Kazalo_1.pmd

50 tem dva enaka izvoda posredoval c. kr. študijski dvorni komisiji. Osebje je treba navesti točno po stanju na dan 1. novembra. § 119. Ravno tako v novembru, in sicer najkasneje do 15. v mesecu, je treba vsa- ko leto, v skladu z najvišjim vladnim dopisom z dne 31. julija 1814, deželnemu uradu posredovati p o r o č i l o o s t a n j u b i b l i o t e k e v teku zadnjega pre- teklega šolskega leta, od koder bo le-to opremljeno s potrebnimi opombami, poslano c. kr. študijski dvorni komisiji, in po njej predloženo Njegovemu c. kr. veličanstvu. § 120. Rubrike, ki jih mora letno poročilo o stanju obsegati, so naslednje: 1) spremembe v stanju osebja; 2) stanje ustanove; 3) uporaba biblioteke; 4) pose- bej zaslužna dejanja bibliotečnega osebja (še zlasti tudi njihova dela, ki so izšla v tisku); 5) častna priznanja, nagrade, podpore in kaznovanja osebja; 6) novi normativni in sistemski predpisi; 7) opombe o izpopolnitvi stanja v ustanovi. O vsebini in načinu izpolnjevanja posameznih rubrik obstajajo posebni pred- pisi. § 121. P o d a t k i l e t n e g a p o r o č i l a o s t a n j u morajo biti zajeti od 1. novembra zadnjega preteklega leta in se zaključiti točno z 31. oktobrom tekočega leta. To poročilo ne sme vsebovati nepotrebnih ponavljanj tistega, kar je osta- lo nespremenjeno, ampak naj navaja samo izvedene spremembe in izredne do- godke: vsebuje naj gole podatke, hkrati s historičnim prikazom tistega, kar se je v teku šolskega leta v biblioteki zgodilo in spremenilo, ne pa sklepanj oz. po- sploševanj, umetničenj, tudi ne nobenih formalnih pobud in predlogov, ker je slednje vsakič treba predlagati v obravnavo v posebnih poročilih. Podatki naj ne bodo samo približno nakazani, ampak naj bodo podani popolno in dovolj jasno, zato naj sta še zlasti povsod tam, kjer je vpisana kakšna višja uredba, navedena datum in številka uredbe tako deželnega kot tudi dvornega urada. § 122. O poslovanju biblioteke se mora redno voditi o p r a v i l n i z a p i s n i k, ki se ga trajno hrani. V opravilni zapisnik se vnašajo vse zadeve, ki pisno prispe- jo v biblioteko in vse takšne zadeve, o katerih je podana kakšna pisna izjava. Še zlasti pa se mora v opravilnem zapisniku pojaviti vsaka zadeva, ki se nanaša na povečanje ali zmanjšanje bibliotečne zaloge. § 123. Vsi akti in vsa korespondenca, ki se nanaša na bibliotečne zadeve, skupaj s pripadajočimi koncepti celokupne korespondence o teh zadevah, se v biblioteki redno hranijo in predajo nasledniku, ki prevzame poslovanje. O tej b i b l i o t e č - n i r e g i s t r a t u r i je potrebno voditi ustrezno kazalo. Tekoči bibliotečni kata- logi in drugi takšni izkazi tvorijo sestavni del bibliotečne registrature. Starih katalogov se nikoli ne uniči, ampak se jih obravnava kot bibliotečno delo.