ARHIVI 31 (2008), št. 2 Iz prakse za prakso 333 Poročilo arhivske delovne skupine za šolstvo 2007-2008 V delovni skupini sodelujejo: Vlasta Tul (PANG), Ljiljana Šuštar (ZAL), Ivanka Zajc-Cizelj (ZAC), Simona Velunšek (PAMB), Nataša Majerič Kekec (ZAP), koordinatorica je bila od 23. 5. 2007-18. 1. 2008 Vlasta Tul, po 18. 1. 2008 jo je nasledila Mirjana Kontestabile Rovis. Cilji delovne skupine so: zbiranje skupne zakonodaje s področja arhivistike in šolstva, spremljanje zakonodaje o določanju rokov, spremljanje šolske zakonodaje; - poenotenje navodil za odbiranje arhivskega gradiva; zbiranje strokovne bibliografije; izmenjava izkušenj in dobrih praks; - reševanje problematike dela skupine za šolstvo; - izobraževanje in spremljanje novosti v šolstvu in izobraževanju; doseganje boljše usposobljenosti za usklajevanje sodelovanja z ustvarjalci arhivskega gradiva; zagotavljanje kakovostnejše komunikacije in integracije v okolju, med arhivi in z ustvarjalci; Z delovanjem skupine so seznanjeni vsi direktorji slovenskih arhivov. Direktor Arhiva Republike Slovenije je 21. 1. 2008 s sklepom 021-1/2008/1 imenoval delovno skupino za strokovno koordinacijo delovnih skupin v okviru slovenskih javnih arhivov. Skupina deluje tako, da se sestaja po navadi v Ljubljani v prostorih ARS-a na posvetih, ki ga skliče koordinatorica delovne skupine in po skupni e-pošti. Poročilo o delu 2007-2008 Skupina se je prvič sestala na sestanku 23. 5. 2007 v Novi Gorici, tako se je formaliziralo dotedanje neformalno sodelovanje. Takoj na začetku smo bili v skupini mnenja, da si bomo dopisovali prek dopisne liste, saj nam bo to omogočalo lažjo izmenjavo informacij. Za to sta se zavzeli Vlasta Tul in Lili Šuštar in skupina je dobila e-pošto solstPO@%al-lj.si. Tako si izmenjujemo obvestila, novice, zakonodajo, sestavljamo razne dopise. Dopisna lista se je izkazala kot zelo uspešno in pomembno orodje za delovanje skupine, saj smo si izmenjali podatke več kot petdesetkrat, natisnjena pošta pa bi presegala 100 strani. Skupina se je večkrat dobila na delovnih sestankih. Kot najbolj aktualna tema se je pokazal novi klasifikacijski načrt, ki ga pripravlja ministrstvo za šolstvo in znanost. Vodja skupine Vlasta Tul se je sredi septembra 2007 obrnila na mini- strstvo za vzgojo in izobraževanje z vprašanjem, kdaj bo sprejet klasifikacijski načrt ter jim posredovala članek, v katerem je zbrala odziv regionalnih arhivov na enotni klasifikacijski načrt z roki hrambe (predstavljen v Radencih). V drugo je ponovno poskušala v začetku oktobra. Kmalu sta prišla odgovora, da komisija, ki sprejema omenjen načrt končuje delo ter da bo načrt začel veljati v začetku leta 2008. Ker v začetku leta klasifikacijski načrt ni bil sprejet, smo 27. 3. 2008 ponovno vprašali ministrstvo, kdaj bo klasifikacijski načrt sprejet. Dobili smo odgovor, da opravljajo še drobne popravke. Na sestanku smo med seboj zamenjali tudi navodila za odbiranje arhivskega gradiva, ki naj bi jih med seboj primerjali in pregledali ter v prihodnosti skušali sestaviti poenotena navodila za osnovne in srednje šole, ki bodo urejala gradivo pred sprejetjem klasifikacijskega načrta. Na predzadnjem sestanku smo obravnavali te teme: ali naj o novem klasifikacijskem načrtu govorimo tudi na izobraževanju delavcev, vendar se nam kljub zastavljenim vprašanjem tajnic to ni zdelo smiselno. Aktualen je tudi položaj Zavoda za šolstvo, v nekaterih arhivih sodi v resor šolstva, v drugih pa v upravo. Sklenili smo zaprositi skupino za upravo za podrobnejše informacije. Kot problem se je pokazalo neskladje v zakonodaji glede izločitvenih rokov za vzgojne ukrepe: po šolski zakonodaji je rok za izločitev ukrepa iz osebne mape 31. 8., po Uredbi o upravnem postopku pa je rok za izločitev 1.1. naslednje leto. Skupina je aprila 2008 sodelovala na posvetovanju v Radencih na okrogli mizi delovnih skupin, kjer je bilo podano poročilo o delu. Na okrogli mizi so bili sprejeti tile sklepi za vse delovne skupine: da imajo na vsakem posvetovanju skupine svoje srečanje, da poročila objavimo v Arhivih, da se zavzemamo za skupni portal zaradi lažjega komuniciranja, da skupine izdajajo priročnike za arhiviste in ustvarjalce arhivskeg gradiva, da vplivajo na področno zakonodajo ter okrepijo svojo navzočnost na terenu. Skupina se je 18. 6. 2008 v prostorih ZAL-a srečala z Vesno Dedič iz podjetja Logos, ki pripravlja klasifikacijski načrt za šole. Na sestanku, ki se ga je udeležil tudi dr. Žumer, smo pregledali KN in dali naj pripombe. Pozneje je s podjetjem Logos sodelovala Vlasta Tul, 17. 11. 2008 se dobimo na delavnici, na kateri nam bodo predstavili uporabo KN ter pravno podlago, tako da bomo arhivisti, ko gremo na teren k ustvarjalcem vedeli, kako se KN uporablja. Da bi premagali neskladje med šolsko in arhivsko zakonodajo, smo na ministrstvo za šolstvo 9. 6. 334 Iz prakse za prakso ARHIVI 31 (2008), št. 2 2008 naslovili pismo o arhivskem gradivu v vzgoj-no-izobraževalnih ustanovah ter našteli neskladja med obema zakonodajama. O vsem smo obvestili tudi Solo za ravnatelje. Dobili smo odgovor z Di-rektorata za šolstvo, kjer so nas prosili, da sestavimo okrožnico o pereči arhivski problematiki, ki so jo potem poslali v vrtce, osnovne ter srednje šole. Mitjana Kontestabile Ropu, delovna skupina %z šolstvo Arhiv Republike Slovenije v sodelovanju z javnostjo. Odmev na članek Arhivi in njihova vloga v sodobni družbi Odzivam se na prispevek avtorice Mateje Jeraj Arhivi in njihova vloga v sodobni družbi, ki je bil objavljen v glasilu Arhivi 31 (2008), št. 1. Kolegica je premalo osvetlila prakso v Arhivu Republike Slovenije, ki jo podpisana že 30 let soustvarjam, zato se mi zdi potrebno, da jo dopolnim. Že vse od povojnega časa smo se arhivisti predstavljali nestrokovni javnosti na več načinov, v skladu s časom in takratnimi možnostmi. Velik pomen smo pripisovali mlademu človeku, čigar zavest o vrednosti preteklosti lastnega naroda se oblikuje spontano, od pomoči ožjega družinskega okolja, pa vzgojno izobraževalnega sistema, ne nazadnje pa svoj delež prispevajo tudi institucije, kot je Arhiv Republike Slovenije.1 Sodelovanje z javnostjo je bilo različno. S šolsko mladino sodelujemo že od konca 70. let prejšnjega stoletja, ko sva s kolegico Marijo Grabnar od prof. Majde Smole, ki je odšla v pokoj, prevzeli vodstva šolskih skupin, od osnovnošolskih do univerzitetnih. Obisk se je začel povečevati, ko smo začeli postavljati razstave, ki jih med obveznostmi arhiva navaja tudi arhivska zakonodaja. Sicer pa sega ta dejavnost v Arhivu RS že v sredo 50. let prejšnjega stoletja. Od začetkov osemdesetih let smo pripravili skoraj vsako leto eno. Katalogi so bili čedalje kvalitetnejši tako po vsebini kot po obliki. Število obiskov pa je v letih 1980-1993 nihalo od 1.500 do 2.000. Izrazito popularizatorskega pomena so bili tako imenovani dnevi arhivov oz. dnevi odprtih vrat, ki Grabnar, Marija: Ali se lahko arhiv vključi v vzgojno izobraževalni proces mladega človek? Arhivi. V (1982), št. 1-2, str. 43-44. smo jih organizirali enkrat na leto, ter tako omogočili obisk vseh prostorov, tudi depojev, vsem, ki sta jih zanimali arhivsko gradivo in naše delo. Kot takratno novost v javnem delovanju pa moram še omeniti komisijo za popularizacijo Arhiva Slovenije, ki je bila ustanovljena spomladi 1990 in je v letih 1990—1993 z nekaterimi promocijskimi načini osvežila našo dotedanjo prakso. Izdajali smo stenske koledarje, rokovnike in razglednice oz. novoletne voščilnice. Našemu sporočilu smo dali obliko uporabnega predmeta in se tako približali človekovemu vsakdanu, ne da bi pri tem trpela kakovost sporočila. Leta 1991 smo bili celo nagrajeni z zlato medaljo za popularizacijo kulturne dediščine.2 Vse od leta 1980 Arhiv RS prispeva tudi k popularizaciji znanosti in znanja med mladimi, saj sodeluje v komisiji za delo zgodovinskih krožkov pri Zvezi prijateljev mladine Slovenije. Delo komisije so med drugim izbira raziskovalnih tem, ocenjevanje raziskovalnih nalog in usmerjanje v kakovostno metodološko delo z mladimi raziskovalci. V Arhiv RS prihajata v povprečju vse od leta 1982/83 po dve šolski skupini na mesec. Prilagajamo se njihovim željam, za učence osnovnih in srednjih šol pa smo si oblikovali ustaljeno prakso: celotna predstavitev traja dve šolski uri. Ob dokumentih jim predstavimo raznovrstnost arhivskega gradiva, jim osvetlimo smiselnost naše širše dejavnosti, zlasti jih opozorimo na razliko med arhivom, knjižnico in muzejem. Navadno jim pokažemo krajši filmski posnetek in, če je le možno, si ogledajo arhivsko skladišče, kapelico Gruberjeve palače in konservatorsko delavnico. Odzivi učencev oz. dijakov so različni, od pasivnega poslušanja in zastavljanja zanimivih vprašanj že med predavanjem, do velikega čudenja osnovnošolcev ob pogledu na debele zemljiške knjige v arhivskem skladišču. Avtorica članka citira dr. Ljubico Suligoj, ki priporoča, da bi bile npr. šole redno seznanjene z arhivskimi pridobitvam, letnimi arhivskimi poročili, pri sestavi učbenikov bi morali sodelovati tudi arhivisti. Za vse to so bile pri nas v preteklosti že dane pobude in predlogi, vendar kot sama ugotavlja, so kadrovska in prostorska vprašanja še vedno velik problem. V Arhivu RS že 20 let čakamo na adaptacijo prostorov nekdanje vojašnice na Roški, s katerimi bi ta dejavnost veliko pridobila. M Grabnar, Marija: Slovenski arhivi in javnost. 16. arhivsko Zborovanje Ptuj od 27. do 29. sept. 1995, ASS in ZAP, str. 55-59.