107 Corinna Simonini1 BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE Abstract Purpose: The aim of the paper is to present the development framework of the rela- tionship between the University of Udine and its archives, identifying which elements have influenced the administrative actions directed at the care of the archives them- selves. Specifically, we intend to illustrate how the institution has acted in defining and treating the documentary material it has produced and what elements are emerging in the modelling of the historical archive section, the establishment of which is being planned in compliance with the requirements of the regulations in force. Method/Approach: The methodology applied for this investigation is part of a broad- er research project that is analyzing in general terms how management and valorization of historical archival fonds has developed in Italian Universities, starting from the point of view of the University of Udine. The specific aspects considered in this intervention are part of the historical context analysis made for the project, which concerned the reconstruction of the University history, the investigation of the document management in the administrative organization, and the census of the archival materials. Results: Considering the University of Udine, the development of document man- agement has been upgraded by the concomitant presence of several aspects, such as the participation in the major national projects born in the context of the Nation- al Conferences of the Archives of Italian Universities, the creation of an archives commission and the institutionalization of the General University Archives. Since the 2000s, the administration has provided for various projects focusing on both current and deposited archival records. Currently, the census of the University’s historical documents is showing how articulate the anatomy of the different archival fonds pro- duced and acquired by an institution so complex is, particularly in its structure. Keywords: university archives; University of Udine; historical archives; Italian Universities. 1 Corinna Simonini, Archivist and PHD student in Archival Science at the University of Udine. E-mail: simonini. corinna@spes.uniud.it or corinna.simonini@uniud.it. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 108 TRA GESTIONE DOCUMENTALE E ARCHIVIO STORICO: IL CASO DELL’UNIVERSITÀ DI UDINE Abstract Scopo: Obiettivo dell’intervento è esporre il quadro di sviluppo della relazione tra l’Ateneo di Udine e il suo archivio, individuando quali elementi abbiano in- fluenzato le azioni amministrative rivolte alla cura dell’archivio stesso. In modo particolare, si intende illustrare come l’ente abbia agito nel trattare i materiali documentali che ha prodotto e quali spunti di riflessione stiano nascendo nella definizione della sezione separata d’archivio, la cui istituzione è in progettazione nel rispetto degli adempimenti previsti dalla normativa vigente. Metodo/Approccio: Le metodologie utilizzate rientrano in un piano di ricerca più ampio legato al progetto che sta analizzando in linea generale le modalità di gestione e valorizzazione dei fondi storici delle università, partendo dallo specifi- co caso dell’archivio dell’Ateneo di Udine. Gli aspetti considerati in questo inter- vento rientrano nelle indagini di contesto compiute per il progetto, che hanno ri- guardato la ricostruzione della storia dell’Ateneo, l’analisi dei documenti relativi alla storia dell’ufficio che si occupa dell’archivio e il censimento dei materiali. Risultati: Nel caso di Udine lo sviluppo della gestione documentale ha avuto un potenziamento grazie alla presenza concomitante di diversi elementi, quali la partecipazione ai grandi progetti nazionali nati nel contesto delle Conferenze or- ganizzative degli archivi delle università italiane, la nascita di una commissione archivi e la nascita dell’Archivio generale di Ateneo. A partire dagli anni Due- mila, l’amministrazione ha previsto diversi progetti incentrati sulla tenuta sia dei documenti in fase corrente che di deposito. Ad oggi, il censimento dei nuclei storici dell’Ateneo sta mostrando quanto sia articolata la costellazione di fondi archivistici prodotti e acquisiti da un ente così complesso nella sua struttura. Parole chiave: archivi universitari; Università di Udine; archivi storici; univer- sità italiane. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 109 MED UPRAVLJANJEM Z DOKUMENTI IN ZGODOVINSKIM ARHIVOM: PRIMER UNIVERZE V VIDMU Povzetek Namen: Cilj prispevka je predstaviti razvojni okvir odnosa med Univerzo v Vidmu in njenimi arhivi ter ugotoviti, kateri elementi so vplivali na administra- tivne aktivnosti, usmerjene v skrb za arhivsko gradivo. Konkretno želimo ilu- strirati, kako je zavod ravnal pri opredeljevanju in obravnavi dokumentarnega gradiva, ki ga je izdelal, in kateri elementi se pojavljajo pri vzpostavitvi oddel- ka zgodovinskega arhiva, katerega ustanovitev se načrtuje v skladu z zahtevami veljavnih predpisov. Metoda/pristop: Metodologija, uporabljena v tej raziskavi, je del širšega razi- skovalnega projekta, ki na splošno analizira, kako se je upravljanje in valoriza- cija zgodovinskih arhivskih fondov razvijala na italijanskih univerzah, začenši z vidika Univerze v Vidmu. Posebni vidiki, obravnavani v tem pristopu, so del ana- lize zgodovinskega konteksta, ki je nastala za potrebe projekta in se nanaša na rekonstrukcijo zgodovine univerze, raziskavo upravljanja dokumentov v upravni organizaciji in popis arhivskega gradiva. Rezultati: Na Univerzi v Vidmu je bil razvoj upravljanja z dokumenti nadgra- jen s sočasno prisotnostjo več vidikov, kot so sodelovanje v velikih nacionalnih projektih, nastalih v okviru nacionalnih konferenc arhivov italijanskih univerz, ustvarjanje arhivske komisije in institucionalizacija Splošnega univerzitetnega arhiva. Od leta 2000 je uprava poskrbela za različne projekte, ki so se osredoto- čali na deponirano arhivsko gradivo ter gradivo v pripravi in analizi. Trenutni popis zgodovinskih dokumentov univerze kaže, kako različna je lahko sestava različnih arhivskih fondov, ki jih ustvari in pridobi tako zapletena institucija, zlasti v svoji strukturi. Ključne besede: univerzitetni arhivi; Univerza v Vidmu; zgodovinski arhivi; Ita- lijanske univerze. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 110 1. INTRODUZIONE La relazione tra l’ente che produce i documenti e la sedimentazione del suo ar- chivio, che è naturale conseguenza dello svolgimento delle proprie attività, può assumere forme articolate, la cui analisi non è banale. Sicuramente tra i diversi aspetti da considerare rientra anche la complessità del rispecchiamento tra ar- chivio ed ente (Pavone, 1970), ma prima di applicare l’indagine della relazione tra archivio come è e come dovrebbe essere ad un particolare caso archivistico è utile avere un quadro definito della situazione in cui si sono trovati quello specifico ente e quello specifico archivio. Partendo da questa considerazione, lo studio delle dinamiche che hanno caratter- izzato l’Archivio dell’Università di Udine si pone come premessa per una futura e più ampia analisi della relazione tra archivio ed ente, e il suo caso può rivelarsi in- teressante per due motivi: prima di tutto perché la nascita dell’Ateneo si inserisce nel processo di riforma nazionale dell’istruzione superiore ed è quindi un caso es- empio da cui si possono trarre degli aspetti comuni anche per gli altri atenei nati o sviluppatisi in questo periodo storico; in secondo luogo perché il percorso di nascita dell’università di Udine è dipeso da dinamiche interne del Friuli Venezia Giulia che offrono uno spaccato importante del legame fortemente radicato tra la popolazione, il territorio e l’università, dinamiche che si riflettono nell’archivio stesso e nella sua valorizzazione. Diversi aspetti hanno influenzato l’Università di Udine nella progettazione della gestione documentale, a partire dall’adesione al progetto Titulus 97 e dagli adem- pimenti che ha comportato, fino allo sviluppo dell’ufficio preposto alla gestione dell’archivio. Nel corso degli ultimi venticinque anni l’Ateneo ha curato diversi progetti per garantire il corretto adempimento delle attività legate alla gestione della documentazione corrente e in deposito, ma solo di recente, avvicinandosi il suo cinquantesimo compleanno, si è trovato a dover riflettere sull’istituzione della propria sezione separata d’archivio, e tramite un progetto specifico sta oggi affrontando la definizione del primo nucleo del suo archivio storico. L’indagine di tutti questi aspetti può aiutarci a fare alcune considerazioni sulla complessità della sedimentazione e acquisizione dei documenti storici in relazione alla strut- tura dell’ente universitario. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 111 2. SULLA RELAZIONE TRA STORIA DELL’ENTE E AR- CHIVIO La forte spinta al cambiamento che ha caratterizzato l’Italia degli anni Sessan- ta e Settanta si è strutturata attorno a temi molto rilevanti in ambito culturale e sociale, e nell’immaginario comune spiccano le immagini delle proteste stu- dentesche e dei movimenti del Sessantotto. All’interno di questi anni di rivoluz- ione, le politiche amministrative si sono rivolte al problema di riformare l’assetto statale dell’istruzione, coinvolgendo tutti i livelli, dalle scuole elementari fino alle università (Ricuperati, 2015). Uno dei cambiamenti fondamentali che ha toccato in modo particolare lo sviluppo degli Atenei è stata la liberalizzazione dell’accesso universitario sancita con la legge Codignola che, aprendo la possibilità di iscrizione ai corsi di laurea a tutti “i diplomati di istituti di istruzione secondaria di secondo grado” (L. 910/1969, art. 1) ha comportato un accrescimento della domanda di corsi universitari. Questo passo, assieme ai successivi decreti e leggi che compongono la complessa riforma universitaria di questi decenni2, ha quindi aperto la strada alla nascita di nuovi Atenei, spesso tramite simili dinamiche quali la creazione di con- sorzi, libere facoltà, o di nuove sedi a partire da facoltà distaccate di altre Univer- sità3. Questi “nuovi” atenei si trovano oggi a dover ragionare rispetto all’istituzione della sezione separata d’archivio, così come prevista dalla normativa italiana sui beni culturali (D. Lgs. 42/2004, art. 30). Riflettere quindi sulle dinamiche che han- no caratterizzato la relazione tra atenei e archivi è un punto di partenza che servirà in futuro per individuare elementi comuni a supporto degli interventi di istituzione e valorizzazione degli archivi storici di questi enti, sulla scia delle riflessioni congi- unte e comunitarie che allo stesso modo si sono occupate di normalizzare le metod- ologie applicate alla tenuta degli archivi universitari, a partire dal primo progetto di Titulus 97, fino all’ultimo di individuazione di un massimario comune presentato all’8° Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane nell’aprile di quest’anno4. A partire da queste considerazioni, la progettazione dell’archivio 2 Si vedano in particolare gli schemi con indicazione degli adempimenti di riforma (Gattullo and Visalberghi, 1986, 192–218). 3 Tra il 1970 e 1985, tramite Decreti Presidenziali per la statalizzazione di libere università e tramite Leggi istitutive nascono gli Atenei di Ancona, di Roma Tor Vergata, della Tuscia, di Cassino, della Basilicata, di Brescia, del Molise, di Reggio Calabria, di Verona, di Trento e dell’Abruzzo. 4 Gli atti dell’8° Conferenza organizzativa sono in fase di pubblicazione, mentre sono disponibili online le pre- sentazioni degli interventi. In merito al massimario di selezione per gli archivi universitari si veda la presentazione di Chiara Cabbia (Cabbia, 2024). BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 112 storico dell’Università di Udine può offrire un punto di osservazione per la rifles- sione archivistica comune sugli atenei nati in questo periodo. Al tempo stesso, va però considerato che il suo archivio riflette le vicende particolari che le sono proprie e che sono legate alla storia locale e regionale del Friuli Venezia Giulia. Di certo, per quanto gli aspetti normativi e organizzativi di un ente implichino politiche di gestione dell’archivio similari, l’archivista in quanto tale lavorerà sempre nel defini- re il singolo contesto e ricostruire le sue peculiarità e non è quindi possibile prescin- dere dall’analisi della correlazione tra storia locale, storia del soggetto produttore e storia archivistica (Carucci, 1998). Per comprendere quanto il percorso per l’istituzione dell’ateneo di Udine sia radi- cato nella storia locale si deve tenere presente che, per quanto l’Ateneo sia nato nel 1978, l’intenzione di sviluppare corsi universitari nella città risale a quasi quind- ici anni prima. Già nel 1964 si hanno infatti le prime richieste di una facoltà a Udine, al tempo dotata di una struttura ospedaliera ampiamente sviluppata, tanto che l’ordine dei medici della città la indica come sede preferibile per la nascita di corsi universitari di medicina, al tempo ancora assenti in regione (Carrozzo & El- lero, 1967). Gli studenti e diverse personalità udinesi caldeggiano per la proposta e, quando la sede della facoltà di medicina viene invece destinata a Trieste, i circoli studenteschi uniscono le loro forze e organizzano manifestazioni e tre giornate di sciopero. A partire da questa prima forte movimentazione il tema prende ampia- mente parte nella discussione politica regionale e vede la partecipazione di diversi protagonisti, tra politici, istituzioni regionali, locali, Ateneo di Trieste e movimenti popolari. Senza soffermarci troppo sui singoli aspetti di questa vicenda, che sarà ampiamente trattata dal progetto sull’archivio storico, ricordiamo che Udine vive una prima fase come sede distaccata dell’Università di Trieste, prima con la nascita della facoltà di lingue nel 1968 e poi con i corsi di ingegneria nel 1972. Negli anni successivi continuano le richieste di un Ateneo completamente autonomo, anche in considerazione di diverse problematiche delle facoltà distaccate, fino alla raccolta firme per una proposta di legge di iniziative popolare iniziata già prima del terre- moto del 1976, su iniziativa del Comitato per l’Università friulana. 5 5 Riguardo le vicende che hanno caratterizzato la nascita del Comitato e i suoi sviluppi, fino all’istituzione della Facoltà di medicina nell’Università di Udine si veda la pubblicazione dei diari di Tarcisio Petracco (Petracco, 2022). Per comprendere invece i singoli avvenimenti a partire dalle testate giornalistiche locali esiste come fonte la rassegna stampa conservata nel fondo di Lucio Peressi, attualmente in fase di ordinamento, e la cui valorizzazione è prevista nel progetto sull’Archivio storico dell’Ateneo di Udine. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 113 Tutti gli aspetti di questo percorso si riscontrano proprio nell’archivio d’Ateneo, che riflette in maniera diretta le sue vicende storiche e amministrative: le serie archivistiche dei fascicoli degli studenti e delle tesi di laurea hanno infatti come estremo cronologico iniziale l’anno accademico 1969/1970, e conservano i mate- riali afferenti alle facoltà di lingue e ai corsi di ingegneria con la chiara intestazi- one dell’Università di Trieste. Allo stesso modo, si conservano anche i documenti legati all’amministrazione di questi corsi distaccati, al tempo sostanzialmente gestite dal Consorzio per la costituzione e lo sviluppo degli insegnamenti univer- sitari in Udine, istituto collaborativo nato nel 1967 (Petracco, 2022) proprio per favorire lo sviluppo di corsi universitari a Udine e fare da tramite con la Regione (Rossetti, 1994). A partire da questi elementi, possiamo considerare che uno dei primi aspetti in cui si concretizza la relazione tra soggetto produttore e archivio sta nell’esplicitazione degli eventi storici che hanno portato alla nascita dell’ente all’interno dei documenti che compongono il suo archivio, il quale, come il ser- pente orubòro che vive nutrendosi della sua coda, diviene fonte diretta per com- prendere sia il proprio soggetto produttore che sé stesso. 3. SULLA DEFINIZIONE DEL PROPRIO ARCHIVIO DA PARTE DEL SOGGETTO PRODUTTORE Negli anni di definizione delle strutture amministrative centrali dell’Ateneo di Udine, a partire dalla legge istitutiva del 1978 fino agli anni Novanta, il rapporto tra l’ente in quanto soggetto produttore e il suo archivio non è stato esplicitato con provvedimenti particolari, ma ha preso avvio dalla necessaria nascita dell’ufficio protocollo. Nella naturalezza dettata dai fini pratici, questo ufficio si è occupato di gestire documenti e fascicoli attivi e di conseguenza l’archivio corrente si è costituito con l’uso di criteri e strumenti canonici; in particolare, ad oggi si con- servano i registri di protocollo e gli “indici dell’archivio protocollo”, di fatto dei veri e propri titolari di classificazione, divisi inizialmente in partizioni numerate progressivamente, e dal 1985 gerarchizzati in posizioni che rappresentassero le funzioni del soggetto produttore in modo più sistematico. A partire da questa prima fase improntata alla “pura” amministrazione dell’ar- chivio corrente, la gestione documentale si è poi articolata in modo sempre più strutturato, influenzata dalle iniziative nazionali, dai cambiamenti organizzativi dell’ufficio e dall’istituzione della commissione archivi. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 114 Il momento che ha segnato una nuova articolazione della gestione documentale e una presa di consapevolezza dell’amministrazione universitaria rispetto al pro- prio archivio è individuabile nell’adozione del Regolamento per la gestione, tenu- ta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico6 nel giugno del 1998. Il regolamento è stato approvato come naturale conseguenza dell’adesione al progetto di Titulus 97, sancita dall’Università di Udine con una lettera di intenti nell’aprile del 1998, e ha ripreso in maniera evidente l’atto ad- ottato dall’Università di Padova all’avvio del progetto, riadattandolo però alla propria situazione e definendo sì tutti gi aspetti relativi alla tenuta dei documenti e dell’archivio, ma omettendo le parti relative ai servizi dell’archivio storico, che a quel tempo ancora non erano strutturati. Il punto di svolta è individuabile nel fatto che per la prima volta in un regolamento interno fossero sia esplicitate le definizioni di archivio e delle sue suddivisioni, sia individuate le funzioni dell’in- frastruttura tecnica destinata alla sua gestione. Da qui si è inoltre avviata la sperimentazione sull’uso di un titolario normalizzato e creato un gruppo di lavoro interno con coordinamento del personale dell’archivio generale e supervisione del delegato del Rettore per i servizi del protocollo e dell’ar- chivio7. L’importanza che l’avvio di questo progetto ha avuto è evidente anche dagli atti della 1° conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane, nella quale personalità e ruoli diversi dell’ateneo udinese hanno offerto il loro contributo per esporre la molteplicità dei risultati raggiunti in contesti diversi dell’amminis- trazione8. In particolare, si è giustamente puntualizzato il vantaggio di applicare queste novità ad un ateneo la cui vita era talmente recente che, ponendosi come sede sperimentale, avrebbe potuto dimostrare con il tempo come una buona sedi- mentazione documentale potesse dare in futuro i suoi frutti sull’archivio storico, se combinata con un’organizzazione dell’archivio corrente costantemente aggiornata con la normativa e con le novità proposte in ambito di ricerca (Maniassi, 1998). Nell’anno 2000 l’Università ha approvato il nuovo Ordinamento degli uffici e dei servizi9, dando una puntuale definizione delle sue strutture organizzative. In 6 Decreto Rettorale n. 556 del 30/06/1998 dell’Università degli Studi di Udine. 7 Ruolo al tempo ricoperto dal professor Roberto Navarrini, titolare della cattedra di archivistica presso la Facoltà di Lettere e Filosofia. 8 Si vedano in particolare il contributo di Michela Maniassi e la sezione relativa alle Esperienze udinesi negli atti della 1° conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane con i contributi di Maria Cristina Guanin, Anna Olivo, Franca Pasqualotto, Fabio Romanelli, Stefania Capellupo, Sonia di Giorgio, Manuela Tomad, Cristina Zannier. 9 Approvato con Decreto Rettorale n. 1031 del 01/09/2000 dell’Università degli Studi di Udine. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 115 questa occasione l’ufficio incaricato di occuparsi della gestione documentale ha acquisito una propria autonomia diventando Centro gestione documenti, e rien- trando in quelle unità organizzative denominate Centri di supporto Gestionale, operanti per la fornitura di servizi operativi. L’autonomia acquisita, combinata alla presa in servizio come responsabile di un funzionario con specifiche compe- tenze archivistiche, rientra tra gli aspetti che hanno influenzato l’incremento dei progetti rivolti alla gestione dell’archivio (Bonfiglio-Dosio,1996). Altro elemento caratterizzante per il potenziamento di politiche interne rivolte all’archivio è rappresentato dalla nascita della commissione archivi che, come orga- no specializzato, ha assunto un ruolo propositivo fondamentale. Già prevista secon- do il regolamento interno del 1998, è stata effettivamente nominata nel 200210, e ha visto tra i suoi componenti il Direttore Amministrativo, il responsabile del Centro Gestione documenti, del Centro Elaborazione dati amministrativi e del Centro per le relazioni con il pubblico, due docenti universitari (uno di materie umanistiche e uno di materie scientifiche) e un soprintendente archivistico del Friuli Venezia Giulia. La molteplicità dei ruoli coinvolti ha permesso negli anni di far nascere discussioni che mettessero a confronto i diversi punti di vista, considerando gli aspetti pratici, gestionali e amministrativi assieme ai punti di vista accademici, e normativi. La periodicità degli incontri ha anche permesso di monitorare i progetti svolti negli anni e di analizzare collegialmente le problematiche riscontrate. Alcune di queste, comuni a molte amministrazioni, sono state riportate in modo reiterato all’attenzione della commissione, in particolare la necessità di spazi più ampi per accogliere i trasferimenti periodici di materiale in deposito e le lacune di personale, non tanto “qualitative”, dato che negli anni ha operato personale con formazione specifica nell’ambito archivistico, quanto più “quantitative” perché la permanenza del personale nell’ufficio è stata spesso precaria. Quando nel 2011 l’Ateneo ha affrontato una nuova riorganizzazione del proprio assetto, il Centro ha ripreso la propria natura di ufficio gestione documentale, inserendosi all’interno del Servizio affari istituzionali e legali (SAIL). Sempre a partire dallo stesso anno non è stata più rinnovata la commissione archivi, e si è così perso un organo di confronto. I progetti di interesse archivistico hanno 10 Nomina della prima commissione archivi con Decreto Rettorale n. 268 del 15/04/2002 dell’Università degli Studi di Udine. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 116 comunque continuato a nascere, improntati allo sviluppo dei servizi intorno alla consultazione delle tesi e alla loro descrizione, ma anche legati al censimento e individuazione di locali idonei per i materiali d’archivio. Non è banale considerare cosa influenzi lo sviluppo delle politiche gestionali dell’archivio di un ateneo: gli aspetti che andrebbero considerati sono tanti, tra questi anche la presenza di docenti di archivistica assunti stabilmente, la po- sizione geografica dell’università e la presenza di fondi pubblici per la gestione degli archivi. Va detto però, che dal quadro che abbiamo fin qui definito risulta evidente come una visione archivistica improntata alla condivisione con l’esterno abbia influito molto sulla visibilità e attuazione dei progetti legati all’archivio, sia attraverso la partecipazione a progetti nazionali sia tramite l’interesse di pro- fessionalità diverse, di ambito scientifico o amministrativo, interne ed esterne all’ateneo stesso. 4. SUGLI ADEMPIMENTI DOVUTI ALL’ARCHIVIO E SUL- LA COMPLESSITÀ DI UN ARCHIVIO STORICO UNIVERSI- TARIO Aldilà delle premesse gestionali che hanno portato l’amministrazione dell’Univer- sità a riconoscere e definire l’Archivio dell’Ateneo nella sua più ampia accezione, va considerato come la relazione con quest’ultimo si sia sviluppata negli anni. I cambiamenti nella gestione documentale hanno influenzato in particolare la tenuta dell’archivio corrente, anche in risposta allo sviluppo delle norme in materia di amministrazione digitale e protocollo informatico11, ma il progetto attualmente in cantiere per l’istituzione dell’archivio storico ci offre la possibilità di fare una rif- lessione diversa, legata invece alla tenuta della documentazione cartacea prodotta e acquisita a partire dai primi anni di attività dell’Ente. Lo studio delle modalità di gestione di questa documentazione, di fatto in fase di deposito, nel caso di un ente complesso come quello universitario, permette di inquadrare come sono state poste le fondamenta per un coerente sviluppo dell’archivio storico. Sappiamo che l’archivio di deposito rappresenta la fase più delicata della docu- mentazione in virtù della sua transitorietà (Carucci & Guercio, 2008); la ques- 11 Si tralasciano in questa occasione tutti i passaggi di adeguamento alle novità normative sulla tenuta del protocollo in- formatico e in generale il tema della gestione dell’archivio corrente, aspetti comunque molto rilevanti rispetto ai diversi adempimenti portati avanti dall’ufficio. Per approfondimenti sul tema si veda l’intervento di Brunetti D. & Simonini C. negli atti dell’8° conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane attualmente in fase di pubblicazione. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 117 tione si complica maggiormente nel caso dell’archivio universitario, che si trova a coordinare i trasferimenti di documentazione proveniente sia dall’amministrazi- one centrale che dalle strutture didattiche o dai centri gestionali, e deve am- ministrare coerentemente le operazioni per mantenere un quadro chiaro della situazione tramite l’organizzazione degli aspetti conservativi, la predisposizione di strumenti di gestione e la selezione dei documenti. A partire dalla definizione degli adempimenti spettanti per la gestione dell’Ar- chivio generale secondo il regolamento del 1998, l’Ateneo di Udine si è posto il problema di individuare un luogo adeguato alla conservazione dei materiali che periodicamente andavano esaurendo le loro funzioni correnti. Negli anni successivi un magazzino nell’area scientifica dell’Università è stato destinato al deposito e sono presto stati trasferiti diversi materiali documentali prima conservati in locali non idonei. La sede è stata interessata poi da alcuni lavori di adeguamento, comprensivi di acquisto di armadi compattabili e di strut- turazione di impianti antincendio. Nel tempo si sono susseguiti trasferimenti di materiali archivistici provenienti da uffici e sedi distaccate, e il deposito ha raccolto anche documenti di ripartizioni o centri che nel tempo sono stati chi- usi. Per garantire una gestione coerente di tutti i materiali, che permettesse di ritrovare con rapidità fascicoli ancora utili per fini giuridico-amministrativi, il personale dell’ufficio ha lavorato alla redazione di elenchi e strumenti di ges- tione; in modo particolare ricordiamo due censimenti fatti su larga scala, che ancora oggi risultano essere uno strumento efficace ad uso interno, a riprova del fatto che attività archivistiche definite a priori in modo chiaro e coerente hanno una loro validità anche dopo decenni. Tra il 2004 e il 2005 è stato attuato il primo importante censimento di natura topografica, corredato da una pianta delle scaffalature posizionate nei locali ad uso archivio, con indicazione delle loro numerazioni e con i riferimenti dei metri lineari occupati e di quelli disponibili. Le voci principali del censimento inten- devano definire il quantitativo di materiale versato e il posizionamento topograf- ico, ma è interessante che siano stati specificati anche i riferimenti degli uffici versanti, così da ricostruire un primo quadro di come si siano riflesse nell’archiv- io le modifiche strutturali che hanno interessato gli uffici, le ripartizioni e i centri di Ateneo. L’elenco di censimento è stato impostato in modo da esplicitare già le BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 118 serie conservate, con indicazione dello stato di ordinamento e riferimento alla necessità di eseguire eventuali operazioni di selezione e scarto. Quando nel 2016 si è reso necessario il trasferimento di tutti materiali di deposito in una nuova sede, l’ufficio gestione documentale si è occupato della redazione di un nuovo strumento gestionale, che nel momento rispondeva al fine pratico di garantire la coerente gestione del trasloco e il ritrovamento dei materiali. Il passaggio di sede è stato coordinato dando in outsourcing la documentazione ad una ditta esterna per il tempo di adeguamento del nuovo magazzino ad uso ar- chivio. Per farlo, i faldoni sono stati numerati provvisoriamente, inscatolati e ogni scatola identificata anch’essa con un numero e con il riferimento al bancale cui era destinata per la conservazione. L’elenco risultante dal monitoraggio di queste operazioni rappresenta di fatto una mappatura chiara di tutti i materiali trasferiti in deposito negli anni ed è risultato fondamentale per la successiva messa a scaf- fale, permettendo di definire a priori gli spazi da occupare e l’ordine da seguire per la disposizione. Accanto alle operazioni di censimento, l’ufficio ha curato diversi interventi di se- lezione: dal 1999 al 2023 si contano più di una dozzina di elenchi di scarto con rel- ative autorizzazioni della Soprintendenza archivistica e verbali di esecuzione del macero. La selezione ha rappresentato un aspetto qualificante per la definizione delle unità archivistiche e delle serie, oltre ad agevolare la liberazione di spazio per altri trasferimenti in deposito. In particolare, la selezione a fascicolo fatta sui materiali archivistici relativi ai concorsi del personale docente e amministrativo ha permesso di alleggerire la serie da materiali voluminosi, che avrebbero reso il ritrovamento dei documenti veramente essenziali più problematica e più dif- ficoltosi riordinamento e descrizione. L’ufficio ha attuato con cura una massiva selezione a fascicolo di questa serie, scartando intere scatole contenenti buste di prove non aperte per assenza dei candidati, oppure prevedendo l’invio al mittente o in biblioteca di titoli e pubblicazioni per l’iscrizione ai bandi. Altra importante selezione è stata fatta sulle tesi di laurea, in molti casi pervenute presso l’archivio di Ateneo in tripla o quadrupla copia perché derivanti dagli uffici dei docenti e dalle sedi delle biblioteche di dipartimento, oltre che dalla segreteria didattica. Tutte queste operazioni ci forniscono solo un breve quadro delle attività che hanno in- teressato i documenti in deposito presso l’ufficio gestione documentale, ma negli anni BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 119 sono venuti in essere molti progetti relativi a singole serie archivistiche, tra questi, i progetti per l’ordinamento e la descrizione dei verbali degli organi collegiali, dei fas- cicoli degli studenti, della documentazione dell’ufficio protocollo, oppure il progetto svolto in collaborazione con l’ufficio sviluppo applicativi per la descrizione delle tesi di laurea e la creazione di un catalogo online per la consultazione delle stesse. Con l’inizio del 2024 l’Ateneo ha dato avvio ad un progetto che sta studiando gli adempimenti portati avanti finora e che intende porre le basi per l’istituzione della sezione separata d’archivio. In breve, gli obiettivi principali del progetto sono il censimento dei materiali archivistici conservati dall’università, la redazione di una guida generale dei fondi storici e la modellizzazione delle operazioni da svol- gere sulla documentazione storica, esemplificata nel riordinamento, inventariazi- one, digitalizzazione e descrizione su sistema informatizzato di un fondo storico, con relativa restituzione sul web dei risultati. La ricerca legata a questo progetto sta portando alla luce diversi aspetti relati- vi alla correlazione tra ente e archivio, che riflettono la specifica complessità dell’ente-università. Al contrario di un’amministrazione pubblica più “tradizion- ale”, infatti, l’università è dotata di una particolare autonomia (Penzo Doria, 2021), e questo rende più sfuggente porre a confronto i modi in cui le articolazio- ni gestionali si sono modificate nel tempo in atenei diversi. In questo senso dob- biamo considerare che le università, per via dell’ampiezza dei loro obiettivi, che oggi si imperniano su didattica, ricerca e terza missione, sono costituite da una struttura amministrativa centrale e da centri e strutture didattiche e di ricerca. In ogni Ateneo l’assetto delle strutture ha subìto diverse trasformazioni nel tempo, dovute o a modifiche normative nazionali o a revisioni strutturali specifiche della singola università, e l’analisi di questi cambiamenti è imprescindibile se si vuole ricostruire i percorsi seguiti dai documenti prodotti o ricevuti dall’Ente. Nell’esempio dell’Università di Udine, si consideri che nell’anno della sua istituzi- one l’Ateneo era costituito da un’amministrazione centrale ancora in definizione e da due sole facoltà attive; nel giro di pochi anni, con l’assestamento delle strutture, le facoltà principali sono diventate sei12, corredate da ben venti istituti destinati a occuparsi degli aspetti relativi alla ricerca. Con gli anni Novanta, a cominciare dal- 12 Nel 1983 la didattica era strutturata nelle seguenti facoltà: lingue e letterature straniere, ingegneria, agraria, scien- ze matematiche, fisiche e naturali, lettere e filosofia, medicina e chirurgia. BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 120 la nascita del Dipartimento di matematica e informatica, sono state via via attivate le nuove strutture dipartimentali e soppressi gli istituti. La riforma universitaria del 2010 ha poi comportato un nuovo cambiamento, abolendo le facoltà e trasferendo le loro funzioni ai dipartimenti (L. 240/2010). Queste le modifiche principali che han- no interessato le articolazioni di ricerca e didattiche, ma anche l’amministrazione centrale negli anni ha visto diverse riorganizzazioni di uffici e competenze. Quando ci si approccia al censimento dei materiali trasferiti in deposito, nell’ottica del loro versamento nell’archivio storico, è dunque importante anche considerare il percorso seguito dalla documentazione prodotta e come è stata trattata negli anni che hanno preceduto i regolamenti interni relativi alla gestione documentale. In tal senso va per esempio capito se istituti e facoltà, alla chiusura delle loro strutture, abbiano trasferito la documentazione all’amministrazione centrale dandola in ges- tione all’archivio di deposito, oppure se per motivi di continuità amministrativa, le pratiche siano passate alle nuove strutture, o ancora se i documenti trasferiti da istituti chiusi si conservino in qualche stanza nascosta e dimenticata. Per complicare ulteriormente il quadro di analisi dei fondi storici è anche utile inquadrare l’università sia in quanto soggetto produttore che in quanto sogget- to conservatore, e di conseguenza avere chiarezza di quali strutture conservino archivi aggregati e come questi siano arrivati dove sono. È molto comune che docenti, studiosi, associazioni o privati di varia natura donino archivi in loro possesso e decidano di destinarli a specifiche strutture o centri in virtù di un legame, spesso tematico, con i materiali contenuti negli archivi stessi. Si possono quindi trovare archivi di docenti di storia dell’arte donati al Dipartimento di studi umanistici, o archivi di associazioni culturali donati alla biblioteca di Ateneo, e la dislocazione di tutti questi fondi archivistici può costituire una costellazi- one complicata. Nello svolgimento del progetto si desidera fare chiarezza sulle responsabilità legate ad ognuno di questi fondi e, nel riflettere sulla loro total- ità, individuare quali afferiscano all’amministrazione centrale per propria natura amministrativa, e quali alle strutture didattiche o ai centri per via di donazioni esterne, esplicitando questi legami per evitare equivoci. Queste brevi considerazioni scaturiscono dalle operazioni di censimento gener- ale che hanno come obiettivo la definizione di una guida generale dei fondi storici dell’Università di Udine, e rappresentano una riflessione che l’Università sta di BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 121 fatto svolgendo su sé stessa e sul proprio archivio, e che diventerà sempre più articolata considerando non solo gli aspetti legati al censimento, ma anche all’or- dinamento, inventariazione e descrizione dei singoli fondi storici. La definizione di un archivio universitario è quindi complessa, e richiede diverse operazioni preliminari utili a ricostruire i tracciati che collegano la storia dell’ente, l’archivio di deposito e l’archivio storico, perché gli adempimenti spettanti per la gestione dei documenti esauriti si va a intrecciare con la complessità di una struttura com- posita e sempre unica. REFERENCES Bonfiglio-Dosio G. (1996). L’archivio dell’Università degli studi di Udine nel contesto degli archivi universitari italiani. In G. Tato (ed.), La lavagna nera. Le fonti per la storia dell’istruzione in Friuli-Venezia Giulia. Atti del Con- vegno, Trieste-Udine, 24-25 novembre 1995 (pgs. 185–190). Trieste: Stella. Cabbia, C. (12.04.2024). Il progetto per un Massimario dei massimari di selezi- one per gli archivi universitari [Presentazione] Consultabile al link: https:// www.procedamus.it/images/8Conferenza/slides/Cabbia.pdf (accesso il 26/09/2024). Carucci, P. (1998). 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BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 122 Norme in materia di organizzazione delle università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la qualità e l’effi- cienza del sistema universitario (Legge 30 dicembre 2010, n. 240). Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana (n. 10 del 14/01/2010). Ordinamento degli uffici e dei servizi (01.09.2000). Decreto Rettorale n. 1031 dell’Università degli Studi di Udine. Pavone, C. (1970). Ma è poi tanto pacifico che l’archivio rispecchi l’istituto? Rassegna degli Archivi di Stato, XXX(1), 145–149. Penzo Doria, G. (2021). Progetto Archivi del 1996 dell’Università degli Studi di Padova. Padova: CLEUP. Petracco, T. (2022). La lotta per l’Università friulana. Udine: Forum. Provvedimenti urgenti per l’Università (Legge 11 dicembre 1969, n. 910). Gazzet- ta Ufficiale della Repubblica Italiana (n. 314 del 13/12/1969). 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Specifically, it aims to observe this relationship in the case of the University of Udine, which is currently involved in a research project structured along two directions: the first intends to detect the historical archival materials produced and acquired by the institution, and the second is focused on the creation of a model for describing the materials identified, also considering how to structure a digitization project and how to present the results on the web. In the context analyses that were undertaken for this project, several aspects were considered, including the relationship of the University of Udine with the national and local historical context, the development of archive management policies, and the complexity of identifying and defining archival fonds, related to the complexity of the university structure itself. If observed within the national background, Udine is one of the universities that came into being in the 1970s, during the twenty-year period in which several re- forms of the education system brought changes in Italian universities structures. On the other hand, if seen in a more locally focused analysis, the events that led to the birth of the University have a strong correlation with the specific historical, geographical and political context of the Friuli Venezia Giulia area. In fact, local committees and popular interventions played an important role in the university foundation, as well as the relation between local institutions and the University of Trieste, and the peculiar structure of the Regional Body, officially established in 1963 and endowed with managerial peculiarities and administrative auton- omy. The study of both these contexts is fundamental, on the one hand because common aspects can be found with other universities born and developed in this national context, and on the other hand because the analysis of the university’s documentation cannot be separated from the framing of its historical context. By analyzing the internal dynamics of document management, we can observe the several aspects that had an influence on the development of administrative structures and on the emergence of specific projects around the university ar- chive governance. Primarily, the participation in national research groups such BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI 124 as Titulus 97, born with the intention of creating a standard on document man- agement methods and to establish relationships between different universities, led to various positive results such as the creation of document management focused working groups, the revitalized attention on aspects related to record keeping, and the official definition of the institutional archive and the infrastruc- tures intended for its management. After this first phase, other aspects influenced the care around document management, including the autonomy of the office and the presence of internal monitoring committees composed of people with differ- ent scientific, administrative and technical skills. As far as the management of archival material is concerned, we have analyzed the actions carried out over the years by the document management infrastruc- ture, this has led to the identification of a variety of operations performed period- ically, including the monitoring of transfers to the deposit archive, the document census operations, the description projects and the procedures of document se- lection and discard. Ultimately, considering the first results of the latest census made within the historical archive project, a few aspects related to the complexity of the university’s archival landscape were examined, also inspecting the various structural changes that may characterize it, whether in response to national re- forms or to internal changes. Typology: 1.01 Original Scientific Research BETWEEN DOCUMENT MANAGEMENT AND HISTORICAL ARCHIVE: THE CASE OF THE UNIVERSITY OF UDINE CORINNA SIMONINI