Metoda vrednotenja arhivskega gradiva na podlagi referenčnih vrednosti : primer pedagoške dokumentacije Osnovne šole Brezno - Podvelka

slovenski

2022

letnik 5, številka 2

e-gradivo   oblikovanje SIP   prevzemanje   šolska dokumentacija   vrednotenje   vzorčenje

Narodna in univerzitetna knjižnica
(Obvezni izvod spletne publikacije)

Konec leta 2021 in v začetku 2022 se je na Osnovni šoli Brezno - Podvelka pojavilo arhivsko strokovno vprašanje v zvezi z nadaljnjo hrambo dnevnikov in redovalnic v elektronski obliki. Skladno z obstoječo arhivsko prakso v fizičnem okolju bi bilo treba v pristojni arhiv prevzeti le vzorce dokumentacije, preostalo tovrstno gradivo pa ustrezno uničiti. Uveljavljen pristop pa v elektronskem okolju objektivno predstavlja dolgoročno tveganje, ki ga definiramo kot sistemsko vzpostavljanje neenakosti pri uporabi javnega arhivskega gradiva. Za obvladovanje tega tveganja so avtorji razvili metodo vrednotenja na podlagi upoštevanja referenčne vrednosti, ki jo je mogoče uporabiti tudi za druge entitete vrednotenja. Za potrebe tega prispevka je bila izdelana analiza uvajanja sistemske podpore in nastanka digitalnih oblik pedagoške dokumentacije. Analizirani so bili postopki oblikovanja vzorcev na podlagi dnevnikov in redovalnic v elektronski obliki, prav tako so bile opravljene analize varne dolgoročne hrambe pri ustvarjalcu Osnovni šoli Brezno - Podvelka. Ob tem sta bili pregledani tudi veljavna zakonodaja in arhivska praksa s predmetnega področja. Na teh spoznanjih je bil razvit model vrednotenja entitet za potrebe zagotavljanja njihove javne vere, uporabnosti in celovitosti v elektronskem okolju. Na podlagi zakonsko skladnega upravljanja dokumentarnega gradiva in njegove dolgoročne hrambe na Osnovni šoli Brezno - Podvelka je bila razvita metoda vrednotenja elektronskega arhivskega gradiva. Ta upošteva obstoječa načela in merila vrednotenja pedagoške dokumentacije vključno z njihovimi tehničnimi in tehnološkimi vidiki. Na tej osnovi avtorji izpostavljajo pomen referenčnih vrednosti entitet vrednotenja kot ključnih za doseganje ciljev celovitega vrednotenja v arhivski teoriji in praksi. Avtorji želijo z raziskavo vzpodbuditi širšo arhivsko strokovno razpravo o novih pristopih in razmislekih glede strokovnih aktivnostih na digitalnih arhivskih vsebinah. Pri tem je treba slediti več ciljem, med drugim tudi zagotavljanju javne vere, ne samo na podlagi tehničnih, ampak tudi vsebinsko-referenčnih vidikov. Ker je ustvarjalec Osnovna šola Brezno - Podvelka sprejel notranja pravila in pri svojem poslovanju uporablja zakonsko skladno informacijsko platformo, predstavlja to primer dobre prakse upravljanja e-oblik šolske dokumentacije. Ta zaradi svoje pojavnosti omogoča razvoj in preizkušanje različnih metod oziroma postopkov upravljanja elektronskega arhivskega gradiva in drugih virov tako pri ustvarjalcu kot tudi pri ponudniku storitev hrambe in ne nazadnje pri pristojnem arhivu. V tem kontekstu so dnevniki in redovalnice Osnovne šole Brezno - Podvelka odličen primer urejene in obvladljive šolske dokumentacije, kar omogoča, da pristojni arhiv ne samo preizkuša in razvija metode vrednotenja vsebin, ampak posledično tudi druge metode in načine dolgoročnega upravljanja z arhivskimi entitetami.

11.12.2023