Kazalo.pmd

Knjižnica 51(2007)1, 89-112 108 Usmerjanje gradiva, inventarizacija in določanje signatur Potem ko smo evidentirali prejem, usmerimo gradivo v obdelavo. V manjših knjižnicah to seveda ni problem, saj bo gradivo verjetno obdelal kar knjižnični delavec, ki ga je naročil. V knjižnicah z večjim številom zaposlenih in razvejano notranjo organizacijo pa bo treba gradivo usmeriti v posebne zbirke ali k spe- cialistom za posamezna področja. Ker pri tem lahko prihaja do zapletov oziroma do zamud pri obdelavi gradiva, ki ni bilo pravilno usmerjeno, naj se knjižničar v nabavnem oddelku ob predaji gradiva prepriča, da gradivo res sodi tja, kamor ga oddaja. V do sedaj opisanih postopkih smo obravnavali gradivo, ki še ni postalo del knjižničnega fonda. Zato ga je bilo v vsaki od opisanih faz brez posebnih težav še mogoče zavrniti, izločiti iz nadaljnje obravnave ali celo vrniti dobavitelju. Z in- ventarizacijo pa je prejeto gradivo formalno vključeno v knjižnične zbirke in s tem postane del osnovnih sredstev, s katerimi knjižnica razpolaga. Ob inventar- izaciji dobi vsaka inventarna enota svojo inventarno številko. Inventarna števil- ka je za vsako inventarno enoto enkratna in ni prenosljiva. Če inventarizirano gradivo izločimo, ne smemo na mesto njegove inventarne številke vpisati druge- ga gradiva. Prav tako vsako gradivo inventariziramo le enkrat. Gradiva, ki ga je knjižnica obdelala že pred leti po tedaj veljavnih pravilih in postopkih, ob vnosu v računalniški katalog ne smemo ponovno inventarizirati s tekočo inventarno številko, saj ne gre za prirast. Inventarne enote so praviloma fizične enote, vendar je njihov obseg pri različnih vrstah gradiva lahko zelo različen. Pri monografskih publikacijah je to knjigoveška enota ali fizična enota knjižničnega gradiva (če imamo delo v več zvezkih, šte- jemo torej kot inventarno enoto vsak zvezek posebej). Pri serijskih publikacijah je enota letnik, ne glede na morebitno drugačno vezavo. Pri neknjižnem gradivu je enota praviloma vsak samostojno uporabljiv fizični kos. Zaporedni seznam gradiva, popisanega po inventarnih enotah, ki ga je knjižnica prejela v določenem časovnem obdobju, imenujemo inventarna knjiga. Poleg bibliografskih podatkov mora inventarna knjiga vsebovati vsaj še naslednje podatke: datum prejema, dobavitelja, način nabave, ceno, številko računa, lokaci- jo gradiva v knjižnici. Med obvezne podatke v inventarni knjigi sodijo tudi opombe, kamor praviloma vpišemo kdaj in zakaj je bilo gradivo izločeno. Praviloma imajo knjižnice le eno inventarno knjigo. Manjše knjižnice lahko in- ventarizirajo gradivo pod eno tekočo številko, večje pa bodo štetje začele vsako leto znova. Večje knjižnice lahko vodijo tudi več inventarnih knjig, za vsako vrs- to gradiva na primer svojo inventarno knjigo 11 . Če ima knjižnica obdelavo av- 11 Podrobnejši opis inventarizacije in inventarne knjige glej Poličnik, Tereza. Pridobivanje gradiva in inventarizacija. Ljubljana, 1994 in COMARC/H format : format za podatke o stanju zaloge : priročnik za uporabnike. Maribor, 1993-2006.