Kazalo.pmd

Knjižnica 51(2007)1, 89-112 106 Predvsem pri večjih naročilih, katerih izvedba bo trajala dalj časa, na primer pri naročilih periodičnih publikacij, je običaj, da knjižnica z dobaviteljem podpiše pogodbo, v kateri so natančno določeni pogoji sodelovanja. Naročanje knjižničnega gradiva Naročilo za publikacijo, opisano z bibliografskimi podatki, ki omogočajo njeno identifikacijo, odpošljemo dobavitelju. Če je le mogoče, mora naročilo poleg osnovnih bibliografskih podatkov vsebovati tudi mednarodne oznake bibliograf- ske kontrole ISBN, ISMN oziroma ISSN. Tako bo dobavitelj hitreje identificiral in dobavil gradivo. Za lastne potrebe ne smemo pozabiti evidentirati cene pub- likacije (če jo seveda imamo). Tako bomo v vsakem trenutku vedeli, koliko sred- stev za nakup gradiva je pravzaprav že porabljenih. Vsako naročilo mora biti jasno evidentirano in iz njega mora biti razvidno kdaj in pri katerem dobavitelju je bilo izvedeno. Knjižnice, ki so vključene v vzajem- ni katalog, lahko vpišejo vse potrebne podatke v modulu za naročanje gradiva v sistemu COBISS3, ostale knjižnice pa si bodo morale pomagati s posebnimi evi- dencami. Za evidentiranje naročil bodo potrebovale vsaj seznam naročenih pu- blikacij (po abecedi značnic) in seznam dobaviteljev, ki ju lahko pripravijo v raču- nalniški ali v tradicionalni obliki (kartoteke). Spremljanje realizacije naročil Ko je naročilo izdelano in poslano, začne teči dobavni rok. Dolžina dobavnega roka je lahko dogovorjena v pogodbi, ki jo knjižnica sklene z dobaviteljem. Ne glede na to pa morajo biti publikacije dobavljene v sprejemljivem času. Šest ted- nov je na primer za publikacije, ki jih naročamo iz Severne Amerike sprejemljiv čas, nikakor pa ne šest mesecev. Dobri dobavitelji nas bodo o eventualnih prob- lemih, ki so se pojavili v zvezi s posameznimi naročili samoiniciativno obveščali. Tako nas bodo na primer hitro obvestili, da je določena publikacija razprodana. Take odgovore moramo evidentirati, vendar podatka o naročilu ne smemo za- vreči ali izbrisati, saj nam bo služil kot koristna informacija pri prihodnjih naroči- lih ali poizvedovanjih uporabnikov. Dotok gradiva moramo stalno spremljati. Če nam računalniški program, s kate- rim delamo, ne omogoča samodejnega preverjanja realizacije naročil, potem moramo dotok gradiva preverjati ročno. Dobavo gradiva prvič preverjamo po preteku dogovorjenega dobavnega roka. Pri periodičnih publikacijah moramo biti še bolj pazljivi: če manjkajoče številke ne odkrijemo pravočasno, se lahko zgo- di, da ostanemo brez nje, ali pa celo brez celega letnika. Večji dobavitelji, pred- vsem dobavitelji periodičnih publikacij, nam bodo omogočili dostop do njihove zbirke podatkov, v kateri bomo lahko tekoče preverjali, ali so posamezne števil- ke periodičnih publikacij že izšle in kdaj jih lahko pričakujemo v naši knjižnici.