Priprava notranjih pravil v podjetju Mariborski vodovod d. o. o.

slovenski

2022

letnik 5, številka 1

e-hramba   e-poslovanje   e-procesi   Mariborski vodovod   notranja pravila

Narodna in univerzitetna knjižnica
(Obvezni izvod spletne publikacije)

Mariborski vodovod d.o.o. je kot javnopravna oseba s strani Arhiva Republike Slovenije prejel v letu 2020 potrjena Notranja Pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva s čimer zagotavlja zakonsko skladno e-hrambo in pravno veljavnost (tudi na sodišču) hranjenih e-dokumentov in digitaliziranih dokumentov. Notranja pravila obsegajo področje prejetih in izdanih računov, dokumentov nabavnega postopka in dokumente vhodne, izhodne in interne pošte podjetja. Verjetno se le malokdo prav zaveda kaj sprejetje notranjih pravil pomeni. Predvsem to, da dopušča, da imamo lahko dokumente iz zgornjih področij samo v elektronski obliki. Pred tem moramo 100 % zagotoviti, da se postopki izvajajo. Ključno pri tem je, da izvajamo vse delovne postopke skladno s potrjenimi notranjimi pravili na način kot je zapisano: od prejetja dokumenta, skeniranja oz. digitalizacije, evidentiranja, spremljanja kvalitete zajema in sledljivosti, do arhiviranja, skrbi za varnostne kopije, kontrol in vodenja dokumentacije. Ključne prednosti e-poslovanja so zmanjšanje fizičnega prostora, potrebnega za hrambo, zmanjšana poraba papirja in skrb za okolje, povečanje učinkovitosti postopkov, hitrejše iskanje in povečanje zadovoljstva odjemalcev in poslovnih partnerjev, saj so storitve hitrejše. Slabosti so zahtevna zakonodaja, večji stroški za informacijsko tehnologijo, informacijsko varnost in izobraževanje zaposlenih ter višji stroški za morebitna potrebna svetovanja zunanjih izvajalcev. Področje e-procesov, e-dokumentacije in e-hrambe je zahtevno in zahteva od vseh zaposlenih veliko skrb in odgovornost. V prispevku bodo predstavljeni izzivi priprave notranjih pravil s praktičnega vidika, ki bodo v pomoč podjetjem, ki se odločajo, da pristopijo k pripravi notranjih pravil za zajem in hrambo elektronskega gradiva, ki ga je v današnji digitalni dobi vedno več pri poslovanju podjetij.

11.12.2023