lahko začnemo uporabljati takoj. Kot rečeno, sem se z navedeno programsko opremo srečal z vidika uporabnika tudi sam. Obstaja veliko drugih, neopisanih rešitev (odprtokodna ali lastniška programska oprema, storitve v oblaku), ki podpirajo tradicionalno in agilno projektno delo in katerih uporabo sem tudi sam preizkusil. So tudi v slovenskem jeziku in njihovo uvajanje in podporo zagotavljajo slovenska podjetja (Agenda, Intera, Agilcon, Avtenta in druga). In kakšna je praksa pri vas? Ali uporabljate storitve v oblaku za podporo projektnemu delu? Vabimo vas, da zapišete svoja razmišljanja in prakso in potrdite (ali zavržete) prevlado računalništva v oblaku in agilnega nad tradicionalnim. Pošljite svoje komentarje oziroma vprašanja na elektronski naslov avtorja (mitja.kovacic@iktprojekt. si) in urednika revije (iztok.palcic@um.si). Viri: 1. http://agilemanifesto.org/iso/sl/ 2. Scrum vodič, © 1991-2013 Ken Schwaber in Jeff Sutherland 3. Slinger Consulting Inc 4. spletne strani opisanih orodij Ujeto v mrežo