trn OBZORJA STROKE Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 54 Strokovni članek/ 1.04 Barbara Sosič DOKUMENTACIJA ETNOLOŠKIH ZBIRK V SLOVENSKIH MUZEJIH Prispevek je povzetek prispevka predstavljenega v okviru Muzeoforuma na temo muzejske doku­ mentacije 11. 11. 2002 v Cankarjevem domu v Lju­ bljani. Slovenski etnografski muzej je ustanova, ki jo Uredba o vzpostavitvi muzejske mreže za izvajanje javne službe na področju varstva premične kulturne dediščine in določitvi državnih muzejev iz leta 2000 razglaša za državni muzej1, ki opravlja javno službo za etnološko premično dediščino v sode­ lovanju s pokrajinskimi, medobčinskimi, mestnimi in posebni­ mi muzeji. Uredba določa, da ustanova, poleg ostalih dejavnos­ ti, v okviru svojih pristojnosti vodi register etnološke premične dediščine. Register, kot vemo, še ni zaživel, je pa v pripravi. Vodja dokumentacije v Slovenskem etnografskem muzeju Alenka Simikič je na začetku leta 2002 v sklopu priprav na register poslala informativni vprašalnik vsem muzejem, ki so v času izida »Uredbe« izpolnjevali pogoje za izvajanje javne službe na področju etnologije. Njegov namen je bil pridobiti podatke o stanju dokumentacije etnoloških zbirk po slovenskih muzejih za nadaljnje korake v postopku uvajanja registra. Slovenski etnografski muzej v raziskavi ni zajet, saj bi s številčnostjo, strukturo svojih zbirk in načinom dela vplival na neuravnotežen rezultat. V »Uredbo« je vključenih 24 muzejev, od teh je odgovore posredovalo 20. Vprašalnik je vseboval splošna vprašanja s področja načina dokumentiranja predme­ tov in številčnosti zbirk ter seveda uporabe standardov za opis predmeta, brez katerih registra ne bo mogoče ustvariti. Rezultati so pokazatelj stanja v začetku 1. 2002. Skupno število predmetov, ki jih je zajela raziskava, je 120.344. Število je okvirno, saj dve večji muzejski ustanovi svojih zbirk, tudi etnološke, nimata posebej ločenih, ampak sodijo v širši kontekst zbirk novejše kulturne ali urbane zgodovine. ' Uredba o vzpostavitvi muzejske mreže za izvajanje javne službe na področju varstva premične kulturne dediščine in določitvi državnih muzejev. Uradni list republike Slovenije št. 97, Ljubljana 20. 10. 2000, 10487-10488. Pregled številčnih podatkov iz raziskave (stanje začetek I. 2002) 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 120.344 1 67.929 1 33.747 ■ 63.887 1 49.730 5 . 1 1 II > 1 a s » > sl S I.S| g| o lil 2 "g S iP o 1 jin V) I5 1 1 39.659 Uporaba računalnikov in računalniških programov pri dokumentaciji etnoloških zbirk (stanje začetek l. 2002) Muzejske zbirke podatkov (program Mestnega muzeja Ljubljana) 18% program modes (je bil ali je še v uporabi) 32% lastni program 15% ne uporabljajo računalnika za dokumentacijo 45% Kljub lepemu številu predmetov pa je zaskrbljujoče, da je več kot tretjina predmetov neinventariziranih. Zaskrbljujoč pa je tudi podatek, da je predmetov z dokumentacijo še manj kot inventariziranih. Očitno je šlo pri posredovanju teh podatkov za nerazumevanje pojma dokumentacije predmetov, ki zajema tudi fazo vhoda in akcesije. Število dokumentiranih predmetov bi moralo biti nekoliko višje od števila inventariziranih, ker je velika večina muzejev (85 odstotkov), kot bomo videli kasne­ je, zabeležila, da vodijo fazo akcesije, ki je ena od predfaz inventarizacije v dokumentacijskem procesu. Ni namreč nujno, da so neinventarizirani predmeti tudi brez vsake dokumentaci­ je. Naj poudarimo, da govorimo o povprečju in odstotkih, pri čemer so določeni muzeji v prednosti, ker imajo inventa- rizirane vse predmete, drugi pa veliko manj. Kot je razvidno iz grafikona, je kar tretjina etnoloških predme­ Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 55 OBZORJA STROKE it». tov še neinventariziranih. Naj poudarimo, da govorimo o povprečju in odstotkih, pri čemer so določeni muzeji v pred­ nosti, ker imajo inventarizirane vse predmete, drugi pa veliko manj. Uporaba računalnikov in etnološki podatkovni standardi Eno od vprašanj se je nanašalo na število predmetov, katerih podatki so vneseni v računalniške baze podatkov, saj so ob podpori standardov ti že primerni za prenos v register etno­ loške premične dediščine. Ta številka ni visoka, zajema le tretjino vseh predmetov. Naj poudarimo, da imajo nekatere ustanove računalniško dokumentirane prav vse predmete, druge pa še nobenega, saj računalnika pri svojem delu z doku­ mentiranjem predmetov sploh ne uporabljajo. Če povzamemo še podatek, koliko kustosov etnologov pri dokumentiranju predmetov uporablja računalnik in kakšne pro­ grame pri tem uporablja, dobimo naslednjo sliko: V začetku 90. let seje ob uvajanju programa MODES vključi­ lo v tečaje in sočasno izobraževanje okoli 100 kustosov, med njimi veliko število etnologov. Nekateri program uporabljajo še danes, čeprav je zastarel. Kljub nekaterim slabim lastnostim, ki jih je imel, pa je prinesel tudi nekaj sprememb v zavest ljudi, ki so ga uporabljali. S tem mislimo predvsem na predstavo o tem, koliko bolj koristni so podatki o predmetih, ki jih vpisuje­ mo v standardni obliki, na isti način. Pri uvajanju MODES-a smo se namreč imeli priložnost srečati s standardi - tako glede postopka dokumentacije kot pri samem opisu predmeta. To je v zadnjem desetletju nedvomno vplivalo na zavedanje o pomembnosti dobrega dokumentacijskega sistema za uspešno delovanje muzejskih ustanov, kljub temu, da je bilo na tem področju malo storjenega. V okviru Mednarodnega komiteja za dokumentacijo CIDOC pri Mednarodnem muzejskem svetu ICOM je bila na CODOC- ovi konferenci v Ljubljani leta 1993 ustanovljena Etno delovna skupina (vodila jo je kolegica Alenka Simikič). Njen namen je bil izdelava mednarodnih etnoloških podatkovnih standardov. Ti bi med drugim omogočili kontrolo nad predmeti, ki so del etnološke kulturne dediščine. Skupina je standarde predstavila leta 1995 na CIDOC-ovi konferenci v Stavangerju na Norveškem, kjer so bili sprejeti in naslednje leto objavljeni v angleščini in francoščini. Do začetka leta 2002 so bili objavl­ jeni še v slovenščini, nemščini, češčini, grščini, španščini in italijanščini. Glede na to, da so bili mednarodni etnološki podatkovni standardi pri nas objavljeni že leta 1995 v reviji SEM Etnolog št. 52, moramo glede na vprašalnik ugotoviti, da jih pozna le približno dve tretjini kustosov etnologov, pri svo­ jem delu pa jih uporablja le slaba polovica. Naj omenimo, da je CIDOC poleg podatkovnih standardov za etnologijo objavil tudi standarde za arheološko kulturno dediščino ter likovna dela. Poznavanje etnoloških standardov Standardov ne poznam 32% Standarde poznam 68% Uporaba etnoloških standardov uporaba ne 53% Vprašalnik je poizvedoval o uporabi standardov v kartoteki predmetov, ki je lahko ročna ali izpisana iz računalnika, in v računalniškem zapisu, kar nam ponuja še veliko več možnosti hitrega pridobivanja podatkov. Tudi tukaj ugotavljamo, da smo različni, a bi se ob dobrem sistemu lahko dokaj dobro razumeli. Podatki so namreč povsod vpisani precej natančno in zajemajo vsa področja, ki jih omenja standard. Težava je le v strukturi, sistemu vpisa, z drugo besedo - standardiziranem vpisu v kartoteki, inventarni knjigi ali drugih evidencah muze­ ja. Pri imenovanju polj nas nedvomno čaka poenotenje. Področja etnološkega podatkovnega standarda so naslednja: (glej tabelo na naslednji starni) Iz podatkov o uporabi standardov je tudi razvidno, da veliko število podatkov, ki bi sicer sodili v različna standardizirana polja, pristane kot vezano besedilo pod splošnim opisom pred­ meta, opombami, zgodovino predmeta ali drugimi polji. Pri nestandardiziranem vpisovanju podatkov o predmetih se tako podatki skrivajo v: - Opisu predmeta: mere, material, okrasje, izdelovalec,število delov, uporabnik, stanje, kraj izdelave, uporabe, namen in način uporabe itd. - Opombah: izdelovalec, lokacija predmeta, izposoja, stanje itd. - Alenka Simikič 1955, Delovna skupina za etnologijo v okviru Mednaro-dnega komiteja za dokumentacijo pri Mednarodnem muze­ jskem svetu (ICOM-CIDOC), Etnolog 5 (EVI), Ljubljana, 384-391. OBZORJA STROKE Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 56 Polje etnološkega podatkovnega standarda Druga uporabljena imena za polje 1. Podatki o ustanovi Naziv ustanove Naslov ustanove 2. Podatki o identifikaciji predmeta Inventarna številka Klasifikacija Panoga, geslo,vrsta, oddelek Ime predmeta Predmet Drugo ime predmeta Domače ime Število delov Kratek opis 3. Podatki o fizičnem opisu predmeta Mere Material Snov Tehnika Okrasje Okras Napis/oznaka Stanje Ohranjenost 4. Podatki o zgodovini predmeta Izdelava Kraj izdelave Izvor, poreklo, zgodovina predmeta Izdelovalec Delavnica, avtor predmeta Čas izdelave Doba, datacija Uporaba Kraj uporabe Od kod, izvor Uporabnik Naročnik Čas uporabe Doba, obdobje Namen uporabe Način uporabe Funkcija Pridobitev Kraj pridobitve Od kod, najdišče Način pridobitve Pridobljeno Lastnik Izročitelj Datum pridobitve Letnica, čas pridobitve Pridobitelj Opombe 5. Podatki o vpisu Vpisovalec Inventariziral Datum vpisa 6. Podatki o namestitvi predmeta Namestitev predmeta Lokacija 7. Reference Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 57 OBZORJA STROKE Hi Posledice takega načina vpisa so slabo pregledni podatki. Dokler upravljamo z relativno majhnim številom predmetov, je stanje še obvladljivo, ko pa število predmetov naraste na več tisoč, je posledica slaba dostopnost in nepreglednost podatkov, predvsem pa časovno dolgotrajno delo pri iskanju že najbolj osnovnih podatkov. Naj omenimo, da bodo podatki, kot je npr. kraj ali način uporabe, najverjetneje del registra etnološke pre­ mične kulturne dediščine. To bo za veliko kustosov etnologov pomenilo precej dodatnega dela, saj bo pogoj za prenos podatkov o predmetih v register standardiziran. Standardizirani podatki, pa naj bodo napisani ročno ali v računalniku, omogočajo tudi sicer veliko večjo preglednost in dostopnost, kar jim daje posebno vrednost že pred izdelavo skupnega reg­ istra premične kulturne dediščine. Ni še znano, ali bo k normativu za vpis predmeta v register spadala tudi njegova fotografija. Naj navedemo podatek, da je približno polovica predmetov fotografiranih, pri čemer se v muzejih odstotek giblje od 5 pa do 100 odstotkov. Postopek dokumentiranja etnoloških zbirk Kustosi etnologi v povprečju na leto pridobijo 191 novih pred­ metov, pri čemer se dejanske številke gibljejo od 5 do 1000 predmetov. Podatki glede postopka dokumentiranja predmetov so enaki kot postopki dokumentiranja katerih koli muzejskih predmetov. Ti so sledeči: 1 1. EVIDENTIRANJE PREDMETOV Postopek evidentiranja predmetov pred možnim vhodom v muzej z zapisom lokacije izvaja 8 muzejev, možno pridobitev pa le 6. Beleženje možne pridobitve 2. VHOD Ko so predmeti že v muzeju, so podvrženi postopku dokumen- hranja. Načeloma bi morali biti vsi predmeti, ki prispejo v nmzej, tudi taki, ki ne bodo uvrščeni v muzejske zbirke, pa tudi tisti, ki si jih samo izposodimo, ob prihodu evidentirani. Beleženje vhoda Vhod beleži 12 muzejev, 8 pa ne. 3. AKCESIJA V postopku akcesije muzej predmet ali skupino predmetov for­ malno pridobi. V tej fazi ostanejo predmeti, ki jih ne uvrstimo v zbirke (npr. replike, predmeti, katerih primerke že imamo, slabo ohranjeni predmeti, ki rabijo zgolj za proučevanje itd.). Za ostale je to le postopek pred inventarizacijo. Beleženje vhoda Akcesijo vodi 16 muzejev, 4 je ne vodijo. 4. INVENTARIZACIJA Fazo inventarizacije opravljajo prav vsi muzeji, saj s tem pred­ met razglašajo za muzealijo. Zaradi velikega zaostanka pri tem delu pa bi v nekaterih muzejih veljalo pri novih pridobitvah predmetov bolj poudariti postopka vhoda in akcesije. Pri obeh postopkih predmete evidentiramo in jim dodelimo identifikaci­ jske številke, ki pomenijo zvezo s podatki, pridobljenimi pred inventarizacijo in so vanjo direktno prenosljivi. 5. KATALOGIZACIJA Poleg inventarne knjige vodi katalog predmetov 14 muzejev, 6 pa ne. Katalogizacija je lahko le oblika računalniškega izpisa ali ročno izpolnjen karton z najpopolnejšimi podatki o pred­ metu, kijih lahko dopolnjujemo ali spreminjamo (npr. glede na stanje in spremembe lokacije, nova dognanja itd.). HO. OBZORJA STROKE Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 58 Katalogizacija predmetov Enotnost dokumentacijskega sistema v muzejih Vemo, daje enoten dokumentacijski sistem znotraj muzeja, ne glede na raznolikost zbirk, predpogoj za dobro delovanje vsake ustanove. Omogoča dober pregled nad podatki o zbirkah v svoji oskrbi. Brez tega enotnega nacionalnega registra pre­ mične kulturne dediščine ne bo mogoče ustvarjati. Kako je z enotnim sistemom dokumentacije zbirk v vprašanih ustanovah? 6. INDEKSACIJA Je prej izjema kot pravilo, a vemo, da muzeji, ki imajo stan­ dardiziran vpis predmetov, zlahka - zlasti pri računalniškem zapisu - izdelujejo najrazličnejše indekse (npr. krajev, donator­ jev, časovnih obdobij itd.). Indeksacija predmetov 7. IZHOD Izhodno fazo beleži le dobra polovica vseh muzejev, vendar lahko upamo, da tisti, kije ne beležijo, in ostali, ki niso odgov­ orili na to vprašanje, ob izhodu predmeta napišejo reverz. Beleženje izhoda predmetov ni podatka 15% Ali v vašem muzeju uporabljate isti dokumentacijski sistem za različne vrste zbirk? vsaka zbirka ima svojo dokumentacijo 40% isti dokumentacijski sistem 25% da, ker imamo le eno zbirko 15% delno (do akcesije) 20% Smernice za nadaljnje delo Projekt registriranja premične kulturne dediščine se bo pripravljal še vrsto let. Pričakujemo, da bodo v tem času s konkretno zastavljenimi cilji rešene marsikatere dokumentaci­ jske zagate. Slovenski etnografski muzej od Ministrstva za kul­ turo, ki je začel s projektom že pred dvema letoma, pričakuje nadaljnja navodila. V Slovenskem etnografskem muzeju smo kustosi zaradi ukvar­ janja z isto matično vedo na neki način privilegirani, tako da težav s prehodom na skupno vodene evidence, ki so že od nek­ daj enotne, ni bilo. Leta 1991 smo pričeli uvajati računalniško podprt dokumentacijski sistem s programom MODES, od leta 2000 pa postopoma uvajamo računalniško bazo podatkov, ki trenutno deluje v prirejeni aplikaciji programa Access Mestnega muzeja Ljubljana. Že v programu MODES smo imeli vpisane osnovne podatke o vseh muzealijah, ki smo jih nato prenesli v sedaj uporabljani program.3 Ker se zavedamo težav pri vpisu podatkov v posamezna polja, bo treba ob upoštevanju standardov določiti enotna pravila vpisovanja za vse. Nedoslednosti se kažejo tudi pri poimenovanju predmetov. 3 Za podrobnosti glej: Alenka Simikič, Dokumentacijski sistem v Slovenskem etnografskem muzeju, Etnolog 12, 2002, str. 317 - 326 Glasnik S.E.D. 43/3,4 2003, stran 59 OBZORJA STROKE zato bo treba začeti z razvojem tezavra etnoloških terminov, ki bo kasneje kot terminološka kontrola uporaben tudi za kolege iz drugih ustanov. V naslednjem letu pa bo izšel tudi Leksikon etnologije Slovencev, ki nam bo pri tem delu v veliko pomoč. Že v začetku 70. let je Glasnik slovenskega etnološkega društ­ va2 4 objavljal t. i. etnološko sistematiko za etnološko bibli­ ografijo, ki nam poleg Vprašalnic za Etnološko topografijo slovenskega etničnega ozemlja5 rabi kot ogrodje pri klasi­ fikaciji vsega muzejskega gradiva, in je med etnologi dobro poznana, uporabljana in uveljavljena. V SEM jo nenehno dopolnjujemo z raznimi področji raziskovanja - glede na gradi­ vo, ki prihaja v muzej. Menimo, da je pregled stanja na področju upravljanja z etnološkimi zbirkami znotraj posameznih muzejev nujen, saj se ob tem pokažejo vse še nerešene težave, s katerimi se veči­ na muzejev še ni soočila. Naj znova poudarimo, da je enoten dokumentacijski sistem za vse zbirke edini način zanesljivega pregleda nad predmeti in delom v muzeju. Priporočila za nadaljnje delo so naslednja:6 1. V vsakem muzeju, pa če je po obsegu dela in zbirk še tako majhen, je treba določiti cilje, ki bodo pripomogli k efek- tivnejšemu delu znotraj in zunaj ustanove. Da cilje dosežemo, je treba upoštevati vsaj štiri pomembne vidike: • sprejeti pisno dokumentacijsko politiko, • imenovati odgovorno osebo, ki bo vodila doku­ mentacijo (če ni druge možnosti, npr. v manjših muzejih, je to lahko tudi eden od kustosov, ki ima v oskrbi zbirko predmetov in je to njegova dodatna zadolžitev), • pripraviti priročnik za dokumentacijske postopke in • zagotoviti ustrezno usposabljanje in podporo. Trenutno še nimamo službe - v prihodnosti pa bo ta nujna - ki bi vsem muzejem lahko nudila izobraževanje in podporo ob začetku skupnega usklajenega dela na področju muzejske dokumentacije. 2- Priporočamo uporabo etnoloških podatkovnih standardov in omenjenih standardiziranih postopkov dokumentiranja etnološkega gradiva, saj nam ti delo močno olajšajo, pred­ vsem pa poskrbijo za zanesljivost in usklajenost. Standardiziramo tako postopke kot zgradbo zapisov in kon­ trolo terminologije. To je prvi pogoj pri vzpostavitvi regis­ tra premične kulturne dediščine, saj omogoča izmenjavo podatkov, hkrati pa javnosti odkriva v zbirkah skrito bogastvo. Izboljšano delo na področju dokumentacije se hitro obrestuje, saj tako sploh vemo, kaj hranimo, kje se nahaja, kaj pogrešamo, hitro najdemo odgovore na vprašanja strank in jim ob računalniško podprti doku­ mentaciji nudimo tudi enostavnejši dostop do podatkov. Z veliko manjšim trudom pripravljamo podatke za publikaci­ je in tako širimo vedenje o predmetih v naši oskrbi. Na ta način zanje tudi bolje skrbimo, saj imamo urejene dokaze o lastništvu, lažje najdemo pogrešane predmete, predvsem pa tako poskrbimo, da vedenje o zbirkah hranimo in čuvamo za naše zanamce. Ob tem brez težav sodelujemo z drugimi muzeji in dodajamo podatke v register premične kulturne dediščine. ^ Razvila stajo Mojca Ravnik in Janez Bogataj. 5 Uredili Slavko Kremenšek, Vilko Novak, Valens Vodušek, Etnološka topografija slovenskega etničnega ozemlja. Vprašalnice, Raziskovalna skupnost slovenskih etnologov, Ljubljana 1976-1977, 11 Zvezkov. Priporočila se nanašajo na teme, ki so podrobneje obdelane v knjigi Stuarta A. Holma Opredmeteni predmeti, Kako dokumentirati muze­ jsko zbirko. Skupnost muzejev Slovenije, 2003.