Kazalo.pmd

109 tomatizirano, potem je inventarna knjiga le oblika izpisa, v katerem morajo biti podani omenjeni podatki 12 . Čeprav je mogoče v avtomatiziranem sistemu kadarkoli natisniti inventarno knjigo, je priporočljivo, da jo knjižnica natisne vsako leto. Inventarna knjiga je namreč edini vir, ki nam kaže, kako so kronološko rasle in se razvijale knjižnične zbirke. Iz nje je natančno razvidna nabavna politika knjižnice. Z inventarno knjigo oziroma s podatki, ki jih vsebuje, si pomaga knjižnica tudi pri izdelavi letnega inventurnega poročila o knjižničnem gradivu. Knjižnica ga mora v skladu z računovodskimi zahtevami izdelati ob vsakoletnem popisu os- novnih sredstev (inventuri). V tem poročilu, ki ga izdela posebna komisija, sta popisana obseg zbirke in prirast ter ocenjena vrednost gradiva. Knjižnično gradivo lahko knjižnica glede na vrsto in vsebino hrani v posebnih zbirkah, v prostem pristopu ali v zaprtih skladiščih. Mesto, kjer se knjiga v knjižnici hrani, označuje signatura. Za razliko od inventarne številke, ki je en- kratna oznaka knjižničnega gradiva, pa moramo signaturo gradivu spremeniti vsakič, ko spremenimo mesto njenega hranjenja. V starejših knjižnicah lahko na knjižničnem gradivu še zasledimo stare oznake signatur, ki so kombinacija rim- ske številke, male latinske črke in arabske številke. Taka signatura nam pove, da je bila knjiga nekoč del postavitve po lokusu, kjer je rimska številka označevala omaro, latinska črka polico in arabska številka zaporedno mesto knjige na poli- ci. Danes pa glede na način, kako so knjige v knjižnici postavljene - v skladiščih ali v prostem pristopu - ločimo predvsem dva načina določanja signatur. Pri knjigah v prostem pristopu je to največkrat vrstilec UDK. Uporaba sistema uni- verzalne decimalne klasifikacije pri razporeditvi gradiva v prostem pristopu je za šolske knjižnice celo priporočena v Pravilniku o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe, v strokovnih standardih pa je priporoče- na tako za splošne kot za šolske knjižnice. Kadar pa knjige hranimo v skladišču, uporabljamo zaradi racionalne izrabe prostora preprost sistem zaporednih šte- vilk v okviru posameznih formatov (numerus currens). Velike knjižnice lahko za evidenco skladišča in lažjo revizijo fonda vodijo oziroma izdelajo posebne evidence. Signaturna knjiga popisuje gradivo po zaporedju signatur in s tem od- slikuje skladišče knjižnice. Z njeno pomočjo bomo lažje izvedli revizijo fonda. Pri tem si lahko pomagamo še s signaturno beležko, ki vsebuje le popis signatur in njim pripadajočih inventarnih številk. Izločanje in odpis knjižničnega gradiva Knjižnice se seveda ne morejo v nedogled širiti, temveč morajo redno izločati in odpisovati gradivo, ki ni več zanimivo za uporabnike knjižnice, ki je vsebinsko 12 V sistemu COBISS je izpis inventarne knjige nastavljen v modulu Izpisi. Glej priročnik COBISS. Izpisi : priročnik za uporabnike. Maribor, 1993. Kodrič-Dačić, E. Uvod v izgradnjo knjižničnih zbirk