Cecilia POGGETTI*
' Hyperborea societa cooperativa, Pisa
Arianna ed Ariannaweb, due strumenti fra descrizione e valorizzazione
POGGETTI, Cecilia, Afianna and Ariannaweb, tools for the description and the valorization. Atlanti, 2008, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 405-415.
Original in Italian, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English
This essay is based on a reflection about the relationship between archival arrangement and the accessibility of the archival information. Starting from this point of view the essay aims at explaining the brand Arianna, formed by two software tools, Arianna3 for the archival description and AriannaWeb for integrated consulting of archival finding aids.
POGGETTI, Cecilia, Arianna e Arian-naweb, due strumenti fra descrizione e valorizzazione. Atlanti, 2008, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 405-415.
Il presente articolo si basa su una riflessione riguardante la relazione fra la formazione dell'archivio e l'accessibilita delle informazio-ni. Partendo da questo punto di vista, l'arti-colo vuole spiegare il marchio Arianna, for-mato da due software, Arianna3 per la descrizione archivistica ed AriannaWeb per la consultazione integrata dei mezzi di corre-do archivistici.
Figura 1 Esempio tratto da un portale per la valorizzazione archivistica (Virtus Loci e un progetto di Diocesi di Crema e Fondazione Cariplo. Hyperborea lo realizza utilizzando AriannaWeb)
Premessa
In un convegno dedicato alla valorizzazione archivistica non si puo non tornare a parlare di descrizione archivistica, intesa, in questo caso, come il principale presupposto della valorizzazione.
Ma che cos'e, innanzitutto, la valorizzazione archivistica? Essa puo prendere due strade, essere di due tipi. Esiste una valorizzazione che mira a far conoscere a piu ampio raggio possibile e nella maniera piu immediata ed accessibile l'archivio inteso come realta complessi-va. Di fatto tale valorizzazione corrisponde, nelle sue caratteristiche fondamentali, a quello che e uno dei compiti tradizionali di ogni ar-chivista: comunicare l'archivio, renderlo esplorabile, far si che possa diventare oggetto di ricerca, di qualsiasi ricerca.
E pero non si parla piu solo di comunicare l'archivio ma, ap-punto, di valorizzarlo, perche pur rimanendo identico, nella sostan-za, il tipo di operazione che si effettua, vengono ora utilizzati modalita e strumenti tali da ampliare di molto il tradizionale bacino
d'utenza dell'archivio stesso: non ci si limita piü a comunicare I'ar-chivio a chi ne faccia richiesta e abbia dunque gia maturato un interesse nei suoi riguardi, ma si cerca, da un lato, di far nascere I'interes-se e suscitare la richiesta, dall'altro, di rendere quanto piü possibile efficace ed immediata la comunicazione. Il secondo tipo di valorizza-zione ha una natura meno strettamente archivistica, e consiste nel selezionare ed utilizzare alcuni dei contenuti dell'archivio per dare un saggio della ricchezza informativa che l'archivio stesso racchiude, suggerire percorsi di ricerca, ancora una volta stimolare curiosita, at-trarre interesse (Figura 1).
In entrambi i casi, per entrambi i tipi di valorizzazione, il pun-to di partenza e rappresentato dalla descrizione archivistica. Nel secondo caso essa e necessaria all'archivista stesso o a chi per lui, storico o ricercatore, si incarichi di fornire spunti, costruire percorsi attraver-so i documenti, individuare temi. Nel primo caso, e la descrizione archivistica stessa a costituire il fulcro dell'azione di valorizzazione.
La descrizione archivistica e pertanto la base della valorizzazio-ne, il presupposto di ogni valorizzazione possibile. Quanto piü un archivio e descritto in maniera scientifica, rigorosa, sistematica, omo-genea, approfondita, tanto meglio esso potra essere valorizzato. Vice-versa, un archivio privo di qualunque descrizione evidentemente non puo essere valorizzato. La descrizione archivistica e il serbatoio, il magazzino, per cosi dire, da cui attinge e a cui si rifa qualunque vera opera di valorizzazione.
In questo mio contributo vorrei approfondire il rapporto che lega queste due attivita archivistiche, questi due versanti dell'operare in archivio: descrivere (che poi, come sappiamo, e sempre anche rior-dinare) e comunicare, valorizzare. Sara interessante cercare di esplo-rare se e come cambia questo rapporto nel passaggio dalla descrizione tradizionale alla descrizione informatizzata.
Passero poi a presentare in breve due strumenti software, Arianna ed AriannaWeb, che si occupano di supportare ciascuno, in maniera distinta, una delle due attivita.
La prima parte del contributo e utile a far capire la logica da cui sono scaturiti i due software, descritti nella seconda parte, e a spiegare perche, in questo caso, due software sono meglio di uno solo.
1. La presentazione dei dati in ambiente cartaceo e informatico
POGGETTI, Cecilia, Afianna in Afian-naweb, dva načina za popisovanje in valorizacijo. Atlanti, 2008, Zv. 18, Trst 2008, str. 405-415.
Članek je zasnovan na odražanju odnosov med arhivsko ureditvijo informacij in pri prestopu do informacij. S tega stališča je prikazan program Aianna, ki vključuje dve orodji: za popisovanje je Arianna3 in za sestavo orodij za iskanje, ki je v programu AriannaWeb.
SUMMARY
Archival arrangement and archival valorisation/communication are two different but closely related activities.
In a paper context their correlation is inextricable because if we want to predispose a finding aid we have to choose one way to promote the accessibility of archival information. This way is also the starting point of the following communication activities that aim to present both the whole archival description or specific records.
This essay aims at demonstrating usefulness and advantages of technology adoption in separating archival arrangement tasks from valorisation ones. After the construction of the data bank we can obtain different ways to present the data: from this point of view it is possible to use different software tools in every phase of the management of the archival ma-
In ogni archivio, l'attivita di riordino/descrizione precede tem-poralmente quella di comunicazione/ valorizzazione. Poiche ne rap-presenta il presupposto, essa deve essere effettuata prima, o almeno avviata prima. Inoltre va detto che l'attivita di riordino/descrizione non e funzionale soltanto alla successiva comunicazione/valorizzazio-ne della realta riordinata e descritta, essa ha anche altri scopi, che consistono, come tutti sappiamo, nella buona conservazione dell'ar-chivio e nella possibilita di gestirlo correttamente e con efficacia. La descrizione dunque non solo viene prima, ma ha senso e dovrebbe essere effettuata anche indipendentemente, cioe anche se, per assur-
terials. This essay so aims to present also the brand Arianna, formed by two software tool; Arianna3 for the archival description; Arian-naWeb to provide the communication of the archival data after the description activity. Arianna3 is a software tool used for historical and repository archives that allows to describe, index and reorder any kind of documentation with full internationalISAD andISAAR standard compliance. Arianna3 uses a totally original data model, fitting to different archival realities and it allows to perform every kind of operation on the documentary material and it is a multilingual software. Arian-naWeb is a tool for integrated consulting of archival finding aids: it uses the EAD standard to achieve the maximum interoperability with other archival description software or information systems. AriannaWeb is able to import and convert archival data bases using specific mappings among different descriptive models and XML-EAD standard; it uses a full-text search engine allowing both generic and contextual searches. AriannaWeb also guarantees preservation over time of managed finding aids, in a self consistent format which is not dependent from any specific software or hardware platform.
1.	Cfr. International Council On Archives, ISAD (G) General International Standard Archival Description, II ed. Stoccolma 1999.
2.	Cfr. International Council On Archives, ISAAR (CPF) International Standard Archival Autorithy Records for Corporate bodies, Persons and Families, II ed., Canberra, 2003.
do (ma come a volte purtroppo accade), ad essa non facesse seguito nessuna comunicazione verso l'esterno.
Ma dove, quando puo dirsi conclusa la prima attivita ed inizia invece la seconda? Vorrei focalizzare l'attenzione in particolare sul-l'aspetto della presentazione dei dati descrittivi, un aspetto, questo, di grande attualita e che sembra collocarsi esattamente a cavallo fra i due versanti, a meta fra descrizione e valorizzazione: la presentazione dei dati descrittivi puo essere infatti considerata al tempo stesso un aspetto proprio della descrizione, senza il quale anzi la descrizione stessa non sussiste, ed il punto di partenza, anche in questo caso fondamentale, della comunicazione.
In ambiente cartaceo non sembra possibile distinguere fino in fondo i due momenti, stabilire dove passa il confine: descrivere equi-vale anche a scegliere un modo (inevitabilmente uno solo) di presen-tare le informazioni che si vanno rilevando, di porgerle agli utenti, ed e quindi gia comunicare, decidere una modalita di valorizzazione. Predisporre una descrizione archivistica su supporto cartaceo signifi-ca dunque non solo ordinare le diverse schede secondo il metodo storico, scegliere o predisporre un modello descrittivo ed applicarlo coerentemente ed uniformemente, controllare il linguaggio utilizza-to in modo che sia omogeneo, ma anche dare una forma, anch'essa coerente ed omogenea, alle informazioni stesse, scegliere per esse una ed una sola modalita di presentazione.
Non a caso gli standard internazionali per la descrizione archivistica ISAD1 e ISAAR2 si muovono contemporaneamente sui due versanti, quello dei dati e quello della presentazione dei dati: essi in-fatti individuano e prescrivono, oltre naturalmente alle regole generali, le categorie informative necessarie a far si che una descrizione archivistica possa dirsi tale, risulti dunque esauriente, ed al tempo stesso indicano anche le modalita di presentazione di tali categorie, come devono susseguirsi, come raggrupparsi.
In ambiente informatico non e piu necessariamente cosi. La peculiarita della descrizione archivistica informatizzata consiste an-che nella possibilita di distinguere i due momenti, le due attivita, il predisporre la descrizione ed il presentarla all'esterno. Infatti, una volta costituita una banca dati contenente le informazioni volute, esse possono essere poi variamente utilizzate a fini di comunicazione/ valorizzazione. Si tratta di una flessibilita inesistente fino a poco tempo fa, di cui occorre essere consapevoli per riuscire ad esplorarne i potenziali vantaggi. Il primo e piu immediato vantaggio mi sembra rappresentato dalla possibilita di effettuare una selezione dei dati prima di pubblicarli: come gia ho evidenziato, non tutte le informazioni rilevate in fase descrittiva sono necessariamente funzionali ad essere presentate ad un utente esterno all'archivio; alcune di esse avranno valore puramente gestionale o conservativo, altre potranno presenta-re criticita dal punto di vista della privacy, e cosi via. L'archivista godra dunque di maggiore liberta in fase descrittiva, potra mettere in campo una maggiore aderenza alle esigenze dell'archivio (non sem-pre coincidenti con quelle degli utenti), se sara possibile effettuare una cernita dei dati in fase di presentazione. Il secondo vantaggio e rappresentato dal fatto che, a partire dai medesimi dati, sia possibile elaborare piu di una modalita di presentazione. Uno degli esempi piu ovvi e oramai consueti di questa possibilita e dato dal fatto che, all'in-
terno di sistemi archivistici informatizzati via web, siano disponibili Schede sia estese che riassuntive, in relazione ai medesimi "oggetti": I'utente finale puo passare da una versione piu succinta di una scheda descrittiva ad una piu approfondita, sulla base del proprio interesse o del proprio livello di preparazione. Ma si possono immaginare anche utilizzi molto raffinati di questa molteplicita rappresentativa, per proporre ad esempio, in taluni casi, presentazioni discorsive e, in al-tri, presentazioni in cui invece la strutturazione dei dati consenta una ricerca puntuale su di essi. La molteplicita delle presentazioni, a partire dala stessa descrizione, puo essere introdotta ed utilizzata sulla base di numerosi criteri, il piu importante dei quali mi sembra deri-vare dalla molteplicita delle attuali fasce di utenza, e dalla volonta di attrarne altre: insomma, presentazioni diverse a seconda del tipo di utente, interno o esterno, esperto o inesperto, abituale o occasionale e cosi via. Presentazioni diverse possono scaturire ad esempio anche dalla volonta di aderire a tradizioni e standard diversi, locali o nazio-nali o internazionali.
Il terzo vantaggio e che nel tempo la/le modalita di presenta-zione possono essere aggiornate senza necessita, con questo, di rein-tervenire sulla descrizione. Cio puo dipendere ad esempio da una modifica degli standard di riferimento che abbia impatto solo sulla presentazione dei dati, o dalla volonta di utilizzare nuovi strumenti comunicativi. Il quarto vantaggio (ma non si tratta di un elenco esau-stivo, ne in ordine di importanza!) e nel rapporto con lo standard internazionale ISAD: esso puo venire utilizzato infatti in maniera piu flessibile, perche meno vincolante per la fase di rilevamento dei dati. Il quinto vantaggio e dato dalla possibilita di utilizzare strumenti specifici per ciascuna delle due attivita, descrizione da un lato, comu-nicazione/valorizzazione dall'altro.
Figura 2 Arianna: pagina "Descrizione del materiale" della scheda unita archivistica, con vocabolario a tendina aperto
2. Uno strumento per ciascuna attivita
Figura 3 Arianna: pagina 'Descrizione del materiale" della Scheda unita archivistica, con interfaccia in lingua inglese
3. Per gli esempi e stata utilizzata la banca dati dell'Archivio Storico dell'Opera della Prima-ziale di Pisa, l'ente millenario che ha presieduto alla edificazione dei monumenti della Piazza dei Miracoli a Pisa, e che tutt'oggi presiede alla loro conservazione, gestione e valorizzazione turistica. Tale banca dati e frutto dell'interven-to di riordino ed inventariazione analitica effet-tuato da Hyperborea s.c.
E' a questo tipo di approccio che si riferiscono gli strumenti che mi accingo a ilustrare3, un approccio teso ad esperire tutte le possibilita offerte dalle nuove tecnologie ad una evoluzione positiva dell'operare archivistico, nel rispetto dei fondamenti della disciplina e del dettato degli standard.
Si tratta infatti non di un unico software ma di due strumenti fra loro coordinati, il primo, Arianna, destinato a supportare gli ar-chivisti nel riordinare e predisporre descrizioni, con riferimento a qualsiasi tipologia di archivio e qualsiasi tipologia di intervento, il secondo, AriannaWeb, che si fa carico degli aspetti di presentazione dei dati rilevati con Arianna e che costituisce il luogo virtuale dove avviene la comunicazione dell'archivio ed intorno al quale possono essere costruite ulteriori attivita di valorizzazione.
Arianna e conforme ad ISAD ed ISAAR nella misura in cui consente il rilevamento di tutte le tipologie informative prescritte dagli standard, anche AriannaWeb lo e, perche consente di ottenere una presentazione di tali tipologie informative secondo le modalita previste dagli standard.
Sarebbe anzi piü corretto attribuire tale conformita all'insieme dei due strumenti, cosa che rende piü agevole l'applicazione dello standard stesso.
2.1. Arianna
Arianna e un software riservato esclusivamente al lavoro archi-vistico, si tratta dunque di uno strumento professionale, la cui finalita e quella di ottimizzare l'esecuzione del lavoro consentendo al tempo stesso di raggiungere i massimi livelli qualitativi: insomma il miglior risultato nel minor tempo possibile.
Due le caratteristiche di Arianna che mi preme sottolineare, e che sono rilevanti ai fini del nostro discorso: la prima, un modello descrittivo ricchissimo, multilingue, aderente a ISAD e ISAAR per-che contenente tutte le tipologie informative prescritte, ed al tempo stesso flessibile, capace di adeguarsi alle realta archivistiche piu diverse; la forte strutturazione dei dati garantisce infatti flessibilita di ap-plicazione, uniformita descrittiva e terminologica, velocita e corret-tezza di inserimento, massima liberta di scelta e rielaborazione dei dati in fase di presentazione. La seconda caratteristica, un insieme altrettanto ricco di funzionalita, in aiuto alle operazioni sia di riordi-no che di descrizione.
Il modello descrittivo
Un esempio utile ad illustrare le potenzialita del modello de-scrittivo: in Arianna, ad ogni campo corrisponde una singola tipolo-gia informativa, cio consente di associare a ciascuno di essi un voca-bolario predefinibile dall'utente-archivista per il controllo terminologico (Figura 2).
Il multilinguismo
Arianna e uno strumento internazionale non solo perche con-forme agli standard, ma anche perche dotato della possibilita di sce-gliere la lingua dell'interfaccia (Figura 3). Attualmente, le lingue di-sponibili sono l'italiano e l'inglese, ma e molto semplice aggiungerne di ulteriori.
Arianna e multilingue anche perche e capace di recepire e trattare, all'interno dei propri campi, qualunque tipo di carattere (Figura
4).
Le junzionalitä
Ed ora qualche indicazione utile ad illustrare le capacita fun-zionali di Arianna: oltre alle numerose funzionalita di supporto al riordino (modifica della rappresentazione ad albero, riordino auto-matico delle schede unita su base cronologica o alfabetica, rinumera-zione delle schede unita secondo vari criteri, etc^),
Arianna presenta numerose funzioni proprio a supporto del-l'attivita di descrizione. Innanzitutto la descrizione puo essere impo-stata andando a scegliere, di volta in volta, i campi che si desidera compilare: possono quindi essere eliminati dall'interfaccia quei cam-pi che sicuramente non verranno utilizzati nel corso dello specifico intervento. Arianna inoltre, in quanto strumento client server, sup-porta l'attivita di coordinamento di gruppi di schedatori, ancora una volta mediante funzionalita dedicate.
2.2. AriannaWeb
AriannaWeb e invece lo strumento (web, appunto) attraverso il quale una descrizione archivistica su base informatica puo essere efficacemente comunicata in rete. La sua caratteristica principale consiste nella capacita di recepire e gestire i dati archivistici in manie-ra svincolata sia dalla loro fonte di provenienza sia dalla loro presentazione finale, che quindi puo essere personalizzata di volta in volta con facilita.
Figura 4 Arianna - finestra per la scelta della lingua
Se infatti, come il nome stesso fa capire, AriannaWeb rappre-senta il naturale completamento di Arianna, esso tuttavia e uno stru-mento a se stante, capace di pubblicare descrizioni archivistiche pro-dotte anche con altri software.
Figura 5 AriannaWeb — architettura logica e schema di funzionamento (es. progetto.DOC - Regione Umbria)
4. Su EAD si veda http://www.loc.gov/ead/; Michael J. Fox, EAD Cookbook 2002, disponi-bile all'indirizzo http://www.archivists.org/ saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/ EAD2002cookbook.pdf. Si veda anche EAD. Descrizione archivistica codificata. Dizionario dei marcatori. Versione 2002, a cura di Giovanni Michetti, [Roma], ICCU, 2005.
Le fonti di dati
Questa scelta dipende dall'attuale panorama della descrizione archivistica in Italia: non e questa la sede adatta a ripercorrerne le motivazioni, sta di fatto che oggi ciascun archivio storico italiano, sia esso un archivio di stato, o un archivio privato, o un archivio di ente locale, e libero di produrre la propria descrizione non solo utilizzan-do lo strumento che meglio si confa alle proprie esigenze, ma anche applicando il modello descrittivo che preferisce, pur nell'orizzonte concettuale rappresentato dagli standard internazionali. Questo ren-de problematico il presentare in maniera uniforme, ed interrogare in maniera integrata, banche dati di provenienza diversa, e facenti rife-rimento a modelli descrittivi differenziati (Figura 5).
AriannaWeb offre la soluzione a questo problema, grazie ad un appropriato utilizzo della DTD standard EAD4, uno strumento per la marcatura di strumenti di corredo archivistici di qualsiasi tipolo-gia. Qualunque banca dati archivistica, dopo essere stata tradotta in un file xml EAD, puo essere recepita in AriannaWeb e resa consulta-bile ed interrogabile in rete secondo una presentazione da scegliersi di volta in volta.
Il modello standard di presentazione dei dati
AriannaWeb infatti, come gia abbiamo sottolineato, puo pre-sentare i dati archivistici secondo modalita differenziate, sulla base delle esigenze manifestate dall'istituto interessato a pubblicarli.
AriannaWeb tuttavia propone una presentazione standard, che e tale perche conforme ad ISAD e ISAAR.
Cio significa, innanzitutto, che la realta archivistica viene pre-sentata secondo una rappresentazione gerarchica, ad albero rovescia-to: navigando attraverso l'albero, anche l'archivio piü articolato e complesso puo essere facilmente esplorato dall'utente. In secondo luogo, gli elementi informativi presenti all'interno delle schede de-scrittive corrispondenti ai diversi livelli dell'albero, dalla scheda fon-do fino alle schede unita e sottounita, vengono proposti sulla base delle aree ISAD (Figura 6).
Viene inoltre gestita la descrizione separata, mediante link ad altre schede dedicate, delle informazioni relative al/ai soggetto/i pro-duttore/i ed al/ai soggetto/i conservatore/i dell'archivio presentato (Figura 7).
Le funzionalita di ricerca
Oltre a consentire una efficace comunicazione delle descrizioni archivistiche, e naturalmente ad assicurare la possibilita di effettuare ricerche al loro interno, AriannaWeb e in grado di offrire una modalita di presentazione dei risultati delle ricerche effettuate molto aderente alle esigenze proprie dell'ambito archivistico: infatti i risultati di ogni ricerca corrispondono ad altrettanti link, seguendo ciascun
Figura 6 AriannaWeb - modello di presentazione standard di dati prove-nienti da Arianna
link il risultato, oltre ad essere visualizzato in maniera puntuale sotto forma di scheda, viene anche contestualizzato all'interno della rap-presentazione ad albero, consentendo cosi all'utente di orientarsi al meglio.
Figura 7 AriannaWeb - descrizione separata del soggetto produttore
5. AriannaWeb utilizza per la visualizzazione sul web di immagini digitali ad alta risoluzione la tecnologia Open Source IlPImage (Cfr. http://iipimage.sourceforge.net/).
Le funzionalita per la valorizzazione: la visualizzazione delle immagini
AriannaWeb e in grado di offrire una serie di funzionalita ag-giuntive, che a pieno titolo fanno di AriannaWeb uno strumento per a valorizzazione archivistica, oltre che per la comunicazione efficace di strumenti di corredo.
La prima e piu importante di queste funzionalita e data dalla visualizzazione via web di immagini ad altissima risoluzione. Attra-verso una tecnologia di nuova concezione5, AriannaWeb consente agli utenti di leggere agevolmente, attraverso la rete, i documenti ar-chivistici di loro interesse, superando gli ostacoli tecnologici finora esistenti e creando cosi una vera e propria "sala studio virtuale".
La caratteristica peculiare di AriannaWeb consiste nella possi-bilita di ricercare ed accedere alle immagini mediante una modalita squisitamente archivistica, ossia utilizzando la rappresentazione ad
albero (Figura 8).
In tal modo la lettura del singolo documento da parte del-l'utente risulta opportunamente inserita nel quadro produttivo e conservativo che gli e proprio (Figura 9).
Le potenzialita di AriannaWeb sono evidenti soprattutto in presenza di documentazione di tipo non testuale, ma grafico, il cui contenuto dunque non puo essere comunicato mediante una sempli-ce trascrizione del testo, ma solo ed esclusivamente attraverso la ri-produzione del documento nella sua interezza.
In questi casi, si ha a che fare spesso con materiale di grande formato, le cui immagini presentano difficolta di visualizzazione at-traverso la rete che AriannaWeb e in grado di superare brillantemen-te (Figura 10).
La conservazione nel tempo dei dati archivistici
Un'ultima ma importantissima caratteristica di AriannaWeb che mi preme ricordare riguarda la possibilita di preservare i dati ar-chivistici dall'obsolescenza tecnologica che inevitabilmente colpisce qualsiasi strumento impiegato per il loro rilevamento: sempre grazie ad EAD, i dati vengono infatti conservati, insieme alla loro semanti-ca, in formato xml, che e il piü accreditato proprio ai fini della con-servazione nel lungo periodo.
Figura 8 AriannaWeb - visualizzazio-ne di un documento a seguito di ricer-ca all'interno della rappresentazione ad albero
Figura 9 AriannaWeb -visualizzazione a tutto schermo di un documento per la lettura e l'analisi
Figura 10 Esempio di visualizzazione di materiale cartografico6
6. L'immagine di esempio e tratta dalla colle-zione privata di mappe e atlanti del prof. Vladi-miro Valerio, pubblicata sul sito http://www. mapsandimages.it/