Kazalo.pmd

107 V splošnem so problematične vse publikacije, ki izhajajo skozi daljše časovno obdobje. Sem sodijo vse serijske publikacije (knjižne zbirke, periodične pu- blikacije, vrstne publikacije) in monografije v več zvezkih. Če knjižnica ni vklju- čena v sistem COBISS, ki nam omogoča spremljane dotoka tovrstnega gradiva, moramo voditi posebne kartoteke publikacij oziroma naročil, ki jih knjižnica prejema v nadaljevanjih: na primer kartoteko periodičnih publikacij, knjižničnih zbirk ter kartoteko stalnih naročil 10 . V te kartoteke vpisujemo vse prispele pu- blikacije, reklamacije ter plačila računov in cene. Na osnovi takih kartotek bomo lahko hitro izračunali, koliko finančnih sredstev potrebuje knjižnica v prihod- njem letu za nakup že naročenih publikacij. Reklamacije naročenega gradiva Ko ugotovimo, da publikacije v predvidenem roku in brez pojasnila dobavitelja knjižnica ni prejela, moramo o tem dobavitelja obvestiti. V sistemu COBISS je mogoč izpis reklamacije v obliki klasičnega dopisa ali elektronskega sporočila. Hitrost odzivanja je pomembna predvsem pri periodičnih publikacijah, kjer se v pogodbi z dobaviteljem praviloma dogovorimo tudi, v kolikšnem roku nam je dobavitelj dolžan na lastne stroške poslati manjkajočo številko. Če ta rok zamu- dimo, bomo manjkajočo številko morali plačati sami ali pa bomo ostali brez nje. Vsako reklamacijo moramo evidentirati. Ta podatek je za nas pomemben, saj bomo na osnovi števila reklamacij in pozitivno rešenih zahtevkov ocenjevali kvaliteto našega dobavitelja. Če nam računalniški program ne omogoča samodej- nega ugotavljanja in reklamiranja publikacij na osnovi predvidenega časa izida oziroma če evidence o dotoku gradiva vodimo ročno, potem moramo sistema- tično preverjati dotok v intervalih, ki si jih določimo sami. Za monografske pu- blikacije je to neposredno po preteku predvidenega dobavnega roka, pri peri- odičnih publikacijah pa je interval odvisen od frekvence izhajanja. Razumljivo je, da je časnike potrebno reklamirati dnevno, četrtletno pa tiste, ki izhajajo vsake tri mesece. Zato je potrebno sistematično in redno preverjanje evidenc, če tega ne opravi računalniški program avtomatično. Le tako se bomo izognili nekomplet- nim letnikom ali celo izgubi celega letnika periodične publikacije, ki do nas sploh ni začela prihajati, mi pa smo to ugotovili šele konec leta ob obnovi naročila. Evidenca dotoka Ob prevzemu gradiva najprej preverimo, če je bilo res naročeno in če se sklada z gradivom, ki je navedeno na dobavnici oziroma na računu. O eventualnih odsto- panjih moramo takoj obvestiti dobavitelja, saj bi lahko kasneje imeli težave pri uveljavljanju reklamacij. 10 Stalna naročila so tista, ki jih knjižnica sklene z dobaviteljem do preklica, to je brez vnaprejšnje časovne omejitve naročila. Običajno gre za naročila knjižnične zbirke ali serijske publikacije. Kodrič-Dačić, E. Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk